Uklonite skrivene i osobne podatke skeniranjem dokumenata, prezentacija i knjiga. Pohranjivanje metapodataka u Excelu. Objekt raspona Pregled metapodataka u Word datoteci

Vrlo malo korisnika zna da za svaku datoteku pohranjenu na računalu postoji skup metapodataka koji sadrže podatke o izvoru, autoru i drugim važnim detaljima, ovisno o vrsti datoteke. U ovom ću članku raspravljati o metapodacima, reći ću vam što su i za što se koriste. Zatim ću objasniti kako dodati i ukloniti metapodatke. Sve opisano vrijedi za bilo koju verziju Windowsa.

Što su metapodaci?

Metapodaci su informacije koje su pohranjene u gotovo svim vrstama datoteka. To može uključivati ​​vaše ime, naziv tvrtke ili organizacije, naziv vašeg računala, naziv poslužitelja na vašoj mreži ili pogon na kojem je datoteka spremljena; osobni komentari, imena prethodnih autora, vrijeme nastanka i vrijeme Posljednja promjena, broj verzije ili revizije.

Ovisno o situaciji, ti podaci mogu biti korisni i obrnuto. Na primjer, ako trebate pratiti različite autore datoteke, metapodaci vam mogu pomoći u tome. Metapodaci također mogu biti korisni kada tražite datoteke u sustavu Windows. Na primjer, ako vaša zbirka fotografija sadrži metapodatke, to je vrlo korisno kada trebate pronaći fotografiju koju ste snimili na određeni dan i u određeno vrijeme.

S druge strane, ako radite u pravna sfera ili samo želite zadržati privatnost, kada prenosite datoteke nekom drugom, uklonite što je više moguće informacija s njih, budući da će metapodaci pratiti te datoteke posvuda.

Kako dodati i urediti metapodatke

Većina datoteka ima vlastiti skup metapodataka, ali vrlo često se ne mogu mijenjati bez posebnog softver od programera treće strane. Iako je metapodatke uredskih datoteka (Word, Excel, PowerPoint) prilično lako urediti. Prije svega, za pristup i pregled metapodataka jedne od ovih datoteka otvorite kontekstni izbornik desni klik i odaberite "Svojstva".

Ovo će otvoriti prozor sa svojstvima datoteke. U ovom prozoru otvorite karticu "Detalji". Ovo će prikazati popis polja s informacijama o datoteci, uključujući njezina autora, kada je stvorena ili izmijenjena ili čak koliko riječi i znakova sadrži.

Neka od ovih polja se mogu uređivati. Da biste to učinili, jednostavno trebate postaviti kursor miša u polje koje želite promijeniti i unijeti ono što želite. Ako želite da ova polja ostanu prazna, jednostavno obrišite sve što je u njima napisano.

Kad god kreiramo, otvorimo ili spremimo dokument Microsoft Word, bilježi dodatne informacije, zvani metapodaci. Isto se može reći i za datoteke Microsoft Excel i Microsoft PowerPoint. U određenim situacijama ovi metapodaci mogu otkriti neželjene podatke o nama i kompromitirati nas.

Iako se metapodaci pohranjuju implicitno, u njima nema ničeg kriminalnog. Olakšavaju organiziranje, pohranjivanje i pretraživanje dokumenata te pomažu u razumijevanju njihovog podrijetla i svrhe. Ali postoje slučajevi kada ne želimo otkriti ime autora dokumenta, datum izrade ili uređivanja, slanjem Word datoteka drugoj osobi.

Kako biste spriječili moguće neugodne posljedice, morate naučiti kako ukloniti metapodatke. Tko zna u koje će ruke pasti Wordov dokument s mojim prezimenom i inicijalima, nazivom organizacije, pa čak i nazivom računala.

Ovdje ću podijeliti tri načina za uklanjanje metapodataka iz Word dokumenata.

1. Koristite ugrađene mogućnosti programa Word / Excel / PowerPoint

Ako koristite Word 2010 ili 2013 (Office 2013), tada skrivene informacije Podatke o sebi možete izbrisati u Inspektoru dokumenata. Na kartici Datoteka idite na odjeljak Detalji. U grupi Pripremi za dijeljenje kliknite na Search for Issues -> Document Inspector. Počinjemo s provjerom u Document Inspectoru.

