Copie corectă de feedback a scrisorii. Un e-mail care îți va schimba viața. Problemă: evitarea feedback-ului. Atât am vrut să-ți spun

Alison Garrido este antrenor certificat profesional (PCC) acreditat de Federația Internațională de Antrenori, facilitator și vorbitor. Ajută clienții să găsească locuri de muncă și să-și avanseze cariera pe baza lor punctele forte. Oferă consiliere cu privire la dezvoltarea carierei, pregătirea interviului, negocierea salariului și evaluarea performanței, precum și strategii individuale de comunicare și leadership. Este partenerul fondator al Academiei de Coaching Sistemic din Noua Zeelandă.

Numărul de surse utilizate în acest articol: . Veți găsi o listă a acestora în partea de jos a paginii.

În comunicare de către e-mail, ca și în alte domenii, există reguli de etichetă și protocol social. Dacă trebuie să scrieți o scrisoare prin care să solicitați părere la serviciu sau la școală, sau primind feedback cu privire la munca dvs. scrisă, ar trebui să vă gândiți la formularea, structura scrisorii și, de asemenea, să alegeți momentul potrivit. Acest lucru vă va permite să vă faceți scrisoarea cât mai eficientă posibil. Fii politicos, punctual și la obiect pentru a obține informațiile de care ai nevoie.

Pași

Cum să ceri clienților feedback

Nu pune prea multe întrebări. Clienții primesc un număr mare de solicitări de a completa sondaje de la toate tipurile de companii. Dacă doriți ca clientul să vă șteargă scrisoarea la primire, includeți un număr mare de întrebări în ea. Dacă vrei să interesezi o persoană, limitează-te la câteva întrebări.

Puneți întrebări care necesită un răspuns detaliat. Nu pune întrebări la care se poate răspunde cu „da” sau „nu”. În loc de „Ne-ai recomanda prietenilor tăi?”, pune următoarea întrebare: „Cum ne-ai descrie unei alte persoane?” Întrebări ca acestea vă vor ajuta să obțineți mai multe informații.

Promite clientului să-i răspundă cât mai curând posibil. Datorită acestui fapt, clientul va simți că opinia lui poate influența ceva. Dacă o persoană știe că i se va răspunde, va scrie o recenzie mai sinceră.

• Când răspundeți la o recenzie, fiți sincer și acționați ca un profesionist. ÎN lumea modernă Datorită capacităților internetului, îți poți pierde instantaneu reputația dacă te comporți neprofesionist cu oamenii.

1. Nu utilizați grafice flash sau alte obiecte care vor dura mult timp pentru a se încărca. Dacă o persoană are o conexiune lentă, probabil că va șterge mesajul dacă își dă seama că durează prea mult să se încarce. Amintiți-vă: aveți nevoie de feedback, nu de client.

   Alegeți fontul și formatul potrivit. Scrisoarea ar trebui să arate îngrijită și profesionistă. Un e-mail scris în Comic Sans și care conține grafică de calitate scăzută este puțin probabil să vă impresioneze clienții. Este mai bine să utilizați fonturi standard (Times New Roman, Arial) dacă nu cunoașteți fonturile și evitați o mulțime de elemente grafice.

   Asigurați-vă că e-mailul dvs. va putea fi citit pe toate dispozitivele. Textul cu o singură coloană va fi mai convenabil decât textul cu mai multe coloane. Fontul nu trebuie să fie prea mic. Scrisoarea ar trebui să fie ușor de citit pe laptop, telefon și tabletă. Deoarece în lumea modernă mulți oameni citesc corespondența de pe telefoanele lor, scrisoarea trebuie să urmeze acest format.

   Scrisoarea va fi modestă. Urmați regulile de corespondență adoptate la locul dvs. de muncă. A fi modest te va ajuta să obții feedback, dar nu exagera sau managerul tău ar putea crede că nu știi nimic despre jobul tău. Încadrați întrebări astfel încât toată lumea să vă poată vedea progresul într-un proiect sau sarcină. Acest lucru va permite managerului dvs. să știe că nu vă slăbiți. Mai jos oferim câteva recomandări mai importante.

