Acord IP cu oficiul poștal. Cum se încheie un acord cu Poșta Rusă pentru persoane juridice. De ce este benefic pentru o persoană juridică să încheie un acord cu Russian Post?

Magazinele online trimit destul de des produse clienților prin Russian Post. Această metodă de livrare în multe cazuri nu are alternative. Cu toate acestea, lucrul cu Russian Post ridică un număr mare de întrebări. Avocații agenției au răspuns la cele mai frecvente dintre ele.

– Cum să lucrezi cu Russian Post? Este necesar să se încheie un acord și ce ar trebui să fie inclus în acesta??

Russian Post, în ciuda statutului său de întreprindere de stat federal, este aceeași contrapartidă pentru un magazin online ca și alte entități juridice. Prin urmare, atunci când începeți să lucrați cu el, pentru a reduce riscurile, ar trebui să concluzionați contract pentru furnizarea de servicii de comunicații

Magazinele online care folosesc livrarea Russian Post trebuie să se protejeze cât mai mult posibil de pretențiile consumatorilor privind calitatea și termenele de livrare. Pentru a face acest lucru ar trebuiindicați în contractul cu Poșta:

• procedura de primire a mărfurilor pentru livrare (inclusiv procedura de ambalare, pregătirea documentației de însoțire);
• timpii de livrare a mărfurilor;
• responsabilitatea Poștei Ruse pentru siguranța mărfurilor;
• procedura de acceptare a plăților de la clienți și momentul transferului de fonduri către magazinul online;
• costul serviciilor poștale rusești;
• procedura de raportare a Russian Post către magazinul online.

Un formular de contract standard este disponibil pe site-ul Russian Post. Vă recomandăm însă să vă conveniți asupra unui contract individual care să țină cont de nevoile dumneavoastră.

Practica când magazinele online nu încheie un acord și trimit mărfuri în numele individual, are multe riscuri.

1) Cu această abordare, vor apărea probleme cu contabilitatea, deoarece documentele vor fi emise persoanei greșite.

2) Dacă efectuați tranzacții la distanță în numele unei SRL (IP) și trimiteți bunuri în numele unei persoane fizice, atunci în cazul unei situații controversate vă va fi dificil să dovediți îndeplinirea corespunzătoare a obligațiilor față de cumpărător.

3) În caz de încălcare de către Poșta Rusă datele țintă transmiterea va fi foarte dificil să se realizeze plata penalității.

Notă! Conform Regulilor pentru prestarea serviciilor serviciu poștal(clauza 57) o penalizare pentru nerespectarea termenelor de livrare se plătește numai în cazurile în care transporturile nu sunt legate de activități comerciale. Dacă sunteți persoană juridică sau întreprinzător individual, atunci penalitatea ar trebui să fie determinată în mod specific prin acordul dvs. cu oficiul poștal. Cu toate acestea, multe magazine online funcționează fără a încheia un acord cu Oficiul Poștal, trimițându-și coletele ca persoană fizică. Drept urmare, oficiul poștal poate refuza plata penalității, invocând clauza 57 din Regulament, iar din punct de vedere juridic va fi corect.

– Cine este responsabil față de consumator pentru încălcarea termenelor de livrare și siguranța mărfurilor?

Legea Protecției Consumatorului stabilește sancțiuni stricte pentru încălcarea obligațiilor vânzătorului (inclusiv termenele de livrare specificate în oferta publica).

Unele magazine online încearcă să iasă din situație subliniind că dreptul la bunuri este transferat cumpărătorului din momentul în care mărfurile sunt trimise de către Poșta Rusă, iar responsabilitatea ulterioară nu revine vânzătorului, ci transportatorului.

Această abordare este cu siguranță rezonabilă, dar trebuie să țineți cont de următoarele.

În conformitate cu clauza 22 din Regulile de vânzare la distanță, dacă contractul a fost încheiat cu condiția ca bunurile să fie livrate cumpărătorului, vânzătorul este obligatîn termenul stabilit prin contract, livrarea bunurilor la locul specificat de cumpărător, iar dacă locul de livrare a bunurilor nu este specificat de către cumpărător, atunci la locul de reședință al acestuia. Astfel, legea atribuie o astfel de responsabilitate vânzătorului, și nu contrapartei acestuia (chiar dacă este Russian Post). Iar dacă cazul va ajunge în instanță, există toate motivele să credem că magazinul online va fi tras la răspundere.

