Что такое макрос в access. Последовательность выполнения. Функции построителя макросов
В базах данных под управлением Microsoft Access содержатся данные, с которыми совершают арифметические и логические действия. Кроме этого, при работе пользователя с БД выполняются операции при наступлении определенных событий, например, нажатии кнопки или изменении значения в поле формы. Каким образом выполняются эти операции, рассмотрим в статье.
Понятие макроса
БД Access состоят из объектов хранения и обработки значений в таблицах. Одни из таких объектов - макросы Access - программные единицы, использующиеся для внесения изменений в данных базы или пользовательском интерфейсе.
Вам будет интересно:
Существует два вида макросов: событий и данных. Первый вид отвечает за действия в пользовательском интерфейсе. Он привязан к элементам форм и самим формам. К такому виду относятся выполнение операций при нажатии на кнопку, приобретение или потеря фокуса, открытие-закрытие формы и т. д.
По этим событиям система совершает сохранение записи или значение поля, применение фильтра, экспорт данных и т. п. Благодаря новому конструктору, создание макросов в Access стало несложной процедурой, доступной начинающим разработчикам. Этот конструктор обладает достоинствами, которых были лишены его предшественники:
- система предлагает каталог микрокоманд с предустановленными действиями и интуитивно понятными наименованиями, из которых выбирается необходимое;
- макрос используется не один раз, а копируется из ранее созданного;
- в командах используются условия;
- горячие сочетания клавиш для упрощения и ускорения работы;
- добавление комментариев, которые впоследствии помогут понять работу программы;
- группы команд, выполняющиеся одна за другой.
ПЛАН-КОНСПЕКТ УРОКА
НА ТЕМУ:
« Работа с макросами в MS Access .
Техника создания макроса »
Выполнила : Сумцова Л.С.,
преподаватель
Центра профессионально-
технического образования № 2
города Харькова
Харьков, 2016
Тема «Работа с макросами в MS Access . Техника создания макроса»
Цель:
изучить теоретический материал;
научиться создавать макросы с помощью Конструктора макросов;
развивать внимательность, аккуратность, усидчивость;
воспитывать информационную культуру учащихся.
Аннотация Урок изучения новой темы. Учащиеся должны четко представлять, как создать макрос в MS Access с помощью Конструктора макросов. Ребята должны уяснить, когда удобнее создать макрос и пользоваться ним.
План
Организационный момент.
Изучение нового материала.
Определение макроса.
Макросы в MS Access .
Конструктор макросов.
Создание кнопки для запуска макроса на стандартной панели инструментов. Удаление кнопки.
Итог урока.
Домашнее задание
Ход урока
1. Организационный момент, перекличка, выяснение причин отсутствия, назначение дежурных.
2. Актуализация опорных знаний. Фронтальный опрос.
Определение отчета в MS Access
Создание отчета как объекта базы данных – как?
Структура отчета в режиме Конструктора
Печать отчета
3. Изучение нового материала.
Представляют собой как бы контейнер, в котором хранятся простейшие команды (макрокоманды), последовательно выполняющиеся. Закономерно возникает вопрос: «А зачем они тогда нужны, если все простейшие команды и так доступны с помощью команд меню и кнопок панелей инструментов?».
Во-первых , на панелях инструментов и в меню мы можем выбирать не более одной команды за один раз, а макрос всю последовательность заданных команд выполняет сам – одну за другой и очень быстро (например, от открывает форму-бланк справки и подставляет туда значения из текущей записи в главной форме, да ещё и распечатывает этот бланк на принтере).
Ниже приведён пример макроса, который из формы для просмотра вызывает вспомогательную форму для изменения информации.
В форме для просмотра есть кнопка «Ввод данных», при нажатии на которую запускается макрос «ВызовФормыВвода». Первая команда «ОткрытьФорму» загружает вспомогательную форму для изменения информации. Команда «КЭлементуУправления» отправляет нас в невидимое ключевое поле «Код».
«НайтиЗапись» загружает запись с тем же кодом, что в форме для просмотра (если мы просматривали данные по Войтович, то во вспомогательной форме тоже должны быть данные по Войтович). Четвёртая команда «КЭлементуУправления» переводит курсор в поле [Фамилия], т. е в первое поле формы.
Во-вторых , макросы в access обладают возможностью запускаться только при определённых значениях.
Например, мы можем распечатать списки нуждающихся в улучшении жилищных условий по каждому городу отдельно или общий список (форма «Печать списков состоящих на учёте» учебной базы «Жильё»).
Кнопка «Просмотр» выводит отчёты на экран, а «Печать» на принтер.
Кнопка «Отмена» закрывает форму «Печать списков состоящих на учёте» без каких-либо других действий.
