Kako napraviti elektronički potpis u Word dokumentu. Elektronički potpis dokumenata. Dodavanje teksta potpisu

Malo korisnika zna da Microsoft Office proizvodi mogu raditi s EDS-om (Electronic Digital Signature). Ova značajka omogućuje elektroničko potpisivanje Word ili Excel dokumenata i njihovo slanje poštom. Tako potpisan dokument jednak je papirnatom izdanju s potpisom i pečatom.

Ovo uvelike pojednostavljuje razmjenu između dionika i organizacija. Budući da nema potrebe nositi papirnate verzije niti ih slati poštom.

Ali kada koristite EDS za potpisivanje elektroničkih dokumenata, često se pojavljuju različiti problemi. Mogu se pojaviti zbog problema sa samim uredom. Usput, imam cijeli odjeljak posvećen , ima puno članaka u kojima sam opisao razne probleme i njihova rješenja koja se javljaju pri radu s Microsoftov ured, preporučam čitanje, bit će vrlo korisno. Danas ćemo govoriti o dva najčešća od njih.

Za rad je bolje uvijek koristiti licencirani softver ovo se odnosi na Microsoft Office i CryptoPro. Ako je ured dovoljno skup, postoje metode za rješavanje problema. Tada je cijena CryptoProa prihvatljiva.

Mnogo je razloga zašto se te pogreške mogu pojaviti. U mom slučaju, prva se pogreška dogodila nakon početnog postavljanja. Ovo je instalacija CryptoPro, instalacija EDS certifikata. I prvi pokušaj potpisivanja dokumenta. Druga pogreška pojavila se nakon ponovnog izdavanja certifikata prema novom GOST 2012. Postojalo je samo jedno rješenje za te probleme.

Za povećanje znanja o radu s elektroničkim ključevima, preporučujem čitanje ovdje. Iz nje ćete naučiti kako kopirati certifikat iz privatnog ključa iz registra na medij. I ovdje sam rekao kako riješiti probleme s dugim otvaranjem pohrane certifikata.

Prva pogreška koja se može pojaviti prilikom pokušaja potpisivanja dokumenta je "Algoritam za šifriranje nije instaliran na ovom računalu."

I drugi "Nije moguće dodati potpis dokumentu, ako se za potpisivanje koristi pametna kartica, morate provjeriti je li čitač pametne kartice ispravno instaliran."

Dvije najčešće pogreške pri radu s digitalnim potpisima u Microsoft Officeu

I što učiniti ako postoje problemi. Prije svega, trebate instalirati proizvod CryptoPro Office Signature. Ovaj program omogućuje izradu i provjeru elektroničkog potpisa Microsoft Office dokumenata.

Idemo na stranicu, preuzimamo program i instaliramo ga. Ako imate poteškoća s instalacijom, postoje detaljne upute.

Nakon instalacije ponovno pokrenite Microsoft Office. Idemo na stavku izbornika "Datoteka", u primjeru koristim Microsoft Office 2016. Ovi proizvodi imaju ugrađeni mehanizam za rad s EDS-om. Nakon instaliranja CryptoPro Office Signature, trebala bi se pojaviti dodatna stavka posebno iz CryptoPro. Ako ste ranije morali otići na stavku "Zaštita dokumenata" i tamo odabrati "Dodaj digitalni potpis". Sada odabiremo "Dodaj elektronički potpis (CryptoPro)" i pokušavamo se potpisati.

Nakon obavljenih radnji, dokument bi trebao biti uspješno potpisan. U većini slučajeva, program CryptoPro Office Signature pomogao je riješiti se ovih pogrešaka. Ako i dalje ne možete potpisati dokument i pojavljuju se razne greške, napišite u komentarima i rado ću vam pomoći.

Korištenje elektroničkog potpisa (EDS) je zgodno jer se može staviti na dokument bilo kojeg formata. Za MO Word datoteke postoji nekoliko načina za postavljanje digitalnog potpisa. Razlikuju se po vrsti potrebnog softvera i tehničke mogućnosti prilikom potpisivanja.

