Stvorite izvor podataka u Wordu. Korištenje Excela kao izvora podataka za proces spajanja. Pravilo za odabir zapisa za uključivanje u proces spajanja s glavnim dokumentom

Word aplikacija može dohvatiti podatke za fuziju iz raznih izvora. Kao dio Microsoft Office paketa, Word jednostavno prihvaća podatke iz programa Outlook, Excel i Access. Mogu se koristiti i drugi izvori, uključujući web stranice, tekstualne datoteke OpenDocument i datoteke s razgraničenim podacima spremljene kao običan tekst. Ako već nemate izvor podataka, možete ga izraditi u Wordu.

Važno: Pristup imenovanim izvorima podataka na HTTP lokaciji nije podržan. Prije korištenja datoteke kao izvora podataka za spajanje, spremite je na lokalni tvrdi disk.

Spajanje izvora podataka

Ispod su neki izvori podataka koje možete koristiti za spajanje pošte u Wordu.

Ostale datoteke baze podataka

Također možete koristiti druge izvore podataka za spajanje. Za pristup ovim izvorima pokrenite čarobnjak za podatkovnu vezu.

Nakon što postavite svoj izvor podataka, možete stvarati naljepnice, omotnice, pisma i e-poštu koristeći cirkularno pismo.

dodatne informacije

Još uvijek imate pitanja o spajanju u Wordu?

Pomozite nam poboljšati Word

Imate li ideje za poboljšanje spajanja pošte ili drugih značajki programa Word? Podijelite ih na stranici

Iz članka u prošlom broju naučili smo da vam metoda spajanja omogućuje stvaranje izvora podataka pomoću Worda. U ovom ćemo članku pogledati kako se informacije o izvoru podataka mogu dobiti iz Excel tablice.

Izvor podataka može se koristiti u verzijama Worda 2000/2002/2003/2007, ali je proces izrade isti za sve verzije Worda. Dakle, opišimo algoritam za stvaranje izvora podataka:

1. Otvorite Excel.
2. U tablici koja se pojavi, u ćeliju A1 unesite naziv prvog polja (npr. zemlja), u B1 – sekunda (npr. indeks) itd. (Sl. 1).

Riža. 1. Tablica podataka

Pomoću tabliceRiječ 2000/2002

1. Otvorite ili stvorite glavni dokument u programu Word.
2. Spajanje dugme ( Dijaloški okvir spajanja).
3. Spajanje u drugom koraku odaberite gumb Dobiti podaci, i sa liste - Otvoreni izvor podataka(slika 2).

Riža. 2. Padajući popis Otvoreni izvor podataka

1. U novom dijaloškom okviru Otvaranje izvora podataka s padajućeg popisa Vrsta datoteke Izaberi knjigeMSExcel.
2. Otvorite odabranu datoteku klikom na gumb Otvoren.
3. U dijaloškom okviru koji se pojavi MicrosoftExcel(Sl. 3) odredite raspon ili naziv.

Riža. 3. Prozor MicrosoftExcel

Dobivena datoteka Excel postao je takoreći "vezan" kao izvor podataka, tako da sada možete umetnuti polja za spajanje u glavni dokument, a također spojiti izvor podataka s glavnim dokumentom kao što je objašnjeno u prethodnom članku.

Pravilo za odabir zapisa za uključivanje u proces spajanja s glavnim dokumentom

Zapisi koji zadovoljavaju određene navedene kriterije mogu se uključiti u proces spajanja. Veze se koriste za odabir zapisa ILI, I.

Za postavljanje kriterija odabira:

1. Otvorite glavni dokument.
2. Odaberite s alatne trake Spajanje dugme ( Dijaloški okvir spajanja).
3. U dijaloškom okviru Spajanje u trećem koraku odaberite gumb Izbor zapisa.

Kao rezultat, pojavit će se dijaloški okvir Odabir zapisa.

1. U kartici Odabir zapisa dijaloški okvir Odabir zapisa u stupcu Polje Iz padajućeg popisa odaberite naziv polja na čiju vrijednost će se primijeniti uvjet.
2. U stupcu Operater odabir operacije usporedbe.
3. U stupcu Značenje Unesite vrijednost s kojom želite usporediti.
4. Nakon postavljanja svih kriterija zatvorite prozor Odabir zapisa pritiskom na tipku u redu(Sl. 4) .