Nakon završetka skeniranja pojavit će se prozor s opcijama za brisanje podataka. Pokraj "Svojstva dokumenta i osobni podaci" kliknite gumb "Izbriši sve".

2. Aplikacija Document Metadata Cleaner

Document Metadata Cleaner je besplatni uslužni program za uklanjanje metapodataka iz Microsoftovi dokumenti Word, Excel ili PowerPoint. Ova aplikacija zna prebrisati prezime, inicijale, naziv organizacije, naziv računala, naziv mrežnog poslužitelja ili tvrdi disk(ovisno gdje je datoteka pohranjena), imena prethodnih autora dokumenta, informacije o promjenama i verzijama dokumenta, skriveni tekst ili ćelije (Excel), komentari.

3. Program Doc Scrubber

Doc Scrubber još je jedan besplatni alat za analizu i uklanjanje skrivenih informacija koje bi nas potencijalno mogle kompromitirati. Doc Scrubber ima dva načina rada - u prvom izvlači sve skrivene informacije iz dokumenata i prikazuje ih, a u drugom uklanja metapodatke iz odabranog dokumenta ili grupe dokumenata skupljenih u jednu mapu.

Postoje i plaćeni uslužni programi koji vam pomažu ukloniti metapodatke iz dokumenata. Ali trebaju li nam oni?

Udružujem se s vanjskim servisom koji uključuje podatke o primitku s tog servisa i prikaz u excelu. Želim biti u mogućnosti pohraniti podatke koje prijavim u Excel. Objekt raspona. Postoji li Excel svojstvo. Objekti raspona gdje se metapodaci mogu pohraniti?

Pojasnite kao u perspektivnoj perspektivi. TaskItem ima ItemProperties, što je Perspective. Objekt ItemProperty. Pa ima li ovako nešto u Excelu?

A inače što onda Najbolji način je spremanje metapodataka za Excel. Raspon?

Uredi: moram ustrajati s ovim informacijama o metapodacima. Na ovaj način, ako korisnik spremi, dovrši i zatim ponovno otvori vodič, trebao bih moći izdvojiti ove metapodatke iz Excela. Objekt raspona (ili bilo koje drugo svojstvo)

2 odgovora

Budući da informacije trebaju biti dosljedne, uzeo sam jednostavniji i jasniji pristup. Napravite novi radni list, nazovite ga nešto poput metapodataka (u slučaju da imate više ovakvih podataka). Postavite ga na VeryHidden (xlSheetVeryHidden" ne može biti Unhidden iz Excela, ne smijete ga sakriti iz koda):

Xl.XlSheetVisibility.xlSheetVeryHidden

Spremite sve svoje metapodatke za raspon R1 u listu s metapodacima u rasponu R1. Vaš će kod na ovaj način biti vrlo jednostavan i jasan.

Moglo bi izgledati otprilike ovako:

Sheet1.Range.Value = SomeValue; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;

Danas ćemo govoriti o tome koja svojstva ima dokument te kako ih možete pregledavati i uređivati ​​u Excelu 2010 i 2013. Nakon čitanja ovog članka također ćete naučiti kako zaštititi dokument od bilo kakvih promjena i kako ukloniti osobne podatke iz Excel list.

Sjećate li se kako ste se osjećali kada ste prvi put počeli koristiti Excel 2010 ili 2013? Osobno sam se ponekad jako ljutio kad nisam mogao pronaći pravi alat ili parametar u kojem ste ih navikli vidjeti prethodne verzije Excel. Isto vrijedi i za svojstva dokumenta u Excelu 2010 / 2013. U ovim verzijama ona su skrivena prilično duboko, no čak i tako, brzo ćemo doći do njih.

Ovaj članak vas čeka detaljne upute kako pregledati i promijeniti svojstva dokumenta, kako zaštititi dokument od bilo kakvih promjena i kako ukloniti osobne podatke s Excel lista. Ići!

Koja svojstva ima dokument?

Prije nego počnemo učiti kako pregledavati, mijenjati i brisati svojstva dokumenta (metapodatke) u Excelu 2010 i 2013, shvatimo koja svojstva dokumenti MS Officea općenito imaju.

