Creați o sursă de date pentru îmbinarea corespondenței în Word. Îmbinarea documentelor Microsoft Word Conexiunea la sursa de date se întrerupe în timpul îmbinării

Acum trebuie să creați o sursă de date de îmbinare (adresele și numele destinatarilor de e-mail).

1. În secțiune Selectarea destinatarilor fereastră Fuziune panoul de activități, selectați Crearea unei liste(Fig. 8.6).

Orez. 8.6. Fereastră Selectarea destinatarilor masterat Fuziune

2. Faceți clic pe comandă CreaÎn capitolul Crearea unei liste. Se va deschide o casetă de dialog, prezentată în Fig. 8.7.

Sursa de date de îmbinare este o bază de date formată din înregistrări, pe baza cărora va fi generată o copie specifică a scrisorii folosind documentul principal. Toate înregistrările au aceleași câmpuri de date.

Unele dintre cele mai comune câmpuri sunt pre-enumerate în fereastra de creare a sursei de date. Puteți elimina câmpurile inutile din baza de date și puteți adăuga câmpurile dvs.

Orez. 8.7. Crearea unei surse de date

Alte articole de secțiune Selectarea destinatarilor vă permit să selectați o bază de date existentă, creată anterior în Word sau într-o aplicație precum Access, sau o agendă de adrese ca sursă de date.

Notă Prezența câmpurilor suplimentare în sursa de date nu afectează în niciun fel rezultatul îmbinării, dar încetinește programul.

3. Faceți clic pe butonul Setări. Se va deschide o casetă de dialog, prezentată în Fig. 8.8.

4. Evidențiați un articol Recurs.

5. Faceți clic pe butonul Ștergeștergeți câmpul evidențiat.

Orez. 8.8. Configurarea câmpurilor sursă de date

Orez. 8.9. Fereastra de dialog Îmbinați destinatarii

6. Repetând pașii 4 și 5, eliminați toate câmpurile, cu excepția Nume. Nume de familie, Organizare, Adresa 1Și Index.

7. Faceți clic pe butonul Bine.

8. Faceți clic pe butonul Închide ferestre de dialog.

9. În caseta de dialog pentru salvarea documentului care se deschide, introduceți numele Invitați și faceți clic pe butonul Salvați. Imaginea prezentată în Fig. 8.9 caseta de dialog Îmbinați destinatarii, care în prezent nu are intrări.

10. Cu siguranță va trebui să introduceți informații într-o sursă de date la un moment dat. Faceți clic pe butonul Schimbare... sa o fac acum. Se va deschide un formular de introducere a datelor. Să adăugăm câteva intrări. Ulterior, îmbinarea va genera exact atâtea copii ale documentului principal câte înregistrări există în sursa de date.

11. Completați câmpurile formularului.

12. Pentru a adăuga o altă intrare, faceți clic pe butonul Creați o intrare.

13. Mai introduceți câteva intrări, transferându-le informațiile prezentate în tabel. 8.1.

TABELUL 8.1. Îmbinați sursa de date

14. Faceți clic pe butonul Închide pentru a salva baza de date și apoi pe butonul Bine fereastră Destinatari.

Notă Pentru a modifica informațiile despre sursa de date, faceți clic în bara de instrumente Fuziune pe buton Destinatari, apoi în fereastra de dialog care se deschide - pe butonul Schimbare. Se va deschide formularul sursei de date. Pentru a naviga prin înregistrările sursă, utilizați butoanele Primul, Înapoi, Redirecţiona, Ultimulîn partea de jos a formularului.

Orez. 8.10. Bara de instrumente Fuziune

Recent, am văzut o imagine sălbatică într-o organizație :)

Compania se muta într-o clădire nouă - din regiunea Moscova la Moscova. Vorbim, în consecință, despre schimbarea termenilor esențiali ai contractului de muncă pentru toți angajații. Conform procedurii, angajații trebuie anunțați împotriva semnării viitoarei mișcări, iar apoi trebuie încheiate acorduri suplimentare la contractele lor de muncă cu toată lumea. Organizația are aproximativ 1,5 mii de oameni, departamentul de HR trebuie să pregătească urgent documente.

