Microsoft Office este un pachet grozav programe de birou de la Microsoft Corporation. Microsoft Office include: programe populare, cum ar fi Word, Excel, Access, Powerpoint, Outlook, precum și OneNote, Publisher, Groove, InfoPath și altele. Fiecare program din pachet poate fi instalat separat sau deodată. Word este cel mai popular editor de text din lume. Excela - program bun pentru crearea și lucrul cu foi de calcul. Access este o aplicație de bază de date puternică. Outlook - celebru client de mail. PowerPoint este o aplicație pentru crearea de prezentări. În acest articol, vă voi spune în detaliu cum să instalați Microsoft Office 2007 pe computer. instalare Microsoft Birou mai târziu sau versiuni anterioare asemănătoare.

Să începem instalarea. Rulați Setup.exe de pe unitatea sau folderul în care aveți programul de instalare Microsoft Office. Introduceți cheia de produs de 25 de caractere în fereastra care apare. Cheia este indicată pe cutia cu discul dacă aveți licență Microsoft Office. Dacă ați descărcat o versiune piratată de pe Internet, cheia poate fi găsită pe site-ul sursă. Faceți clic pe Continuare.

În fereastra următoare vi se va solicita să vă familiarizați cu acord de licențiere pentru a utiliza software-ul Microsoft. Bifați caseta de lângă „Accept termenii acestui acord” și faceți clic pe butonul „Continuați”.

Faceți clic pe butonul „Setări” din fereastra în care selectați tipul de instalare.

În setările de instalare, puteți selecta ce aplicații din pachet doriți să instalați pe computer. Faceți clic pe fiecare componentă și selectați „Componenta nu este disponibilă” din listă pentru aplicații inutile, sau „Rulează totul de pe computerul meu” pentru cei necesari. Vezi poza de mai jos pentru mai multe detalii. Când vă decideți asupra componentelor, faceți clic pe „Instalare”.

Așteptați până se instalează Microsoft Office. Procesul de instalare poate dura până la 20 de minute, în funcție de componentele selectate și de viteza computerului dvs.

Faceți clic pe butonul „Închidere” din ultima fereastră.

Asta e tot, instalarea Microsoft Office pe computer a fost finalizată cu succes. Puteți lansa aplicații Office din meniul Start - Toate programele - Microsoft Office.

În funcție de versiunea de Word sau Outlook pe care o utilizați, puteți insera și adăuga diferite obiecte în documentul dvs. Word (de exemplu, fișiere PDF, diagrame sau Foi Excel) sau un mesaj de e-mail utilizând legătura sau încorporarea. Pentru a insera un obiect, pe fila Introduce faceți clic pe butonul Un obiect.

Inserarea unui nou obiect

A crea fișier nou pentru a introduce într-un document Word sau e-mail:

Sfat:

Informații în secțiune Rezultat determinat de tipul de obiect selectat și de starea casetei de selectare Ca o icoană(instalat sau nu). Aceste informații vă vor ajuta să decideți ce anume trebuie introdus și sub ce formă.

Pentru a modifica datele dintr-un obiect inserat, faceți dublu clic pe el.

Conectarea sau încorporarea unui fișier existent

Pentru a lega sau încorpora un obiect deja creat:

Obiecte încorporate și obiecte înrudite

Obiecte încorporate devin parte a unui fișier Word sau a unui mesaj de e-mail și, odată introduse, își pierd conexiunea la fișierul original.

Obiecte înrudite poate fi actualizat pe măsură ce apar modificări fișier sursă. Datele asociate sunt stocate în fișierul sursă. ÎN Fișier Word sau mesaj e-mail (fișier țintă), este stocată doar locația fișierului sursă și este afișată o vizualizare a datelor asociate. Dacă dimensiunea fișierului contează, utilizați obiecte legate.

Microsoft Outlook este un asistent de informații software care combină capacitățile unui planificator, calendar, organizator și client de e-mail. În general, aplicația este un instrument tehnologic ideal pentru organizarea și desfășurarea activităților de afaceri într-o întreprindere în cadrul unui departament al companiei sau între diferitele sale departamente. Astfel, folosind Outlook, puteți crea o întâlnire de afaceri trimițând mai întâi invitații tuturor participanților săi și rezervând o locație disponibilă sau o sală de conferințe în birou. Mai mult, puteți vizualiza programul evenimentelor deja în calendarul potențialilor participanți la întâlnire. Astfel, poți alege cea mai optimă oră pentru întâlnirea ta, astfel încât toți cei invitați să aibă un loc liber în calendarul lor la momentul întâlnirii. În cele din urmă, datorită integrării strânse cu platformele SharePoint și Exchange Server, Microsoft Outlook poate deveni instrumentul principal pentru schimbul de corespondență electronică, lista de e-mail-uriși notificări în întreaga întreprindere.