Tip 1. Standardna svojstva– zajedničko svim aplikacijama sustava Office. To uključuje osnovne podatke o dokumentu - naslov, temu, autora, bilješku i tako dalje. Možete ručno postaviti vlastite tekstualne vrijednosti za ova svojstva kako biste olakšali pretraživanje traženi dokument na računalu.

Tip 2. Automatski ažurirana svojstva je podatak o datoteci dokumenta kojom upravlja i koju mijenja sustav. Na primjer, veličina datoteke i vrijeme kada je stvorena ili izmijenjena. Neka su svojstva jedinstvena za dokumente u određenoj aplikaciji, poput broja stranica, riječi, znakova ili verzije aplikacije. Takva se svojstva ažuriraju automatski dok uređujete.

Tip 3. Prilagođena svojstva su korisnički određena svojstva. Možete sami dodati dodatna svojstva dokumentu sustava Office.

Tip 4. Svojstva organizacije su svojstva definirana od strane vaše organizacije.

Tip 5. Svojstva biblioteke dokumenata odnose se na dokumente koji se nalaze u biblioteci dokumenata na web mjestu ili u zajedničkoj mapi. Osoba koja kreira biblioteku može postaviti neka svojstva za dokumente biblioteke i postaviti pravila za njihove vrijednosti. Kada dodajete dokument u takvu biblioteku, morat ćete unijeti vrijednosti za sva potrebna svojstva ili ispraviti postojeća svojstva u skladu s utvrđenim pravilima.

Pregled svojstava dokumenta

Za one koji ne znaju gdje pronaći informacije o dokumentu u Excelu 2010 ili 2013, nudimo tri opcije:

Metoda 1: Prikažite "Informacijsko područje dokumenta"

Ova metoda omogućuje pregled informacija o dokumentu izravno na radnom listu.

Nakon toga, Excel se automatski vraća u način rada za uređivanje radnog lista, a između vrpce izbornika i radnog područja radnog lista vidimo “Informacijsko područje dokumenta” kao što je prikazano na slici ispod.

Kao što vidite, ploča s informacijama o dokumentu prikazuje ograničen skup svojstava. Ako želite saznati više o svom dokumentu, prijeđite na drugu metodu.

2. način: otvorite dijaloški okvir Svojstva

Ako okno s informacijama o dokumentu ne pruža informacije koje su vam potrebne, pokušajte pristupiti naprednim svojstvima. Prvi način za pregled dodatnih svojstava je korištenje istog "Informacijskog područja dokumenta".

Ovdje su prikupljeni podaci o dokumentu koji se nalaze na karticama: Su česti(Općenito), Statistika(Statistika) i Spoj(Sadržaj). Na kartici možete urediti osnovne podatke Dokument(Sažetak) ili postavite dodatna svojstva za dokument na kartici Drugi(Prilagođen). Želite li znati kako se to radi? Strpljenje! O tome ćemo detaljnije govoriti kasnije.

Postoji još jedan način za otvaranje dijaloškog okvira Svojstva(Svojstva):

Isti dijaloški okvir pojavit će se na ekranu.

Metoda 3. Koristite Windows Explorer

Još jedan jednostavan način za prikaz metapodataka je korištenje Windows Explorera bez otvaranja Excel radnog lista uopće.

Sada znate 3 različiti putevi pregled svojstava dokumenta na vašem računalu, tako da možete lako pronaći sve važne informacije.

Promjena svojstava dokumenta

Ranije sam obećao govoriti o tome kako promijeniti svojstva dokumenta. Dakle, pregledom svojstava pomoću i gore opisanih, možete brzo dodati potrebne informacije ili urediti postojeće podatke. To je također moguće, ali ne u sustavu Windows 8.

Najbrži način za dodavanje autora

Promjena zadanog imena autora

Zadano kao ime autora Excel dokument korišteno ime Windows korisnik, ali takav potpis neće uvijek biti prikladan. U Excelu možete promijeniti zadano ime autora tako da se ubuduće posvuda pojavljuje samo ono ime koje trebate.

Postavljanje prilagođenih svojstava

Komentar: Format podataka u polju Značenje(Vrijednost) mora odgovarati onome što je odabrano na padajućem popisu Tip(Tip). Na primjer, ako je odabrana vrsta podataka Broj(Broj), zatim u polju Značenje(Vrijednost) Mora se unijeti broj. Vrijednosti koje ne odgovaraju odabranoj vrsti podataka bit će spremljene kao tekst.

