Stvorite izvor podataka za cirkularno pismo u Wordu. Spajanje Microsoft Word dokumenata Veza s izvorom podataka pada tijekom spajanja

Sada trebate stvoriti izvor podataka za spajanje (adrese i prezimena primatelja e-pošte).

1. U odjeljku Odabir primatelja prozor Spajanje okno zadataka, odaberite Izrada popisa(Slika 8.6).

Riža. 8.6. Prozor Odabir primatelja gospodari Spajanje

2. Kliknite naredbu Stvoriti U poglavlju Izrada popisa. Otvorit će se dijaloški okvir prikazan na sl. 8.7.

Izvor podataka spajanja je baza podataka koja se sastoji od zapisa, na temelju svakog od kojih će se generirati određena kopija pisma korištenjem glavnog dokumenta. Svi zapisi imaju ista podatkovna polja.

Neka od najčešćih polja unaprijed su navedena u prozoru za stvaranje izvora podataka. Možete ukloniti nepotrebna polja iz baze podataka i dodati vlastita.

Riža. 8.7. Stvaranje izvora podataka

Ostale stavke odjeljka Odabir primatelja omogućuju vam da kao izvor podataka odaberete postojeću bazu podataka, prethodno stvorenu u Wordu ili u aplikaciji kao što je Access, ili adresar.

Bilješka Prisutnost dodatnih polja u izvoru podataka ni na koji način ne utječe na rezultat spajanja, ali usporava program.

3. Pritisnite gumb postavke. Otvorit će se dijaloški okvir prikazan na sl. 8.8.

4. Označite stavku Apel.

5. Pritisnite gumb Izbrisati obrišite označeno polje.

Riža. 8.8. Postavljanje polja izvora podataka

Riža. 8.9. Dijaloški prozor Spoji primatelje

6. Ponavljajući korake 4 i 5, uklonite sva polja osim polja Naziv. Prezime, Organizacija, adresa 1 I Indeks.

7. Pritisnite gumb u redu.

8. Pritisnite gumb Zatvoriti dijaloški prozori.

9. U dijaloški okvir za spremanje dokumenta koji se otvori unesite naziv Gosti i kliknite na gumb Uštedjeti. Slika prikazana na sl. 8.9 dijaloški okvir Spoji primatelje, koji trenutno nema unosa.

10. Sigurno ćete kad-tad morati unijeti podatke u izvor podataka. Pritisnite gumb Promijeniti... učiniti to sada. Otvara se obrazac za unos podataka. Dodajmo neke unose. Kasnije će spajanje generirati točno onoliko kopija glavnog dokumenta koliko ima zapisa u izvoru podataka.

11. Ispunite polja obrasca.

12. Za dodavanje još jednog unosa kliknite gumb Napravite unos.

13. Unesite još nekoliko unosa, prenoseći na njih informacije prikazane u tablici. 8.1.

TABLICA 8.1. Spoji izvor podataka

14. Kliknite na gumb Zatvoriti za spremanje baze podataka, a zatim na gumb u redu prozor Primatelji.

Bilješka Za promjenu informacija o izvoru podataka kliknite na alatnoj traci Spajanje na gumbu Primatelji, a zatim u dijaloškom prozoru koji se otvori - na gumb Promijeniti. Otvorit će se obrazac izvora podataka. Za kretanje kroz izvorne zapise koristite gumbe Prvi, leđa, Naprijed, Posljednji na dnu obrasca.

Riža. 8.10. Alatna traka Spajanje

Nedavno sam vidio divlju sliku u jednoj organizaciji :)

Tvrtka se selila u novu zgradu - iz Moskovske regije u Moskvu. Riječ je, sukladno tome, o promjeni bitnih uvjeta ugovora o radu za sve zaposlenike. Prema proceduri, zaposlenici moraju biti obaviješteni uz potpis o skoroj selidbi, a zatim se sa svima moraju sklopiti dopunski ugovori o radu. Organizacija zapošljava oko 1,5 tisuća ljudi, odjel za ljudske resurse mora hitno pripremiti dokumente.

