Pentru a automatiza sarcini repetitive în Microsoft Excel Puteți înregistra rapid o macrocomandă. Să presupunem că aveți date în formate diferite și doriți să aplicați același format tuturor. Acest lucru se poate face folosind o macrocomandă. Puteți înregistra o macrocomandă care se aplică formatul necesarși apoi rulați-l când este necesar.

Când înregistrați o macrocomandă, toate acțiunile descrise în Visual Basic pentru aplicații (VBA). Aceste acțiuni pot include introducerea de text sau numere, clic pe celule sau comenzi din panglică sau meniu, formatarea celulelor, rândurilor sau coloanelor sau importarea datelor dintr-o sursă externă, cum ar fi Microsoft Access. O aplicație Visual Basic (VBA) este un subset al puternicului limbaj de programare Visual Basic care este inclus cu majoritatea aplicațiilor Office. Deși VBA oferă capacitatea de a automatiza procesele între aplicațiile Office, nu trebuie să cunoașteți codul VBA sau programarea software-ului dacă aveți nevoie.

Este important să știți că atunci când înregistrați o macrocomandă, aproape tot ceea ce faceți este înregistrat. Deci, dacă faceți o greșeală, cum ar fi apăsarea butonului greșit, macro recorder-ul va înregistra acțiunea respectivă. În acest caz, puteți scrie din nou întreaga secvență sau puteți modifica codul VBA. Prin urmare, înainte de a înregistra procesul, ar trebui să îl rezolvați bine. Cu cât înregistrați mai precis secvența, cu atât mai eficient va funcționa macro-ul.

Dezvoltator, care este ascuns în mod implicit, așa că trebuie să îl activați mai întâi. Pentru mai multe informații, consultați Afișare fila Dezvoltator.

Înregistrați o macrocomandă

Pe fila Dezvoltator clic Macro-uri pentru a vizualiza macrocomenzile asociate cu registrul de lucru. Alternativ, puteți apăsa tastele ALT+F8. Aceasta va deschide o casetă de dialog Macro.

Atenţie:

		Aflați despre setările de securitate macro și semnificația acestora.
	Macro-urile pot fi rulate căi diferite, de exemplu folosind o comandă rapidă de la tastatură, un obiect grafic, un panou acces rapid, butoane sau chiar la deschiderea unei cărți.
	Puteți utiliza Editorul Visual Basic pentru a edita macrocomenzi care sunt atașate unui registru de lucru.
	atribuiți macro. În câmp Atribuiți macrocomandă
	Aflați cum să activați sau să dezactivați macrocomenzi în fișierele Office.
	Apăsați tastele ALT+F11.

Lucrul cu codul înregistrat în Editorul Visual Basic (VBE)

Cu Visual Basic Editor (VBE), puteți adăuga propriile variabile, structuri de control și alte elemente la codul înregistrat pe care macro recorderul nu le acceptă. Deoarece reportofonul macro captează aproape fiecare pas efectuat în timpul înregistrării, este posibil să fie necesar să eliminați și codul inutil. Revizuirea codului înregistrat este o modalitate excelentă de a învăța programarea VBA sau de a vă perfecționa abilitățile.

Un exemplu de modificare a codului înregistrat poate fi găsit în articolul Noțiuni de bază cu VBA în Excel.

Înregistrați o macrocomandă

Înainte de a înregistra macrocomenzi, este util să știți următoarele:

Macro înregistrată pentru a lucra Gama Excel, va fi executat numai pentru celulele din acel interval. Prin urmare, dacă adăugați un nou rând în interval, macrocomanda nu se va aplica acestuia.

Dacă trebuie să înregistrați o secvență lungă de sarcini, vă recomandăm să utilizați mai multe macrocomenzi mai mici.

O macrocomandă poate conține și sarcini non-Excel. Procesul macro poate acoperi alte aplicații Office și alte programe care acceptă Visual Basic pentru aplicații (VBA). De exemplu, puteți înregistra o macrocomandă care reîmprospătează mai întâi un tabel în Excel și apoi deschide Outlook pentru a-l trimite e-mail.

Macro-urile și instrumentele VBA sunt situate pe filă Dezvoltator, care este ascuns în mod implicit, așa că trebuie să îl activați mai întâi.

Accesați secțiunea de setări _gt_ excela... bara de instrumente _gt_ bandă _amp_.

Pentru a înregistra o macrocomandă, urmați instrucțiunile de mai jos.

Lucrul cu macrocomenzi înregistrate în Excel

Pe fila Dezvoltator clic Macro-uri pentru a vizualiza macrocomenzile asociate cu registrul de lucru. Aceasta va deschide o casetă de dialog Macro.

Notă: Macrocomenzile nu pot fi anulate. Înainte de a rula o macrocomandă înregistrată pentru prima dată, salvați registrul de lucru sau creați o copie a acestuia pentru a preveni modificări nedorite. Dacă nu sunteți mulțumit de rezultatele macrocomenzii, puteți închide registrul de lucru fără a-l salva.

Iată mai multe informații despre lucrul cu macrocomenzi în Excel.

		Aflați cum să activați sau să dezactivați macrocomenzi în Excel pentru Mac.
	Pentru a economisi timp în sarcinile repetate frecvent, puteți înregistra secvența corespunzătoare de acțiuni ca macrocomandă. Aflați cum să creați și să rulați macrocomenzi.
	Dacă un registru de lucru conține o macrocomandă VBA pe care doriți să o utilizați în altă parte, puteți copia modulul într-un alt registru de lucru folosind Microsoft Visual Basic Editor.
Atribuirea unei macrocomenzi unui obiect, formă sau element grafic	Într-o foaie de lucru, faceți clic dreapta pe obiectul, imaginea, forma sau elementul căruia doriți să îi atribuiți o macrocomandă existentă, apoi alegeți atribuiți macro. În câmp Atribuiți macrocomandă selectați macrocomandă pe care doriți să o atribuiți.
	Puteți să atribuiți o macrocomandă unei pictograme și să o adăugați la Bara de instrumente de acces rapid sau la Panglică.
	Puteți atribui macrocomenzi formularelor și controale ActiveX pe o foaie.
Deschiderea editorului Visual Basic	Pe fila Dezvoltator clic Visual Basic sau selectați Serviciu > Macro > Editor Visual Basic.
	Aflați cum să găsiți ajutor pentru elementele Visual Basic.

Informații suplimentare

Puteți oricând să puneți o întrebare unui specialist Excel Tech Community, să cereți ajutor în comunitatea Answers și, de asemenea, să sugerați optiune noua sau îmbunătățirea site-ului

Macro-urile sunt adesea folosite pentru a automatiza funcționarea aplicațiilor. Orice macrocomandă este o secvență de acțiuni înregistrate sub un anumit nume. Dacă, atunci când lucrați cu Microsoft Excel, este necesar să efectuați aceeași secvență de operații de mai multe ori (de exemplu, formatare complexă celula curentă sau adăugând linie nouă cu umplerea unora dintre celulele sale cu formule), atunci puteți înregistra aceste acțiuni și apoi le puteți reproduce de câte ori este necesar.

O macrocomandă înregistrată poate fi apelată pentru execuție utilizând o casetă de dialog specială sau folosind o comandă rapidă de la tastatură. De asemenea, puteți atribui o macrocomandă unui buton din Bara de instrumente Acces rapid. În general, pentru a înregistra o macrocomandă, nu trebuie să fii programator - trebuie doar să știi cum să executi comenzi care duc la rezultatul dorit.

Tab Dezvoltator, care vă permite să înregistrați macrocomenzi, este ascuns în mod implicit. Pentru a-l afișa, trebuie să selectați Birou → Opțiuni Excel→ De bazăși folosiți opțiunea Afișați fila Dezvoltator pe panglică. După bifarea acestei casete, va apărea o filă pe panglică Dezvoltator.

Înregistrare macrocomenzi

Pentru a înregistra o macrocomandă, trebuie să:

1. Prezentați în detaliu succesiunea acțiunilor care trebuie efectuate (pentru a evita posibile erori, acțiuni inutile sau incorecte).
2. Selectați elementul căruia i se vor aplica acțiunile înregistrate în macro (plasați cursorul în interiorul celulei etc.).
3. Apelare caseta de dialog Înregistrați o macrocomandăîntr-unul din două moduri:
   • apasa butonul Înregistrați o macrocomandă pe panou Cod File pentru dezvoltatori;
   • apasa butonul Înregistrați o macrocomandăîn partea stângă a barei de stare a Excel.
4. Intrați în câmp Nume macro numele macrocomenzii care trebuie creată. În acest caz, primul caracter al numelui macro trebuie să fie o literă. Caracterele rămase pot fi fie litere, cifre sau litere de subliniere. Nu sunt permise spații în nume; Se recomandă utilizarea liniuțelor de subliniere ca separatori de cuvinte.
5. În lista derulantă Salvați c indicați unde va fi salvată această macrocomandă. Opțiuni posibile:
   • Macro-Cartea personală— macro-ul este salvat în dosar special, care va fi disponibil pentru toate documentele imediat după încărcarea Excel;
   • O carte noua— va fi creat un nou registru de lucru și macro-ul va fi salvat în el. Această macrocomandă va fi disponibilă numai dacă registrul de lucru care o conține este deschis;
   • Această carte— macrocomanda va fi salvată în registrul de lucru curent. De obicei, astfel de macrocomenzi sunt necesare atunci când utilizarea lor este limitată la automatizări minore în registrul de lucru curent. Cu toate acestea, macro-ul va fi accesibil din alte documente dacă acestea sunt deschise în paralel.
6. Dacă doriți ca macrocomandă să fie apelată printr-o combinație de taste, introduceți o literă sau un număr în câmp Comanda rapidă de la tastatură.

Dacă este introdusă o literă, atât majuscule, cât și aspectul sunt importante. De exemplu, dacă este introdusă litera d (rusă mică), atunci combinația de taste pentru această macrocomandă va fi Ctrl+d, dar nu Ctrl+I(L englezesc mic, care este pe aceeași cheie).

7. apasa butonul Bine, apoi butonul Înregistrați o macrocomandă pe panou Cod file Dezvoltator, care se va transforma într-un buton în bara de stare Opriți înregistrarea, care oprește înregistrarea macro-ului.
8. Efectuați o secvență de acțiuni care vor fi înregistrate într-o macrocomandă.

Toate acțiunile semnificative ale utilizatorului (clic pe butoane, editarea datelor, deplasarea pe o foaie etc.) vor fi înregistrate. Este imposibil să întrerupeți înregistrarea.

9. Opriți înregistrarea unei macrocomenzi apăsând un buton Opriți înregistrarea. După înregistrarea unei macrocomenzi, aceasta apare în lista de macrocomenzi sub propriul nume.

Executarea macrocomenzi

Pentru a rula o macrocomandă, puteți utiliza caseta de dialog Macro. Pentru a afișa această fereastră, puteți apăsa combinația de taste Alt+F8 sau folosiți butonul Macro-uri pe panou Cod. În continuare, în această fereastră, trebuie să selectați macrocomanda dorită și să faceți clic pe butonul A executa. A doua opțiune de executare a unei macrocomenzi este combinația de taste selectată în timpul etapei de creare a macrocomenzii. În plus, Excel oferă posibilitatea de a apela o macrocomandă folosind un buton din bara de instrumente Acces rapid.

Crearea unui buton macro pe bara de instrumente Acces rapid

Pentru a crea un buton în Bara de instrumente Acces rapid, trebuie să:

1. Apelare caseta de dialog Opțiuni Excelși accesați fila Setări.
2. În lista derulantă Selectați echipe din elementul selectat Macro-uri.
3. Selectați macrocomandă dorită din lista de macrocomenzi și apăsați butonul Adăuga— va fi copiat în fereastra din dreapta și va deveni disponibil ca buton pe panoul de acces rapid.
4. Pentru a schimba imaginea și numele afișat pentru un buton creat, utilizați comanda Schimbare.
5. Faceți clic pe OK în caseta de dialog Opțiuni Excel.

