Accesați rapoartele de calcul al totalurilor. Rezumat în rapoarte. Imprimați și salvați rapoarte în modul de previzualizare

Lucrarea practică nr. 16

Creare Interogări de accesîn modul proiectare. Cereri de mostre. Câmpuri calculate în interogări.

Crearea rapoartelor de acces. Expertul de raportare. Lucrul cu un raport în modul proiectare.

1. Deschide baza de date Student creată în lucrarea practică 15.

2. Intrați în modul de proiectare de interogări: în fila Creare, în grupul Interogări, selectați butonul Generator de interogări. În constructor, interogările sunt create manual. Sursa de date pentru o interogare poate fi unul sau mai multe tabele sau interogări. Adăugați o masă Elevi ca sursă de date. Examinați fereastra formularului de cerere și instrumentele. Sursele de date sunt afișate în partea de sus a formularului de solicitare. Partea inferioară a formularului este destinată:

· pentru a seta câmpurile afișate în cerere (linia câmp și linia Nume tabel);

· pentru a seta metoda de comandare a datelor în cerere (linie de sortare);

· pentru a seta condiții de selecție (Linii de condiții de selecție);

· să stabilească metoda de grupare a datelor într-o cerere;

· pentru a seta expresii calculate în câmpurile de interogare.

3. Includeți toate câmpurile tabelului în interogarea dvs Elevi. Activați sortarea după nume și rulați solicitarea de execuție (butonul din bara de instrumente).

Dați un nume când salvați Solicitați aspect. Interogarea va afișa toate datele din tabelul sursă. Examinați solicitarea dvs.

4. Cereri de mostre. Creați interogări de selecție. Construcția fiecărei noi cereri se realizează în constructor (ca la punctul 3). Aspectul poate fi, de asemenea, copiat de mai multe ori, salvând fiecare cerere cu un nume care reflectă conținutul cererii. Setați Condițiile de selecție enumerate mai jos unul câte unul, vizualizați rezultatele interogărilor construite și salvați fiecare dintre ele sub numele corespunzătoare. Deci, alegeți:

· Elevii ale căror nume de familie încep cu primele litere ale alfabetului (cum ar fi „[A-I]*”) (nume Primul);

· Elevii care studiază în aceeași grupă (nume grup);

· Studenți, cu excepția celor care studiază într-un anumit grup (de exemplu, Not I-105) (nume Pe lângă grup).

5. Selectați interogări cu operații logice. Creați interogări de selecție punând condiții în câmpurile de calificare a examenului. Sursa de date pentru interogări vor fi tabelele EleviȘi Sesiune. Salvați cu numele specificate. Deci, alegeți:

· elevi cu doar note excelente (nume Studenți excelenți).

· elevi cu note bune și excelente (4 sau 5) (nume Patru și cinci).

· elevi cu cel puțin o nota C (nume elevii C).

6. Selectați interogări cu un parametru. Dacă în loc de o condiție de selecție într-o linie, specificați o solicitare text pentru introducere inclusă în paranteza patrata, de exemplu [Introduceți numele de familie], apoi când executați interogarea, puteți specifica un parametru. Un parametru este orice valoare prin care vor fi căutate toate înregistrările cu valoarea câmpului specificată (în exemplu, acesta este numele de familie). În interogările noi, selectați după valorile parametrilor:

· După numele de familie al elevului (prenume Nume de familie).

· După codul studentului (Nume Cod).

7. Rețineți că căutările parametrilor folosesc o potrivire exactă cu valoarea parametrului.

8. Câmpuri calculate într-o interogare. Într-o nouă cerere:

· Un câmp calculat numit GPA pentru a calcula GPA-ul fiecărui student:

Numele cererii - Scor mediu.

· Un câmp calculat numit Total Puncte pentru a calcula punctele totale ale fiecărui student. Numele cererii - Suma punctelor.

