Utilizarea datelor câmpului obiect OLE

Un câmp de obiect OLE este un mijloc care vă permite să stabiliți o conexiune cu obiecte dintr-o altă aplicație sau să încorporați un obiect într-o bază de date. Obiectele pot fi texte simple și formatate, imagini, diagrame, fișiere de înregistrare a sunetului (.WAV), muzică în format MIDI (Music Instrumental Digital Interface), fișiere de animație (.FLI, .MMM), clipuri video (.AVI), foi de calcul din alte aplicații care acceptă acest instrument. Aplicație software Acces care acceptă OLE, se integrează complet cu alte aplicații din suită Microsoft Birou .

Obiect încorporat este salvat în fișierul bazei de date și este întotdeauna disponibil. Făcând dublu clic pe celula care conține obiectul încorporat, puteți edita obiectul folosind aplicația în care a fost creat obiectul.

Obiect legat este salvat în fișierul obiect. Fișierul obiect poate fi actualizat independent de baza de date. Ultimele modificari va fi afișat data viitoare când deschideți tabelul. Când lucrați cu o bază de date, puteți, de asemenea, să vizualizați și să editați un obiect. Pentru a afișa un obiect OLE într-un formular sau raport, trebuie să creați un control Cadru obiect atașat.

De exemplu, în tabelul LEMM FREQUENCY vom adăuga un câmp SOUND, care ar trebui să conțină o înregistrare a pronunției cuvântului lemă în format (.WAV). Dacă discul dvs. are fișiere de sunet cu pronunția cuvintelor individuale din tabelul FREQUENCY_LEMM, puteți asocia fiecare astfel de fișier de sunet cu câmpul SUNET al tabelului. Pentru a face acest lucru, deschideți tabelul FREQUENCY_LEMMA și sortați-l după câmpul lemă în ordine crescătoare (faceți clic pe săgeata de lângă numele câmpului LEMMA și apoi selectați Sortare de la A la Z). Sortarea se face pentru a facilita găsirea cuvântului dorit. Apoi vom selecta un cuvânt pentru care există un fișier audio, de exemplu „bunica”. Apoi, ar trebui să plasați cursorul pe câmpul SUNET al înregistrării cu LEMMA = bunica și să apăsați butonul dreapta al mouse-ului. Se va deschide un meniu derulant în care trebuie să selectați Inserare obiect. Se va deschide o fereastră în care trebuie să faceți clic pe butonul Creați din fișier și apoi să selectați fișierul de sunet de pe disc cu pronunția cuvântului „bunica”. Textul apare în câmpul SUNET Pachet. Acum, dacă faceți dublu clic pe această inscripție, programul pentru redarea fișierelor de sunet va fi apelat (de obicei, un player Windows Media) și se va auzi cuvântul „bunica”. Aceleași acțiuni ar trebui efectuate cu toate cuvintele pentru care există fișiere de sunet. Ca urmare a acestei operațiuni, cuvintele din tabel pentru care le puteți asculta sunetul vor fi marcate corespunzător (Fig. 14.9).

Orez. 14.9.

Utilizarea datelor hyperlink

Tip de date special Hyperlink Hyperlink ) vă permite să stocați hyperlinkuri în câmpurile tabelului bazei de date Acces. Câmpurile cu tipul Hyperlink sunt folosite pentru a naviga la obiecte din aceeași bază de date sau din altă bază de date Acces la documentele create în aplicatii diverse Microsoft Birou și situat pe local sau unități de rețea, către pagini ale serverelor Web și documente ale altor resurse de pe Internet. Făcând clic pe un hyperlink, veți ajunge la document, care este deschis de aplicația care l-a creat.

Pentru a atașa hyperlink-uri la datele bazei de date, trebuie să efectuați următoarea secvență de acțiuni. Să adăugăm un câmp DICTIONAR în tabelul FREQUENCY_LEMM, care va conține hyperlinkuri către intrările de dicționar de pe Internet cu definiții pentru acest lexem.

În modul Design, setați tipul acestui câmp = Hyperlink.

Vom căuta pe Internet semnificațiile cuvintelor învechite din basm care nu sunt în întregime clare pentru cititorul modern, de exemplu, „piatră de moară”, „boier”, „kochetok”.

Pentru primul cuvânt („piatră de moară”) pe Internet am putut găsi doar un desen care înfățișează părți ale unei mori de mână, printre care există două pietre de moară mici, să presupunem că acestea sunt „pietre de moară” (club-kaup.narod. ru/rec/arcussr/tablell2 .jpg). Cuvântul „zhernovtsy” este format ca un diminutiv din cuvântul piatră de moară conform tradiției formării cuvintelor rusești. Pentru al doilea cuvânt - „boier” există o intrare de dicționar în Wiktionary (ru.wiktionary.org/wiki/boyarin). Al treilea cuvânt, kochetok, a fost găsit pe site-ul „Dicționare și Enciclopedie Academician” în versiune electronica Dicţionar Ushakov (dic.academic.ru/dic.nsf/ushakov/842550).

