Pristup izvješćima izračun ukupnih iznosa. Sažimanje u izvještajima. Ispis i spremanje izvješća u načinu pregleda

Praktični rad br.16

Stvaranje Upiti o pristupu u načinu dizajna. Uzorci zahtjeva. Izračunata polja u upitima.

Izrada Access izvješća. Čarobnjak za izvješća. Rad s izvješćem u načinu dizajna.

1. Otvorite bazu podataka Student kreiranu na vježbi 15.

2. Uđite u način rada dizajnera upita: na kartici Kreiraj, u grupi Upiti odaberite gumb Graditelj upita. U konstruktoru se upiti kreiraju ručno. Izvor podataka za upit može biti jedna ili više tablica ili upita. Dodajte tablicu Studenti kao izvor podataka. Pregledajte prozor obrasca zahtjeva i alate. Izvori podataka prikazani su na vrhu obrasca zahtjeva. Donji dio obrasca je namijenjen:

· za postavljanje polja prikazanih u zahtjevu (Linija polja i Linija naziva tablice);

· postaviti način redoslijeda podataka u zahtjevu (Sorting line);

· za postavljanje uvjeta odabira (Linije uvjeta odabira);

· postaviti način grupiranja podataka u zahtjevu;

· za postavljanje izračunatih izraza u poljima upita.

3. Uključite sva polja tablice u svoj upit Studenti. Omogućite sortiranje po prezimenu i pokrenite zahtjev za izvršenje (gumb na alatnoj traci).

Dajte naziv prilikom spremanja Izgled zahtjeva. Upit će prikazati sve podatke u izvornoj tablici. Pregledajte svoj zahtjev.

4. Uzorci zahtjeva. Napravite upite za odabir. Konstrukcija svakog novog zahtjeva se izvodi u konstruktoru (kao u točki 3). Izgled se također može kopirati mnogo puta, spremajući svaki zahtjev pod nazivom koji odražava sadržaj zahtjeva. Postavite dolje navedene uvjete odabira jedan po jedan, pogledajte rezultate konstruiranih upita i spremite svaki od njih pod odgovarajućim imenima. Dakle, odaberite:

· Učenici čija prezimena počinju prvim slovima abecede (kao "[A-I]*") (ime Prvi);

· Studenti koji studiraju u istoj grupi (ime Skupina);

· Studenti, osim onih koji studiraju u određenoj skupini (na primjer, Not I-105) (ime Osim grupe).

5. Odaberite upite s logičkim operacijama. Kreirajte upite za odabir postavljanjem uvjeta u polja s ocjenama ispita. Izvor podataka za upite bit će tablice Studenti I Sjednica. Spremite s navedenim imenima. Dakle, odaberite:

· studenti sa samo odličnim ocjenama (ime Odlični studenti).

· učenici s dobrim i odličnim ocjenama (4 ili 5) (ime Četiri i pet).

· studenti s najmanje jednom C ocjenom (ime C studenti).

6. Odaberite upite s parametrom. Ako umjesto uvjeta odabira u retku navedete tekstualni upit za unos unutar uglate zagrade, na primjer [Unesite prezime], tada kada pokrenete upit, možete navesti parametar. Parametar je bilo koja vrijednost po kojoj će se pretraživati ​​svi zapisi s navedenom vrijednošću polja (u primjeru je to prezime). U novim upitima odaberite prema vrijednostima parametara:

· Po prezimenu (ime.) učenika Prezime).

· Po šifri učenika (Ime Kodirati).

7. Imajte na umu da pretraživanja parametara koriste točno podudaranje s vrijednošću parametra.

8. Izračunata polja u upitu. U novom zahtjevu:

· Izračunato polje koje se naziva GPA za izračunavanje GPA svakog učenika:

Ime zahtjeva – Prosječni rezultat.

· Izračunato polje pod nazivom Ukupni bodovi za izračunavanje ukupnih bodova svakog učenika. Ime zahtjeva – Zbroj bodova.