Cu toate acestea, dacă ați semnat un acord cu Poșta Rusă și acesta prevede termene de livrare și răspunderea pentru încălcarea acestora, atunci puteți depune o cerere de recurs împotriva contrapartidei (Pochta), colectând toate amenzile și penalitățile de la aceasta.

– Care este procedura corectă de expediere a mărfurilor? Trebuie să le ambalăm conform cerințelor speciale?

Una dintre cele mai comune metode de livrare este ramburs la livrare. În acest caz, procedura de trimitere este următoarea:

• Împachetați corect articolul. Poșta Rusă are cerințe stricte pentru ambalarea coletelor, pe care magazinele online sunt obligate să le respecte.
• Trimiteți coletul printr-un oficiu poștal sau printr-un centru de sortare.
• Russian Post primește coletul și îl transportă la oficiul poștal la adresa specificată.
• Odată ce coletul ajunge la oficiul poștal local, o notificare este trimisă destinatarului.
• Cumpărătorul vine la poștă, plătește și ridică comanda.
• Magazinul online primește bani.

-Ce documente ar trebui să furnizeze magazinul online cumpărătorului împreună cu coletul?

• Ca și în cazul oricărui alt tip de livrare, trebuie să oferiți cumpărătorului informații despre produs și procedura de returnare a acestuia, în conformitate cu Legea „Cu privire la Protecția Drepturilor Consumatorului”.
• Clauza 20 din Regulile de vânzare stabilește că atunci când cumpărătorul plătește mărfurile în formă diferită de numerar sau când vinde bunuri pe credit (cu excepția plății cu carduri bancare de plată), vânzătorul este obligat să confirme transferul mărfurilor prin întocmirea unei facturi. sau un certificat de acceptare a mărfurilor.

Astfel, în situația luată în considerare transferul bunurilor către cumpărător poate fi emis fie ca factură, fie ca certificat de livrare -acceptarea mărfurilor.

Formularele acestor documente sunt elaborate de organizație în mod independent (Legea federală din 6 decembrie 2011 N 402-FZ „Cu privire la contabilitate”). Dar ele trebuie să conțină toate detaliile menționate în Legea nr. 402-FZ.

Aceste detalii includ: numele și data documentului; denumirea entității economice (persoană juridică sau întreprinzător individual), conținutul tranzacției, titlul funcției persoanei care a efectuat tranzacția și (sau) responsabilă pentru corectitudinea executării acesteia, semnăturile acestor persoane indicând numele de familie și inițialele acestora sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

În cazul trimiterii mărfurilor prin poștă, documentele care confirmă expedierea mărfurilor vor fi considerate ca factură sau certificat de acceptare.

Organele fiscale recunosc ca atare documente facturile poștale în Formularul 103 cu ștampilă poștală la expediere și notificarea serviciului poștal că coletul a fost livrat destinatarului. Cu toate acestea, dacă aveți mulți clienți, atunci colectarea acestor documente este extrem de dificilă.

Practica judiciară recunoaște următoarele documente ca atare:

• registru (lista) de expediere a colete și/sau colete valoroase, indicând în acesta datele clientului (numele complet și adresa);
• Un identificator poștal din 14 cifre atribuit unui articol poștal (colet sau colet) și reflectat pe factura poștală în Formularul 103. Acesta confirmă atât faptul încheierii contractului, cât și faptul executării acestuia de către vânzător, și indică, de asemenea, apariția obligațiilor de plată de la cumpărător.

În acest caz, obligațiile care decurg din contractul de cumpărare și vânzare la distanță încheiat se consideră îndeplinite de către vânzător din momentul în care bunurile comandate de cumpărător sunt expediate prin poștă. Prin urmare, documentul principal care confirmă vânzarea mărfurilor (Codul fiscal al Federației Ruse) și apariția obligațiilor din partea cumpărătorului (clientului) de a plăti pentru aceasta va fi o factură poștală pentru trimiterea mărfurilor și/sau o listă pentru trimiterea coletelor valoroase, care reflectă numărul de 14 cifre ID mail, legat de factura poștală, nume complet. si adresa clientului - destinatarul comenzii.

