Pohranjivanje metapodataka u Excelu. Objekt raspona. Uklanjanje skrivenih i osobnih podataka provjerom dokumenata, prezentacija i knjiga Pregled metapodataka u Word datoteci

Vrlo malo korisnika zna da za svaku datoteku pohranjenu na računalu postoji skup metapodataka koji sadrže podatke o izvoru, autoru i drugim važnim detaljima, ovisno o vrsti datoteke. U ovom ću članku raspravljati o metapodacima, reći ću vam što su i za što se koriste. Zatim ću objasniti kako dodati i ukloniti metapodatke. Sve opisano vrijedi za bilo koju verziju Windowsa.

Što su metapodaci?

Metapodaci su informacije koje su pohranjene u gotovo svim vrstama datoteka. To može uključivati ​​vaše ime, naziv tvrtke ili organizacije, naziv vašeg računala, naziv poslužitelja na vašoj mreži ili pogon na kojem je datoteka spremljena; osobni komentari, imena prethodnih autora, vrijeme nastanka i vrijeme Posljednja promjena, broj verzije ili revizije.

Ovisno o situaciji, ti podaci mogu biti korisni i obrnuto. Na primjer, ako trebate pratiti različite autore datoteke, metapodaci vam mogu pomoći u tome. Metapodaci također mogu biti korisni kada tražite datoteke u sustavu Windows. Na primjer, ako vaša zbirka fotografija sadrži metapodatke, to je vrlo korisno kada trebate pronaći fotografiju koju ste snimili na određeni dan i u određeno vrijeme.

S druge strane, ako radite u pravna sfera ili samo želite zadržati privatnost, kada prenosite datoteke nekom drugom, uklonite što je više moguće informacija s njih, budući da će metapodaci pratiti te datoteke posvuda.

Kako dodati i urediti metapodatke

Većina datoteka ima vlastiti skup metapodataka, ali vrlo često se ne mogu mijenjati bez posebnog softver od programera treće strane. Iako je metapodatke uredskih datoteka (Word, Excel, PowerPoint) prilično lako urediti. Prije svega, za pristup i pregled metapodataka jedne od ovih datoteka otvorite kontekstni izbornik desni klik i odaberite "Svojstva".

Ovo će otvoriti prozor sa svojstvima datoteke. U ovom prozoru otvorite karticu "Detalji". Ovo će prikazati popis polja s informacijama o datoteci, uključujući njezina autora, kada je stvorena ili izmijenjena ili čak koliko riječi i znakova sadrži.

Neka od ovih polja se mogu uređivati. Da biste to učinili, jednostavno trebate postaviti kursor miša u polje koje želite promijeniti i unijeti ono što želite. Ako želite da ta polja ostanu prazna, jednostavno obrišite sve što je u njima napisano.

Udružujem se s vanjskim servisom koji uključuje podatke o primitku s tog servisa i prikaz u excelu. Želim biti u mogućnosti pohraniti podatke koje prijavim u Excel. Objekt raspona. Postoji li Excel svojstvo. Objekti raspona gdje se metapodaci mogu pohraniti?

Pojasnite kao u perspektivnoj perspektivi. TaskItem ima ItemProperties, što je Perspective. Objekt ItemProperty. Pa ima li ovako nešto u Excelu?

A inače što onda Najbolji način je spremanje metapodataka za Excel. Raspon?

Uredi: moram ustrajati s ovim informacijama o metapodacima. Na ovaj način, ako korisnik spremi, dovrši i zatim ponovno otvori vodič, trebao bih moći izdvojiti ove metapodatke iz Excela. Objekt raspona (ili bilo koje drugo svojstvo)

2 odgovora

Budući da informacije trebaju biti dosljedne, uzeo sam jednostavniji i jasniji pristup. Napravite novi radni list, nazovite ga nešto poput metapodataka (u slučaju da imate više ovakvih podataka). Postavite ga na VeryHidden (xlSheetVeryHidden" ne može biti Unhidden iz Excela, ne smijete ga sakriti iz koda):

Xl.XlSheetVisibility.xlSheetVeryHidden

Spremite sve svoje metapodatke za raspon R1 u listu s metapodacima u rasponu R1. Vaš će kod na ovaj način biti vrlo jednostavan i jasan.