Ako kliknete na svojstvo koje ste upravo dodali, a zatim kliknite Izbrisati > u redu(Izbriši > U redu), ovo svojstvo će nestati.

Promjena drugih svojstava dokumenta

Za promjenu drugih metapodataka (osim imena autora, naslova, oznaka i kategorija), koristite ili " " ili (Svojstva).

• Ako je “Document Information Area” otvoreno, tada jednostavno postavite kursor u polje željenog svojstva i unesite tražene podatke.
• Ako je dijaloški okvir otvoren Svojstva(Svojstva), zatim idite na karticu Dokument(Sažetak) i dodajte ili promijenite postojeće podatke u poljima, a zatim kliknite u redu.

Vratite se na uređivanje Excel lista i sve promjene koje ste napravili bit će automatski spremljene.

Uklanjanje svojstava dokumenta

Ako želite prikriti tragove i osigurati da nitko ne može pronaći vaše ime ili naziv organizacije u svojstvima dokumenta, upotrijebite jednu od sljedećih metoda koje vam omogućuju skrivanje imovine ili osobnih podataka od javnog pristupa.

Povezujemo "Inspektor dokumenata" na posao

Inspektor dokumenata koristi se za traženje skrivenih svojstava i osobnih podataka. Osim toga, može se koristiti za uklanjanje svojstava iz knjige koja ne bi trebala biti vidljiva drugim korisnicima.

Uklanjanje metapodataka iz više dokumenata

Uz pomoć Windows Explorer Možete ukloniti svojstva iz nekoliko dokumenata odjednom.

Komentar: Na ovaj način možete ukloniti bilo koje svojstvo dokumenta iz jedne ili više datoteka, čak i ako na računalu imate instaliran Windows 8.

Zaštita svojstava dokumenta

Zaštita svojstava dokumenta i osobnih podataka korisna je ako ne želite da drugi korisnici mijenjaju metapodatke ili bilo što drugo u vašem dokumentu.

Ako trebate dodijeliti pravo uređivanja dokumenta samo nekim korisnicima, možete postaviti lozinku i podijeliti je s krugom ljudi od povjerenja.

Sada je vaš dokument zaštićen od neovlaštenog uređivanja. Ali budi pažljiv! Svatko tko zna lozinku može je lako ukloniti iz polja Lozinka za promjenu(Lozinka za izmjenu) i dajte drugim čitateljima vašeg dokumenta mogućnost promjene informacija na radnom listu.

Wow! Članak je ispao prilično dugačak! Moj je cilj bio pokriti sve značajne aspekte pregledavanja, mijenjanja i brisanja svojstava dokumenta. Nadam se da ćete pronaći prave odgovore na svoja pitanja vezana uz metapodatke.

Skrivene informacije mogu uključivati:

skrivene podatke i osobne podatke koji se ne smiju dijeliti u Word dokumentima

Excel podaci dodano u radnu knjižicu prilikom suradnje s drugim ljudima

Skriveni podaci i osobni podaci u programu PowerPoint koji mogu biti pohranjeni u prezentaciji ili u njenim metapodacima.

informacije o dokumentu i svojstva datoteke u Visio crtežima

Bilješka: Osim ako svoj dokument ne pošaljete Microsoftu, nećemo vidjeti nikakve podatke iz njega.

Ovaj članak opisuje vrste podataka koji se obično pohranjuju u dokumentima sustava Office tako da možete odlučiti što ćete zadržati, a što ukloniti iz dokumenta ili metapodataka. Neki podaci koje Document Inspector ne može izbrisati opisani su u tablicama detaljne informacije o Wordu, Excelu i PowerPointu.

Elektronička kopija Word dokumenta koju dijelite s klijentima ili kolegama često sadrži skrivene podatke ili osobne informacije pohranjene u samom dokumentu ili u svojstvima ili metapodacima dokumenta.

Savjet: datoteka > Pečat, kliknite Ispis svih stranica i odznačite Tiskarski ispravci.