Prije stavljanja digitalnog potpisa korisnik mora pripremiti konačnu verziju samog dokumenta, jer kasnije ga neće biti moguće promijeniti. Korisnik također treba važeći kvalificirani EDS certifikat i EDS softver. Tu spadaju programi za kriptografsku pretvorbu podataka, uz pomoć kojih se formira EDS.

Kako napraviti liniju za umetanje digitalnog potpisa u Wordu

Prije nego što napravite elektronički potpis u Wordu, morate crta razdvajanja na mjestu gdje bi trebao biti EDS. Za dodavanje linije potrebno je:

• kliknite bilo koje područje na dokumentu;

• kroz karticu "Umetni" odaberite "Tablica";

• stvoriti tablicu u 1 ćeliji;

• pomaknite ćeliju na željenu ćeliju na dokumentu i promijenite joj veličinu;

• tada trebate pozvati radni izbornik desnom tipkom miša, gdje odaberite stavku "Granice i ispuna" / "Granice" / "Vrsta" / "Ništa". A u odjeljku "Stil" odaberite željenu boju, debljinu i vrstu linije;
• u odjeljku "Uzorak" morate kliknuti između oznaka donje margine na prikazanom grafikonu kako biste formirali samo donji rub;
• tada korisnik redom pritišće "Primijeni" i "OK".

Na kraju postupka potpisujemo spis i šaljemo ga e-mailom primatelju.

Kako potpisati dokument

Postoji nekoliko načina za ovjeru Word dokumenta elektroničkim potpisom: sa ili bez posebnog dodatka, plaćenim licenciranim programom CryptoARM-a ili online uslugom.

Bez dodatka

Ako CryptoPro plugin nije instaliran, ali trebate ovjeriti elektronički dokument EDS-om, tada korisnik:

• izrađuje dokument i priprema ga za potpisivanje;

• u gornjem kutu odaberite Office, zatim kliknite na "Pripremi" / "Dodaj digitalni potpis" / "U redu";

• zatim korisnik odabire svrhu potpisivanja dokumenta, te u polju "Predmet certifikata" provjerava svoje osobne podatke. Zatim kliknite "Potpis".

Dokument je potpisan EDS-om, a njegova naknadna izmjena čini potpis nevažećim.

S dodatkom CryptoPro

Dodatak se koristi za izradu elektroničkog potpisa na Word dokumentima. Za različite verzije Algoritam potpisivanja MS Officea može se malo razlikovati. Prednost metode: korištenjem dodatka potpis se provjerava, a ovjereni dokument otvara se bez kršenja čak i na računalu na kojem CryptoPro nije instaliran.

Kako potpisati Word dokument elektroničkim potpisom pomoću CryptoPro uredskog dodatka za potpis:

• u pripremljenoj datoteci odaberite stavku izbornika "Datoteka" / "Dodaj digitalni potpis";

• zatim odaberite certifikat i kliknite na "Potpiši". Ako trebate ostaviti poruku o sastavu potpisa ili komentar o svrsi potpisivanja, tada je to naznačeno u odgovarajućem retku.

Ukoliko sustav nije otkrio nikakvu grešku, tada će se nakon provjere elektroničkog potpisa automatski prikazati poruka o uspješnom završetku postupka.

Uz pomoć CryptoARM-a

Funkcionalnost programa varira ovisno o verziji, a svaki korisnik može odabrati paket koji mu najviše odgovara. Usluga omogućuje potpisivanje datoteka bilo kojeg formata i volumena, a nedostatak je potreba za redovitim obnavljanjem licence. Za potpis je potrebno:

• otvorite program i kroz karticu izbornika "Datoteka" odaberite "Potpiši; »

• automatski će se otvoriti uputa čarobnjaka za izradu digitalnog potpisa koju trebate pročitati i kliknuti "Dalje";

• tada korisnik treba odabrati željenu datoteku i ponovno kliknite "Dalje";

• nakon toga trebate odabrati datoteku koju želite potpisati;

• u prozoru "Izlazni format" odredite dodatne zahtjeve za potpisanu datoteku. To može biti format spremanja ili mjesto gdje se sprema rezultat. Ako nema zahtjeva, samo trebate kliknuti "Dalje";

• korisnik zatim odabire certifikat, po želji unosi lozinku spremnik za ključeve, i ponovno kliknite "Dalje";

• u novom prozoru potrebno je provjeriti podatke potrebne za izradu EDS-a. Ako je sve ispravno, kliknite "Završi".