Fiecare link găsit trebuie copiat în câmpul DICTIONAR din tabelul FREQUENCY LEMM. Ulterior, când faceți clic pe un link din acest câmp, programul dvs. de browser de Internet se va lansa și va deschide pagina web corespunzătoare într-o fereastră separată a browserului. Vedere tabel de bază Accesați datele cu hyperlinkuri inserate este prezentată în Fig. 14.10.

Access 2010 are capacitatea de a adăuga obiecte la un câmp cu tipul de date OLE. În cazul în care tipul de date este specificat ca OLE (legarea și încorporarea obiectelor– legarea și încorporarea obiectelor), atunci Access DBMS reține cel extern un obiectîn fișierul de bază de date generală, alocând pentru stocarea acestuia cât spațiu ocupă acest obiect sub forma unui fișier separat. Sub obiecte ar trebui înțeles ca fișiere create ca aplicații în editori grafici, clipuri video, în aplicațiile MS Office etc. Când un tabel este umplut cu date care sunt un obiect, un mesaj despre programul care poate fi utilizat pentru a deschide acest obiect este generat în poziția corespunzătoare a câmpului cu tipul de date OLE. Afișarea unui obiect se va realiza numai în formulare și rapoarte.

Pentru încorporarea unui obiectîn câmp cu Tipul de date OLE trebuie să deschizi masa înăuntru Modul „Constructor”. Adăugați un câmp nou, de exemplu „Fotografia produsului.” Selectați tipul de date „Câmpul obiectului OLE”, apoi salvați tabelul.

Apoi în modul „Tabel”.în linia de introducere a datelor, faceți clic cu butonul din dreapta al mouse-ului, în meniul care se deschide, selectați linia cu comanda, care va deschide o casetă de dialog (Fig. 3.38, Fig. 3.39).

Orez. 3.38 Inserarea unui obiect

Orez. 3.39 Caseta de dialog pentru adăugarea unui nou obiect la un tabel Access

Rețineți că există două opțiuni pentru încorporarea obiectelor ca date. Prima opțiune presupune utilizarea aplicațiilor standard pentru a crea un fișier pe care Access îl acceptă, a doua opțiune este să inserați un obiect, care vă permite să utilizați orice fișier ca sursă de date (Fig. 3.40).

Orez. 3.40 Adăugarea unui nou obiect la un tabel Access dintr-un fișier

1. Crearea unui obiect dintr-un fișier.

Când vine vorba de date, care sunt obiecte pentru baza de date și sunt fișiere externe, atunci trebuie să aveți aceste fișiere. Prin urmare, va trebui să creați mai multe fișiere pentru a vedea cum sunt afișate în baza de date în viitor și, de asemenea, să încercați să modificați aceste fișiere. De exemplu, dacă aveți o fotografie a unui obiect în fișier Monitor.jpg(jpg este un format foto universal). Pentru ca acest fișier să fie salvat în baza de date, trebuie să bifați caseta (Fig. 3.40) „Creează din fișier”, după care va apărea fereastra prezentată în Figura 3.41. Folosind un buton "Revizuire" ar trebui să selectați fișierul necesar.

Orez. 3.41 Găsirea unui fișier la crearea unui obiect în baza de date

În linia corespunzătoare câmpului, de exemplu, "Fotografia produsului" cuvântul va apărea "Pachet", aceasta înseamnă că fișierul este legat de aplicația care l-a creat. Prin urmare, atunci când vizualizează o bază de date, fie că este o interogare, un formular sau un raport, utilizatorul va vedea o imagine a fișierului ca o pictogramă și când dublu click Folosind această imagine, sistemul va găsi mai întâi aplicația, apoi va afișa conținutul fișierului din ea (în în acest exemplu aceasta fotografie). Excepție fac fișierele imagine salvate cu extensia .bmp(format hartă de biți). Cu toate acestea, trebuie amintit că fișierele create în aplicații Microsoft, vor fi afișate imediat în formulare și rapoarte. Concluzia este simplă, fotografiile pot fi inserate în aplicații precum Paint, Word, Power Point, salvate ca fișiere separate și apoi conectate ca obiect la baza de date. Încercați să creați mai multe fișiere foto și text folosind diferite editoare Windows. De exemplu, puteți deschide document Word, inserați o fotografie din fișier, adăugați text și apoi salvați ca: Monitor.docx(Fig. 3.42).