Word dokumenti mogu sadržavati sljedeće vrste skrivenih i osobnih podataka:

Bilješke, oznake načina revizije, verzije i rukom pisane bilješke. Ako surađujete s drugima na stvaranju dokumenta, dokument može sadržavati stavke kao što su revizijski zapisi, bilješke, rukom pisane bilješke i verzije. Ove informacije mogu omogućiti drugima da vide imena ljudi koji su radili na dokumentu, komentare recenzenata i promjene napravljene na dokumentu, ali ne ako ih ne želite dijeliti ni s kim izvan svog tima.

Svojstva dokumenta ili metapodaci uključuju informacije o dokumentu, kao što su autor, predmet i naslov. Svojstva dokumenta također uključuju podatke koji se automatski spremaju Uredski programi, kao što je ime osobe koja je zadnja spremila dokument i datum kada je dokument kreiran. Ako su korištene određene značajke, dokument može sadržavati i različite vrste osobnih podataka, poput zaglavlja poruka E-mail, pregledajte informacije o podnošenju, rute dokumenata i nazive predložaka.

Zaglavlja i podnožja. Word dokumenti mogu sadržavati podatke u zaglavljima i podnožjima. Osim toga, možda ste dodali pozadinu svom Word dokumentu.

Skriveni tekst Word dokumenti mogu sadržavati tekst oblikovan kao skriveni tekst. Ako ne znate postoji li skriveni tekst u dokumentu, možete koristiti Inspektor dokumenata za pretraživanje.

Svojstva poslužitelja dokumenata. Ako je dokument spremljen na poslužitelj za upravljanje dokumentima (na primjer, web mjesto radnog prostora za dokumente ili biblioteka temeljena na Windows SharePoint Services), dokument može sadržavati dodatna svojstva dokumenta ili informacije povezane s tom lokacijom poslužitelja.

Prilagođeni XML podaci Dokumenti mogu sadržavati prilagođene XML podatke koji nisu vidljivi u dokumentu. Inspektor dokumenata može pronaći i ukloniti te XML podatke.

koristeći Document Inspector

Možete koristiti Document Inspector za pronalaženje i uklanjanje skrivenih i osobnih podataka u Word dokumentima. Preporuča se koristiti Document Inspector prije podnošenja javni pristup Do elektronička kopija Word dokument, kao što je privitak e-pošte.

Otvorite Word dokument za koji želite provjeriti skrivene i osobne podatke.

Otvorite karticu Datoteka, pritisni gumb Spremi kao i unesite ime u polje Naziv datoteke za spremanje kopije izvornog dokumenta.

U kopiji izvornog dokumenta otvorite karticu Datoteka i pritisnite tipku Inteligencija.

Klik Rješavanje problema, zatim odaberite Inspektor dokumenata.

U dijaloškom okviru Inspektor dokumenata Odaberite potvrdne okvire kako biste odabrali vrste skrivenih informacija koje želite provjeriti.

Pritisnite gumb Ček.

Pregledajte rezultate skeniranja u dijaloškom okviru Inspektor dokumenata.

Pritisnite gumb izbrisati sve pokraj rezultata provjere vrsta skrivenih podataka koje je potrebno ukloniti iz dokumenta.

Važno:

• Skriveni podaci uklonjeni iz dokumenta ne mogu se uvijek vratiti pomoću naredbe Otkazati.

  Ako želite ukloniti skrivene podatke i osobne podatke iz dokumenata spremljenih u OpenDocument (ODT) formatu, morate pokrenuti Document Inspector svaki put kada spremite dokument u ovom formatu.

Pronađite i uklonite Document Inspector u Word dokumentima

Word Document Inspector prikazuje nekoliko različitih inspektora koji vam omogućuju pronalaženje i uklanjanje skrivenih podataka i osobnih informacija specifičnih za Word dokumente. Da dobijem popis različite vrste skrivene i osobne podatke koje Document Inspector može pronaći i ukloniti iz njih Word dokumenti, pogledajte tablicu u nastavku.

Bilješke:

Kada dijelite elektroničku kopiju Excel radne knjige, svakako pregledajte radnu knjigu za skrivene ili osobne podatke koji bi mogli biti pohranjeni u samoj radnoj knjizi ili u njezinim svojstvima dokumenta (metapodaci).

Document Inspector u Excelu može vam pomoći pronaći i ukloniti skrivene podatke i osobne podatke iz radnih knjiga.