Riža. 4. Prozor Odabir zapisa

1. U dijaloškom okviru Spajanje kliknite gumb Sjediniti ili na alatnoj traci Spajanje pritisni gumb ( Spajanje u novi dokument).

Pomoću tabliceExcel kao izvor podataka uWord 2003

1. Na jelovniku Servis odaberite tim Pisma i pošiljke, a zatim naredbu Spajanje.
2. U oknu zadataka koje se otvori Spajanje, pomoću gumba Unaprijediti, idite na treću fazu čarobnjaka Odabir primatelja, zatim kliknite na naredbu
3. Pronađite potrebnu datoteku Excel proračunske tablice i otvorite je dvostrukim klikom na nju.
4. Potvrdite da prvi redak podataka sadrži zaglavlja stupaca (ovo su polja za spajanje) (Slika 5).

Riža. 5. Prozor Odaberite tablicu

Bilješka. U prozoru Spoji primatelje možete uređivati ​​unose.

1. Prijelazeći na četvrti korak, odaberite naredbu
2. U dijaloškom okviru koji se pojavi Dodajte polje za spajanje(Sl. 6) odaberite polje s popisa, prethodno postavite kursor miša na mjesto u glavnom dokumentu gdje bi se trebalo nalaziti polje za spajanje.

Riža. 6. Dijaloški okvir Dodajte polje za spajanje

Počiniti oko Odabir zapisa za uključivanje u proces spajanja s glavnim dokumentom u Wordu 2003 je neophodan, prijelazeći na treću fazu, odaberite naredbu i u dijaloškom okviru Spoji primatelje(Sl. 7) poništite R kućicu za unos na koji se ne bi trebao slati tekst glavnog dokumenta.

Riža. 7. Dijaloški okvir Spoji primatelje

Pomoću tabliceExcel kao izvor podataka uWord 2007

1. Na kartici Newsletter u grupi Spajanje odaberite tim Odaberite primatelje.
2. Odaberite (slika 8), pronađite potrebna datoteka u dijaloškom okviru Odabir izvora podataka i otvori ga.

Riža. 8. Odabir tima Koristite postojeći popis

Bilješka. Nakon odabira datoteke, naredbe kartice će postati aktivne

1. Kliknite na Promjena popisa polja kada se lista mijenja.
2. Kliknite na Umetnite polje za spajanje i odaberite polje s popisa, prethodno postavite pokazivač miša na mjesto u glavnom dokumentu gdje bi se trebalo nalaziti polje za spajanje.

Odabir zapisa za uključivanje u proces spajanja pošte u programu Word 2007

1. U kartici Bilteni u grupi Započni spajanje Pritisnite Odaberite primatelje i odaberite s padajućeg popisa izbornika Koristite postojeći popis.
2. Pronađite potrebnu datoteku Excel proračunske tablice i otvorite je dvostrukim klikom na nju.
3. Potvrdite da prvi redak podataka sadrži zaglavlja stupaca (ovo su polja za spajanje).
4. U kartici Bilteni u grupi Započni spajanje Izaberi Promijenite popis primatelja.

5. U dijaloškom okviru Spoji primatelje (Slika 9), poništite okvir R za unos na koji ne želite slati tekst glavnog dokumenta.

Riža. 9. Prozor Spoji primatelje

Ključne prednosti korištenja Excela kao izvora podataka za proces spajanja

1. Ušteda vremena, jer nema potrebe ponavljati isti posao.

2. Automatizacija tijeka rada stvaranjem više kopija predloška dokumenta s različitim detaljima.

3. Pogodnost i jednostavnost obavljanja posla, koji se sastoji od samo tri faze: stvaranje glavnog dokumenta, stvaranje izvora podataka i njihovo izravno spajanje.

G.A. Serova, prof. RSUH

Sada trebate stvoriti izvor podataka za spajanje (adrese i prezimena primatelja e-pošte).

1. U odjeljku Odabir primatelja prozor Spajanje okno zadataka, odaberite Izrada popisa(Slika 8.6).

Riža. 8.6. Prozor Odabir primatelja gospodari Spajanje

2. Kliknite naredbu Stvoriti U poglavlju Izrada popisa. Otvorit će se dijaloški okvir prikazan na sl. 8.7.

Izvor podataka spajanja je baza podataka koja se sastoji od zapisa, na temelju svakog od kojih će se generirati određena kopija pisma korištenjem glavnog dokumenta. Svi zapisi imaju ista podatkovna polja.

