Конструктор отчетов ТЦУ. Создание простого отчета. Отчет «Запасы товаров »
Если внимательно присмотреться к отчету Access, показанному на рис. 18.14, можно заметить несколько недостатков. Вот их список:
* названия таких полей, как Фамилия и Имя, явно лишние, их следует убрать;
* информация о человеке занимает слишком много места, ее можно представить компактнее;
* некоторые подписи следует заменить более понятными;
* поле Дата слишком коротко, оно не вмещает дату в длинном формате. Давайте исправим указанные недочеты в конструкторе отчетов.
1. Чтобы переключиться в режим конструктора, выберите команду Вид > Конструктор .
Рис. 18.15. Конструктор отчетов Access
В схеме отчета (рис. 18.15) присутствует несколько разделов. Их назначение указано в табл. 18.2. Поля и подписи можно размещать в любом разделе отчета, регулируя этим их положение на странице.
2. Щелчком выделите надпись Фамилия.
3. Нажатием клавиши Delete удалите надпись.
ТАБЛИЦА 18.2 . Разделы отчета
| Раздел | Назначение |
| Заголовок отчета | Печатается в самом начале отчета один раз. Выводится и скрывается командой Вид > Заголовок/примечание отчета |
| Верхний колонтитул | Печатается в верхнем поле каждой страницы. Выводится и скрывается командой Вид > Колонтитулы |
| Заголовок группы КодКонтакты | Появляется в начале каждой группы записей, соответствующих очередному значению поля КодКонтакты (то есть того поля, по которому назначена группировка) |
| Область данных | Основные данные отчета |
| Нижний колонтитул | Печатается в нижнем поле каждой страницы. Выводится и скрывается командой Вид > Колонтитулы |
| Примечание отчета | Печатается в самом конце отчета. Выводится и скрывается командой Вид > Заголовок/примечание отчета |
4. Повторяя шаги 2 и 3, удалите из раздела Заголовок группы Код_Контакты надписи Имя, Дата и Описание. Назначение соответствующих полей очевидно и не нуждается в пояснении.
5. Щелкните на горизонтальной линии, расположенной ниже поля Назвакие Компании, правой кнопкой мыши и выберите команду Вырезать .
6. Аналогичным приемом удалите три оставшиеся линии раздела Заголовок группы Код_Контакты. Нет смысла выводить подписи полей адреса, названия компании и телефона в заголовке каждой группы. Достаточно будет поместить соответствующие надписи в верхний колонтитул страницы.
7. Поместите указатель мыши между заголовками разделов Верхний колонтитул и Заголовок группы Код_Контакты, чтобы его значок превратился в двунаправленную стрелку. Нажмите кнопку мыши и перетащите заголовок группы вниз, освобождая место для верхнего колонтитула.
8. Щелчком выделите надпись Адрес. Нажмите клавиши Ctrl+X, чтобы вырезать ее.
9. Щелкните на заголовке раздела Верхний колонтитул и нажмите клавиши Ctrl+V, чтобы вставить вырезанную надпись в верхний колонтитул.
10. Выделяя надписи колонтитула и перетаскивая их мышью за маркер верхнего левого угла либо передвигая нажатием клавиши Ctrl и клавиш со стрелками, разместите их так, как показано на рис. 18.16.
Рис. 18.16. Перемещение надписей между разделами отчета Access
11. Щелкните на надписи Адрес. Повторным щелчком на ней включите режим редактирования и замените текст на Почтовый адрес.
12. Описанным выше приемом измените текст подписей Название Компании и Рабочий Телефон соответственно на Компания и Телефон.
13. Переставьте поля раздела Заголовок группы Код_Контакты, разместив их в две строки. Фамилия и имя - в первой строке, а остальные три поля - во второй.
14. Щелкните правой кнопкой мыши на жирной линии, расположенной в разделе Заголовок отчета. Выберите в контекстном меню команду Копировать .
15. Щелкните на заголовке раздела Заголовок группы Код_Контакты и нажмите клавиши Ctrl+V, чтобы вставить в этот раздел дубликат линии.
16. Нажимая клавиши Ctrl+V, переместите линию вниз, под вторую строку полей данных.
17. Снова нажмите Ctrl+V, добавив вторую линию вдоль верхнего края раздела.
18. Перетащите заголовок раздела Область данных вверх, убрав излишнее пустое пространство.
