Как делать отчеты в экселе. Управленческая отчетность образец в excel. Обучение или ведение
Excel - мощное офисное приложение, позволяющее проводить сложнейшие вычислительные расчёты, систематизировать информацию, создавать аналитические расчёты. К сожалению, многие пользователи, не разбираясь в тонкостях Excel , используют её только в качестве простого счётного инструмента вроде калькулятора.
Проанализировать в рекордно короткое время представленную информацию, сопровождающуюся числовыми показателями, принять на основе них эффективные управленческие решения, помогает сводная таблица в Excel, а как сделать её, можно легко понять, ознакомившись с рекомендациями продвинутых пользователей.
Сводная таблица создаётся, приняв за основу уже имеющуюся таблицу, которая может быть продуктом Excel или другой базы данных.
Если пользователь решил пройти начальный курс, как создать сводную таблицу в Excel,то ему лучше потренироваться на табличном варианте, созданном этим офисным приложением. После отличного усвоения основ, как делать сводные таблицы в Excel , можно переходить к более усложнённым вариантам, когда показатели получают путём загрузки из документов, созданных совершенно иными приложениями.
Основные требования
Существует ряд требований, обязательных для выполнения, в противном случае сводная таблица не будет выполнять задачи, на которые так рассчитывает пользователь.
Главным требованием является то, что все данные должны быть занесены в виде таблицы, в верхней части которой, безусловно, оформляется шапка (с указанием названий столбцов).
Кроме этого, должны быть полностью исключены пустые строки и столбцы. За пределами таблицы не должны находиться никакие примечания и посторонние записи, занесённые в строки или столбцы, примыкающие к используемой области.
Желательно, чтобы во всех табличных ячейках были тоже занесены данные, по возможности следует избегать пустых ячеек, поскольку это может негативно отразиться на систематизации и последующем анализе информации.
Часто в Excel пользователи объединяют несколько ячеек. Если необходимо создать сводные отчёты, то придётся избегать такого объединения. Недопустимо скрывать строки или столбцы, которые, по мнению пользователя, в этой ситуации не являются важными.
Инструкция по созданию
После того как пользователем были соблюдены все вышеописанные требования, можно приступать к дальнейшим действиям, позволяющим понять, как сделать сводную таблицу в Эксель.
Сначала нужно найти первую ячейку, которая расположена сразу под табличной шапкой, и сделать её активной. Для этого потребуется установить курсор мышки на эту ячейку и кликнуть левой клавишей.
Затем в основном меню следует перейти во вкладку «Вставка», после чего отобразится его подменю, среди которого будет пиктограмма с названием пункта «Сводная таблица». Кликнув по нему, активизируется мастер создания сводных отчётов, воспользовавшись которым, будет значительно проще делать табличный аналитический отчёт.
В появившемся диалоговом окне табличный редактор запросит указать диапазон, который будет подлежать анализу. Чаще всего, мастер самостоятельно правильно определяет его, поэтому вносить изменения не потребуется.
Также необходимо указать, где пользователь желает создать сводный отчёт:
- на том же самом листе, где имеются основные показатели;
- на новом листе.
Перейдя на новый лист, пользователь обнаружит там область для таблицы, а также список допустимых полей. Определившись с тем, какие конкретно показатели должны подлежать анализу, пользователь должен перетянуть мышкой выбранные поля в области «Фильтр», «Колонна». Таким способом удастся создать столбики сводного отчёта.
Далее, точно таким же способом оформляются строки, перетаскивая мышкой нужные поля. Если строк несколько, то важно определить, какая должна находиться вверху, а какая внизу. Можно расположить сначала строки в одном порядке и пронаблюдать, насколько это будет удобно, насколько корректно будет отображаться сводная информация. Если будет сложно анализировать данные при таком расположении, то всё легко исправляется – достаточно зажать определённое поле мышкой и переместить его вверх или вниз.
В завершение остаётся сделать последнюю область сводного отчёта «Значения». В неё переносится поле, являющееся ключевым для анализа, например, общая масса, общее количество.
Если всё делать строго по инструкции, то уже на этом этапе отобразится аналитический отчёт. При выявлении ошибок, достаточно поменять местами поля, обновить данные, и таблица автоматически перестроится.
