Stocarea metadatelor în Excel. Obiect de rază. Eliminarea datelor ascunse și personale prin verificarea documentelor, prezentărilor și cărților Vizualizarea metadatelor într-un fișier Word
Foarte puțini utilizatori știu că pentru fiecare fișier stocat pe un computer, există un set de metadate care conțin informații despre sursa acestuia, autor și alte detalii importante, în funcție de tipul fișierului. În acest articol, voi discuta despre metadate, voi spune despre ce sunt acestea și pentru ce sunt folosite. Apoi voi vorbi despre cum să adăugați și să eliminați metadate. Tot ceea ce este descris se aplică oricărei versiuni de Windows.
Ce sunt metadatele?
Metadatele sunt informații care sunt stocate în aproape orice tip de fișier. Acesta poate include numele dvs., numele unei companii sau al unei organizații, numele computerului dvs., numele unui server din rețeaua dvs. sau unitatea pe care este salvat fișierul; comentarii personale, numele autorilor anteriori, timpul și timpul creării ultima schimbare, numărul versiunii sau al reviziei.
În funcție de situație, aceste date pot fi utile și invers. De exemplu, dacă trebuie să urmăriți diferiții autori ai unui fișier, metadatele vă pot ajuta în acest sens. Metadatele pot fi utile și atunci când căutați fișiere în Windows. De exemplu, dacă colecția dvs. de fotografii conține metadate, acest lucru este foarte util atunci când trebuie să găsiți o fotografie pe care ați făcut-o într-o anumită zi și oră.
Pe de altă parte, dacă lucrezi în sfera juridică sau doriți doar să păstrați confidențialitatea, atunci când transferați fișiere către altcineva, eliminați cât mai multe informații din acestea, deoarece metadatele vor urma aceste fișiere peste tot.
Cum să adăugați și să editați metadate
Majoritatea fișierelor au propriul set de metadate, dar de foarte multe ori nu pot fi modificate fără special software de la dezvoltatori terți. Deși metadatele fișierelor office (Word, Excel, PowerPoint) sunt destul de ușor de editat. În primul rând, pentru a accesa și vizualiza metadatele unuia dintre aceste fișiere, deschideți meniul contextual Click dreaptași selectați „Proprietăți”.
Aceasta va deschide o fereastră cu proprietățile fișierului. În această fereastră, deschideți fila „Detalii”. Aceasta va prezenta o listă de câmpuri cu informații despre fișier, inclusiv autorul acestuia, când a fost creat sau modificat, sau chiar câte cuvinte și caractere conține.
Unele dintre aceste câmpuri pot fi editate. Pentru a face acest lucru, trebuie pur și simplu să plasați cursorul mouse-ului în câmpul pe care doriți să îl modificați și să introduceți ceea ce aveți nevoie. Dacă doriți ca aceste câmpuri să rămână goale, pur și simplu ștergeți tot ce este scris în ele.
Fac echipă cu un serviciu extern care include date de primire de la acel serviciu și afișare în excel. Vreau să pot stoca informațiile pe care le conectez în Excel. Obiect de rază. Există vreo proprietate Excel. Range obiecte unde pot fi stocate metadatele?
Clarificați ca în Perspectivă Perspectivă. TaskItem are ItemProperties, care este o Perspectivă. Obiect ItemProperty. Deci există așa ceva în Excel?
Și altfel atunci ce Cel mai bun mod este de a salva metadatele pentru Excel. Gamă?
Editare: trebuie să persist cu aceste informații despre metadate. În acest fel, dacă utilizatorul salvează, completează și apoi redeschide tutorialul, ar trebui să pot extrage aceste metadate din Excel. Obiect Range (sau orice altă proprietate)
12 raspunsuri
Deoarece aveți nevoie ca informațiile să fie consecvente, am luat o abordare mai simplă și mai clară. Creați o nouă foaie de lucru, denumiți-o ceva de genul Metadate (în cazul în care aveți mai multe de acest fel). Setați-l la VeryHidden (xlSheetVeryHidden nu va fi Unhidden din Excel, nu trebuie să îl ascundeți din cod):
Xl.XlSheetVisibility.xlSheetVeryHidden
Salvați toate metadatele pentru intervalul R1 în foaia de metadate din intervalul R1. Codul dvs. va fi foarte simplu și clar în acest fel.
Ar putea arăta ceva de genul:
Sheet1.Range.Value = SomeValue; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;
Astăzi vom vorbi despre ce proprietăți are un document și despre cum le puteți vizualiza și edita în Excel 2010 și 2013. După ce citiți acest articol, veți învăța și cum să protejați un document de orice modificări și cum să eliminați datele personale din Foaie Excel.
Îți amintești cum te-ai simțit când ai început să folosești Excel 2010 sau 2013? Personal, uneori m-am supărat foarte tare când nu găseam instrumentul potrivit sau un parametru în care sunteți obișnuit să le vedeți Versiuni anterioare Excela. Același lucru este valabil și pentru proprietățile documentului în Excel 2010 / 2013. În aceste versiuni, acestea sunt ascunse destul de profund, dar chiar și așa, vom ajunge rapid la ele.
