Șablon de diagramă Gantt în excel. Creați o diagramă Gantt în Excel. Șabloane de diagramă Gantt în Excel

Editorul de foi de calcul Microsoft Excel este program grozav, potrivit pentru crearea de tot felul de diagrame. Cu toate acestea, merită evidențiat unul care este excelent pentru afișarea perioadelor de timp și se numește diagramă Gantt. Construcția sa este oarecum diferită de altele, așa că acest articol va descrie în detaliu cum este construită o diagramă Gantt în Excel.

Etapa pregătitoare

Inițial, înainte de a construi o diagramă Gantt în Excel, trebuie să pregătiți tabelul în sine, deoarece acesta trebuie să aibă aspectul potrivit, altfel nimic nu va funcționa. Variabilele temporare trebuie incluse în acesta, motiv pentru care articolul se va construi pe exemplul unui program pentru angajații care pleacă în vacanță. De asemenea, este important ca coloana cu numele angajaților să nu fie intitulată, adică antetul acesteia să fie gol. Dacă puneți un nume acolo, ștergeți-l.

Dacă tabelul dvs. este creat prin analogie cu cel prezentat mai sus, atunci totul va funcționa pentru dvs. și vă putem spune în continuare cum să îl construiți în Excel.

Etapa #1: construirea unei diagrame cu bare stivuite

Cu toate acestea, înainte de a construi o diagramă Gantt în Excel, trebuie să creați altul - o diagramă cu bare. Pentru a face acest lucru, urmați acești pași:

Selectați-vă masa. Pentru a face acest lucru, mutați cursorul într-unul dintre colțurile sale și, ținând apăsat butonul din stanga mouse (LMB), trageți în alt colț situat în diagonală.
Accesați fila „Inserare”.
Faceți clic pe butonul „Bară”, care se află în grupul de instrumente „Diagrame”.
În meniul derulant, faceți clic pe orice diagramă stivuită. În acest caz, este „Volume Stacked Ruler”.

Odată ce ați făcut acest lucru, diagrama corespunzătoare va apărea pe foaia de program. Aceasta înseamnă că prima etapă este finalizată.

Pasul 2: Formatarea diagramei

În această etapă de construire a unei diagrame Gantt, în Excel este necesar să facem invizibil primul rând, care în cazul nostru este indicat cu albastru, adică este necesar ca pe diagramă să fie doar perioada de vacanță, evidențiată cu roșu. . Pentru a face acest lucru aveți nevoie de:

LMB pe orice zonă albastră.
Apel meniul contextual apăsând RMB.
În el, selectați elementul „Formatarea datelor”.
Accesați categoria „Umplere”.
Selectați „Fără umplere”.
Faceți clic pe butonul „Închidere”.

Acum, după cum puteți vedea, barele albastre au dispărut din diagramă; desigur, ar fi mai corect să spunem că au devenit invizibile. În acest moment, a doua etapă este finalizată.

Pasul #3: Schimbarea formatului axei

Afișarea axelor în acest moment nu se potrivește cu modelul corect, așa că trebuie schimbat. Pentru a face acest lucru, faceți următoarele:

Faceți clic pe LMB pe numele angajaților pentru a le selecta.
Faceți clic pe RMB.
În meniul care apare, faceți clic pe „Format Axis”.
Va apărea o fereastră. În ea trebuie să accesați categoria „Parametrii axei” (de obicei se deschide în mod implicit).
În categorie, trebuie să bifați caseta de lângă „Ordinea inversă a categoriilor”.
Faceți clic pe „Închidere”.

Acum diagrama și-a schimbat aspectul - datele sunt deasupra, iar numele sunt invers. Deci, în primul rând, va fi mai ușor să percepeți informațiile și, în al doilea rând, va fi corectă, ca să spunem așa, așa cum este cerut de GOST.

Apropo, în această etapă ar fi o idee bună să eliminați legenda din diagramă, deoarece nu este necesară în acest caz. Pentru a face acest lucru, trebuie să îl selectați inițial apăsând LMB și apoi apăsați tasta DELETE. Sau îl puteți șterge prin meniul contextual numit de RMB.

A treia etapă a instrucțiunilor, Gantt, este finalizată, dar aceasta este departe de sfârșit, așa că trecem direct la pasul următor.

Etapa nr. 4: schimbarea perioadei

Dacă vă îndreptați atenția asupra perioadei de timp din grafic, veți observa că valorile acesteia depășesc limitele lor, ceea ce, cel puțin, arată urât. Acum vom remedia această nuanță.