Использование сводных отчётов
Пользователь принимает решение делать сводную таблицу, если возникает необходимость часто прибегать к аналитической деятельности. В связи с этим полезно знать и то, что таблица оснащена фильтром, позволяющим систематизировать данные по указанным критериям.
Применение фильтра
Начинающим пользователям полезно знать, как обновить сводную таблицу в Excel, и как осуществлять запрос на основе группировки данных.
Обновить данные в сводной таблице важно тогда, когда пользователем были внесены любые изменения в основной таблице. Для того чтобы обновить данные, следует кликнуть мышкой в пределах табличной области, вызывая дополнительное меню. В нём легко найти пункт «Обновить», а выбрав его, автоматически произойдёт обновление.
Применение фильтра в сводных отчётах также является достаточно важным действием. Очень часто заносятся ежедневные данные работников, а сотруднику, ответственному за аналитические отчёты, необходимо проанализировать данные за квартал, полугодие.
Как раз решить такую задачу помогает фильтр. Делать опять ничего сложного не понадобится. Достаточно кликнуть по любой дате мышкой (правой клавишей), в контекстном меню выбрать «Группировать», вслед за этим откроется диалоговое окно, в котором можно определить приемлемые для себя способы группировки. После этого таблица автоматически перестроится, значительно уменьшится в размерах, в связи с этим анализировать данные будет значительно проще.
Итак, создавать сводные таблицы несложно, если предварительно потренироваться на простой таблице , соблюдая все требования и вводя правильные данные. Овладев такими навыками, пользователь очень быстро ощутит преимущества, поскольку анализ данных будет осуществляться за короткий промежуток времени, сопровождаясь абсолютной точностью.
Федеральное агентство по образованию
филиал государственного образовательного учреждения
высшего профессионального образования
«Московский энергетический институт
(технический университет)» в г. Смоленске
Кафедра информатики
по лабораторной работе №12,13.
Тема «Табличный процессор MS-EXCEL.Абсолютная и относительная ссылка. Создание диаграмм.»
по курсу «Экономическая информатика»
Студент: Якубова И.А.
Группа: ПИЭ-09
Преподаватель: Сизов А.А.
Смоленск, 2009
Ход работы.
1. Одна из наиболее распространенных ситуаций в жизни – покупка товара. Магазин по продаже компьютерных аксессуаров продает товары, указанные в прайс-листе. Стоимость товара указана в долларах. Если стоимость товара превышает 250 рублей, покупателю предоставляется скидка 5%.
2. Создайте и оформите нижеследующую таблицу в EXCEL .
3. Заполните столбцы «Цена,руб», «Стоимость,руб», введя в ячейки соответствующие формулы .
Заполняем 7 строку. Цена руб.)=$B$1*B7, Стоимость= D7*C7. Растягиваем формулу на все строки.
4. Вычислите при помощи Мастера функций сумму «Итого» для столбца стоимость.
Вводим формулу СУММ(E7:E14).
5. Вычислите при помощи ввода логической формулы сумму «Итого в рублях с учетом скидки».
Вводим формулу =ЕСЛИ(Е16>250;Е16*(1-B2);Е16).
6. Строки 5,6,16,17 отформатируйте полужирным шрифтом.
Выделяем нужную строку. На панели форматирования выбираем полужирный.
7. Сохраните таблицу под именем PRICE 1. xls на диске .
8. Внедрить полученную таблицу в новый документ MS - W 0 RD .
Правка→Специальная вставка→ Лист Microsoft Excel (объект)→ связать.
9. Вставить объект MS - W 0 RD в свою РК.
Копируем документ MS-W0RD в буфер обмена. В MS-EXCEL выбираем Правка→Специальная вставка→объект Документ MS - W 0 RD →связать.
10. Изменить способ вставки, используя вставленный, внедренный и связанный объекты.
Копируем таблицу в буфер обмена. В WORD выбираем Правка→Специальная вставка→Текст в формате RTF – вставленный. Правка→Специальная вставка→Лист Microsoft Excel (объект) – внедренный; Правка→Специальная вставка→связать - связать.