Ce se întâmplă mai departe?
Șeful departamentului HR trimite o solicitare către departament tehnologia Informatiei privind perfecţionarea sistemului de personal: este necesar să se creeze formulare tipărite- notificare și acord suplimentar. IT răspunde că o astfel de îmbunătățire va costa atât de multe mii de euro, iar costurile nu sunt incluse în buget și, printre altele, implementarea este posibilă nu mai devreme de două luni.

Trimit blesteme la departamentul IT, ofițerii de resurse umane merg la serviciu în weekend, lăsând copiii mici acasă. O ispravă de muncă nemuritoare: 3.000 de documente au fost create în două zile! Numele și detaliile pașaportului fiecărui angajat au fost adăugate manual la șablon și așa mai departe de 3000 de ori!

Vor fi capabili să se ierte că și-au pierdut timpul atât de mediocru când vor afla că folosesc? Îmbinare corespondențășablon în Word cu un tabel Excel care conține date personale, acest lucru se poate face în aproximativ douăzeci de minute :)

PASUL 1. Creați un șablon de document în Word.

Datele care se vor modifica sunt evidențiate cu roșu: prenume, prenume, patronim, număr, data contractului de muncă, funcție, departament și desineri în cuvintele respectate și primite în funcție de sex.

PASUL 2. Creați o sursă de date în Excel.

După ce am configurat Merge, programul va înlocui datele din sursă în șablon. Fiecare linie este un document separat.

PASUL 3. Reveniți la șablonul de document pe care l-am creat în Word. Trebuie să lucrăm cu fila „Mailouts”, să o studiem cu atenție.

Faceți clic pe butonul „Selectați destinatarii”, selectați opțiunea „Utilizați lista existentă” și deschideți sursa de date ( fisier Excel cu informații despre angajați).

În fereastra următoare, selectați foaia de fișier care conține datele necesare.

PASUL 4. Plasați cursorul în locul din textul șablonului în care doriți să inserați date din sursă, faceți clic pe butonul „Inserare câmp de îmbinare” și selectați câmpul dorit.

Iată cum arată șablonul meu după ce sunt inserate toate câmpurile de îmbinare:

PASUL 5. Creați reguli care schimbă terminațiile cuvintelor „drag” și „primit” în funcție de sexul angajatului.

Plasați cursorul după sfârșitul cuvântului. Faceți clic pe butonul „Reguli” și selectați „IF...THEN...ELSE” din lista derulantă.

Scriem regula: dacă genul este feminin - atunci..., altfel...

PASUL 6. Formatați datele.

Dacă ați mai folosit Mailings (Merge) înainte, probabil că ați întâlnit faptul că datele transferate din Excel arată complet diferit în Word. De exemplu, în loc de 19.06.2012, veți vedea cel mai probabil 19.06.2012; este puțin probabil ca acest rezultat să vă convină.

Mânca căi diferite Pentru a rezolva această problemă, să folosim cea mai simplă și mai convenabilă.

Să apăsăm combinația de taste Alt+F9, acum putem vedea codurile câmpurilor de îmbinare.

În interiorul codului câmpului Contract_Date înainte de cel de închidere bretele bucle puneți o bară oblică inversă urmată de o cheie de formatare:
( MERGEFIELD „Contract_date” \@ „ZZ.LL.AAAA” }
@ - desemnarea datei, "ZZ.LL.AAAA" - cheia formatului de dată a formularului 19.06.2012 .
Puteți utiliza orice alt format. De exemplu, astfel încât data să arate ca 19 iunie 2012, folosiți cheia \@ „ZZ MMMM AAAA”.

Pentru a ieși din modul de editare a codului, apăsați din nou Alt+F9.

PASUL 7. Faceți clic pe butonul „Vizualizare rezultate” pentru a verifica ce s-a întâmplat.

PASUL 8. Editarea listei de angajați.

Făcând clic pe butonul „Editați lista de destinatari”, puteți exclude intrări individuale din listă, puteți verifica dacă există duplicate, puteți seta sortarea sau filtrele.