Orez. 3.42 Fișier foto creat în Word

2. Crearea de noi obiecte.

Prin crearea de noi obiecte în baza de date, ar trebui să înțelegi folosirea unei aplicații în care fișierul este creat și apoi inclus în câmpul care descrie tipul acestui OLE. Pentru a porni modul pentru crearea de noi obiecte, trebuie să deschideți tabelul în Modul „masă”., selectați opțiunea "Creaza nou"în caseta de dialog (Fig. 3.39), apoi selectați din listă „Tipul de obiect” (aplicație necesară). Lista aplicațiilor pe care Access le acceptă pentru crearea unui obiect se află în lista (Fig. 3.43), care se va deschide după rularea comenzii „Inserează obiect” .

Orez. 3.43 Lista de tipuri de obiecte Access care pot fi folosite pentru a crea fișiere

Comoditatea utilizării aplicațiilor pentru a crea obiecte sub formă de fișiere este că în viitor aceste fișiere pot fi utilizate autonom sau corectate în baza de date.

Sa luam in considerare opțiunea de creare a obiectelor pentru baza de date, folosind aplicații de vopsea

De exemplu, este necesar să se creeze un obiect cu imaginea unei companii și text, pe care utilizatorul bazei de date să le poată înlocui sau corecta ulterior. Pentru a face acest lucru, trebuie să selectați din listă Obiect imagine bitmap, o tehnologie suplimentară pentru crearea unui obiect este prezentată în Figura 3.44.

1. Deschideți aplicația Paint

2. Inserați o fotografie dintr-un fișier.

3. Adăugați text (dacă este necesar).

4. Salvați ca fișier.

5. Închideți aplicația.

Orez. 3.44 Tehnologie pentru crearea unui obiect în aplicația Paint

Exercițiu 3.11

1. În tabelul " Bunuri» în modul "Constructor" adăugați o nouă coloană numită "Fotografia produsului", tip de date " Câmp obiect OLE", salvează modificările.

2. În modul "Masa"în câmp "Fotografia produsului" selectați o linie „Inserați obiectul din fișier”, selectați (puneți un punct) "Creaza nou" iar din lista derulantă specificați document Microsoft Cuvânt. Aceasta se va deschide editor de text MS Word, aici trebuie să inserați o poză corespunzătoare produsului din această linie. Selectați imagini din lista care este stocată direct în editor (fila „Inserare”, pictograma „Imagine”, butonul „Start” din caseta de dialog din dreapta) sau inserați o imagine din alte programe. Puteți utiliza aplicația Paint (obiect Bitmap Image), unde puteți desena singur produsul. Închideți fișierul creat, acesta va fi legat automat la baza dvs. de date, la linia în care a fost introdus.

3. Urmați această procedură pentru toate liniile a ta Tabelele „produse”..

4. Salvați modificările.

Întrebări de control

1. Ce obiecte pot fi inserate într-o bază de date cu un tip de date OLE?

2. Cum pot introduce o fotografie într-un tabel în modul Tabel?

3. Unde va apărea fotografia în baza de date?

4. Prin ce diferă metoda „Creare”? obiect nou» din metoda „Creează din fișier”?

5. Cum să plasați un fișier foto de produs în baza de date dacă are extensia .png?

6. Este posibil să editați un fișier care este inserat ca obiect în baza de date direct în Sistemul de fișiere calculator?

7. Cum se inserează o prezentare în baza de date?

8. Ce obiecte de aplicație pot fi inserate în baza de date?

Introducerea datelor OLE

Un câmp de obiect OLE numit Foto poate fi completat chiar și fără ca obiectul (imaginea) în sine să fie afișat pe ecran. Următoarele obiecte pot fi stocate într-un câmp de tip OLE.

Imagini raster.

Fișiere de sunet

Grafice și (diagrame)

Word sau Excel

în așa fel încât să poată fi văzute, auzite sau folosite. Când plasați un obiect OLE într-un tabel, veți vedea text care descrie obiectul (de exemplu, într-un câmp de tip OLE, s-ar putea să vedeți imaginea cu pensulă). Există două moduri de a introduce un obiect.

Lipiți din clipboard

Insert din caseta de dialog care apare după executarea comenzii Insert->Object

Introducerea datelor MEMO

Câmpul Recenzia conține date de tip MEMO. Acest tip vă permite să introduceți până la 64.000 de octeți de text pentru fiecare intrare. Tabelul afișează doar o parte din textul introdus. Prin apăsarea , puteți afișa un dialog de introducere (Zoom) cu o bară de defilare, care vă permite să vedeți până la 1.000 de octeți de text simultan

Deplasați-vă printre înregistrările dintr-un tabel

De regulă, după introducerea datelor, de multe ori devine necesar să se facă unele modificări. Acest lucru se poate datora următoarelor motive:

Informații noi primite

S-au detectat erori

Trebuie să adăugați intrări noi

Pentru a modifica datele, deschideți mai întâi tabelul În fereastra bazei de date, deschideți tabelul în vizualizarea Datasheet făcând dublu clic pe rândul cu numele său din lista de tabele. AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA

Dacă sunteți în modul Design Table, faceți clic pe butonul Vizualizări pentru a intra în vizualizarea Tabel pentru a modifica datele.