9. Grupați operațiuni în interogări. Gruparea este activată prin butonul din fila „ Lucrul cu cereri» - « Constructor» (Operațiuni de grup). În linia „Operațiuni de grup” a formularului, puteți specifica câmpurile prin care se realizează gruparea și funcțiile care se numesc grup și sunt utilizate pentru a rezuma un grup de date. Consultați lista funcțiilor de grup.

· Găsiți notele medii la materii pentru fiecare grupă. Solicitarea trebuie să includă câmpurile Grup și Examen1, Examen2, Examen3. Câmpul numelui de familie nu este necesar în această solicitare! Utilizați gruparea în câmpul Operație grup și funcția de grup Avg() în toate câmpurile de evaluare. Salvați cu un nume Mediile de grup.

· Găsiți notele medii la materii pentru întreaga populație de studenți. În această interogare, includeți numai câmpurile de evaluare cu grupare Avg() în toate câmpurile de evaluare. Salvați cu un nume Mediile subiectului.

10. Rapoartele sunt concepute pentru a afișa datele din tabele și interogările bazei de date într-o versiune „de hârtie”. Ele diferă de formulare prin faptul că facilitează gruparea datelor și rezumarea rezultatelor.

11. Crearea de rapoarte folosind vrăjitori. În fila Creare din grupul " Rapoarte" Selectați Expertul de raportare. Selectați tabelul ca sursă de date Elevi. Selectați câmpurile Grup, Nume, Prenume, Adresă, Telefon în această ordine pentru a le include în cerere. Fără a adăuga niveluri de grupare, fel câmpurile în ordinea crescătoare a numărului grupului, apoi în ordinea crescătoare a numelui de familie, apoi a prenumelui. Selectați Aspect tabelar, orice stil, setați un nume Elevi.

12. Raportul se deschide în modul de vizualizare. Fiți atenți la conținutul filei de previzualizare (se numește „Previzualizare”).

13. Intrați în modul de proiectare a raportului și familiarizați-vă cu conținutul formularului de raport. Găsiți zonele de titluri, note, subsol. Observați că au apărut filele instrumentului Report Designer. Crearea unui raport este similară cu crearea formularelor. Zona antet conține titlul general al raportului, antetul conține titlurile câmpurilor; acestea vor fi repetate pe fiecare pagină a raportului. În zona de subsol – Data curentăși numerele paginilor de raport, acestea vor fi, de asemenea, repetate pe fiecare pagină. Uită-te la ce tip sunt aceste elemente. Pentru titluri se folosește elementul Inscripţie, pentru a afișa elementul de date Camp. Element Linia separă zona antetului.

14. Gruparea datelor. Pentru a combina înregistrările în grupuri, utilizați comanda Gruparea pe " Instrumente de proiectare de rapoarte - Designer" În raport EleviÎnregistrările elevilor trebuie grupate după numerele grupului. Utilizați gruparea pentru a adăuga o zonă de antet de grup la raportul dvs. pentru numerele de grup și setați ordinea de sortare la crescător. Mutați inscripția antet grup în zona Antet grup și câmpul Grup din zona de date. Separați informațiile despre diferitele grupuri cu o linie subțire în partea de sus.

15. Vizualizați rezultatul în modul de previzualizare.

16. Creați rapoarte folosind vrăjitori. Gruparea datelor. Utilizați expertul pentru rapoarte pentru a crea un raport pentru tabele EleviȘi Sesiune. Selectați pentru a include câmpurile Grup, Nume, Prenume și notele pentru cele trei examene în interogare. Adăugați nivelul de grupare(după grup), sortați după nume crescător, apoi prenume. Selectați un aspect A călcat, orice stil, setați numele Sesiune.

Se folosesc calcule în formulare:

• la crearea câmpurilor calculate, adică controale ale căror valori sunt calculate pe baza valorilor altor controale sau funcții încorporate;
• pentru a calcula valoarea implicită a controalelor de formular;
• în expresii care stabilesc unele proprietăți ale controalelor, de exemplu, o condiție pentru o valoare, condiții pentru selectarea înregistrărilor într-un formular și o serie de altele.