   • Puteți spune așa: „Lucream la o prezentare care urmează să aibă loc mâine și aveam o întrebare legată de format. Nu sunt sigur că înțeleg corect standardele adoptate în compania noastră. Atașez prezentarea la această scrisoare și V-ar fi foarte recunoscător dacă ați arunca o privire la ea și ați comenta dacă totul este în regulă. Vă mulțumesc pentru ajutor."
   • Nu uitați să mulțumiți persoanei.

2. Vorbește despre lucruri specifice. Acest lucru va evita frazele generale care nu vor fi de ajutor. Nu pune întrebări da sau nu decât dacă trebuie neapărat. Încercați să nu puneți managerului sau colegului dvs. prea multe întrebări deodată.

   Mulțumiți persoanei când răspunde. Dacă vi se recomandă să lucrați mai mult sau vi se spune că performanța dvs. nu este încă la egalitate, explicați ce intenționați să faceți pentru a îmbunătăți acest lucru. Nu răspunde imediat - oferă-ți ocazia să te calmezi și să te gândești la informații.

   • Răspundeți nu mai târziu de 1-2 zile mai târziu.

Cum să ceri feedback la serviciu

1. Prezinta-te. Un profesor poate avea sute de studenți, mai ales dacă este o universitate. Trebuie să indicați numele și prenumele, numărul grupului și departamentul. Dacă sunteți elev de liceu care urmează cursuri pregătitoare, vă rugăm să indicați clasa dvs. În acest fel, profesorul nu va trebui să ghicească cine ești și îi va fi mai ușor să scrie o recenzie.

   Nu trece dincolo de comunicarea de afaceri. Uneori, elevilor le este greu să scrie profesorilor, deoarece nu pot decide asupra unui stil. Dacă profesorul tău a scris deja pentru tine, păstrează același stil ca el. Este mai bine să vă formulați gândurile astfel: "Nu sunt sigur că am înțeles corect sarcina. Am mai multe întrebări cu privire la muncă."

   Ține-l pe scurt. Nu încercați să explicați întregul context al întrebărilor dvs. decât dacă contextul este necesar pentru a înțelege întrebările. De exemplu, dacă doriți să solicitați o prelungire la data scadenței unei lucrări, profesorul dumneavoastră poate avea nevoie de o explicație detaliată, dar dacă doriți doar să puneți o întrebare despre o lucrare, nu spuneți de ce ați omis să scrieți mai devreme din cauza dvs. câine sau de ce scrii acum (doar dacă termenul limită nu vine foarte curând). Nu vorbi despre lucruri care nu contează cu adevărat acum.

   Nu așteptați până în ultimul moment pentru a cere feedback. Este puțin probabil ca profesorul tău să dorească să te ajute în ajunul testului și probabil că va fi nemulțumit că nu te-ai obosit să întrebi mai devreme. Dacă sunteți forțat să puneți întrebări în ultimul moment, păstrați-l pe scurt, la obiect și cereți scuze pentru inconvenient. Datorită acestui fapt, probabilitatea ca profesorul să vă răspundă va fi mai mare (cu condiția să citească scrisoarea la timp).

   Utilizați formatul specificat de profesor. Adesea, profesorii stipulează un format specific în care ar trebui finalizată sarcina. De exemplu, dacă profesorul ți-a cerut să trimiți lucrarea în format .doc, nu trimite documentul în .pdf sau .pages. Dacă nu știți ce format să utilizați, utilizați .rtf sau .pdf sau adresați-vă profesorului o întrebare.