Ar trebui să acordați o atenție deosebită sortării, astfel încât să nu pierdeți timpul sortând documentele după ce sunt tipărite. Cel mai convenabil este să sortați după numele angajaților sau numele departamentelor.

PASUL 8. Finalizați fuziunea.

Faceți clic pe butonul „Găsiți și îmbinați”. Dacă selectați opțiunea Imprimare documente, documentele vor fi trimise direct la imprimantă. Dacă trebuie să examinați documentele și să faceți modificări înainte de a tipări, selectați „Editați documente individuale”.

Un separat Fișier Word cu rezultatele fuziunii.

Gata! Bucurați-vă de timpul pe care îl economisiți!

UPDATE ca răspuns la comentariu alexey_lao :
Folosind o macrocomandă simplă, puteți salva fiecare document ca fișier separat.

Salvăm șablonul nostru ca fișier cu extensia .docm (fișier Word cu suport macro).

Apăsați combinația de taste Alt+F8 (apelând fereastra Macro).

În fereastra care se deschide, setați „Numele” macrocomenzii (de exemplu, SaveFiles) și selectați fișierul nostru cu șablonul din lista derulantă „Macrocomenzi din” (prefer să creez macrocomenzi direct în fișier, astfel încât acestea funcționează chiar și atunci când fișierul este deschis pe alt computer). Faceți clic pe butonul „Creați”.

În locul în care cursorul clipește, scrieți codul macro:

Dim DocNum ca întreg
Pentru DocNum = 1 la ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
Cu ActiveDocument.MailMerge
.Destinație = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = Adevărat
Cu .DataSource
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
Se termina cu
.Execute Pauză:=False
Se termina cu
Cu ActiveDocument
.SaveAs FileName:="C://Test/" & DocNum, FileFormat:=wdFormatXMLDocument
.Închide
Se termina cu

În loc de C://Test/, introduceți adresa folderului în care doriți să salvați documentele.
Închidem fereastra editorului Visial Basic și revenim la documentul nostru cu șablonul.

Apăsați din nou Alt+F8, selectați macrocomanda SaveFiles din listă și faceți clic pe butonul „Run”.

În timp ce computerul creează și salvează fiecare document pe rând, puteți bea o ceașcă de cafea și un prăjitură. Sau du-te acasă să dormi dacă există mai mult de câteva sute de documente :)

______________

Puteți descărca fișiere cu exemple aici:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Experiment!

Acum ne vom uita la un exemplu de implementare a modului în care puteți performa Fuziunea datelor Word cu date Microsoft SQL Serverîn care acest proces vor fi automatizate prin mijloace Acces VBA 2003 .

Probabil că mulți oameni știu deja cum să îmbine documentele Word, de exemplu, cu o sursă date Excel sau cu același server SQL, dar nu toată lumea știe cum să automatizeze acest proces sau să-l implementeze într-un program.

Într-o zi m-am confruntat cu sarcina de a automatiza îmbinarea unui anumit șablon Word cu date aflate pe un server SQL, iar toate acestea trebuiau implementate într-un program dezvoltat în Access 2003 (proiect ADP). Și astăzi voi arăta un exemplu de rezolvare a acestei probleme.

Datele inițiale

Și mai întâi, să ne uităm la datele inițiale, adică. ce avem.

Deci, ca client, așa cum am spus deja, vom avea un proiect ADP Access 2003. Sursa de date pentru exemplu va fi SQL Server 2012 Express. Instalat pe computer Microsoft Office 2013 (și Access 2003).

Să creăm un tabel de testare pe server și să-l umplem cu date ( valabil în baza de date Test). Pentru a face acest lucru, puteți rula următoarea instrucțiune SQL.

CREATE TABLE dbo.TestTable(ID INT IDENTITY(1,1) NOT NULL, ProductName VARCHAR(50) NOT NULL, Price MONEY NULL, CONSTRAINT PRIMARY KEY CLUSTERED (ID ASC)) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Computer", 500) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Monitor", 400) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Phone", 200) GO INSERT INTO dbo. TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Tablet", 300) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Printer", 250) GO SELECT * FROM TestTable

Creați un fișier de conexiune la sursa de date MS SQL Server

Acum să creăm un fișier de conexiune (ODC) la sursa noastră de date. Acest fișier va acționa ca un fel de „ șablon de fișier de conexiune", deoarece ulterior putem și vom redefini atât baza de date, cât și interogarea SQL în sine.

