Creați o sursă de date în Word. Utilizarea Excel ca sursă de date pentru procesul de îmbinare. Regula pentru selectarea înregistrărilor pentru includerea în procesul de îmbinare cu documentul principal

Aplicație Word poate prelua date pentru fuziune din diverse surse. Ca parte a suitei Microsoft Office, Word acceptă cu ușurință date din Outlook, Excel și Access. Pot fi utilizate alte surse, inclusiv pagini web, fișiere text OpenDocument și fișierele de date delimitate salvate ca text simplu. Dacă nu aveți deja o sursă de date, puteți crea una în Word.

Important: Accesul la sursele de date denumite într-o locație HTTP nu este acceptat. Înainte de a utiliza un fișier ca sursă de date pentru o îmbinare, salvați-l pe hard disk-ul local.

Îmbinați sursele de date

Mai jos sunt câteva surse de date pe care le puteți utiliza pentru îmbinarea corespondenței în Word.

Alte fișiere de bază de date

Puteți utiliza și alte surse de date pentru îmbinare. Pentru a accesa aceste surse, executați expertul pentru conexiune de date.

După ce ați configurat sursa de date, puteți crea etichete, plicuri, scrisori și e-mailuri folosind combinarea corespondenței.

Informații suplimentare

Mai aveți întrebări despre îmbinarea în Word?

Ajutați-ne să îmbunătățim Word

Aveți idei pentru îmbunătățirea îmbinării corespondenței sau a altor funcții Word? Distribuiți-le pe pagină

Din articolul din numărul precedent, am aflat că metoda de îmbinare vă permite să creați o sursă de date folosind Word. În acest articol, vom analiza modul în care informațiile despre sursa de date pot fi obținute dintr-un tabel Excel.

Sursa de date poate fi utilizată în versiunile Word 2000/2002/2003/2007, dar procesul de creare a acesteia este același pentru orice versiune de Word. Deci, să descriem algoritmul pentru crearea unei surse de date:

1. Deschideți Excel.
2. În tabelul care apare, în celula A1, introduceți numele primului câmp (de exemplu, o tara), în B1 – secundă (de exemplu, index) etc. (Fig. 1).

Orez. 1. Tabel de date

Folosind o masăWord 2000/2002

1. Deschideți sau creați un document principal în Word.
2. Fuziune butonul ( Caseta de dialog Merge).
3. Fuziuneîn al doilea pas selectați butonul obține date, si din lista - Sursa de date deschisă(Fig. 2).

Orez. 2. Listă derulantă Sursa de date deschisă

1. Într-o nouă casetă de dialog Deschiderea unei surse de date din lista derulantă Tip fișier Selectați CărțiDOMNIȘOARĂexcela.
2. Deschideți fișierul selectat făcând clic pe butonul Deschis.
3. În caseta de dialog care apare Microsoftexcela(Fig. 3) specificați un interval sau un nume.

Orez. 3. Fereastra Microsoftexcela

Fișierul rezultat excela a devenit, parcă, „legat” ca sursă de date, așa că acum puteți insera câmpuri de îmbinare în documentul principal și, de asemenea, puteți îmbina sursa de date cu documentul principal, așa cum este explicat în articolul anterior.

Regula pentru selectarea înregistrărilor pentru includerea în procesul de îmbinare cu documentul principal

Înregistrările care îndeplinesc anumite criterii specificate pot fi incluse în procesul de îmbinare. Link-urile sunt folosite pentru a selecta înregistrările SAU, ȘI.

Pentru a seta criteriile de selecție:

1. Deschideți documentul principal.
2. Selectați din bara de instrumente Fuziune butonul ( Caseta de dialog Merge).
3. În caseta de dialog Fuziuneîn al treilea pas selectați butonul Selecţie înregistrări.

Ca rezultat, va apărea o casetă de dialog Selectarea înregistrărilor.

1. În fila Selectarea înregistrărilor căsuță de dialog Selectarea înregistrărilorîn coloană Camp Din lista derulantă, selectați numele câmpului pe valoarea căruia se va aplica condiția.
2. În coloană Operator selectați operația de comparare.
3. În coloană Sens Introduceți valoarea cu care să comparați.
4. După ce setați toate criteriile, închideți fereastra Selectarea înregistrărilor prin apasarea butonului Bine(Fig. 4) .