   Solicitați feedback cu privire la o lucrare pe care ați susținut-o deja sau la performanța dvs. la un examen. Scrie o scrisoare politicoasă profesorului tău. Dacă profesorul are program de lucru, mergi să-l vezi personal. Spune ceva de genul acesta: „Nu m-am descurcat la examen atât de bine cum am sperat. Ați putea vă rog să-mi subliniați greșelile, astfel încât să mă pot pregăti mai bine pentru următorul examen?” De regulă, profesorii sunt dispuși să dea recomandări în astfel de cazuri.

Cum să cereți feedback cu privire la munca scrisă

În primul rând, scrieți unei persoane pe care o cunoașteți personal. Dacă doriți feedback detaliat, ar trebui să întrebați pe cineva pe care îl cunoașteți bine (cum ar fi un prieten sau un coleg). Scrie așa cum faci de obicei. Dacă de obicei suni o persoană, fă-o. Nu trimiteți lucrarea dvs. în primul e-mail decât dacă sunteți sigur că persoana va fi de acord să vă ajute (de exemplu, dacă nu i-ați cerut deja persoanei să citească lucrarea sau dacă persoana respectivă nu s-a oferit să facă acest lucru ).

• Puteți include un scurt fragment sau o descriere în scrisoarea dvs. Depinde dacă îi scrii unui prieten sau unui coleg.

1. Scrieți unui specialist în acest domeniu. Dacă aveți nevoie de o opinie profesională, scrieți o scrisoare unui profesionist pe care îl cunoașteți și explicați care este proiectul dvs. și de ce aveți nevoie de feedback. Nu pune presiune asupra persoanei - doar cere-i politicos să se gândească. Spune asta: „Înțeleg dacă nu ai timp pentru asta.” Ar putea merita să întrebați persoana respectivă dacă ți-ar recomanda un alt expert.

   Nu vă trimiteți lucrarea în primul e-mail. Cel mai probabil, o astfel de scrisoare va rămâne fără răspuns, dacă nu indicați că această muncă va fi plătită. Dacă contactați persoană celebră, este puțin probabil să vă răspundă deoarece primește o mulțime de e-mailuri similare. Este mai bine să întrebați mai întâi prietenii, colegii, profesorii. Cu siguranță vor fi gata să te ajute și te vor întâlni la jumătatea drumului.

   Explicați ce fel de feedback aveți nevoie. Dacă vrei să auzi doar lucruri pozitive, spune asta. Explicați-i persoanei dacă aveți nevoie de o analiză detaliată și cât de generale ar trebui să fie frazele. Indicați dacă persoana trebuie să evalueze stilul, gramatica și structura lucrării. Acest lucru va permite cititorului să înțeleagă de ce aveți nevoie.

Nu cu mult timp în urmă am dat peste o metodă de lucru care permite unui atacator să trimită spam în numele site-ului tău folosind formularul de feedback Joomla (formular de contact). Această caracteristică nu este o vulnerabilitate și este puțin probabil să fie remediată. În acest articol voi vorbi despre cum a devenit posibil acest lucru și despre ce trebuie să faceți pentru a vă proteja site-ul.

Formular standard de feedbackJoomla

Joomla are o componentă destul de puternică și flexibilă numită " Contacte" Acesta este standard componenta Joomla. Este pe fiecare site, pentru că... instalat cu CMS. Această componentă vă permite să creați și să afișați categorii de contacte, persoane de contact și formulare de feedback pe site-ul web care vă permit să contactați un anumit contact. Un contact este, în mod condiționat, un utilizator - o persoană de pe site.

Am scris odată un articol despre cum puteți crea un formular de feedback pe site-ul dvs. folosind instrumente standard Joomla. Această instrucțiune este și astăzi relevantă. Vă permite să creați un formular de feedback complet utilizabil fără a instala extensii terțe. Trimiterea de spam este posibilă atunci când se utilizează acest formular special, precum și în combinația simultană a anumitor circumstanțe, care vor fi discutate mai jos.