Soluții standard disponibile în clientul Outlook

Versiunea standard a produsului oferă următorul set de module și componente software:

• gestionați toate contactele prin introducerea datelor despre acestea în agenda de adrese. Odată ce contactul a fost adăugat, îl puteți contacta prin Skype prin apel conferință vocală sau puteți scrie o scrisoare fără a părăsi literalmente interfața de manager
• clasificarea și structurarea clară a literelor prin plasarea lor în foldere individuale cu setări și parametri personalizați
• acțiuni rapide configurabile pentru cele mai comune operațiuni, efectuate imediat cu un singur clic
• Etichetarea e-mailurilor cu etichete personalizate pentru a vă organiza conținutul de e-mail și pentru a filtra rapid datele în Outlook
• un sintetizator de vorbire care vă permite să citiți cu voce tare conținutul unei litere selectate folosind motorul TTS
• integrare strânsă cu blocnotesul digital OneNote, în urma căreia puteți exporta rapid conținutul de e-mail într-o notă selectată din blocnotes, după care puteți face editări finale acolo și puteți salva înregistrarea în cloud prin sincronizare
• opțiune durata de viata a bateriei, care vă permite să accesați offline e-mailurile primite și trimise, atașamentele și folderele Outlook, fără a vă conecta la rețea
• bara de instrumente principală complet personalizabilă. Deci, puteți adăuga pictograme, categorii și secțiuni noi la panoul principal folosind elementul de meniu „Vizualizare setări”.
• un asistent de ajutor încorporat care oferă informații detaliate despre noile funcții Outlook, elemente de interfață și caracteristici unice ale produsului cu care nu te-ai mai ocupat până acum. Introducând o solicitare în formă liberă în câmpul de căutare, asistentul de informații vă analizează cerințele și vă redirecționează către secțiunea dorită a directorului, care conține informații detaliate despre funcția pe care o căutați.

Pe site-ul nostru web puteți descărca orice versiune a produsului Outlook în limba rusă fără taxe financiare sau înregistrarea contului. Înainte de a descărca software-ul, vă recomandăm să studiați Cerințe de sistem pachetul selectat pentru a vă asigura că utilitarul se potrivește cu caracteristicile dispozitivului dvs. actual.

Word, Outlook și Internet Explorer acestea sunt probabil programele cele mai des folosite calculator personal. Aproape toți proprietarii de computere știu cum să lucreze cu aceste aplicații, dar cei mai mulți dintre ei sunt familiarizați cu doar o mică parte din capacitățile lor. În consecință, pierderile din utilizarea ineficientă a acestor programe sunt foarte mari. Sperăm că sfaturile de mai jos vă vor ajuta să lucrați mai rapid și să economisiți timp prețios.

Cuvânt

Compararea documentelor una lângă alta

Probabil ați întâmpinat dificultatea de a compara două versiuni ale aceluiași document. Word 2003 a introdus capacitatea de a compara documente în modul side-by-side, permițându-vă să apelați două documente simultan și să le derulați simultan și separat, comparând anumite secțiuni ale celor două documente.

Deschideți două documente și selectați comanda Fereastră => Comparați unul lângă altul cu.... Dacă aveți doar două documente deschise, acestea vor fi comparate; în caz contrar, programul vă va cere să clarificați ce documente trebuie comparate.

Apare un panou plutitor pentru a gestiona documentele (Fig. 1). Apăsarea butonului din stânga schimbă modul de defilare (activează/dezactivează modul de defilare simultană), iar butonul din dreapta vă permite să readuceți poziția ferestrei în poziția de la care ați început compararea documentelor.

Pagini web cu un minim de etichete redundante

Când salvați pagini Web sau trimiteți e-mailuri în format HTML folosind Microsoft Word, în document sunt adăugate etichete suplimentare, ceea ce vă va permite să le utilizați pe toate Funcționalitatea cuvântului Pentru munca in continuare cu un document.

Pentru a reduce dimensiunea unei pagini Web și a unui mesaj de e-mail în format HTML, puteți salva datele într-un format special filtrat (HTML filtrat) în acest caz, etichetele inutile vor fi eliminate.

Dacă deschideți o pagină Web salvată în modul HTML filtrat în Word, este posibil să pierdeți o anumită funcționalitate pentru a edita în continuare documentul. De exemplu, vor apărea liste cu marcatori și liste numerotate, dar nu le veți putea edita folosind Word.

Prin urmare, ar trebui să utilizați modul HTML filtrat numai în etapa finală înainte de traducerea directă în HTML.

Toate elementele site-ului într-un singur fișier

Word 2003 a introdus capacitatea de a salva toate elementele unui site Web, inclusiv textul și grafica, într-un singur fișier. Pentru a utiliza această caracteristică, trebuie doar să rulați comanda Salvează cași selectați elementul Pagina Web cu un singur fișier. ÎN acest mod se realizează încapsularea, care permite, de exemplu, trimiterea întregului site Web ca mesaj de e-mail sau atașament la un e-mail. Acest format acceptat în Internet Explorer 4.0 și versiuni ulterioare.

Cum să adăugați un titlu la o pagină Web

Titlul apare în bara de titlu din partea de sus a ferestrei, precum și, de exemplu, în istoricul de navigare al browserului Web. Dacă cineva salvează un link către pagina dvs. Web, titlul apare în lista de favorite a persoanei respective. Pentru a seta titlul, trebuie să rulați comanda Fișier => Salvați ca pagină web, faceți clic pe etichetă Schimbați titlul(Fig. 2) și introduceți numele dorit.

Cum să optimizați paginile web pentru un anumit browser

Salvând un document Word ca pagină Web, aveți posibilitatea de a-l optimiza pentru un anumit browser.

Rulați comanda Instrumente => Opțiuni iar în panoul cu același nume selectați fila General, și în panoul acestuia Opțiunea web s. În fila Browsereîn câmp Persoanele care vizualizează această pagină Web vor folosi selectați versiunea de browser dorită (Fig. 3). Pe listă Opțiuni activați (sau dezactivați) caracteristicile enumerate.

Reutilizarea funcției Format Painter

Când faceți clic pe pictogramă Copiere formatare(format de copiere), este copiată formatarea textului zonei în care se află cursorul. Acum, dacă selectați orice zonă de text, Format Painter va aplica formatarea de mai sus.

Mulți utilizatori sunt familiarizați cu această funcție, dar cei mai mulți nu știu că dacă dați dublu clic pe pictograma Format Painter, puteți aplica din nou formatul copiat de câte ori este necesar și această funcție va fi activă până când tasta Esc este apăsată.