Potpis će biti generiran u roku od nekoliko sekundi, a ako nema grešaka, korisnik će dobiti obavijest sustava.

Korištenje web usluga

Ako nemate potrebe za čestim korištenjem digitalnog potpisa ili trebate potpisati datoteku s računala na kojem dodatak nije instaliran, tada možete koristiti jedan od web servisa (https://crypto.kontur.ru, http ://mig24.online/, itd. .).

Prednost usluga je u tome što su besplatne i omogućuju stvaranje i provjeru EDS-a, šifriranje ili dekriptiranje potpisa. Usluga također omogućuje potpisivanje pojedinačnih datoteka i mapa. Među nedostacima metode može se primijetiti da potpisani dokument ne smije biti veći od 100 MB. Sve online usluge stvaraju samo odvojeni potpis, a većinu njih podržava samo Windows OS.

Kako potpisati dokument:

• idite na stranicu odabrane usluge i prenesite dokument koji želite potpisati;
• otvorite redak za potpis i odaberite certifikat;
• izraditi datoteku s elektroničkim potpisom. Odmah nakon klika na Potpiši kreira se mapa s izvornim dokumentom i dodatna datoteka s nastavkom .sig. Datoteke su dostupne za preuzimanje na računalu.

Konačno, dokumenti se mogu poslati primatelju. Usluga nudi mogućnost izravnog slanja, a primatelj će dobiti poveznicu na potpisanu datoteku i sam potpis.

Elektroničke dokumente (ED) u Word formatu koriste fizičke i pravne osobe u svakodnevnom radu. Kako bi ED imao pravnu snagu, potpisan je EDS-om, koji je pričvršćen pomoću posebnog dodatka iz CryptoPro-a, programa CryptoARM ili čak online usluge. Svaka od metoda ima svoje prednosti i nedostatke, ali daju klijentu pouzdanost i sigurnost prilikom potpisivanja, jamče nepromjenjivost dokumenta i mogućnost otvaranja potpisane datoteke čak i na računalu bez posebnog softverski alati.

Korištenje elektroničkih digitalni potpis omogućuje vam ovjeru bilo koje vrste dokumenata. Njegova je pogodnost u tome što EDS jamči nepromjenjivost potpisanih informacija, utvrđuje autorstvo i štiti sadržaj ED-a od neovlaštenog pristupa trećih strana. Dokument možete ovjeriti EDS-om u CryptoPro-u, posebne aplikacije za potpisivanje datoteka ili putem internetskih usluga. Dostupnost će ovisiti o odabranoj metodi. dodatne mogućnosti, mogućnost generiranja poboljšanog potpisa ili stvaranja odvojenog digitalnog potpisa.

Pouzdanost kvalificiranog elektroničkog potpisa objašnjava se kriptografskim procesima i funkcijama raspršivanja. Proces potpisivanja i provjere koristi složene privatne i javne ključeve, kao i certifikate javnih ključeva.

Privatni ili privatni ključ generira se putem generatora slučajnih brojeva i koristi se za potpisivanje dokumenata. A otvoreni se računa od zatvorenog i služi za provjeru pripada li potpis vlasniku. privatni ključ radi samo u tandemu s otvorenim i mora se čuvati u tajnosti od trećih strana.

Ako je privatni ključ ugrožen, potrebno je podnijeti zahtjev CA-u, ​​napisati zahtjev za priznavanje certifikata nevažećim i za ponovno izdavanje EDS-a. U suprotnom, ključ se može koristiti za nanošenje materijalne ili druge štete vlasniku ES-a i ugovornim stranama.

Potpisivanjem EDS dokumenata ne mijenja se sadržaj datoteke, već se dodaje novi blok podaci. Ovaj blok je elektronički potpis. Složenost procesa jamči nepromjenjivost informacija: ako je dokument promijenjen nakon potpisivanja, ispravci će biti vidljivi u ispisu, što će utjecati na provjeru digitalnog potpisa.