Trimiterea de spam în numele site-ului folosind formularul de feedbackJoomla

Vei fi surprins cât de simplă este metoda descoperită de a trimite spam în numele unui site. Pentru ca acest lucru să fie posibil, formularul de feedback ar trebui să arate cam așa:

Acestea. trebuie indeplinite doua conditii:

1. Formularul nu este protejat de roboții de spam (reCaptcha sau orice altă metodă de protecție a formularelor nu este activată)
2. În setările de contact, este activată opțiunea „Trimiteți o copie a scrisorii expeditorului”. Datorită acesteia, în formularul de contact apare o casetă de selectare corespunzătoare (vezi figura de mai sus).

Dacă cel puțin una dintre aceste condiții nu este îndeplinită, nu vor fi probleme. Dacă ambele condiții sunt îndeplinite, atunci, după cum se spune, aveți grijă de mâini:

1. Găsește spam bot Formular de contact. Nu există protecție anti-spam - o puteți folosi.
2. Spam bot determină că site-ul este pe Joomla și ce este utilizat forma standard contacte. În mod surprinzător, există roboți care pot face acest lucru perfect.
3. Botul de spam vede prezența unei casete de selectare pentru trimiterea unei copii a scrisorii către expeditor.
4. Înlocuitori de spam bot în teren E-mail adresa din propria listă de corespondență spam, câmpul mesajului este umplut cu spam. Nu contează cum sunt completate celelalte câmpuri.
5. Spambotul trimite formularul și repetă procesul de multe ori, înlocuind din ce în ce mai multe adrese din propria bază de date în câmpul Email.

Ce se întâmplă ca urmare? Joomla crede că formularul a fost completat de o persoană care a furnizat adresa lor reală și dorește să contacteze un contact de pe site. Întrucât caseta pentru trimiterea unei copii a scrisorii este bifată, două persoane primesc scrisori de pe site: persoana a cărei adresă este asociată contactului și persoana a cărei adresă este introdusă în câmpul Email.

Astfel, înlocuind în teren E-mail adrese diferite, puteți trimite mii de mesaje în numele site-ului dvs. Da, poate că contactul va vedea acest lucru, va înțelege rapid ce se întâmplă și va închide lacuna, dar există o probabilitate foarte mare ca acest lucru să nu se întâmple.

Consecințele unui astfel de atac asupra site-ului și afacerii pot fi extrem de neplăcute, mai ales când s-au investit deja mulți bani în promovarea site-ului. Dacă spam este trimis de la adresa de domeniu, cred că nu este nevoie să explici care va fi reacția destinatarilor săi.

Cum să ne protejăm împotriva acestei vulnerabilități?

Cum să ne protejăm împotriva acestei vulnerabilități? Elementar. Asigurați-vă că una dintre condițiile descrise mai sus nu este îndeplinită și anume.

Este construit pe formalități lexicale care îl fac armonios și precis.

Introducere

Scrisorile introductive de afaceri se referă la corespondența anterioară și explică cum să găsești destinatarul sau motivul solicitării.

Conexiuni formale

Expresiile conjunctive structurează corespondența de afaceri.

Aplicație

Concluzie

Rândurile de încheiere ale scrisorilor de afaceri anticipează evenimente viitoare, repetă scuzele sau oferă asistență.

Despărţire

Alegerea bunului rămas bun în scrisorile de afaceri depinde de cunoașterea destinatarului.

Glumă engleză

Copilul a venit la mama lui în lacrimi.

„Oh, mamă”, a mărturisit el, „am spart o țiglă în vatră”.

— Nu contează, dragă, a consolat mama. „Dar cum ai venit să faci asta?”

— Îl băteam cu ceasul tatălui?

Cum se prepară o copie a unei scrisori trimise? Trebuie să elimin antetul documentului?

Răspuns

Problemă: evitarea feedback-ului. Majoritatea oamenilor nu acceptă bine criticile și, în consecință, încearcă din răsputeri să evite feedback-ul negativ. Drept urmare, ei nu primesc informații cu adevărat neprețuite despre punctele lor forte și puncte slabe ah și, ca urmare, nu au posibilitatea de a extrage beneficii maxime din prima și de a preveni consecințele celei din urmă.