11. Записать разницу в этих способах.
Вставленный – объект вставляется как обычная таблица в WORD, внедренный – объект вставляется как часть документа EXCEL, связанный – объект связан с исходным документом EXCEL и при его изменении объект в WORD тоже меняется.
Создайте линейную диаграмму успеваемости по четвертям и круговую диаграмму итоговой успеваемости за год. Отредактируйте диаграммы по образцу, выполнив последовательно следующие действия:
1.Создайте предложенную таблицу в EXCEL .
2. В строке «Итог за год» получите результаты, используя Мастер функций.
Вызываем мастер функций, вставляем формулу СУММ(B3:B6) для соответствующих строк.
3. Отформатируйте таблицу командой Автоформат – Классический 2.
Командой Формат→Автоформат→Классический 2.
4. Создайте предложенные диаграммы по образцу.
Выделяем таблицу, выбираем Вставка→Диаграмма , кнопка Мастер диаграмм , следуя предложенным шагам создаем диаграмму.
5. Сохраните работу под именем ДИАГРАММА. xls на дискете.
6. Подготовьте таблицу по образцу. Построить диаграмму .
Административный округ |
Численность рабочих |
Центральный |
|
Северный |
|
Северо-Западный |
|
Северо-Восточный |
|
Юго-Западный |
|
Юго-Восточный |
|
Западный |
|
Восточный |
7. Создайте легенду.
В контекстном меню в параметрах диаграммы выбираем пункт легенда , ставим добавить легенду и выбираем необходимое ее расположение.
8. Отредактируйте легенду, поменяв цвет отдельных элементов.
Щелкаем дважды на квадратик с цветом элемента, задаем новое значение цвета.
9. Изменить содержание или оформление элемента диаграммы.
Выделяем элемент и меняем его свойства.
10. Выполните повороты диаграммы.
В контекстном меню выбираем объемный вид, с помощью соответствующих кнопок поворачиваем диаграмму.
11. Созданную диаграмму можно рассматривать как формулу. Внесите изменения в данные, используемые при ее создании. Что при этом изменится?
Вносим изменения в таблицу, при этом меняется и полученная из нее диаграмма.
Заключение.
В ходе данной работы мы ознакомились с приемами работы в MS-EXCEL. Были изучены способы создания таблиц, их форматирования, создания графиков и диаграмм, их редактирования по необходимым элементам.
Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют . С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.
В качестве исходной будем использовать (Вставка/ Таблицы/ Таблица ), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье .
В таблице имеются столбцы:
- Товар – наименование партии товара, например, «Апельсины »;
- Группа – группа товара, например, «Апельсины » входят в группу «Фрукты »;
- Дата поставки – Дата поставки Товара Поставщиком;
- Регион продажи – Регион, в котором была реализована партия Товара;
- Продажи – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
- Сбыт – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
- Прибыль – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.
Через Диспетчер имен откорректируем таблицы на «Исходная_таблица » (см. файл примера ).
С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.
Отчет №1 Суммарные продажи Товаров
Найдем суммарные продажи каждого Товара.
Задача решается достаточно просто с помощью функции СУММЕСЛИ()
, однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.
Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью ), через меню Данные/ Работа с данными/ Удалить дубликаты или с помощью . Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:
- Перейдите на лист с исходной таблицей;
- Вызовите (Данные/ Сортировка и фильтр/ Дополнительно );
- Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию Скопировать результат в другое место ; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок Только уникальные записи .
- Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
- Отсортируйте перечень товаров (Данные/ Сортировка и фильтр/ Сортировка от А до Я ).
Должен получиться следующий список.
В ячейке B6 введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее вниз до конца списка:
СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6;Исходная_Таблица[Продажи])
СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6)
Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам
Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах.
Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1. Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон введите $D$4:$D$530).
Скопируйте полученный вертикальный диапазон в Буфер обмена
и его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.
В ячейке B 8 введем нижеследующую формулу:
СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Продажи];
Исходная_Таблица[Товар];$A8;
Исходная_Таблица[Регион продажи];B$7)
Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке А8 , в Регионе из ячейки В7 . Обратите внимание на использование (ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.
Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке С8 формула будет выглядеть так:
СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];
Исходная_Таблица[Группа];$A8;
Исходная_Таблица[Продажи];C$7)
Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности
Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.
ЧАСТОТА(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];A7:A12)
Для ввода формулы выделите диапазон С6:С12 , затем в Строке формул введите вышеуказанную формулу и нажмите CTRL + SHIFT + ENTER .
Этот же результат можно получить с помощью обычной функции СУММПРОИЗВ()
:
=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)*
(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]<=A7))
Отчет №5 Статистика поставок Товаров
Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц.
Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы:
=МИН(Исходная_Таблица[Дата поставки])
Создадим перечень дат - , начиная с самой ранней даты поставки. Для этого воспользуемся формулой:
=КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1
В результате получим перечень дат - первых дней месяцев:
Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:
Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:
СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Дата поставки]>=B9)* Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции ГОД()
. Теперь для вывода по годам создадим структуру через пункт меню : После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом: Будут созданы промежуточные итоги по годам. Резюме
:
Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью или с применением Фильтра
к исходной таблице или с помощью других функций БДСУММ()
, БИЗВЛЕЧЬ()
, БСЧЁТ()
и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации. Ренат уже не в первый раз выступает гостевым автором на Лайфхакере. Ранее мы публиковали отличный материал от него о том, как составить план тренировок: и онлайн-ресурсы, а также создания тренировочного плана.
В этой статье собраны несложные приёмы, позволяющие . Особенно они пригодятся тем, кто занимается управленческой отчётностью, готовит разнообразные аналитические отчёты, основанные на выгрузках из 1С и других отчётах, формирует из них презентации и диаграммы для руководства. Не претендую на абсолютную новизну - в том или ином виде эти приёмы наверняка обсуждались на форумах или . Результат: В данном случае, кроме функции СИМВОЛ (CHAR) (для отображения кавычек) используется функция ЕСЛИ (IF), позволяющая изменять текст в зависимости от того, наблюдается ли положительная динамика продаж, и функция ТЕКСТ (TEXT), позволяющая отобразить число в любом формате. Её синтаксис описан ниже: ТЕКСТ (значение; формат
) Формат указывается в кавычках точно так же, как если бы вы вводили пользовательский формат в окне «Формат ячеек». Автоматизировать можно и более сложные тексты. В моей практике была автоматизация длинных, но рутинных комментариев к управленческой отчётности в формате «ПОКАЗАТЕЛЬ упал/вырос на XX относительно плана в основном из-за роста/снижения ФАКТОРА1 на XX, роста/снижения ФАКТОРА2 на YY…» с меняющимся списком факторов. Если вы пишете такие комментарии часто и процесс их написания можно алгоритмизировать - стоит один раз озадачиться созданием формулы или макроса, которые избавят вас хотя бы от части работы. При объединении ячеек сохраняется только одно значение. Excel предупреждает об этом при попытке объединить ячейки: Соответственно, если у вас была формула, зависящая от каждой ячейки, она перестанет работать после их объединения (ошибка #Н/Д в строках 3–4 примера): Чтобы объединить ячейки и при этом сохранить данные в каждой из них (возможно, у вас есть формула, как в этом абстрактном примере; возможно, вы хотите объединить ячейки, но сохранить все данные на будущее или скрыть их намеренно), объедините любые ячейки на листе, выделите их, а затем с помощью команды «Формат по образцу» перенесите форматирование на те ячейки, которые вам и нужно объединить: Если вам нужно построить сводную сразу из нескольких источников данных, придётся добавить на ленту или панель быстрого доступа «Мастер сводных таблиц и диаграмм», в котором есть такая опция. Сделать это можно следующим образом: «Файл» → «Параметры» → «Панель быстрого доступа» → «Все команды» → «Мастер сводных таблиц и диаграмм» → «Добавить»: После этого на ленте появится соответствующая иконка, нажатие на которую вызывает того самого мастера: При щелчке на неё появляется диалоговое окно: В нём вам необходимо выбрать пункт «В нескольких диапазонах консолидации» и нажать «Далее». В следующем пункте можно выбрать «Создать одно поле страницы» или «Создать поля страницы». Если вы хотите самостоятельно придумать имя для каждого из источников данных - выберите второй пункт: В следующем окне добавьте все диапазоны, на основании которых будет строиться сводная, и задайте им наименования: После этого в последнем диалоговом окне укажите, где будет размещаться отчёт сводной таблицы - на существующем или новом листе: Отчёт сводной таблицы готов. В фильтре «Страница 1» вы можете выбрать только один из источников данных, если это необходимо: В данном примере в столбце A есть несколько текстовых строк, и наша задача - выяснить, сколько раз в каждой из них встречается искомый текст, расположенный в ячейке E1: Для решения этой задачи можно воспользоваться сложной формулой, состоящей из следующих функций: Чтобы найти вхождение определённой текстовой строки в другую, нужно удалить все её вхождения в исходную и сравнить длину полученной строки с исходной: ДЛСТР(“Тариф МТС Супер МТС”) – ДЛСТР(“Тариф Супер”) = 6 А затем разделить эту разницу на длину той строки, которую мы искали: 6 / ДЛСТР (“МТС”) = 2 Именно два раза строка «МТС» входит в исходную. Осталось записать этот алгоритм на языке формул (обозначим «текстом» тот текст, в котором мы ищем вхождения, а «искомым» - тот, число вхождений которого нас интересует): =(ДЛСТР(текст
)-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(ПРОПИСН(текст
);ПРОПИСН(искомый
);“”)))/ДЛСТР(искомый
) В нашем примере формула выглядит следующим образом: =(ДЛСТР(A2)-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(ПРОПИСН(A2);ПРОПИСН($E$1);“”)))/ДЛСТР($E$1) Системы Excel-таблиц
Постановка начального (управленческого) учета - это создание инструментов для получения информации о фактическом состоянии дел в бизнесе. Чаще всего это система таблиц и отчетов на их основе в Excel. Они отражают удобную ежедневную аналитику о реальных прибылях и убытках, движении денег, задолженности по зарплате, расчетах с поставщиками или покупателями, себестоимости и др. Опыт показывает, что предприятию малого бизнеса достаточно системы из 4-6 простых для заполнения таблиц. Специалисты компании «Мой финансовый директор» вникают в детали вашего бизнеса и формируют оптимальную систему управленческого учета, отчетности, планирования, экономических расчетов на основе наиболее доступных программ (обычно Excel и 1С). Сама работа состоит из внесения исходных данных в таблицы и занимает не более 1-2 часов в день. Для ее выполнения достаточно 1-2 уже имеющихся у вас штатных специалистов не имеющих бухгалтерских навыков. Систему таблиц можно организовать с разделением доступа к информации. Общую картину и секретную часть данных будет видеть только директор (владелец) бизнеса, а исполнители - каждый свою часть. Получаемые в результате автоматические отчеты дают картинку с нужной степенью детализации: себестоимость и рентабельность раздельно по товарным линейкам, своды затрат по группам расходов, отчет о прибылях и убытках, о движении денежных средств, управленческий баланс и др. Вы принимаете решения на основе обоснованной, точной и оперативной управленческой информации. В разделе "Вопрос-ответ" Вы найдете примеры плана движения денежных средств и системы учета движения денежных средств с сопутствующими отчетами. ВАЖНО! Вы получаете услуги на уровне опытного финансового директора по ставке обычного экономиста.