Pentru a crea un fișier de conexiune la SQL Server să deschidem Word și într-un mod standard hai sa cream acest fișier, adică folosind funcționalitatea " Buletine informative». ( Apropo, am analizat deja un exemplu de creare a unei conexiuni la un server SQL din Excel în material - Excel - Conectarea și primirea datelor de la un server SQL).

Apoi, în fereastra de selectare a unei surse de date, faceți clic pe butonul „ Crea».

Apoi introduceți adresa serverului și faceți clic pe „ Mai departe».

Apoi selectăm baza de date și tabelul pentru a vă conecta, permiteți-mi să vă reamintesc din nou, acesta este doar un șablon, vom suprascrie toți acești parametri, faceți clic pe „ Mai departe».

Și, în sfârșit, introducem un nume clar pentru fișierul de conexiune și, de asemenea, îl putem salva imediat în directorul de care avem nevoie făcând clic pe „ Revizuire", în mod implicit este salvat în « C:\Utilizatori\Nume utilizator\Documente\Sursele mele de date." Faceți clic pe " Gata».

Gata, fișierul a fost creat, putem închide Word fără a salva.

Crearea unui șablon de îmbinare a cuvintelor

Acum să pregătim șablonul Word, de exemplu. acesta este documentul în care vom înlocui datele din baza de date date SQL Server.

Toată pregătirea se rezumă la faptul că trebuie să inserăm câmpuri de îmbinare acolo unde avem nevoie de ele. Acest lucru se face după cum urmează. Fila " Insert -> Express Blocks -> Field».

Caut un teren MERGEFIELDși introduceți numele câmpului care va corespunde câmpului din sursa de date ( în cazul meu este ProductName și Price). Faceți clic pe " Bine».

Deoarece am acest șablon de test, practic nu va fi text în el și voi afișa doar două câmpuri, cel mai probabil veți avea mult text și multe câmpuri de îmbinare.

Cod VBA Access 2003 pentru a fuziona documentul Word cu sursa de date MS SQL Server

Tot ce rămâne este să scrieți codul VBA care va efectua îmbinarea. De exemplu, să adăugăm un buton StartMerge și un câmp Preț în formular pentru a filtra datele. Apoi în editor Visual Basic să scriem o procedură de îmbinare, să spunem cu numele MergeWord, iar în handlerul de evenimente al butonului StartMerge ( apăsarea butonului) introduceți codul pentru apelarea acestei proceduri. Întregul cod va arăta astfel ( am comentat-o). Permiteți-mi să clarific imediat că am șablonul Word și fișierul ODC în directorul D:\Test\.

„Procedură pentru rularea unei îmbinări Private Sub MergeWord(TemplateWord As String, QuerySQL As String) „Primul parametru - Calea către șablonul Word „Al doilea parametru - șirul de interogare la baza de date La eroare GoTo Err1 Dim ConnectString As String, PathOdc As String Dim WordApp As Object Dim WordDoc ca obiect „Șablon de fișier ODC pentru conexiunea de date PathOdc = „D:\Test\TestSourceData.odc” Dacă TemplateWord<>"" Apoi "Creați un document Word Set WordDoc = CreateObject("Word.document") Set WordDoc = GetObject(TemplateWord) Set WordApp = WordDoc.Parent "Creați o conexiune la sursa de date (MS SQL Server) "Preluăm câteva date din proiectul actual de conexiune ADP ConnectString="Provider=SQLOLEDB.1; " & _ "Securitate integrată=SSPI;" & _ "Persist Security Info=True; " & _ "Initial Catalog=" & CurrentProject.Connection.Properties("Initial Catalog") & "; " & _ "Sursa de date=" & CurrentProject.Connection.Properties("Sursa de date") & "; " & _ "Utilizați procedura pentru Pregătire=1;" & _ "Traducere automată=Adevărat;" & _ "Dimensiune pachet=4096;" & _ "Utilizați criptare pentru date=False;" "Setați sursa de date WordDoc.MailMerge. OpenDataSource NAME:=PathOdc, _ Connection:=ConnectString, _ SQLStatement:=QuerySQL „Faceți Word vizibil WordApp.Visible = True WordApp.Activate „Începeți fuzionarea cu WordDoc.MailMerge .Destination = wdSendToNewDocument .SuppressBlank:=Falsee Încheiați cu „Închideți șablonul fără a salva WordDoc.close (wddonotsavechanges) Set WordDoc = Nimic Set WordApp = Nimic altceva MsgBox „Nu este specificat niciun șablon de îmbinat”, vbCritical, „Eroare” Încheiați dacă Ex1: Ieșire Sub Err1: MsgBox Err.Description WordDoc.close (wddonotsavechanges) WordApp.Quit Set WordDoc = Nimic Set WordApp = Nimic Reluare Ex1 End Sub Private Sub StartMerge_Click() Dim Filter As String Filter = "" "Condition If Nz(Me.Price, "")<>"" Then Filter = "WHERE Price >= " & Me.Price End If "Apelați procedura de îmbinare Apelați MergeWord("D:\Test\Template.docx", "SELECT * FROM ""TestTable"" " & Filter & " " ) End Sub