În primul rând, trebuie să selectați perioada de timp în sine. Apoi faceți clic dreapta pe el și selectați elementul familiar „Axis Format” din meniu. În fereastra care apare, trebuie să vă aflați în categoria „Parametrii axei”. Există două valori „minim” și „maxim”, acestea sunt cele pe care va trebui să le modificați, dar înainte de a începe, mutați comutatorul în poziția „Fixat”. După aceea, introduceți durata de timp de care aveți nevoie. Apropo, în această fereastră puteți seta prețul diviziunilor intermediare dacă este necesar.

După ce toate acțiunile au fost finalizate, faceți clic pe butonul „Închidere”.

Etapa 5: introducerea unui nume

Rămâne ultima, a cincea etapă, care va finaliza formatarea finală a diagramei noastre Gantt în Excel. În ea vom seta numele diagramei. Să trecem la procesul în sine:

Accesați fila „Aspect”, care se află în grupul de file „Lucrul cu diagrame”. Vă rugăm să rețineți că acest grup apare numai atunci când graficul este selectat.
În fila „Aspect”, faceți clic pe butonul „Nume diagramă” și selectați „Deasupra diagramei” din lista derulantă.
În câmpul care apare în diagramă, trebuie să introduceți direct numele în sine. Este recomandabil să alegeți ceva care se potrivește sensului.

Sperăm că exemplul nostru de diagramă Gantt în Excel v-a ajutat, deoarece crearea este acum finalizată. Desigur, puteți continua formatarea în continuare, dar acest lucru va afecta deja, ca să spunem așa, partea cosmetică. Apropo, dacă nu doriți să vă deranjați să îl creați singur, puteți găsi o grămadă de șabloane de diagrame Gantt în Excel pe Internet.

În faza activă a inițierii proiectului, începe o altă etapă - planificarea. O caracteristică a proceselor de planificare în activitățile proiectului este corectarea și actualizarea continuă a planurilor până la etapa de finalizare. Diagrama Gantt, ca una dintre formele de prezentare a programului calendaristic, vă permite instrumental să obțineți evaluarea de cea mai bună calitate a compoziției resurselor și a relațiilor de muncă. Acest lucru reduce nevoia de modificări în timpul implementării ulterioare a activităților proiectului.

Baza metodologică pentru lucrul cu diagrama Gantt

Planul de planificare așa cum este interpretat de PMI (Ghidul PMBOK) se numește programul de proiect. Este creat cu scopul de a calcula calendarul operațiunilor principale ale proiectului și de a determina durata completă a proiectului. Ca parte a planului calendaristic, termenele sunt convenite cu toate părțile interesate și documentele relevante sunt aprobate. Programul din lanțul proceselor de planificare a proiectelor este strâns legat de structura ierarhica munca, bugetul și matricea responsabilităților acesteia.

Profunzimea elaborării planului calendaristic depinde de cât de repede sunt găsite resursele pentru a finaliza sarcina care se descompune. Aceasta se referă, în primul rând, la resursele responsabile de rezultatele sarcinilor în persoana angajaților companiei sau a participanților externi. În al doilea rând, sunt luate în considerare și alte resurse: financiare, materiale și informaționale. Pentru a determina nivelul de detaliu, managerul de proiect ar trebui să înțeleagă că este capabil să controleze progresul tuturor sarcinilor și acțiunilor rezultate din acestea. În același timp, detaliile excesive sunt inutile și chiar dăunătoare.

Timpul, conținutul și succesiunea lucrărilor determină regulile și posibilitățile de control, implementate datorită documentului principal care coordonează cursul evenimentelor - planul calendaristic. Acest document este un formular documentat, un purtător al sarcinilor de proiect atribuite resurselor responsabile, deoarece conține declarații privind rezultatele, termenele limită și resursele responsabile. Printre altele, programul este asigurat de aprobarea managerului. Există următoarele tipuri de program de proiect:

diagrama rețelei;
diagramă cu bandă;
plan de reper;
formă tabelară de prezentare a lucrării;
diagramă cu linii sau diagramă Gantt.

Model simplificat de diagramă Gantt

Postat mai sus schema circuitului construirea uneia dintre cele mai comune forme de prezentare a programului de operațiuni pentru o sarcină de proiect, care se numește „diagramă Gantt”, sau mai exact, diagramă Gantt (după numele autorului său). Inginerul Chestor, omul de știință Henry Gantt (SUA, începutul secolului al XX-lea) a dezvoltat un tip de diagramă cu bandă, care include o scară a sarcinilor efectuate și o scară de timp. Cronologia sarcinilor de proiect realizate sunt interconectate unele cu altele, reprezentate vizual sub formă de săgeți ondulate. Toate opțiunile de conectare sunt implementate în model.