Neka od najčešćih polja unaprijed su navedena u prozoru za stvaranje izvora podataka. Možete ukloniti nepotrebna polja iz baze podataka i dodati vlastita.

Riža. 8.7. Stvaranje izvora podataka

Ostale stavke odjeljka Odabir primatelja omogućuju vam da kao izvor podataka odaberete postojeću bazu podataka, prethodno stvorenu u Wordu ili u aplikaciji kao što je Access, ili adresar.

Bilješka Prisutnost dodatnih polja u izvoru podataka ni na koji način ne utječe na rezultat spajanja, ali usporava program.

3. Pritisnite gumb postavke. Otvorit će se dijaloški okvir prikazan na sl. 8.8.

4. Označite stavku Apel.

5. Pritisnite gumb Izbrisati obrišite označeno polje.

Riža. 8.8. Postavljanje polja izvora podataka

Riža. 8.9. Dijaloški prozor Spoji primatelje

6. Ponavljajući korake 4 i 5, uklonite sva polja osim polja Naziv. Prezime, Organizacija, adresa 1 I Indeks.

7. Pritisnite gumb u redu.

8. Pritisnite gumb Zatvoriti dijaloški prozori.

9. U dijaloški okvir za spremanje dokumenta koji se otvori unesite naziv Gosti i kliknite na gumb Uštedjeti. Slika prikazana na sl. 8.9 dijaloški okvir Spoji primatelje, koji trenutno nema unosa.

10. Sigurno ćete kad-tad morati unijeti podatke u izvor podataka. Pritisnite gumb Promijeniti... učiniti to sada. Otvara se obrazac za unos podataka. Dodajmo neke unose. Kasnije će spajanje generirati točno onoliko kopija glavnog dokumenta koliko ima zapisa u izvoru podataka.

11. Ispunite polja obrasca.

12. Za dodavanje još jednog unosa kliknite gumb Napravite unos.

13. Unesite još nekoliko unosa, prenoseći na njih informacije prikazane u tablici. 8.1.

TABLICA 8.1. Spoji izvor podataka

14. Kliknite na gumb Zatvoriti za spremanje baze podataka, a zatim na gumb u redu prozor Primatelji.

Bilješka Za promjenu informacija o izvoru podataka kliknite na alatnoj traci Spajanje na gumbu Primatelji, a zatim u dijaloškom prozoru koji se otvori - na gumb Promijeniti. Otvorit će se obrazac izvora podataka. Za kretanje kroz izvorne zapise koristite gumbe Prvi, leđa, Naprijed, Posljednji na dnu obrasca.

Riža. 8.10. Alatna traka Spajanje

Nedavno sam vidio divlju sliku u jednoj organizaciji :)

Tvrtka se selila u novu zgradu - iz Moskovske regije u Moskvu. Riječ je, sukladno tome, o promjeni bitnih uvjeta ugovora o radu za sve zaposlenike. Prema proceduri, zaposlenici moraju biti obaviješteni uz potpis o skoroj selidbi, a zatim se sa svima moraju sklopiti dopunski ugovori o radu. Organizacija zapošljava oko 1,5 tisuća ljudi, odjel za ljudske resurse mora hitno pripremiti dokumente.

Što je slijedeće?
Voditelj kadrovske službe upućuje zahtjev odjelu informacijske tehnologije o poboljšanju kadrovskog sustava: potrebno je stvoriti tiskani obrasci- obavijest i dodatni dogovor. Iz IT-a odgovaraju da će takvo poboljšanje stajati toliko tisuća eura, a troškovi nisu uključeni u proračun, a između ostalog realizacija je moguća najranije za dva mjeseca.

Upućujući psovke informatičkom odjelu, kadrovici vikendom odlaze na posao, a doma ostavljaju malu djecu. Besmrtni radni podvig: U dva dana izrađeno 3000 dokumenata! Ime i podaci o putovnici svakog zaposlenika ručno su dodani u predložak, i tako 3000 puta!