Ovjereni dokument može se poslati e-poštom kao pismo, prenijeti putem digitalnih medija ili putem posebnih programa.

Nakon generiranja EDS-a, uređivanje datoteke potpisanog dokumenta nije moguće. Ako pokušate urediti tekst ili unijeti izmjene u ovjerenu arhivu, svi ES će biti izbrisani, a tijekom provjere će se pojaviti pogreška.

Što je potrebno za rad s EDS-om

Za potpisivanje dokumenta elektroničkim potpisom korisnik mora imati:

• generiranu i verificiranu datoteku koju je potrebno ovjeriti;
• certifikat elektroničkog potpisa s neisteklim rokom važenja;
• ES alati (skup softverskih alata, konfigurirani kriptografski pružatelj usluga i preglednik);
• alate za izradu elektroničkog potpisa.

Programi za izradu elektroničkih potpisa uključuju dodatke za MC Office i PDF, zasebne programe (CryptoArm) ili online servise. Neki od njih omogućuju besplatno potpisivanje dokumenata, neki imaju ograničenu besplatnu funkcionalnost, a neki su dostupni tek nakon kupnje.

Potpisivanje MS Office dokumenata

Postoje dva načina potpisivanja word i excel dokumenata:

• putem softverskog dodatka;
• dodavanjem potpisa.

Izravno potpisivanje EDS datoteke je brže i praktičnije. Za ovo vam je potrebno:

• kroz izbornik "Datoteka" - "Detalji" odaberite "Dodaj ES";

• odaberite EDS, po potrebi dodajte komentar i potvrdite radnju pritiskom na gumb "Potpiši".

Ako nema grešaka, pojavit će se poruka o uspjehu.

Putem dodatka Office Signature

Kako staviti potpis u elektronički dokument putem posebnog dodatka:

• u izborniku odaberite "Datoteka", zatim - "Dodaj digitalni potpis";

• odaberite željeni potpis, ispunite polje "Komentar" i kliknite na "Potpiši".

Ako je sve napravljeno ispravno i nisu pronađene greške u sustavu, pojavit će se poruka o uspješnom potpisivanju dokumenata.

Potpisivanje PDF dokumenata

Dokumenti u PDF formatu mogu se potpisati i EDS-om. To mogu biti skenovi, prezentacije, ilustracije, tekstualna i projektna dokumentacija, tablice.

Kako potpisati skenirani dokument EDS-om:

• u odabranoj PDF datoteci otvorite "Alati" i "Certifikati";

• kliknite "Pošalji ES" i odaberite područje na kojem se želite potpisati na elektroničkom dokumentu;

• u novom prozoru morate odabrati digitalni ID i kliknuti "Nastavi";

• novi radni prozor s pretpregled elektronički pečat i potpis;

• Ako je sve ispravno, tada morate kliknuti "Potpiši".

Ukoliko nema grešaka, sustav će prikazati poruku o uspješnoj ovjeri dokumenta digitalnim potpisom.

Potpisivanje posebnim softverom

Dokumenti se mogu potpisivati ​​i putem posebnog softvera - CryptoArm ili ViPNet CryptoFile. Usluge se razlikuju po funkcionalnosti i načinu instalacije, ali omogućuju primanje certificirane i šifrirane poruke.

CryptoArm

Proizvod CryptoArm stvoren je za provjeru elektroničkih ključeva, šifriranje i dešifriranje podataka, za rad s pružateljima kripto usluga koristeći kripto algoritme koji zadovoljavaju zahtjeve Federalne sigurnosne službe Ruske Federacije. Besplatno, korisnik može dobiti samo početnu verziju, koja može staviti ili provjeriti potpise na dokumentima pdf format, Word, Excel itd.

Osnovni i standardna verzija programi se kupuju za dodatna naknada i imaju značajke kao što su:

• izradu i provjeru ispravnosti elektroničkog potpisa;
• dešifriranje i šifriranje datoteka proizvoljnog formata;
• podrška za napredni modul potpisa itd.