19. Щелчком выделите поле Дата. Увеличьте его горизонтальный размер, перетащив вправо серединный маркер правой границы поля.
Рис. 18.17. Модифицированная структура отчета Access
20. Растяните поле Описание вправо до границы отчета. Окончательный вид новой структуры отчета показан на рис. 18.17.
21. С помощью команды Вид > Предварительный просмотр переключите отчет в режим вывода данных. В новом варианте, показанном на рис. 18.18, информация размещается намного компактнее.
22. Закройте отчет. При появлении запроса о необходимости сохранения новой структуры отчета щелкните на кнопке Да .
Примечание В нижней части страницы отчета выводятся текущая дата и номер страницы. Эта информация генерируется элементами управления, размещенными в разделе Нижний колонтитул конструктора отчета Access.
Рис. 18.18. Просмотр нового варианта отчета Access
В системе ТЦУ имеется более ста отчетов в различных вариантах. Не смотря на это, удовлетворить разнообразные потребности пользователей способен только Конструктор отчетов ТЦУ . Он позволяет создавать отчеты под свои специфические требования.
Компания СофтКБ постаралась реализовать интерфейс конструктора по подобию конструктора отчетов Microsoft Access. Такое решение имеет ряд преимуществ:
- Конструктор отчетов MS Access знаком большому количеству пользователей, поскольку является частью пакета MS Office.
- Наличие большого количества литературы по конструктору MS Access дает возможность получить информацию о работе конструктора ТЦУ.
Для извлечения необходимой информации из базы данных в конструкторе отчетов ТЦУ используются запросы на языке SQL (Structured Query Language – язык структурированных запросов). В программе имеется специальный инструмент для создания SQL- запросов.
Рассмотрим, как создать простейший отчет Прайс-лист. Наша цель - показать, как легко и быстро можно создавать собственные отчеты в ТЦУ.
Открываем Мастер отчетов и создаем новый отчет.
Откроется окно конструктора с макетом пустого отчета. Справа от него расположено окно свойств для объекта TCU Report. В разделе Report Wizard (Мастер отчетов) обратим внимание на свойства ReportWizardName и ReportVariantName.
ReportWizardName (Имя отчета в Мастере) – вид отчета из перечня доступных отчетов. В нашем случае это Price List, так как этот вид отчета был выбран на момент создания нового отчета.
ReportVariantName хранит название варианта отчета для текущего вида отчета. В эту строку запишем название нашего отчета Прайс-лист .
В макете нового отчета изначально имеется элемент DataControl (Управление данными), расположенный в области данных. Именно через этот элемент осуществляется связь отчета с базой данных. Выделим мышью элемент DataControl, чтобы открыть окно свойств для данного объекта. В строку свойства Source (Источник) необходимо поместить текст SQL запроса. Нажмем на кнопку «…» в строке свойства Source.
Откроется окно конструктора SQL запросов. Рассмотрим его структуру.
1. Область таблиц запроса – это место, где размещаются таблицы и устанавливаются связи между ними.
2. Бланк запроса – предназначен для определения полей и условий, которые будут использованы для извлечения результирующего набора данных.
3. Дерево доступных таблиц БД.
4. Дерево таблиц и полей текущего запроса.
5. Область результирующего SQL кода.
Можно изменять размеры областей. Для этого нужно поместить курсор на границу раздела областей, чтобы он принял вид двунаправленной стрелки и перемещать границу раздела в нужном направлении.
Перечислим, какие данные мы хотим включить в отчет: группы товаров, наименования товаров, единица измерения, пять справочных цен из карточки товара.
Необходимые нам данные содержатся в следующих таблицах: kat, tovar, izmer.
Выберем таблицы, на основе которых будет строиться запрос. Для этого в дереве доступных таблиц базы данных на требуемых таблицах сделайте двойной щелчок либо просто перетащите мышью в область таблиц запроса. В области таблиц запроса появятся макеты выбранных таблиц.
Таблицы можно перемещать в любое место в пределах верхней части окна конструктора запросов. Это может понадобиться, если схема очень запутана, и нужно улучшить ее вид.
Укажем поля для построения запроса. Выделим необходимое поле в макете таблицы и перетащим (или двойным щелчком) в нужную строку бланка запроса.