Orez. 4. Fereastra Selectarea înregistrărilor

1. În caseta de dialog Fuziune faceți clic pe butonul Combina sau pe bara de instrumente Fuziune apasa butonul ( Fuzionarea într-un document nou).

Folosind o masăExcel ca sursă de date înWord 2003

1. În meniu Serviciu alege echipa Scrisori și corespondențe, iar apoi comanda Fuziune.
2. În panoul de activități care se deschide Fuziune, folosind butonul Mai departe, treceți la a treia etapă a vrăjitorului Selectarea destinatarului, apoi faceți clic pe comandă
3. Găsiți fișierul tabel Excel necesar și deschideți-l făcând dublu clic pe el.
4. Confirmați că primul rând de date conține antetele coloanei (acestea sunt câmpurile de îmbinare) (Figura 5).

Orez. 5. Fereastra Selectați tabelul

Notă. La fereastră Îmbinați destinatarii puteți edita intrările.

1. Trecând la pasul al patrulea, selectați comanda
2. În caseta de dialog care apare Adăugați un câmp de îmbinare(Fig. 6) selectați un câmp din listă, poziționând mai întâi cursorul mouse-ului în locul din documentul principal unde ar trebui să fie amplasat câmpul de îmbinare.

Orez. 6. Caseta de dialog Adăugați un câmp de îmbinare

Să se angajeze despre Este necesară selectarea înregistrărilor de inclus în procesul de îmbinare cu documentul principal în Word 2003, trecând la a treia etapă, selectați comanda și în caseta de dialog Îmbinați destinatarii(Fig. 7) debifați caseta R pentru intrarea la care nu trebuie trimis textul documentului principal.

Orez. 7. Caseta de dialog Îmbinați destinatarii

Folosind o masăExcel ca sursă de date înWord 2007

1. Pe fila Buletin informativ in grup Fuziune alege echipa Selectați destinatarii.
2. Selectați (Fig. 8), găsiți fișierul necesarîn caseta de dialog Selectarea unei surse de dateși deschide-l.

Orez. 8. Selectarea echipei Utilizați lista existentă

Notă. După selectarea unui fișier, comenzile file vor deveni active

1. Click pe Schimbați lista de câmpuri când lista se schimbă.
2. Click pe Inserați câmpul de îmbinareși selectați un câmp din listă, poziționând mai întâi cursorul mouse-ului în locul din documentul principal unde ar trebui să fie amplasat câmpul de îmbinare.

Selectarea înregistrărilor pentru a le include în procesul de îmbinare a corespondenței în Word 2007

1. În fila Buletine informative in grup Începeți îmbinarea presa Selectați destinatariiși selectați din lista derulantă a meniului Utilizați lista existentă.
2. Găsiți fișierul tabel Excel necesar și deschideți-l făcând dublu clic pe el.
3. Confirmați că primul rând de date conține antetele coloanelor (acestea sunt câmpurile de îmbinare).
4. În fila Buletine informative in grup Începeți îmbinarea Selectați Schimbați lista de destinatari.

5.În caseta de dialog Merge Recipients (Imbinare destinatari) (Fig. 9), debifați caseta R pentru intrarea căreia nu doriți să trimiteți textul documentului principal.

Orez. 9. Fereastra Îmbinați destinatarii

Avantajele cheie ale utilizării Excel ca sursă de date pentru procesul de îmbinare

1. Economisirea de timp, deoarece nu este nevoie să efectuați aceeași muncă în mod repetat.

2. Automatizarea fluxului de lucru prin crearea mai multor copii ale unui șablon de document cu diverse detalii.

3. Comoditate și ușurință în efectuarea lucrării, care constă în doar trei etape: crearea documentului principal, crearea unei surse de date și îmbinarea lor directă.

G.A. Serova, prof. RSUH

Acum trebuie să creați o sursă de date de îmbinare (adresele și numele destinatarilor de e-mail).

1. În secțiune Selectarea destinatarilor fereastră Fuziune panoul de activități, selectați Crearea unei liste(Fig. 8.6).

Orez. 8.6. Fereastră Selectarea destinatarilor masterat Fuziune

2. Faceți clic pe comandă CreaÎn capitolul Crearea unei liste. Se va deschide o casetă de dialog, prezentată în Fig. 8.7.

