Договор ип с почтой. Как заключить договор с почтой россии юридическим лицам. Почему юрлицу выгодно составлять договор с Почтой России

Интернет-магазины достаточно часто отправляют товары покупателям "Почтой России". Этот способ доставки во многих случаях не имеет альтернатив. Однако работа с "Почтой России" вызывает огромное количество вопросов. Юристы агентства ответили на самые частые из них.

– Как работать с "Почтой России"? Нужно ли заключать договор, и что в нем указывать ?

"Почта России", несмотря на свой статус федерального государственного предприятия, является для интернет-магазина таким же контрагентом, как и другие юридические лица. Поэтому, начиная работу с ней, для снижения рисков следует заключить договор на оказание услуг связи

Интернет-магазины, пользующиеся доставкой "Почты России", должны максимально обезопасить себя от претензий потребителей за качество и сроки доставки. Для этого следует указать в договоре с "Почтой":

порядок приема товаров для доставки (в т.ч. порядок упаковки, составление сопроводительной документации);
сроки доставки товаров;
ответственность "Почты России" за сохранность товаров;
порядок приема оплаты от покупателей и сроки передачи средств интернет-магазину;
стоимость услуг "Почты России";
порядок отчетности "Почты России" перед интернет-магазином.

На сайте "Почты России" размещена типовая форма договора. Но мы рекомендуем согласовать индивидуальный договор, учитывающий именно ваши потребности.

Практика, когда интернет-магазины не заключат договор и отправляют товары от имени физического лица, имеет множество рисков.

1) При таком подходе возникнут проблемы с бухгалтерией, так как документы будут оформлены на ненадлежащее лицо.

2) Если дистанционную торговлю вы ведете от имени ООО (ИП), а товары отправляете от имени физического лица, то в случае спорной ситуации вам будет трудно доказать надлежащее исполнение обязательств перед покупателем.

3) В случае нарушения "Почтой России" контрольных сроков пересылки будет очень трудно добиться выплаты неустойки.

Обратите внимание! Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (п.57) неустойка за нарушение сроков доставки выплачивается только в случае, когда отправления не связаны с предпринимательской деятельностью. Если вы юрлицо или ИП, то неустойка должна определяться именно вашим договором с Почтой. Однако многие интернет-магазины работают без заключения договора с Почтой, отправляя свои посылки как физлица. В результате почта может отказаться от выплаты неустойки, ссылаясь на п.57 Правил, и с юридической точки зрения будет права.

– Кто отвечает перед потребителем за нарушение сроков доставки, сохранность товара?

Закон о защите прав потребителей устанавливает жёсткие санкции за нарушение обязательств продавца (в т.ч. сроков доставки, указанных в публичной оферте).

Некоторые интернет-магазины пытаются выйти из ситуации, указывая, что право на товар передается покупателю с момента отправки товара "Почтой России", и дальнейшую ответственность несет не продавец, а перевозчик.

Такой подход, безусловно, разумный, но нужно иметь в виду следующее.

В соответствии с п. 22 Правил дистанционной торговли, в случае, если договор заключен с условием о доставке товара покупателю , продавец обязан в установленный договором срок доставить товар в место, указанное покупателем, а если место доставки товара покупателем не указано, то по месту его жительства. Таким образом, закон возлагает такую ответственность именно на продавца, а не на его контрагента (даже если это "Почта России"). И если дело дойдет до суда, есть все основания считать, что к ответственности будет привлечен именно интернет-магазин.

Однако, если у вас подписан договор с "Почтой России", и в нем оговорены сроки доставки и ответственность за их нарушение, то потом вы сможете предъявить регрессный иск контрагенту ("Почте"), взыскав с него все штрафы и неустойки.

– Каков правильный порядок отправки товаров? Должны ли мы упаковывать их в соответствии со спецтребованиями?

Один из самых распространенных способов доставки - это доставка наложенным платежом. В таком случае порядок отправки следующий:

Вы упаковываете товар надлежащим образом. "Почта России" предъявляет строгие требования к упаковке посылок, которые интернет-магазины вынуждены выполнять.
Отправляете посылку через отделение связи или через сортировочный центр.
"Почта России" получает посылку и транспортирует её в отделение связи по указанному адресу.
После того, как посылка поступает в местное отделение связи, получателю высылается уведомление.
Покупатель приходит в отделение связи, оплачивает и забирает заказ.
Интернет-магазин получает деньги.