Мы обязательно обучаем ваших сотрудников самостоятельной работе с таблицами. Если у вас некому поручить эту работу, мы готовы вести ваш учет в режиме аутсорсинга. Это в 2-3 раза дешевле, чем нанять и содержать отдельного человека. На выполненную работу распространяется гарантия. Система начального учета поддерживается в рабочем состоянии до тех пор, пока вы ей пользуетесь. При желании вы получаете все необходимые консультации и разъяснения. Если вы захотите что-то изменить или добавить, специалисты сделают необходимые доработки независимо от давности оказания услуги. Обращайтесь, служба поддержки работает в режиме 24/7. Позвоните +7 950 222 29 59
, чтобы задать любые вопросы и получить дополнительную информацию. Архив файлов примеров к статьям сайта по выполнению различных задач в Excel: анализы, отчеты, бланки документов, таблицы с формулами и вычислениями, графики и диаграммы. Шаблон телефонного справочника. Складской учет в Excel скачать бесплатно. Формула рентабельности собственного капитала «ROE». Эффективный инструмент для оценки инвестиционной привлекательности предприятия. График спроса и предложения. Полный инвестиционный проект. Сокращенный инвестиционный проект. Анализ инвестиционного проекта. График формулы Гордона. График модели Бертрана. Алгоритм расшифровки ИНН. Поддерживаются все виды ИНН (10-ти и 12-ти значные номера) физических и юридических лиц, а также личный номер. Факторный анализ отклонений. Табель учета рабочего времени. Прогноз по продажам с учетом сезонности. Прогноз показателей деятельности предприятия. Баланс рабочего времени. Чувствительности инвестиционного проекта. Расчет точки безубыточности магазина. Таблица для проведения финансового анализа. Система анализа предприятий. Пример финансового анализа рентабельности бизнеса. Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п. Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel. Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения. Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы. Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями. Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них. Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel. Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков. При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник. Для заполнения отчета применили те же приемы. Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно. В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных. Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы). Для лучшего восприятия информации составим диаграмму: Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы. Скачать пример управленческого учета в Excel По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность. Итак нам нужен бюджет проекта, который состоит из статей затрат. Для начала сформируем в Micfosoft Project 2016 список этих самых статей затрат. Будем использовать настраиваемые поля для. Формируем таблицу подстановки настраиваемого поля типа Текст для таблицы Ресурсы, например как на этом рисунке (конечно у вас будут свои статьи затрат, данный перечень только как пример): Рис. 1. Формирование списка статей затрат Работа с настраиваемыми полями была описана в Учебном пособии по управлению проектами в Microsoft Project 2016 (см. раздел 5.1.2 Веха). Для удобства поле можно переименовать в Статьи Затрат. После формирования списка статей затрат их необходимо присвоить ресурсам. Для этого добавим поле Статьи Затрат в представление Ресурсы и каждому ресурсу присвоим свою статью затрат (см. Рис. 2. Присвоение статей затрат ресурсам Возможности Microsoft Project 2016 позволяют присваивать только одну статью затрат на ресурс. Это нужно учитывать при формировании списка статей затрат. Например, если создать две статьи затрат (1.Зарплата, 2.Отчисления на соцстрах) то их невозможно будет присвоить одному сотруднику. Поэтому рекомендуется группировать статьи затрат таким образом, чтобы одну статью можно было назначить на один ресурс. В нашем примере можно сформировать одну статью затрат — ФОТ. Для визуализации бюджета в разрезе статьей затрат и временных периодов хорошо подходит представление Использование ресурсов, которое необходимо немного модифицировать следующим образом: 1. Создать группировку по статьям затрат (см. Учебное пособие по управлению проектами в Microsoft Project 2016, раздел 2.5 Использование группировок) Рис. 3. Создание группировки Статьи Затрат 2. В левой части представления вместо поля Трудозатраты вывести поле Затраты. 3. В правой части представления вместо поля Трудозатраты вывести поле Затраты (щелкнув в правой части на правую кнопку мыши): Рис. 4. Выбор полей в правой части представления Использование ресурсов 4. Установить удобный масштаб для правой части, например, по месяцам. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в заголовке таблицы правой части. 