В столбце Expression содержатся имена полей из таблиц или выражения (вычисляемые поля). Установленный флажок Output определяет, будет ли присутствовать (отображаться) данное поле в результирующем наборе данных. Это удобно, когда поле используется для указания критериев отбора, но нет необходимости выводить на экран значения данного поля. Например, в прайс-лист не должны быть включены товары, являющиеся возвратной тарой. В таком случае, выбираем поле в таблице Tovar, снимаем флажок вывода на экран, а в поле условия отбора (Criteria) указываем значение =False.
По мере добавления в запрос таблиц и полей, в нижней части окна, в области результирующего SQL кода автоматически формируется SQL-запрос.
Закроем конструктор SQL, сохранив сделанные изменения. Обратите внимание, теперь свойство Sourse содержит строку SQL-запроса. Кнопка Сохранить как… вызывает диалоговое окно «Save TCU Report file». Присвоим имя файла «Прайс-лист» и сохраним. ТЦУ автоматически помещает отчет в папку Reports в каталоге TCU3. После перезапуска программы сохраненный отчет можно увидеть в перечне вариантов отчета.
Теперь создадим макет отчета. Отчеты могут содержать следующие разделы:
ReportHeader – заголовок отчета, печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.
PageHeader – заголовок страницы (верхний колонтитул), печатается вверху каждой страницы, обычно используются в качестве заголовков столбцов для итоговых данных.
GroupHeader – заголовок группы, печатается в начале каждой группы.
Ditail – область данных, где обрабатывается и печатается каждая запись из динамического набора данных запроса.
GroupFooter – примечание группы, печатается после обработки последней записи группы, используется для отображения итоговых данных в записях текущей группы.
PageFooter – примечание страницы (нижний колонтитул), печатается внизу каждой страницы, сюда обычно помещается номер страницы.
ReportFooter – примечание отчета, печатается в конце отчета после всех записей данных и примечаний групп, отображает общий итог по всему отчету.
Нужные разделы в новый отчет можно добавить через контекстное меню, подменю Insert
Основными элементами отчета являются надпись и поле. С помощью элемента «Надпись»(label) в отчете можно отобразить нужный текст, например, заголовок, подпись и т.д. С помощью элемента «Поле» (field) в отчете отображается информация из базы данных. В поле можно использовать любой тип данных: текстовый, числовой, логический, дата/время и т.д.
Щелкнем по значку «Надпись» на панели элементов, поместим курсор в нужное место в разделе ReportHeader и перетащим указатель мыши (удерживая левую кнопку), чтобы образовался прямоугольник. Мы создали объект label. Чтобы поместить текст в элемент, в строке свойства Caption (текст надписи) наберем «Прайс-лист». В строке свойства Font (Шрифт) нажмем на кнопку «…». В появившемся диалоговом окне «Шрифт» зададим свойства шрифта общепринятым в приложениях Microsoft Office способом. Цвет шрифта и фона задается в свойствах ForeColor и BackColor.
Высоту раздела можно корректировать вручную, перетягивая полосу раздела в нужном направлении, или указать в свойствах объекта ReportHeader, свойство Height.
Используя элемент «Надпись», создадим заголовки столбцов отчета. Для этого целесообразно использовать раздел PageHeader. В этом случае наименования столбцов будут печататься в начале каждой страницы, что удобно для многостраничного отчета.
Цвет, толщину, стиль границ элемента «Надпись» можно установить через контекстное меню, Format Border или на панели инструментов, как это принято в приложениях MS Office.
В любой момент можно открыть отчет в режиме просмотра. Для этого переключаемся на вкладку «Прайс-лист», предварительно сохранив изменения в режиме конструктора. Затем двойным щелчком мыши по названию варианта отчета (справа) обновим отчет. На данном этапе должно выглядеть вот так:
Создадим поля, в которых будет отображаться необходимая нам информация из базы данных.
Заголовок группы следует поместить в разделе GroupHeader. При помощи элемента «Поле» на панели элементов создадим объект field. Для свойства DataField укажем источник записей. Из выпадающего списка выберем необходимое поле, по которому сортируются записи (в нашем случае это kat_name).
Теперь приступим к созданию области данных для нашего отчета. В разделе Detail поместим семь объектов field и установим размеры так, чтобы поля располагались непосредственно под наименованиями столбцов. Далее установим формат границ (аналогично объекту label) и укажем в свойствах DataField источники записей для каждого объекта.