9. Grupne operacije u upitima. Grupiranje se aktivira tipkom na kartici “ Rad sa zahtjevima» - « Konstruktor» (Grupne operacije). U retku obrasca “Grupne operacije” možete odrediti polja po kojima se vrši grupiranje, te funkcije koje se nazivaju grupa i služe za sažimanje grupe podataka. Provjerite popis grupnih funkcija.

· Pronađite prosječne ocjene iz predmeta za svaku skupinu. Zahtjev mora sadržavati polja Grupa i Ispit1, Ispit2, Ispit3. Polje za prezime nije potrebno u ovom zahtjevu! Koristite grupiranje u polju Operacija grupe i funkciju grupe Avg() u svim poljima za ocjenjivanje. Spremi s imenom Grupni prosjeci.

· Pronađite prosječne ocjene iz predmeta za cjelokupnu populaciju studenata. U ovaj upit uključite samo polja za ocjenu s grupiranjem Avg() na svim poljima za ocjenu. Spremi s imenom Prosjeci predmeta.

10. Izvješća su dizajnirana za prikaz podataka iz tablica i upita baze podataka u “papirnatoj” verziji. Razlikuju se od obrazaca po tome što olakšavaju grupiranje podataka i sažimanje rezultata.

11. Izrada izvješća pomoću čarobnjaka. Na kartici Stvori u grupi " Izvještaji" Izaberi Čarobnjak za izvješća. Odaberite tablicu kao izvor podataka Studenti. Odaberite polja Grupa, Prezime, Ime, Adresa, Telefon tim redom kako biste ih uključili u zahtjev. Bez dodavanja razine grupiranja, vrsta polja uzlaznim redoslijedom broja grupe, zatim uzlaznim redoslijedom prezimena, pa imena. Odaberite Tablični izgled, bilo koji stil, postavite naziv Studenti.

12. Izvješće se otvara u načinu pregleda. Obratite pozornost na sadržaj kartice za pregled (naziva se "Pregled").

13. Uđite u način rada za dizajn izvješća i upoznajte se sa sadržajem obrasca izvješća. Pronađite područja naslova, bilješki i podnožja. Primijetite da su se pojavile kartice alata Designer izvješća. Izrada izvješća slična je izradi obrazaca. Područje zaglavlja sadrži opći naslov izvješća, zaglavlje sadrži naslove polja; oni će se ponavljati na svakoj stranici izvješća. U području podnožja – Trenutačni datum i brojeve stranica izvješća, oni će se također ponavljati na svakoj stranici. Pogledajte koje su vrste ovi elementi. Za naslove se koristi element Natpis, za prikaz podatkovnog elementa Polje. Element Crta odvaja područje zaglavlja.

14. Grupiranje podataka. Za kombiniranje zapisa u grupe koristite naredbu Grupiranje na " Alati dizajnera izvješća - Dizajner" U izvješću Studenti Zapisi učenika trebaju biti grupirani prema brojevima grupa. Upotrijebite grupiranje za dodavanje područja zaglavlja grupe u svoje izvješće za brojeve grupa i postavite redoslijed sortiranja na uzlazni. Premjestite natpis zaglavlja grupe u područje zaglavlja grupe, a polje grupe iz područja podataka. Podatke o različitim skupinama odvojite tankom crtom na vrhu.

15. Pregledajte rezultat u načinu pregleda.

16. Izradite izvješća pomoću čarobnjaka. Grupiranje podataka. Upotrijebite čarobnjak za izvješća za izradu izvješća za tablice Studenti I Sjednica. Odaberite uključivanje polja Grupa, Prezime, Ime i ocjene za tri ispita u upitu. Dodajte razinu grupiranja(po grupi), poredaj prema uzlaznom prezimenu, zatim imenu. Odaberite izgled Zakoračili, bilo koji stil, postavite naziv Sesija.