Hoće li si moći oprostiti što su tako osrednje gubili vrijeme kada saznaju da koriste Spajanje mailova predložak u Wordu sa Excel tablica sadrži osobne podatke, to bi se moglo napraviti za dvadesetak minuta :)

KORAK 1. Napravite predložak dokumenta u Wordu.

Podaci koji će se mijenjati označeni su crvenom bojom: prezime, ime, patronim, broj, datum ugovora o radu, radno mjesto, odjel i završeci riječi poštovan i primljen ovisno o spolu.

KORAK 2. Kreirajte izvor podataka u Excelu.

Nakon što postavimo Spajanje, program će zamijeniti podatke iz izvora u predlošku. Svaki red je zaseban dokument.

KORAK 3. Vratite se na predložak dokumenta koji smo izradili u Wordu. Moramo raditi s karticom "Mailouts", pažljivo je proučiti.

Pritisnite gumb "Odaberi primatelje", odaberite opciju "Koristi postojeći popis" i otvorite izvor podataka ( Excel datoteka s podacima o zaposlenicima).

U sljedećem prozoru odaberite list datoteke koji sadrži potrebne podatke.

KORAK 4. Postavite pokazivač na mjesto u tekstu predloška gdje želite umetnuti podatke iz izvora, kliknite gumb "Umetni polje spajanja" i odaberite željeno polje.

Ovako izgleda moj predložak nakon što su umetnuta sva polja za spajanje:

KORAK 5. Napravite Pravila koja mijenjaju završetke riječi “dragi” i “primljen” ovisno o spolu zaposlenika.

Postavite kursor nakon kraja riječi. Pritisnite gumb "Pravila" i na padajućem popisu odaberite "IF...THEN...ELSE".

Zapisujemo pravilo: ako je spol ženski - onda..., inače...

KORAK 6. Formatirajte datume.

Ako ste prije koristili Mailings (Merge), vjerojatno ste se susreli s činjenicom da datumi preneseni iz Excela izgledaju potpuno drugačije u Wordu. Na primjer, umjesto 06/19/2012 najvjerojatnije ćete vidjeti 6/19/2012; ovaj rezultat vam vjerojatno neće odgovarati.

Jesti različiti putevi Da bismo riješili ovaj problem, upotrijebimo najjednostavniji i najprikladniji.

Pritisnimo kombinaciju tipki Alt+F9, sada možemo vidjeti kodove polja za spajanje.

Unutar koda polja Datum_ugovora prije završnog vitičasta zagrada stavite obrnutu kosu crtu nakon koje slijedi ključ za oblikovanje:
( MERGEFIELD "Datum_ugovora" \@ "DD.MM.GGGG" }
@ - oznaka datuma, "DD.MM.GGGG" - ključ formata datuma obrasca 19.06.2012 .
Možete koristiti bilo koji drugi format. Na primjer, tako da datum izgleda 19. lipnja 2012, koristite ključ \@ "DD MMMM GGGG".

Za izlazak iz moda za uređivanje koda ponovno pritisnite Alt+F9.

KORAK 7. Pritisnite gumb “View Results” kako biste provjerili što se dogodilo.

KORAK 8. Uređivanje popisa zaposlenika.

Klikom na gumb "Uredi popis primatelja" možete isključiti pojedinačne unose s popisa, provjeriti duplikate, postaviti sortiranje ili filtre.

Trebali biste obratiti posebnu pozornost na sortiranje kako ne biste morali gubiti vrijeme na sortiranje dokumenata nakon što su ispisani. Najprikladnije je sortirati prema imenima zaposlenika ili nazivima odjela.

KORAK 8. Dovršite spajanje.

Pritisnite gumb "Pronađi i spoji". Ako odaberete opciju Print Documents, dokumenti će biti poslani izravno na pisač. Ako trebate pregledati dokumente i unijeti izmjene prije ispisa, odaberite "Uređivanje pojedinačnih dokumenata".

Odvojena Word datoteka s rezultatima spajanja.

Spreman! Uživajte u ušteđenom vremenu!

AŽURIRANJE kao odgovor na komentar alexey_lao :
Pomoću jednostavne makronaredbe svaki dokument možete spremiti kao zasebnu datoteku.

Naš predložak spremamo kao datoteku s ekstenzijom .docm (Word datoteka s podrškom za makronaredbe).

