Predložak gantograma u excelu. Napravite gantogram u Excelu. Predlošci gantograma u Excelu

Microsoft Excel uređivač proračunskih tablica je odličan program, pogodan za izradu svih vrsta dijagrama. Ipak, vrijedi istaknuti jedan koji je odličan za prikaz vremenskih razdoblja, a zove se Gantogram. Njegova konstrukcija je nešto drugačija od ostalih, pa će ovaj članak detaljno opisati kako se Gantogram gradi u Excelu.

Pripremna faza

U početku, prije izgradnje gantograma u Excelu, morate pripremiti samu tablicu, jer mora imati pravilan izgled, inače ništa neće raditi. U njega moraju biti uključene privremene varijable, zbog čega će se članak graditi na primjeru rasporeda zaposlenika koji odlaze na godišnji odmor. Također je važno da stupac s imenima zaposlenika nije naslovljen, odnosno da mu je zaglavlje prazno. Ako tamo stavite ime, izbrišite ga.

Ako je vaša tablica stvorena po analogiji s onom prikazanom gore, tada će vam sve uspjeti, a mi vam možemo nastaviti govoriti kako je izgraditi u Excelu.

Faza #1: izrada naslaganog trakastog grafikona

Međutim, prije nego što izgradite gantogram u Excelu, morate stvoriti još jedan - trakasti grafikon. Da biste to učinili, slijedite ove korake:

Odaberite svoj stol. Da biste to učinili, pomaknite kursor u jedan od njegovih uglova i, držite lijevi gumb miša (LMB), povucite u drugi kut koji se nalazi dijagonalno.
Idite na karticu "Umetni".
Kliknite gumb "Traka" koji se nalazi u grupi alata "Grafikoni".
Na padajućem izborniku kliknite bilo koji naslagani grafikon. U ovom slučaju, to je "Volume Stacked Ruler".

Nakon što to učinite, odgovarajući dijagram pojavit će se na programskom listu. To znači da je prva faza završena.

Korak #2: Formatiranje grafikona

U ovoj fazi izrade gantograma, u Excelu je potrebno prvi red učiniti nevidljivim, koji je u našem slučaju označen plavom bojom, odnosno potrebno je da se na grafikonu nalazi samo razdoblje godišnjeg odmora, označeno crvenom bojom. . Da biste to učinili potrebno vam je:

LMB na bilo kojem plavom području.
Poziv kontekstni izbornik pritiskom na RMB.
U njemu odaberite stavku "Oblikovanje podataka".
Idite na kategoriju "Ispuni".
Odaberite "Bez ispune".
Pritisnite gumb "Zatvori".

Sada, kao što vidite, plave trake su nestale s dijagrama; naravno, bilo bi točnije reći da su postale nevidljive. U ovom trenutku druga faza je završena.

Korak #3: Promjena formata osi

Prikaz osi u ovaj trenutak ne odgovara ispravnom uzorku, pa ga treba promijeniti. Da biste to učinili, učinite sljedeće:

Kliknite LMB na imena zaposlenika da biste ih odabrali.
Pritisnite RMB.
U izborniku koji se pojavi kliknite na "Format Axis".
Pojavit će se prozor. U njemu morate ići na kategoriju "Parametri osi" (obično se otvara prema zadanim postavkama).
U kategoriji morate označiti okvir pored "Obrnuti redoslijed kategorija".
Pritisnite "Zatvori".

Sada je dijagram promijenio izgled - datumi su na vrhu, a imena naopako. Dakle, prvo, bit će lakše percipirati informacije, a drugo, bit će točne, da tako kažem, kako zahtijeva GOST.

Usput, u ovoj fazi bilo bi dobro ukloniti legendu u dijagramu, budući da u ovom slučaju nije potrebna. Da biste to učinili, prvo ga morate odabrati pritiskom na LMB, a zatim pritisnuti tipku DELETE. Ili ga možete izbrisati putem kontekstnog izbornika kojeg poziva RMB.

Treća faza instrukcija, Gantt, je završena, ali ovo je daleko od kraja, pa prelazimo izravno na sljedeći korak.

Faza br. 4: promjena razdoblja

Ako obratite pozornost na vremensko razdoblje u grafikonu, primijetit ćete da njegove vrijednosti prelaze svoje granice, što u najmanju ruku izgleda ružno. Sada ćemo popraviti ovu nijansu.