Kako potpisati elektronički dokument koristeći CryptoArm:

• otvorite program i odaberite "Potpiši";

• nakon čitanja uputa kliknite "Dalje";

• zatim kliknite "Odaberi datoteku" i "Dalje";

• nakon odabira elektroničkog dokumenta potrebno je ponovno kliknuti "Dalje";

• u novom prozoru "Izlazni format" možete ostaviti kodiranje u izvornoj vrijednosti ili ga možete promijeniti pod potrebne zahtjeve. Program za potpisivanje može spremiti datoteku u bilo kojem prikladnom formatu;

• u "Parametrima" korisnik može odabrati odvojeni ili priloženi ES, dodati komentar ili svojstvo. Zatim kliknite "Dalje";

• sljedeći korak je odabir traženog certifikata;

• Na kraju se otvara prozor s opisom podataka. Bolje je spremiti profil ako je nekoliko dokumenata potpisano prema predlošku.

Pritisnite "Završi". Sustav će prikazati poruku o uspješnom potpisivanju datoteke.

ViPNet CryptoFile

Još jedna zgodna aplikacija koja vam omogućuje ovjeru dokumenata je ViPNet CryptoFile. Uz pomoć programa možete potpisati arhivu, staviti digitalni potpis na ugovore, slike, tablice, tekstualne datoteke itd.

Program je besplatan, a registracijski ključ se šalje na navedenu e-mail adresu. Nedostatak korištenja usluge je mogućnost dodavanja samo jednog ES-a.

Kako potpisati EDS dokument koristeći ViPNet CryptoFile:

• odaberite traženi dokument na glavnom popisu;

• desnom tipkom miša otvorite izbornik, gdje odaberite "Potpiši".

Potpis se generira automatski, a izlaz je nova datoteka s nastavkom .sig.

Korištenje web usluga

Da biste potpisali ED, nije potrebno kupiti softver ili dodatke. Možete koristiti jednu od online usluga. Na primjer, Crypto Kontur (https://crypto.kontur.ru/). Usluga je besplatna i omogućuje provjeru i izradu ES-a. Kontur iz CryptoPro također može dekriptirati i šifrirati elektroničku datoteku. Još jedan plus rada je mogućnost potpisivanja ugovora u bilo kojem formatu, paket datoteka ili cijela arhiva.

Usluga postaje dostupna za rad nakon jednostavne registracije i automatska instalacija na računalu za izvođenje kriptografskih pretvorbi. Usluga ima jasno i praktično sučelje, a za potpisivanje datoteke potrebno je:

• učitajte dokument koji treba ovjeriti ES;
• odaberite jedan od dostupnih certifikata;
• stvoriti EP datoteku;
• kliknite "Potpiši". Usluga će automatski stvoriti mapu s originalnom i potpisanom datotekom (extension.sig);
• ako je potrebno, preuzmite mapu s ED s poslužitelja.

Slanje potpisanog ED također je moguće izravno s poslužitelja. U tom slučaju primatelj dobiva poveznicu na mapu spremljenu u Crypto Contour. Preuzetu mapu (originalni ED, potpisanu datoteku, ES certifikat i upute za provjeru DS-a) možete poslati putem bilo kojeg mail sustava.

Usporedba softvera za izradu digitalnih potpisa

Programi za izradu i provjeru elektroničkih potpisa razlikuju se po mogućnostima, cijeni i principu rada. Prikladno je procijeniti prednosti i nedostatke usluga u posebnoj tablici usporedbe softvera.

Elektronički digitalni potpis mogu koristiti i fizički i pravne osobe. Njegova uporaba daje ED-u pravnu snagu i izjednačuje ga s papirom. Za rad s EDS-om morate imati davatelja kriptografskih usluga i EDS alate. To uključuje privatne i javne ključeve i poseban softver. Potpisivanje dokumenata moguće je putem zasebnih dodataka za MS Office i Adobe Systems, kao i putem zasebnih programa (CryptoArm ili CryptoFile) ili putem online servisa. Formiranje ES-a i primitak ovjerene datoteke traje nekoliko jednostavnih koraka bez obzira na odabranu vrstu EDS sredstva. Međutim, dostupnost određenih funkcija, podržani formati, pa čak i dopuštena veličina ovjerenog dokumenta već ovise o vrsti i verziji softvera.