Navigați prin intrări

Pentru a merge la orice înregistrare, puteți pur și simplu să plasați cursorul pe ea sau să faceți clic pe ea cu mouse-ul.Dar dacă tabelele sunt foarte mari, atunci problema trecerii rapid la înregistrarea dorită devine deosebit de acută

Puteți utiliza bara de defilare verticală pentru a vă deplasa printre înregistrări. Butoanele săgeți de pe bara de defilare vă permit doar să mutați marcatorul de înregistrare cu o poziție pe clic. Prin urmare, pentru a vă deplasa mai rapid (prin mai multe înregistrări simultan), este mai bine să utilizați glisorul barei de defilare. Puteți, de asemenea, să faceți clic în zonă între glisor și butonul de pe bara de defilare pentru a vă deplasa cu mai multe poziții înainte.

Comanda Editare->Go oferă mai multe opțiuni pentru deplasarea rapidă în jurul mesei.

Cele cinci butoane de salt situate în partea de jos a ferestrei în vizualizarea Foaie de date pot fi utilizate și pentru a naviga prin înregistrări. Făcând clic pe aceste butoane, veți putea sări la orice înregistrare. Dacă cunoașteți numărul înregistrării (numărul rândului pentru o anumită înregistrare) , faceți clic pe câmpul pentru numărul de înregistrare, introduceți numărul de intrare și apăsați tasta Pentru a trece la câmpul pentru numărul de înregistrare, apăsați tasta .

Pe măsură ce vă deplasați în jurul mesei, acordați atenție solicitărilor din bara de defilare. Access nu va actualiza câmpul cu numărul de înregistrare până când nu faceți clic pe orice câmp din înregistrare.

Căutare punct de referință

Deși știind numărul înregistrării, puteți merge la acesta și găsiți un anumit câmp, în cele mai multe cazuri va trebui să găsiți o anumită valoare în înregistrare.Acest lucru se poate face în trei moduri:

Selectați comanda Edit->Find (Edrt->Find)

Faceți clic pe butonul Găsiți text specificat situat în bara de instrumente (afișează binoclu).

Utilizați o comandă rapidă de la tastatură

Când utilizați oricare dintre aceste metode, va apărea o casetă de dialog. Pentru a căuta doar un anumit câmp, plasați cursorul în el (și faceți acest lucru înainte de a deschide caseta de dialog). Bifați caseta de selectare Search Only Current Field din caseta de dialog și Access va căuta numai câmpul specificat.

Această casetă de dialog vă permite să setați diferiți parametri de căutare. În caseta de text Găsiți, introduceți valoarea pe care o căutați. Puteți introduce valoarea așa cum apare în câmp sau folosind următoarele: caractere speciale:

* -- Se potrivește cu orice număr de caractere

Se potrivește cu un caracter

# -- Corespunde unei cifre

Pentru a înțelege cum funcționează aceste simboluri, să presupunem că doriți să găsiți toate valorile care încep cu AB. Pentru a face acest lucru, introduceți AB*

Acum să presupunem că doriți să găsiți valori care se termină cu caracterele 001. În acest caz, introduceți *001. Pentru a căuta orice valoare care începe cu caracterele AB, se termină cu caracterele 001 și are doar două caractere între ele, introduceți AB??001. Dacă trebuie să găsiți toate numele de familie care se termină cu „ko”, atunci pentru a căuta valori precum Brodsky și Ceaikovski, introduceți *ko.

Lista derulantă Potrivire conține trei opțiuni:

Cu orice parte a câmpului (Orice parte a câmpului)

Câmp întreg

De la începutul câmpului (Start of Field)

Opțiunea standard este Câmp întreg. De exemplu, valoarea Pet va fi găsită dacă valoarea este egală cu Pet. Dacă este selectată opțiunea Orice parte a câmpului, valorile Petrov și Petrovsky vor fi preluate ca rezultat al căutării. Shpetny etc. Ca urmare a căutării cu setarea Start of O, vor fi găsite valorile Petrov, Petrovsky.

În lista derulantă Căutare, puteți selecta una sau mai multe opțiuni din setările Sus, Jos, Toate.