Što je slijedeće?
Voditelj kadrovske službe upućuje zahtjev odjelu informacijske tehnologije o poboljšanju kadrovskog sustava: potrebno je stvoriti tiskani obrasci- obavijest i dodatni dogovor. Iz IT-a odgovaraju da će takvo poboljšanje stajati toliko tisuća eura, a troškovi nisu uključeni u proračun, a između ostalog realizacija je moguća najranije za dva mjeseca.

Upućujući psovke informatičkom odjelu, kadrovici vikendom odlaze na posao, a doma ostavljaju malu djecu. Besmrtni radni podvig: U dva dana izrađeno 3000 dokumenata! Ime i podaci o putovnici svakog zaposlenika ručno su dodani u predložak, i tako 3000 puta!

Hoće li si moći oprostiti što su tako osrednje gubili vrijeme kada saznaju da koriste Spajanje mailova predložak u Wordu s Excel tablicom s osobnim podacima, to bi se moglo napraviti za dvadesetak minuta :)

KORAK 1. Napravite predložak dokumenta u Wordu.

Podaci koji će se mijenjati označeni su crvenom bojom: prezime, ime, patronim, broj, datum ugovora o radu, radno mjesto, odjel i završeci riječi poštovan i primljen ovisno o spolu.

KORAK 2. Kreirajte izvor podataka u Excelu.

Nakon što postavimo Spajanje, program će zamijeniti podatke iz izvora u predlošku. Svaki red je zaseban dokument.

KORAK 3. Vratite se na predložak dokumenta koji smo izradili u Wordu. Moramo raditi s karticom "Mailouts", pažljivo je proučiti.

Pritisnite gumb "Odaberi primatelje", odaberite opciju "Koristi postojeći popis" i otvorite izvor podataka ( Excel datoteka s podacima o zaposlenicima).

U sljedećem prozoru odaberite list datoteke koji sadrži potrebne podatke.

KORAK 4. Postavite pokazivač na mjesto u tekstu predloška gdje želite umetnuti podatke iz izvora, kliknite gumb "Umetni polje spajanja" i odaberite željeno polje.

Ovako izgleda moj predložak nakon što su umetnuta sva polja za spajanje:

KORAK 5. Napravite Pravila koja mijenjaju završetke riječi “dragi” i “primljen” ovisno o spolu zaposlenika.

Postavite kursor nakon kraja riječi. Pritisnite gumb "Pravila" i na padajućem popisu odaberite "IF...THEN...ELSE".

Zapisujemo pravilo: ako je spol ženski - onda..., inače...

KORAK 6. Formatirajte datume.

Ako ste prije koristili Mailings (Merge), vjerojatno ste se susreli s činjenicom da datumi preneseni iz Excela izgledaju potpuno drugačije u Wordu. Na primjer, umjesto 06/19/2012 najvjerojatnije ćete vidjeti 6/19/2012; ovaj rezultat vam vjerojatno neće odgovarati.

Jesti različiti putevi Da bismo riješili ovaj problem, upotrijebimo najjednostavniji i najprikladniji.

Pritisnimo kombinaciju tipki Alt+F9, sada možemo vidjeti kodove polja za spajanje.

Unutar koda polja Datum_ugovora prije završnog vitičasta zagrada stavite obrnutu kosu crtu nakon koje slijedi ključ za oblikovanje:
( MERGEFIELD "Datum_ugovora" \@ "DD.MM.GGGG" }
@ - oznaka datuma, "DD.MM.GGGG" - ključ formata datuma obrasca 19.06.2012 .
Možete koristiti bilo koji drugi format. Na primjer, tako da datum izgleda 19. lipnja 2012, koristite ključ \@ "DD MMMM GGGG".

Za izlazak iz moda za uređivanje koda ponovno pritisnite Alt+F9.

KORAK 7. Pritisnite gumb “View Results” kako biste provjerili što se dogodilo.

KORAK 8. Uređivanje popisa zaposlenika.

Klikom na gumb "Uredi popis primatelja" možete isključiti pojedinačne unose s popisa, provjeriti duplikate, postaviti sortiranje ili filtre.

Trebali biste obratiti posebnu pozornost na sortiranje kako ne biste morali gubiti vrijeme na sortiranje dokumenata nakon što su ispisani. Najprikladnije je sortirati prema imenima zaposlenika ili nazivima odjela.