-Какие документы интернет-магазин должен передать покупателю вместе с посылкой?

Как и при ином виде доставки, вы должны предоставить покупателю информацию о товаре и о порядке его возврата, согласно закону «О защите прав потребителей».
Пунктом 20 Правил продажи установлено, что при оплате товаров покупателем в безналичной форме или при продаже товаров в кредит (за исключением оплаты с использованием банковских платежных карт) продавец обязан подтвердить передачу товара путем составления накладной или акта сдачи-приемки товара.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации передачу товара покупателю можно оформить как накладной, так и актом сдачи- приемки товара .

Формы этих документов разрабатываются организацией самостоятельно ( Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Но в них обязательно должны быть указаны все реквизиты, названные в Закона N 402-ФЗ.

К данным реквизитам относятся: название и дата составления документа; название экономического субьекта (юрлица или ИП), содержание сделки, название должности лица, совершившего сделку и (или) ответственного за правильность ее оформления, подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В случае отправки товаров почтой в качестве накладной или акта сдачи-приемки будут рассматриваться документы, подтверждающие саму отправку товаров.

Налоговые органы в качестве таких документов признают почтовые накладные по форме 103 с отметкой почты об отправке и уведомлением почты о вручении посылки адресату. Однако в случае, если у вас много клиентов, то сбор данных документов крайне затруднителен.

Судебная практика в качестве таких документов признает:

реестр (список) отправки ценных бандеролей и/или посылок, с указанием в нем на данные клиента (Ф.И.О. и адрес);
14-значный почтовый идентификатор, присваиваемый почтовому отправлению (бандероль или посылка) и отраженный на почтовой накладной по форме 103. Он подтверждает как факт заключения договора, так и факт его исполнения со стороны продавца, а также свидетельствует о возникновении обязательств по оплате у покупателя.

При этом обязательства по заключенному договору дистанционной купли-продажи считаются исполненными продавцом с момента отправки товара, заказанного покупателем, по почте. А следовательно, первичным документом, подтверждающим реализацию товара ( НК РФ) и возникновение обязательств у покупателя (клиента) по его оплате, будет являться почтовая накладная на отправку товара и/или список отправки ценных бандеролей, в котором отражен 14-значный номер почтового идентификатора, относящегося к почтовой накладной, Ф.И.О. и адрес клиента - получателя заказа.

Обратите внимание! Иногда интернет-магазины в посылку вкладывают конверт и товарную накладную – для того, чтобы покупатель мог подписать ее и отправить обратно продавцу. Но, как правило, покупатели игнорируют необходимость отправки, да и необходимость в подобном документе отсутствует.

Обратите внимание! Мы рекомендуем размещать на сайте (в т.ч. в публичной оферте) информацию о том, как покупателю правильно принять товар и проверить его комплектность. Если покупатель не заявит при получении посылки прямо на месте претензий о некомплектности товара, то он уже практически не сможет доказать, что ему доставили не тот товар или не в той комплектации. Стоит указать в публичной оферте, в каком случае и при предъявлении каких документов вы принимаете претензии по некомплектности товаров, полученных по почте.

Обратите внимание ! При доставке наложенным платежом у вас не возникает обязанности выдавать кассовый чек покупателю. В соответствии с п. 1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ, ККТ применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Статьей 5 Закона N 54-ФЗ установлено, что выдавать покупателям в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки организация обязана при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт. Доставка наложенным платежом не подпадает под эти определения.

– Как получить денежные средства за доставленные товары от Почты России?

Вы можете использовать несколько способов:

Получение предоплаты (частичной предоплаты) на расчетный счет или с помощью электронных средств платежа;
Наложенным платежом (когда покупатель оплачивает товар при получении в отделении Почты России). Впоследствии денежные средства перечисляются вам на расчетный счет согласно договору, заключенному с Почтой России.

– Покупатель хочет вернуть товар. Как это оформить и вернуть деньги?

Данный вид документа необходим в тех случаях, когда получатель почтовой корреспонденции по каким-либо причинам не может забирать ее самостоятельно. Доверенность на получение почтовых отправлений может быть написана как от имени физического лица, так и от имени организации.