Salvați tot/Închideți totul

Dacă ții Tasta Shift la selectarea unui articol meniul Fișier V Program Word, compoziția meniului se modifică. În loc de Închide apare funcția Inchide tot, Și în schimb Salvați — Salvează tot(Fig. 4).

Linie fără glonț

În timp ce creați listă cu puncteÎn Word, apare adesea o situație când este necesar să lăsați următorul paragraf fără marcaj. Pentru a face acest lucru, apăsați combinația de taste Shift+Enter. Pe linia următoare când apăsați introduce, linie nouă va fi din nou un schimb de focuri.

De exemplu:

Cum să utilizați formatarea corectă la lipire

Dacă copiați text dintr-un document în Ultimul cuvânt transferă automat textul cu formatarea care a avut loc în documentul din care este copiat. Pentru a vă asigura că textul lipit are aceeași formatare ca și documentul Word, ar trebui să utilizați comanda Editare => Lipire specială => Text neformatat(Fig. 5).

Formatarea cu o etichetă inteligentă

După lipirea textului în orice aplicație Office, făcând clic pe o etichetă inteligentă se deschide un meniu cu o varietate de tipuri de formatare, inclusiv următoarele opțiuni:

• Păstrați formatarea sursă aceasta va păstra formatul textului din documentul sursă;
• Match Destination Formatarea datelor introduse va fi formatată conform principiului de proiectare al documentului în care se realizează inserarea (Fig. 6).

Cum să adăugați o descriere la documentul dvs. Word

Proprietățile documentului sunt informații pe care Microsoft Word vă permite să le adăugați fiecărui document. Acest functie utila puțini oameni îl folosesc, dar între timp îl poți folosi pentru a adăuga întreaga linie descrieri și instrucțiuni, care vor fi deosebit de valoroase dacă lucrați în echipă. Pentru a adăuga o descriere a unui document Word, trebuie să apelați panoul Proprietăți document folosind comanda Fișier => Proprietăți(Fig. 7).

Acces rapid la documentele selectate

Vrei să ai acces rapid la un rând Documente Word? Nimic nu ar putea fi mai ușor! Rulați comanda Vizualizare => Bare de instrumente => Personalizare, selectați fila Comenzi, capitolul Meniuri încorporateși trageți pictograma Muncă la panou, așa cum se arată în fig. 8.

Acum, pentru a adăuga documentul curent în meniul Lucru, deschideți-l și faceți clic pe element Adăugați în meniul de lucru(Fig. 9) documentul curent va fi adăugat în meniu. Îl puteți elimina folosind o combinație de taste Ctrl+Alt+ Minus.

Inserați o linie într-un document

Doriți să despărțiți un paragraf cu o linie? Apăsați tasta cratima de trei ori și tasta introduceși vei obține o linie fină. Apăsați tasta de subliniere de trei ori și tasta introduce obține o linie groasă. Și când apăsați tasta semne egale de trei ori și tasta introduce veți obține o linie dublă.

Calculator în Word

Știați că puteți adăuga un calculator la panoul Word?

Rulați comanda Vizualizare => Bare de instrumente => Personalizare => fila Comenziși plasați pictograma Tools Calculate pe bara de instrumente (Fig. 10). Acum, tastând o expresie, selectând-o și făcând clic pe butonul Tools Calculate, puteți obține rezultatul (Fig. 11).

Pentru a înlocui o expresie cu un rezultat de numărare, apăsați comanda rapidă de la tastatură Ctrl+V.

Mărire continuă

Pentru a schimba scara documentului, apăsați Ctrlși folosiți rotița mouse-ului pentru a schimba scara până când obțineți rezoluția dorită. Acest lucru este mult mai convenabil decât accesarea meniului.

Outlook

Controlați filtrul de spam în Outlook 2003

Clientul de e-mail Microsoft Outlook 2003 are un filtru de spam încorporat care este conceput pentru a filtra mesajele nedorite și a le plasa într-un folder separat.

Cu toate acestea, acest folder trebuie verificat și monitorizat din când în când, astfel încât un e-mail util să nu fie recunoscut ca spam.

Filtrul din Microsoft Outlook 2003 analizează atributele formale ale mesajului și corpul acestuia. Când analizează atributele formale ale unui mesaj, filtrul folosește liste alb-negru.

Dacă primiți un mesaj de e-mail nedorit, faceți clic dreapta pe el și în meniul derulant (Fig. 12) executați comanda E-mail nedorit => Adăugați expeditorul la Lista de expeditori blocați. Mesaje de e-mail de la abonații care sunt plasați în Lista de expeditori blocați, va fi blocat și trimis în folder Dosarul de e-mail nedorit.

Dacă, dimpotrivă, programul plasează din greșeală litera de care aveți nevoie în folder Dosarul de e-mail nedorit, adăugați acest utilizator la lista albă prin comandă Adăugați expeditor la Lista de expeditori siguri nu va fi blocat de acum înainte.

Firul de mesaje în Outlook 2003

Abilitatea Outlook 2003 de a sorta corespondența după discuții ( Vizualizare => Aranjare după => Conversație) vă permite să vizualizați rapid mesajele și să ștergeți rapid e-mailurile inutile. Organizați-vă vizualizarea e-mailului în modul de mai sus (Fig. 13) și veți vedea că multe subiecte au un lanț de litere anterioare. Aceasta metoda Afișarea corespondenței facilitează găsirea și ștergerea mesajelor învechite.