Sursa de date de îmbinare este o bază de date formată din înregistrări, pe baza cărora va fi generată o copie specifică a scrisorii folosind documentul principal. Toate înregistrările au aceleași câmpuri de date.

Unele dintre cele mai comune câmpuri sunt pre-enumerate în fereastra de creare a sursei de date. Puteți elimina câmpurile inutile din baza de date și puteți adăuga câmpurile dvs.

Orez. 8.7. Crearea unei surse de date

Alte articole de secțiune Selectarea destinatarilor vă permit să selectați o bază de date existentă, creată anterior în Word sau într-o aplicație precum Access, sau o agendă de adrese ca sursă de date.

Notă Prezența câmpurilor suplimentare în sursa de date nu afectează în niciun fel rezultatul îmbinării, dar încetinește programul.

3. Faceți clic pe butonul Setări. Se va deschide o casetă de dialog, prezentată în Fig. 8.8.

4. Evidențiați un articol Recurs.

5. Faceți clic pe butonul Ștergeștergeți câmpul evidențiat.

Orez. 8.8. Configurarea câmpurilor sursă de date

Orez. 8.9. Fereastra de dialog Îmbinați destinatarii

6. Repetând pașii 4 și 5, eliminați toate câmpurile, cu excepția Nume. Nume de familie, Organizare, Adresa 1Și Index.

7. Faceți clic pe butonul Bine.

8. Faceți clic pe butonul Închide ferestre de dialog.

9. În caseta de dialog pentru salvarea documentului care se deschide, introduceți numele Invitați și faceți clic pe butonul Salvați. Imaginea prezentată în Fig. 8.9 caseta de dialog Îmbinați destinatarii, care în prezent nu are intrări.

10. Cu siguranță va trebui să introduceți informații într-o sursă de date la un moment dat. Faceți clic pe butonul Schimbare... sa o fac acum. Se va deschide un formular de introducere a datelor. Să adăugăm câteva intrări. Ulterior, îmbinarea va genera exact atâtea copii ale documentului principal câte înregistrări există în sursa de date.

11. Completați câmpurile formularului.

12. Pentru a adăuga o altă intrare, faceți clic pe butonul Creați o intrare.

13. Mai introduceți câteva intrări, transferându-le informațiile prezentate în tabel. 8.1.

TABELUL 8.1. Îmbinați sursa de date

14. Faceți clic pe butonul Închide pentru a salva baza de date și apoi pe butonul Bine fereastră Destinatari.

Notă Pentru a modifica informațiile despre sursa de date, faceți clic în bara de instrumente Fuziune pe buton Destinatari, apoi în fereastra de dialog care se deschide - pe butonul Schimbare. Se va deschide formularul sursei de date. Pentru a naviga prin înregistrările sursă, utilizați butoanele Primul, Înapoi, Redirecţiona, Ultimulîn partea de jos a formularului.

Orez. 8.10. Bara de instrumente Fuziune

Recent, am văzut o imagine sălbatică într-o organizație :)

Compania se muta într-o clădire nouă - din regiunea Moscova la Moscova. Vorbim, în consecință, despre schimbarea termenilor esențiali ai contractului de muncă pentru toți angajații. Conform procedurii, angajații trebuie anunțați împotriva semnării viitoarei mișcări, iar apoi trebuie încheiate acorduri suplimentare la contractele lor de muncă cu toată lumea. Organizația are aproximativ 1,5 mii de oameni, departamentul de HR trebuie să pregătească urgent documente.

Ce se întâmplă în continuare?
Șeful departamentului HR trimite o solicitare către departament tehnologia Informatiei privind perfecţionarea sistemului de personal: este necesar să se creeze formulare tipărite- notificare și acord suplimentar. IT răspunde că o astfel de îmbunătățire va costa atât de multe mii de euro, iar costurile nu sunt incluse în buget și, printre altele, implementarea este posibilă nu mai devreme de două luni.

Trimit blesteme la departamentul IT, ofițerii de resurse umane merg la serviciu în weekend, lăsând copiii mici acasă. O ispravă de muncă nemuritoare: 3.000 de documente au fost create în două zile! Numele și detaliile pașaportului fiecărui angajat au fost adăugate manual la șablon și așa mai departe de 3000 de ori!