Salvăm și verificăm lucrarea.

După ce faceți clic pe butonul (StartMerge), va începe Word, în care toate datele au fost deja completate și vor fi atâtea documente câte rânduri sunt în sursă.

După cum puteți vedea, totul funcționează. Asta e tot pentru mine, sper ca materialul a fost de folos. Pa!

Din articolul din numărul precedent, am aflat că metoda de îmbinare vă permite să creați o sursă de date folosind Word. În acest articol, vom analiza modul în care informațiile despre sursa de date pot fi obținute dintr-un tabel Excel.

Sursa de date poate fi utilizată în versiunile Word 2000/2002/2003/2007, dar procesul de creare a acesteia este același pentru orice versiune de Word. Deci, să descriem algoritmul pentru crearea unei surse de date:

1. Deschideți Excel.
2. În tabelul care apare, în celula A1, introduceți numele primului câmp (de exemplu, o tara), în B1 – secundă (de exemplu, index) etc. (Fig. 1).

Orez. 1. Tabel de date

Folosind o masăWord 2000/2002

1. Deschideți sau creați un document principal în Word.
2. Fuziune butonul ( Caseta de dialog Merge).
3. Fuziuneîn al doilea pas selectați butonul obține date, si din lista - Sursa de date deschisă(Fig. 2).

Orez. 2. Listă derulantă Sursa de date deschisă

1. Într-o nouă casetă de dialog Deschiderea unei surse de date din lista derulantă Tip fișier Selectați CărțiDOMNIȘOARĂexcela.
2. Deschideți fișierul selectat făcând clic pe butonul Deschis.
3. În caseta de dialog care apare Microsoftexcela(Fig. 3) specificați un interval sau un nume.

Orez. 3. Fereastra Microsoftexcela

Fișierul rezultat excela a devenit, parcă, „legat” ca sursă de date, așa că acum puteți insera câmpuri de îmbinare în documentul principal și, de asemenea, puteți îmbina sursa de date cu documentul principal, așa cum este explicat în articolul anterior.

Regula pentru selectarea înregistrărilor pentru includerea în procesul de îmbinare cu documentul principal

Înregistrările care îndeplinesc anumite criterii specificate pot fi incluse în procesul de îmbinare. Link-urile sunt folosite pentru a selecta înregistrările SAU, ȘI.

Pentru a seta criteriile de selecție:

1. Deschideți documentul principal.
2. Selectați din bara de instrumente Fuziune butonul ( Caseta de dialog Merge).
3. În caseta de dialog Fuziuneîn al treilea pas selectați butonul Selecţie înregistrări.

Ca rezultat, va apărea o casetă de dialog Selectarea înregistrărilor.