Rad u Microsoft Word s datotekama koje treba potvrditi, odobriti, potpisati, znate da ih je potrebno isprintati i nositi određenoj osobi na provjeru. Ili provjerite elektronska verzija, a onda čujete da je sve u redu, te ga trebate isprintati i donijeti ponovno. Ali takve se radnje mogu izbjeći.

U ovom ćemo članku otkriti kako možete potpisati dokument izrađen u Wordu elektroničkim digitalnim potpisom ili EDS-om. Razmotrite njegove različite opcije: stvorite ga na vidljiva linija, ili samo dodajte u datoteku.

Kako napraviti redak za umetanje elektroničkog potpisa u Wordu

Prvo, pogledajmo kako umetnuti željeni redak u Word.

Otvorite traženi dokument. Zatim postavite pokazivač na mjesto gdje želite umetnuti regiju.

Možete napisati neki tekst, na primjer, "Odobreno:", i sa nova linija umetnuti prazne retke.

Zatim idite na karticu "Umetni", u grupi "Tekst" kliknite strelicu pored gumba "Linija potpisa" i odaberite s popisa "Microsoft Office Signature Line".

U sljedećem prozoru slažemo se s onim što je tamo napisano i kliknite "U redu".

Otvorit će se prozor postavki. U njemu ispunite sva predložena polja. Unesite podatke o osobi koja će potpisati: njegovo ime, položaj, adresu E-mail. Možete promijeniti upute ili ostaviti predloženi tekst. Označite kućicu "Pokaži datum..." i kliknite OK.

Kao rezultat toga, dobit ćemo sljedeći redak. Ovdje će se morati potpisati osoba čiji su podaci navedeni ispod. Možete ispisati dokument i nositi ga na provjeru, ili možete ova osoba potpisan izravno u Wordu dodavanjem elektroničkog potpisa u navedeno polje.

Ako ne trebate dodati sličan redak, možete sami napraviti redak u Wordu željeni tip i željenu dužinu. Za to upotrijebite upute klikom na poveznicu.

Kako potpisati datoteku digitalnim potpisom

Ako je vašem dokumentu dodan redak, o čemu sam gore pisao, smislimo kako nešto umetnuti u njega.

Prvo pročitajte tekst i provjerite je li sve u njemu točno. Zatim desnom tipkom miša kliknite područje i odaberite iz kontekstni izbornik"Pretplatite se".

U sljedećem prozoru kliknite "OK".

Digitalni elektronički potpis u Wordu može biti drugačija vrsta. U predloženom prozoru, u polje nasuprot križa, jednostavno upišite svoje prezime i inicijale. U ovo polje možete dodati i sliku s rukopisnom verzijom ili osobnim pečatom.

Pogledajmo drugu opciju. Da biste to učinili, morate se potpisati na listu i skenirati sliku ili je možete slikati na fotoaparatu. Glavna stvar je da je rezultat slika spremljena na računalu s vašom slikom ili tiskom.

Kada napravite sliku sa slikom, kliknite na ovaj prozor "Odaberi sliku".

Pronađite naslikanu sliku na računalu, odaberite je i kliknite "Odaberi".

Tražena slika će se pojaviti u prozoru. Dodat će se i ime račun kojim je dokument potpisan. Pritisnite Potpiši.

Potvrdite izradu potpisa.

Nakon što je datoteka potpisana, na vrhu će se pojaviti redak s podacima koji ovaj dokument "Označeno kao konačno", a mogućnost njegova uređivanja bit će ograničena. Ikona će se također pojaviti na statusnoj traci.

Klikom na njega s desne strane otvorit će se područje "Potpisi". Ovdje možete vidjeti tko još mora potpisati - oni će biti prikazani u bloku. Ako tekst već ima naslove, oni će biti prikazani u bloku "Vrijedi".

Klikom na strelicu pored potpisa možete odabrati jednu od stavki iz padajućeg izbornika: sastav, konfiguracija ili brisanje.

Ako ste otvorili potpisani dokument i želite nešto promijeniti u njemu, tada nakon klika na gumb "Ipak uredi" pojavit će se prozor s upozorenjem da će nakon toga svi potpisi biti izbrisani.