Следует обратить внимание на то, что в области данных под элементами управления и над ними нет пустых мест, что позволяет отображать записи области данных в отчете как единое целое.
Новые разделы в отчет добавляются парами. Но в нашем отчете не используются примечания группы и страницы. Для установки только одного раздела из пары нужно вручную или в свойствах задать нулевую высоту того раздела из пары, который не нужен, а затем задать значение НЕТ для его свойства Visible.
Сортировка записей итогового набора данных устанавливается с помощью отдельного свойства SortingOrder для объекта TCUReport. Отсортируем наши записи сначала по группам товаров, затем по наименованиям товаров.
Сортировка производится по полю ext_kat_namе для того, чтобы учесть и вложенные группы (подгруппы) товаров.
Такой вид имеет готовый отчет в режиме просмотра.
Напоследок еще несколько замечаний.
При выборе таблиц и полей для создания запроса можно воспользоваться описанием базы данных ТЦУ, обратившись по ссылке .
Если необходимо вернутся к работе с ранее созданным элементом, его можно выбрать, кликнув по нему мышью или выбрав необходимый элемент из выпадающего списка в окне «Свойства объекта».
Готовый отчет (в том числе и пользовательские отчеты ТЦУ), можно изменить или доработать, добавив в запрос отчета необходимые таблицы и поля. Предварительно по кнопке Сохранить как… сохраняем отчет под другим именем, чтобы не затереть оригинальный отчет. В окне конструктора отчетов создать новые элементы управления – надписи и поля.
Видеоурок по конструктору отчетов
Создание отчетов в режиме Конструктора во многом совпадает с созданием формы.
Рисунок 41 - Области отчета
Области отчета показаны на рисунке 41:
1. Заголовок отчета - размещается в начале отчета.
2. Верхний колонтитул отображается в начале каждой страницы и под заголовком отчета.
3. Область данных отображается для каждой записи, входящей в отчет.
4. Нижний колонтитул отображается в нижней части каждой страницы.
5. Область примечаний отображается в конце отчета. Обычно все отчеты содержат заголовок отчета и итоговую часть отчета. Для их формирования добавьте эти области в отчет, используя команду Вид/Заголовок/примечание отчета.
Для размещения даты и времени создания нужно в менюВставка выбрать командуДата и время.
Чтобы вставить в отчет номера страниц нужно выполнить команду Вставка/Номера страниц, задать формат расположения объекта, ОК.
Все элементы, добавляемые в отчет, являются элементами управления. Примерами разных элементов управления служат поля, надписи, списки, переключатели, кнопки и линии. С ними вы уже познакомились при разработке формы.
При создании отчетов в режиме Конструктора можно проводить вычисления, используя для этого так называемые вычисляемые элементы управления.
Создание вычисляемого элемента управления:
1. Откройте отчет в режиме. Конструктора отчета.
2. Выберите на панели элементов инструмент для создания элемента управления, который будет использоваться как вычисляемый.
Примечание. Обычно элементом управления, используемым для вывода рассчитанного значения, является поле, но допускается использование любого элемента управления, имеющего свойство Данные (ControlSource).
3. В отчете выберите место, в которое следует поместить элемент управления.
4. Выполните одно из следующих действий:
Для поля допускается ввод выражения прямо в элемент управления.
Если элемент управления не является полем или если требуется ввести выражение в поле с помощью построителя выражений, убедитесь, что нужный элемент управления выделен, нажмите кнопку Свойствана панели инструментов и введите выражение в ячейку свойства Данные (ControlSource) или нажмите кнопку построителя, чтобы открыть построитель выражений.
В вычисляемом элементе управления перед каждым выражением следует помещать знак равенства (-).
Если требуется больше места ввода выражения в ячейку свойства Данные (ControlSource), нажмите клавиши SHIFT+F2 для открытия окна Область ввода.
Сортировка данных:
В отчете допускается сортировка по 10 и менее полям или выражениям.
1. Откройте отчет в режиме Конструктора.
2. Нажмите кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.
3. В первой строке бланка выберите в ячейке столбцаПоле/ выражение имя поля или введите выражение.
Поле или выражение, указанное в первой строке, определяет первый (основной) уровень сортировки. Вторая строка бланка определяет второй уровень сортировки и т. д.