Am descris deja regulile de compunere a expresiilor în Access (vezi secțiunea „Utilizarea expresiilor în interogări” din Capitolul 4). Prin urmare, aici ne vom concentra în primul rând pe câmpurile de formular calculate și vom descrie unde sunt necesare și cum să le creăm.

Atenţie
Formulele pentru calcule în Access sunt scrise folosind o sintaxă specială care dictează regulile de scriere a formulelor atât în ​​expresiile Access, cât și în procedurile VBA. Această sintaxă este oarecum diferită de cea acceptată în matematică, dar în multe privințe este similară și intuitivă. O descriere a sintaxei formulelor de calcul este dată în secțiune. „Expresii în Acces” cap. 4.

Crearea câmpurilor calculate

Cel mai simplu câmp calculat este un câmp care ar trebui să afișeze data curentă. Pentru a crea un astfel de câmp:

1. Creați un control de tip liber Camp(Text Box) în locul dorit pe formular.
2. Introduceți expresia direct în câmp =Data(). Este necesar semnul egal.
3. Deschide fereastra Proprietăți(Proprietăți) pentru acest element și setați proprietatea Format câmp(Format) formatul de dată dorit, de exemplu Format de dată lungă(Întâlnire lungă).
4. Setați lungimea câmpului astfel încât să se potrivească cu numărul necesar de caractere.
5. Schimbați numele etichetei acesteia câmp de text. Câmpul creat va arăta ca în fig. 9.47.

Orez. 9.47. Câmp calculat

ÎN Acces calculele sunt efectuate în interogări și rapoarte. Toate calculele folosind formule sunt efectuate numai în interogări folosind linia Operare de grup. Cele mai frecvent utilizate funcții ale acestei linii sunt:

· Expresie. Efectuați calcule într-un câmp folosind o formulă.

· Însumarea (Suma).Însumează toate valorile câmpului selectat.

· Valoarea medie (Media). Calculează media tuturor numerelor din câmpul selectat.

· Minimum (Min). Determinarea celui mai mic număr dintr-un câmp.

· Maxim(Max). Determinarea celui mai mare număr dintr-un câmp.

Fig. 19. Deschide o fereastră cu linia Operațiuni de grup

Pentru a efectua calcule folosind datele introduse în câmpurile de solicitare, în primul rând, verificați ce coloane din care tabele conțin numerele necesare calculelor. Includeți toate aceste coloane (câmpuri) în cerere. Apoi urmează făcând clic stânga în bara de instrumente pe buton Constructor(Fig. 19), adăugați linia în fereastra de interogare operare de grup, care este ascuns implicit. Se va deschide fereastra prezentată în Figura 20. În unele versiuni Accesîn meniu Vedere există o linie operare de grup, care poate fi folosit în acest scop.

Fig.20. Linia Operare de grup

Linia Operare de grup ar trebui să apară automat. În unele versiuni Acces Această linie nu apare automat. În acest caz, trebuie să faceți clic pe butonul cu simbolul ∑ din bara de instrumente (Operațiune de grup ), care este evidenţiat în figură. Pentru a scrie o formulă, selectați un câmp gol. În linie Operare de grup Toate câmpurile de solicitare conțin valoarea implicită Gruparea. Pentru a introduce o formulă în câmpul selectat al acestei linii, trebuie să plasați valoarea Expresie, ce se poate face asa:

· Faceți clic pe linie Operare de grupîn câmpul selectat.

· Faceți clic pe butonul cu un triunghi care apare în câmp.

· În lista derulantă, selectați linia Expresie(Fig. 21).

· În linie Ieșire pe afișaj caseta de selectare trebuie bifată.