Ako ste pristali na brisanje, otvorit će se sljedeći prozor.

Nakon što su potpisi uklonjeni, nestali su iz teksta i pripadajućih polja, au području s desne strane sada su u bloku.

Za ponovno potpisivanje, možete kliknuti desno od padajućeg popisa pored prave osobe "Potpiši". Zatim slijedite sve gore navedene korake.

Kako potpisati cijeli dokument

To možete učiniti na malo drugačiji način. Pritom se u tekst neće dodavati redak s podacima potpisane osobe. Odabrana datoteka jednostavno će biti označena na određeni način i mogućnost uređivanja će biti izgubljena.

Da biste umetnuli takav nevidljivi EDS, idite na karticu "Datoteka", zatim "Detalji". Sljedeći klik "Zaštiti dokument" i odaberite s popisa "Dodaj digitalni potpis".

Kliknite "OK" u prozoru koji se pojavi.

U prozoru za potvrdu kliknite "U redu".

Sada će datoteka biti potpisana, a na kartici "Datoteka" - "Detalji" možete vidjeti tko je točno.

Osim toga, na vrhu će se prikazati redak s informacijama da je označeno kao konačno i da se ne može uređivati, inače će svi potpisi biti izbrisani. U prostoru desno u bloku "Vrijedi" možete vidjeti tko je odobrio, dok u samom tekstu neće biti odgovarajućeg retka.

Što je elektronički potpis, gdje se i kako koristi? Svatko bi trebao znati odgovor na ova pitanja. poslovni čovjek koji se bavi vrijednim i važnim papirima. Svaki dokument možete potpisati elektroničkim potpisom koristeći Word ili druge alate. Microsoftove aplikacije Office, kao i poseban uslužni program CryptoARM.

Što je elektronički potpis

Elektronički potpis ili EP (kako je navedeno u Saveznom zakonu br. 63) je poseban vrsta elektroničke enkripcije koji pomaže u označavanju i identificiranju elektronički dokumenti i slova. Češće se pojam elektroničkog ispisa svodi na EDS, što znači elektronički digitalni potpis.

Takav pečat je neophodan kako bi se potvrdila uključenost bilo koje osobe u dokument i zaštitio ga od promjena. Prema federalnim zakonima Ruska Federacija takav pečat je izjednačen onom ostavljenom rukom. I svi EDS su podijeljeni u dvije vrste:

1. Jednostavan, koji ima pravni značaj nakon javnobilježničkog sporazuma stranaka.
2. Nestručan, potvrđuje autorstvo i štiti dokument od promjena, a također ima punu pravnu snagu.

Bez obzira na vrstu, morate ga moći instalirati, poput korištenja Microsoft alati Office, te uz pomoć CryptoARM-a koji se najčešće koriste.

Kako potpisati Word dokument

Prije nego što naučite i pokušate pečatirati, morate jasno shvatiti da je stavljanje EDS-a na dokument završna faza stvaranja, pa prvo morate dovršiti dizajn i provjeriti nekoliko puta. Svaka pogreška ili tiskarska pogreška može učiniti pečat nevažećim ili promijeniti značenje tumačenja dokumenta.

Jednom potpisan, Word program dopustiti samo čitanje, također je vrijedno zadržati nekoliko kopija tako da postoji zamjena u slučaju pogreške.

Da biste napravili elektronički potpis u Wordu, morate slijediti ove korake:

Ako su svi koraci ispravno napravljeni, ispod će se pojaviti nova ikona koja označava da je potpis umetnut u dokument.

Na svoje računalo možete instalirati i program Crypto-PRO koji ima poseban dodatak CryptoPro Office Signature za rad s Microsoft Officeom. Nakon instaliranja dodatka u izborniku Datoteka pojavit će se novi gumb «».

Stavite elektronički potpis word dokument Možete učiniti isto kao u prethodnom slučaju, osim što odabiremo gumb s napomenom dodatka Crypto-PRO.

Vrijedno je napomenuti da u Office 365 dodatak nije podržan, ali u svim ostalim verzijama, do Worda 2019, sve bi trebalo raditi.