Bilješka: Iako možete ukloniti skrivene i osobne podatke iz radnih knjiga koje ste podijelili s drugima, ako je radna knjiga programa Excel spremljena kao dijeljena, iz nje ne možete ukloniti bilješke, bilješke, svojstva dokumenta ili osobne podatke. Da biste uklonili ove podatke iz zajedničke radne knjige, najprije ih kopirajte i prestanite dijeliti.

Pronalaženje i uklanjanje skrivenih i osobnih podataka

Document Inspector vam pomaže pronaći i ukloniti skrivene podatke i osobne podatke u Excel radnim knjigama. Preporučujemo korištenje Document Inspectora prije dijeljenja elektroničke kopije knjige, kao što je privitak e-pošte.

Vrste skrivenih i osobnih podataka u Excelu

U nastavku su navedeni neki od elemenata koji mogu biti izvor skrivenih i osobnih podataka u Excel radnim knjigama.

Ako je knjiga stvorena s drugima, može sadržavati bilješke i rukom pisane bilješke. Ove informacije omogućuju drugima da vide imena ljudi koji su pridonijeli knjizi, da vide komentare recenzenata i da vide promjene napravljene u knjizi.

Svojstva metapodataka i dokumenta u Excelu, kao i u Ostalima Uredske aplikacije, uključuju podatke kao što su autor, predmet i naslov. Office automatski sprema ime osobe koja je zadnja spremila radnu knjigu, datum izrade dokumenta i lokaciju dokumenta (Excel 2013 ili noviji). Možda imate dodatne osobne podatke (PII), kao što su zaglavlja e-pošte, informacije o slanju, pregledavanje i rute, svojstva pisača (kao što je put pisača i lozinka za sigurni ispis) i informacije o putu datoteke za objavu. Internet stranice.

Zaglavlja i podnožja. Excelove radne knjige mogu sadržavati podatke u zaglavljima i podnožjima.

Skriveni redovi, stupci i listovi. Redovi, stupci i cijeli listovi mogu se sakriti u knjizi. Kada distribuirate kopiju radne knjige koja sadrži skrivene retke, stupce ili listove, drugi ih ljudi mogu prikazati i vidjeti podatke koje sadrže.

Svojstva poslužitelja dokumenata. Radna knjiga spremljena na poslužitelju za upravljanje dokumentima, kao što je mjesto radnog prostora za dokumente ili Windows biblioteka SharePoint Services može sadržavati dodatna svojstva dokumenta ili podatke o lokaciji poslužitelja.

Prilagođeni XML podaci. Radne knjige programa Excel mogu sadržavati prilagođene XML podatke koji nisu prikazani u samom dokumentu. Inspektor dokumenata može pronaći i ukloniti te XML podatke.

Nevidljiv sadržaj. Knjige mogu sadržavati objekte koji su formatirani kao nevidljivi.

Ugrađene datoteke ili objekti. Radne knjige mogu imati ugrađene datoteke (kao što su dokumenti sustava Office ili tekstualne datoteke) ili ugrađeni objekti (kao što su grafikoni ili jednadžbe) koji sadrže nevidljive podatke.

Makronaredbe temeljene na VBA kodu. Radne knjige mogu sadržavati makronaredbe, VBA module, COM i ActiveX kontrole, korisničke obrasce ili korisnički definirane funkcije koje mogu sadržavati skrivene podatke.

Stavke s predmemoriranim podacima. Radne knjige mogu imati predmemorirane podatke iz zaokretnih tablica, zaokretnih grafikona, rezača, vremenskih traka i formula kocke koji se možda neće pojaviti.

Excel ankete. Knjige mogu sadržavati skriveni Excel Anketna pitanja koja su unesena u Excel online i spremljena u radnoj knjizi, ali nisu vidljiva u radnoj knjizi.

Skripte upravitelja skripti. Radne knjige mogu imati skripte definirane pomoću Script Managera. Mogu sadržavati predmemorirane ili skrivene podatke.

Filteri. Radne knjige mogu imati aktivne automatske filtre ili filtre tablica, što može uzrokovati pohranjivanje predmemoriranih ili skrivenih podataka u radnim knjigama.

Skrivena imena. U knjigama mogu biti skrivena imena koja mogu biti izvor skrivenih podataka.