Pritisnite kombinaciju tipki Alt+F8 (pozivate Macro prozor).

U prozoru koji se otvori postavite "Naziv" makronaredbe (na primjer, SaveFiles) i odaberite našu datoteku s predloškom na padajućem popisu "Makronaredbe iz" (radije stvaram makronaredbe izravno u datoteci tako da raditi čak i kada je datoteka otvorena na drugom računalu). Pritisnite gumb "Stvori".

Na mjestu gdje kursor treperi upišite makro kod:

Dim DocNum kao cijeli broj
Za DocNum = 1 To ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
Uz ActiveDocument.MailMerge
.Odredište = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = True
Uz .DataSource
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
Završi sa
.Izvrši Pauza:=Netočno
Završi sa
Uz ActiveDocument
.SaveAs FileName:="C://Test/" & DocNum, FileFormat:=wdFormatXMLDocument
.Zatvoriti
Završi sa

Umjesto C://Test/ unesite adresu mape u koju želite spremiti dokumente.
Zatvaramo Visial Basic editor prozor i vraćamo se na naš dokument s predloškom.

Ponovno pritisnite Alt+F8, odaberite makronaredbu SaveFiles na popisu i kliknite gumb "Pokreni".

Dok računalo izrađuje i sprema svaki dokument redom, možete popiti šalicu kave i kolačić. Ili idi kući spavati ako ima više od par stotina dokumenata :)

Ovdje možete preuzeti datoteke s primjerima:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Eksperiment!

7 Predavanje br.8

Spajanje dokumenata.

Cirkularna pisma se koriste kada trebate stvoriti skup dokumenata, kao što su naljepnice adresa ili pisma na memorandumu, koji se šalju velikom broju kupaca. Svako slovo ili naljepnica sadrži i opće i pojedinačne informacije. Na primjer, pismo bi trebalo oslovljavati kupca prezimenom. Pojedinačne informacije za svako slovo ili naljepnicu dolaze iz izvora podataka.

Proces spajanja sastoji se od nekoliko općih koraka.

Postavljanje glavnog dokumenta. Glavni dokument sadrži tekst i grafiku koji su zajednički svim verzijama glavnog dokumenta, kao što je povratna adresa ili pozdrav na memorandumu.

Povezivanje dokumenta s izvorom podataka. Izvor podataka je datoteka koja sadrži informacije koje se moraju umetnuti u dokument, kao što su imena i adrese primatelja pisma.

Pročistite popis primatelja ili stavki. Microsoftova aplikacija Office Word stvara kopiju glavnog dokumenta za svaku stavku podatkovne datoteke ili zapis.

Dodavanje rezerviranih mjesta za tekst (polja za spajanje) u dokument Kada spajate, polja za spajanje se popunjavaju podacima iz podatkovne datoteke.

Pregled i dovršetak spajanja Možete pregledati svaku kopiju prije ispisa cijelog skupa kopija dokumenta.

Naredbe kartice koriste se za spajanje s poštom Bilteni.

Također možete spojiti pomoću okna zadataka Spajanje, što vam omogućuje izvođenje cijelog procesa korak po korak. Za korištenje okna zadataka, u grupi Započni spajanje na kartici Bilteni odaberite stavku Započni spajanje, a zatim točka Čarobnjak za spajanje korak po korak.

Postavljanje glavnog dokumenta

Pokrenite Word aplikaciju.

Prema zadanim postavkama otvara se prazan dokument. Neka ostane otvoreno. Ako ga zatvorite, naredbe koje trebate izvršiti u sljedećem koraku više neće biti dostupne.

Na kartici pošta u grupi Spajanje odaberite tim Započni spajanje.

Pritisnite vrstu dokumenta koju želite izraditi.

Na primjer, možete izraditi sljedeće vrste dokumenata.

Set koverti Povratne adrese na svim kuvertama su iste, ali je adresa primatelja jedinstvena u svakom slučaju. Odaberite stavku Omotnice i na kartici Mogućnosti omotnice dijaloški okvir Mogućnosti omotnice Navedite svoje želje u vezi s veličinom omotnice i oblikovanjem teksta.

Set naljepnica s adresama Svaka naljepnica sadrži ime i adresu koji su jedinstveni. Odaberite stavku naljepnice i u dijaloškom okviru Mogućnosti naljepnica navedite vrstu naljepnice koja vam je potrebna.