KORAK 8. Dovršite spajanje.

Pritisnite gumb "Pronađi i spoji". Ako odaberete opciju Print Documents, dokumenti će biti poslani izravno na pisač. Ako trebate pregledati dokumente i unijeti izmjene prije ispisa, odaberite "Uređivanje pojedinačnih dokumenata".

Odvojena Word datoteka s rezultatima spajanja.

Spreman! Uživajte u ušteđenom vremenu!

AŽURIRANJE kao odgovor na komentar alexey_lao :
Pomoću jednostavne makronaredbe svaki dokument možete spremiti kao zasebnu datoteku.

Naš predložak spremamo kao datoteku s ekstenzijom .docm (Word datoteka s podrškom za makronaredbe).

Pritisnite kombinaciju tipki Alt+F8 (pozivate Macro prozor).

U prozoru koji se otvori postavite "Naziv" makronaredbe (na primjer, SaveFiles) i odaberite našu datoteku s predloškom na padajućem popisu "Makronaredbe iz" (radije stvaram makronaredbe izravno u datoteci tako da raditi čak i kada je datoteka otvorena na drugom računalu). Pritisnite gumb "Stvori".

Na mjestu gdje kursor treperi upišite makro kod:

Dim DocNum kao cijeli broj
Za DocNum = 1 To ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
Uz ActiveDocument.MailMerge
.Odredište = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = True
Uz .DataSource
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
Završi sa
.Izvrši Pauza:=Netočno
Završi sa
Uz ActiveDocument
.SaveAs FileName:="C://Test/" & DocNum, FileFormat:=wdFormatXMLDocument
.Zatvoriti
Završi sa

Umjesto C://Test/ unesite adresu mape u koju želite spremiti dokumente.
Zatvaramo Visial Basic editor prozor i vraćamo se na naš dokument s predloškom.

Ponovno pritisnite Alt+F8, odaberite makronaredbu SaveFiles na popisu i kliknite gumb "Pokreni".

Dok računalo izrađuje i sprema svaki dokument redom, možete popiti šalicu kave i kolačić. Ili idi kući spavati ako ima više od par stotina dokumenata :)

______________

Ovdje možete preuzeti datoteke s primjerima:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Eksperiment!

Sada ćemo pogledati primjer implementacije kako možete izvesti Word spajanje podataka s podacima Microsoft SQL poslužitelj pri čemu ovaj proces bit će automatizirana pomoću sredstava VBA pristup 2003 .

Mnogi ljudi vjerojatno već znaju kako spojiti Word dokumente, na primjer, s izvorom Excel podaci ili s istim SQL poslužiteljem, ali ne znaju svi kako automatizirati ovaj proces ili ga implementirati u neki program.

Jednog sam se dana suočio sa zadatkom automatiziranja spajanja određenog Word predloška s podacima koji se nalaze na SQL poslužitelju, a sve je to trebalo implementirati u program razvijen u Accessu 2003 (ADP projekt). I danas ću pokazati primjer rješavanja ovog problema.

Početni podaci

I prvo, pogledajmo početne podatke, tj. što imamo.

Dakle, kao klijent, kao što sam već rekao, imat ćemo ADP projekt Access 2003. Izvor podataka za primjer bit će SQL Server 2012 Express. Instaliran na računalu Microsoft Office 2013 (i Access 2003).

Kreirajmo testnu tablicu na poslužitelju i ispunimo je podacima ( vrijedi u bazi podataka Test). Da biste to učinili, možete pokrenuti sljedeću SQL naredbu.

CREATE TABLE dbo.TestTable(ID INT IDENTITY(1,1) NOT NULL, ProductName VARCHAR(50) NOT NULL, Price MONEY NULL, CONSTRAINT PRIMARY KEY CLUSTERED (ID ASC)) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Računalo", 500) GO UMETNI U dbo.TestTable(ProductName, Price) VRIJEDNOSTI ("Monitor", 400) GO UMETNI U dbo.TestTable(ProductName, Cijena) VRIJEDNOSTI ("Phone", 200) GO UMETNI U dbo. TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Tablet", 300) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Printer", 250) GO SELECT * FROM TestTable

Stvorite datoteku veze s izvorom podataka MS SQL Servera

Kreirajmo sada datoteku veze (ODC) s našim izvorom podataka. Ova datoteka će djelovati kao neka vrsta " predložak datoteke veze", budući da naknadno možemo i hoćemo redefinirati i bazu i sam SQL upit.