Korištenje CryptoARM-a

CryptoARM je poseban alat koji se koristi za proizvodnju elektroničko šifriranje i potpisivati ​​dokumente, poštujući sva pravila i propise. Ovaj se program često koristi za potpisivanje Word dokumenta, kao i za vratite svoj dokument u način uređivanja. Kako biste instalirali elektronički ispis, morate slijediti sljedeći postupak:

1. Na računalu bi uslužni program CryptoARM već trebao biti instaliran i autoriziran(Ako želiš).
2. Zadržite pokazivač iznad željene datoteke i kliknite je desnom tipkom miša. Nakon čega će se pojaviti popis zadataka i funkcija, među njima odaberite onu s ikonom CryptoARM.
   
3. Pojavit će se novi prozor u kojem ćete također popis funkcija i zadataka. Ovdje već trebate odabrati potrebnu radnju, odnosno karticu " Pretplatite se».
   
4. Sljedeće će biti učitavanje i otvorit će se radna ploča . Ovdje trebate odabrati datoteku ako je nema na popisu potreban dokument zatim ga dodajte. U istom prozoru možete pogledati datoteku i provjeri ga prije početka procesa.
   
5. Sljedeći prozor je panel sa postavka formata ispisati. Najčešće ovdje ne treba ništa mijenjati, ali ako postoji popis potrebnih postavki, onda ih treba instalirati ovdje. Kada je sve spremno, trebate kliknuti " Unaprijediti».
   
6. Pojavljuje se još jedan prozor postavki. Ovdje konfigurabilan izgled ispis i druge mogućnosti. Ovdje možete staviti pečat u sam dokument ili izraditi poseban za njega. Također se može prilagoditi individualnim potrebama.
   
7. Unaprijediti odabrani certifikat za potpis. Ako jest, tada će se prikazati pečat, ako nema certifikata, mora se instalirati. U kartici " Izgled» možete provjeriti kako će izgledati digitalni potpis.
   

Kao rezultat toga, pojavit će se prozor gdje je puna popis svih informacija. Ako je sve u redu, tada morate kliknuti " Završetak”, ako postoje nedosljednosti, morate se vratiti na željeni korak i ispraviti parametar. Nakon dovršetka procesa, dokument će imati pečat i bit će ga moguće promijeniti samo putem aplikacije uz odgovarajući pristup.

Kako staviti običan potpis

Osim korištenja posebna korisnost, možete koristiti osnovne alate koji se već nalaze u svim programima iz Microsoft Officea. Word ima mogućnost lijepljenja vlastoručni potpis ili poseban stupac za postavljanje pečata.

Stavljanje vlastoručnog potpisa

Prisutnost potpisa koji je napisan rukom uvijek izgleda čvrsto i službeno. Osim toga, takav simbol ima pravnu snagu, što znači da će takav dokument biti zaštićen i na zakonodavnoj razini. Potpisivanje Word dokumenta je jednostavno, ali za to morate slijediti sljedeća pravila:

Ostalo je umetnuti rukom nacrtanu sliku na pravo mjesto, a sada dokument ima pojedinačni potpis napisan rukom. Prilikom ispisa skenirana slika će izgledati vrlo prirodno, kao da je fotokopija originalnog ugovora, gdje je već bila pojedinačna oznaka.

Dodavanje teksta

Da biste imali drugi tekst na dokumentu, kao što su inicijali, pozicije, kontakt informacije i tako dalje, tada biste trebali koristiti alat " Ekspresni blokovi". I to se radi sljedećim redoslijedom:

Nakon toga će se na kartici Express Blocks pojaviti gotov dizajn koji se može umetnuti u željeni dokument.

Dodavanje retka za potpis

Prilikom sastavljanja dokumenta ponekad je potrebno napraviti mjesto za potpis kako bi se poštovala sva pravila za sastavljanje poslovnih dokumenata. Word ima poseban alat pomoću kojeg možete napraviti potrebnu liniju s karakterističnom oznakom za jasnoću. Da bi sve radilo kako treba potrebno je učiniti sljedeće:

Zatim morate pritisnuti " u redu” i odgovarajući red će se pojaviti na mjestu koje je označeno. Također se može konfigurirati i mijenjati podatke.