Ora de pornire independentă.
Început-sfârșit.
Start-start.
Sfârșitul este finalul.
Sfârșitul este începutul.

Diagramele Gantt s-au dovedit a fi ușor de învățat, simplu de implementat și au devenit larg răspândite în practica de proiectare. Diagrama Gantt este deosebit de populară în construcții. Ideologia modelului este aplicată în specialitate program de calculator Microsoft Project, datorită căruia managerul de proiect poate utiliza o gamă largă de setări ale planului de calendar pentru ușurința muncii și control operațional.

Luând în considerare un exemplu de construire a unei diagrame

Cum să construiți cu pricepere o diagramă Gantt? Care este cel mai important lucru de luat în considerare? Pentru a răspunde la aceste întrebări, ne vom uita la un exemplu de construire a unei diagrame Gantt pe baza unui mic proiect pentru introducerea producției produsului Neon. Proiectul este planificat a fi realizat pe baza de echipamente specializate achiziționate de companie, care necesită instalare, abilități dezvoltate în utilizarea și întreținerea acestuia. Este de așteptat un studiu de marketing destul de serios al potențialului de piață al produsului. Mai jos este un extras din activitățile proiectului.

Extras dintr-un exemplu al domeniului de activitate pentru proiectul Neon

În esență, acest extras nu este altceva decât o parte a diagramei Gantt din pachetul MS Project. Produsul vă permite să creați o diagramă în diferite opțiuni de prezentare: diagramă Gantt, utilizarea resurselor disponibile, aplicarea sarcinilor. Proiectul nostru exemplu introdus în program este prezentat mai jos sub forma unei imagini de interfață împărțită în două părți. În stânga este partea de fond a sarcinii, iar în dreapta este graficul liniar direct al lucrării planificate.

Un exemplu de vedere generală a interfeței diagramei Gantt în programul MP

O diagramă Gantt constă din linii de activitate afișate sub formă de dreptunghiuri albastre legate de un calendar. Alături de acestea sunt afișate resursele responsabile și ponderea costurilor lor lunare cu forța de muncă pentru efectuarea operațiunilor. Relațiile dintre locuri de muncă sunt construite folosind săgeți. Sarcinile îmbinate sunt afișate în grafic sub formă de paranteze orizontale gri. Partea stângă a diagramei Gantt afișează sarcini, a căror compoziție a parametrilor principali este afișată într-un tabel și include următoarele elemente.

Identificator.
Numele sarcinii.
Durată.
Data de început.
Data expirării.
Resursa responsabila.
Intensitatea muncii.
Procent completat.
Nivel ierarhic.
Parametru prioritar.
Rezervă de timp pentru o sarcină.
Identificatori ai operațiunilor anterioare.
Tipul de legătură între munca anterioară și munca curentă.
Decalaj de timp al jobului curent în raport cu cel precedent.

Construirea relațiilor de sarcini depinde de tipul lor. Exemplul de proiect luat în considerare include toate cele patru tipuri de conexiuni. Conexiunea „5NO” înseamnă că sfârșitul acestei sarcini este legat de începutul sarcinii „precedente” nr. 5, care, conform numărului de identificare, în cazul nostru, este planificat să fie finalizată mai târziu decât sarcina curentă. Conexiunea „2OH+2” personifică versiunea obișnuită a interdependenței operațiilor efectuate succesiv, când începutul operațiunii curente pentru nr. 4 este conectat cu sfârșitul celei anterioare pentru nr. 2 cu o întârziere de 2 zile.

Exemple de relații de la început la sfârșit și de la final la început pe o diagramă Gantt

Conexiunea „7НН+6” ne spune că evenimentul începe cu o întârziere de 6 zile față de început operația anterioară pentru nr 7. Interconectarea sarcinilor „7OO” indică faptul că acest lucru trebuie finalizată exact în momentul finalizării operațiunii anterioare pentru Nr.7. Un exemplu de astfel de relație este prezentat în următorul fragment al graficului de mai jos.

Exemple de relații de la început la început și de la final la final pe o diagramă Gantt

Realizarea unui program de proiect de înaltă calitate folosind instrumente atât de moderne și accesibile precum MS Project nu este dificilă în practică. O altă problemă este cum să ne asigurăm că diagrama Gantt rămâne actualizată pe tot parcursul proiectului. Mă grăbesc să spun că în practica mea a fost extrem de greu de realizat. Este imposibil să luați în considerare toate nuanțele în avans, iar menținerea programului și actualizarea și corectarea constantă a acestuia pur și simplu nu este justificată din punct de vedere al costurilor cu forța de muncă. Prin urmare, având în vedere acest tip prezentarea programului este cea mai convenabilă, recomand să-l folosiți de cel mult două sau trei ori pentru prezentarea curatorului și altor participanți influenți la proiect în momentele decisive ale soartei sale.