Orez. 21. Selectarea unei operațiuni de grup „Expresie”

Formula este scrisă în rând Camp urmând aceleași reguli ca în Excel, dar în loc de adrese de celule, sunt folosite nume de câmpuri cuprinse între paranteze drepte. Numele câmpului din formulă trebuie introdus diferențiat de majuscule și minuscule, manual, nu copiați! Formula poate include numere (constante), dar procentele trebuie convertite în zecimale. De exemplu, dacă doriți să calculați prețul de vânzare al unui produs prin creșterea prețului cu ridicata cu 25%, în rândul Camp formula trebuie scrisă:

=[Preț]*1,25

După ce ați introdus formula, faceți clic în afara expresiei terminate, poate într-o altă linie. În loc de semn egal Acces va adăuga text la începutul formulei Expresia 1:, care va deveni numele câmpului. Acest text poate fi înlocuit ulterior. Dacă la interogare este adăugat un alt câmp de formulă, acesta va fi numit Expresia 2: etc. Deschideți cererea și verificați dacă există un câmp de titlu nou Expresia 1. Pentru a vizualiza interogarea sub formă de tabel, selectați comanda din meniu Vedere, în lista derulantă - Modul de masă. Pentru a schimba titlul câmpului, faceți clic pe butonul din bara de instrumente Constructor(Fig. 19), apoi în coloana dorită a liniei Camp(Fig. 20) ștergeți numele anterior și introduceți unul nou.

Generarea de rapoarte

Rapoartele vă oferă posibilitatea de a prezenta componentele bazei de date într-un format ușor de citit pentru imprimare. Access 2010 vă permite să creați rapoarte din tabele și interogări.

Pentru a crea un raport:

La fel ca tabelele și interogările, rapoartele pot fi sortate și filtrate. Pur și simplu faceți clic dreapta pe câmpul pe care doriți să îl sortați sau să îl filtrați, apoi selectați funcția de sortare sau de filtrare dorită.

Eliminarea câmpurilor

Este posibil să descoperiți că raportul dvs. conține anumite câmpuri de care nu aveți nevoie cu adevărat. De exemplu, raportul nostru conține un câmp Cod poștal, care nu este obligatoriu în această listă de comandă. Din fericire, puteți șterge câmpuri din rapoarte fără a afecta tabelul sau interogarea din care ați extras datele.

Pentru a șterge un câmp dintr-un raport:

1. Faceți clic pe orice celulă din câmpul pe care doriți să o ștergeți.
2. Apăsați tasta „Ștergere”.

Când ștergeți un câmp, asigurați-vă că îi ștergeți titlul. Pur și simplu selectați titlul și apăsați tasta Ștergere.

Imprimați și salvați rapoarte în modul de previzualizare

Deși puteți imprima rapoarte folosind comenzi în vizualizarea Backstage, puteți utiliza și Previzualizare. Previzualizarea arată cum va apărea raportul dvs. pe pagina tipărită. De asemenea, vă permite să schimbați modul în care este afișat raportul, să îl imprimați și chiar să îl salvați ca alt tip de fișier.

Pentru a imprima un raport:

Salvarea rapoartelor

Puteți salva rapoarte în alte formate, astfel încât acestea să poată fi afișate în afara Access. Acest lucru se numește export de fișiere și vă permite să vizualizați și chiar să modificați rapoarte în alte formate și programe.

Access oferă opțiuni pentru salvarea raportului ca fisier Excel, fisier text, PDF, fișier XPS, atașamente E-mail, fișier text sau document HTML. Experimentați cu diferite opțiuni de export pentru a găsi cea care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs.

Access are o gamă largă de caracteristici și instrumente pentru lucrul cu bazele de date. Utilizatorilor care folosesc acest program li se pot oferi o varietate de sarcini pe care trebuie să le poată rezolva. În acest articol ne vom da seama cum să creați un raport în Access, ce este acesta și pentru ce este necesar. Să începem. Merge!