1. În fila Selectarea înregistrărilor căsuță de dialog Selectarea înregistrărilorîn coloană Camp Din lista derulantă, selectați numele câmpului pe valoarea căruia se va aplica condiția.
2. În coloană Operator selectați operația de comparare.
3. În coloană Sens Introduceți valoarea cu care să comparați.
4. După ce setați toate criteriile, închideți fereastra Selectarea înregistrărilor prin apasarea butonului Bine(Fig. 4) .

Orez. 4. Fereastra Selectarea înregistrărilor

1. În caseta de dialog Fuziune faceți clic pe butonul Combina sau pe bara de instrumente Fuziune apasa butonul ( Fuzionarea într-un document nou).

Folosind o masăExcel ca sursă de date înWord 2003

1. În meniu Serviciu alege echipa Scrisori și corespondențe, iar apoi comanda Fuziune.
2. În panoul de activități care se deschide Fuziune, folosind butonul Mai departe, treceți la a treia etapă a vrăjitorului Selectarea destinatarului, apoi faceți clic pe comandă
3. Găsiți fișierul tabel Excel necesar și deschideți-l făcând dublu clic pe el.
4. Confirmați că primul rând de date conține antetele coloanei (acestea sunt câmpurile de îmbinare) (Figura 5).

Orez. 5. Fereastra Selectați tabelul

Notă. La fereastră Îmbinați destinatarii puteți edita intrările.

1. Trecând la pasul al patrulea, selectați comanda
2. În caseta de dialog care apare Adăugați un câmp de îmbinare(Fig. 6) selectați un câmp din listă, poziționând mai întâi cursorul mouse-ului în locul din documentul principal unde ar trebui să fie amplasat câmpul de îmbinare.

Orez. 6. Caseta de dialog Adăugați un câmp de îmbinare

Să se angajeze despre Este necesară selectarea înregistrărilor de inclus în procesul de îmbinare cu documentul principal în Word 2003, trecând la a treia etapă, selectați comanda și în caseta de dialog Îmbinați destinatarii(Fig. 7) debifați caseta R pentru intrarea la care nu trebuie trimis textul documentului principal.

Orez. 7. Caseta de dialog Îmbinați destinatarii

Folosind o masăExcel ca sursă de date înWord 2007

1. Pe fila Buletin informativ in grup Fuziune alege echipa Selectați destinatarii.
2. Selectați (Fig. 8), găsiți fișierul necesarîn caseta de dialog Selectarea unei surse de dateși deschide-l.

Orez. 8. Selectarea echipei Utilizați lista existentă

Notă. După selectarea unui fișier, comenzile file vor deveni active

1. Click pe Schimbați lista de câmpuri când lista se schimbă.
2. Click pe Inserați câmpul de îmbinareși selectați un câmp din listă, poziționând mai întâi cursorul mouse-ului în locul din documentul principal unde ar trebui să fie amplasat câmpul de îmbinare.

Selectarea înregistrărilor pentru a le include în procesul de îmbinare a corespondenței în Word 2007

1. În fila Buletine informative in grup Începeți îmbinarea presa Selectați destinatariiși selectați din lista derulantă a meniului Utilizați lista existentă.
2. Găsiți fișierul tabel Excel necesar și deschideți-l făcând dublu clic pe el.
3. Confirmați că primul rând de date conține antetele coloanelor (acestea sunt câmpurile de îmbinare).
4. În fila Buletine informative in grup Începeți îmbinarea Selectați Schimbați lista de destinatari.

5.În caseta de dialog Merge Recipients (Imbinare destinatari) (Fig. 9), debifați caseta R pentru intrarea căreia nu doriți să trimiteți textul documentului principal.

Orez. 9. Fereastra Îmbinați destinatarii

Avantajele cheie ale utilizării Excel ca sursă de date pentru procesul de îmbinare

1. Economisirea de timp, deoarece nu este nevoie să efectuați aceeași muncă în mod repetat.

2. Automatizarea fluxului de lucru prin crearea mai multor copii ale unui șablon de document cu diverse detalii.

3. Comoditatea și ușurința efectuării lucrării, care constă în doar trei etape: crearea documentului principal, crearea unei surse de date și îmbinarea lor directă.