Notă! Uneori, magazinele online includ un plic și un bon de livrare în colet, astfel încât cumpărătorul să-l poată semna și să-l trimită înapoi vânzătorului. Dar, de regulă, cumpărătorii ignoră necesitatea de a trimite și nu este nevoie de un astfel de document.

Notă! Vă recomandăm să postați pe site (inclusiv în oferta publică) informații despre modul în care cumpărătorul poate accepta corect produsul și verifica caracterul complet al acestuia. Dacă cumpărătorul nu face pretenții la fața locului cu privire la caracterul incomplet al mărfii la primirea coletului, atunci practic nu va putea dovedi că i-a fost livrat bunul greșit sau în configurație greșită. Merită să indicați în oferta publică în ce caz și la prezentarea ce documente acceptați reclamații pentru incompletitudinea bunurilor primite prin poștă.

Notă! La livrarea ramburs, nu aveti obligatia de a elibera cumparatorului o chitanta de numerar.În conformitate cu paragraful 1 al art. 2 din Legea N 54-FZ, CCP se aplică fără greșeală pe teritoriul Federației Ruse de către toate organizațiile și întreprinzătorii individuali atunci când efectuează plăți în numerar și (sau) plăți cu carduri de platăîn cazurile de vânzare de bunuri, prestare de muncă sau prestare de servicii. Articolul 5 din Legea nr. 54-FZ stabilește că organizația este obligată să elibereze clienților bonuri de casă tipărite cu casa de marcat în momentul plății atunci când efectuarea de plăți în numerar și (sau) plăți folosind carduri de plată. Ramburs la livrare nu se încadrează în aceste definiții.

- Cum să obțineți bani gheata pentru mărfuri livrate de la poșta rusă?

Puteți folosi mai multe metode:

1. Primirea unei plăți în avans (plată în avans parțială) într-un cont curent sau utilizarea mijloace electronice plată;
2. Ramburs la livrare (când cumpărătorul plătește mărfurile la primire la oficiul poștal rusesc). Ulterior, fondurile sunt transferate în contul dumneavoastră curent în conformitate cu acordul încheiat cu Russian Post.

– Cumpărătorul dorește să returneze bunurile. Cum să procesezi acest lucru și să obții banii înapoi?

Acest tip de document este necesar în cazurile în care destinatarul corespondenta postala dintr-un motiv oarecare nu o poate ridica singur. Imputernicire pentru a primi trimiteri poștale poate fi scris atât în ​​numele unei persoane, cât și în numele unei organizații.

FIȘIERE

Cine poate emite o împuternicire și pentru cine?

Orice persoană cu domiciliul în Rusia și care a împlinit vârsta majoratului poate deveni reprezentant al principalului pentru a primi corespondența poștală. Organizațiile, de regulă, încredințează primirea corespondenței angajaților lor - secretari, ofițeri de personal sau specialiști din departamentul de contabilitate. Procura este întocmită, de regulă, fie de secretarul organizației, fie de un avocat, apoi documentul este înaintat managerului spre semnare.

Legislația Federației Ruse prevede cazuri în care împuternicirile trebuie să fie certificate de un notar, dar o procură pentru a primi corespondența poștală nu este inclusă în această listă.

Reguli de bază pentru redactarea unei împuterniciri pentru a primi corespondență

Nu există o formă unificată special dezvoltată pentru utilizare universală pentru o astfel de procură. Întreprinderile au dreptul de a-și dezvolta modelul în mod independent sau de a scrie o procură în formă liberă. Companii mari Antetele sunt adesea folosite pentru procura, dar aceasta nu este o cerință obligatorie. O foaie obișnuită de hârtie A4 este, de asemenea, potrivită pentru întocmirea documentului, principalul lucru este că reflectă cu exactitate toate funcțiile pe care principalul le atribuie reprezentantului său. În plus, conținutul documentului trebuie să indice Detalii despre principalul și informațiile personale despre persoana împuternicită, precum și perioada de valabilitate a documentului și semnăturile ambelor părți.