Koriste se izračuni u obrascima:

• prilikom kreiranja izračunatih polja, odnosno kontrola čije se vrijednosti izračunavaju na temelju vrijednosti drugih kontrola ili ugrađenih funkcija;
• izračunati zadanu vrijednost kontrola obrasca;
• u izrazima koji postavljaju neka svojstva kontrola, na primjer, uvjet na vrijednost, uvjete za odabir zapisa u obrascu i niz drugih.

Već smo opisali pravila za sastavljanje izraza u Accessu (pogledajte odjeljak “Korištenje izraza u upitima” u 4. poglavlju). Stoga ćemo se ovdje prvenstveno usredotočiti na izračunata polja obrasca i opisati gdje su potrebna i kako ih izraditi.

Pažnja
Formule za izračune u Accessu pišu se pomoću posebne sintakse koja diktira pravila za pisanje formula u Access izrazima iu VBA procedurama. Ova sintaksa je donekle drugačija od one prihvaćene u matematici, ali je na mnogo načina slična i intuitivna. Opis sintakse računskih formula dan je u odjeljku. "Izrazi u Accessu" pogl. 4.

Stvaranje izračunatih polja

Najjednostavnije izračunato polje je polje koje treba prikazati trenutni datum. Da biste stvorili takvo polje:

1. Stvorite kontrolu slobodnog tipa Polje(Text Box) na željeno mjesto na obrascu.
2. Unesite izraz izravno u polje =Datum(). Znak jednakosti je obavezan.
3. Otvorite prozor Svojstva(Svojstva) za ovaj element i postavite svojstvo Format polja(Format) željeni format datuma, na primjer Format dugog datuma(Dugi datum).
4. Postavite duljinu polja tako da odgovara potrebnom broju znakova.
5. Promijenite naziv ove oznake polje za tekst. Stvoreno polje će izgledati kao što je prikazano na sl. 9.47.

Riža. 9.47. Izračunato polje

U Pristup izračuni se izvode u upitima i izvješćima. Svi izračuni pomoću formula provode se samo u upitima koji koriste liniju Grupni rad. Najčešće korištene funkcije ove linije su:

· Izraz. Izvršite izračune u polju pomoću formule.

· Zbrajanje (Zbroj). Zbraja sve vrijednosti odabranog polja.

· Prosječna vrijednost (Avg). Izračunava prosjek svih brojeva u odabranom polju.

· Minimum (Min). Određivanje najmanjeg broja u polju.

· Maksimum(maks.). Određivanje najvećeg broja u polju.

Slika 19. Otvorite prozor s linijom Grupne operacije

Da biste izvršili izračune pomoću podataka postavljenih u polja zahtjeva, prije svega provjerite koji stupci koje tablice sadrže brojeve potrebne za izračune. Uključite sve te stupce (polja) u zahtjev. Zatim slijedi klik lijevom tipkom miša na alatnoj traci na gumb Konstruktor(Sl. 19), dodajte liniju u prozor upita grupni rad, koji je prema zadanim postavkama skriven. Otvorit će se prozor prikazan na slici 20. U nekim verzijama Pristup na jelovniku Pogled postoji linija grupni rad, koji se mogu koristiti u tu svrhu.

Sl.20. Crta Grupni rad

Crta Grupni rad trebao bi se pojaviti automatski. U nekim verzijama Pristup Ovaj redak se ne pojavljuje automatski. U tom slučaju morate kliknuti gumb sa simbolom ∑ na alatnoj traci (Grupna operacija ), koji je istaknut na slici. Za pisanje formule odaberite prazno polje. U redu Grupni rad Sva polja zahtjeva sadrže zadanu vrijednost Grupiranje. Da biste unijeli formulu u odabrano polje ovog retka, morate postaviti vrijednost Izraz,što se ovako može napraviti:

· Kliknite na liniju Grupni rad u odabranom polju.

· Kliknite na gumb s trokutom koji se pojavi u polju.

· Na padajućem popisu odaberite liniju Izraz(slika 21).

· U redu Izlaz na zaslonu potvrdni okvir mora biti označen.