Группировка данных:
Сортировка данных в отчете позволяет распечатывать записи в требуемом порядке. Однако этих средств не всегда оказывается достаточно. Часто возникает необходимость объединять записи в группы. Для этой цели используется командаСортировка и группировка менюВид, которая позволяет:
Напечатать текст, идентифицирующий конкретные группы,
Напечатать каждую группу с новой страницы,
Выполнять сброс номеров страниц для каждой группы отчета.
Создадим с помощью Конструктора отчет, содержащий данные о клиентах (на основе таблицы КЛИЕНТЫ): отчет должен содержать код клиента, его телефон, фамилию, имя; отчество и должность.
1. В окне базы данных выбрать вкладку Отчеты.
2. Нажать кнопкуСоздать на панели инструментов.
3. В появившемся диалоговом окне выбрать способ создания отчета (Конструктор), имя таблицы (КЛИЕНТЫ) или запроса, где содержатся данные, по которым строится отчет.
Если требуется создать свободный отчет, не выбирайте имя из списка. Если нужно использовать в отчете данные из нескольких таблиц, создавайте отчет на основе запроса.
4. Нажать кнопку ОК. На экране появится отчет в режиме Конструктора.
5. Из списка полей выбранной таблицы мышью перетащить нужные поля в области отчета (если на экране отсутствует список полей, нажмите кнопку Ц - Список полей). Результат показан на рисунке 42.
Созданный отчет можно увидеть в режиме просмотра (кнопка Д) - рисунок 43.
Рисунок 42 - Отчет, созданный с помощью Конструктора на основе таблицы КЛИЕНТЫ
Рисунок 43 - Часть созданного отчета в режиме просмотра
Создание отчета на основе нескольких таблиц с помощью Мастера
Для создания отчета на основе нескольких таблиц необходимо предварительно создать запрос, содержащий необходимую информацию, а затем на основе него строить отчет.
Создадим отчет, содержащий информацию о продажах за 10.12.2002 г. (код клиента, фамилию, имя, отчество, код и наименование товара, цену товара, количество заказа, стоимость заказа).
1. Сначала построить запрос, содержащий указанные данные (рисунок 44);
Рисунок 44 - Запрос для построения отчета
2. Выбрать командуСоздать отчет с помощью Мастера.
3. В открывшемся диалоговом окне выбрать созданный запрос и нужные поля (или таблицу и поля из нее).
4. Затем выбрать вид представления данных, уровни группировки, порядок сортировки, вид макета для отчета, стиль отчета, задать имя отчета, Готово.
В отчете, построенном с помощью Мастера, можно вносить некоторые изменения в режиме Конструктора (например, в нашем примере добавлено вычисление стоимости).
Рисунок 45 – Часть построенного отчета
Рисунок 45 – Отчет, созданный с помощью Мастера, открыт в режиме Конструктора
Режимы конструктора форм и отчетов очень похожи. Вся область отчета разделена несколькими горизонтальными линейками на зоны: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул, Примечание отчета. Высоту зон можно менять при помощи мыши. Все элементы отчета представлены в режиме конструктора в качестве объектов. После выбора объекта он окружается рамкой с черными квадратиками, служащими для изменения размеров объекта. Пользователь может перемещать объекты, задавать их свойства и программировать обработку событий, связанных с объектом. Каждый объект снабжен контекстным меню, которое позволяет выполнять указанные действия. Кроме того, объекты можно копировать через буфер обмена. Для удобства позиционирования в поле отчета выведена сетка. Программа позволяет автоматически выравнивать объекты по сетке. Соответствующие команды находятся в меню Формат.
Для создания в отчете новых объектов – элементов управления – в этом режиме на экран выводится Панель элементов .
Следует отметить, что режим конструктора доступен для любого созданного отчета.
Мастер диаграмм
Мастер диаграмм, как и любой мастер, руководит процессом создания диаграммы. Созданная мастером диаграмма может не удовлетворить пользователя. Для внесения изменений в полученную диаграммы нужно перейти в режимом конструктора, раскрыть контекстное меню, связанное с диаграммой, и выбрать из него команду Объект Диаграмма/Изменить . В результате будет запущена программа Graph , с помощью которой можно внести необходимые изменения в диаграмму.
Мастер отчетов
Рассмотрим основные этапы процесса проектирования отчета. Предположим, что необходимо подготовить отчет, в котором будут просуммированы и сгруппированы данные об объемах продаж разными клиентам.