Komplet dokumenata na memorandumu ili porukama E-mail Osnovni sadržaj svih pisama ili poruka je isti, ali svako od njih sadrži podatke namijenjene određenom primatelju, primjerice ime, adresu ili neke druge podatke. Za izradu ovih vrsta dokumenata odaberite slova ili elektronička pošta.

Imenik ili mapa Svaka stavka prikazuje istu vrstu informacija, kao što je naziv ili opis, ali je jedinstvena za svaku stavku. Klik katalog za izradu ove vrste dokumenta.

Nastavak pripajanja

Ako trebate prekinuti rad na spajanju, možete spremiti glavni dokument i kasnije nastaviti spajanje. Microsoft Office Word sprema izvor podataka i podatke polja. Ako ste koristili okno zadataka Spajanje, Word će se vratiti na točku na kojoj želite nastaviti spajanje.

Kada budete spremni za nastavak spajanja, otvorite dokument.

Word će tražiti potvrdu za otvaranje dokumenta, koji će pokrenuti SQL naredbu.

Budući da je ovaj dokument povezan s izvorom podataka, kliknite Da. Tekst dokumenta se pojavljuje zajedno sa svim umetnutim poljima.

Povezivanje dokumenta s izvorom podataka

Da biste izvršili spajanje podataka u glavnom dokumentu, morate povezati dokument s izvorom podataka ili podatkovnom datotekom.

Odabir podatkovne datoteke

Na kartici pošta u grupi Spajanje odaberite tim Odaberite primatelje.

Prati ove korake:

Otvorite dokument Microsoftove aplikacije Riječ. Ovaj dokument mora sadržavati jednu tablicu. Prvi redak tablice trebao bi sadržavati naslove, a preostali redci trebali bi sadržavati unose koji bi trebali biti uključeni u složeni dokument. Također možete koristiti izvor podataka zaglavlja kao izvor podataka (Izvor podataka zaglavlja. Dokument koji sadrži redak zaglavlja (ili zapis) koji se koristi za spajanje navedenog izvora podataka s glavnim dokumentom za spajanje.).

Pročišćavanje popisa primatelja ili stavki

Ako se povezujete s određenom podatkovnom datotekom, možda nećete htjeti prenijeti podatke svih zapisa podatkovne datoteke u glavni dokument.

Da biste ograničili popis primatelja ili upotrijebili podskup stavki podatkovne datoteke, slijedite ove korake:

Na kartici pošta u grupi Spajanje odaberite tim Uredi popis.

U dijaloškom okviru Odredišta spajanja

Odabir pojedinačnih zapisa Ova je metoda najkorisnija ako je popis kratak. Odaberite potvrdne okvire pored onih primatelja koje treba uključiti na popis i poništite potvrdne okvire pored onih primatelja koje treba isključiti s popisa.

Ako znate da želite uključiti samo nekoliko zapisa u glavni dokument, možete poništiti potvrdni okvir u naslovnoj traci i zatim odabrati samo zapise koje želite. Isto tako, ako želite uključiti veći dio popisa u svoj dokument, potvrdite okvir u naslovnoj traci, a zatim poništite odabir unosa koje ne želite uključiti.

Razvrstavanje unosa Pritisnite zaglavlje stupca stavke prema kojoj želite sortirati. Popis je poredan abecednim uzlaznim redoslijedom (A do Z).

Filtriranje unosa Ova značajka je korisna ako popis sadrži unose koje ne želite vidjeti ili uključiti u glavni dokument.

Dodajte rezervirana mjesta za tekst (spojna polja) u dokument

Nakon što povežete glavni dokument s podatkovnom datotekom, možete unijeti tekst dokumenta i dodati rezervirana mjesta za tekst kako biste označili gdje se jedinstveni podaci trebaju pojaviti u svakoj kopiji dokumenta.

Rezervirana mjesta za tekst, poput adrese ili pozdrava, zovu se polja za spajanje. Polja u Wordu odgovaraju istaknutim naslovima stupaca u podatkovnoj datoteci.

Stupci podatkovne datoteke predstavljaju kategorije podataka. Polja dodana u glavni dokument rezervirana su mjesta za tekst za ove kategorije.