Ca rezultat, butonul va fi adăugat la Bara de instrumente Acces rapid. Numele afișat va apărea ca un sfat explicativ când treceți cu mouse-ul peste butonul mouse-ului.

Ștergerea unei macrocomenzi

Pentru a șterge o macrocomandă, faceți clic pe butonul Macro-uriîn panoul Cod sau comandă rapidă de la tastatură Alt+F8- va apărea o casetă de dialog Macro, care conține o listă de macrocomenzi disponibile în registrele de lucru deschise. În această fereastră, trebuie să selectați macrocomanda de șters și să faceți clic pe butonul Ștergere.

Când ștergeți o macrocomandă, butonul acesteia din Bara de instrumente Acces rapid nu este șters automat, așa că trebuie să o ștergeți manual din filă Setări căsuță de dialog Opțiuni Excel.

Editarea unei macrocomenzi

Macrocomanda pe care o creați este de fapt o procedură scrisă în limbajul de programare VBA. Poate fi văzut cu ușurință în fereastra Editor Visual Basic. Mai multe informații despre VBA și Visual Basic Editor sunt descrise în celelalte articole ale noastre. Acum este important de reținut că macro-ul este scris în text simplu, ceea ce înseamnă că poate fi editat cu ușurință dacă este necesar.

Pentru a intra în modul de editare macro, trebuie să:

1. În caseta de dialog Macro selectați macrocomanda de editat.
2. apasa butonul Schimbare— se va deschide fereastra Microsoft Visual Basic.

De exemplu, să creăm în curent Caietul de lucru Excel o macrocomandă simplă care ar trebui să fie aplicată unei celule selectate și să-i schimbe formatarea (culoarea de fundal - roșu, culoarea fontului - maro deschis, Fundalul 2). Pentru a crea această macrocomandă, trebuie să:

1. Selectați orice celulă de pe foaie și introduceți un text în ea (pentru a putea vedea rezultatul muncii dvs.).
2. Activați înregistrarea macro folosind butonul Înregistrați o macrocomandăîn bara de stare.
3. În caseta de dialog Înregistrați o macrocomandă Lăsați toți parametrii selectați în mod implicit și faceți clic pe butonul Bine.
4. Pe fila Acasă(Panoul font) selectați opțiunile de culoare dorite.
5. Opriți înregistrarea macro folosind butonul Opriți înregistrareaîn bara de stare.

Acum, pentru a vizualiza codul macrocomenzii create, trebuie să apelați editorul Visual Basic în modul descris mai sus - se va deschide fereastra de cod pentru macrocomanda creată, în care va fi scris următorul cod:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

// Macro formatare celule Macro1 Sub Macro1() "Macro! Macro cu selecție.Interior .Pattern = xlSolid .PatternColorlndex = xlAutomatic .Color = 255 .TintAndShade = 0 .PatternTintAndShade = 0 End With Selection.Theme.ColorD.TintlD.Shade = 0 = 0 End With End Sub

// Macro formatare celule Macro1 Sub Macro1() "Macro! Macro cu selecție.Interior .Pattern = xlSolid .PatternColorlndex = xlAutomatic .Color = 255 .TintAndShade = 0 .PatternTintAndShade = 0 End With Selection.Theme.ColorD.TintlD.Shade . = 0 End With End Sub

Astfel încât atunci când accesați secvențial mai multe proprietăți ale unui obiect, de fiecare dată nu specificați un lanț lung de tip Selection.Interior.Pattern = xlSolid, se folosește o construcție specială a limbajului VBA: Cu... Încheiați cu— în interiorul numelui obiectului poate fi omis, indicând doar un punct înaintea numelui proprietății.

Pentru cei care cunosc limba engleză, scopul și principiul de funcționare al comenzilor din acest cod sunt destul de evidente: pentru un obiect Selectie.Interior(adică, pentru zona interioară a celulei selectate), sunt setați diverși parametri de fundal. Parametri principali - Model(metoda de umplere, în acest caz setată xlSolid, adică continuă) și Culoare(Culoare). Culoarea fontului se schimbă într-un mod similar (începând de la linie Cu Selectie.Font).

Un astfel de acces ușor la textul macro face posibilă corectarea comenzilor introduse incorect, combinarea mai multor macrocomenzi scrise de persoane diferite, modificarea macrocomenzilor odată scrise, oferindu-le noi parametri de funcționare, pentru a nu le rescrie din nou.

Dacă doriți să ștergeți complet codul macro din Visual Basic Editor, atunci macro-ul va fi, de asemenea, ștears complet (aceasta este similară cu acțiunea butonului Șterge căsuță de dialog Macro).

Pentru a redenumi o macrocomandă, trebuie doar să intrați în modul de editare al acesteia și să corectați titlul din rândul din textul programului Sub Macro1()— noul nume îl va înlocui automat pe cel vechi în listele de macrocomenzi. Rețineți că nu toate înlocuirile au loc automat. Dacă obiectele grafice sau butoanele au fost asociate cu macrocomanda, atunci este necesar să le reatribuiți.

Nivelul ridicat al producției și veniturilor rezultate din aplicarea tehnologiei avansate și a producției pe scară largă are ca rezultat faptul că o parte foarte mare a populației nu mai este împovărată cu povara satisfacerii nevoilor fizice de bază. Niciun om flămând, dacă nu este treaz, nu poate fi convins să-și cheltuiască ultimul dolar pe altceva decât pe mâncare. Dar o persoană care mănâncă bine, este bine îmbrăcată, are condiții bune de locuit și este bine asigurată în toate celelalte privințe poate fi convinsă să decidă să cumpere un aparat de ras electric sau un dentist electric. Nu numai prețurile și costurile de producție, ci și cererea consumatorilor devin obiectul managementului. Acesta este încă unul important element suplimentarîn sistemul de reglementare a mediului economic...

daca tu utilizator frecvent MS Excel, probabil că trebuie să efectuați același tip de operații în fiecare zi. În acest caz, macrocomenzile Excel vă vor ajuta să înregistrați o secvență de acțiuni ca un set de comenzi VBA. Această metodă este perfectă pentru automatizarea sarcinilor simple. Pentru sarcini mai complexe, utilizatorii cu abilități de programare pot automatiza operațiunile folosind proiecte VBA.

Suplimentul Automation oferă o abordare fundamental nouă pentru automatizarea sarcinilor de rutină în Excel:

• Crearea comenzilor într-un mod simplu Foaie de calcul Excelîn loc de proiecte VBA mari
• Automatizarea chiar și a operațiunilor complexe și în mai multe etape
• Automatizarea caracteristicilor XLTools: interogare SQL s, Export în CSV, Reproiectare tabel etc.
• Crearea butoanelor personalizate din bara de instrumente
• Pentru utilizatori avansați și dezvoltatori

Nu trebuie să fii un expert VBA. Dacă unele dintre procesele dvs. de afaceri din Excel necesită prea mult timp, echipa noastră XLTools vă poate ajuta la automatizarea acestora.

Adăugați „Automatizare” în Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007

Potrivit pentru: Microsoft Excel 2019 - 2007, desktop Office 365 (32 de biți și 64 de biți).

Cum se lucrează cu suplimentul:

Cum să automatizezi operațiunile în Excel fără VBA [Ghid de descărcare]

Macrocomenzile VBA Excel cresc adesea la sute de linii de cod, care sunt foarte incomod de utilizat. Suplimentul XLTools Automation vă permite să scrieți comenzi în foi de calcul Excel simple și compacte. Vizualizarea tabelului este mai informativă, mai vizuală și mai ușor de editat. De asemenea, puteți adăuga propriile butoane în bara de instrumente Excel pentru a efectua propriile comenzi de automatizare.

Suplimentul Automation este un instrument universal pentru automatizarea aproape oricăror comenzi și secvențele acestora:

• Automatizarea interogărilor SQL către tabelele Excel: SELECT, GROUP BY, JOIN ON etc.
• Convertiți automat tabelele pivot în listă plată
• exportul automat al tabelelor Excel în fișierul CSV
• Extrageți automat date din alte registre de lucru Excel sau fișiere CSV
• Filtrarea automată a tabelelor etc.

Doar scrieți comanda folosind tutorialul > Faceți clic pe Run Commands > Done! Generarea rezultatului va dura doar câteva secunde.

DESCARCĂ MANUALUL: exemple, șabloane, sintaxă și comentarii rând cu linie (zip/xlsx, 260 KB).

Exemplu: cum să automatizezi interogările SQL împotriva tabelelor Excel

Luați în considerare exemplul unui magazin cu amănuntul. Să presupunem că trebuie să pregătiți un raport de vânzări pentru trimestrul respectiv. Puteți utiliza programul de completare SQL Queries și puteți interoga datele sursă. Dar dacă trebuie să pregătiți un astfel de raport în mod regulat, această interogare SQL poate fi automatizată.

1. Pregătiți datele sursă pentru interogarea SQL. Aplicați-le un format de tabel, altfel SQL nu va putea procesa datele:

• Selectați intervalul „Lista de prețuri și jurnal de date despre vânzări”.
• În fila Acasă, faceți clic pe Format ca tabel > Aplicați un stil de tabel.
• În fila Design, denumește tabelul „Vânzări2014”.

2. Adăugați o foaie nouă, de exemplu, AutoCommands și creați un tabel de comenzi de automatizare SQL:

• XLTools.SQLSelect- introduceți numele echipei exact așa. Numele trebuie să fie în două celule îmbinate.
• SQLQuery - tastați comanda de interogare ca de obicei. Vă rugăm să rețineți: suplimentul folosește sintaxa SQLite.
  Sfat: În loc să tastați manual textul interogării, utilizați editorul intuitiv de interogări SQL și copiați scriptul în tabelul de automatizare.
• ApplyTableName - introduceți numele tabelului rezultat.
  Rezultatul interogării este generat automat în format tabel. Dacă este necesar, puteți crea interogări ulterioare împotriva acestuia.
• OutputTo - specificați unde trebuie plasat rezultatul interogării.

Atenţie: Pentru a vă asigura că SQL recunoaște toate referințele, nu utilizați spații în numele foilor de lucru, registrului de lucru și tabelelor.

3. Rulați comanda de automatizare SQL:

• Evidențiați o gamă de comenzi de automatizare > Faceți clic pe butonul Run Commands din fila XLTools.
• Gata, rezultatul va fi generat în câteva secunde.
  ÎN în acest exemplu Interogarea SQL a extras date pentru trimestrul 3 din 2014.

4. Creați propriile butoane din bara de instrumente Excel.

În fiecare registru de lucru Excel, puteți crea până la 3 butoane personalizate asociate cu propriile comenzi de automatizare:

• Faceți clic pe „Creați butoane” în fila XLTools.
• Dați butonului un nume, de ex. „Raport trimestrial” > Specificați intervalul tabelului de comandă.
• Faceți clic pe Salvare > butonul dvs. va apărea în fila XLTools.

Acum puteți crea cu ușurință un raport trimestrial cu un singur clic.

Aveți întrebări sau sugestii? Lasă un comentariu mai jos.

INSTITUTUL FINANCIAR ȘI ECONOMIC DE CORESPONDENȚĂ TOT RUSĂ

DEPARTAMENTUL DE PRELUCRARE AUTOMATIZATĂ A INFORMAȚIILOR ECONOMICE

Lucrări de curs

la disciplina "Informatica"

pe subiect

„Automatizarea muncii utilizatorilor în mediu DOMNIȘOARĂ Birou »

Executor testamentar: K. V. Baburin

grup TNF

Caietul de note nr. 1271/737

supraveghetor: G. A. Jukov

Moscova

- Introducere

1. Interacțiunea aplicației (3-4 pagini).

- Partea teoretică

MICROSOFT CUVÂNT

2. Dispoziții generale(5 pagini).

3. Automatizarea îndeplinirii sarcinilor și primirii asistenței (5 pagini).

a) Deplasarea printr-un document mare (5 pagini).

b) Copierea textului (5-6 pagini).

c) Salvarea unui document în timpul lucrului (6 pagini).

d) Corectare automată (6 pagini).

e) Formatare automată la intrare (6-7 pagini).

f) Rezumat (7 pagini).

g) Maestru de litere (7 pagini).

h) Asistent (7 pagini).