Soluţie: Dacă căutați și învățați în mod activ din feedback-ul sincer și corect de la oameni care vă cunosc bine (din diferite unghiuri), atunci utilizați una dintre cele mai eficiente și rapide modalități de a permite unei persoane să se privească din unghiuri noi și să accelereze succesul personal și ritmul de auto-dezvoltare.

Instrucțiuni: Introduceți următorul text în câmpul de e-mail (puteți să îl editați și să-l adaptați la situația dvs. pentru a fi clar că sunteți autorul). Trimite-l la cinci până la treizeci (cu cât mai mulți, cu atât mai bine) de persoane pe care le cunoști și care te cunosc suficient de bine pentru a oferi o evaluare sinceră a punctelor tari și a punctelor slabe. Aceștia ar putea fi prietenii tăi, rudele, colegii, mentorii, profesorii, foștii angajatori sau manageri, clienții și alte persoane importante și apropiate. Și dacă ești suficient de curajos, atunci oameni importanți sau apropiați în trecut.(Sunt serios.)

Important: Asigurați-vă că trimiteți e-mailuri ca „bcc”, astfel încât destinatarii să nu poată vedea alți destinatari. (Sau mai bine, copiați și lipiți scrisoarea și apoi trimiteți-o fiecărei persoane separat.)

Câmp de subiect: Este foarte important… sau M-as bucura sa aud parerea ta...

Text prin e-mail:

Dragi prieteni, familie și colegi!

Vă mulțumesc foarte mult pentru că ați citit această scrisoare. Mi-a fost foarte greu să trimit acest lucru, dar este extrem de important pentru mine și vă mulțumesc sincer că ți-ai acordat timp să îl citești (și sper să-mi răspunzi).

Această scrisoare va fi primită de un grup select de persoane. Fiecare dintre voi mă cunoaște bine și sper că veți oferi o evaluare sinceră a punctelor mele forte și, mai important, a punctelor slabe (așa-numitele zone de îmbunătățire).

Nu am mai făcut niciodată așa ceva până acum, dar simt că, pentru a crește și a mă dezvolta ca persoană, trebuie doar să îmi fac o imagine mai exactă a modului în care mă văd cei mai importanți oameni din viața mea. Pentru a deveni persoana care trebuie să fiu, pentru a trăi viața pe care mi-o doresc și o merit și pentru a contribui la viața altora la nivelul la care mi-aș dori să o fac, chiar am nevoie să aud o părere obiectivă.

În acest sens, vă rog să vă acordați câteva minute pentru a-mi trimite un email în care să scrieți sincer în care două-trei domenii importante am cel mai mult nevoie de îmbunătățire. Dacă vă va fi mai ușor și mai plăcut, nu ezitați să enumerați mai întâi cele mai mari avantaje și avantaje evidente ale mele (în orice caz, cu siguranță îmi va fi mai ușor și mai plăcut). Asta e tot. Și vă rog să nu încercați să înfrumusețați sau să ascundeți nimic. Promit să nu fiu jignit de nicio critică. De fapt, cu cât ești mai deschis, cu atât voi fi mai motivat să fac schimbări pozitive în viața mea.

Vă mulțumesc din nou, iar dacă aș putea face ceva pentru a adăuga valoare vieții tale, te rog să-mi spui. Cu sinceră recunoștință,

E-mail care îți va schimba viața: Gânduri de închidere

OK, totul sa terminat acum! Sper să vă alăturați mie, Trudy, și celorlalți sute de clienți VIP pe care îi am și care au avut curaj să trimită un e-mail ca acesta. Iată doar câteva dintre recompensele care vă schimbă viața și care vă schimbă viața la care vă puteți aștepta din acest lucru: o conștientizare mai precisă de sine, o înțelegere mai profundă a dvs. și o viziune mai clară asupra schimbărilor care vă vor permite să vă îmbunătățiți rapid caracterul și viata ta.