Za stvaranje datoteke veze za SQL poslužitelj otvorimo Word i na standardan način stvarajmo ovu datoteku, tj. koristeći funkcionalnost " Bilteni». ( Inače, već smo pogledali primjer kreiranja veze na SQL poslužitelj iz Excela u materijalu - Excel - Povezivanje i primanje podataka sa SQL poslužitelja).

Zatim u prozoru za odabir izvora podataka kliknite gumb “ Stvoriti».

Zatim unesite adresu poslužitelja i kliknite " Unaprijediti».

Zatim odabiremo bazu podataka i tablicu za povezivanje, podsjetit ću vas još jednom, ovo je samo predložak, nadjačat ćemo sve ove parametre, kliknite " Unaprijediti».

I na kraju, unesemo jasno ime za datoteku veze, a također je možemo odmah spremiti u direktorij koji nam je potreban klikom na " Pregled", prema zadanim postavkama sprema se u « C:\Korisnici\Korisničko ime\Dokumenti\Moji izvori podataka." kliknite " Spreman».

To je to, datoteka je kreirana, možemo zatvoriti Word bez spremanja.

Stvaranje predloška za spajanje riječi

Sada pripremimo Word predložak, tj. ovo je dokument u koji ćemo zamijeniti podatke iz baze SQL podaci poslužitelj.

Sve pripreme svode se na to da trebamo umetnuti polja spajanja tamo gdje nam trebaju. To se radi na sljedeći način. Kartica " Umetni -> Ekspresni blokovi -> Polje».

Tražim polje MERGEFIELD i unesite naziv polja koje će odgovarati polju u izvoru podataka ( u mom slučaju to je ProductName i Price). kliknite " u redu».

Budući da imam ovaj testni predložak, u njemu praktički neće biti teksta, a prikazat ću samo dva polja, najvjerojatnije ćete imati puno teksta i mnogo polja za spajanje.

VBA Access 2003 kod za spajanje Word dokumenta s MS SQL Server izvorom podataka

Ostaje samo napisati VBA kod koji će izvršiti spajanje. Na primjer, dodajmo gumb StartMerge i polje Cijena u obrazac za filtriranje podataka. Zatim u uredniku Visual Basic napišimo proceduru za spajanje, recimo s imenom MergeWord, iu rukovatelju događajima gumba StartMerge ( pritisak gumba) umetnite kod za pozivanje ove procedure. Cijeli kod će izgledati ovako ( Ja sam to komentirao). Odmah da pojasnim da Word predložak i ODC datoteku imam u direktoriju D:\Test\.