Riža. 21. Odabir grupne operacije "Izraz"

Formula je zapisana u retku Polje prema istim pravilima kao u Excelu, ali umjesto adresa ćelija koriste se nazivi polja u uglatim zagradama. Naziv polja u formuli treba unijeti s razlikovanjem velikih i malih slova, ručno, ne kopirati! Formula može sadržavati brojeve (konstante), ali se postoci moraju pretvoriti u decimale. Na primjer, ako želite izračunati prodajnu cijenu proizvoda povećanjem veleprodajne cijene za 25%, u retku Polje formulu treba napisati:

=[Cijena]*1,25

Nakon unosa formule kliknite izvan gotovog izraza, možda u drugom retku. Umjesto znaka jednakosti Pristupće dodati tekst na početak formule Izraz1:, što će postati naziv polja. Ovaj tekst se može kasnije zamijeniti. Ako se upitu doda drugo polje formule, ono će biti imenovano Izraz2: itd. Otvorite zahtjev i provjerite novo polje naslova Izraz 1. Za prikaz upita u obliku tablice odaberite naredbu iz izbornika Pogled, na padajućem popisu - Tablični način rada. Za promjenu naslova polja kliknite na gumb na alatnoj traci Konstruktor(Sl. 19), zatim u željeni stupac retka Polje(Sl. 20) obrišite prethodni naziv i unesite novi.

Generiranje izvješća

Izvješća vam daju mogućnost prezentiranja komponenti vaše baze podataka u formatu koji je lako čitljiv za ispis. Access 2010 omogućuje izradu izvješća iz tablica i upita.

Za izradu izvješća:

Poput tablica i upita, izvješća se mogu sortirati i filtrirati. Jednostavno desnom tipkom miša kliknite polje koje želite sortirati ili filtrirati, a zatim odaberite funkciju sortiranja ili filtriranja koju želite.

Uklanjanje polja

Možda ćete otkriti da vaše izvješće sadrži neka polja koja vam zapravo nisu potrebna. Na primjer, naše izvješće sadrži polje poštanskog broja, koje nije potrebno na ovom popisu narudžbi. Srećom, možete izbrisati polja u izvješćima bez utjecaja na tablicu ili upit gdje ste izvukli podatke.

Za brisanje polja u izvješću:

1. Pritisnite bilo koju ćeliju u polju koje želite izbrisati.
2. Pritisnite tipku "Delete".

Kada izbrišete polje, svakako obrišite njegov naslov. Jednostavno odaberite naslov i pritisnite tipku Delete.

Ispis i spremanje izvješća u načinu pregleda

Iako možete ispisivati ​​izvješća pomoću naredbi u prikazu Backstage, također možete koristiti Pregled. Pregled pokazuje kako će vaše izvješće izgledati na ispisanoj stranici. Također vam omogućuje da promijenite način na koji se izvješće prikazuje, ispišete ga, pa čak i spremite kao drugu vrstu datoteke.

Za ispis izvješća:

Spremanje izvješća

Možete spremiti izvješća u drugim formatima kako bi se mogla prikazati izvan Accessa. To se zove izvoz datoteke i omogućuje vam pregled pa čak i izmjenu izvješća u drugim formatima i programima.

Access nudi opcije za spremanje izvješća kao Excel datoteka, tekstualna datoteka, PDF, XPS datoteka, prilozi E-mail, tekstualnu datoteku ili HTML dokument. Eksperimentirajte s različitim opcijama izvoza kako biste pronašli onu koja najbolje odgovara vašim potrebama.

Access ima širok raspon značajki i alata za rad s bazama podataka. Korisnici koji koriste ovaj program mogu dobiti niz zadataka koje trebaju znati riješiti. U ovom članku ćemo shvatiti kako stvoriti izvješće u Accessu, što je to i za što je potrebno. Započnimo. Ići!