4. Verificare ortografică (8 pagini).

5. Tabele, chenaruri și umpleri (8-9 pagini).

6. Colaborarea mai multor utilizatori (9 pagini).

7. Suport multilingv (10 pagini).

MICROSOFT EXCELA

8. Caracteristici generale ale procesorului de masă (10-11 pagini).

9. Bazele lucrului în Excel (11-12 pagini).

10. Construirea tabelelor (12-13 pagini).

11. Construirea și proiectarea diagramelor (13-14 pagini).

12. Funcții Excel(14-15 pagini).

13. Caracteristici suplimentare Excel 15-16 pagini).

MICROSOFT ACCES

14. Câteva cuvinte despre... (16 pagini).

15. Tabele (16 pagini).

17. Formulare (17 pagini).

18. Numărări (18 pagini).

19. Macrocomenzi, macrocomenzi (18 pagini).

20. Module (18 pagini).

- Concluzie(19 pagini).

- Partea practică

21. Caracteristicile generale ale sarcinilor (20 pagini).

22. Proiectarea formularelor documentelor de ieșire…. (20 de pagini).

23. Tabele și diagramă (21-24 pagini).

25. Instrucțiuni pentru utilizator (25 pagini).

- Lista literaturii folosite(26 pagini).

- Introducere:

Orice întreprindere se confruntă cu problema automatizării muncii angajaților individuali și a departamentelor în ansamblu. Prima problemă în acest caz este cum să alegeți produsele software potrivite? Proprietăți de dorit Sistem informatic depind foarte mult de dimensiunea întreprinderii și de specificul afacerii sale, dar există și cerințe universale.

Desigur, orice întreprindere are nevoie de instrumente pentru lucrul cu texte (crearea, editarea, proiectarea documentelor), precum și pentru prelucrarea datelor (foi de calcul, instrumente de analiză și planificare, DBMS). Dar, de obicei, acest lucru nu este suficient. La urma urmei, diferiți oameni lucrează cu documente, iar documentele constau adesea din diverse părți, inclusiv texte, numere, tabele, grafice, diagrame, desene, chiar și sunet sau video.

Astăzi, toate acestea sunt posibile datorită familiei de programe create de Microsoft pentru a sprijini activitățile de birou, Microsoft Office.

A stabilit produse software Microsoft Office include mai multe aplicații care formează un singur mediu de procesare cel mai mult diverse informatii. Microsoft Office include un procesor de text puternic Microsoft Word, foi de calcul Microsoft Excel, instrument de prezentare Microsoft PowerPoint și instrument de organizare și planificare munca Microsoft Outlook. În plus, există un profesionist Versiunea Microsoft Office, care, pe lângă aplicațiile enumerate, include sistemul de gestionare a bazelor de date Microsoft Access (DBMS).

Interoperabilitatea aplicațiilor

Microsoft Office oferă o integrare strânsă a aplicațiilor. Aceasta înseamnă că toate programele incluse în Microsoft Office „știu cum” să facă schimb de informații și vă permit să faceți acest lucru destul de simplu.

De exemplu, dacă trebuie să pregătiți un raport privind rezultatele unei perioade financiare care să conțină ilustrații, atunci datele pot fi procesate în Microsoft Excel, grafice și diagrame pot fi construite pe baza acestora și apoi plasate în textul unui document creat. în Microsoft Word. Diagrama este mutată folosind operațiuni de copiere în clipboard Microsoft Windowsși inserări în document, care sunt disponibile prin meniul principal al aplicației, prin barele de instrumente, prin taste rapide sau prin meniul contextual, care apare când faceți clic pe butonul din dreapta al mouse-ului. În cele din urmă, o ilustrație, ca orice alt obiect, poate fi „legată” la un document pur și simplu „prinzând-o” cu mouse-ul într-o aplicație și „trăgând-o” într-o locație potrivită în alta (modul „Drag and Drop”).

Aplicațiile Microsoft Office permit schimbul de date între orice aplicație. De exemplu, puteți utiliza diagrame din Microsoft Excel pentru a proiecta rapoarte în Microsoft Word sau pentru a ilustra o prezentare în Microsoft PowerPoint. Puteți pune o bucată dintr-un tabel din Excel în text document Word sau în Slide PowerPoint, sau îl puteți importa în baza de date Date Microsoft Acces. În plus, orice aplicație Microsoft Office vă permite să plasați un desen în orice format, precum și un clip video sau doar un clip audio, într-un document (fie el text, foaie de calcul, prezentare sau bază de date).

La mutarea obiectelor individuale dintr-o aplicație în alta, pe lângă operația obișnuită de copiere/lipire, este posibil să se utilizeze un mecanism de conectare a obiectului original și a copiei acestuia. În acest caz, atunci când datele sursă din tabelul Excel se modifică, diagrama construită pe baza ei se modifică și, odată cu aceasta, copia diagramei conținută în document Microsoft Cuvânt. Acest lucru face posibil munca eficienta cu documente compuse care folosesc surse diferite. De exemplu, datele pot fi preluate din baza de date Accesați datele. Acestea vor fi actualizate automat și oricine dorește să vizualizeze un astfel de document va vedea cele mai recente cifre.

Familia Microsoft Office conține un set de instrumente care sunt comune tuturor aplicațiilor. Acestea includ verificatoare ortografice și gramaticale, un instrument de desen, un instrument pentru crearea de titluri colorate, un editor de organigramă, un instrument pentru editarea formulelor matematice, un editor de fotografii, o bibliotecă de imagini etc. Aceasta include, de asemenea, bare de instrumente și chiar meniuri , care sunt elemente standard ale oricărei aplicații Microsoft Office.

Aceste instrumente sunt instalate o dată pe disc și apoi utilizate de toate aplicațiile Microsoft Office. Această caracteristică vă permite să economisiți spațiu pe disc, oferă de mare viteză operarea aplicației și o singură interfață. Puteți începe cu ușurință cu oricare aplicație Microsoft Office, studiind doar unul dintre ei.

Începând cu versiunea 97, Microsoft Office include o nouă aplicație - Microsoft Outlook. Această aplicație este un instrument pentru organizarea și planificarea activităților personale. Microsoft Outlook include e-mail, bază de date de contacte, calendar etc. Dar principalul lucru este că conectează toate aplicațiile, acționând ca un mijloc de organizare a muncii cu ele. CU folosind MicrosoftÎn Outlook, puteți programa o întâlnire adăugând un document însoțitor la descrierea întâlnirii. Aceasta ar putea fi o listă de probleme de discutat în format Microsoft Word sau un raport privind rezultatele vânzărilor din anul în format Microsoft Excel. Puteți trimite documentul completat prin e-mail sau fax.

- Partea teoretica:

MICROSOFT CUVÂNT

Dispoziții generale

programul Microsoft Word este un sistem multifuncțional de procesare a textului. Întrucât procesorul de text Word funcționează în mediul Windows, ușurința de utilizare excepțională este pe primul loc printre avantajele sale.

Toate elementele de meniu și comenzile pot fi controlate folosind fie mouse-ul, fie tastele rapide (Short-cuts), pentru a economisi timp utilizatorului pentru efectuarea unui anumit set de operațiuni. Vizualizarea WYSIWYG (What You See Is What You Get) vă permite să vizualizați documentul gata de imprimat pe ecran fără a pierde timp și hârtie la imprimarea paginilor de test. Formatarea caracterelor, cum ar fi cursive sau aldine, este reprezentată corespunzător pe ecran. Și acest lucru este valabil pentru orice tip de literă și ace.

Editorul Microsoft Word, precum și Microsoft Windows sunt dezvoltate de aceeași corporație. Acest lucru ne permite să asigurăm coerența maximă a acestor sisteme între ele, precum și cu alte programe compatibile cu Microsoft Windows. Textul și ilustrațiile în multe formate pot fi importate în Word direct din alte programe și încorporate în corpul documentului. Ca urmare a acestei proceduri, ele devin parte a fișierului text WinWord sau continuă să existe separat datorită mecanismului de legare și încorporare obiectivă (Objekt Linking And Embeding). Există, de asemenea, o serie de funcții bine dovedite, cum ar fi capacitatea de a tipări unele pagini fără a întrerupe lucrul cu un document. În acest caz, programul de gestionare a imprimării în spool preia monitorizarea tipăririi în fundal. Scrisori și faxuri, note și rapoarte, publicații și pagini web– aceasta nu este o listă completă a documentelor cu care utilizatorul are posibilitatea de a lucra folosind procesorul de text Word.

Automatizați sarcinile și obțineți ajutor

Word are o gamă largă de instrumente de automatizare pentru a ușura sarcinile comune.

Deplasarea într-un document mare

Deplasarea în document se face folosind mouse-ul, folosind bare de defilare și folosind tastatura, folosind următoarele comenzi rapide de la tastatură:

Ctrl + ® - un cuvânt la dreapta, Ctrl + ¬ - un cuvânt la stânga,

Ctrl + ¯ - la următorul paragraf, Ctrl + - la paragraful anterior, pagina,

Ctrl + PgDown - jos pe ecran, Ctrl + PgUp - la începutul paginii următoare,

Ctrl + Home – la începutul documentului, Ctrl + End – la sfârșitul documentului,

Alt + Ctrl + PgUp - la începutul ecranului, Alt + Ctrl + PgJos - la sfârșitul ecranului.

Copiază textul

Metode de copiere a textului:

1 cale:

Selectați o bucată de text;

utilizați comenzile Cut, Copy, Paste din meniul Editare;

Metoda 2:

selectați un fragment;

apăsați Ctrl când vă mutați, Ctrl + Shift când copiați;

plasați cursorul în locația de inserare, apăsați butonul dreapta al mouse-ului;

Metoda 3 (folosind tastatura):

selectați un fragment;

apăsați F2 când vă deplasați, Shift + F2 când copiați;

mergeți la locația de inserare folosind tastele cursor, apăsați Enter;

4 moduri:

selectați un fragment;

trageți mouse-ul în locația dorită în timp ce țineți apăsată tasta din stânga, în timp ce copiați, țineți apăsată tasta Ctrl.

Salvați documentul în timp ce lucrați. Utilizarea proprietăților documentului

Modalități de salvare a unui document:

Editorul vă permite să salvați documente în următoarele formate: dot (șabloane), rtf (text formatat), txt (text fără formatare), HTML (text cu hyperlink), format MS-DOS, doc (versiunea anterioară a Word 6.0/). 95), xls( foi de calcul), etc.

Corectare automată

Următoarele sunt câteva tipuri de erori care pot fi corectate automat pe măsură ce tastați:

· Consecințele apăsării accidentale a tastei CAPS LOCK (a apărut pentru prima dată în Word 95). De exemplu, la începutul unei propoziții, cuvântul thisTHOT este înlocuit automat cu This

Iar modul de introducere cu majuscule (corespunzător tastei CAPS LOCK apăsată) este dezactivat automat.

· Greșeli de tipar tipice în fraze. De exemplu, cuvintele adresa poștală sunt înlocuite automat cu cuvintele adresa poștală.

· Perechi de cuvinte incompatibile din punct de vedere gramatical. De exemplu, cuvintele acest cuvânt sunt înlocuite automat cu cuvintele acest cuvânt.

Formatați automat pe măsură ce introduceți text

Word are capacitatea de a forma automat textul pe măsură ce tastați.

· Crearea automată a numerelor și liste cu marcatori(a apărut pentru prima dată în Word 95). De exemplu, dacă introduceți un asterisc la începutul primului articol din listă, va fi creată o listă cu marcatori.