"Procedura za pokretanje spajanja Private Sub MergeWord(TemplateWord As String, QuerySQL As String) "Prvi parametar - Put do predloška Worda "Drugi parametar - String upita baze podataka On Error GoTo Err1 Dim ConnectString As String, PathOdc As String Dim WordApp As Object Dim WordDoc As Object "predložak ODC datoteke za podatkovnu vezu PathOdc = "D:\Test\TestSourceData.odc" If TemplateWord<>"" Zatim "Stvorite Word dokument Postavite WordDoc = CreateObject("Word.document") Postavite WordDoc = GetObject(TemplateWord) Postavite WordApp = WordDoc.Parent "Stvorite vezu s izvorom podataka (MS SQL Server) "Uzimamo neke podatke iz trenutnog projekta ADP veze ConnectString="Provider=SQLOLEDB.1; " & _ "Integrirana sigurnost=SSPI;" & _ "Persist Security Info=True; " & _ "Početni katalog=" & CurrentProject.Connection.Properties("Početni katalog") & "; " & _ "Izvor podataka=" & CurrentProject.Connection.Properties("Izvor podataka") & "; " & _ "Upotrijebi postupak za Prepare=1;" & _ "Auto Translate=True;" & _ "Packet Size=4096;" & _ "Use Encryption for Data=False;" "Postavi izvor podataka WordDoc.MailMerge. OpenDataSource NAME:=PathOdc, _ Connection:=ConnectString, _ SQLStatement:=QuerySQL "Učini Word vidljivim WordApp.Visible = True WordApp.Activate "Počnite spajati s WordDoc.MailMerge .Destination = wdSendToNewDocument .SuppressBlankLines = True .Execute Pause:=False Završi sa "Zatvori predložak bez spremanja WordDoc.close (wddonotsavechanges) Postavi WordDoc = Ništa Postavi WordApp = Ništa drugo MsgBox "Nije naveden predložak za spajanje", vbCritical, "Pogreška" Kraj Ako Ex1: Izlaz Sub Err1: MsgBox Err.Description WordDoc.close (wddonotsavechanges) WordApp.Quit Postavi WordDoc = Ništa Postavi WordApp = Ništa Nastavi Ex1 End Sub Private Sub StartMerge_Click() Dim Filter As String Filter = "" "Condition If Nz(Me.Price, "")<>"" Zatim Filter = "WHERE Cijena >= " & Me.Price End If "Pozovi postupak spajanja Call MergeWord("D:\Test\Template.docx", "SELECT * FROM ""TestTable"" " & Filter & " " ) End Sub

Rad spremamo i provjeravamo.

Nakon klika na gumb (StartMerge) pokrenut će se Word u kojem su svi podaci već popunjeni i bit će onoliko dokumenata koliko ima redaka u izvoru.

Kao što vidite, sve radi. To je sve za mene, nadam se da je materijal bio koristan. Pozdrav!

Iz članka u prošlom broju naučili smo da vam metoda spajanja omogućuje stvaranje izvora podataka pomoću Worda. U ovom ćemo članku pogledati kako se informacije o izvoru podataka mogu dobiti iz Excel tablice.

Izvor podataka može se koristiti u verzijama Worda 2000/2002/2003/2007, ali je proces izrade isti za sve verzije Worda. Dakle, opišimo algoritam za stvaranje izvora podataka:

1. Otvorite Excel.
2. U tablici koja se pojavi, u ćeliju A1 unesite naziv prvog polja (npr. zemlja), u B1 – sekunda (npr. indeks) itd. (Sl. 1).

Riža. 1. Tablica podataka

Pomoću tabliceRiječ 2000/2002

1. Otvorite ili stvorite glavni dokument u programu Word.
2. Spajanje dugme ( Dijaloški okvir spajanja).
3. Spajanje u drugom koraku odaberite gumb Dobiti podaci, i sa liste - Otvoreni izvor podataka(slika 2).

Riža. 2. Padajući popis Otvoreni izvor podataka

1. U novom dijaloškom okviru Otvaranje izvora podataka s padajućeg popisa Vrsta datoteke Izaberi knjigeMSExcel.
2. Otvorite odabranu datoteku klikom na gumb Otvoren.
3. U dijaloškom okviru koji se pojavi MicrosoftExcel(Sl. 3) odredite raspon ili naziv.

Riža. 3. Prozor MicrosoftExcel

Dobivena datoteka Excel postao je takoreći "vezan" kao izvor podataka, tako da sada možete umetnuti polja za spajanje u glavni dokument, a također spojiti izvor podataka s glavnim dokumentom kao što je objašnjeno u prethodnom članku.

Pravilo za odabir zapisa za uključivanje u proces spajanja s glavnim dokumentom

Zapisi koji zadovoljavaju određene navedene kriterije mogu se uključiti u proces spajanja. Veze se koriste za odabir zapisa ILI, I.

Za postavljanje kriterija odabira:

1. Otvorite glavni dokument.
2. Odaberite s alatne trake Spajanje dugme ( Dijaloški okvir spajanja).
3. U dijaloškom okviru Spajanje u trećem koraku odaberite gumb Izbor zapisa.

Kao rezultat, pojavit će se dijaloški okvir Odabir zapisa.