Salvați documentele oriunde vă este convenabil

Când primiți un mesaj cu un atașament și doriți să îl salvați pe disc, în mod implicit, Outlook vă va solicita să salvați atașamentul într-un folder Documentele mele. Dacă salvați fișierele atașate într-o locație diferită, atunci trebuie să schimbați destinația de fiecare dată. Adăugarea unei comenzi rapide la dosar va ajuta la accelerarea procedurii Documentele mele, trimițându-l în folderul dorit.

Internet Explorer

Cum să restricționați accesul copiilor la resurse de internet neadecvate

Dacă vă confruntați cu sarcina de a restricționa accesul copiilor la resurse web nedorite, atunci folosind Internet Explorer 6 puteți seta o parolă de acces la astfel de resurse, precum și să scrieți o listă de site-uri permise și interzise. Pentru a interzice accesul necontrolat la resursele de internet în

Internet Explorer, executați comanda Instrumente => Opțiuni Internetși selectați o filă Conţinut(Fig. 14).

Activați butonul Porniți iar în panoul care apare, selectați fila Sunt comune. În această filă, utilizați funcția Creați o parolă. De acum înainte, va fi necesară o parolă pentru a accesa resursele interzise.

Schimbarea dimensiunii fontului în IE

Simplu dar foarte sfaturi utile. Nu toate paginile Web oferă dimensiuni optime ale fontului, iar de fiecare dată lucrul cu setările fontului este plictisitor. Apăsați tasta Ctrl, iar prin mișcarea rotiței mouse-ului puteți crește sau micșora dimensiunea fontului textului afișat.

Deschide link-ul într-o fereastră nouă

Ce ar trebui să faceți dacă nu doriți să părăsiți pagina curentă, dar doriți totuși să vedeți linkul de pe ea? Când faceți clic pe URLține apăsată tasta Schimbîn acest caz pagina se va deschide într-o fereastră nouă.

Cum să vă schimbați pagina de pornire

Unele programe își setează pagina ca pagină de pornire. Pentru a schimba pagina din care să începeți navigarea, trebuie să rulați comanda Tools => Internet Options și în secțiunea Pagina principala(Fig. 15) indicați adresa dorită sau selectați un articol Cu gol.

Adresa URL de apelare rapidă

Dacă adresa URL pe care trebuie să o introduceți în bara de adrese este www.name.com, atunci trebuie doar să introduceți acest nume și să apăsați combinația de taste Ctrl + Enter.

Deplasați rapid între paginile Web

Este convenabil să vă deplasați rapid între mai multe pagini Web ținând apăsată tasta Schimbși roata mouse-ului.

Pe lângă Outlook, suita de aplicații Microsoft Office include și aplicații comune precum editorul de text Word, editorul de e-mail tabele Excel, o aplicație pentru pregătirea prezentărilor electronice PowerPoint și o aplicație pentru lucrul cu bazele de date Access.

Toate aceste aplicații sunt independente și autosuficiente, dar utilizarea lor în comun deschide posibilități cu adevărat nelimitate în organizarea muncii de birou. Utilizarea Outlook cu alte aplicații incluse în suita Microsoft Office vă permite să:

• creați mesaje folosind toată puterea editor de text Cuvânt. În comparație cu capabilitățile relativ slabe (deși suficiente) oferite de panoul de formatare Outlook, Word este capabil să creeze documente cu drepturi depline care prezintă o varietate de stiluri și șabloane de design, care conțin obiecte încorporate etc. Interacțiunea Outlook și Word vor fi discutate în prima secțiune a acestui capitol. Mai mult, această secțiune va discuta despre aspectele comune pentru toți Aplicații de birou instrument - distribuție de-a lungul traseului;
• creați mesaje folosind întreaga putere a editorului de foi de calcul Excel. Tabelul creat poate fi trimis cu ușurință nu numai ca fișier atașat, ci și salvat ca mesaj. Această ocazie vor fi discutate în a doua secțiune a acestui capitol. În plus, în această secțiune vom vorbi despre ceea ce este comun tuturor aplicațiilor instrument Microsoft - plasarea documentelor într-un folder partajat;
• creați întâlniri pentru a participa la o conferință electronică ținută folosind PowerPoint. Crearea unei conferințe electronice este direct legată de utilizarea aplicației Microsoft NetMeeting discutată mai sus (A se vedea secțiunea 11.5 „Întâlnirea netă”). Cum funcționează PowerPoint cu Outlook va fi discutat în a treia secțiune;
• creați mesaje folosind Microsoft Access care se poate conecta la o bază de date la distanță pentru a afișa informații. Utilizarea Outlook și Access împreună vă permite să exportați și să importați rapid date din folderele Outlook în tabelele Access. Această posibilitate va fi discutată în a patra și ultima secțiune a acestui capitol.

Outlook și Word

Interacțiunea dintre Outlook și Word este poate cel mai tipic exemplu de colaborare. Am menționat deja mai sus că utilizatorul poate specifica Microsoft Word ca editor de mesaje.

Exemplul 18.1. Word ca editor de mesaje

(Folosind aplicația Outlook)

> Instrumente >Opțiuni Mesaj

Utilizați Microsoft Word ca editor de mesaje

Utilizați Microsoft Word pentru a citi mesajele în format RTF

Ca exemplu de utilizare a Word, luați în considerare crearea unui mesaj care să conțină text ondulat și o diagramă care să demonstreze structura unei cărți date.

Crearea unui mesaj folosind Word

Există două moduri de a crea un mesaj folosind Word:

• Lansați aplicația Word, creați un document și selectați comanda > Fișier > Trimitere > Mesaj.
• Direct în Outlook selectând comanda > Acțiuni > Mesaj nou folosind > Microsoft Word (Figura 18.1).