Prvo morate odabrati samo vremensko razdoblje. Zatim desnom tipkom miša kliknite na njega i odaberite poznatu stavku "Format osi" s izbornika. U prozoru koji se pojavi morate biti u kategoriji "Parametri osi". Postoje dvije vrijednosti "minimum" i "maksimum", ovo su one koje ćete morati promijeniti, ali prije nego što počnete, pomaknite prekidač u položaj "Fiksno". Nakon toga unesite duljinu vremena koja vam je potrebna. Usput, u ovom prozoru možete postaviti cijenu međupodjela ako je potrebno.

Nakon što su sve radnje dovršene, kliknite gumb "Zatvori".

Faza 5: unos imena

Ostaje posljednja, peta faza, koja će završiti konačno oblikovanje našeg gantograma u Excelu. U njemu ćemo postaviti naziv dijagrama. Prijeđimo na sam proces:

Idite na karticu "Izgled" koja se nalazi u grupi kartica "Rad s grafikonima". Imajte na umu da se ova grupa pojavljuje samo kada je grafikon odabran.
U kartici "Izgled" kliknite na gumb "Naziv grafikona" i odaberite "Iznad grafikona" s padajućeg popisa.
U polje koje se pojavljuje u dijagramu trebate izravno unijeti sam naziv. Preporučljivo je odabrati nešto što odgovara značenju.

Nadamo se da vam je naš primjer gantograma u Excelu pomogao jer je izrada sada dovršena. Naravno, možete nastaviti s formatiranjem dalje, ali to će već utjecati na, da tako kažem, kozmetički dio. Usput, ako se ne želite gnjaviti stvarati ga sami, možete pronaći hrpu predložaka gantograma u Excelu na internetu.

U aktivnoj fazi pokretanja projekta započinje još jedna faza - planiranje. Značajka procesa planiranja u projektnim aktivnostima je kontinuirana korekcija i ažuriranje planova do faze završetka. Gantogram, kao jedan od oblika prikaza kalendarskog rasporeda, instrumentalno omogućuje postizanje najkvalitetnije procjene sastava resursa i radnih odnosa. Time se smanjuje potreba za promjenama tijekom naknadne provedbe projektnih aktivnosti.

Metodološke osnove za rad s gantogramom

Plan rasporeda kako ga tumači PMI (PMBOK Guide) naziva se raspored projekta. Stvoren je u svrhu izračunavanja vremena glavnih projektnih operacija i određivanja punog trajanja projekta. U okviru kalendarskog plana sa svim zainteresiranim stranama dogovaraju se rokovi i odobravaju odgovarajući dokumenti. Raspored u lancu procesa planiranja projekta usko je povezan s hijerarhijska struktura rad, njegov proračun i matricu odgovornosti.

Dubina razrade kalendarskog plana ovisi o tome koliko brzo se pronađu resursi za dovršetak zadatka koji se rastavlja. To se prije svega odnosi na resurse odgovorne za rezultate zadataka u osobi zaposlenika tvrtke ili vanjskih sudionika. Drugo, u obzir se uzimaju i drugi resursi: financijski, materijalni i informacijski. Kako bi odredio razinu detalja, voditelj projekta trebao bi razumjeti da je u stanju kontrolirati napredak svih zadataka i radnji koje iz njih proizlaze. U isto vrijeme, pretjerani detalji su nepotrebni, pa čak i štetni.

Vrijeme, sadržaj i redoslijed rada određuju pravila i mogućnosti kontrole, koja se provodi zahvaljujući glavnom dokumentu koji koordinira tijek događaja - kalendarskom planu. Ovaj dokument je dokumentirana forma, nositelj projektnih zadataka dodijeljenih odgovornim resursima, jer sadrži iskaze rezultata, rokova i odgovornih resursa. Između ostalog, raspored je osiguran odobrenjem upravitelja. Postoje sljedeće vrste rasporeda projekta:

mrežni dijagram;
trakasti grafikon;
plan prekretnica;
tablični oblik prikaza rada;
linijski dijagram ili gantogram.

Pojednostavljeni model gantograma

Objavljeno gore kružni dijagram konstruiranje jednog od najčešćih oblika prikaza rasporeda poslova za projektni zadatak, koji se naziva „Gantogram“, točnije gantogram (po imenu autora). Chestorov inženjer, znanstvenik Henry Gantt (SAD, početak 20. stoljeća) razvio je vrstu trakaste karte, uključujući ljestvicu obavljenih zadataka i vremensku ljestvicu. Vremenski okviri projektnih zadataka koji se izvode međusobno su povezani, vizualno prikazani u obliku vitičastih strelica. U modelu su implementirane sve mogućnosti povezivanja.