Când selectați butonul de opțiune Căutați numai câmpul curent, valoarea va fi căutată într-un singur câmp. Caseta de validare Potrivire litere mari determină dacă literele mari și mici vor fi distinse. În mod implicit, acestea nu diferă.La căutarea valorii Pet, pet, Petr și Petrov vor fi găsite. Când bifați caseta de selectare Potriviți litere mari, trebuie să introduceți un șir de căutare care ia în considerare literele mari și mici

Evident, pentru tipurile de date Număr, Monedă și Data/Oră, sensibilitatea majusculelor nu are sens.) Dacă bifați caseta de selectare Potrivire minuscule, Access ignoră caseta de selectare Format câmp de căutare. , bifați această casetă) De exemplu, trebuie să căutați în câmpul DataNaștere înregistrările tuturor celor născuți în aprilie 1982. Pentru a face acest lucru, bifați opțiunea Search Fields as Formatted și introduceți Apr 92. Dacă nu bifați această casetă, căutarea va trebui efectuată folosind data exactă a nașterii, de exemplu, căutarea 4/8/92

Utilizarea casetei de selectare Câmpuri de căutare ca formatate poate încetini semnificativ căutarea.

Căutarea începe când faceți clic pe butonul Găsiți mai întâi sau găsiți următorul. După ce găsiți o valoare, Access o selectează. Pentru a găsi prima valoare potrivită, faceți clic pe butonul Găsiți. Pentru căutare următoarea valoare trebuie să faceți clic pe butonul Find Next.Pe parcursul întregului proces de căutare, caseta de dialog rămâne deschisă. Prin urmare, odată ce ați găsit valoarea dorită, faceți clic pe butonul Închidere pentru a închide caseta de dialog

Format logic

Format valutar

Format numeric

Format text

Tipuri de date

mărimea câmp de text poate varia de la 1 la 255 de caractere.

Tipul de câmp numeric poate accepta valori din următoarea listă:

octet- numere întregi cuprinse între 0 și 4.255;

întreg- numere întregi de la - 32768 la 32767;

lungîntreg - numere întregi de la - 2147483648 la 2147483647;

virgulă mobilă (4 octeți)- numere variind de la - 3.402823E38 la 3.402823E38;

virgulă mobilă (8 octeți) - numere variind de la minus 1,79769313486232E308 la plus 1,79769313486232E308.

Format data/ora

Pentru tipul de date Data Ora Există un set de formate de câmp prezentate mai jos împreună cu exemple:

Format complet (setat implicit) 15/04/94 05:30:10 RM

Format de dată scurtă 15/04/94

Format de lungă durată 17:30:10

Format orar mediu 05:30 RM

Format oră scurtă 17:30

În mod implicit, formatul monedei este numerele scrise cu două zecimale, separate prin grupuri de cifre și notate "R." la sfârșitul. Utilizatorul poate scrie pe linie Format câmpșablon pentru formatul dvs. Să presupunem că trebuie să introduceți sume în dolari. Apoi trebuie să plasați cursorul pe cuvânt Monetarși înlocuiți-l cu un șablon de format, de exemplu, ca acesta: # ###$ .

Format de contor

Câmpurile de tip „contor” îndeplinesc o funcție specifică - identificarea automată a înregistrărilor din tabel. Prin urmare, un astfel de câmp are puține proprietăți care ar putea fi modificate. În primul rând, un numărător este întotdeauna un număr. În al doilea rând, valoarea sa crește automat. Accesul oferă două opțiuni pentru schimbarea contorului: consistentȘi Aleatoriu. Prima opțiune este convenabilă deoarece vă permite să numerotați intrările. A doua opțiune poate fi utilizată dacă trebuie să creați un sistem pentru codificarea înregistrărilor într-un tabel care este protejat de acțiunile neglijente ale operatorului.

O celulă dintr-un câmp boolean poate conține doar una dintre cele două valori: da sau Nu. Access oferă încă două opțiuni pentru denumirea tipurilor booleene: Adevarat falsȘi Pornit/Oprit. Indiferent de formatul de câmp pe care îl alegeți, câmpul logic va fi reprezentat în tabel ca un set de casete de selectare. Când faceți clic pe o casetă de selectare cu mouse-ul, apare o imagine cu bifă în pătrat, care corespunde unei valori booleene da. Resetarea unei casete de selectare înseamnă alocarea unei valori booleene unui câmp de celule Nu. Utilizarea câmpurilor booleene poate fi diferită, de exemplu în chestionare sau pentru a crea controale.

Câmp obiect OLE(Object Link and Embedding) - ultimul tip de câmp selectat din listă. Are doar două proprietăți: o semnătură și un parametru „câmp obligatoriu”. Câmpuri de acest tip nu stochează informații ca atare, ci conțin legături către obiecte care pot fi incluse în baza de date folosind protocolul de schimb de date OLE. Astfel de obiecte pot fi, de exemplu, fisiere grafice.