Redovi podatkovne datoteke predstavljaju zapise podataka. Kada izvršite spajanje pošte, Word stvara kopiju glavnog dokumenta za svaki zapis.

Prilikom postavljanja polja u glavni dokument, podrazumijeva se da se na njegovom mjestu treba pojaviti određena kategorija podataka, poput prezimena ili adrese.

Bilješka. Kada polje za spajanje umetnete u glavni dokument, naziv polja uvijek je u dvostrukim uglastim zagradama (""). U složenim dokumentima ove se zagrade ne koriste za naglašavanje. Oni vam samo omogućuju razlikovanje polja u glavnom dokumentu od normalnog teksta.

Što se događa tijekom spajanja

Prilikom spajanja, podaci u prvom redu podatkovne datoteke zamjenjuju polja u glavnom dokumentu, tvoreći tako prvi složeni dokument. Podaci u drugom retku podatkovne datoteke zamjenjuju polja kako bi formirali drugi složeni dokument, i tako dalje.

Primjeri rada s poljima

Možete dodati bilo koji naslov stupca iz podatkovne datoteke u glavni dokument kao polje. To vam daje određenu fleksibilnost pri izradi memoranduma, naljepnica, e-poruka i drugih složenih dokumenata.

Možete kombinirati polja i odvajati ih pomoću interpunkcijskih znakova. Na primjer, da biste generirali točnu adresu, trebate umetnuti sljedeća polja u glavni dokument:

"Ime prezime"

"Kuća i ulica"

"Grad", "Regija", "Poštanski broj"

Za uobičajene slučajeve upotrebe, kao što su adresni blokovi ili pozdravne linije, Word nudi složena polja—kombinaciju više polja. Primjeri su navedeni u nastavku.

Polje Address Block je kombinacija nekoliko polja, uključujući ime, prezime, kuću i ulicu, grad i poštanski broj.

Polje Pozdravna linija može sadržavati jedno ili više polja za ime, ovisno o korištenim pozdravnim riječima.

Sadržaj svakog od složenih polja može se prema tome prilagoditi. Na primjer, možete odabrati formalno ime za adresu (g. Andrey Alfirovich Jr.) i koristiti "Za" umjesto "Poštovani" u svojoj adresi.

Preslikavanje spojenih polja u podatkovnu datoteku

Kako biste bili sigurni da će Word pronaći stupac u podatkovnoj datoteci koji odgovara svakoj adresi ili pozdravnom elementu, morate preslikati polja cirkularnog pisma u Wordu na stupce u podatkovnoj datoteci.

Za podudaranje polja odaberite Izbor polja u grupi Sastavite dokument i umetnite polja na kartici Bilteni.

Otvorit će se dijaloški okvir Izbor polja.

Elementi adrese i pozdrava pojavljuju se s lijeve strane. Naslovi stupaca iz podatkovne datoteke pojavljuju se s desne strane.

Word traži odgovarajući stupac za svaki element. Ilustracija pokazuje da je Word automatski pronašao podudaranje za stupac Prezime polje podatkovne datoteke Prezime. Ali nije bio u stanju međusobno suprotstaviti druge elemente. Konkretno iz ove datoteke Word podaci nije pronašao podudaranje za polje Ime.

Na popisu s desne strane možete označiti stupac podatkovne datoteke koji odgovara elementu s lijeve strane. Sada ilustracija pokazuje da stupac Ime odgovara polju Ime. Ništa nije u redu s poljima Apel, Jedinstveni identifikator I Prezime nije pronađeno podudaranje. Glavni dokument ne mora koristiti svako polje. Ako dodate polje za koje nema podataka u podatkovnoj datoteci, ono će se pojaviti u glavnom dokumentu kao prazno rezervirano mjesto za tekst—obično prazan niz ili skriveno polje.

Unos sadržaja i dodavanje polja

U glavnom dokumentu kliknite na mjesto na koje želite umetnuti polje.

Koristite grupu Sastavite dokument i umetnite polja na kartici Bilteni.

Dodajte bilo koju od sljedećih stavki.

Adresni blok s imenom, poštanska adresa i druge informacije

Odaberite stavku Adresni blok.

U dijaloškom okviru Umetanje adresnog bloka odaberite elemente adrese i formate prikaza koje želite, a zatim kliknite u redu.