După cum se vede din figură, esența mesajului nu s-a schimbat, câmpurile pentru introducerea destinatarilor și subiectul mesajului rămân, se adaugă automat o semnătură și un panou Desen(Desen), totuși, bara de instrumente a fost îmbogățită considerabil Formatare(Formatare).

Orez. 18.1. Mesaj Outlook (editor Microsoft Word)

Inserarea textului ondulat

Deci, să creăm mai întâi frumos titlu pentru mesajul nostru folosind un obiect WordArt.

Exemplul 18.2. Inserarea unui obiect WordArt

> Inserare > Desen > WordArt

Selectați stilul de text dorit OK

Text:= Structura cărții Bold OK

(Panou de format) Centrat

Ca rezultat al acțiunilor noastre, un text frumos conceput cu galben umplere cu gradient spre centru (Fig. 18.2).

Pentru a modifica proprietățile acestui obiect, puteți folosi butoanele din bara de instrumente cu același nume. În cazul nostru, să schimbăm culoarea de umplere de la galben la albastru.

Orez. 18.2. Text WordArt în mesaj

Orez. 18.3. Fereastra de dialog Metode de umplere

Exemplul 18.3. Modificarea proprietăților obiectului WordArt

(Pe bara de instrumente WordArt)

Format obiect WordArt Culoare și linii

Metode de umplere a culorilor...

Gradient

O culoare Culoare1 Albastru

Tip trapă Din centru

Opțiuni (Fig. 18.3)

Inserarea unei diagrame

Următorul pas pe care îl luăm în considerare este inserarea unei diagrame, care, apropo, este una dintre inovațiile din Word.

Exemplul 18.4. Inserarea unei diagrame

> Inserați > Organigrama...

Selectați tipul de diagramă (Fig. 18.4)

Orez. 18.4. Fereastra de dialog Biblioteca de diagrame

Un substituent va apărea în corpul mesajului, afișând diagrama selectată. Dar constă dintr-o „rădăcină” și doar trei „ramuri”, în timp ce această carte are patru părți. Să adăugăm o altă ramură și să schimbăm stilul diagramei.

Exemplul 18.5. Adăugarea unei ramuri la o diagramă

(Evidențiați rădăcina diagramei)

(În panoul Organigramă) Adăugați o formă

Formatare automată

Selectați un stil de diagramă: Gradient în relief

Acum nu mai rămâne decât să introduceți textul diagramei. Pentru a face acest lucru, faceți clic stânga o dată pe unul dintre stub-urile diagramei și introduceți textul corespunzător. Versiunea finală a mesajului, editată și formatată folosind Word, este prezentată în Fig. 18.5.

Orez. 18.5. Mesajul final

După ce mesajul este creat, nu mai rămâne decât să completați câmpurile La care(Asta) și Subiect(Subiect), apoi apăsați butonul Trimite(Trimite).

cometariu

Deoarece mesajul nostru este salvat și trimis în format HTML, unele formatări se pot pierde sau modifica. Țineți cont de acest lucru când creați mesaje în Word! Uneori este mai bine să atașați pur și simplu mesajele create ca atașament.

Permiteți-ne să vă reamintim încă o dată că luăm în considerare doar aici principiu general colaborare între Outlook și alte aplicații Office. Pe lângă inserarea de obiecte (dintre care sunt mult mai mult de două), există și formulare, cadre, stiluri, tabele, câmpuri... Lista continuă și continuă. Lumea aplicațiilor Microsoft Office este vastă și cu adevărat multifuncțională. Învață-l în paralel cu Outlook și alte aplicații existente. La final, drumul va fi stăpânit de cel care merge...

Distribuirea unui document de-a lungul traseului

Distribuirea unui document de-a lungul traseului(Routing) se numește trimiterea unui document prin e-mail colegii în o anumită secvență. Secvența de corespondență este numită traseul documentului.

După ce a primit documentul, destinatarul își poate face modificările și comentariile și poate trimite documentul mai departe de-a lungul traseului. La sfârșitul traseului, după ce documentul a fost vizualizat de toți destinatarii specificați în lista de rutare, puteți solicita returnarea documentului sau puteți specifica utilizatorul căruia îi este destinat, de exemplu, un manager de proiect.

Exemplul 18.6. Trimiterea unui document de-a lungul unui traseu

> Fișier > Deschide... (deschide documentul necesar)

> Fișier > Trimitere > De-a lungul rutei. . .

Nashatyrev Anton Cui

Mohovikov Oleg Komu

Text mesaj:= Dragi colegi! Citiți documentul atașat și exprimați-vă gândurile și comentariile despre ceea ce a fost scris. Mulțumesc anticipat, Egor Usarov.

unul câte unul

Reveniți la finalizare

Starea urmăririi

Trimite

cometariu

În timp ce rulați acest program, este posibil să vedeți casete de dialog Securitatea Outlook, avertizând cu privire la falsificarea de către terți și accesul la datele Outlook. În acest caz, acceptați întotdeauna să permiteți accesul (la urma urmei, această solicitare vine din acțiunile dvs. și vă așteptați la aceasta).

Puteți atașa o rută desemnată unui document, astfel încât să nu-l trimiteți imediat, ci să o faceți mai târziu. Pentru a face acest lucru, la ultimul pas al programului trebuie să apăsați butonul Adăuga(Adăugați Slip).

> Fișier > Trimitere > Următorul destinatar...

Trimiteți documentul Nashatyrev Anton

Pentru a refuza trimiterea unui document de-a lungul unei rute și a deconecta complet traseul, trebuie să faceți clic pe butonul clar(Clar).