Moglo bi izgledati otprilike ovako:

Sheet1.Range.Value = SomeValue; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;

Danas ćemo govoriti o tome koja svojstva ima dokument te kako ih možete pregledavati i uređivati ​​u Excelu 2010 i 2013. Nakon čitanja ovog članka također ćete naučiti kako zaštititi dokument od bilo kakvih promjena i kako ukloniti osobne podatke iz Excel list.

Sjećate li se kako ste se osjećali kada ste prvi put počeli koristiti Excel 2010 ili 2013? Osobno sam se ponekad jako ljutio kad nisam mogao pronaći pravi alat ili parametar u kojem ste ih navikli vidjeti prethodne verzije Excel. Isto vrijedi i za svojstva dokumenta u Excelu 2010 / 2013. U ovim verzijama ona su skrivena prilično duboko, no čak i tako, brzo ćemo doći do njih.

Ovaj članak vas čeka detaljne upute kako pregledati i promijeniti svojstva dokumenta, kako zaštititi dokument od bilo kakvih promjena i kako ukloniti osobne podatke s Excel lista. Ići!

Koja svojstva ima dokument?

Prije nego počnemo učiti kako pregledavati, mijenjati i brisati svojstva dokumenta (metapodatke) u Excelu 2010 i 2013, shvatimo koja svojstva dokumenti MS Officea općenito imaju.

Tip 1. Standardna svojstva- zajedničko svima Uredske aplikacije. To uključuje osnovne podatke o dokumentu - naslov, temu, autora, bilješku i tako dalje. Možete ručno postaviti vlastite tekstualne vrijednosti za ova svojstva kako biste olakšali pretraživanje traženi dokument na računalu.

Tip 2. Automatski ažurirana svojstva je podatak o datoteci dokumenta kojom upravlja i koju mijenja sustav. Na primjer, veličina datoteke i vrijeme kada je stvorena ili izmijenjena. Neka su svojstva jedinstvena za dokumente u određenoj aplikaciji, poput broja stranica, riječi, znakova ili verzije aplikacije. Takva se svojstva ažuriraju automatski dok uređujete.

Tip 3. Prilagođena svojstva su korisnički određena svojstva. Možete sami dodati dodatna svojstva dokumentu sustava Office.

Tip 4. Svojstva organizacije su svojstva definirana od strane vaše organizacije.

Tip 5. Svojstva biblioteke dokumenata odnose se na dokumente koji se nalaze u biblioteci dokumenata na web mjestu ili u zajedničkoj mapi. Osoba koja kreira biblioteku može postaviti neka svojstva za dokumente biblioteke i postaviti pravila za njihove vrijednosti. Kada dodajete dokument u takvu biblioteku, morat ćete unijeti vrijednosti za sva potrebna svojstva ili ispraviti postojeća svojstva u skladu s utvrđenim pravilima.

Pregled svojstava dokumenta

Za one koji ne znaju gdje pronaći informacije o dokumentu u Excelu 2010 ili 2013, nudimo tri opcije:

Metoda 1: Prikažite "Informacijsko područje dokumenta"

Ova metoda omogućuje pregled informacija o dokumentu izravno na radnom listu.

Nakon toga, Excel se automatski vraća u način rada za uređivanje radnog lista, a između vrpce izbornika i radnog područja radnog lista vidimo “Informacijsko područje dokumenta” kao što je prikazano na slici ispod.

Kao što vidite, ploča s informacijama o dokumentu prikazuje ograničen skup svojstava. Ako želite saznati više o svom dokumentu, prijeđite na drugu metodu.