Acest articol vă așteaptă instrucțiuni detaliate cum să vizualizați și să modificați proprietățile documentului, cum să protejați documentul de orice modificări și cum să eliminați datele personale dintr-o foaie Excel. Merge!
Ce proprietăți are un document?
Înainte de a începe să învățăm cum să vizualizați, să modificați și să ștergeți proprietățile documentului (metadate) în Excel 2010 și 2013, să ne dăm seama ce proprietăți au în general documentele MS Office.
Tipul 1. Proprietăți standard- comun tuturor Aplicații de birou. Aceasta include informații de bază despre document - titlu, subiect, autor, notă și așa mai departe. Puteți seta manual propriile valori de text pentru aceste proprietăți pentru a ușura căutarea documentul solicitat pe computer.
Tip 2. Proprietăți actualizate automat sunt date despre un fișier document care este gestionat și modificat de sistem. De exemplu, dimensiunea fișierului și timpul în care a fost creat sau modificat. Unele proprietăți sunt unice pentru documentele dintr-o anumită aplicație, cum ar fi numărul de pagini, cuvinte, caractere sau versiunea aplicației. Astfel de proprietăți sunt actualizate automat pe măsură ce editați.
Tip 3. Proprietăți personalizate sunt proprietăți specificate de utilizator. Puteți adăuga proprietăți suplimentare unui document Office.
Tip 4. Proprietățile organizației sunt proprietăți definite de organizația dvs.
Tip 5. Proprietăți bibliotecă de documente se referă la documente care se află într-o bibliotecă de documente pe un site sau într-un folder partajat. Persoana care creează biblioteca poate seta unele proprietăți pentru documentele bibliotecii și poate stabili reguli pentru valorile acestora. Când adăugați un document la o astfel de bibliotecă, va trebui să introduceți valori pentru toate proprietățile necesare sau să corectați proprietățile existente în conformitate cu regulile stabilite.
Vizualizarea proprietăților documentului
Pentru cei care nu știu unde să găsească informații despre un document în Excel 2010 sau 2013, oferim trei opțiuni:
Metoda 1: Afișați „Zona de informații despre document”
Această metodă vă permite să vizualizați informațiile documentului direct pe foaia de lucru.
După aceasta, Excel revine automat la modul de editare a foii de lucru, iar între panglica de meniu și zona de lucru a foii de lucru, vedem „Zona de informații despre document”, așa cum se arată în imaginea de mai jos.
După cum puteți vedea, panoul de informații despre document afișează un set limitat de proprietăți. Dacă doriți să aflați mai multe despre documentul dvs., treceți la a doua metodă.
Metoda 2: Deschideți caseta de dialog Proprietăți
Dacă panoul de informații despre document nu oferă informațiile de care aveți nevoie, încercați să accesați proprietățile avansate. Prima modalitate de a vizualiza proprietăți suplimentare este să utilizați aceeași „Zona de informații despre document”.
Aici sunt colectate informații despre document, care se află pe file: Sunt comune(General), Statistici(Statistici) și Compus(Cuprins). Puteți edita informațiile de bază din filă Document(Rezumat) sau setați proprietăți suplimentare pentru documentul din filă Alții(Personalizat). Vrei să știi cum se face? Răbdare! Vom vorbi despre asta mai în detaliu mai târziu.
Există o altă modalitate de a afișa caseta de dialog Proprietăți(Proprietăți):
Aceeași casetă de dialog va apărea pe ecran.
Metoda 3. Utilizați Windows Explorer
O altă modalitate ușoară de a afișa metadate este să utilizați Windows Explorer fără a deschide deloc foaia de lucru Excel.
Acum știi 3 căi diferite vizualizarea proprietăților documentului pe computer, astfel încât să puteți găsi cu ușurință toate informațiile importante.
Modificarea proprietăților documentului
Mai devreme, am promis că voi vorbi despre cum să schimbați proprietățile documentului. Deci, prin vizualizarea proprietăților folosind și descrise mai sus, puteți adăuga rapid informațiile necesare sau edita datele existente. Acest lucru este posibil, dar nu și în Windows 8.
Cel mai rapid mod de a adăuga un autor
Schimbarea numelui implicit al autorului
Implicit ca nume de autor document Excel nume folosit utilizator Windows, dar o astfel de semnătură nu va fi întotdeauna adecvată. În Excel, puteți schimba numele implicit al autorului, astfel încât numai numele de care aveți nevoie să apară peste tot în viitor.
Configurarea proprietăților personalizate
Cometariu: Format de date în câmp Sens(Valoare) trebuie să se potrivească cu ceea ce este selectat în lista verticală Tip(Tip). De exemplu, dacă este selectat tipul de date Număr(Număr), apoi în câmp Sens(Valoare) Trebuie introdus un număr. Valorile care nu se potrivesc cu tipul de date selectat vor fi salvate ca text.
Dacă faceți clic pe proprietatea pe care tocmai ați adăugat-o și apoi faceți clic Șterge > Bine(Șterge > OK), această proprietate va dispărea.