5. Пример бюджета проекта В результате этих нехитрых действий получаем в Microsoft Project 2016 бюджет проекта в разрезе заданных статей затрат и временных периодов. При необходимости можно детализировать каждую статью затрат до конкретных ресурсов и задач просто нажав на треугольник в левой части поля Название ресурса. Рис. 6. Детализация затрат по проекту Для графического отображения изменения затрат во времени принято использовать кривую затрат проекта. Форма кривой затрат типична для большинства проектов и напоминает букву S, поэтому её еще называют S-кривой проекта. S-кривая показывает зависимость суммы затрат от сроков проекта. Так, если работы начинаются «Как можно раньше» S-кривая смещается к началу проекта, а если работы начинаются «Как можно позже» соответственно к окончанию проекта. Рис. 7. Кривая затрат проекта в зависимости от сроков задач Планируя задачи «Как можно раньше» (это установлено в Microsoft Project 2016 автоматически при планировании от начала проекта) мы снижаем риски нарушения сроков, но при этом необходимо понимать график финансирования проекта, иначе на проекте может быть кассовый разрыв. Т.е. затраты на наши задачи превысят доступные финансовые ресурсы, что грозит рисками остановки работ на проекте. Планируя задачи «Как можно позже» (это установлено в Microsoft Project 2016 автоматически при планировании от окончания проекта) мы подвергаем проект большим рискам срыва сроков. Исходя из этого, руководитель должен найти «золотую середину», другими словами, некий баланс между рисками нарушения сроков и рисками наступления кассового разрыва проекта. Рис. 8. Кривая затрат проекта в MS-Excel путем выгрузки информации из MS-Project Бюджет на очередной год формируется с учетом функционирования предприятия: продажи, закупка, производство, хранение, учет и т.п. Планирование бюджета – это продолжительный и сложный процесс, ведь он охватывает большую часть среды функционирования организаций. Для наглядного примера рассмотрим дистрибьюторскую фирму и составим для нее простой бюджет предприятия с примером в Excel (пример бюджета можно скачать по ссылке под статьей). В бюджете можно планировать расходы на бонусные скидки для клиентов. Он позволяет моделировать различные программы лояльности и при этом контролировать расходы. Наша фирма обслуживает около 80-ти клиентов. Ассортимент товаров составляет около 120-ти позиций в прайсе. Она делает наценку на товары 15% от их себестоимости и таким образом устанавливает цену продажи. Такая низкая наценка экономически обоснована плотной конкуренцией и оправдывается большим товарооборотом (как и на многих других дистрибьюторских предприятий). Для клиентов предлагается бонусная система вознаграждений. Процент скидки на закупку для крупных клиентов и ресселеров. Условия и размер процентной ставки бонусной системы определяется двумя параметрами: В годовом бюджете бонусы относятся к разделу «планирование продаж», поэтому они влияют на важный показатель фирмы – маржу (показатель прибыли в процентном соотношении от общего дохода). Поэтому важной задачей является возможность устанавливать несколько вариантов бонусов с разными границами на уровнях реализации и соответствующих им % бонусов. Нужно чтобы маржа удерживалась в определенных границах (например, не меньше 7% или 8%, вед это же прибыль фирмы). А клиенты смогут выбирать себе несколько вариантов бонусных скидок. Наша модель бюджета с бонусами будет достаточно проста, но эффективная. Но сначала составим отчет движения средств по конкретному клиенту, чтобы определить можно ли давать ему скидки. Обратите внимание на формулы, которые ссылаются на другой лист пред тем как посчитать скидку в процентах в Excel. Проект бюджета в Excel состоит из двух листов: Структура таблицы «Продажи за 2015 год по клиенту:» на листе «продажи»: На втором листе устанавливаем границы для достижения бонусов соответствующие им проценты скидок. Следующая таблица – это базовая форма бюджета доходов и расходов в Excel с общими финансовыми показателями фирмы за годовой период. Структура таблицы «Условия бонусной системы» на листе «результаты»: Структура таблицы «Общий отчет по обороту фирмы» на листе «результаты»: И так у нас есть готовая модель бюджета предприятия в Excel, которая является динамической. Если граничная планка бонусов находится на уровне 200, а бонусная скидка составляет 3%. Это значит, что в прошлом году клиент приобрел товара в количестве 200шт. А в конце года получит за это бонус скидку 3% от стоимости. А если клиент приобрел 400шт определенного товара, значит, он преодолел вторую граничную планку бонусов и получает скидку уже 6%. При таких условиях изменится показатель «Маржа 2», то есть чистая прибыль дистрибьютора! Задача руководителя дистрибьюторской фирмы выбрать самые оптимальные уровни граничных планок для предоставления клиентам скидки. Выбирать нужно так чтобы показатель «Маржа 2» находился хотя бы в приделах 7%-8%. Скачать бюджет предприятия-бонус (образец в Excel). Чтобы не искать лучшее решение методом тыка, и не делать ошибок рекомендуем прочитать следующею статью. Там описано как сделать в Excel простой и эффективный инструмент: Таблица данных в Excel и матрица чисел. С помощью «таблицы данных» можно в автоматическом режиме визуализировать самые оптимальные условия для клиента и дистрибьютора.