Vor fi capabili să se ierte că și-au pierdut timpul atât de mediocru când vor afla că folosesc? Îmbinare corespondențășablon în Word cu tabel Excel care conțin date personale, acest lucru se poate face în aproximativ douăzeci de minute :)

PASUL 1. Creați un șablon de document în Word.

Datele care se vor modifica sunt evidențiate cu roșu: prenume, prenume, patronim, număr, data contractului de muncă, funcție, departament și desineri în cuvintele respectate și primite în funcție de sex.

PASUL 2. Creați o sursă de date în Excel.

După ce am configurat Merge, programul va înlocui datele din sursă în șablon. Fiecare linie este un document separat.

PASUL 3. Reveniți la șablonul de document pe care l-am creat în Word. Trebuie să lucrăm cu fila „Mailouts”, să o studiem cu atenție.

Faceți clic pe butonul „Selectați destinatarii”, selectați opțiunea „Utilizați lista existentă” și deschideți sursa de date ( fisier Excel cu informații despre angajați).

În fereastra următoare, selectați foaia de fișier care conține datele necesare.

PASUL 4. Plasați cursorul în locul din textul șablonului în care doriți să inserați date din sursă, faceți clic pe butonul „Inserare câmp de îmbinare” și selectați câmpul dorit.

Iată cum arată șablonul meu după ce sunt inserate toate câmpurile de îmbinare:

PASUL 5. Creați reguli care schimbă terminațiile cuvintelor „drag” și „primit” în funcție de sexul angajatului.

Plasați cursorul după sfârșitul cuvântului. Faceți clic pe butonul „Reguli” și selectați „IF...THEN...ELSE” din lista derulantă.

Scriem regula: dacă genul este feminin - atunci..., altfel...

PASUL 6. Formatați datele.

Dacă ați mai folosit Mailings (Merge) înainte, probabil că ați întâlnit faptul că datele transferate din Excel arată complet diferit în Word. De exemplu, în loc de 19.06.2012, veți vedea cel mai probabil 19.06.2012; este puțin probabil ca acest rezultat să vă convină.

Mânca căi diferite Pentru a rezolva această problemă, să folosim cea mai simplă și mai convenabilă.

Să apăsăm combinația de taste Alt+F9, acum putem vedea codurile câmpurilor de îmbinare.

În interiorul codului câmpului Contract_Date înainte de cel de închidere bretele bucle puneți o bară oblică inversă urmată de o cheie de formatare:
( MERGEFIELD „Contract_date” \@ „ZZ.LL.AAAA” }
@ - desemnarea datei, "ZZ.LL.AAAA" - cheia formatului de dată a formularului 19.06.2012 .
Puteți utiliza orice alt format. De exemplu, astfel încât data să arate ca 19 iunie 2012, folosiți cheia \@ „ZZ MMMM AAAA”.

Pentru a ieși din modul de editare a codului, apăsați din nou Alt+F9.

PASUL 7. Faceți clic pe butonul „Vizualizare rezultate” pentru a verifica ce s-a întâmplat.

PASUL 8. Editarea listei de angajați.

Făcând clic pe butonul „Editați lista de destinatari”, puteți exclude intrări individuale din listă, puteți verifica dacă există duplicate, puteți seta sortarea sau filtrele.

Ar trebui să acordați o atenție deosebită sortării, astfel încât să nu pierdeți timp sortând documentele după ce sunt tipărite. Cel mai convenabil este să sortați după numele angajaților sau numele departamentelor.

PASUL 8. Finalizați fuziunea.

Faceți clic pe butonul „Găsiți și îmbinați”. Dacă selectați opțiunea Imprimare documente, documentele vor fi trimise direct la imprimantă. Dacă trebuie să examinați documentele și să faceți modificări înainte de a tipări, selectați „Editați documente individuale”.

Un separat Fișier Word cu rezultatele fuziunii.

Gata! Bucurați-vă de timpul pe care îl economisiți!

UPDATE ca răspuns la comentariu alexey_lao :
Folosind o macrocomandă simplă, puteți salva fiecare document ca fișier separat.

Salvăm șablonul nostru ca fișier cu extensia .docm (fișier Word cu suport macro).