ФАЙЛЫ

Кто и на кого может выписывать доверенность

Представителем доверителя на получение почтовой корреспонденции может стать любой человек, проживающий на территории России и достигший совершеннолетия. Организации, как правило, доверяют получение корреспонденции своим сотрудникам – секретарям, кадровикам или специалистам отдела бухгалтерии. Оформляет доверенность обычно либо секретарь организации, либо юрист, затем документ передается на подпись руководителю.

В законодательстве РФ прописаны случаи, когда доверенности должны в обязательном порядке заверяться у нотариуса, но доверенность на получение почтовой корреспонденции в этот список не входит.

Основные правила написания доверенности на получение почтовой корреспонденции

Специально разработанного унифицированного бланка для всеобщего применения на такую доверенность нет. Предприятия вправе разработать ее шаблон самостоятельно или же писать доверенность в свободной форме. Крупные компании часто используют для доверенности фирменные бланки, но это не является обязательным требованием. Для оформления документа подойдет и обычный лист формата А4, главное, чтобы он точно отражал все функции, которые возлагает доверитель на своего представителя. Кроме того, в содержании документа обязательно должны быть указаны подробные сведения о доверителе и персональная информация о доверенном лице, а также срок действия документа и подписи обеих сторон.

Иногда доверенности выписываются с правом передоверия. Но это, скорее, исключительные случаи, поскольку такие документы в обязательном порядке должны заверяться у нотариуса, поэтому организациям проще выписывать одинаковые доверенности сразу на нескольких сотрудников – закон это вполне допускает. При этом в доверенностях можно указывать как одинаковые для всех поручения, так и индивидуальные для того или иного сотрудника.

При заполнении доверенности следует соблюдать определенные нормы, чтобы у сотрудников учреждения, в которое она будет предоставлена, подлинность ее написания не вызывала сомнений.

Инструкция по написанию доверенности

Сама форма написания данного документа с точки зрения делопроизводства вполне стандартна.

В начале документа пишется слово «Доверенность» с указанием действия , для выполнения которого она создается. Далее следует указать город , в котором оформляется документ, а также дату его составления.
Чуть ниже идут основные сведения о доверителе : полное название юридического лица (с указанием его организационно-правовой формы), должность сотрудника, от лица которого выписывается доверенность (как правило здесь указывается директор или генеральный директор предприятия, или же любой уполномоченный на подписание таких документов сотрудник из руководящего звена), его фамилия, имя, отчество (имя-отчество можно поставить в виде инициалов).
Затем следует указать, на основании каких документов действует доверитель (здесь, в зависимости от ситуации, можно написать «На основании «Устава», «Доверенности», «Положения» и т.д.).
После этого в документ вносится информация о доверенном лице . Сначала указывается его фамилия, имя, отчество, затем данные документа, удостоверяющего личность (название, серия, номер, кем и когда выдан).
Далее указываем, для каких целей выдается доверенность (в данном случае «на получение документов»), а также конкретное учреждение, в котором эти документы предполагается получать. Если есть еще какие-то действия, которые доверитель уполномочивает выполнять своего представителя, их также нужно включить в данную доверенность отдельным пунктом.
После внесения основных сведений нужно написать на какой период выдается доверенность . Следует отметить, что доверенность может выдаваться как для разовых поручений, так и на какой-то определенный период или же бессрочно.

Если срок действия не указан, она автоматически считается выданной на срок в один календарный год.

В конце документа доверенное лицо должно поставить свою личную подпись , а доверитель также своей подписью удостоверить ее. Доверенность нужно обязательно заверить печатью предприятия (ИП изначально имеют право не пользоваться печатью, а с начала 2016 года наличие печати не обязательно и для юридических лиц. Тем не менее, государственные и коммерческие структуры, работающие с организациями, продолжают требовать оттиск на документах).

После написания доверенности представитель доверителя может предъявлять ее в течение всего срока, указанного в ней. Если же возникла потребность в аннулировании документа, то необходимо уведомить о прекращении ее действия заинтересованные структуры, а также вернуть документ себе.