Neovisno vrijeme početka.
Početak-završetak.
Start-start.
Kraj je kraj.
Kraj je početak.

Pokazalo se da ih je gantograme lako naučiti, jednostavno implementirati i da su postali rašireni u dizajnerskoj praksi. Gantogram je posebno popularan u građevinarstvu. Ideologija modela primjenjuje se u specijaliziranim kompjuterski program Microsoft Project, zahvaljujući kojem voditelj projekta može koristiti širok raspon postavki kalendarskog plana za lakši rad i operativnu kontrolu.

Razmatranje primjera konstruiranja dijagrama

Kako vješto izgraditi gantogram? Što je najvažnije uzeti u obzir? Kako bismo odgovorili na ova pitanja, pogledat ćemo primjer konstruiranja gantograma na temelju malog projekta uvođenja u proizvodnju proizvoda Neon. Projekt se planira izvesti na temelju specijalizirane opreme koju je kupila tvrtka, a koja zahtijeva instalaciju, razvijene vještine njezinog korištenja i održavanja. Očekuje se prilično ozbiljno marketinško istraživanje tržišnog potencijala proizvoda. U nastavku je izvadak iz projektnih aktivnosti.

Izvadak iz primjera opsega radova za projekt Neon

U biti, ovaj izvadak nije ništa drugo nego dio gantograma iz paketa MS Project. Proizvod vam omogućuje izradu grafikona u različitim prezentacijskim opcijama: gantogram, korištenje raspoloživih resursa, primjena zadataka. Naš primjer projekta unesenog u program prikazan je u nastavku u obliku slike sučelja podijeljene u dva dijela. Lijevo je sadržajni dio zadatka, a desno izravni linearni grafikon planiranog rada.

Primjer općeg prikaza sučelja gantograma u MP programu

Gantogram se sastoji od linija zadataka prikazanih u obliku plavih pravokutnika povezanih s kalendarom. Uz njih su prikazani odgovorni resursi i udio njihovih mjesečnih troškova rada za obavljanje poslova. Odnosi između poslova konstruiraju se pomoću strelica. Spojeni zadaci prikazani su na grafikonu kao sive vodoravne zagrade. Lijeva strana gantograma prikazuje zadatke, čiji je sastav glavnih parametara prikazan u tablici i uključuje sljedeće elemente.

Identifikator.
Naziv zadatka.
Trajanje.
Početni datum.
Datum isteka roka trajanja.
Odgovoran resurs.
Intenzitet rada.
Postotak dovršen.
Hijerarhijska razina.
Parametar prioriteta.
Vremenska rezerva za zadatak.
Identifikatori prethodnih operacija.
Vrsta veze između prethodnog i sadašnjeg rada.
Vremenski pomak trenutnog posla u odnosu na prethodni.

Konstrukcija odnosa zadataka ovisi o njihovoj vrsti. Primjer projekta koji se razmatra uključuje sve četiri vrste veza. Veza “5NO” znači da je kraj ovog zadatka vezan za početak “prethodnog” zadatka br. 5, koji je prema identifikacijskom broju u našem slučaju planiran za završetak kasnije od tekućeg zadatka. Veza "2OH+2" personificira uobičajenu verziju međuovisnosti sekvencijalno izvedenih operacija, kada je početak tekuće operacije za broj 4 povezan sa završetkom prethodne za broj 2 s odgodom od 2 dana.

Primjeri odnosa početak-kraj i kraj-početak na gantogramu

Veza “7NN+6” nam govori da događaj počinje sa zakašnjenjem od 6 dana u odnosu na početak prethodna operacija za broj 7. Međusobna povezanost zadataka “7OO” ukazuje na to ovaj posao mora biti dovršen točno u trenutku završetka prethodne operacije za br. 7. Primjer takvog odnosa prikazan je u sljedećem fragmentu grafikona u nastavku.

Primjeri odnosa početak-početak i kraj-kraj na gantogramu

Izrada kvalitetnog plana projekta korištenjem modernih i pristupačnih alata kao što je MS Project u praksi nije teška. Drugi problem je kako osigurati da Gantogram ostane ažuran tijekom cijelog projekta. Žurim reći da je u mojoj praksi to bilo izuzetno teško učiniti. Nemoguće je unaprijed uzeti u obzir sve nijanse, a održavanje rasporeda i njegovo stalno ažuriranje i ispravljanje jednostavno nije opravdano u smislu troškova rada. Stoga s obzirom ovaj tip prezentacija rasporeda je najprikladnija, preporučam da je koristite ne više od dva ili tri puta za prezentaciju kustosu i drugim utjecajnim sudionicima projekta u odlučujućim trenucima njegove sudbine.

gantogram- to su vrsta stupčastih dijagrama (trakasti grafikoni) koji služe za planiranje projekta, ilustriranje plana, rasporeda rada i sl. To je skup horizontalnih pruga orijentiranih duž vremenske osi.