1. U kartici Odabir zapisa dijaloški okvir Odabir zapisa u stupcu Polje Iz padajućeg popisa odaberite naziv polja na čiju vrijednost će se primijeniti uvjet.
2. U stupcu Operater odabir operacije usporedbe.
3. U stupcu Značenje Unesite vrijednost s kojom želite usporediti.
4. Nakon postavljanja svih kriterija zatvorite prozor Odabir zapisa pritiskom na tipku u redu(Sl. 4) .

Riža. 4. Prozor Odabir zapisa

1. U dijaloškom okviru Spajanje kliknite gumb Sjediniti ili na alatnoj traci Spajanje pritisni gumb ( Spajanje u novi dokument).

Pomoću tabliceExcel kao izvor podataka uWord 2003

1. Na jelovniku Servis odaberite tim Pisma i pošiljke, a zatim naredbu Spajanje.
2. U oknu zadataka koje se otvori Spajanje, pomoću gumba Unaprijediti, idite na treću fazu čarobnjaka Odabir primatelja, zatim kliknite na naredbu
3. Pronađite potrebnu datoteku Excel proračunske tablice i otvorite je dvostrukim klikom na nju.
4. Potvrdite da prvi redak podataka sadrži zaglavlja stupaca (ovo su polja za spajanje) (Slika 5).

Riža. 5. Prozor Odaberite tablicu

Bilješka. U prozoru Spoji primatelje možete uređivati ​​unose.

1. Prijelazeći na četvrti korak, odaberite naredbu
2. U dijaloškom okviru koji se pojavi Dodajte polje za spajanje(Sl. 6) odaberite polje s popisa, prethodno postavite kursor miša na mjesto u glavnom dokumentu gdje bi se trebalo nalaziti polje za spajanje.

Riža. 6. Dijaloški okvir Dodajte polje za spajanje

Počiniti oko Odabir zapisa za uključivanje u proces spajanja s glavnim dokumentom u Wordu 2003 je neophodan, prijelazeći na treću fazu, odaberite naredbu i u dijaloškom okviru Spoji primatelje(Sl. 7) poništite R kućicu za unos na koji se ne bi trebao slati tekst glavnog dokumenta.

Riža. 7. Dijaloški okvir Spoji primatelje

Pomoću tabliceExcel kao izvor podataka uWord 2007

1. Na kartici Newsletter u grupi Spajanje odaberite tim Odaberite primatelje.
2. Odaberite (slika 8), pronađite potrebna datoteka u dijaloškom okviru Odabir izvora podataka i otvori ga.

Riža. 8. Odabir tima Koristite postojeći popis

Bilješka. Nakon odabira datoteke, naredbe kartice će postati aktivne

1. Kliknite na Promjena popisa polja kada se lista mijenja.
2. Kliknite na Umetnite polje za spajanje i odaberite polje s popisa, prethodno postavite pokazivač miša na mjesto u glavnom dokumentu gdje bi se trebalo nalaziti polje za spajanje.

Odabir zapisa za uključivanje u proces spajanja pošte u programu Word 2007

1. U kartici Bilteni u grupi Započni spajanje Pritisnite Odaberite primatelje i odaberite s padajućeg popisa izbornika Koristite postojeći popis.
2. Pronađite potrebnu datoteku Excel proračunske tablice i otvorite je dvostrukim klikom na nju.
3. Potvrdite da prvi redak podataka sadrži zaglavlja stupaca (ovo su polja za spajanje).
4. U kartici Bilteni u grupi Započni spajanje Izaberi Promijenite popis primatelja.

5. U dijaloškom okviru Spoji primatelje (Slika 9), poništite okvir R za unos na koji ne želite slati tekst glavnog dokumenta.

Riža. 9. Prozor Spoji primatelje

Ključne prednosti korištenja Excela kao izvora podataka za proces spajanja

1. Ušteda vremena, jer nema potrebe ponavljati isti posao.

2. Automatizacija tijeka rada stvaranjem više kopija predloška dokumenta s različitim detaljima.

3. Pogodnost i jednostavnost obavljanja posla, koji se sastoji od samo tri faze: stvaranje glavnog dokumenta, stvaranje izvora podataka i njihovo izravno spajanje.