Для создания такого отчета достаточно информации, содержащейся в таблице Торговля . Однако для улучшения качества отчета вместо номеров записей, применяемых в данной таблице, укажем соответствующие фамилии клиентов из таблицы Адреса .
Нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты окна базы данных.
Запустить Мастер отчетов .
В первом диалоговом окне мастера скопировать в список Выбранные поля поле Фамилия из таблицы Адреса , а также поля Продавец и Объем операций из таблицы Торговля.
Перейти во второе окно мастера отчетов.
В этом окне изменяется представление данных в отчете путем выбора различных элементов в списке Выбрать тип представления данных. По умолчанию данные отчета группируются по полю Фамилия (выделен элемент по Адреса ). Нажать кнопку Далее, чтобы подтвердить предложенный вариант и перейти к следующему окну.
В этом окне Добавить уровни групперовки ? можно добавить новые уровни группировки данных в отчете. В окне, которое открывается посредством кнопки Группировк а, определяются уровни группировки числовых и текстовых данных. Числовые данные могут группироваться по десять, сто и т.д. Для текстовых полей предоставляется возможность группировки по первой букве, первым трем буквам и т.д. В нашем случае дополнительная группировка не обязательна, поэтому необходимо нажать кнопку Далее .
В открывшемся окне мастера определяется способ сортировки данных в отчете. Необходимо задать сортировку данных в отчете по полю Продавец
В отчете следует создать поля для итоговой информации. Параметры итоговой информации устанавливаются в диалоговом окне Итоги, открываемом одноименной кнопкой. В этом окне можно задать вычисление в отчете суммы нескольких значений (Sum ) и среднего арифметического (Avg ) , а также определение минимального (Min ) и максимального (Мах) значений.
Нажать кнопку Итоги и в открывшемся окне активизировать переключательSum для поля Объем операций , чтобы включить в отчет итоговые данные о продаже.
В следующем окне выберается вид макета для отчета и ориентация его страниц при печати. Для оформления создаваемых мастером отчетов предназначены шесть стандартных стилей, перечисленных в поле Макет. В левой части окна отображается образец отчета, оформленного посредством выбранного стиля.
Можно поэкспериментировать, задавая различные варианты форматирования отчета, и выбрать понравившийся.
В следующем окне выбора стиля отчета можно остановитесь на стиле оформления Строгий.
В последнем окне мастера ввести заголовок отчета Обзор операций с клиентами и нажать кнопку Готово .
В режиме Просмотр отчет отображается в том виде, который он будет иметь на бумаге после печати. Масштаб отображения отчета в этом режиме изменяется при выполнении щелчка на документе.
Поскольку данные группируются по полю Фамилия, на странице отчета фамилии клиентов будут печататься только один раз - как заголовки групп, за которыми следуют списки отдельных торговых операций. Аналогичные результаты можно получить, создав соответствующие формы, однако отчет более удобен для просмотра и анализа.
Мастер отчетов позволяет создавать стандартные итоговые отчеты. Составив такой отчет, можно отредактировать его и изменить оформление по своему усмотрению, используя режим Конструктор . Создание нестандартных и более сложных отчетов лучше начинать с незаполненного шаблона.
Конструктор отчетов - функционал, который поможет создать необходимый отчет, удобный именно для вас.
Не требуется большого времени на настройку любого отчета, нужно лишь расписать сразу, откуда брать информацию, и можно создавать разнообразные отчеты.
Перейдите в модуль Конструктор отчетов (обычно он находится в сфере Админка. Если его там нет, воспользуйтесь инструкцией, как добавить модуль в нужную сферу или группу модулей).
При переходе в модуль отчетов можно увидеть список стандартных отчетов, а также кнопки управления: добавление, просмотр, редактирование, удаление отчета, кнопки импорта и экспорта отчета (на форуме ветменеджера можно обмениваться своими созданными отчетами и загружать новые).
Как сделать отчет?
Добавление нового отчета.
Нажать кнопку Добавить (+)
Программа перейдет к добавлению нового отчета - состоит из трех вкладок:
Вкладка 1 - Главные настройки
В этой вкладке настраиваются основные данные, из которых будет состоять отчет. Также настраивается их группировка, сортировка и функции группировки.