Apăsați combinația de taste Alt+F8 (apelând fereastra Macro).

În fereastra care se deschide, setați „Numele” macrocomenzii (de exemplu, SaveFiles) și selectați fișierul nostru cu șablonul din lista derulantă „Macrocomenzi din” (prefer să creez macrocomenzi direct în fișier, astfel încât acestea funcționează chiar și atunci când fișierul este deschis pe alt computer). Faceți clic pe butonul „Creați”.

În locul în care cursorul clipește, scrieți codul macro:

Dim DocNum ca întreg
Pentru DocNum = 1 la ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
Cu ActiveDocument.MailMerge
.Destinație = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = Adevărat
Cu .DataSource
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
Se termina cu
.Execute Pauză:=False
Se termina cu
Cu ActiveDocument
.SaveAs FileName:="C://Test/" & DocNum, FileFormat:=wdFormatXMLDocument
.Închide
Se termina cu

În loc de C://Test/, introduceți adresa folderului în care doriți să salvați documentele.
Închidem fereastra editorului Visial Basic și revenim la documentul nostru cu șablonul.

Apăsați din nou Alt+F8, selectați macrocomanda SaveFiles din listă și faceți clic pe butonul „Run”.

În timp ce computerul creează și salvează fiecare document pe rând, puteți bea o ceașcă de cafea și un prăjitură. Sau du-te acasă să dormi dacă există mai mult de câteva sute de documente :)

Puteți descărca fișiere cu exemple aici:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Experiment!

7 Prelegerea nr. 8

Fuzionarea documentelor.

Îmbinarea corespondenței este utilizată atunci când trebuie să creați un set de documente, cum ar fi etichete de adrese sau litere pe antet, care sunt trimise unui număr mare de clienți. Fiecare literă sau autocolant conține atât informații generale, cât și individuale. De exemplu, scrisoarea ar trebui să se adreseze clientului după numele de familie. Informațiile individuale pentru fiecare literă sau autocolant provin dintr-o sursă de date.

Procesul de îmbinare constă din mai mulți pași generali.

Configurarea documentului principal. Documentul principal conține text și elemente grafice care sunt comune tuturor versiunilor documentului principal, cum ar fi o adresă de retur sau un salut pe antet.

Conectarea unui document la o sursă de date. Sursa de date este un fișier care conține informații care trebuie introduse în document, cum ar fi numele și adresele destinatarilor scrisorii.

Rafinați lista de destinatari sau articole. aplicație Microsoft Office Word creează o copie a documentului principal pentru fiecare articol de fișier de date sau înregistrare.

Adăugarea de substituenți de text (câmpuri de îmbinare) la un document Când îmbinați, câmpurile de îmbinare sunt populate cu date din fișierul de date.

Previzualizarea și finalizarea unei îmbinări Puteți previzualiza fiecare copie înainte de a imprima întregul set de copii ale unui document.

Comenzile Tab sunt folosite pentru a îmbina cu e-mailul Buletine informative.

De asemenea, puteți îmbina folosind panoul de activități Fuziune, care vă permite să efectuați întregul proces pas cu pas. Pentru a utiliza panoul de activități, într-un grup Începeți îmbinarea pe filă Buletine informative selectați elementul Începeți îmbinarea, și apoi punct Asistent de îmbinare pas cu pas.

Configurarea documentului principal

Lansați aplicația Word.

În mod implicit, se deschide un document gol. Lasă-l să rămână deschis. Dacă îl închideți, comenzile pe care trebuie să le efectuați la pasul următor nu vor mai fi disponibile.

Pe fila Poștă in grup Fuziune alege echipa Începeți îmbinarea.

Faceți clic pe tipul de document pe care doriți să îl creați.

De exemplu, puteți crea următoarele tipuri de documente.

Set de plicuri Adresele de retur de pe toate plicurile sunt aceleași, dar adresa destinatarului este unică în fiecare caz. Selectați un articol Plicuri iar pe filă Opțiuni de plic căsuță de dialog Opțiuni de plic Vă rugăm să indicați preferințele dvs. privind dimensiunea plicului și formatarea textului.

Set de autocolante cu adrese Fiecare autocolant conține un nume și o adresă unice. Selectați un articol autocolanteși în caseta de dialog Opțiuni de autocolante indicați tipul de autocolant de care aveți nevoie.