· Creați automat chenare (a apărut pentru prima dată în Word 95). De exemplu, dacă tastați trei sau mai multe cratime (-) sau semne egale (=) într-un rând și apoi apăsați ENTER, va fi creat automat un chenar simplu sau dublu.

· Atribuiți automat stiluri încorporate textului (a apărut pentru prima dată în Word 95). De exemplu, dacă încheiați un rând de text nu cu semne de punctuație, ci apăsând ENTER de două ori, i se va atribui automat stilul Titlu 1.

· Formatați automat numerele de serie și fracții (introdus în Word 95; se aplică numai textului în limba engleză). De exemplu, combinația „1st” este înlocuită automat cu combinația, iar fracția „1/4” este înlocuită automat cu simbolul ј.

· Formatați automat căile de rețea și adresele de internet (de exemplu, \\Reports\May\Week1.doc și http://www.microsoft.com/) ca hyperlinkuri. Când selectați un hyperlink către o adresă de Internet, vizualizatorul Web existent se lansează automat și deschide pagina Web specificată. Când selectați un hyperlink către o cale de rețea, programul necesar pentru a deschide fișierul destinație se lansează automat și deschide fișierul specificat.

· Aplicare automată formatare folosită pentru a modela începutul primului element al unei liste la începutul elementelor ulterioare ale listei respective. De exemplu:

1. Cuvântul va face toată treaba pentru tine.

2. Word vă va face documentele frumoase.

· Schimbare automată contururile caracterelor. De exemplu, textul *Bold* este convertit automat în Bold, iar _Italic_ este convertit automat în Italic.

· Convertiți automat o secvență de plusuri și cratime (+----+----+) într-un tabel. Fiecare pereche de plusuri (+) corespunde unei coloane.

· Înlocuiți automat spațiile de la începutul unui element de listă cu marcatori sau numerotate cu indentarea corespunzătoare din stânga.

Completare automată

Sugerează automat versiunea completă a unui cuvânt sau expresie după introducerea primelor litere. Pentru a accepta opțiunea propusă, apăsați ENTER. Următoarele sunt câteva dintre elementele cărora li se aplică completarea automată:

· data curentă;

· zilele săptămânii;

· Elementele listei autotext.

Abstract

Word oferă acum capacitatea de a efectua analize statistice și lingvistice a unui document pentru a evidenția prevederile cheie ale acestuia. Pe baza acestei analize, este alcătuit un rezumat. În acest fel, putem evidenția prevederile cheie din document electronicși vizualizați-l cu diferite grade de detaliu sau plasați rezumatul compilat automat într-un document separat. Mărimea rezumatului este stabilită de utilizator și poate varia.

Când scrieți rezumate, trebuie să respectați legile privind drepturile de autor. Responsabilitatea pentru acuratețea rezumatului nu revine programului, ci utilizatorului.

Creare automată și previzualizare stiluri

Utilizați următoarele caracteristici noi când lucrați cu stiluri în Word:

· Când aplicați o nouă formatare textului, este creat automat un nou stil.

· Dacă modificați formatarea textului, modificările corespunzătoare sunt aduse automat definiției stilului.

· Lista de stiluri din bara de formatare conține exemple de stiluri.

Maestru de scrisori

Letter Wizard vă permite să creați rapid și ușor litera dorită selectând elemente de litere gata făcute. În plus, odată introduse, informațiile despre destinatar (nume, prenume, adresă, funcție etc.) sunt salvate automat. La crearea următoarei litere către acest destinatar, va fi suficient să-i selectați numele din listă; toate celelalte date vor fi adăugate automat.

Asistent

Noul Office Assistant dispune de tehnologia IntelliSense™. Scopul său principal este de a oferi automat sfaturi și informații de referință care pot fi necesare pe măsură ce finalizați o sarcină. De exemplu, dacă asistentul decide că sunteți pe cale să începeți să creați o scrisoare, acesta vă va oferi să lansați Expertul scrisori. Asistentul este sursa dvs. principală de ajutor pentru lucrul în Word, precum și sfaturi de productivitate, exemple vizuale și instrucțiuni pas cu pas pentru efectuarea unor sarcini specifice.

Verificare a ortografiei

Mai jos sunt enumerate principalele instrumente de verificare ortografică și de editare a textului utilizate în Word.

1. Verificați ortografia în timp ce introduceți text

Verificați erorile de ortografie pe măsură ce introduceți și evidențiați posibilele erori chiar în document (a apărut pentru prima dată în Word 95).

2. Verificați gramatica în timp ce introduceți text

Verificați erorile gramaticale pe măsură ce introduceți text și evidențiați posibilele erori direct în document. Ca și în cazul verificare automată ortografie, verificarea gramaticală sugerează automat posibile ortografii corecte. Pentru a afișa o listă de opțiuni, faceți clic dreapta pe textul selectat.

3. Omiterea anumitor elemente de text la verificarea ortografiei

· La cererea utilizatorului, la verificarea ortografiei, cuvintele formate din majuscule și/sau care conțin numere sunt sărite.

· Omiterea numelor de fișiere și a adreselor de internet.

4. Verificare gramaticală

Evidențierea erorilor și sugerarea automată a opțiunilor de ortografie corecte pot reduce semnificativ timpul de editare. Comparativ cu versiunile anterioare, analiza sintactică a fost îmbunătățită, ortografiile corecte sugerate au devenit mai precise și setul de reguli gramaticale și stilistice a fost extins.

5. Verificare comună a ortografiei și a gramaticii

Textul este căutat simultan pentru erori ortografice și gramaticale. Toate erorile sunt eliminate într-o singură sesiune de testare.

Mese, chenare și umbrire

Word include acum următoarele instrumente pentru a facilita lucrul cu tabele, chenarele și umbrirea.

Mese

1. Mese de desen

Vă permite să creați tabele - coloane, rânduri și celule - desenându-le cu mouse-ul, la fel ca cu un creion. Acum, celulele individuale ale tabelului pot avea orice lățime și înălțime.

2. Radieră

Vă permite să eliminați cu ușurință chenarul oricărei celule, rând sau coloane dintr-un tabel, ceea ce are același efect ca și îmbinarea celulelor. În versiunile anterioare de Word, puteai îmbina numai celulele care se aflau pe același rând. În Word 97, puteți îmbina orice celule adiacente - atât pe verticală, cât și pe orizontală.

3. Alinierea verticală

Vă permite să aliniați rapid conținutul celulelor tabelului selectate la marginea de sus sau de jos sau la mijlocul celulei folosind butoanele de aliniere situate pe bara de instrumente. Dacă textul din celule este orientat vertical, scopul acestor butoane se schimbă automat: utilizați-le pentru a le alinia la partea de sus, de jos sau de centrul celulei.

4. Orientare verticală a textului

Vă permite să poziționați textul vertical (rotit cu 90 de grade) în celulele tabelului, subtitrări și cadre. Acest instrument poate fi foarte util atunci când creați autocolante, precum și documente tipărite, care conține informații despre drepturile de autor etc., dispuse vertical.

5. Redimensionarea unui rând de tabel

Vă permite să ajustați înălțimea oricărui rând direct în tabel trăgând chenarul rândului în sus sau în jos, similar modului în care puteți modifica lățimea unei coloane. Dacă țineți apăsată tasta ALT în timp ce trageți, rigla verticală va afișa înălțimea reală a rândului.

Frontiere

1. Noi tipuri de borduri

Peste 150 de documente sunt oferite pentru înregistrare tipuri variate chenarele, inclusiv chenarele 3D și cu mai multe linii, care sunt deosebit de populare în documentele profesionale.

2. Chenarele paginii

Vă permite să creați un chenar în jurul fiecărei pagini. Pe lângă cele 150 de noi tipuri de chenar, sunt disponibile peste 160 de tipuri de chenar pentru pagini grafice. De asemenea, este posibil să personalizați chenarele paginii. De exemplu, puteți:

· setați propriul tip de chenar pentru fiecare margine a paginii;

· plasați anteturi și subsoluri în interiorul graniței;

· proiectează prima pagină diferit de restul.

3. Chenaruri text

Vă permite să aplicați limite cuvintelor și caracterelor individuale dintr-un paragraf. Puteți utiliza orice tip de limite disponibile. De exemplu, acest lucru face mult mai ușoară crearea de margini în jurul titlurilor.

Completati

1. Completați textul

Vă permite să evidențiați cele mai importante fragmente din document asupra cărora ar trebui să atrageți atenția altor utilizatori. În Word, umbrirea poate fi aplicată nu numai unui paragraf întreg, ci și cuvintelor și caracterelor individuale dintr-un paragraf. Puteți utiliza orice tipuri de umplere disponibile.

Colaborare multi-utilizator

Word are noi funcții și instrumente care îi fac pe membrii echipei mai productivi și mai eficienți.

1. Crearea versiunilor

Menținerea unui istoric de lucru pe un document. Acest lucru face posibilă determinarea cu exactitate a orei, naturii și autorului modificărilor aduse documentului. În plus, la fiecare versiune a documentului pot fi adăugate note personalizate. Toate informațiile de versiune a documentului sunt stocate în documentul în sine, eliminând necesitatea de a stoca mai multe copii ale documentului. În plus, puteți seta modul de salvare automată Versiune curentă document la sfârșitul fiecărei sesiuni de lucru cu acesta. Acest lucru vă permite să determinați autorul oricărei versiuni a unui document.

2. Fuzionarea documentelor

Combinați toate modificările și comentariile făcute de mai mulți examinatori într-un singur document într-o singură operațiune simplă. Copii separate ale unui document pot fi furnizate mai multor examinatori pentru revizuire, după care toate copiile corectate sunt combinate într-un document final. Sau, de exemplu, puteți lua o copie a documentului acasă, o puteți corecta acolo, apoi returnați copia corectată și îmbina automat modificările cu documentul original.

3. Note și sfaturi cu instrumente

Vizualizați rapid comentariile de pe ecran de la orice recenzori direct în document, fără a deschide un panou separat. Notele sunt ușor de identificat într-un document — textul cu o notă apare în galben. Când indicați acest text, deasupra acestuia apare un sfat explicativ care conține textul comentariului și numele recenzentului.

4. Panoul de revizuire

Acum toate instrumentele obișnuite de revizuire a documentelor sunt într-o singură bară de instrumente: înregistrați și revizuiți modificările, inserați și vizualizați comentarii, evidențiați text, salvați versiunile și trimiteți un document prin e-mail.

Suport în mai multe limbi

Word 95 a introdus comutarea automată a fontului și a limbii la schimbarea tastaturilor, făcând posibilă utilizarea textului în mai multe limbi într-un document și în unele casete de dialog. Word 97 facilitează crearea și vizualizarea documentelor care conțin text într-o varietate de limbi europene. În plus, este posibil să vizualizați documente create folosind versiunile Word din Orientul Îndepărtat în versiunea americană a Word.

1. Comutați tastatura

Comutare automată fonturile din document la schimbarea tastaturii (setul de fonturi utilizate este determinat de aspectul curent al tastaturii). Comutarea tastaturii determină, de asemenea, o schimbare de limbă și, prin urmare, permite verificarea textului într-o altă limbă, cum ar fi greaca, prin verificarea acelei limbi.

2. Suport pentru texte în mai multe limbi în casetele de dialog

A devenit posibilă editarea și vizualizarea textului în mai multe limbi în versiuni localizate ale Word. De exemplu, puteți specifica numele grecesc al autorului ca termen de căutare pentru fișiere în caseta de dialog Căutare fișiere.

3. Deschideți documente cu text în mai multe limbi într-o versiune localizată a Word

Afișarea corectă a textului documentului creat într-o versiune localizată a Word, dacă sistemul are fonturile adecvate. De exemplu, documentele create în versiunea japoneză a Word pot fi deschise și vizualizate în versiunea americană a Word. Trebuie remarcat faptul că această caracteristică nu se aplică limbilor în care direcția de scriere se poate schimba (ebraică, arabă etc.).