В 2016 году Почта России предлагает юридическим лицам заключить договор на корпоративное обслуживание. Преимущества работы по этому соглашению очевидны:

предоставляется возможность забирать, а также оставлять заказы на доставку писем и других почтовых посылок в офис предприятия или наоборот из офиса;
выделяется определенное время и специальное место чтобы сдавать отправления почты;
если нужно, операторы подбирают удачный пакет услуг, который станет для организации самым выгодным;
юридическое лицо имеет право выбора как рассчитываться за услуги, предоставляемые почтой России – в наличной или безналичной формах оплаты.

Особенности составления договора с Почтой России

Почта России, прежде всего, работает с юридическим лицом, хотя обслуживает и индивидуальных предпринимателей. Договор заключается только по факту отправки заявки, описанной в письменном виде. Все возможные виды договоров можно изучить на официальном сайте, который предлагает Почта России.

Чтобы претендовать на договор с Почтой России, юрлицу нужно собрать такой список документов:

бумаги, в которых идет речь о полномочиях лица, которое ставит свою подпись под именем контрагента;
ксерокопии лицензионных документов контрагента, если, конечно, для функционирования предприятия нужны специальные лицензии;
ксерокопии учредительных бумаг – это может быть устав организации или учредительное соглашение;
ксерокопии удостоверения ФНС РФ, по которому становится понятно, что объект состоит на учете в налоговой.

Что касается индивидуальной предпринимательской деятельности, такой договор, по сравнению с юридическим лицом, составляется согласно другому перечню бумаг:

Ксерокопия удостоверения о прохождении госрегистрации.
Ксерокопия удостоверения ФНС РФ, где указано, что объект поставлен на учет в налоговой инспекции.
Ксерокопия паспорта физлица, являющегося предпринимателем. В случае кражи паспорта или его непреднамеренной утери в территориальном отделении милиции нужно взять временную справку, где указываются те же данные, что и в паспорте.
Ксерокопия доверенности, если лицо, фиксирующее в конце договора свое согласие, выступает от другого физлица. Доверенность должна быть заверенной нотариусом, иначе бумага по закону остается недействительной.
Выписка с перечнем открытых счетов.
Выписка из Единого госреестра об индивидуальном предпринимательстве обратившегося на Почту России клиента.

Почему юрлицу выгодно составлять договор с Почтой России

Сервис, предлагаемый Почтой России в рамках услуги «Комплексный сервис 3-в-1», помогает юрлицам справиться со следующими задачами:

повышает качество обслуживания юридических клиентов;
ускоряет процесс доставки;
разгружает занятость почтовых работников в отделениях Почты России;
в разы уменьшает скопления людей в почтовых отделениях;
лучшим образом справляется с поступающим потоком корреспонденции.

На сегодняшний день Почта России предлагает свои услуги более 100 000 постоянных клиентов, в данном случае речь идет только о юридических лицах. Больше компаниям не нужно беспокоиться о том, чтобы выстаивать длинные очереди для отправления важных деловых писем, все это делают сотрудники Почты России. Также прямо из офиса они заберут любые бандероли, заполнят нужные формы, бумаги и самостоятельно зафиксируют знаки почтовой оплаты для пересылки по территории страны.

Договор, заключаемый с юридическим лицом, выгоден организации в связи с тем, что теперь у ее работников появляется возможность:

Экономить время на ведении диалога с курьерской службой.
По-прежнему продолжать отправлять нужный объем корреспонденции.

Какие документы обрабатывает Почта России в рамках соглашения о новой услуге?

Движение карточек.
Распределение писем.
Отсылка бандеролей.
Отправление «первого класса».
Отсылка «мультиконвертов».

Все эти манипуляции проводятся в отношении как внутренних, так и международных отправлений.

Дополнительные характеристики услуги

В компетенции юридических лиц выбрать самый удобный формат обслуживания, к примеру, соглашение, действующее один месяц, с обозначенным графиком прибытия работника Почты России в офис компании вплоть до нескольких раз за неделю. Также это может быть единоразовая помощь сотрудника-курьера, явившегося в офис по оставленной в телефонном режиме заявке.

Если клиент крупный и значительный, договор подписывается с учетом еженедельных постоянных отправок достаточного количества корреспонденции, это выгодно организации, если руководство:

не желает тратиться на взятие на работу дополнительного персонала, оплаты автотранспорта;
отказывается нести временные потери относительно правильного заполнения почтовых бланков.