2. način: otvorite dijaloški okvir Svojstva

Ako okno s informacijama o dokumentu ne pruža informacije koje su vam potrebne, pokušajte pristupiti naprednim svojstvima. Prvi način za pregled dodatnih svojstava je korištenje istog "Informacijskog područja dokumenta".

Ovdje su prikupljeni podaci o dokumentu koji se nalaze na karticama: Su česti(Općenito), Statistika(Statistika) i Spoj(Sadržaj). Na kartici možete urediti osnovne podatke Dokument(Sažetak) ili postavite dodatna svojstva za dokument na kartici Drugi(Prilagođen). Želite li znati kako se to radi? Strpljenje! O tome ćemo detaljnije govoriti kasnije.

Postoji još jedan način za otvaranje dijaloškog okvira Svojstva(Svojstva):

Isti dijaloški okvir pojavit će se na ekranu.

Metoda 3. Koristite Windows Explorer

Još jedan jednostavan način za prikaz metapodataka je korištenje Windows Explorera bez otvaranja Excel radnog lista uopće.

Sada znate 3 različiti putevi pregled svojstava dokumenta na vašem računalu, tako da možete lako pronaći sve važne informacije.

Promjena svojstava dokumenta

Ranije sam obećao govoriti o tome kako promijeniti svojstva dokumenta. Dakle, pregledom svojstava pomoću i gore opisanih, možete brzo dodati potrebne informacije ili urediti postojeće podatke. To je također moguće, ali ne u sustavu Windows 8.

Najbrži način za dodavanje autora

Promjena zadanog imena autora

Zadano kao ime autora Excel dokument korišteno ime Windows korisnik, ali takav potpis neće uvijek biti prikladan. U Excelu možete promijeniti zadano ime autora tako da se ubuduće posvuda pojavljuje samo ono ime koje trebate.

Postavljanje prilagođenih svojstava

Komentar: Format podataka u polju Značenje(Vrijednost) mora odgovarati onome što je odabrano na padajućem popisu Tip(Tip). Na primjer, ako je odabrana vrsta podataka Broj(Broj), zatim u polju Značenje(Vrijednost) Mora se unijeti broj. Vrijednosti koje ne odgovaraju odabranoj vrsti podataka bit će spremljene kao tekst.

Ako kliknete na svojstvo koje ste upravo dodali, a zatim kliknite Izbrisati > u redu(Izbriši > U redu), ovo svojstvo će nestati.

Promjena drugih svojstava dokumenta

Za promjenu drugih metapodataka (osim imena autora, naslova, oznaka i kategorija), koristite ili " " ili (Svojstva).

• Ako je “Document Information Area” otvoreno, tada jednostavno postavite kursor u polje željenog svojstva i unesite tražene podatke.
• Ako je dijaloški okvir otvoren Svojstva(Svojstva), zatim idite na karticu Dokument(Sažetak) i dodajte ili promijenite postojeće podatke u poljima, a zatim kliknite u redu.

Vratite se na uređivanje Excel lista i sve promjene koje ste napravili bit će automatski spremljene.

Uklanjanje svojstava dokumenta

Ako želite prikriti tragove i osigurati da nitko ne može pronaći vaše ime ili naziv organizacije u svojstvima dokumenta, upotrijebite jednu od sljedećih metoda koje vam omogućuju skrivanje imovine ili osobnih podataka od javnog pristupa.

Povezujemo "Inspektor dokumenata" na posao

Inspektor dokumenata koristi se za traženje skrivenih svojstava i osobnih podataka. Osim toga, može se koristiti za uklanjanje svojstava iz knjige koja ne bi trebala biti vidljiva drugim korisnicima.

Uklanjanje metapodataka iz više dokumenata

Uz pomoć Windows Explorer Možete ukloniti svojstva iz nekoliko dokumenata odjednom.