Pentru a încorpora un obiect OLE într-o celulă de câmp, trebuie să plasați cursorul pe acesta și, făcând clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, să apelați meniul contextual. Selectați comanda acolo Inserați obiectul. Programul va deschide o casetă de dialog pentru a selecta tipul de obiect. Obiectul în acest caz este identificat cu aplicația în care poate fi creat sau editat.

A doua opțiune pentru inserarea unui obiect este selectarea butonului radio Creați din fișier La fereastră Inserarea unui obiect.ÎNÎn acest caz, se presupune că fișierul există deja și trebuie să stabiliți o conexiune cu acesta. Access va deschide o fereastră de deschidere a documentului și după selectare fisierul dorit va determina ce aplicație trebuie deschisă pentru a lucra cu ea.

Rezultatul completării tabelului, unde tipul de obiect este indicat în câmpul corespunzător - Bitmap. Pentru a vizualiza un obiect încorporat, pur și simplu plasați cursorul în câmpul corespunzător și faceți dublu clic.

Pentru a afișa conținutul câmpului ca o pictogramă reprezentând fișierul document în fereastră (Fig. 3.20), bifați caseta Ca o icoană(Afișare ca pictogramă). Pictograma poate fi folosită pentru a reprezenta legate de obiect.

Introducerea înregistrărilor legate logic

Să introducem mai multe înregistrări interconectate logic în tabelele GRUP și STUDENT.

Obiectele GROUP și STUDENT sunt conectate prin relații unu-la-multivaloare, dar până când nu se creează o schemă de date în care se stabilesc conexiuni între tabele, sistemul nu poate controla relația logică a datelor de intrare. Prin urmare, pentru a obține o bază de date holistică în care toate înregistrările din tabelul subordonat au o legătură logică postul principal, utilizatorul trebuie să urmărească el însuși conexiunile logice ale înregistrărilor. La introducerea unei înregistrări subordonate într-un tabel, studentul trebuie să verifice prezența unei înregistrări în grupul tabel principal cu o cheie a cărei valoare se potrivește cu valoarea câmpului de relație (cheia externă) a înregistrării subordonate care este introdusă. Adică, atunci când adăugați o înregistrare despre un elev din grupa 221, este necesar ca grupul cu acest număr să fie deja reprezentat în tabelul GRUP.

Când introduceți direct înregistrări într-un tabel care au legătură logic cu înregistrările dintr-un alt tabel, este util să afișați ambele tabele pe ecran (Figura 3.21).

Pentru a afișa simultan tabelele deschise, puteți utiliza comanda De sus în jos sau De la stanga la dreaptaîn meniu Fereastră.

Utilizarea unei casete combinate la introducerea înregistrărilor

O modalitate de a introduce sub-înregistrări numai atunci când există o înregistrare asociată în tabelul principal este să utilizați o casetă combinată în sub-tabel care include valorile câmpului tabelului principal. Să creăm un câmp de listă în tabelul student pentru câmpul NG (număr de grup), construit pe baza cheii tabelului de grup. Pentru a face acest lucru, deschideți tabelul I student în modul design. Plasați cursorul în câmpul NG din coloana Data Type, deschideți lista și selectați linia Vrăjitor de înlocuire(vezi Fig. 3.5). În fereastra expertului care se deschide Crearea unei înlocuiri bifeaza casuta Obiectul Coloană de căutare va folosi valorile din tabel sau din interogare. Aceasta va construi o listă bazată pe valorile din tabel.

În următoarea fereastră a expertului, selectați tabelul GROUP, valorile din care vor fi folosite pentru a construi lista de câmpuri. Apoi, selectați coloana din care va fi formată lista.

În ferestrele următoare ale expertului, selectați lățimea dorită a coloanei listei și eticheta acesteia. Aceasta completează crearea casetei combinate de către vrăjitor. Parametrii listei pregătiți de expert sunt afișați în fereastra de proprietăți a câmpului NG din filă Substituţie.

Acum, când introduceți date în tabelul studentului, puteți utiliza o listă care afișează toate valorile câmpului NG conținut în tabelul de grup. Introducerea unei valori în câmpul NG se face prin selectarea valorii dorite din listă. Prezența unei casete combinate nu interzice introducerea în câmpul NG a valorilor nespecificate în listă. Totuși, dacă, la definirea parametrilor listei în fereastra de proiectare, în Proprietățile câmpului pe filă Substituţie selectați pentru proprietate Limitează-te la o listă valoare Da, atunci introducerea valorilor care nu sunt incluse în listă va deveni imposibilă. Sistemul va monitoriza această situație și, în caz de abatere de la valorile listei, va emite un mesaj prezentat în Fig.

În acest fel, utilizatorul va fi forțat să respecte numai valorile prezentate în listă și doar înregistrările aferente vor fi introduse în subtabel. Astfel, utilizarea listelor nu numai că oferă o introducere convenabilă, ci și evită multe greșeli.