Modificarea altor proprietăți ale documentului
Pentru a modifica alte metadate (pe lângă numele autorului, titlul, etichetele și categoriile), utilizați fie „ ” sau (Proprietăți).
- Dacă „Zona de informații despre document” este deschisă, atunci pur și simplu plasați cursorul în câmpul proprietății dorite și introduceți datele necesare.
- Dacă caseta de dialog este deschisă Proprietăți(Proprietăți), apoi accesați fila Document(Rezumat) și adăugați sau modificați datele existente în câmpuri, apoi faceți clic Bine.
Reveniți la editarea foii Excel și toate modificările efectuate vor fi salvate automat.
Eliminarea proprietăților documentului
Dacă doriți să vă acoperiți urmele și să vă asigurați că nimeni nu vă poate găsi numele sau numele organizației în proprietățile documentului, utilizați una dintre următoarele metode care vă permit să ascundeți orice proprietate sau date personale pentru accesul public.
Conectam „Inspectorul de documente” la lucru
Document Inspector este folosit pentru a căuta proprietăți ascunse și date personale. În plus, poate fi folosit pentru a elimina proprietăți din carte care nu ar trebui să fie vizibile pentru alți utilizatori.
Eliminarea metadatelor din mai multe documente
Cu ajutor Windows Explorer Puteți elimina proprietăți din mai multe documente simultan.
Cometariu:În acest fel, puteți elimina orice proprietate a documentului dintr-unul sau mai multe fișiere, chiar dacă aveți Windows 8 instalat pe computer.
Protejarea proprietăților documentului
Protejarea proprietăților documentului și a informațiilor personale este utilă dacă nu doriți ca alți utilizatori să modifice metadatele sau orice altceva din documentul dvs.
Dacă trebuie să acordați dreptul de a edita un document doar anumitor utilizatori, puteți seta o parolă și o puteți partaja unui cerc de persoane de încredere.
Acum documentul dvs. este protejat împotriva editării neautorizate. Dar fii atent! Oricine cunoaște parola o poate elimina cu ușurință din câmp Parola de schimbat(Parola de modificat) și oferiți altor cititori ai documentului posibilitatea de a schimba informațiile din foaia de lucru.
Wow! Articolul s-a dovedit a fi destul de lung! Scopul meu a fost să acopăr toate aspectele remarcabile ale vizualizării, modificării și ștergerii proprietăților documentului. Sper că veți găsi răspunsurile corecte la întrebările dvs. legate de metadate.
Ori de câte ori creăm, deschidem sau salvăm un document Microsoft Word, înregistrează Informații suplimentare, numite metadate. Același lucru se poate spune despre fișiere Microsoft Excelși Microsoft PowerPoint. În anumite situații, aceste metadate pot dezvălui informații nedorite despre noi și ne pot compromite.
Deși metadatele sunt stocate implicit, nu există nimic criminal în ele. Ele facilitează organizarea, stocarea și căutarea documentelor și ajută la înțelegerea originii și scopului acestora. Dar sunt cazuri când nu dorim să dezvăluim numele autorului documentului, data creării sau editării, prin trimiterea Fișier Word unei alte persoane.
Pentru a preveni posibilele consecințe neplăcute, trebuie să învățați cum să eliminați metadatele. Cine știe în ce mâini va cădea document Word cu numele de familie și inițialele mele, numele organizației și chiar numele computerului.
Aici voi împărtăși trei moduri de a elimina metadatele din documentele Word.
1. Utilizați capabilitățile încorporate ale Word / Excel / PowerPoint
Dacă utilizați Word 2010 sau 2013 (Office 2013), atunci informații ascunse Puteți șterge informații despre dvs. în Document Inspector. În fila Fișier, accesați secțiunea Detalii. În grupul Pregătirea pentru acces public Faceți clic pe Căutare probleme -> Document Inspector. Începem să verificăm în Document Inspector.
După finalizarea verificării, va apărea o fereastră cu opțiuni pentru ștergerea informațiilor. Lângă „Proprietățile documentului și datele personale”, faceți clic pe butonul „Ștergeți tot”.
2. Aplicația Document Metadata Cleaner
Document Metadata Cleaner este utilitate gratuită pentru a elimina metadatele din documente Microsoft Word, Excel sau PowerPoint. Aceasta aplicațieștie cum să-și suprascrie numele de familie, inițialele, numele organizației, numele computerului, numele serverului de rețea sau hard disk(în funcție de locul în care este stocat fișierul), numele autorilor anteriori ai documentului, informații despre modificări și versiuni ale documentului, text sau celule ascunse (Excel), comentarii.
3. Programul Doc Scrubber
Doc Scrubber este un alt instrument gratuit pentru analizarea și eliminarea informațiilor ascunse care ne-ar putea compromite. Doc Scrubber are două moduri de funcționare - în primul, extrage toate informațiile ascunse din documente și le arată, iar în al doilea, elimină metadatele dintr-un document selectat sau dintr-un grup de documente colectate într-un singur folder.
Există, de asemenea, utilități plătite care vă ajută să eliminați metadatele din documente. Dar avem nevoie de ele?