Shvatimo korak po korak kako graditi Gantogram u Excelu.

Korak 1. Formiranje projektnog plana

Svaki projekt započinje izradom plana i određivanjem rokova za svaki zadatak. Stoga primjer plana projekta obično izgleda ovako:

Izrada plana projekta

Korak 2. Iscrtavanje podataka za gantogram

Međutim, s takvim Excel podaci ne može raditi, pa ćemo napraviti pomoćnu tablicu s modificiranim podacima (umjesto datuma završetka projekta, stavit ćemo trajanje, tj. broj dana potrebnih za provedbu ove faze projekta):

Napravite pomoćnu tablicu za grafikon

Korak 3: Napravite naslagani trakasti grafikon

Odaberite raspon podataka i izgradite naslagani stupčasti grafikon. Da biste to učinili, idite na traku s karticama Umetnuti -> Dijagram -> Vladao -> Slagano ravnalo:

Napravite naslagani trakasti grafikon

Korak 4: Uklanjanje nepotrebnih elemenata i oblikovanje svojstava grafikona

Trenutačni grafikon ima mnogo nepotrebnih elemenata koji ometaju percepciju podataka. Najprije morate sakriti red podataka "Start", učiniti ga nevidljivim - desnom tipkom miša kliknite red i odaberite Format serije podataka -> Ispunite -> Bez ispune:

Prema zadanim postavkama, podaci na okomitoj osi nalaze se u pogrešnom položaju - odozdo prema gore. Promijenite postavke obrnutim redoslijedom - desnom tipkom miša kliknite okomitu os i odaberite Format osi -> Parametri osi -> Obrnuti redoslijed kategorija:

Također uklanjamo druge nepotrebne elemente i oblikujemo svojstva:

Legenda— legendu brišemo kao nepotrebnu;
Vodoravna datumska os— Excel automatski određuje minimalne i maksimalne granice, tako da ručno upisujemo planirani datum početka i završetka projekta ( Format osi -> Parametri osi -> Maksimalne i minimalne vrijednosti) i odaberite skalu podjele (na primjer, 1 dan, 7 dana itd.);
Naslov grafikona— dodajte naziv projekta ili plana.

Konačna verzija izrade gantograma u Excelu:

Sažetak

Korak po korak plan za izradu dijagrama:

Formiranje projektnog plana;
Izrada podataka za gantogram;
Napravite naslagani trakasti grafikon;
Uklanjanje nepotrebnih elemenata i oblikovanje svojstava grafikona.

gantogram je horizontalni trakasti dijagram koji se često koristi u aplikacijama za upravljanje projektima. Iako Excel zapravo ne podržava takve grafikone, stvaranje jednostavnih gantograma prilično je jednostavno. Glavna stvar je ispravno konfigurirati podatke.

Na sl. Slika 137.1 prikazuje gantogram kreiran iz podataka u rasponu A2:C13. Na grafikonu vodoravna os predstavlja ukupno vremensko razdoblje za projekt, a svaki pravokutnik predstavlja projektni zadatak. Osoba koja gleda takav grafikon moći će odmah vidjeti trajanje svakog zadatka i identificirati paralelne zadatke.

Stupac A sadrži naziv zadatka, stupac B odgovarajući datum početka, a stupac C trajanje zadatka u danima. Primijetite da u ćeliji A1 nema opisne oznake. Ostavljanjem ove ćelije praznom osiguravate da Excel ne koristi stupce A i B kao kategorije osi.

Slijedite ove korake za izradu takvog grafikona.