Să revenim la exemplu. După ce butonul este apăsat Trimite(Rută), va fi creat automat un mesaj cu textul specificat în câmp Mesaj text(Textul mesajului) și cu un document atașat care trebuie trimis (Fig. 18.6). Să presupunem că primul destinatar (în exemplul nostru, acesta este Anton Nashatyrev) este configurat în mod responsabil, adică nu va lăsa mesajul primit nesupravegheat sau nu-l va șterge fără să-l citească, ci va reacționa corect la el: va citi nu numai corespondența. mesaj, ci și documentul atașat în sine și nu numai că îl va citi, ci și va adăuga dorințele și comentariile sale și apoi îl va trimite următorului corespondent. Să încercăm să urmărim cum se întâmplă acest lucru.

Pentru a deschide documentul trimis în sine, destinatarul trebuie doar să facă dublu click mouse-ul peste pictograma documentului atașat din mesaj. Apoi, destinatarul efectuează modificările documentului în mod obișnuit. La sfârșitul lucrării, acesta trebuie să trimită documentul mai departe de-a lungul traseului.

>Fișier>Trimite>Destinatar următor...

Trimite documentul „Oleg Mohovikov”

Orez. 18.6. Mesaj cu distribuirea documentului

Ce se întâmplă după asta? În primul rând, mesajul va fi trimis următorului destinatar de pe lista de corespondență - Oleg Mokhovikov. El va putea citi documentul cu modificările deja făcute și va putea să-și facă propriile. În al doilea rând, expeditorul inițial va fi anunțat atunci când documentul trece prin lista de corespondență din cauza casetei de dialog Traseu A fost bifată caseta de selectare (Slip de rutare). Starea urmăririi(Stare urmărire).

Dacă totul merge bine, documentul va fi promovat prin lista de corespondență până la epuizarea întregii liste de corespondență pentru acel document. Ultimul destinatar din traseu i se va cere să returneze documentul modificat inițiatorului trimiterii prin corespondență, iar astfel cercul va fi închis.

Pentru a accelera procesul, puteți trimite documentul nu unul câte unul, ci tuturor deodată. În acest caz, îmbinarea modificărilor cade pe umerii expeditorului.

Outlook și Excel

Încă de la începutul cărții, atunci când creăm un mesaj, ne-am propus să transmitem ca corp al mesajului nu doar text, ci un tabel. Utilizarea instrumentelor Excel vă permite să rezolvați cu ușurință nu numai problema inserării tabelelor, ci și a componentelor aferente (de exemplu, diagramele Excel).

Ca exemplu de lucru împreună cu Outlook și Excel, luați în considerare trimiterea unui mesaj care conține un tabel cu date despre numărul de pagini din fiecare parte a cărții și o diagramă Excel care afișează grafic procentul fiecărei părți din carte.

Crearea unui mesaj folosind Excel

Ca și în cazul Word, puteți crea un mesaj în două moduri. Dar dacă în Word am ales a doua opțiune (crearea unui mesaj din Outlook), acum să ne uităm la trimiterea unui tabel direct din aplicația Excel.

Orez. 18.7. Mesaj Outlook (Editor Microsoft Excel)

Exemplul 18.9. Crearea unui mesaj folosind Excel

>Fișier > Trimitere > Mesaj

Includeți foaia curentă în corpul mesajului

Subiect:= Statistici

Introducere:= Acest mesaj conține...

cometariu

În câmpul Introducere, utilizatorul poate intra mesaj text(comentar) precedând tabelul.

După cum sa menționat mai sus, vom lua în considerare trimiterea tabelului prezentat în Fig. 18.10. În această etapă, tabelul conține doar text și nu are nicio formatare suplimentară.

Lucrul cu o masă

Înainte de a trimite un mesaj care conține un tabel, este recomandabil să îl formatați: evidențiați antetul, accentuați chenarele etc. Dar caracteristicile Outlook vă permit nu numai să formatați tabelul, ci și să lucrați la logica acestuia. În exemplul 18.10, am adăugat un alt rând - „Total”, care conține suma tuturor paginilor din carte, apoi am stilat tabelul în consecință.

Dacă textul mesajului nu se încadrează în celulă, marginile acestuia pot fi extinse. Pentru a face acest lucru, mutați indicatorul mouse-ului la joncțiunea cu numele sau numerotarea celulelor (indicatorul va arăta ca o săgeată cu două capete) și, în timp ce țineți apăsat butonul din stanga mouse-ul, mutați limitele coloanei sau rândului la distanța necesară.

Exemplul 18.10. Lucrul cu un tabel Excel

(Editare)

A6:= Total

Wb Autosum (Formatare)

A1:Вб (Selectați în timp ce țineți apăsat butonul stâng al mouse-ului)

> Format > Formatare automată...

Orez. 18.8. Mesaj formatat cu foaia de calcul Excel

cometariu

Pe lângă utilizarea stil automat, puteți aplica formatare suplimentară folosind butoanele din bara de instrumente cu același nume.

Inserarea unei diagrame Excel

Următorul pas pentru a demonstra capabilitățile Excel și utilizarea acestei aplicații cu Outlook este să creați o diagramă care să reprezinte datele de pe foaia de lucru într-o formă grafică clară.

Exemplul 18.11. Introduce Diagrame Excel

> Inserare > Diagramă... Standard

Tip circular

Titlul diagramei:= Outlook în original

Semnături de date Partajări

Orez. 18.9. Diagrama construită

cometariu

Dacă nu am fi selectat intervalul A2:B6 înainte de a începe să construim diagrama, l-am fi putut seta mai târziu, la pasul al doilea al Chart Wizard. În acest caz, nu este absolut necesar să introduceți manual o formulă complexă în câmpul Interval de date. Este suficient să selectați intervalul dorit de pe foaia de lucru cu mouse-ul, caseta de dialog a expertului se va restrânge pentru a nu interfera cu selecția, iar formula va apărea automat.