Set de documente pe antet sau mesaje E-mail Conținutul de bază al tuturor scrisorilor sau mesajelor este același, dar fiecare dintre ele conține informații destinate unui anumit destinatar, de exemplu, numele, adresa sau alte informații. Pentru a crea aceste tipuri de documente, selectați scrisori sau e-mailuri.

Director sau folder Fiecare articol afișează același tip de informații, cum ar fi un nume sau o descriere, dar este unic pentru fiecare articol. Clic catalog pentru a crea acest tip de document.

Reluarea fuziunii

Dacă trebuie să întrerupeți munca de îmbinare, puteți salva documentul principal și puteți relua îmbinarea mai târziu. Microsoft Office Word salvează sursa de date și datele de câmp. Dacă ați folosit panoul de activități Fuziune, Word se va întoarce la punctul în care doriți să reluați îmbinarea.

Când sunteți gata să reluați îmbinarea, deschideți documentul.

Word va cere confirmarea deschiderii documentului, care va rula comanda SQL.

Deoarece acest document este conectat la o sursă de date, faceți clic da. Textul documentului apare împreună cu toate câmpurile introduse.

Conectarea unui document la o sursă de date

Pentru a efectua o îmbinare a datelor într-un document principal, trebuie să conectați documentul la o sursă de date sau un fișier de date.

Selectarea unui fișier de date

Pe fila Poștă in grup Fuziune alege echipa Selectați destinatarii.

Urmați acești pași:

Deschide un document aplicații Microsoft Cuvânt. Acest document trebuie să conțină un singur tabel. Primul rând al tabelului ar trebui să conțină titlurile, iar rândurile rămase ar trebui să conțină intrările care ar trebui incluse în documentul compus. De asemenea, puteți utiliza o sursă de date antet ca sursă de date (Sursă de date antet. Un document care conține un rând de antet (sau o înregistrare) care este utilizat pentru a îmbina sursa de date specificată cu documentul de îmbinare principal.).

Rafinarea listei de destinatari sau articole

Dacă vă conectați la un anumit fișier de date, este posibil să nu doriți să transferați datele tuturor înregistrărilor fișierelor de date în documentul principal.

Pentru a limita lista de destinatari sau a utiliza un subset de elemente ale fișierului de date, urmați acești pași:

Pe fila Poștă in grup Fuziune alege echipa Editați lista.

În caseta de dialog Destinații de fuziune

Selectarea înregistrărilor individuale Această metodă este cea mai utilă dacă lista este scurtă. Bifați casetele de selectare de lângă acei destinatari care ar trebui să fie incluși în listă și debifați casetele de selectare de lângă acei destinatari care ar trebui să fie excluși din listă.

Dacă știți că doriți să includeți doar câteva înregistrări în documentul principal, puteți debifa caseta de selectare din bara de titlu și apoi selectați numai înregistrările dorite. De asemenea, dacă doriți să includeți cea mai mare parte a listei în documentul dvs., bifați caseta de selectare din bara de titlu, apoi debifați intrările pe care nu doriți să le includeți.

Sortarea intrărilor Faceți clic pe antetul coloanei articolului după care doriți să sortați. Lista este sortată alfabetic în ordine crescătoare (de la A la Z).

Filtrarea intrărilor Această caracteristică este utilă dacă lista conține intrări pe care nu doriți să le vedeți sau să le includeți în documentul principal.

Adăugați substituenți de text (câmpuri de îmbinare) la un document

După ce conectați documentul principal la fișierul de date, puteți introduce textul documentului și adăugați substituenți de text pentru a indica unde ar trebui să apară datele unice în fiecare copie a documentului.

Substituenții de text, cum ar fi o adresă sau un salut, se numesc câmpuri de îmbinare. Câmpurile din Word corespund titlurilor de coloană evidențiate din fișierul de date.

Coloanele fișierului de date reprezintă categorii de date. Câmpurile adăugate documentului principal sunt substituenți de text pentru aceste categorii.

Liniile de fișiere de date reprezintă înregistrări de date. Când efectuați o îmbinare prin corespondență, Word creează o copie a documentului principal pentru fiecare înregistrare.