Uneori se eliberează împuterniciri cu drept de substituție. Dar acestea sunt cazuri destul de excepționale, deoarece astfel de documente trebuie să fie certificate de un notar, astfel încât organizațiilor le este mai ușor să emită împuterniciri identice pentru mai mulți angajați simultan - legea permite pe deplin acest lucru. În același timp, împuternicirile pot indica atât aceleași instrucțiuni pentru toată lumea, cât și cele individuale pentru un anumit angajat.

La completarea unei procuri trebuie respectate anumite standarde pentru ca angajații instituției la care va fi depusă să nu aibă îndoieli cu privire la autenticitatea scrierii acesteia.

Instrucțiuni pentru redactarea unei împuterniciri

Forma scrisului în sine a acestui document din punct de vedere al muncii de birou este destul de standard.

• La începutul documentului este scris cuvântul „Procură” care indică acțiunea, pentru care este creat. În continuare ar trebui să indicați oraș, în care se întocmește documentul, precum și Data compilarea acestuia.
• Se duc puțin mai jos informații de bază despre director: numele complet al persoanei juridice (indicând forma organizatorică și juridică a acesteia), funcția salariatului în numele căruia este eliberată împuternicirea (de regulă, aici este indicat directorul sau directorul general al întreprinderii sau orice alt angajat senior autorizat să semneze astfel de documente), numele de familie, prenumele, patronimul (prenumele și patronimul pot fi date ca inițiale).
• Apoi ar trebui să indicați pe baza căror documente actele principale (aici, în funcție de situație, puteți scrie „În baza carții”, „Procură”, „Regulamente” etc.).
• După aceasta, documentul este introdus informatii despre persoana autorizata. În primul rând, sunt indicate numele de familie, prenumele, patronimul, apoi detaliile actului de identitate (nume, serie, număr, de către cine și când a fost eliberat).
• În continuare, indicăm în ce scopuri este emisă împuternicirea (în acest caz, „pentru a primi documente”), precum și instituția specifică în care ar trebui să fie primite aceste documente. Dacă există și alte acțiuni pe care mandatarul le autorizează reprezentantul său să le efectueze, acestea trebuie, de asemenea, incluse în această împuternicire ca un paragraf separat.
• După introducerea informațiilor de bază, trebuie să scrieți pentru ce perioadă se eliberează împuternicirea?. De menționat că o împuternicire poate fi eliberată atât pentru instrucțiuni unice, cât și pentru o anumită perioadă, sau pe termen nedeterminat.

În cazul în care nu este specificată perioada de valabilitate, aceasta se consideră în mod automat emisă pentru o perioadă de un an calendaristic.

La finalul documentului, persoana împuternicită trebuie să-și pună personalul semnătură, iar directorul o certifică și el cu semnătura sa. Procura trebuie să fie certificată sigiliul companiei(Întreprinzătorii individuali au inițial dreptul de a nu folosi un sigiliu, iar de la începutul anului 2016, prezența unui sigiliu nu este obligatorie nici pentru persoanele juridice. Cu toate acestea, structurile guvernamentale și comerciale care lucrează cu organizații continuă să solicite o amprentă pe documente) .

După întocmirea unei împuterniciri, reprezentantul mandantului o poate prezenta pe toată perioada specificată în aceasta. Dacă este necesar să anulați documentul, atunci este necesar să notificați structurile interesate despre încetarea valabilității acestuia și, de asemenea, să vă returnați documentul.

În 2016, Russian Post oferă entitati legaleîncheie un contract pentru servicii corporative. Avantajele lucrului în cadrul acestui acord sunt evidente:

• ai posibilitatea de a ridica si lasa comenzi pentru livrarea scrisorilor si altele colete poştale la sediul companiei sau invers de la birou;
• un anumit timp și un loc special sunt alocate pentru a trimite corespondența;
• dacă este necesar, operatorii selectează un pachet de servicii de succes care va fi cel mai profitabil pentru organizație;
• o entitate juridică are dreptul de a alege cum să plătească pentru serviciile furnizate de Poșta Rusă - în numerar sau în forme de plată fără numerar.

Caracteristici ale întocmirii unui acord cu Russian Post

Russian Post lucrează în principal cu persoane juridice, deși deservește și antreprenori individuali. Contractul se încheie numai la trimiterea unei cereri descrise în scris. Toate tipuri posibile contractele pot fi studiate pe site-ul oficial oferit de Russian Post.