При выборе переключателя «для всех населённых пунктов» выводится отчёт с общим списком всех нуждающихся в улучшении жилищных условий. При выборе «для конкретного населённого пункта» будет выведен отчёт для выбранного из списка города.
Аксесс довольно сложная программа. Это подтверждает тот факт, что в интернете можно найти массу информации по ней. Однако, вы знаете что на самом деле достаточно знать лишь 20% инструментов, чтобы создавать и настраивать 80% баз данных в программе?
В-третьих
, макросы в access могут запускаться только при определённых и нужных нам событиях (открытие или закрытие формы, щелчок мышкой, нажатие кнопки и др.).
Например, требуется при нажатии на заданную кнопку вызвать системный калькулятор Windows. Очень удобно и не надо делать лишних движений.
Кнопке «Калькулятор» просто задаётся макрос с единственной макрокомандой «ЗапускПриложения», в которой указывается командная строка к приложению (например, С:\Windows\calc. exe). Хотя можно просто задать гиперссылку кнопке «Калькулятор» на программу calc. exe.
Отчёт предназначен для вывода на экран информации по юбилярам за определённый пользователем месяц. Если в каком-либо месяце нет юбиляров, то, разумеется, в отчёте не будет и записей. Вследствие этого автоматически генерируется событие отчёта «Отсутствие данных», которому мы задали макрос.В приведённом ниже примере стандартному свойству «Отсутствие данных» в некотором отчёте присвоен макрос, состоящий из двух макрокоманд.
Первая макрокоманда «ОтменитьСобытие» просто-напросто не выводит на экран пустой отчёт.
Вторая команда «Сообщение» выводит на экран диалоговое окно с поясняющим текстом. Если бы сообщение не выводилось, то рядовой пользователь не понял бы, почему отчёт не появляется на экране, решив, что произошла ошибка.
Выше показаны только простые и очевидные плюсы использования макросов. Если хорошенько подумать, то найдётся ещё немало убедительных доводов в пользу применения макросов, основное назначение которых – облегчить и без того тяжёлую жизнь пользователя компьютера с помощью автоматизации рутинных действий.
Практическая работа №8
Тема занятия: Работа с макросами.
Цель занятия : Научиться создавать, изменять и использовать макросы при работе с базой данных Access.
План занятия :
1. Создание простейшего макроса.
2. Создание макросов выполняющих несколько макрокоманд.
3. Использование макросов при работе с формами.
Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.
1. Создание простейшего макроса.
Создание макроса открывающего таблицу
Создадим макрос позволяющий открыть таблицу «клиенты».
Запустите базу данных торгового предприятия.
Прейдите на вкладку Макросы.
Нажмите на кнопку Создать.
В поле Макрокоманда выберите команду Открыть таблицу.
В поле имя таблицы выберите таблицу «клиенты».
Закройте макрос и сохраните его под именем «Макрос – клиенты».
Создание макроса с применением фильтров
Создадим макрос, который позволит открыть форму «Клиенты» и отобразить в ней только сведения о тех клиентах фамилии которых начинаются на буквы от А до Е.
Прейдите на вкладку Макросы.
Нажмите на кнопку Создать. На рисунке изображен конструктор макросов.
В поле Макрокоманда выберите команду Открыть форму.
В поле Имя формы Выберите форму «Клиенты»
В поле условие отбора введите [Фамилия] like “[А-Е]*”
В поле Режим данных Выберите Только чтение.
Сохраните макрос под именем «Макрос – форма клиенты». Проверьте работу макроса.
Задание: Создайте макрос позволяющий выводить на печать один из созданный вами ранее отчетов.
2. Создание макросов выполняющих несколько макрокоманд.
Необходимо создать макрос, который запускает таблицу «Заказы» выводит сообщение «Вы открыли таблицу заказы», а затем открывает форму сотрудники с примененным фильтром для сотрудников, проживающих в городе Симферополь.
Создайте новый макрос.
В поле макрокоманда выберите Открыть таблицу. В поле Имя Таблице выберите «Заказы»
Для добавления в макрос других макрокоманд перейдите на следующую строку и повторите шаги с 3 по 6. Следующая команда называется Сообщение. В поле Сообщение Введите «Вы открыли таблицу заказы»
Следующую макрокоманду вы уже использовали в предыдущем примере. Самостоятельно задайте условия отбора.
Сохраните макрос и проверьте его работу.
Макет макроса выполняющего несколько макрокоманд.
3. Использование макросов при работе с формами.
Создадим на форме «Сотрудники» кнопку, которая позволит закрыть все объекты базы данных форму и сохранить в ней изменения.