Odată ce o diagramă este inserată, aceasta se poate suprapune pe tabelul pe care îl utilizați. Pentru a muta o diagramă, trebuie doar să o selectați și, ținând apăsat butonul stâng al mouse-ului, să o trageți în locația dorită.

Acum să ne uităm direct la diagrama în sine. Toate elementele sunt afișate clar și frumos, cu excepția cercului de date în sine, care este de dimensiuni foarte mici. Pentru a mări zona diagramei, trebuie să faceți clic pe pătratul invizibil în care sunt înscrise cercul și explicațiile textului (Fig. 18.9). Va apărea un cadru pătrat cu mânere de selecție la colțuri. Agățați aceste mânere și trageți, întinzând cadrul de selecție până când cercul ajunge la dimensiunea de care aveți nevoie.

Deci, mesajul este complet gata pentru a fi trimis, rămâne doar să introduceți adresa destinatarului mesajului și să apăsați butonul Trimiteți foaia(Trimiteți această foaie).

Un interes deosebit este modul în care mesajul nostru va fi afișat utilizatorului, deoarece, în primul rând, este convertit în format HTML și, în al doilea rând, nu fiecare destinatar poate avea Excel instalat. După ce ați trimis și primit mesaje, accesați V pliant Inbox(Inbox) și deschideți mesajul creat (Fig. 18.10).

Orez. 18.10. A primit mesaj cu tabel și diagramă

În primul rând, după cum puteți vedea, textul introdus în câmp Introducere(Introducere) precede tabelul și este separat de acesta printr-o linie. În al doilea rând, formatul tabelului este păstrat. Și, în sfârșit, suntem mândri - diagrama se potrivește complet cu cea creată (format, date etc.). Singurul lucru care lipsește este că nu există semnătură, deoarece am creat mesajul nostru din Excel și nu din Outlook. Acest defect ar putea fi corectat rulând comanda > .Insert > Signature > Cu stimă înainte de a trimite.

Exemplul 18.12. Introducerea unei semnături

> Inserare > Semnătură > Salutări

cometariu

În general, editarea și formatarea suplimentară a postărilor este uneori necesară, dacă nu este necesară. După crearea tabelului (cu folosind Excel) utilizatorul poate oricând deschide mesajul și edita: introduceți o semnătură sau un număr de comentarii suplimentare, precum și adăugați un fundal, adăugați o imagine etc.

Schimb folder

Lucrul cu folderele Exchange este la fel de comun pentru toate aplicațiile Office ca și distribuția rutelor. Esența acestei caracteristici este plasarea documentului activ în folderele publice ale serverului Microsoft Exchange. Astfel, utilizatorul, parcă, deschide accesul la acest document tuturor participanților grup de lucru.

Exemplul 18.13. Trimite în folderul Exchange

> Fișier > Trimiteți către > Folder Exchange...

Selectați folderul < Общая папка>

După ce documentul este plasat într-un folder partajat, fiecare utilizator îl poate deschide făcând clic pe linkul corespunzător din fereastra de vizualizare a informațiilor (Fig. 18.11).

Outlook și PowerPoint

Microsoft PowerPoint este remediu universal pregătirea prezentărilor. După crearea unei prezentări, utilizatorul o poate demonstra fie pe computerul local, fie să ofere o prezentare online întregului grup de lucru. Prezentarea PowerPoint este livrată în format HTML, astfel încât participanții au nevoie doar de Internet Explorer 4.0 pentru ao vizualiza. Astfel, prezentarea poate fi realizata atat in intreaga companie cat si intre membrii unui grup restrans situat in locuri diferite. Numărul de participanți nu este limitat, dar dacă la prezentare participă mai mult de 16 ascultători, este necesar să se folosească un aplicație server Microsoft NetShow Server.

Problema oricărei întâlniri este planificarea acesteia. Desigur, pentru a ține o conferință, pe lângă dorința vorbitorului, este necesar și acordul participanților. În cazul unei conferințe regulate, participarea tuturor participanților este confirmată de faptul că toți se adună împreună și aproximativ în același timp în sala amenajată pentru conferință. Prezentatorul poate programa o conferință electronică PowerPoint ca orice altă întâlnire folosind Outlook.

Orez. 12.18. Prezentare și dialog Planifică să difuzezi o prezentare

Exemplul 18.14. Planificarea difuzării Prezentări PowerPoint

> Prezentare de diapozitive > Transmisiune live > Configurați și programați...

Descriere:= „Microsoft Outlook 2002 în original”(Fig. 18.12)

Parametri... Configurarea difuzării (Fig. 18.13)

Mod de afișare Redimensionabil

Atribui…

Introduceți sau selectați un nume:< participanții la prezentare

Necesar

Trimite

(Va apărea o casetă de dialog care vă anunță că este programată o difuzare)

Orez. 18.13. Fereastra de dialog Opțiuni de difuzare

cometariu

Comutatoare Numai sunet(numai audio) și Video și sunet(Video și audio) are sens să se instaleze dacă computerul prezentatorului este echipat cu un microfon și o cameră video, iar computerele participanților sunt echipate cu echipamente pentru redarea audio și video. În exemplul nostru nu presupunem acest lucru, așa că caseta de selectare este bifată Nu(Nici unul).