Pronađite i uklonite Document Inspector u Excel dokumentima

Inspektor dokumenata prikazuje otkrivene stavke kako bi vam pomogao pronaći i ukloniti skrivene podatke i osobne informacije povezane s njima Excel radne knjige. Donja tablica navodi vrste skrivenih i osobnih podataka koje Document Inspector može pronaći i ukloniti iz radnih knjiga.

Bilješke:

Nisu svi podržani u programu Microsoft Excel Starter 2010 Excel funkcije navedeni u tablici.

Ako je vaša organizacija dodala prilagođene module u Document Inspector, mogu se otkriti dodatne vrste podataka.

Inspektor dokumenata pronalazi sljedeće stavke koje mogu sadržavati podatke koji nisu vidljivi u radnoj knjizi. On ih ne može obrisati, jer to može dovesti do toga da knjiga ne radi ispravno. Možete pregledati svaku pronađenu stavku i odlučiti hoćete li je ručno ukloniti ili zamijeniti stavkom bez skrivenih podataka, poput statične slike.

Možete pronaći i ukloniti skrivene informacije u PowerPoint prezentacijama pomoću Document Inspectora.

Savjet: Ako jednostavno ne upisujete bilješke, odaberite datoteka > Pečat, kliknite na slajdove veličine cijela stranica i odznačite Ispis bilješki.

Pronalaženje i uklanjanje skrivenih i osobnih podataka

Vrste skrivenih i osobnih podataka

U PowerPoint prezentaciju možete spremiti različite vrste skrivenih i osobnih podataka. Iako ove informacije možda neće biti odmah vidljive, svejedno ih se može izvući iz prezentacije.

Skriveni podaci mogu uključivati ​​podatke koje PowerPoint dodaje kako bi vam omogućio dijeljenje prezentacije s drugim ljudima. Ovo također uključuje informacije koje su namjerno označene kao skrivene.

PowerPoint prezentacije mogu sadržavati sljedeće vrste skrivenih i osobnih podataka:

Bilješke i bilješke pisane rukom. Ako je prezentacija stvorena s drugima, može sadržavati bilješke ili rukom pisane bilješke. Ove informacije omogućuju drugim korisnicima da vide učinjene promjene i imena korisnika koji su radili na prezentaciji, kao i komentare recenzenata.

Podaci o praćenju zakrpa. Prilikom zajedničkog rada na zajednički dokument pohranjen u oblaku, PowerPoint 2016 za Office 365 prati tko je i kada napravio izmjene u dokumentu.

Svojstva dokumenta i osobni podaci. Svojstva dokumenta (metapodaci) uključuju informacije o prezentaciji kao što su ime autora, predmet i naslov. Oni također sadrže informacije koje Office programi automatski spremaju, kao što je ime osobe koja je posljednja spremila dokument i datum kada je dokument kreiran. Ako ste koristili određene značajke, dokument može sadržavati i dodatne osobne podatke, kao što su zaglavlja e-pošte, informacije o podnošenju pregleda, rute dokumenta, staze pisača i informacije o putanji datoteke za objavljivanje web stranica.

Nevidljiv sadržaj na slajdu. Prezentacija može sadržavati objekte koji su oblikovani kao neprikazljivi.

Sadržaj izvan slajda. PowerPoint prezentacije mogu sadržavati objekte koji se ne pojavljuju jer su pomaknuti sa slajda. Takvi objekti mogu biti natpisi, slike, grafički elementi i tablice.

Bilješke za prezentaciju. Odjeljak s bilješkama PowerPoint prezentacije može sadržavati tekst koji možda ne želite dijeliti s drugima, osobito ako su bilješke stvorene isključivo za izlagača.

Svojstva poslužitelja dokumenata. Ako je prezentacija spremljena na poslužitelj za upravljanje dokumentima, kao što je web-mjesto Document Workspace ili biblioteka Windows SharePoint Services, može sadržavati dodatna svojstva ili podatke o lokaciji poslužitelja.

Prilagođeni XML podaci. Prezentacije mogu sadržavati prilagođene XML podatke koji nisu prikazani u samoj prezentaciji. Inspektor dokumenata može pronaći i ukloniti te XML podatke.