G.A. Serova, prof. RSUH

Datele din foile de calcul sunt adesea necesare pentru a fi utilizate la întocmirea diferitelor documente: rapoarte, scrisori, contracte etc. În acest caz, este convenabil să utilizați combinarea datelor MS Excel și MS Word.

Procedura de fuziune constă în mai multe etape.

Etapa 1. Pregătirea datelor din foile de calcul

Un tabel care urmează să fie fuzionat trebuie să îndeplinească anumite cerințe:

• Nu ar trebui să existe celule îmbinate în tabel. Ar fi mai corect să spunem acest lucru: DACĂ în tabel există celule îmbinate, atunci trebuie să fiți pregătit pentru faptul că în timpul exportului îmbinarea va fi anulată și, în consecință, se vor forma rânduri și/sau coloane suplimentare goale, care poate perturba structura mesei. În general, celulele îmbinate sunt rele :)
• toate coloanele trebuie să aibă nume unice pentru a fi utilizate la îmbinare. Dacă din tabel lipsește primul rând cu numele coloanelor, atunci acesta va fi înlocuit cu primul rând de date, ceea ce înseamnă că nu va participa la distribuție.

De exemplu, să luăm un tabel cu o listă de clienți ai clubului de fitness Excellent.

Etapa 2. Pregătirea șablonului document Word

În această etapă în editor de text Word, este generat un document în care datele din foaia de calcul vor fi încorporate în viitor. Textul acestui document este o parte comună tuturor trimiterilor prin corespondență.

Să presupunem că intenționăm să trimitem scrisori de notificare tuturor clienților al căror card de club expiră luna viitoare.

Textul scrisorii va fi același, cu excepția adresei, numărului cardului de club și a datei de expirare. Aceste date vor fi importate dintr-o foaie de calcul Excel (evidențiate cu albastru)

Astfel, în această etapă, textul comun tuturor literelor este tipărit într-un document Word.

Pentru mai convenabil munca in continuare La îmbinare, se recomandă setarea parametrului Umbrirea câmpului a pozitiona Mereu pentru a distinge câmpurile de îmbinare inserate de textul simplu. Dacă această opțiune este activată, câmpurile sunt afișate pe fundal gri. Desigur, acest fundal nu este imprimat.

Etapa 3. Expertul de îmbinare MS Word la serviciu

Deschideți fișierul cu scrisori în MS Word.

Cea mai simplă modalitate de a îmbina datele este să urmați Expertul de îmbinare. În versiuni după Word2003 Vrăjitorul de îmbinare începeprin butonÎncepeți îmbinarea pe filă Buletine informative

În versiuni înainte de Word2007 ar trebui să executați comanda de meniuServiciu - Scrisori și corespondențe - Fuziune.În plus, pentru o operare mai convenabilă versiuni înainte de Word2007 puteți afișa bara de instrumente Îmbinare corespondență

Încă o dată, vă rugăm să rețineți că formularul scrisorii conține doar text comun tuturor literelor, astfel încât contestația arată ca Vă respectăm!, iar numărul și data cardului lipsesc.

Expertul de îmbinare funcționează în 6 pași.