4. Copiați și inserați textul Unicode

Este posibil să copiați text în greacă, rusă sau orice altă limbă europeană din versiunea americană a Word și să-l lipiți într-o foaie Microsoft Excel. De asemenea, puteți copia și lipi textul Unicode în unele câmpuri. casete de dialog(Găsiți, înlocuiți etc.).

5. Sortarea

Este posibil să specificați limba și, prin urmare, ordinea de sortare care trebuie utilizată atunci când sortați textul dintr-un document. De exemplu, literele duble maghiare, cum ar fi „cz”, sortează corect în versiunea americană a Word atunci când limba de sortare este setată la maghiară.

6. Inserarea simbolurilor

Pentru a putea insera simboluri și litere folosite într-o anumită limbă, pur și simplu selectați setul de caractere adecvat pentru font Unicode în caseta de dialog Caracter (meniul Inserare). De exemplu, pentru a introduce litere rusești în text, ar trebui să selectați setul „Chirilic”.

MICROSOFT EXCELA

Gestionarea fișierelor

Folosind Excel, puteți crea o mare varietate de documente. Fișele de lucru pot fi utilizate pentru a crea tabele, a calcula estimări statistice, a gestiona o bază de date și a crea diagrame. Pentru fiecare dintre aceste aplicații, Excel poate crea un document separat care este salvat pe disc ca fișier.

Fișierul poate conține mai multe foi de lucru interdependente care formează un singur document multidimensional (notepad, folder de lucru). Cu ajutorul documentelor multidimensionale, utilizatorul are acces direct la mai multe tabele și diagrame simultan, ceea ce crește eficiența prelucrării acestora.

Este posibil să configurați modul pentru salvarea automată a fișierelor la anumite intervale, modul Rezervă copieși modul de protecție a datelor (salvarea unui document cu o parolă).

Structura documentului

Documentele multidimensionale (caiete, foldere) sunt una dintre cele mai importante inovații din Excel, care poate simplifica și accelera semnificativ lucrul cu tabele și gestionarea foilor de lucru. ÎN versiune noua documentele de lucru pot conține până la 255 de tabele, diagrame sau programe VBA într-un singur fișier, iar principiul lucrului cu ele este similar cu munca regulata cu blocnotes de afaceri în orice birou. Fiecare registru de lucru poate conține toate informațiile de afaceri legate de un subiect și le poate stoca într-un singur fișier, îmbunătățind considerabil vizibilitatea documentelor de lucru.

Fișele de lucru individuale ale aceluiași document sunt amplasate una sub alta. Folosind indexul de nume (registru de nume) situat în partea de jos a ecranului, puteți trece de la o foaie la alta. Pe index de nume se află cotoarele foilor de lucru, dispuse în ordinea crescătoare a numerelor: Sheet1, Sheet2 etc.

Utilizatorul poate adăuga următoarele tipuri de elemente în document:

Fișe de lucru pentru crearea tabelelor;

Diagrame (ca element de tabel sau pe o foaie separată);

Foaie de lucru pentru înregistrarea unei comenzi macro ca modul de program;

Foaie de lucru pentru crearea unei casete de dialog.

O foaie nouă este întotdeauna inserată înaintea foii de lucru active. Utilizatorul poate face clic dreapta pe numele foii de lucru, după care se va deschide un meniu contextual (în funcție de situație), care conține și o directivă de adăugare. Dacă trebuie să ștergeți o foaie de lucru, trebuie să faceți clic dreapta pe meniul contextual și să executați directiva de ștergere.

Ajustarea înălțimii rândului și a lățimii coloanei

În primul rând, rândul sau coloana tabelului care se ajustează trebuie să fie marcată. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți clic stânga pe numărul (coordonatele) unui rând sau al unei coloane. În meniu Format există submeniuri LiniaȘi Coloană. Selectarea unuia dintre aceste submeniuri deschide meniul de nivel următor. În submeniu Coloană directivă de apeluri Lăţime, apoi se va deschide o casetă de dialog în care utilizatorul poate specifica lățimea coloanei. Un caracter poate fi folosit ca unitate de măsură. Echipă Selectare automată a lățimii din meniu Coloană ajustează automat lățimea coloanei pentru a se potrivi conținutului acesteia.

Corectarea poate fi efectuată și folosind manipulatorul mouse-ului. Pentru a face acest lucru, indicatorul mouse-ului trebuie să fie poziționat la limita dintre numerele de linii sau adresele coloanelor.

Celulele de tabel și proprietățile lor

Toate datele din tabel sunt înregistrate în așa-numitul celule, care se află la intersecția rândurilor și coloanelor din tabel. În mod implicit, conținutul unei celule este prezentat de Excel într-un format standard, care este instalat la pornirea programului. De exemplu, numerele și textele sunt setate la un anumit tip de font și dimensiune.

Excel are meniuri contextuale, care sunt apelate cu butonul din dreapta al mouse-ului atunci când este marcată o anumită zonă a tabelului. Aceste meniuri conțin multe directive de procesare și formatare a tabelelor. Directivele de formatare pot fi apelate și în panoul de formatare (a doua linie a meniului cu pictograme) făcând clic pe pictograma corespunzătoare.

Etichetarea celulelor. Celulele individuale ale tabelului sunt marcate (evidențiate) automat folosind indexul de celule. Pentru a muta indicatorul la o anumită celulă, trebuie să faceți clic pe ea cu butonul stâng al mouse-ului sau să utilizați tastele cursorului. Pentru a marca mai multe celule, faceți clic la începutul zonei de marcat (colțul din stânga sus) și, în timp ce țineți apăsat butonul mouse-ului, mutați mânerul la sfârșitul zonei (colțul din dreapta jos).

Un rând sau coloană a unui tabel este marcat făcând clic pe numărul (adresa) situat în antetul rândului sau coloanei. Pentru a marca mai multe rânduri sau coloane, trebuie să faceți clic pe numărul primului rând (coloană), apoi, în timp ce țineți apăsat butonul mouse-ului, mutați manipulatorul în poziția dorită.

Copierea datelor. În primul rând, trebuie să marcați grupul de celule al căror conținut ar trebui copiat, apoi să apelați comanda Copie din meniu Editați | ×. Zona marcată va fi apoi încadrată. Acum ar trebui să mutați indicatorul mouse-ului în poziția în care ar trebui să fie copiate datele și să apăsați tasta Enter introduce. Conținutul zonei marcate va apărea într-o nouă locație. Dacă trebuie să ștergeți conținutul unui grup de celule și să îl plasați într-un loc nou în tabel, atunci ar trebui să utilizați directiva A tăia din meniu Editați | × .

Ștergerea datelor. În primul rând, trebuie să marcați grupul de celule al căror conținut ar trebui șters. Apoi puteți utiliza una dintre metodele de ștergere a datelor.

Formatarea numerelor. În primul rând, trebuie să marcați celulele în care trebuie să schimbați formatul de reprezentare a numerelor. După aceasta, puteți fie să deschideți meniul contextual cu butonul din dreapta al mouse-ului și să apelați directiva din el Format de celule, sau apelați directivă Celulă din meniu Format. În orice caz, pe ecran va apărea o casetă de dialog Format Celulele. În mod implicit, va fi selectată opțiunea din câmpul de sus al acestei ferestre Număr, care este conceput pentru a formata numere.

Alinierea datelor. Pentru a alinia conținutul celulelor, mai întâi trebuie să etichetați celulele care urmează să fie aliniate. Apoi, apelați dialogul: Format – Cells - și selectați fila din câmpul de sus al acestei ferestre Aliniere.

Instalarea fonturilor. Este necesar să marcați celulele în care trebuie schimbat fontul. După aceasta, puteți fie să deschideți meniul contextual cu butonul din dreapta al mouse-ului și să apelați directiva Format de celule. În câmpul de sus al ferestrei care se deschide Format de celule trebuie să selectați o opțiune Font. În fereastră va apărea un câmp Font, în care puteți selecta tipul de font din lista propusă. Conținutul acestei liste depinde de setările făcute în mediul Windows.

În marginea dreaptă mărimea Dimensiunea fontului (punctul) este setată. În lista de stiluri de font Font puteți alege stilul obișnuit (Regular), italic (Italic), font aldine(bold) și bold italic (bold italic). În câmp Subliniați puteți selecta tipul de subliniere a textului (una sau două rânduri), etc.

Calcule pe tabel

Posibilitate de utilizare formule și funcții este una dintre cele mai importante proprietăți ale unui program de foi de calcul. Acest lucru, în special, permite analize statistice valorile numerice din tabel.

Textul unei formule care este introdus într-o celulă de tabel trebuie să înceapă cu un semn egal (=), astfel încât Excel să poată distinge o formulă de text. După semnul egal, în celulă este scrisă o expresie matematică care conține argumente, operații aritmetice și funcții.

Argumentele din formulă sunt de obicei folosite numereȘi adrese de celule. Următoarele simboluri pot fi folosite pentru a reprezenta operații aritmetice: + (plus), - (scădere), * (multiplicare), / (Divizia).

Introducerea formulelor. Excel interpretează intrarea dvs. fie ca text (aliniat la stânga) fie o valoare numerică (aliniat la dreapta). Pentru a introduce o formulă, trebuie să introduceți o expresie algebrică precedată de un semn egal (=).

Să presupunem că celula A1 a tabelului conține numărul 100, iar celula B1 conține numărul 20. Pentru a împărți primul număr la al doilea și a plasa rezultatul în celula C1, introduceți formula corespunzătoare în celula C1 ( =A1/B1) și apăsați introduce .

Introducerea formulelor poate fi foarte simplificată folosind un mic truc. După ce ați introdus semnul egal, faceți clic pe prima celulă, apoi intrați în operația de divizare și faceți clic pe a doua celulă.

Editarea formulelor. Pentru a începe editarea conținutului unei celule, trebuie mai întâi să etichetați celula. În pasul următor, trebuie să activați modul de editare apăsând tasta F2 sau făcând dublu click cu mouse-ul. În modul de editare, o linie de tastare este activată în partea de sus a ecranului (sub linia de meniu pictogramă), în care formula în sine este vizibilă, și nu rezultatul calculului acesteia.

Comunicații informaționale. În Excel, este destul de ușor să introduceți o referință la o celulă situată într-un alt tabel. Odată stabilită legătura, valorile din celule vor fi actualizate automat.

Pentru a accesa valoarea unei celule situate pe o altă foaie de lucru, trebuie să specificați numele acelei foi împreună cu adresa celulei corespunzătoare. De exemplu, pentru a accesa celula B3 din foaia de lucru Sheet2, trebuie să introduceți formula: =Sheet2!B3. Adresele celulelor trebuie indicate cu litere latine.

Diagramele grafice însuflețesc coloanele uscate de numere din tabel, deci deja în versiuni anterioare Programul Excel a oferit posibilitatea de a crea diagrame. Excel include noi Creator de diagrame, care vă permite să creați diagrame de „calitatea prezentării”.

O diagramă 3D frumoasă nu numai că mulțumește ochiul, dar îmbunătățește și calitatea documentului. Un nou tip de diagrame tridimensionale a apărut în MS Excel - așa-numitele diagrame donut, care completează diagramele tridimensionale de suprafață și grilă ale celei de-a patra versiuni.

Graficul poate fi plasat lângă tabel sau plasat pe o foaie de lucru separată. Designerul de diagrame este unul dintre cele mai puternice instrumente din Excel. Construirea unei diagrame cu ajutorul acesteia se realizează în mai mulți pași. Designerului i se oferă zona sursă a tabelului, tipul de diagramă, etichetele și culorile de utilizat. Panoul principal are o pictogramă pentru apelarea Chart Designer.

Construirea diagramelor. Înainte de a putea construi o diagramă, trebuie să finalizați toate lucrările de pe tabel, inclusiv formatarea acestuia. Apelați Diagram Designer (vezi Fig. 11). Trebuie să folosiți indicatorul mouse-ului pentru a desena un dreptunghi spatiu liber fișa de lucru în care va fi plasată diagrama.