(Исходная_Таблица[Дата поставки]
Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.Простые альтернативы ВПР и ГПР, если искомые значения не в первом столбце таблицы: ПРОСМОТР, ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ
Как сохранить данные в каждой ячейке после объединения
Как построить сводную из нескольких источников данных
Как рассчитать количество вхождений текста A в текст B («МТС тариф СуперМТС» - два вхождения аббревиатуры МТС)
с удобной аналитикойКак это работает
Обучение или ведение
Гарантийная поддержка и сопровождение 24/7
С чего начать
Скачать анализы и отчеты в формате Excel
Скачать примеры анализов и отчетов
Интерактивный шаблон справочника контактов для бизнеса. Удобное управление большой базой контактов.
Программа для складского учета создана исключительно с помощью функций и стандартных инструментов. Без использования макросов и программирования.
Формула, которая отображает Экономический смысл финансового показателя «ROE».Управленческий учет на предприятии — примеры таблицы Excel
График, который отображает зависимость между двумя главными финансовыми величинами: спрос и предложения. А так же формулы для поиска эластичности спроса и предложения.
Готовый детальный анализ инвестиционного проекта, в который включены все аспекты: финансовая модель, расчет экономической эффективности, сроки окупаемости, рентабельность инвестиций, моделирование рисков.
Базовый инвестиционный проект, в который включены только основные показатели для анализа: сроки окупаемости, рентабельность инвестиций, риски.
Полноценный расчет и анализ доходности инвестиционного проекта с возможностью моделирования рисков.
Построение графика с экспоненциальной линией тренда по модели Гордона для анализа доходности инвестиций от дивидендов.
Готовое решение построение графика модели Бертрана, по которому можно анализировать зависимость спроса и предложения в условиях демпинга цен на дуопольных рынках.
Формула для расшифровки Индикационного налогового номера для: России, Украины и Беларуси.
Факторный анализ отклонений в маржинальном доходе предприятия с учетом показателей: материальные затраты, выручка, маржинальный доход, цена-фактор.
Скачать табель учета рабочего времени в Excel с формулами для автозаполнения таблицы + ведение справочников для удобства работы.
Составленный готовый прогноз по продажам на следующий год на основе показателей продаж предыдущего года с учетом сезонности. Графики прогноза и сезонности — прилагаются.
Бланк прогноза деятельности предприятия с формулами и показателями: выручка, материальные затраты, маржинальный доход, накладные расходы, прибыль, рентабельность продаж (ROS) %.
Отчет по планированию рабочего времени работников предприятия по таким временным показателям как: «календарное время», «табельное», «максимально возможное», «явочное», «фактическое».
Анализ динамики изменений результатов в соотношении с изменениями ключевых параметров является чувствительностью инвестиционного проекта.
Практический пример вычисления сроков выхода на безубыточности магазина или других видов розничной точки.
Программный инструмент выполнен в Excel предназначен для выполнения финансовых анализов предприятий.
Информативный финансовый анализ предприятие легко провести с помощью аналитической системы от профессиональных специалистов в области экономики и финансов.
Таблица с формулами и функциями для анализа рентабельности бизнеса по финансовым показателям предприятия.Пример как вести управленческий учет в Excel
Примеры управленческого учета в Excel
Справочники
Удобные и понятные отчеты
Учет доходов
учет, отчеты и планирование в Excel
Учет расходов
Отчет о прибылях и убытках
Анализ структуры имущества кафе
Cтатьи затрат
Управленческий учет на предприятии: пример таблицы Excel
S-кривая проекта
Составление бюджета предприятия в Excel с учетом скидок
Управленческий учет на предприятии с использованием таблиц Excel
Данные для составления бюджета доходов и расходов
Составление бюджетов предприятия в Excel с учетом лояльности
Движение денежных средств по клиентам
Модель бюджета предприятия
Готовый шаблон бюджета предприятия в Excel