Pasul 1: selectați tipul de document care urmează să fie trimis, în cazul nostru este Scrisori
	Pasul 2: selectați documentul pe baza căruia vor fi create mailinguri; acesta poate fi un document curent deschis, un șablon sau un document existent. La alegerea unei opțiuni Probă sau Document existent devine posibil să specificați fișierul dorit în Explorer. Noi alegem Document curent
Pasul 3: selectați destinatarii. În cazul nostru, sursa de date va fi un tabel Excel, deci verificați opțiunea Folosind o listă. Apoi folosind butonul Revizuire... selectați fișierul dorit în Explorer
		După selectarea unui fișier, se deschide o casetă de dialog cu tabelul selectat. Dacă avem nevoie de toate înregistrările, faceți imediat clic pe OK. Dacă este necesar, puteți sorta lista, puteți filtra înregistrările necesare sau le puteți găsi folosind comenzile corespunzătoare. Capacitățile de filtrare și căutare de aici sunt, desigur, mult mai slabe decât în ​​Excel, dar puteți face o selecție simplă bazată pe text sau valori numerice. În plus, este posibil să selectați manual postările pentru distribuire folosind casetele de selectare :) În cazul nostru, trebuie să setăm un filtru după câmp Buletin informativ după valoarea „da” (valoarea „da” apare în tabel dacă cardul clubului expiră luna viitoare). Filtrul poate fi setat făcând clic pe numele câmpului și selectând „da” sau folosind linkul Filtru din aceeași casetă de dialog
Pasul 4: introduceți câmpurile obligatorii în document. Înainte de a alege una dintre opțiunile oferite de Expert, trebuie să plasați cursorul în textul în care doriți să introduceți date. Dacă ați uitat să faceți acest lucru, este în regulă, câmpurile pot fi inserate oriunde în document și apoi mutate. În cazul nostru, plasăm cursorul după cuvântul „Respect” înainte de semnul exclamării. Deoarece avem nevoie de câmpuri separate, selectăm Alte elemente...
		Se deschide o casetă de dialog pentru a vă permite să selectați câmpurile de îmbinare. Selectați un câmp Nume, presa Introduce, la fel pentru domeniu Nume de familie. Închiderea ferestrei Inserarea câmpurilor de îmbinareși adăugați spații între câmpurile introduse. Dacă parametrul Umbrirea câmpului setat pe pozitie Mereu, câmpurile introduse vor fi clar vizibile pe fundalul gri. Plasați cursorul după număr, faceți clic din nou pe link Alte elemente..., Selectați Numărul cardului de club - Introduce. Introduceți câmpul în același mod Data expirării cardului Pe lângă câmpurile de mai sus, trebuie să introduceți sfârșitul cererii th, care depinde de valoarea câmpului Podea. Pentru a face acest lucru, vom folosi un câmp special care vă permite să introduceți una dintre cele două valori în funcție de date. Plasați cursorul imediat după cuvântul „Respect” și apăsați butonul Reguli pe filă Buletine informativeși selectați opțiunea DACĂ...Atunci...ALTĂ. În versiunile anterioare Word2007, este apelat un buton similar Adăugați un câmp Wordși se află pe bara de instrumente Fuziune În caseta de dialog care se deschide, setați parametrii După ce facem clic pe OK, obținem rezultatul
Pasul 5: Vedem literele rezultate folosind butoanele de navigare. La acest pas, puteți modifica și lista de destinatari aplicând un filtru sau debifând casetele de selectare. Deoarece am aplicat filtrul mai devreme, au mai rămas 3 destinatari.
		Aruncând o privire mai atentă la rezultatul obținut, vedem că acesta nu corespunde deloc așteptărilor noastre În schimb, numărul cardului de club 001768 afișat ca 1768 , iar data nu este deloc ca a noastră: mai întâi luna, apoi ziua, deși în Foaie de calcul Excel totul a fost ok. Aceleași probleme pot apărea la importarea celulelor cu numere zecimale, format valutar etc. Concluzia este dezamăgitoare: la îmbinare, formatarea numerelor și a datelor nu este păstrată. Dar există o cale de ieșire! Câmpurile documentului Word în care sunt inserate datele noastre sunt coduri care, în primul rând, pot fi vizualizate și, în al doilea rând, modificate. Pentru a vedea codul de câmp, de exemplu, cu numărul cardului de club, ar trebui să faceți clic dreapta pe el (RMB) și să selectați comanda Coduri/Valori de câmp. Obținem următoarele ( MERGEFIELD „M__club_card” } Nu vom schimba codul în sine, dar vom adăuga la format. Principiul adăugării unui format va fi clar pentru oricine este chiar puțin familiarizat cu crearea unui format personalizat în Excel. Pentru a vă asigura că un număr conține întotdeauna șase cifre, formatul trebuie să fie format din șase zerouri: ( MERGEFIELD „M__club_card”\# "000000" ) . Acum faceți clic dreapta pe câmp din nou - Actualizare câmp și vedem numărul în formatul necesar. Facem același lucru cu data.( MERGEFIELD „data_expirare_cartei” \@ " D.D. MM. YYYY " ) Și obținem versiunea finală Puteți citi mai multe despre codurile câmpurilor Word în sistem de ajutor Cuvânt sau pe