G.A. Serova, prof. RSUH

Podatke iz proračunske tablice često je potrebno koristiti pri izradi raznih dokumenata: izvješća, pisama, ugovora itd. U ovom slučaju zgodno je koristiti spajanje podataka MS Excel i MS Word.

Postupak pripajanja sastoji se od nekoliko faza.

1. faza. Priprema podataka proračunske tablice

Tablica koja se spaja mora ispunjavati određene zahtjeve:

• U tablici ne bi trebalo biti spojenih ćelija. Točnije bi bilo reći ovo: AKO u tablici postoje spojene ćelije, tada morate biti spremni na činjenicu da će tijekom izvoza spajanje biti poništeno, i sukladno tome, formirat će se dodatni prazni redovi i/ili stupci, što može poremetiti strukturu stola. Općenito, spojene ćelije su zle :)
• svi stupci moraju imati jedinstvena imena koja će se koristiti prilikom spajanja. Ako tablici nedostaje prvi red s nazivima stupaca, tada će biti zamijenjen prvim redom podataka, što znači da neće sudjelovati u distribuciji.

Kao primjer, uzmimo tablicu s popisom klijenata fitness kluba Excellent.

Faza 2. Priprema predloška Word dokument

U ovoj fazi u uređivač teksta Word, generira se dokument u koji će podaci proračunske tablice biti ugrađeni u budućnosti. Tekst ovog dokumenta dio je zajednički za sve pošiljke.

Pretpostavimo da planiramo poslati obavijest svim kupcima čija klupska kartica ističe sljedeći mjesec.

Tekst pisma će biti isti osim adrese, broja klupske kartice i datuma isteka. Ovi će podaci biti uvezeni iz Excel proračunske tablice (označeno plavom bojom)

Tako se u ovoj fazi ispisuje tekst zajednički svim slovima u Word dokumentu.

Za praktičnije daljnji rad Prilikom spajanja preporuča se postaviti parametar Sjenčanje polja na poziciju Stalno za razlikovanje umetnutih polja spajanja od običnog teksta. Ako je ova opcija uključena, polja se prikazuju na siva pozadina. Naravno, ova pozadina nije ispisana.

Faza 3. MS Word Čarobnjak za spajanje na djelu

Otvorite datoteku slova u MS Wordu.

Najlakši način za spajanje podataka je slijediti čarobnjak za spajanje. U verzijama nakon Worda 2003 Pokreće se čarobnjak za spajanjepreko gumbaZapočni spajanje na kartici Bilteni

U verzijama prije Word2007 trebali biste izvršiti naredbu izbornikaUsluga - Pisma i pošiljke - Spajanje.Osim toga, za praktičniji rad verzije prije Word2007 možete prikazati alatnu traku za cirkularna pisma

Još jednom napominjemo da formular pisma sadrži samo tekst koji je zajednički svim pismima, tako žalba izgleda Poštujemo vas!, a nedostaje broj kartice i datum.

Čarobnjak za spajanje radi u 6 koraka.