Шаг 1. Ввести название отчета
Шаг 2. Выбрать модуль, в котором будет отображаться отчет.
Отчет можно сделать доступным в любом модуле программы, по кнопке "отчеты".
Выберите в выпадающем списке модуль, в котором будет доступен просмотр. По умолчанию стоит вариант "Все модули".
Шаг 3. Добавить поля, которые будут содержаться в отчете.
В таблице Все поля находятся все данные, по которым можно составить отчет. Сейчас для отчета доступны данные по таким модулям: Вакцинации, Запись на прием (Календарь), Кассы, Клиники, Медкарты, Прозвоны, Склад, Счета, Товары и Услуги, Управление клиентами, Управление пользователями.
“Все поля” состоит из трех колонок: Модуль - здесь отображается, из какого модуля программы будут взяты данные. Таблица - здесь отображается, объект или операция, по которой будут выводиться данные. Поле - значение в колонке “поле” обозначает конкретные данные, которые будут отображаться в отчете. Над таблицей “Все поля” находится поле поиска. При введении в него искомого значения поиск будет осуществляться одновременно по все трем колонкам таблицы.
Поля, по которым хотите составить отчет, нужно перенести в соседнюю таблицу “Поля отчета”. Для этого выделите необходимое поле и нажмите кнопку “>”, которая находится между таблицами, или сделайте двойной клик левой кнопкой мыши по выделенному полю.
Шаг 4. Настроить сортировку, группировку и названия полей
После того как перенесли необходимые поля в таблицу Поля отчета, можно настроить сортировку и группировку полей.
Таблица “Поля отчета” состоит из колонок: Модуль, Таблица, Поле - значения в этих полях аналогичны колонкам в “Все поля”, обозначают участок программы, из которой будут взяты данные. Сортировка - в этой колонке можно установить сортировку данных поля. Для этого нажмите по пустой области в колонке, в поле, которое нужно отсортировать, Группировка - данные группируются Функция группировки
Настройка сортировки Выберите одно из значений по “Возрастанию” (сортирует А-Я) или “Убыванию” (сортирует Я-А). Число возле значения означает приоритет сортировки. Например, если для нескольких полей выставить сортировку по возрастанию, сперва будет отсортировано поле, у которого число возрастания меньше.
Настройка группировки Группировка - после установки галочки в чекбоксе “группировка”, данные по этому полю объединятся в одну строку.
Пример: здесь мы видим, что каждый товар группы “Шампуни” в отчете отображается отдельной строкой. Группировка не выставлена:
После установления галочки группировки в поле “Название группы” товары, которые относятся к этой группе, объединились в одну строку. Группировка выставлена:
Функция группировки Значение в этой колонке группирует данные поля в одну строку, складывает их согласно выбранной функции группировки.
При одном нажатии на название поля можно его изменить:
Шаг 5. Добавить фильтр отчета
Вкладка 2 - Фильтр
В этой вкладке можно прописать все условия для фильтрации данных в отчете.
Перейти во вкладку Фильтр, нажать кнопку Отредактировать фильтр.
Чекбокс «Динамическое» указывает, что этот критерий будет запрашиваться в момент построения отчета. Допустим, вы составляете отчет по одному врачу, вводите все необходимые критерии, а врача указываете как Динамический критерий. Каждый раз при просмотре вы будете выбирать врача, по которому хотите увидеть отчет.
Вкладка 3 - Вложенности
Шаг 6. Добавить условие для вложенности (не обязательно)
Для добавления вложенности: 1. Нажмите кнопку «Добавить» 2. Двойной клик по ячейке «Поле» и выбрать желаемое поле для вложенности. 3. Если поле с типом дата, то необходимо выбрать значение для группировки данных.
Шаг 7. Просмотр данных отчета
После того как все шаги пройдены и отчет создан, можно нажать кнопку просмотр и увидеть данные отчета в виде таблицы. Их можно распечатать или выгрузить в документ Excel
Настройка доступа к отчету
Вкладка 4 - Доступ.
Просматривать и редактировать отчет могут те, пользователи, которые указаны в Настройках - Настройки доступа в модуле Конструктор отчетов. Но есть еще дополнительная индивидуальная настройка для просмотра каждого отчета. Она находится в редактировании отчета во вкладке Доступ.
Если нужно указать определенный круг лиц, которые могут просматривать и/или редактировать этот отчет, нажмите галочку "Приватный отчет" и выделите сотрудников из списка пользователей.