Diagrama Gantt- acestea sunt un tip de diagrame cu bare (diagrame cu bare) care sunt folosite pentru planificarea unui proiect, ilustrând un plan, program de lucru etc. Este un set de dungi orizontale orientate de-a lungul axei timpului.

Să ne dăm seama pas cu pas cum să construim Diagrama Gantt în Excel.

Pasul 1. Formarea unui plan de proiect

Orice proiect începe cu formarea unui plan și determinarea termenelor limită pentru fiecare sarcină. Astfel, un exemplu de plan de proiect arată de obicei astfel:

Întocmirea unui plan de proiect

Pasul 2. Trasarea datelor pentru diagrama Gantt

Totuși, cu așa ceva date Excel nu poate funcționa, așa că vom crea un tabel auxiliar cu date modificate (în loc de data de încheiere a proiectului, vom pune durata, adică numărul de zile necesare implementării acestei etape a proiectului):

Creați un tabel de ajutor pentru o diagramă

Pasul 3: Creați o diagramă cu bare stivuite

Selectați intervalul de date și construiți diagramă cu bare stivuite. Pentru a face acest lucru, accesați bara de file pentru Introduce -> Diagramă -> Guvernat -> Riglă stivuită:

Creați o diagramă cu bare stivuite

Pasul 4: Eliminarea elementelor inutile și formatarea proprietăților diagramei

Graficul actual are multe elemente inutile care interferează cu percepția datelor. Mai întâi trebuie să ascundeți rândul de date „Start”, să îl faceți invizibil - faceți clic dreapta pe rând și selectați Format de serie de date -> Completati -> Fără umplere:

În mod implicit, datele de pe axa verticală sunt situate într-o poziție greșită - de jos în sus. Schimbați setările în ordine inversă - faceți clic dreapta pe axa verticală și selectați Formatul axei -> Parametrii axei -> Ordinea inversă a categoriilor:

De asemenea, eliminăm alte elemente inutile și formatăm proprietățile:

Legendă— ștergem legenda ca fiind inutilă;
Axa orizontală a datei— Excel determină automat limitele minime și maxime, așa că introducem manual datele de început și de sfârșit planificate ale proiectului ( Formatul axei -> Parametrii axei -> Valori maxime și minime) și selectați scara de împărțire (de exemplu, 1 zi, 7 zile etc.);
Titlul diagramei— adăugați numele proiectului sau planului.

Versiunea finală a construirii unei diagrame Gantt în Excel:

rezumat

Plan pas cu pas pentru crearea unei diagrame:

Formarea unui plan de proiect;
Construirea datelor pentru o diagramă Gantt;
Creați o diagramă cu bare stivuite;
Eliminarea elementelor inutile și formatarea proprietăților diagramei.

Diagrama Gantt este o diagramă cu bare orizontale care este adesea folosită în aplicațiile de management de proiect. Deși Excel nu acceptă astfel de diagrame, crearea diagramelor Gantt simple este destul de ușoară. Principalul lucru este să configurați corect datele.

În fig. Figura 137.1 prezintă o diagramă Gantt creată din date din intervalul A2:C13. Într-o diagramă, axa orizontală reprezintă durata totală de timp pentru proiect, iar fiecare dreptunghi reprezintă o sarcină de proiect. O persoană care se uită la o astfel de diagramă va putea să vadă imediat durata fiecărei sarcini și să identifice sarcini paralele.

Coloana A conține numele sarcinii, coloana B data de începere corespunzătoare și coloana C durata sarcinii în zile. Observați că nu există o etichetă descriptivă în celula A1. Lăsând această celulă goală se asigură că Excel nu folosește coloanele A și B ca categorii de axe.

Urmați acești pași pentru a crea o astfel de diagramă.