După aceasta, Designerul deschide o casetă de dialog în care trebuie să construiți o diagramă în patru pași. Lucrul cu Designer-ul este atât de intuitiv, încât nu necesită nicio explicație.

Obiecte suplimentare. În meniu Introduce Sunt amplasate directive care vă permit să oferiți diagramei un aspect mai atractiv. În special, există o directivă aici Desen, care importă desene în formate grafice standard (BMP, PCX etc.). După apelarea acestei directive, se deschide o fereastră de încărcare fisier grafic. Imaginea selectată apare în diagramă, înconjurată de un cadru. Acest cadru poate fi mutat în jurul diagramei folosind mouse-ul și dimensiunea acestuia poate fi modificată.

În plus, Chart Creator oferă posibilitatea de a insera text suplimentar în diagramă, ceea ce va atrage atenția asupra părților individuale ale diagramei. Pentru a introduce text, trebuie să îl introduceți de la tastatură în linia de tastare și să apăsați tasta Enter introduce. Apoi va apărea un cadru de text în centrul diagramei, care poate fi dimensionat la dimensiunea corespunzătoare folosind mouse-ul și apoi mutat în locația dorită pe diagramă.

Actualizarea diagramelor. Dacă faceți modificări în partea din tabel pe care a fost construită diagrama, Excel va modifica automat diagrama. Dacă ați adăugat un nou rând sau coloană la tabel, procedați după cum urmează. Etichetați noile date din tabel și trageți-le pe diagramă folosind mouse-ul. Pentru a face acest lucru, plasați indicatorul mouse-ului pe marginea zonei marcate și, fără a elibera butonul stâng al mouse-ului, mutați-l pe diagramă. De îndată ce eliberați butonul mouse-ului, diagrama va fi schimbată (actualizată). Această tehnică a fost numită de Microsoft Corporation Trage si lasa .

Pentru a efectua calcule tabelare, aveți nevoie de formule. Deoarece unele formule și combinațiile lor sunt foarte comune, Excel oferă peste 200 de formule preprogramate numite funcții .

Toate funcțiile sunt împărțite în categorii pentru a le face mai ușor de navigat. Incorporat Constructor de funcții ajută în toate etapele de lucru la utilizarea corectă a funcțiilor. Vă permite să construiți și să calculați majoritatea funcțiilor în doi pași.

Programul are o organizare alfabetică lista plina toate funcțiile, în care puteți găsi cu ușurință o funcție dacă îi cunoașteți numele; în caz contrar, ar trebui să căutați după categorie. Multe funcții variază foarte puțin, așa că atunci când căutați după categorii, este util să folosiți scurtele descrieri ale funcțiilor pe care Function Builder le oferă. O funcție operează pe anumite date numite argumente. Un argument de funcție poate ocupa o singură celulă sau poate fi plasat într-un întreg grup de celule. Constructorul funcției oferă asistență în specificarea oricărui tip de argumente.

Constructor de funcții. Etichetați celula în care ar trebui să apară rezultatul calculului. Apoi faceți clic pe pictograma Function Builder pentru a deschide caseta de dialog Function Builder. Marginea din stânga a acestei ferestre afișează categoriile de funcții, iar marginea din dreapta listează funcțiile care corespund categoriei selectate. Pentru a vedea toate funcțiile, faceți clic pe opțiune Toateîn domeniul categoriilor.

Faceți clic pe numele funcției de care aveți nevoie, apoi numele funcției va apărea într-o linie separată împreună cu descriere scurta această funcție. Tipurile de argumente ale funcției și numărul lor sunt, de asemenea, indicate aici. Argumentele sunt specificate la următorul pas de lucru cu Constructorul. Pentru a accesa el, faceți clic pe butonul de comandă DESPRE K .

În al doilea pas, argumentele funcției sunt specificate în caseta de dialog Designer. Constructorul face distincție între argumentele care trebuie luate în considerare și argumentele opționale. Pentru a seta un argument de funcție, trebuie fie să introduceți adresa sa de la tastatură, fie să marcați zona din tabel în care se află. Apoi adresa argumentului funcției va apărea în câmpul corespunzător al casetei de dialog Designer. Faceți clic pe butonul de comandă Bine pentru a închide fereastra Function Builder. După aceasta, rezultatul calculului va apărea în celula specificată a tabelului, dar celula va rămâne marcată. Puteți vedea funcția selectată împreună cu argumentele ei corespunzătoare în bara de tip.

Autosumă. Marcați celula în care ar trebui să fie localizată suma și faceți clic pe pictograma de adăugare.

Un semn egal și cuvântul „SUM” vor apărea în linia de tastare, de obicei urmate între paranteze de adresa unei zone pe care programul o propune ca zonă de însumare după analiza celulelor din apropiere. Dacă Excel a „ghicit” corect, faceți clic pe pictograma cu „bifa”.

În caz contrar, etichetați grupul de celule care trebuie pliat. Puteți eticheta mai multe grupuri de celule non-adiacente folosind Ctrl. Această tastă trebuie ținută apăsată până când toate grupurile sunt marcate. Adresele de grup pot fi introduse folosind tastatura.

Schimb de date

Schimbul de date permite utilizatorilor Excel să importe obiecte din alte aplicații în tabelele lor și să își transfere (exporte) tabelele pentru a le încorpora în alte obiecte.

Conceptul de comunicare este unul dintre conceptele de bază ale mediului Windows. Legăturile de informații sunt create între obiecte care sunt procesate de diverse programe de aplicație, de exemplu, între tabele și texte. Aceste conexiuni de informații sunt implementate dinamic, de exemplu, o copie a unui tabel încorporat în text va fi actualizată (actualizată) ori de câte ori se fac modificări la originalul său.

Procesarea listei

Listele vă permit să lucrați eficient cu seturi de date mari și omogene.

O listă este un set ordonat de date care are aceeași structură. De exemplu, o listă este un agendă telefonică care conține numele abonaților și numerele de telefon ale acestora. În Excel, dezvoltatorii Microsoft au simplificat foarte mult lucrul cu liste. CU punct tehnic listele de vizualizare sunt mese obișnuite, pentru care Excel are operațiuni suplimentare de prelucrare: introducerea unei liste de date, căutarea unui element într-o listă, editarea listelor, filtrarea datelor, sortarea datelor, analizarea datelor (căutarea tendințelor și modelelor)

Bază de date

Pachetul Excel include un program de procesare a bazelor de date externe, MS Query. Programul Query poate funcționa cu fișiere textși cu date care au fost pregătite de următoarele programe de gestionare a bazelor de date: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server.

Dacă, în timp ce lucrați cu un tabel în Excel, trebuie să contactați bază externă date, trebuie să rulați programul Query. Acest lucru vă va permite să importați date din baza de date și să le procesați ca date tabelare obișnuite în Excel. În unele cazuri, datele externe pot fi procesate direct de Query.

După încărcarea unui set de date, puteți selecta un subset de înregistrări din acesta incluzând criterii de selecție a datelor.

Configurarea programului

Excel poate fi personalizat pentru a se potrivi nevoilor individuale ale unei game foarte largi de utilizatori. Fiecare utilizator Excel, după ce a determinat gama de funcții utilizate cel mai frecvent, poate organiza munca cu ele în modul cel mai convenabil. Pe de altă parte, acele funcții ale programului care nu sunt niciodată folosite pot fi eliminate cu totul din configurație pentru a economisi resursele computerului și pentru a crește eficiența procesării. De exemplu, fiecare utilizator al programului poate crea un meniu cu pictograme, poate modifica aspectul ferestrei principale, poate modifica aspectul foii de lucru, poate instala fonturile dorite, poate crea șabloane de tabel etc.

ACCES MICROSOFT

Câteva cuvinte despre...

Microsoft Acces este un SGBD relațional interactiv ( relaționale Bază de date management sistem - RDBMS) Pentru WINDOWS . Acesta este un program pe care îl puteți folosi pentru a stoca și a prelua date în funcție de relațiile pe care le-ați stabilit. Lucrul cu acesta este simplificat folosind manipulatorul mouse-ului. Capacitățile grafice ale shell-ului fac o impresie excelentă atunci când se produc rapoarte și imprimări de înaltă calitate. Toate acestea datorită sprijinului acordat Tip adevărat fonturi și înglobări obiecte OLE (Legarea și încorporarea obiectelor) în mediul înconjurător WINDOWS . OLE - obiect este un link către informații specifice care rămân în forma sa originală. obiect OLE Pot fi EXCEL - tabel , Pensula - ilustrație sau Sunet - fișier.

Nou în program Acces este Cărți Tac - Sistem de avertizare. Acesta este un sistem de instruire care oferă utilizatorului recomandări despre cum să depășească situațiile reale atunci când rezolvă probleme aplicate. Cu cunoștințe în limba engleză utilizatorul poate primi oricând un indiciu despre ce să facă în continuare.

Acces de asemenea, oferă utilizatorului mecanisme de lucru cu baze de date de diferite formate. De exemplu, puteți accesa direct bazele de date dBASE , Paradox sau Btrieve fără a le converti în formatul folosit Acces . Inclus in pachet Acces include și limbajul Acces de bază (dialectul încorporat al limbajului Visual Basic), făcând posibilă crearea unor sisteme specializate de gestionare a bazelor de date.

Bază de date este un set de date care este asociat cu un anumit subiect sau scop. Când creați o bază de date în Microsoft Access, creați un fișier care conține toate tabelele, interogările, formularele, rapoartele și alte obiecte care vă ajută să utilizați informațiile din baza de date.

Mese

MASA - acesta este un set de înregistrări (rânduri de tabel) format din câmpuri individuale (coloane de tabel) în care sunt stocate informații și componente, de fapt, conținutul bazei de date.

Tabelele sunt forma principală de prezentare a informațiilor conținute într-o bază de date. Este imposibil să proiectați un formular fără un tabel; interogările și rapoartele sunt compilate pe baza de tabele. Există două moduri de a crea un tabel:

1. Cu Designer de mese .

2. Fără ajutor Designer .

Cereri

Vă puteți gândi la o interogare ca la un punct de vedere asupra datelor incluse într-un tabel. Interogările sunt folosite pentru a selecta și filtra un set de date. Acestea vă permit să selectați numai din baza de date informatie necesara, adică unul care întrunește un anumit criteriu (condiție) și este necesar pentru a rezolva o anumită problemă. De exemplu, este posibil să aveți nevoie de informații despre furnizori și despre bunurile pe care le furnizează. Puteți crea o interogare precum „Ce bunuri sunt furnizate de furnizorii de la Moscova” sau „Care dintre furnizorii de țigări din Sankt Petersburg au vândut cel mai mare lot în ultimul trimestru”. Rezultatul procesării programului Acces o astfel de interogare este un tabel numit Dynaset . Acest tabel include blocuri de date selectate din tabelul principal (sau mai multe tabele) care satisfac criteriile de interogare. Dynaset - un set de date dinamic, temporar, prin urmare, de fiecare dată când se execută o interogare, acesta este construit din nou pe baza datelor tabulare „proaspete”.

Microsoft Access oferă o mare flexibilitate în proiectarea interogărilor. Puteți:

· Selectați câmpuri.Nu este necesar să includeți toate câmpurile tabelului în interogare.

· Selectați înregistrări.Puteți specifica o interogare în așa fel încât să primiți date de un anumit tip. De exemplu, prețurile mărfurilor pentru o anumită lună.

· Sortați intrările. Puteți vizualiza intrările într-o anumită ordine. De exemplu, puteți afișa numele clienților în ordine alfabetică.

· Interogați datele din mai multe tabele, datele din mai multe tabele pot fi procesate împreună și puteți vizualiza datele combinate. De asemenea, puteți interoga date din alte baze de date, cum ar fi Microsoft FoxPro , Paradox , dBASE , Btrieve și Microsoft sau Servere Sybase SQL .

· Efectuați calcule.Puteți crea câmpuri noi care vor conține rezultatele calculelor.