Komentar: Na ovaj način možete ukloniti bilo koje svojstvo dokumenta iz jedne ili više datoteka, čak i ako na računalu imate instaliran Windows 8.

Zaštita svojstava dokumenta

Zaštita svojstava dokumenta i osobnih podataka korisna je ako ne želite da drugi korisnici mijenjaju metapodatke ili bilo što drugo u vašem dokumentu.

Ako trebate dodijeliti pravo uređivanja dokumenta samo nekim korisnicima, možete postaviti lozinku i podijeliti je s krugom ljudi od povjerenja.

Sada je vaš dokument zaštićen od neovlaštenog uređivanja. Ali budi pažljiv! Svatko tko zna lozinku može je lako ukloniti iz polja Lozinka za promjenu(Lozinka za izmjenu) i dajte drugim čitateljima vašeg dokumenta mogućnost promjene informacija na radnom listu.

Wow! Članak je ispao prilično dugačak! Moj je cilj bio pokriti sve značajne aspekte pregledavanja, mijenjanja i brisanja svojstava dokumenta. Nadam se da ćete pronaći prave odgovore na svoja pitanja vezana uz metapodatke.

Kad god kreiramo, otvorimo ili spremimo dokument Microsoft Word, bilježi dodatne informacije, zvani metapodaci. Isto se može reći i za datoteke Microsoft Excel i Microsoft PowerPoint. U određenim situacijama ovi metapodaci mogu otkriti neželjene podatke o nama i kompromitirati nas.

Iako se metapodaci pohranjuju implicitno, u njima nema ničeg kriminalnog. Olakšavaju organiziranje, pohranjivanje i pretraživanje dokumenata te pomažu u razumijevanju njihovog podrijetla i svrhe. Ali postoje slučajevi kada ne želimo otkriti ime autora dokumenta, datum izrade ili uređivanja, slanjem Word datoteka drugoj osobi.

Kako biste spriječili moguće neugodne posljedice, morate naučiti kako izbrisati metapodatke. Tko zna u kakve će ruke pasti Word dokument s mojim prezimenom i inicijalima, nazivom organizacije pa čak i nazivom računala.

Ovdje ću podijeliti tri načina za uklanjanje metapodataka iz Word dokumenata.

1. Koristite ugrađene mogućnosti programa Word / Excel / PowerPoint

Ako koristite Word 2010 ili 2013 (Office 2013), tada skrivene informacije Podatke o sebi možete izbrisati u Inspektoru dokumenata. Na kartici Datoteka idite na odjeljak Detalji. U grupi Priprema za javni pristup Kliknite na Traži probleme -> Inspektor dokumenata. Počinjemo s provjerom u Document Inspectoru.

Nakon završetka provjere pojavit će se prozor s opcijama za brisanje podataka. Pokraj "Svojstva dokumenta i osobni podaci" kliknite gumb "Izbriši sve".

2. Aplikacija Document Metadata Cleaner

Document Metadata Cleaner je besplatni uslužni program za uklanjanje metapodataka iz Microsoftovi dokumenti Word, Excel ili PowerPoint. Ova aplikacija zna prebrisati prezime, inicijale, naziv organizacije, naziv računala, naziv mrežnog poslužitelja ili tvrdi disk(ovisno gdje je datoteka pohranjena), imena prethodnih autora dokumenta, informacije o promjenama i verzijama dokumenta, skriveni tekst ili ćelije (Excel), komentari.

3. Program Doc Scrubber

Doc Scrubber još je jedan besplatni alat za analizu i uklanjanje skrivenih informacija koje bi nas potencijalno mogle kompromitirati. Doc Scrubber ima dva načina rada - u prvom izvlači sve skrivene informacije iz dokumenata i prikazuje ih, a u drugom uklanja metapodatke iz odabranog dokumenta ili grupe dokumenata skupljenih u jednu mapu.

Postoje i plaćeni uslužni programi koji vam pomažu ukloniti metapodatke iz dokumenata. Ali trebaju li nam oni?