Formularul de întâlnire completat automat (Fig. 18.14) este identic cu cele discutate mai devreme, în capitolul 2 „Calendar” și capitolul 10 „ lucru in echipaîn Outlook.”

cometariu

Singura condiție obligatorie pentru difuzarea în direct a unei prezentări către un public larg este o conexiune computerizată la rețea (globală sau locală). Caracteristici suplimentare nu poate fi utilizat dacă condițiile tehnice nu o permit.

După ce ați convenit asupra orei și componenței participanților, puteți trece direct la demonstrația în sine.

Orez. 18.14. Formular de întâlnire

Exemplul 18.15. Transmisiune live a prezentării

> Prezentare de diapozitive > Transmisiune live > Începe difuzarea...

Când ține o întâlnire programată, prezentatorul programează întâlnirea folosind interfața de programare a întâlnirii din Outlook 2002. timp specificat Pe ecranele computerului participanților va apărea o fereastră de memento a întâlnirii, unde participantul va vedea un buton, după ce face clic pe care va fi încărcată pagina introductivă a prezentării (Fig. 18.15). Prezentatorul controlează schimbarea diapozitivelor. Pe ecranele computerului participanților, diapozitivele sunt afișate exact ca în Mod normal prezentare de diapozitive.

Orez. 18.15. Pagina principală pentru prezentare live

În timpul prezentării, participanții pot avea discuții private, pot pune întrebări prezentatorului și pot primi răspunsuri prin e-mail prin Outlook.

Outlook și Access

Microsoft Access este un sistem universal de gestionare a bazelor de date, iar Outlook este un sistem universal de gestionare a informațiilor. Pe baza acestor definiții, este firesc să presupunem că aceste aplicații au anumite mijloace de a face schimb de informații între ele. Dar, pe lângă schimbul de informații, Outlook, precum Word sau Excel, este capabil să creeze mesaje folosind instrumente Microsoft Acces. Numai în acest caz, aceste instrumente nu sunt în zona de formatare sau editare, ci în zona de furnizare a datelor pentru trimitere și publicare.

ÎN aceasta sectiune Vom parcurge un exemplu de import de informații din agenda dvs. Outlook într-o bază de date Access și crearea unui mesaj care să conțină informațiile pe care tocmai le-ați importat.

Schimb de informatii

În primul rând, deschideți Access și creați o bază de date. Scopul nostru va fi apoi să creăm un tabel care să conțină date din agenda Outlook.

Exemplul 18.16. Importați date din Outlook în Access

> Fișier > Date externe > Import...

Tip Fișiere Outlook(Exchange/Outlook Import Wizard va porni automat)

> Agende de adrese > Agenda de adrese Outlook Contacte

Într-un tabel nou

(La acest pas vi se cere să definiți parametrii datelor importate și să aflați dacă trebuie să fie importate)

Nu importați

Import în tabel:= Contacte

Orez. 18.16. Tabel Microsoft Access cu date importate

După import, așa cum era de așteptat, va apărea Access masa noua Contacte, care conțin informații din agenda Outlook. Rezultatul importului este prezentat în Fig. 18.16.

Lucrul cu pagina de date de acces

Luați în considerare următorul exemplu. Să presupunem că unul dintre participanții la proiect a creat o bază de date, ale cărei informații sunt interesante, și poate necesare, pentru alți membri ai echipei. Există mai multe soluții pentru această problemă, dar ne vom concentra pe opțiunea de a trimite un mesaj care conține Access Pagina de date. De fapt, mesajul conține pur și simplu o pagină HTML cu un obiect ActiveX care se conectează la baza de date și afișează date.

Exemplul 18.17. Creați un mesaj cu Access Data Page

> Acțiuni > Mesaj nou folosind... > Microsoft Office >Pagina de date Microsoft Access

(Accesul se deschide cu expertul Nouă pagină de acces la date)

Constructor

Selectați sursa datelor:=< Baza de date>

După finalizarea procedurilor, se va deschide o pagină cu o grilă de date. Deci, în primul rând, trebuie să plasați câmpurile de informații care vor fi pe pagină. Pentru a face acest lucru, trageți câmpurile necesare pe grila tabelului și înlocuiți numele acestuia, de exemplu cu Contacte. Apoi introduceți numele destinatarilor mesajului și faceți clic pe butonul Trimite o copie.

Înainte de a trimite un mesaj, utilizatorul poate vedea cum va fi afișat destinatarului. Pentru a face acest lucru, selectați comanda > Fișier > previzualizare pagini web. Se va deschide un browser Web cu o pagină încărcată, care va fi afișată în același mod pentru destinatarul mesajului.

Orez. 18.23. Pagina web cu date din Access

Folosind butoanele Înapoi și următor, puteți naviga prin datele din tabel Contacte. De asemenea, prin specificarea parametrilor de acces adecvați, puteți edita tabelul (adăugați sau șterge înregistrări), organizați filtrarea datelor etc. Dar acest lucru depășește scopul acestei cărți.

rezumat

Deci, în acest capitol am analizat posibilitatea ca aplicațiile Office și Outlook să lucreze împreună. Într-adevăr, utilizarea Outlook împreună cu instrumentele oferite de Word, Excel, PowerPoint și Access vă permite să creați mesaje bogate și să faceți mai ușor partajarea și accesarea informațiilor.

• Cuvânt. Formatarea unui mesaj. Folosind Word ca editor implicit. Distribuirea documentului de-a lungul traseului.
• Excela. Creați o postare cu un tabel și o diagramă. Plasarea documentelor în foldere publice pe serverul Exchange.
• Power point. Organizați o întâlnire online pentru a prezenta o prezentare.
• Acces. Importați date din Outlook în Access. Creați un mesaj care conține o pagină de date de acces.