Selectați intervalul A1:C13, rulați comanda Inserați diagrame histogramă Toate tipurile de diagrameși selectați tipul Riglă stivuită. Faceți clic pe butonul Bine.
Eliminați legenda.
Selectați axa verticală și faceți clic Ctrl+1 pentru a deschide caseta de dialog Formatul axei.
În caseta de dialog Formatul axei mergi la sectiune Parametrii axeiși bifați caseta de selectare Reverse categorie order pentru a afișa sarcinile în ordine, începând de sus. Setați comutatorul Axa orizontală se intersectează la poziția din categoria maximă pentru a afișa data în partea de jos. După finalizarea acestor pași, faceți clic pe butonul Închide.
Selectați o serie de date și deschideți o casetă de dialog Format de serie de date.
În această fereastră, accesați secțiunea Completati Fără umplere, apoi accesați secțiunea Culoarea chenaruluiși puneți comutatorul în poziție Fără rânduri. După finalizarea acestor pași, faceți clic pe butonul Închide. Acești pași ascund efectiv seriile de date.
Selectați elementul Axa orizontală (valoare)și apelați caseta de dialog Formatul axei.
La fereastră Formatul axei ajustați parametrii valorii minime și maxime pentru a selecta tipul de date pe care doriți să le afișați pe axă. În acest exemplu, valoarea minimă este 5/3/2010, iar cea maximă este 7/21/2010.
Va rugăm să introduceți o valoare 7 în câmp Principal pentru a afișa intervale de o săptămână și utilizați secțiunea Număr pentru a specifica formatul de date pentru etichetele axei.
Aplicați alte opțiuni de formatare după cum doriți.

Puteți utiliza fișierul nostru exemplu de diagramă Gantt online, aflat în Office Web Apps folosind Skydrive și puteți introduce datele (modificările nu vor fi salvate) sau le puteți descărca pe computer făcând clic pe pictograma Excel din colțul din dreapta jos.

Să construim o diagramă care să semene cu o diagramă Gantt.

Diagrama Gantt în MS EXCEL este adesea folosită în managementul proiectelor. Acest grafic poate arăta:

lista lucrărilor/sarcinilor proiectului;
durata planificată de lucru;
legături între lucrări;
procent de finalizare.

Să creăm mai întâi o diagramă Gantt simplă care afișează doar durata de lucru: fără conexiuni și % finalizat (vezi fișierul exemplu):

Să presupunem că trebuie să planificați procesul de achiziție a mai multor echipamente. Pentru aceasta vom folosi diagrama Gantt. Tabelul inițial conține o listă a echipamentelor, data începerii lucrărilor și durata lucrărilor.

Pentru a construi o diagramă trebuie să faceți următoarele:

selectați orice celulă din tabelul sursă;
prin meniu Inserați/ Diagrame/ Histogramă/ Toate tipurile de diagrame... creați o diagramă Căptușit cu acumulare;

evidențiați diagrama. Prin meniu Lucrul cu diagrame/ Designer/ Date/ Selectare date adăugați rândul „Start” și faceți-l primul;

prin meniu Designer/Date/Selectați date schimbați etichetele pe axa orizontală (în diagramă Riglă stivuită axa orizontală este verticală) pentru afișarea denumirilor echipamentelor;

Ca rezultat, obținem următoarea diagramă.

Partea albastră a diagramei cu bare reprezintă durata lucrării, iar partea roșie deplasează începutul lucrării în funcție de coloana Start a tabelului sursă.

Să facem pașii finali.

Selectați graficul. Prin meniu Lucrul cu diagrame/Aspect/Axe/Axa verticală principală/Dreapta la stânga stabiliți ordinea de sortare a numelor unităților de echipamente din diagramă ca în tabelul original.
Selectați partea roșie a histogramei și schimbați umplerea din roșu în clar (fără umplere).

Cu puțină imaginație poți obține rezultatul dorit.

Testare

În tabelul sursă, pentru echipamente Cântare Să modificăm data de începere a muncii (mută-o la dreapta cu o lună) și să mărim durata de lucru cu 15 zile.

După cum se poate observa din figură, diagrama reflectă modificările aduse tabelului original.

Pentru toată claritatea ei, diagrama construită are o serie neajunsuri:

începerea lucrărilor este strict fixată;
este imposibil de afișat procentul de lucru finalizat;
lucrările nu au legătură.

Articolul rezolvă problema creării unei versiuni mai avansate a diagramei Gantt.

Notă: O diagramă Gantt poate fi construită cu sau fără utilizarea diagramelor standard EXCEL. Un exemplu de astfel de construcție este dat pe site-ul Microsoft în secțiunea șabloane. Dar această abordare mi se pare a fi destul de intensivă în muncă și, în plus, are o serie de dezavantaje: % de lucru finalizat este setat doar aproximativ (în funcție de numărul de coloane utilizate), șablonul nu are conexiuni între joburi configurate (deși acest lucru se poate face), este dificil să se creeze semnături pe segmentele de lucru din diagramă (dacă este necesar). Deși diagrama nu este fără punctele forte: șablonul arată profesional, puteți personaliza munca neprogramată, puteți personaliza perioada în cauză ( linie verticala, afișând intervalul de timp specificat).