Când plasați un câmp în documentul principal, se presupune că o anumită categorie de date, cum ar fi un nume de familie sau o adresă, ar trebui să apară în locația sa.

Notă. Când inserați un câmp de îmbinare în documentul principal, numele câmpului este întotdeauna inclus între paranteze unghiulare duble (""). În documentele compuse, aceste paranteze nu sunt folosite pentru accentuare. Acestea vă permit doar să distingeți câmpurile din documentul principal de textul normal.

Ce se întâmplă în timpul unei fuziuni

La îmbinare, datele din primul rând al fișierului de date înlocuiesc câmpurile din documentul principal, formând astfel primul document compus. Datele din al doilea rând al fișierului de date înlocuiesc câmpurile pentru a forma un al doilea document compus și așa mai departe.

Exemple de lucru cu câmpuri

Puteți adăuga orice titlu de coloană din fișierul de date în documentul principal ca un câmp. Acest lucru vă oferă o oarecare flexibilitate atunci când creați antet, etichete, e-mailuri și alte documente compuse.

Puteți combina câmpuri și le puteți separa folosind semne de punctuație. De exemplu, pentru a genera o adresă exactă, trebuie să introduceți următoarele câmpuri în documentul principal:

„Prenumele Nume”

"Casa si strada"

„Oraș”, „Regiune”, „Cod poștal”

Pentru cazuri de utilizare obișnuite, cum ar fi blocurile de adrese sau liniile de salut, Word oferă câmpuri complexe — o combinație de câmpuri multiple. Exemplele sunt enumerate mai jos.

Câmpul Blocare adrese este o combinație de mai multe câmpuri, inclusiv prenume, prenume, casă și stradă, oraș și cod poștal.

Câmpul Linie de salut poate include unul sau mai multe câmpuri de nume, în funcție de cuvintele de salut utilizate.

Conținutul fiecărui câmp complex poate fi personalizat corespunzător. De exemplu, puteți alege un nume formal pentru adresă (dl Andrey Alfirovich Jr.) și puteți utiliza „Pentru” în loc de „Dragă” în adresa dvs.

Maparea câmpurilor de îmbinare la un fișier de date

Pentru a vă asigura că Word va găsi o coloană în fișierul de date care corespunde fiecărei adrese sau element de întâmpinare, trebuie să mapați câmpurile de îmbinare a corespondenței din Word cu coloanele din fișierul de date.

Pentru a potrivi câmpurile, selectați Selectarea câmpului in grup Compuneți un document și introduceți câmpuri pe filă Buletine informative.

Se va deschide o casetă de dialog Selectarea câmpului.

Adresa și elementele de salut apar în stânga. Titlurile coloanelor din fișierul de date apar în partea dreaptă.

Word caută coloana potrivită pentru fiecare element. Ilustrația arată că Word a găsit automat o potrivire pentru coloană Nume de familie câmpul fișierului de date Nume de familie. Dar nu a fost în stare să contrasteze celelalte elemente între ele. Mai exact din acest dosar Date Word nu a găsit o potrivire pentru teren Nume.

În lista din dreapta, puteți evidenția coloana fișierului de date corespunzătoare elementului din stânga. Acum ilustrația arată că coloana Nume se potrivește cu terenul Nume. Nu e nimic în neregulă cu câmpurile Recurs, Identificator unicȘi Nume de familie nu s-a găsit nicio potrivire. Un document principal nu trebuie să utilizeze fiecare câmp. Dacă adăugați un câmp pentru care nu există date în fișierul de date, acesta va apărea în documentul principal ca substituent de text gol - de obicei un șir gol sau un câmp ascuns.

Introducerea conținutului și adăugarea câmpurilor

În documentul principal, faceți clic unde doriți să introduceți câmpul.

Folosește grupul Compuneți un document și introduceți câmpuri pe filă Buletine informative.

Adăugați oricare dintre următoarele elemente.

Bloc de adrese cu nume, adresa postala si alte informatii

Selectați un articol Bloc de adrese.

În caseta de dialog Inserarea unui bloc de adrese selectați elementele de adresă și formatele de afișare dorite, apoi faceți clic Bine.

Selectarea câmpului, atunci Word nu a putut găsi informațiile necesare pentru blocul de adrese. Faceți clic pe săgeata de lângă (nu se potrivesc)

Linia de bun venit

Selectați un articol Linia de bun venit.