· Utilizați o interogare ca sursă de date pentru formulare, rapoarte și alte interogări. De fiecare dată când deschideți un formular sau imprimați un raport, solicitarea dvs. va fi preluată ultimele informații din mese. De asemenea, veți putea modifica datele existente direct în formular pe baza solicitării.

· Modificați datele din tabele. Puteți actualiza, șterge și adăuga grupuri de înregistrări simultan. De asemenea, puteți crea masa noua pe bază tabelul existent sau grupuri de tabele.

Există două tipuri de cereri:

1. Interogări QBE (Interogare prin exemplu). Utilizatorul le definește prin specificarea parametrilor individuali în fereastra de proiectare folosind indicii (eșantioane).

2. interogări SQL (Limbajul de interogare structurat - Limbajul structurat cereri). Utilizatorul le formulează folosind instrucțiuni și funcții, construind o descriere. Interogare QBE Acces se traduce usor in corespunzator interogare SQL . Operația inversă este, de asemenea, ușoară. În general, lui Access nu îi pasă cu ce tip de interogare lucrează utilizatorul.

Interogările pot fi create utilizând Generatorul de interogări. Acesta accelerează proiectarea mai multor tipuri speciale de interogări.

Forme

Vizualizarea bazei de date ca tabel în modul de completare oferă utilizatorului posibilitatea de a evalua baza de date în ansamblu, de a compara înregistrări etc. Adesea, totuși, este nevoie de a lucra cu înregistrări individuale ale bazei de date. În acest caz, prezența altor intrări pe ecran (cum este cazul în modul de umplere) doar interferează și distrage atenția. Lucrul cu înregistrări individuale folosind formulare vă permite să vă concentrați numai pe informațiile relevante.

Un formular este un formular care trebuie completat sau o mască care este plasată peste un set de date. Formularul vă permite să simplificați procesul de completare a bazei de date, făcând posibilă încredințarea introducerii informațiilor unui personal slab calificat. Masca de formular vă permite să limitați cantitatea de informații disponibile utilizatorului care accesează baza de date. Putem vorbi aici și despre blocarea indicației de serviciu sau câmpuri clasificate.

Rapoarte

Raport acestea sunt informații pe care le-ați formatat conform specificațiilor dvs. Raportul vă permite să extrageți și să prezentați date ca informații semnificative pe care le puteți utiliza și partaja. Exemple de rapoarte includ adrese postale, facturi, sume vânzări sau liste telefonice. Prin utilizarea Microsoft Access Puteți crea un raport care va prezenta informații în forma dorită. Puteți utiliza multe elemente de design diferite, cum ar fi text, date, imagini, linii, câmpuri și grafice pentru a crea raportul dvs. Depinde de dvs. cum și ce elemente să utilizați pentru a crea raportul.

Microsoft Access oferă mai multe modalități de a obține informații din baza de date - folosind o interogare, formular sau raport.Puteți alege metoda care este cea mai potrivită pentru rezolvarea problemei dvs.

De exemplu:

· Pentru a vizualiza toate produsele dintr-o anumită aprovizionare comercială, utilizați cererea.

· A vedea informatii complete Folosiți formularul pentru un singur produs.

· Pentru a imprima vânzările comerciale pentru o prezentare oficială, utilizați raportul.

Rapoartele sunt, de asemenea mijloace eficiente pentru tipărirea informațiilor pentru utilizare obișnuită. Puteți crea o schiță de raport și o puteți salva pentru utilizare ulterioară. Raportul neschimbat va rămâne neschimbat, dar de fiecare dată veți primi o imprimare a datelor curente.

Macrocomenzi, macrocomenzi

Comanda macro este o succesiune de operații scrise sub formă de instrucțiuni într-un limbaj special. Când procesați date, de multe ori trebuie să faceți secvențe lungi de acțiuni. Dar orice acțiuni, operațiuni pot fi înregistrate sub formă de macrocomenzi. Apelarea comenzilor macro duce la executarea unei secvențe de acțiuni descrise anterior. Utilizarea comenzilor macro vă permite să automatizați diferite procese repetitive, cum ar fi completarea bazei de date, executarea de interogări, deschiderea diferitelor obiecte etc.

Secvența de operații este introdusă de utilizator în fereastra de proiectare makocommand.

Module

Când rezolvați probleme destul de complexe, veți întâlni în curând limitările comenzilor macro. Pentru a depăși problemele care au apărut, puteți încerca să vă scrieți programul încorporat Acces limbaj de programare - Acces de bază . Este un instrument de programare vizuală și este un dialect al limbii Visual Basic. Această procedură este formalizată ca Modul .

Modul este un set de declarații (declarații) și secvențe de comenzi executabile (proceduri, funcții) scrise în limbaj Acces de bază .

- Concluzie

Desigur, în cadrul acestui curs nu există nicio speranță de a acoperi pe deplin capacitățile unor astfel de programe cu mai multe fațete, deoarece pachetul complet Microsoft Office este foarte divers. Pentru a cunoaște Microsoft Office, trebuie să lucrați în el. Folosind acest pachet, cu siguranță vei descoperi din ce în ce mai multe caracteristici și proprietăți noi. Explorează și experimentează. Dacă nu vă plac rezultatele, încercați din nou. Aproape toate acțiunile din Microsoft Office pot fi anulate, astfel încât nu veți pierde nimic mai mult de câteva minute din timpul dumneavoastră în timp ce experimentați.

- Partea practica:

Caracteristicile generale ale sarcinii

Compania Initiative LLC desfasoara activitati legate de lucrari de constructii si vanzarea materialelor de constructii. Prețurile pentru bunuri și servicii sunt prezentate în (Tabelul 1), date privind companiile ale căror comenzi trebuie finalizate în septembrie 2001 - (Tabelul 2).

Folosind PPP pe un PC, trebuie să:

Construiți tabele folosind datele tabelare de mai jos;

Organizați conexiuni între mese pentru umplere automată coloana: „Numele companiei” și calculul automat al sumei comenzilor fiecărei companii client în documentele proiectate;

Prezentați rezultatele calculului sub forma unui tabel care conține totaluri timp de o lună pentru fiecare companie client și pentru societatea „Inițiativa” SRL, și în formă grafică;

Această problemă este rezolvată în procesorul de foi de calcul MS Excel, deoarece este un mijloc de pregătire și prelucrare a datelor electronice organizate în formă tabelară. Excel efectuează funcții matematice și trigonometrice, inclusiv sumă, rădăcină pătrată, produs, expresii logaritmice etc. procesor de masă concepute pentru realizarea de diagrame.

Proiectarea formelor documentelor de ieşire şi reprezentare grafică date despre sarcina selectată

Localizarea tabelelor cu date sursă pe foile de lucru MS Excel: „Produse” (Tabelul 1) și „Clienții” (Tabelul 2);

Un tabel cu date rezumative pentru companii (prezentate sub formă de formule) (Tabelul 3);

Tabel grafic sub forma unei „Diagrame” (Tabelul 4);

masa 1

masa 2

Data	Numele companiei	Codul companiei	Codul de comanda	Numele produsului
	VEZI(C2;Clienți!$A$2:$A$6;Clienți!$B$2:$B$6)			VEZI(F2;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$B$2:$B$5)
	VEZI(C3;Clienți!$A$2:$A$6;Clienți!$B$2:$B$6)			VEZI(F3;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$B$2:$B$5)
	Rezumat medical
	VEZI(C5;Clienți!$A$2:$A$6;Clienți!$B$2:$B$6)			VEZI(F5;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$B$2:$B$5)
	VEZI(C6;Clienți!$A$2:$A$6;Clienți!$B$2:$B$6)			VEZI(F6;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$B$2:$B$5)
	VEZI(C7;Clienți!$A$2:$A$6;Clienți!$B$2:$B$6)			VEZI(F7;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$B$2:$B$5)
	Rezultat privat
	VEZI(C9;Clienți!$A$2:$A$6;Clienți!$B$2:$B$6)			VEZI(F9;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$B$2:$B$5)
	Total factorial
	VEZI(C11;Clienți!$A$2:$A$6;Clienți!$B$2:$B$6)			VEZI(F11;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$B$2:$B$5)
	VEZI(C12;Clienți!$A$2:$A$6;Clienți!$B$2:$B$6)			VEZI(F12;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$B$2:$B$5)
	Proiect - M Rezultat
	VEZI(C14;Clienți!$A$2:$A$6;Clienți!$B$2:$B$6)			VEZI(F14;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$B$2:$B$5)
	Rezumatul serviciului
	Total general

masa 3

continuarea tabelului. 3

Codul produsului	Cantitate	Cantitate, frecați.
		VEZI(F2;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$E$2:$E$5*G2)
		VEZI(F3;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$E$2:$E$5*G3)
		SUBTOTAL(9;H2:H3)
		VEZI(F5;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$E$2:$E$5*G5)
		VEZI(F6;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$E$2:$E$5*G6)
		VEZI(F7;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$E$2:$E$5*G7)
		SUBTOTAL(9;H5:H7)
		VEZI(F9;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$E$2:$E$5*G9)
		SUBTOTAL(9;H9:H9)
		VEZI(F11;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$E$2:$E$5*G11)
		VEZI(F12;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$E$2:$E$5*G12)
		SUBTOTAL(9;H11:H12)
		VEZI(F14;Produse!$A$2:$A$5;Produse!$E$2:$E$5*G14)
		SUBTOTAL(9;H14:H14)
		SUBTOTAL(9;H2:H14)

masa 4

Manualul utilizatorului

Excel este inclus în Pachetul Microsoft Office și este conceput pentru pregătirea și procesarea foilor de calcul care rulează Windows.

Pentru a lansa programul Excel, trebuie să faceți clic pe START, apoi PROGRAME și MICROSOFT EXCEL. Apare o foaie de tabel goală, începem să introducem date în tabel. Tabelul este format din 16384 liniiși 256 coloane. Rândurile sunt numerotate cu numere întregi de la 1 la 16384, iar coloanele sunt desemnate cu litere ale alfabetului latin A, B, ..., Z, AA, AB, ..., IV. La intersecția unei coloane și a unui rând se află principalul element structural al tabelului - celulă. În oricare puteți introduce datele inițiale - un număr sau text - precum și o formulă pentru calcularea informațiilor derivate. Lățimile coloanelor și înălțimile rândurilor pot fi modificate.

Acest program de aplicare funcționează în mediu MS Excel. Pentru a introduce date noi de calcul, selectați Fișier – Nou, indicând șablonul „Declarație pentru calcularea costului produselor ținând cont de reducere”.

Acest șablon are o limită de 12 poziții de date calculate. Pentru a adăuga o nouă linie, copiați ultima linie. Astfel, dimensiunea granițelor este limitată la doar 32000 de linii

Pentru a imprima graficul, trebuie să ajustați intervalul de valori în funcție de cantitatea de date introduse. Pentru a seta valori, trebuie să mergeți la foaia de diagramă, să intrați în meniu Diagramăși selectați elementul Datele inițiale. În funcție de cantitatea de date introduse, setați ultimul număr de linie în câmpurile de valori și eticheta axei X.

- Lista literaturii folosite:

1. A. P. Miklyaev „Manualul utilizatorului IBM PC”.

2. Kenin și colab. „Utilizarea MS Office”.

3. „Cum să lucrezi cu Microsoft Birou » // Microsoft presa , publicație oficială, 1999

4. Programe de aplicație Birou .

5. Program de ajutor Microsoft excela .

6. V. Pasko – excela

7. Boehmer S., Frater G.: Microsoft Access pentru utilizator .

Detalii Categoria: Excel Publicat: 28 decembrie 2017

Automatizarea întocmirii documentației as-built pentru construcție în Excel

Adesea, când se vorbește despre lucrul în aplicații de birou, se referă la folosirea unui PC pe post de mașină de scris și, să fiu sincer, acesta este un înlocuitor destul de costisitor pentru mecanismele fizice dacă nu profitați de capacitățile pe care ni le oferă un PC. Să vorbim despre asta.