Как добавить фильтр в конструктор отчетов? Правила добавления фильтра в конструктор отчетов.
Чтобы добавить фильтр в создаваемом отчете конструктора отчетов, зайдите в создание отчета и перейдите во вкладку Фильтр, нажмите кнопку Отредактировать фильтр.
В появившемся окне добавить условие для фильтра:
Ни рис. пункт 1 - Добавление критерия. После нажатия на кнопку «+» вы сможете заполнить данные для нового критерия.
Пункт 2. Между несколькими критериями можно выбрать одну из логических операций И/ИЛИ. При выборе операции И между критериями данные в ваш отчет будут попадать при обязательном соблюдении двух критериев. К примеру, можно выбрать всех клиентов из города Краснодар и баланс которых меньше чем 0. Выбирая операцию ИЛИ между критериями, вы выбираете данные, которые соответствуют любому из критериев.
3. Выбор оператора. Оператор позволяет наиболее точно отразить критерий, для числовых полей и полей с датами есть возможность указывать арифметические операции больше либо меньше, для некоторых полей есть возможность задавать параметры через запятую, указывая несколько значений, по которым можно отфильтровать.
4. Значение в это поле в зависимости от оператора необходимо ввести желаемое значение для фильтрации отчета.
5. Галочка «Динамическое» указывает, что этот критерий будет запрашиваться в момент построения отчета. Допустим, вы составляете отчет по одному врачу, вводите все необходимые критерии, а врача указываете как Динамический критерий. Каждый раз при просмотре вы будете выбирать врача, по которому хотите увидеть отчет.
6. Паттерн - наверное, самое сложное для понимания место. Паттерн задает, в каком порядке программа будет рассматривать логические операторы между критериями. На данной картинке Паттерн имеет следующий вид «((1 и 2) или 3)». Это означает, что программа найдет все товары, у которых Категория не пусто ИЛИ проверит обязательность выполнения критериев 1 и 2. Если мы изменим паттерн, к примеру, вот так «(1 и (2 или 3))», то программа найдет обязательно всех клиентов, у которых город не Краснодар, и есть выполнение любого из критериев 2 или 3.
Как настроить вложенности в конструкторе отчетов?
Чтобы настроить вложенность в создаваемом отчете конструктора отчетов, зайдите в создание отчета и перейдите во вкладку Вложенности.
Вложенности в Конструкторе отчетов служат для более наглядного отображения сгруппированных данных.
Настройки вложенности связаны с настройками полей из вкладки «Главные настройки». Настраивать вложенности можно по полям, по которым стоит группировка.
Если вложенность создается по полю с типом дата, то доступна группировка данных по дням, неделям, месяцам, годам. В остальных случаях группировка производится по уникальному значению.
Для добавления вложенности: 1. Нажмите кнопку «Добавить» 2. Дважды кликните по ячейке «Поле» и выберете желаемое поле для вложенности. 3. Если поле с типом дата, то необходимо выбрать значение для группировки данных.
Пример вложенности на основании выбранных полей отчета:
Затем переходим во вкладку вложенности и добавляем вложенность по Дате, значение - День:
Если добавить еще одну вложенность по ФИО клиента, получим такой результат:
Как импортировать/экспортировать отчет?
Отчеты имеют функцию импорта/эскпорта, что позволяет обмениваться отчетами с другими программами. Чтобы выгрузить любой из отчетов, войдите в свою программу, перейдите в модуль Конструктор отчетов (по умолчанию он находится в сфере Админка), выделите нужный отчет и нажмите кнопку Экспорт.
Чтобы загрузить отчет в программу, нажмите кнопку "Импорт".
В открывшемся окне нажмите кнопку "Выберите файл", выберите на компьютере файл отчета(формат.vmrc) и нажмите кнопку "Загрузить"
После завершения загрузки откроется загружаемый отчет. Нажмите кнопку Сохранить. Отчет появится в списке.
История просмотренных отчетов
Последние просмотренные отчеты записываются во вкладке "История", которые можно повторно просмотреть.
Для просмотра, выберите нужный отчет и нажмите просмотр.
Выбор отчетов по категориям
1. Перейдите во вкладку "Категории"
2. Нажмите "Добавить"
1. Перейдите в редактирование "Отчета"