Podaci koje Document Inspector pronalazi i uklanja

PowerPoint Document Inspector prikazuje nekoliko različitih inspektora kako bi vam pomogli pronaći i ukloniti skrivene podatke i osobne informacije specifične za vaš PowerPoint prezentacije. Za popis različitih vrsta skrivenih i osobnih podataka koje Document Inspector može pronaći i ukloniti iz prezentacija, pogledajte tablicu u nastavku.

Ako je vaša organizacija dodala dodatne module u Document Inspector, možete provjeriti druge vrste informacija u svojim prezentacijama.

Informacije koje Document Inspector pronalazi, ali ih ne može ukloniti

Inspektor dokumenata pronalazi sljedeće stavke koje mogu sadržavati podatke koji nisu vidljivi u prezentaciji. Ne može ih obrisati jer to može dovesti do neispravnog rada prezentacije. Možete pregledati svaku pronađenu stavku i odlučiti hoćete li je ručno ukloniti ili zamijeniti stavkom bez skrivenih podataka, poput statične slike.

Inspektor dokumenata i osobni podaci

Podaci o praćenju promjena uvedeni u PowerPoint 2016 build 8403 za Office 365 Insiders ilustriraju ograničenje Document Inspectora. Na primjer, pretpostavimo da Julia i Linda suradnja iznad Prezentacije A u Office 365. Podaci o praćenju zakrpa (korisnička imena i kada su izmijenjeni) dodaju se u prezentaciju. Ako Mohammed tada otvori prezentaciju A u programu PowerPoint 2013 i pokrene File Document Inspector za uklanjanje osobnih podataka, Document Inspector u toj verziji programa PowerPoint neće moći otkriti i ukloniti podatke za praćenje promjena dodane prezentaciji pomoću novije verzije sustava Office 365PowerPoint koju koristi Julia i Li. Da. Mohammed ne može izbrisati podatke praćenja zakrpa bez ažuriranja na Trenutna verzija PowerPoint, a zatim pokrenite Document Inspector

U Visiju možete ukloniti skrivene podatke, baš kao i u drugim aplikacijama sustava Office. Prije nego počnete kopirati Visio dokument, možda postoje informacije koje želite ukloniti iz dokumenta i iz svojstava datoteke dokumenta.

Možete jednostavno izbrisati sljedeće osobne podatke u Visio:

Bilješke umetnute na stranice dokumenta

Imena i inicijali recenzenata i ispravci koje su napravili

Putovi do skupova elemenata

Putovi do predložaka i imena njihovih datoteka

Bilješka: Ako je dokument objavljen na zajedničkom poslužitelju, kada ga otvorite, prikazuje se informacija o tome tko ga je otvorio i naziv računala na kojem je datoteka pohranjena. Kako biste zaštitili ove podatke, pristup dokumentima ograničite samo na osobe kojima vjerujete.

Možete pronaći i ukloniti skrivene informacije u Visio prezentacijama slijedeći ove korake:

Klik datoteka > inteligencija > Brisanje osobnih podataka.

Otvorite karticu Osobne informacije.

Označite kućicu Uklonite sljedeće elemente iz dokumenta.

Savjet: Označite kućicu Upozorenje ako se ovi podaci ponovno umetnu ako želite primiti upozorenje kada pokušate ponovno unijeti osobne podatke.

Za uklanjanje osjetljivih podataka iz vanjski izvori, potvrdite okvir Uklonite podatke iz vanjskih izvora pohranjene u trenutnom dokumentu.

Bilješka: Ovaj potvrdni okvir Ne Omogućuje brisanje podataka povezanih s oblikom. Uklanja izvor podataka iz sheme, ali ako su podaci iz njega već u shemi, moraju se ukloniti ručno.

Povratne informacije

Ovaj članak je ažuriran 8. siječnja 2019 kao rezultat vaših komentara. Ako vam je ovaj članak bio od pomoći, a osobito ako nije, upotrijebite donje kontrole za povratne informacije kako biste zadržali otvorene neke konstruktivne prijedloge kako bismo ga mogli poboljšati.

Bilješka: Ova je stranica automatski prevedena i može sadržavati netočnosti i gramatičke pogreške. Važno nam je da vam ovaj članak bude koristan. Jesu li informacije bile korisne? Radi praktičnosti također (na engleskom).