Rapoartele din Microsoft Access sunt folosite pentru a afișa sau tipări informații dintr-o bază de date. Orice raport poate fi creat pe baza unui tabel sau pe baza unei interogări. Acest lucru se face foarte simplu, în doar câteva clicuri.

Pentru a începe, trebuie să aveți un tabel gata făcut cu ale cărui date veți lucra. Apoi selectați tabelul dorit în fereastra „All Access Objects” situată în stânga, accesați fila „Creation” și faceți clic pe butonul „Raport” din secțiunea cu același nume. Totul este gata. Veți vedea un raport generat de program pe baza informațiilor conținute în tabel.

După aceea, puteți accesa fila Design pentru a edita câmpuri, secțiuni și multe altele. Pentru a ieși din modul de proiectare, faceți clic dreapta pe fila tabel și selectați Vizualizare raport. Nu uitați să salvați înainte de a ieși.

Pentru cazuri mai complexe, utilizați „Report Wizard”, butonul corespunzător se află în aceeași filă „Creation”; acest instrument este util dacă trebuie să operați cu date din mai multe tabele simultan.

În fereastra care se deschide, selectați din listă acele tabele și interogări din care vor fi preluate câmpurile (trebuie și ele specificate). Când ați terminat, faceți clic pe butonul „Următorul”. În fereastra următoare vi se va cere să selectați tipul adecvat de prezentare a datelor. Apoi puteți grupa câmpurile selectate după cum doriți. Pur și simplu selectați câmpul dorit și faceți clic pe butonul săgeată. În continuare, se va deschide o fereastră pentru sortarea înregistrărilor. Sortarea este opțională, așa că puteți sări peste acest pas. În fereastra următoare, selectați Aspect (eșalonat, bloc, contur) și Orientare (portret, peisaj). Lăsați „Ajustați lățimea marginii pentru a se potrivi pe o pagină” bifat. După aceasta, tot ce trebuie să faceți este să introduceți numele și să faceți clic pe butonul „Terminare”.

Pentru a remedia aspectul general și datele afișate incorect, accesați modul design. Acolo puteți selecta câmpuri individuale și le puteți muta folosind săgețile de pe tastatură sau mouse. Puteți elimina golurile mari dintre coloane fără a accesa „Designer”. Doar mutați marginile cu cursorul mouse-ului. Dacă unele dintre datele dvs. sunt afișate sub formă de bare „#”, pur și simplu măriți aceste câmpuri și informațiile vor fi afișate corect. În modul design, puteți schimba culoarea textului, a fundalului și a titlurilor.

Este posibil să se creeze celule specifice în care suma, diferența sau produsul să fie calculate pe baza datelor din tabele sau interogări. Pentru a face acest lucru, selectați câmpul dorit și faceți clic pe butonul „Totale” situat pe bara de instrumente din secțiunea „Grupare și totaluri”. În meniul care apare, selectați „Număr de înregistrări” sau „Număr de valori”, în funcție de sarcinile cu care vă confruntați.

Rapoartele de acces afișează automat bare gri, pe care unii utilizatori le pot considera nesatisfăcătoare. Pentru a le elimina, accesați modul de proiectare, selectați „Zona de date”, faceți clic dreapta și selectați „Proprietăți” din listă. În partea dreaptă va apărea o fereastră în care trebuie să găsiți linia „Culoare de fundal alternativă”. Copiați „Background 1” din „Background Culoare” și inserați în „Alternate Background Culoare”. Repetați același lucru cu secțiunea Note de grup.

O altă modalitate de a crea este „Report Designer”. Făcând clic pe acest buton, în fața dvs. va apărea o zonă unde trebuie să adăugați câmpuri folosind butonul corespunzător din bara de instrumente.

Acum veți ști cum să faceți un raport în Microsoft Access. Acest lucru vă va permite să lucrați mai bine cu bazele de date. Lasă-ți părerea despre acest articol în comentarii: dacă a fost util și întreabă dacă ceva rămâne neclar.