Korak 1: odaberite vrstu dokumenta koji želite poslati, u našem slučaju to jest pisma
	Korak 2: odaberite dokument na temelju kojeg će se kreirati mailing, to može biti otvoreni tekući dokument, predložak ili postojeći dokument. Prilikom odabira opcije Uzorak ili Postojeći dokument postaje moguće odrediti željenu datoteku u Exploreru. Mi biramo Trenutni dokument
Korak 3: odaberite primatelje. U našem slučaju, izvor podataka će biti Excel tablica, pa označite opciju Korištenje popisa. Zatim pomoću gumba Pregled... odaberite željenu datoteku u Exploreru
		Nakon odabira datoteke otvara se dijaloški okvir s odabranom tablicom. Ako su nam potrebni svi zapisi, odmah kliknite OK. Ako je potrebno, možete sortirati popis, filtrirati potrebne zapise ili ih pronaći pomoću odgovarajućih naredbi. Mogućnosti filtriranja i pretraživanja ovdje su, naravno, znatno slabije nego u Excelu, ali možete napraviti jednostavan odabir na temelju tekstualnih ili numeričkih vrijednosti. Osim toga, moguće je ručno odabrati objave za distribuciju pomoću potvrdnih okvira :) U našem slučaju, moramo postaviti filtar po polju Newsletter po vrijednosti "da" (vrijednost "da" se pojavljuje u tablici ako klupska kartica ističe sljedeći mjesec). Filtar se može postaviti klikom na naziv polja i odabirom “da” ili pomoću poveznice Filtar u istom dijaloškom okviru
Korak 4: umetnite potrebna polja u dokument. Prije nego što odaberete jednu od opcija koje nudi Čarobnjak, potrebno je postaviti pokazivač u tekst gdje želite unijeti podatke. Ako ste to zaboravili učiniti, u redu je, polja se mogu umetnuti bilo gdje u dokumentu i zatim premjestiti. U našem slučaju, kursor postavljamo nakon riječi "Poštuj" prije znaka uzvika. Budući da su nam potrebna zasebna polja, odabiremo Ostali elementi...
		Otvara se dijaloški okvir koji vam omogućuje odabir polja za spajanje. Odaberite polje Ime, pritisnite Umetnuti, isto za polje Prezime. Zatvaranje prozora Umetanje spojenih polja i dodajte razmake između umetnutih polja. Ako je parametar Sjenčanje polja postaviti na položaj Stalno, umetnuta polja bit će jasno vidljiva na sivoj pozadini. Postavite kursor iza broja, ponovno kliknite vezu Ostali elementi..., Izaberi Broj klupske kartice - Umetnuti. Umetnite polje na isti način Datum isteka kartice Uz gore navedena polja, morate unijeti kraj zahtjeva th, što ovisi o vrijednosti polja Kat. Da bismo to učinili, koristit ćemo posebno polje koje vam omogućuje umetanje jedne od dvije vrijednosti ovisno o podacima. Postavite pokazivač odmah iza riječi "Poštujte" i pritisnite gumb Pravila na kartici Bilteni i odaberite opciju AKO...ONDA...INAČE. U verzijama prije Worda 2007 poziva se sličan gumb Dodajte Word polje i nalazi se na alatnoj traci Spajanje U dijaloškom okviru koji se otvori postavite parametre Nakon klika na OK dobivamo rezultat
Korak 5: Rezultirajuća slova pregledavamo pomoću navigacijskih gumba. U ovom koraku također možete promijeniti popis primatelja primjenom filtra ili brisanjem potvrdnih okvira. Budući da smo ranije primijenili filtar, ostala su 3 primatelja.
		Pogledamo li pobliže dobiveni rezultat, vidimo da on baš i ne ispunjava naša očekivanja Umjesto toga broj klupske kartice 001768 prikazano kao 1768 , a datum nije nimalo kao kod nas: prvo mjesec, pa dan, iako u Excel proračunska tablica sve je bilo OK. Isti problemi mogu nastati prilikom uvoza ćelija s decimalnim brojevima, formatom valute itd. Zaključak je razočaravajući: prilikom spajanja nije sačuvano oblikovanje brojeva i datuma. Ali postoji izlaz! Polja Word dokumenta u koja se ubacuju naši podaci su kod koji se, prvo, može vidjeti, a drugo, mijenjati. Da biste vidjeli šifru polja, npr. s brojem klupske kartice, kliknite na njega desnom tipkom miša (RMB) i odaberite naredbu Kodovi/vrijednosti polja. Dobivamo sljedeće (SPOJNO POLJE "M__klubska_kartica" } Nećemo mijenjati sam kod, ali ćemo dodati u format. Princip dodavanja formata bit će jasan svakome tko je iole upoznat s izradom prilagođenog formata u Excelu. Kako bismo osigurali da broj uvijek sadrži šest znamenki, format se mora sastojati od šest nula: (SPOJNO POLJE "M__klubska_kartica"\# "000000" ) . Sada ponovno kliknite desnom tipkom miša na polje - Ažuriraj polje, i vidimo broj u potrebnom formatu. Isto radimo i s datumom.( MERGEFIELD "card_expiration_date" \@ " DD. MM. GGGG" ) I dobivamo konačnu verziju Više o kodovima polja Worda možete pročitati u sustav pomoći Riječ ili dalje