Izvješća u Microsoft Accessu koriste se za prikaz ili ispis informacija iz baze podataka. Bilo koje izvješće može se izraditi na temelju tablice ili na temelju upita. To se radi vrlo jednostavno, u samo nekoliko klikova.

Za početak morate imati gotovu tablicu s čijim podacima ćete raditi. Zatim odaberite željenu tablicu u prozoru "All Access Objects" koji se nalazi s lijeve strane, idite na karticu "Creation" i kliknite gumb "Report" u odjeljku istog naziva. Sve je spremno. Vidjet ćete izvješće koje je program generirao na temelju informacija sadržanih u tablici.

Nakon toga možete otići na karticu Dizajn da uredite polja, odjeljke i drugo. Da biste izašli iz moda dizajna, desnom tipkom miša kliknite karticu tablice i odaberite Prikaz izvješća. Ne zaboravite spremiti prije izlaska.

Za složenije slučajeve upotrijebite "Čarobnjak za izvješća", odgovarajući gumb nalazi se na istoj kartici "Stvaranje", ovaj alat je koristan ako trebate raditi s podacima iz nekoliko tablica odjednom.

U prozoru koji se otvori odaberite s popisa one tablice i upite iz kojih će se polja preuzimati (također ih je potrebno navesti). Kada završite, kliknite gumb "Dalje". U sljedećem prozoru od vas će se tražiti da odaberete odgovarajuću vrstu prikaza podataka. Zatim možete grupirati odabrana polja kako želite. Jednostavno odaberite željeno polje i kliknite na gumb sa strelicom. Zatim će se otvoriti prozor za sortiranje zapisa. Razvrstavanje nije obavezno, pa možete preskočiti ovaj korak. U sljedećem prozoru odaberite Izgled (raspoređeno, blok, obris) i Orijentacija (portret, pejzaž). Ostavite označeno "Prilagodi širinu margine da stane na jednu stranicu". Nakon toga, sve što trebate učiniti je unijeti ime i kliknuti gumb "Završi".

Da biste popravili opći izgled i netočno prikazane podatke, idite na način dizajna. Tamo možete odabrati pojedinačna polja i pomicati ih pomoću strelica na tipkovnici ili miša. Možete ukloniti velike praznine između stupaca bez odlaska u "Dizajner". Samo pomaknite granice kursorom miša. Ako su neki od vaših podataka prikazani u obliku crtica "#", jednostavno povećajte ova polja i informacije će biti prikazane ispravno. U načinu dizajna možete promijeniti boju teksta, pozadine i naslova.

Moguće je kreirati određene ćelije u kojima će se na temelju podataka iz tablica ili upita izračunavati zbroj, razlika ili umnožak. Da biste to učinili, odaberite željeno polje i kliknite gumb "Ukupni iznosi" koji se nalazi na alatnoj traci u odjeljku "Grupiranje i ukupni iznosi". U izborniku koji se pojavi odaberite "Broj zapisa" ili "Broj vrijednosti" ovisno o zadacima s kojima se suočavate.

Izvješća o pristupu automatski prikazuju sive trake, što se nekim korisnicima može činiti nezadovoljavajućim. Da biste ih uklonili, idite u način rada za dizajn, odaberite "Područje podataka", desnom tipkom miša kliknite i odaberite "Svojstva" s popisa. S desne strane pojavit će se prozor u kojem trebate pronaći redak "Izmjena boje pozadine". Kopirajte "Pozadinu 1" iz "Boja pozadine" i zalijepite u "Alternativna boja pozadine". Ponovite isto s odjeljkom Bilješke grupe.

Drugi način stvaranja je "Dizajner izvješća". Klikom na ovaj gumb, ispred vas će se pojaviti područje u koje trebate dodati polja pomoću odgovarajućeg gumba na alatnoj traci.

Sada ćete znati kako napraviti izvješće u Microsoft Accessu. To će vam omogućiti bolji rad s bazama podataka. Ostavite svoje mišljenje o ovom članku u komentarima: je li bilo korisno i pitajte ako nešto ostane nejasno.