Izbor polja, tada Word nije mogao pronaći neke informacije potrebne za adresni blok. Kliknite strelicu pored (nema podudaranja)

Linija dobrodošlice

Odaberite stavku Linija dobrodošlice.

Odaberite format retka pozdrava koji uključuje pozdrav, ime i interpunkcijski znak koji slijedi iza imena.

Odaberite tekst pozdravne linije za slučajeve kada ime primatelja nije dostupno, na primjer, kada izvor podataka ne sadrži ime ili prezime primatelja, već samo naziv tvrtke.

Pritisnite gumb u redu.

Ako se pojavi dijaloški okvir Izbor polja, tada Word nije mogao pronaći neke informacije potrebne za pozdravni redak. Kliknite strelicu pored (nema podudaranja), a zatim označite odgovarajuće polje u izvoru podataka koje želite spojiti.

Pojedinačna polja

Podaci se mogu unijeti iz pojedinačnih polja, poput prezimena, broja telefona ili iznosa donatorskog priloga. Za brzo dodavanje polja iz podatkovne datoteke u glavni dokument kliknite strelicu pored popisa Umetanje podatkovnog polja, a zatim odaberite naziv polja.

Koristiti velika količina opcije prilikom umetanja pojedinačnih polja u dokument, slijedite ove korake:

Na kartici pošta u grupi Snimanje i dodavanje polja odaberite tim Umetnite polje za spajanje.

U dijaloškom okviru Umetanje podatkovnog polja Izvršite jednu od sljedećih radnji.

Za odabir adresnih polja koja će se automatski podudarati s poljima izvora podataka čak i ako polja izvora podataka imaju različite nazive, odaberite Polja adresa.

Da biste istaknuli polja koja uvijek koriste podatke izravno iz stupca podatkovne datoteke, odaberite Polja baze podataka.

Na listi Polja Pritisnite potrebno polje.

Pritisnite gumb Umetnuti, i onda Zatvoriti.

Ako se pojavi dijaloški okvir Izbor polja, tada Word nije mogao pronaći neke informacije potrebne za umetanje polja. Kliknite strelicu pored (nema podudaranja), a zatim označite odgovarajuće polje u izvoru podataka koje želite spojiti.

• Prilagođena polja s Outlook popisa kontakata

Jedini način uključivanja prilagođenih polja popisa kontakata u glavni dokument je pokretanje cirkularnog pisma iz programa Outlook. Prvo morate konfigurirati prikaz popisa kontakata pomoću točno onih polja koja bi se trebala koristiti tijekom spajanja. Nakon toga možete početi sa spajanjem. Nakon što se izvrše sve potrebne postavke, Word će se automatski otvoriti i možete dovršiti spajanje pošte.

Oblikovanje rezultata spajanja

Da biste formatirali podatke sadržane u dokumentu, odaberite polje za cirkularno pismo i formatirajte ga na isti način na koji formatirate bilo koji drugi tekst. Odabir mora uključivati ​​dvostruke navodnike ( « » ) okružuje polje.

Pregledajte i dovršite spajanje

Nakon što su sva polja dodana u glavni dokument, možete pregledati rezultate spajanja. Prije nego što se spajanje dovrši, možete pregledati spojene dokumente i izvršiti odgovarajuće izmjene ako je potrebno.

Za pregled učinite jedno od sljedećeg u grupi Pogledaj rezultate kartice Bilteni :

Klik Pogledaj rezultate.

Pretražujte svaki složeni dokument stranicu po stranicu pomoću gumba Sljedeći unos I Prethodni post u grupi Pogledaj rezultate.

Pogledajte određeni dokument pomoću naredbe Pronađite primatelja.

Dovršavanje spajanja

Više dokumenata može se zasebno ispisivati ​​ili uređivati. To se može učiniti za sve dokumente ili za podskup dokumenata.

Odaberite želite li urediti cijeli skup dokumenata, samo trenutno prikazanu kopiju ili podskup dokumenata identificiran određenim brojem zapisa. Word sprema kopije koje želite urediti kao jednu datoteku, odvojenu prijelomima stranica.

Spremanje glavnog dokumenta

Zapamtite da se složeni dokumenti spremaju odvojeno od glavnog dokumenta. Korisno je držati glavni dokument odvojen jer može biti koristan prilikom izvođenja naknadnih spajanja.