Pentru a se califica pentru un acord cu Russian Post, o entitate juridică trebuie să colecteze următoarea listă de documente:

• documente care vorbesc despre atribuțiile persoanei care semnează sub numele contrapartidei;
• fotocopii ale documentelor de licență ale contrapărții, cu excepția cazului în care, desigur, sunt necesare licențe speciale pentru funcționarea întreprinderii;
• fotocopii ale documentelor constitutive - acesta ar putea fi statutul organizației sau acordul constitutiv;
• fotocopii ale certificatului Serviciului Fiscal Federal al Federației Ruse, care arată clar că obiectul este înregistrat la biroul fiscal.

În ceea ce privește activitatea antreprenorială individuală, un astfel de acord, în comparație cu o persoană juridică, este întocmit conform unei liste diferite de lucrări:

1. O fotocopie a certificatului de înregistrare de stat.
2. O fotocopie a certificatului Serviciului Fiscal Federal al Federației Ruse, care indică faptul că obiectul este înregistrat la inspectoratul fiscal.
3. O fotocopie a pașaportului unei persoane fizice care este antreprenor. În cazul furtului unui pașaport sau pierderii neintenționate a acestuia, trebuie să obțineți un certificat provizoriu de la secția teritorială de poliție, care să indice aceleași date ca și în pașaport.
4. O fotocopie a procurii, în cazul în care persoana care își înregistrează consimțământul la sfârșitul contractului acționează în numele unei alte persoane fizice. Procura trebuie să fie certificată de un notar, în caz contrar actul rămâne invalid prin lege.
5. Extras cu o listă de conturi deschise.
6. Un extras din Registrul de stat unificat despre antreprenoriatul individual al clientului care a aplicat la Poșta Rusă.

De ce este benefic pentru o persoană juridică să încheie un acord cu Russian Post?

Serviciul oferit de Russian Post ca parte a serviciului „3-în-1 Comprehensive Service” ajută persoanele juridice să facă față următoarelor sarcini:

• îmbunătățește calitatea serviciilor oferite clienților legali;
• accelerează procesul de livrare;
• ușurează volumul de muncă al lucrătorilor poștale din oficiile poștale rusești;
• reduce semnificativ aglomerația de oameni în oficiile poștale;
• face față cel mai bine fluxului de corespondență care vine.

Astăzi, Russian Post își oferă serviciile pentru peste 100.000 de clienți obișnuiți, în acest caz vorbim doar despre persoane juridice. Companiile nu mai trebuie să-și facă griji că stau la rânduri lungi pentru a trimite scrisori de afaceri importante; toate acestea sunt făcute de angajații Russian Post. De asemenea, vor ridica orice pachet direct de la birou și vor completa formele necesare, documente și vor înregistra în mod independent mărcile poștale pentru expediere în toată țara.

Un acord încheiat cu o persoană juridică este benefic pentru organizație datorită faptului că acum angajații acesteia au posibilitatea de a:

1. Economisiți timp la dialogul cu serviciul de curierat.
2. Continuați să trimiteți volumul necesar de corespondență.

Ce documente procesează Poșta Rusă ca parte a acordului privind noul serviciu?

1. Mișcarea cărților.
2. Distribuirea scrisorilor.
3. Trimiterea coletelor.
4. Plecare la clasa I.
5. Trimiterea „plicurilor multiple”.

Toate aceste manipulări sunt efectuate atât în ​​legătură cu transporturile interne, cât și cu cele internaționale.

Caracteristici suplimentare ale serviciului

Este de competența persoanelor juridice să aleagă cel mai convenabil format de serviciu, de exemplu, un acord valabil timp de o lună, cu un program stabilit pentru sosirea unui angajat al Poștei Ruse la biroul companiei, de mai multe ori pe săptămână. Poate fi și o asistență unică din partea unui angajat de curier care vine la birou în baza unei cereri lăsate la telefon.

În cazul în care clientul este mare și semnificativ, contractul este semnat ținând cont de trimiterea constantă săptămânală a unei cantități suficiente de corespondență, acest lucru este benefic pentru organizație dacă conducerea:

• nu vrea să cheltuiască bani pentru angajarea de personal suplimentar sau pentru plata vehiculelor;
• refuză să suporte pierderi temporare privind completarea corectă a formularelor poștale.