Să ne uităm la un alt exemplu de utilizare a unei casete combinate. Să transformăm tabelul care studiază câmpul KP - cod subiect într-o casetă combinată. Pentru a face acest lucru, deschideți tabelul în modul proiectare, plasați cursorul în câmpul KP de pe coloană Tip de date, deschideți lista acestei coloane și selectați linia Vrăjitor de înlocuire. Într-un dialog cu vrăjitorul, vom selecta tabelul principal în raport cu tabelul de studiu, tabelul de subiecte, pe baza datelor din care se creează o listă, și câmpurile incluse în listă: CP (cod subiect) și NP (numele subiectului). În plus, să lăsăm caseta de selectare bifată, așa cum sugerează expertul. Rezultatul lucrării maestrului este prezentat pe.

Dacă bifați caseta Ascunde coloana cheie(recomandat), atunci lățimea primei coloane a listei este setată la zero. Mai mult, proprietatea Limitează-te la o listă poate lua o singură valoare - da.

Definirea unei casete combinate cu astfel de parametri duce la afișarea în câmpul de tabel al CP în locul valorilor câmpului cheie al valorilor celui de-al doilea câmp al listei - câmpul NP (numele articolului). În fig. Figura 3.30 arată modul în care tabelul STUDIU afișează casetele combinate Cod subiect și Foi de pontaj. № profesor când lățimea coloanei atașate este zero.

Astfel, utilizarea casetelor combinate va ajuta la evitarea erorilor la introducerea înregistrărilor aferente în tabele, atât pentru că tabelele pot afișa valori semnificative în loc de chei, cât și pentru că introducerea este limitată la setul de valori din listă.

Atenţie!

Când creați casete combinate, Expertul de căutare creează automat o relație între tabelul în care creați caseta combinată și tabelul sursă al valorilor listei. Această relație poate fi văzută în fereastra Schemă de date făcând clic pe butonul Afișați toate relațiile din bara de instrumente.

Evident, într-o bază de date cu o structură complexă, la introducerea datelor direct în tabele, nu este garantată întreținerea fiabilă și corectă a datelor. În exemplul considerat al unei baze de date, procesul educațional la introducerea datelor în tabelele de nivel inferior necesită | urmăriți mai multe dintre cele din amonte. Cu o cantitate mare de date, acest lucru este foarte dificil.

Schema de date în Access

În Access, procesul de creare a unei baze de date relaționale implică crearea unei scheme de date. Schema de date afișează clar structura logică a bazei de date: tabele și conexiuni între ele și asigură, de asemenea, utilizarea conexiunilor stabilite în aceasta la prelucrarea datelor.

Pentru o bază de date normalizată bazată pe relații unu-la-unu și unu-la-unu între tabele, parametrii de furnizare pot fi setați în schema de date pentru relațiile unor astfel de tabele prin cheia primară a tabelului principal sau printr-un index unic integritate coerentă.

La menținerea integrității datelor aferente, nu este permis să existe o înregistrare într-un subtabel dacă nu există nicio înregistrare asociată în tabelul principal. În consecință, în timpul încărcării inițiale a bazei de date, precum și în timpul ajustării, adăugării și ștergerii înregistrărilor, sistemul permite efectuarea operațiunii dacă nu duce la o încălcare a integrității.

Relațiile definite în schema de date sunt utilizate automat pentru a combina tabele atunci când se dezvoltă formulare, interogări și rapoarte cu mai multe tabele, simplificând semnificativ procesul de construire a acestora.

O diagramă de date în Access nu este doar un mijloc de afișare grafică a structurii logice a unei baze de date (vezi Figura 2.16), ci este utilizată activ de sistem în procesul de lucru cu baza de date. În timpul oricărei prelucrări de date din mai multe tabele interconectate, sistemul utilizează relațiile dintre tabelele stocate în schema de date, eliberând utilizatorul de nevoia de a informa în mod specific sistemul despre prezența unei anumite relații atunci când construiește obiecte cu mai multe tabele. Odată specificate în schema de date, conexiunile sunt utilizate automat de către sistem.

O bază de date relațională, creată după proiectarea modelului canonic de date, constă din tabele normalizate. O astfel de bază de date asigură că nu există duplicarea datelor în tabele interconectate și, în consecință, volumul datelor stocate este minimizat. În procesul de încărcare și actualizare a bazei de date, obținerea de informații despre interogări și emiterea de rapoarte, precum și rezolvarea majorității problemelor, este necesar accesul simultan la mai multe tabele interdependente. Crearea unei scheme de date vă permite să simplificați proiectarea formularelor, interogărilor, rapoartelor și paginilor de acces la date cu mai multe tabele și să asigurați întreținerea integritate date interconectate la ajustarea tabelelor.