Selectați un format de linie de salut care include salutul, numele și semnul de punctuație care urmează după nume.

Selectați textul de salut pentru cazurile în care numele destinatarului nu este disponibil, de exemplu, când sursa de date nu conține numele sau prenumele destinatarului, ci doar numele companiei.

Faceți clic pe butonul Bine.

Dacă apare o casetă de dialog Selectarea câmpului, atunci Word nu a putut găsi informațiile necesare pentru linia de salut. Faceți clic pe săgeata de lângă (nu se potrivesc), apoi evidențiați câmpul corespunzător din sursa de date pe care doriți să o îmbinați.

Câmpuri individuale

Informațiile pot fi inserate din câmpuri individuale, cum ar fi numele de familie, numărul de telefon sau suma contribuției donatorului. Pentru a adăuga rapid un câmp dintr-un fișier de date în documentul principal, faceți clic pe săgeata de lângă listă Inserarea unui câmp de date, apoi selectați un nume de câmp.

A folosi cantitate mare opțiuni atunci când inserați câmpuri individuale într-un document, urmați acești pași:

Pe fila Poștă in grup Înregistrarea și adăugarea câmpurilor alege echipa Inserați câmpul de îmbinare.

În caseta de dialog Inserarea unui câmp de date Efectuați una dintre următoarele acțiuni.

Pentru a selecta câmpuri de adresă care se vor potrivi automat cu câmpurile sursei de date, chiar dacă câmpurile sursei de date au nume diferite, selectați Câmpuri de adresă.

Pentru a evidenția câmpurile care folosesc întotdeauna date direct dintr-o coloană de fișier de date, selectați Câmpurile bazei de date.

Pe listă Câmpuri Faceți clic pe câmpul necesar.

Faceți clic pe butonul Introduce, și apoi Închide.

Dacă apare o casetă de dialog Selectarea câmpului, atunci Word nu a putut găsi unele dintre informațiile de care avea nevoie pentru a insera câmpul. Faceți clic pe săgeata de lângă (nu se potrivesc), apoi evidențiați câmpul corespunzător din sursa de date pe care doriți să o îmbinați.

• Câmpuri personalizate din lista de contacte Outlook

Singura modalitate de a include câmpuri personalizate ale listei de contacte în documentul principal este să porniți o îmbinare de corespondență din Outlook. Mai întâi trebuie să configurați afișarea listei de contacte folosind exact acele câmpuri care ar trebui utilizate în timpul îmbinării. După aceasta puteți începe să fuzionați. Odată ce toate setările necesare au fost făcute, Word se va deschide automat și puteți finaliza îmbinarea corespondenței.

Formatarea rezultatelor îmbinării

Pentru a formata datele conținute într-un document, selectați câmpul de îmbinare a corespondenței și formatați-l în același mod în care formatați orice alt text. Selecția trebuie să includă ghilimele duble ( « » ) înconjurând câmpul.

Previzualizați și finalizați îmbinarea

Odată ce toate câmpurile au fost adăugate în documentul principal, puteți previzualiza rezultatele îmbinării. Înainte de finalizarea efectivă a îmbinării, puteți examina documentele îmbinate și puteți face modificările corespunzătoare, dacă este necesar.

Pentru a vizualiza, faceți una dintre următoarele într-un grup Vezi rezultate file Buletine informative :

Clic Vezi rezultate.

Răsfoiți fiecare document compus pagină cu pagină folosind butoanele Următoarea intrareȘi Postarea anterioară in grup Vezi rezultate.

Vizualizați un anumit document folosind comanda Găsiți destinatarul.

Finalizarea fuziunii

Mai multe documente pot fi tipărite sau editate individual. Acest lucru se poate face pentru toate documentele sau pentru un subset de documente.

Selectați dacă doriți să editați întregul set de documente, doar copia afișată în prezent sau un subset de documente identificate printr-un număr de înregistrare specificat. Word salvează copiile pe care doriți să le editați ca un singur fișier, separate prin întreruperi de pagină.

Salvarea documentului principal

Rețineți că documentele compuse sunt salvate separat de documentul principal. Este util să păstrați documentul principal separat, deoarece poate fi util atunci când efectuați îmbinări ulterioare.