Odaberite raspon A1:C13, pokrenite naredbu Umetni grafikone Histogram Sve vrste grafikona i odaberite vrstu Slagano ravnalo. Pritisnite gumb u redu.
Uklonite legendu.
Odaberite okomitu os i kliknite Ctrl+1 da biste otvorili dijaloški okvir Format osi.
U dijaloškom okviru Format osi idi na odjeljak Parametri osi i odaberite potvrdni okvir Obrnuti redoslijed kategorija za prikaz zadataka redom, počevši od vrha. Postavite prekidač Vodoravna os se siječe na poziciju u maksimalnoj kategoriji za prikaz datuma na dnu. Nakon dovršetka ovih koraka kliknite gumb Zatvoriti.
Odaberite niz podataka i otvorite dijaloški okvir Format serije podataka.
U ovom prozoru idite na odjeljak Ispunite Bez ispune, zatim idite na odjeljak Boja obruba i postavite prekidač u položaj Nema linija. Nakon dovršetka ovih koraka kliknite gumb Zatvoriti. Ovi koraci učinkovito skrivaju nizove podataka.
Odaberite stavku Vodoravna os (vrijednost) i pozvati dijaloški okvir Format osi.
U prozoru Format osi prilagodite parametre minimalne i maksimalne vrijednosti kako biste odabrali vrstu datuma koje želite prikazati na osi. U ovom primjeru, minimalna vrijednost je 5/3/2010, a maksimalna je 7/21/2010.
Molimo unesite vrijednost 7 u polju Glavni za prikaz intervala od jednog tjedna i korištenje odjeljka Broj za određivanje formata podataka za oznake osi.
Po želji primijenite druge mogućnosti oblikovanja.

Možete upotrijebiti našu datoteku primjera gantograma online, koja se nalazi u Office Web Apps koristeći Skydrive, i unijeti svoje podatke (promjene neće biti spremljene) ili je preuzeti na svoje računalo klikom na ikonu Excel u donjem desnom kutu.

Izgradimo grafikon koji podsjeća na Ganttov dijagram.

Gantogram u MS EXCEL-u često se koristi u upravljanju projektima. Ovaj grafikon može prikazati:

popis radova/zadataka projekta;
planirano trajanje rada;
veze između djela;
postotak završetka.

Kreirajmo najprije jednostavan gantogram koji prikazuje samo trajanje rada: bez veza i % dovršenih (pogledajte datoteku primjera):

Pretpostavimo da morate planirati proces kupnje nekoliko komada opreme. Za ovo ćemo koristiti gantogram. Početna tablica sadrži popis opreme, datum početka rada i trajanje rada.

Za izradu dijagrama morate učiniti sljedeće:

odaberite bilo koju ćeliju u izvornoj tablici;
putem izbornika Umetni/ Grafikoni/ Histogrami/ Sve vrste grafikona… izraditi dijagram Obložena akumulacijom;

označite dijagram. Putem izbornika Rad s grafikonima/ dizajnerom/ podacima/ odabirom podataka dodajte redak "Start" i učinite ga prvim;

putem izbornika Dizajner/Podaci/Odaberi podatke promijenite oznake na vodoravnoj osi (na dijagramu Slagano ravnalo vodoravna os je okomita) za prikaz naziva dijelova opreme;

Kao rezultat toga, dobivamo sljedeći dijagram.

Plavi dio trakastog grafikona predstavlja trajanje posla, a crveni dio pomiče početak posla prema stupcu Početak izvorne tablice.

Poduzmimo posljednje korake.

Odaberite grafikon. Putem izbornika Rad s grafikonima/Izgledom/Osi/Primarnom okomitom osi/Zdesna nalijevo postavite redoslijed sortiranja za nazive jedinica opreme u dijagramu kao u izvornoj tablici.
Odaberite crveni dio histograma i promijenite ispunu iz crvene u čistu (bez ispune).

Uz malo mašte možete postići željeni rezultat.

Testiranje

U tablici izvora, za opremu Vage Promijenimo datum početka rada (pomaknimo ga udesno za mjesec dana) i produžimo trajanje rada za 15 dana.

Kao što se može vidjeti na slici, dijagram je odražavao promjene napravljene na izvornoj tablici.

Uz svu svoju jasnoću, konstruirani dijagram ima niz nedostatke:

početak rada je strogo fiksiran;
nemoguće je prikazati postotak obavljenog posla;
radovi nisu povezani.

Članak rješava problem izrade naprednije verzije gantograma.

Bilješka: Gantogram se može napraviti sa ili bez upotrebe standardnih EXCEL dijagrama. Primjer takve konstrukcije dan je na Microsoftovoj web stranici u odjeljku s predlošcima. Ali čini mi se da je ovaj pristup dosta radno intenzivan i, štoviše, ima niz nedostataka: postotak dovršenog posla postavljen je samo približno (ovisno o broju korištenih stupaca), predložak nema konfigurirane veze između poslova (iako se to može učiniti), teško je kreirati potpise radnim segmentima na dijagramu (ako je potrebno). Iako dijagram nije bez snage: predložak izgleda profesionalno, možete prilagoditi neplanirani rad, možete prilagoditi dotično razdoblje ( vertikalna linija, prikazujući navedeni vremenski interval).