Relațiile dintre tabele

Când un utilizator creează o schemă de date Access, acesta definește și își amintește relațiile dintre tabele. Bazat pe tabele interconectate, sistemul combină automat datele pentru a crea formulare, interogări, rapoarte și pagini de acces la date. Schema de date a bazei de date este afișată grafic în propria fereastră, unde tabelele sunt reprezentate prin liste de câmpuri, iar conexiunile sunt reprezentate prin linii între câmpurile diferitelor tabele.

Relații unu-la-multiple (1:M) sau unu-la-unu (1:1).

Schema de date se concentrează în primul rând pe lucrul cu tabele care îndeplinesc cerințele de normalizare, între care pot fi stabilite relații unu-la-multiple (1:M) sau unu-la-unu (1:1). Integritatea coerentă poate fi menținută automat pentru astfel de tabele. Prin urmare, este recomandabil să construiți o diagramă de date în conformitate cu modelul informațional-logic.

La construirea unei scheme de date, Access determină automat tipul de relație dintre tabele pe baza câmpului de conexiune selectat. Dacă câmpul la care doriți să vă raportați este o cheie unică în ambele tabele, Access identifică relația unu la unu. Dacă un câmp de relație este o cheie unică într-un tabel (tabelul principal al relației), dar într-un alt tabel (tabelul subordonat al relației), nu este o cheie sau este inclus într-o cheie compusă, Access identifică relația unu-la-multiîntre înregistrările tabelelor principale și subordonate. Numai în acest caz puteți seta întreținerea automată a integrității conexiunilor.

cometariu

Dacă se folosește un index unic în locul unui câmp cheie pentru a lega tabele, sistemul detectează și prezența unei relații 1:M între tabele și vă permite să setați parametrii de integritate.

Legături-asocieri

O relație de îmbinare poate fi stabilită între două tabele cu același câmp folosind acest câmp, numit cheie de comunicare. Pentru o relație de alăturare, puteți alege una dintre cele trei moduri de a combina înregistrările din tabel:

Îmbinarea înregistrărilor numai dacă câmpurile aferente ambelor tabele se potrivesc (produse implicit).
Îmbinarea înregistrărilor atunci când câmpurile înrudite ale ambelor tabele se potrivesc, precum și toate înregistrările primului tabel pentru care nu există câmpuri înrudite în al doilea, cu o înregistrare goală a celui de-al doilea tabel.
Îmbinarea înregistrărilor atunci când câmpurile înrudite ale ambelor tabele se potrivesc, precum și toate înregistrările celui de-al doilea tabel pentru care nu există câmpuri înrudite în primul, cu o înregistrare goală a primului tabel.

Oricare dintre următoarele pot fi selectate pentru a stabili o conexiune. metodele enumerateîmbinări, indiferent de relațiile în care se află tabelele legate: 1:1, 1:M sau tipul de relație nu poate fi determinat de sistem. De exemplu, dacă selectați un câmp fără cheie sau un câmp care face parte dintr-o cheie compusă ca câmp de relație în tabelul principal, Access raportează că tipul de relație nu poate fi determinat. Dar în acest caz se poate stabili și orice tip de legătură de unire între mese. Când o schemă de date definește o relație între două tabele, între aceste tabele se stabilește implicit o relație de unire de primul tip, indiferent de tipul relației.

O relație de alăturare oferă o unire a înregistrărilor de tabel care au aceleași valori în câmpul de relație. Mai mult, cu condiția ca valorile din câmpul de conectare să fie egale, fiecare înregistrare dintr-un tabel este îmbinată cu fiecare înregistrare dintr-un alt tabel. În plus, dacă este selectată a doua sau a treia opțiune de îmbinare, atunci aceasta include și înregistrări din tabelul subordonat pentru care nu există înregistrări legate logic în tabelul principal. Ultimele două opțiuni sunt adesea necesare atunci când se rezolvă probleme practice.

Asigurarea integritatii datelor

Când creează o schemă de date, utilizatorul include tabele în ea și stabilește relații între ele. Dacă tabelele care se leagă sunt într-o relație 1:1 și 1:M, puteți activa legătura pentru a asigura integritatea coerentă a datelor și actualizați automat în cascadă și ștergeți înregistrările aferente.

Asigurarea integrității coezive a datelor înseamnă că atunci când faceți modificări la o bază de date, Access se asigură că sunt îndeplinite următoarele condiții pentru tabelele aferente:

o înregistrare cu o valoare cheie de legătură care nu există în tabelul principal nu poate fi adăugată la un tabel subordonat;
Nu puteți șterge o înregistrare din tabelul principal decât dacă înregistrările aferente din tabelul subordonat sunt șterse;
Nu puteți modifica valorile cheii relației într-o înregistrare de tabel principal dacă există înregistrări asociate cu aceasta în tabelul copil.