Introducere.

După părerea mea, PC-ul a apărut ca un instrument pentru rezolvarea principiului automatizării proceselor de rutină și este al naibii de bun la asta. În plus, dezvoltare programe functionale există o istorie a creării de instrumente pentru transpunerea sarcinilor de urgență în acțiuni de rutină, ca o consecință a aprofundării diviziunii muncii. Cu toate acestea, există zone, inclusiv. și fluxul de documente, unde astăzi un computer este folosit tocmai ca mașină de scris, incl. și pentru că nu au fost realizate evoluții serioase din cauza faptului că salariile oamenilor stau în costuri generale și, ca urmare, nu sunt mari, ceea ce nu se poate spune despre volumele tot mai mari de flux de documente.

Așadar, să vorbim despre construcție, în special despre pregătirea Documentației Executive (denumită în continuare ED).

despre Documentatie executiva

Mai precis despre componenta sa textuală. Pe scurt, un ID este un ansamblu de acte, jurnale și alte documente, desene, diagrame care sunt întocmite pentru fiecare etapă și chiar o operațiune (grup de operațiuni) în construcție, pentru a confirma/respinge lucrarea care se execută pentru proiect. Astfel de documente sunt complet șablon, lista acestora, în funcție de tipul lucrării, este reglementată, și se mențin conform programului efectiv de lucru efectuat, formalizând corectitudinea/abaterea lucrării la proiectul aprobat de comisie.

Cea mai mare parte a lucrărilor este închisă sub forma unui certificat de inspecție ascunsă a lucrărilor (aprobat prin ordin al Serviciului Federal de Supraveghere a Mediului, Tehnologic și Nuclear din 26 decembrie 2006 N 1128 (Acum modificat, pus în vigoare la 6 martie 2016 de către ordinul Rostechnadzor din 26 octombrie 2015 nr 42 .Denumit în continuare AOSR).

Date inițiale pentru automatizare.

Prin urmare, vom lua forma AOSR ca bază. Deci, avem un șablon de document în care sunt introduse următoarele informații:

Postfix numărul actului;
- denumirea proiectului de construcție capitală;
- date juridice despre participanții la construcție (Proiectant sau Client; Persoană care execută construcția; Persoană care întocmește documentația de proiect;
Persoana care execută construcția care a efectuat lucrarea supusă verificării; alte persoane.)
- o listă a persoanelor cu numele organizațiilor, funcțiilor și ordinelor care le confirmă atribuțiile;
- denumirea lucrării efectuate;
- timpul de realizare;
- lista lucrărilor incluse în lucrarea efectuată;
- link-uri către documentația tehnică și secțiunile proiectului/documentației tehnice;
- link-uri către diagrame executive, rapoarte de testare (dacă este necesar);
- o listă de materiale utilizate cu link-uri către documente care confirmă conformitatea acestora (pașapoarte, certificate etc.)

Gânduri asupra metodelor fundamentale de rezolvare a problemei

Deci, într-o primă aproximare, puteți crea pur și simplu un tabel vizual în care, prin alocarea câmpurilor corespunzătoare de același tip fiecărui act, vom obține o imagine vizuală a schemei de execuție a lucrării la instalație. Și asta nu este nimic nou. Deci, trebuie să conectăm formularul cu celulele din tabelele de date și există 2 opțiuni:

1. Fuzionare cu Fișier Word
2. Completarea șabloanelor bazate pe Excel folosind macrocomenzi.

Fiecare dintre aceste metode are avantajele și dezavantajele sale, dar... fuziunea face o înlocuire în timp real, apoi am decis să selectez al doilea articol, pe care fuziunea nu îl oferă în timp real și de fiecare dată va fi necesară scoaterea actelor, în cazul corectării datelor, din nou. Acest lucru se datorează faptului că am adesea nevoie de un istoric al acțiunilor mele.

Deci, acum ne confruntăm cu 2 sarcini:

1. Completarea unui șablon bazat pe date tabulare
2. Ce câmpuri trebuie introduse o dată, care se vor schimba din când în când și care câmpuri vor fi diferite în fiecare act.

Rezolvând sarcina nr. 2, vom pune pe o fișă separată datele care vor fi unificate în cadrul obiectului/secțiunii proiectului de construcție - acesta este:

Spoiler

Pe foaia curentă vom completa o singură dată, iar pentru actele rămase vom pune pur și simplu link-uri către aceste valori:

Spoiler

Și domeniile care se vor schimba în fiecare act:

Spoiler

Acum despre comoditate, dacă notați numele persoanelor responsabile, organizarea lor, ordinea numirii cu data, atunci folosind instrumentul „verificarea datelor” puteți introduce numele lor în spoiler și utilizați formula pentru a trage sus regaliile lor.

DACA EROARE(INDIRECT(CONCATENATE( ""Date pentru proiect"!";ADRESA((POTRIVIRE(E30 ; „Date pentru proiect”!$G$15:$G$34;0 ))+14 ;6 )));"-" )

Acestea. pe foaia „Date proiect” în intervalul $G$15:$G$34, în coloana a 6-a căutăm valoarea în celula E30, iar de îndată ce o găsim folosind o metodă simplă o convertim într-o adresă care va să fie convertit într-o legătură folosind formule.

Noua problemă se bazează deja pe lungimea liniei, dacă utilizați fontul Times New Roman nr. 10, atunci lungimea textului care va fi tipărit nu depășește 105 caractere. Acestea. întâlnim nevoia de a crea o cârjă pentru transferuri. Deci, codul funcției în VBA:

Funcția PatrOfString(StringOfTable As String , Nnumber As Byte) As String Dim ArrayBlocks(1 To 10 ) As String Dim i As Integer " Dim j As Integer " Dim k As Integer " Dim p As Integer " Pentru i = 1 la 10 Let ArrayBlocks (i) = " " Următorul i Fie k = 1 Fie p = Len (StringOfTable) Fie p1 = Len (StringOfTable) Pentru i = 1 La rotunjire (Len (StringOfTable) / 105 ) + 1 Pasul 1 Dacă p > 0 și p< 105 Then If k <= p1 Then Let МассивБлоков(i) = Mid $(StringOfTable, k, p) Else If Mid (StringOfTable, k, 1 ) = " " Then If k <= p1 Then Let МассивБлоков(i) = Mid $(StringOfTable, k, 105 ) Let p = p - 105 k = k + 105 Else j = 105 * i If j - k >= 105 Atunci j = k + 105 End If Do j = j - 1 Loop While Mid $(StringOfTable, j, 1 )<>" " Fie ArrayBlocks(i) = Mid $(StringOfTable, k, j - k + 1 ) Fie p = p - (j - k + 1 ) Fie k = j + 1 End If End If Next i If Nnumber - 1 > 0 Atunci dacă BlockArray(Nnumber) = BlockArray(Nnumber - 1 ) Atunci BlockArray(Nnumber) = " " End If PatrOfString = BlockArray(Nnumber)

Acestea. Mai întâi luăm textul, apoi decupăm 105 caractere, căutăm primul caracter de spațiu la sfârșit, iar când îl găsim, punem textul în prima linie a matricei, lungimea de la primul caracter la numărul de spatiul gasit. Apoi continuăm operația până când textul se epuizează sau matricea de ieșire devine plină. În această etapă este limitat la 10 linii de memorie. Apoi afișăm conținutul liniei dorite de la 1-10 folosind link-ul. Unul dintre dezavantajele soluției este că memoria este înfundată, iar pentru fiecare nouă solicitare se efectuează o recalculare. Dar cârja funcționează.

Acum rezultatul este într-un șablon AOSR standard. Există din nou 2 opțiuni, fie să atribuiți manual o mapare unei coloane (/rând în cazul datelor localizate orizontal pentru fiecare act), atunci acest lucru va consuma mult timp și va consuma mult resurse pentru a ajusta fiecare șablon nou sau pentru a modifica datele masa. De aceea facem optimizare. Datele pentru fiecare act vor fi aranjate vertical, iar compararea combinației de control de caractere (în latină, deoarece actele în sine sunt în întregime în chirilică) vor fi rânduri cu informații în aceste acte, deci într-o buclă dublă imbricată, căutând caractere de control din text, vom potrivi valoarea cerută din coloană.

Face wb.Worksheets( „Un exemplu de act de control de intrare”).Copy after:=Worksheets(Worksheets.Count) Set newSheet = wb.Worksheets(Worksheets.Count) For x = 1 To 15 Pasul 1 „Privire prin coloanele din foaia „Exemplu de act de control de intrare” Pentru y = 1 până la 71 Pasul 1 „ Parcurgem rândurile din foaia „Exemplu de act de control de intrare” Dacă Sheets(newSheet.Name).Cells(y, 20 ) = 1 Atunci fie k = CStr (Sheets(newSheet.Name).Cells(y, x)) „Căutăm doar dacă este ceva în celulă Dacă k<>"" Apoi Pentru i = 1 La Numărul de DataArray Pasul 1 Fie k = Înlocuire (k, arrDataLinks(i), Worksheets().Cells(i, ColumnNumber)) Next i newSheet.Cells(y, x) = k End If End If Next y Next x „ Dacă doriți să adăugați date noi pentru completarea automată, continuați această listă. " Celulele au coordonate în format Cells(3, 2), unde 3 este un exemplu de număr de rând, 2 este un exemplu de număr de coloană „ Pentru a recunoaște cu ușurință numărul coloanei, puteți activa stilul de legătură R1C1 " (Fișier -> Opțiuni -> Formule -> bifați caseta „Stil link R1C1”) " sau specificați coordonatele în formatul Cells(1, "A"), unde 1 este un exemplu de număr de linie, "A" este un exemplu desemnarea literei coloană Rem -= Specificați numele fișierului și calea curentă către folderul în care este lansată macrocomanda =- Let FileName = FileName + CStr (Worksheets( „DB pentru controlul de intrare (2)”).Cells("1" , ColumnNumber)) + "-" Let FileName = FileName + CStr (Foile de lucru( „DB pentru controlul de intrare (2)”).Cells("2" , ColumnNumber)) + ".xlsx" NewPath = Înlocuire (ThisWorkbook.FullName, ThisWorkbook.Name, FileName) Application.DisplayAlerts = False "Opriți avertismentele Sheets(newSheet.Name).Copy „Copiați foaia curentă într-un registru de lucru nou ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=NewPath, _ FileFormat:=51 ActiveWindow.Close Sheets(newSheet.Name).Delete „Ștergerea foii create Application.DisplayAlerts = Adevărat „Reactivați avertismentele Fie ColumnNumber = ColumnNumber + 1 buclă While ColumnNumber<= КонечныйНомерСтолбца End Sub

Ei bine, ultimul punct în această etapă este că suntem limitați de performanța sistemului și, cu un număr mare de acte, producția lor va dura ore. Pentru a accelera procesul, folosesc următoarea opțiune: copiez conținutul fișei de date într-o foaie nouă folosind o macrocomandă, primește un număr (2) în numele său, apoi este lansată o altă macrocomandă, care accelerează Excel, dar dezactivează o serie de funcționalități:

„Accelerează Excel dezactivând tot ceea ce te încetinește” Public Sub AccelerateExcel() „Nu mai reîmprospătăm paginile după fiecare acțiune Application.ScreenUpdating = Fals „Transferăm calculele în modul manual Application.Calculation = xlCalculationManual „Dezactivați evenimentele Application.EnableEvents = False „Nu afișați marginile celulelor Dacă Workbooks.Count, atunci ActiveWorkbook.ActiveSheet.DisplayPageBreaks = False End If „Dezactivați bara de stare Application.DisplayStatusBar = False „Dezactivați mesajele Excel Application.DisplayAlerts = False End Sub

Și după ce afișez toate datele din formulare, rulez o macrocomandă similară în care atribui valoarea adevărată acelorași variabile și șterg foaia duplicată, astfel încât să nu stea în cale.

(pe baza materialelor de pe https://habrahabr.ru/post/344956/)