Создайте макрос с макрокомандой Закрыть. В качестве типа объекта укажите Форма, Имя объекта – Сотрудники. Сохраните его под именем «Кнопка»
Откройте форму «Сотрудники» в режиме конструктора.
На панели элементов найдите элемент Кнопка (убедитесь в том, что параметр мастера включен)
Разместите кнопку на форме.
В окне Создание кнопок Выберите категорию Разное, Действия Выполнить макрос. Нажмите Далее.
Выберите из списков макрос Выход . Нажмите Далее.
В следующем окне введите текст кнопки «Выход». Нажмите Готово.
Сохраните изменения в форме и проверьте работу кнопки.
Задание: Создайте кнопку, которая позволит быстро закрыть базу данных.
Контрольные вопросы:
1. Что такое макрос?
2. Типы макросов?
3. Использование макросов с другими объектами базы данных?
Вывод: В данной работе были рассмотрены основные приемы создания макросов. В ходе выполнения работы было выявлено, что макросы это быстрый и эффективный способ работы с объектами базы данных.
Макрос представляет собой набор макрокоманд, т.е. команд по управлению элементами базы данных (таблицами, формами, запросами и т.д.), сохраненных под одним общим именем. Выполнение макроса – это последовательное выполнение команд, составляющих его. Макросы обычно предназначены для автоматизации несложных, но часто выполняемых действий.
Большинство макрокоманд, из которых составляются макросы, имеют аргументы. Например, макрокоманда Открыть таблицу имеет аргумент Имя таблицы (т.е. имя таблицы, которую требуется открыть), а также некоторые другие аргументы, задающие режим открытия таблицы. Некоторые макрокоманды не имеют аргументов (например, макрокоманда Свернуть просто свертывает текущее окно). Имеется также специальная макрокоманда Выполнить команду; ее аргументом является название одного из элементов меню (на английском языке). Поэтому команда Выполнить команду означает выполнение указанного элемента меню.
Окно описания макроса (вызываемое кнопкой Создать на вкладке Макросы) содержит две основные колонки: Макрокоманда (в этой колонке вводятся макрокоманды, т.е. фактически описывается макрос) и Примечание (комментарий). Если макрос должен выполняться при определенном условии, то используется также дополнительная колонка Условие; эта возможность будет рассмотрена в разделе 4.
Макросы могут запускаться на выполнение непосредственно (из вкладки Макросы), а также подключаться к кнопкам (обычно размещаемым в окнах форм) или выполняться при определенных условиях (например, при вводе определенных данных).
Пример создания макроса
Одно из самых простых и распространенных применений макросов – одновременное открытие нескольких элементов базы данных (таблиц, форм и т.д.) в желаемом виде.
Пример 8.1. Требуется разработать макрос, который будет одновременно открывать таблицу Объекты , а также запрос , содержащий данные о стоимости и количестве заказов каждого заказчика. Кроме того, при просмотре этих данных требуется исключить возможность внесения изменений в таблицу данных об объектах.
Макрос, реализующий эти действия, создается следующим образом.
1. Перейти на вкладку Макросы. Нажать кнопку Создать.
2. В первой строке колонки Макрокоманды ввести макрокоманду Открыть таблицу. Указать аргументы этой макрокоманды: Имя таблицы – Объекты , Режим – Таблица, Режим данных – Только чтение (чтобы исключить внесение изменений в таблицу).
3. В следующей строке ввести макрокоманду Открыть запрос. Указать ее аргументы: Имя запроса - Стоимость контрактов по заказчикам , Режим – Таблица, Режим данных – Только чтение.
4. В следующей строке ввести макрокоманду Выполнить команду. В качестве ее аргумента выбрать команду РядомГоризонтально (в некоторых версиях - TileHorizontally). Это требуется для того, чтобы окна, открытые предыдущими макрокомандами, оставались на экране (друг над другом).
5. Закрыть окно макроса. На запрос о сохранении внесенных изменений ответить Да. Указать имя макроса: .
6. Чтобы выполнить макрос, необходимо выделить его отметку и нажать кнопку Запуск (или просто дважды щелкнуть по отметке макроса). Запрос и таблица выводятся на экран.
Полученное представление данных имеет недостаток: на экране (в нижней части) остается главное окно базы данных. Желательно сворачивать его, прежде чем выводить на экран два других окна (таблицу и запрос). Для этого внесем изменения в макрос.
1. Перейти на вкладку Макросы. Выделить макрос Просмотр информации об объектах . Нажать кнопку Конструктор.
2. Поместить курсор в первую строку (т.е. в ту строку, перед которой требуется вставить новую макрокоманду). Выбрать команду Вставка – Строки.
3. В появившейся пустой строке (первой) ввести макрокоманду Свернуть. Аргументов у этой макрокоманды нет.
5. Выполнить макрос.