Точный обратная связь копию письма. Электронное письмо, которое изменит вашу жизнь. Проблема: избегание обратной связи. Вот и все, что я хотел Вам сказать
Элисон Гарридо - профессиональный сертифицированный коуч (PCC), аккредитованный Международой федерацией коучинга, фасилитатор и оратор. Помогает клиентам в поисках работы и карьерном продвижении, опираясь на их сильные стороны. Консультирует по вопросам развития карьеры, подготовки к собеседованиям, переговоров о заработной плате и оценки результатов, а также индивидуальных стратегий коммуникации и лидерства. Является партнером-основателем Новозеландской академии системного коучинга.
Количество источников, использованных в этой статье: . Вы найдете их список внизу страницы.
В общении по электронной почте, как и в других сферах, есть свои правила этикета и социальный протокол. Если вам нужно написать письмо с просьбой об обратной связи на работе или на учебе либо получить отзыв на свою письменную работу, вам стоит подумать над формулировками, структурой письма, а также выбрать подходящий момент. Это позволит вам сделать письмо максимально эффективным. Будьте вежливы, пунктуальны и пишите по существу, чтобы получить ту информацию, которая вам нужна.
Шаги
Как попросить клиентов об обратной связи
- Отвечая на отзыв, будьте честны и ведите себя как профессионал. В современном мире из-за возможностей интернета можно в один момент лишиться репутации, если повести себя с людьми непрофессионально.
-
Не используйте flash-графику и другие объекты, которые будут долго грузиться. Если у человека медленное соединение, он наверняка удалит сообщение, если поймет, что оно грузится слишком долго. Помните: отзыв нужен вам, а не клиенту.
Подберите подходящий шрифт и формат. Письмо должно выглядеть аккуратным и профессиональным. Письмо, набранное шрифтом Comic Sans и содержащее некачественную графику, вряд ли произведет впечатление на ваших клиентов. Лучше использовать стандартные шрифты (Times New Roman, Arial), если вы не разбираетесь в шрифтах, и отказаться от большого количества графики.
Убедитесь, что письмо будет хорошо читаться на всех устройствах. Текст одной колонкой будет удобнее многоколоночного. Шрифт не должен быть слишком мелким. Письмо должно хорошо читаться на ноутбуке, телефоне и планшете. Поскольку в современном мире многие читают почту с телефона, письмо должно соответствовать этому формату.
В письме будет скромны. Следуйте правилам переписки, принятым у вас на работе. Скромность поможет вам получить отзыв, но не перегибайте палку, иначе ваш руководитель может решить, что вы ничего не знаете о своей работы. Формулируйте вопросы так, чтобы всем был виден ваш прогресс в каком-либо проекте или задаче. Это даст вашему руководителю понять, что вы не бездельничаете. Ниже мы приводим еще несколько важных рекомендаций.
- Можно сказать так: "Я работала над презентацией, которая нужна завтра, и у меня возник вопрос к формату. Я не уверена, что правильно понимаю стандарты, принятые в нашей компании. Я прикрепляю презентацию к этому письму и буду очень благодарна, если Вы посмотрите ее и прокомментируете, все ли в порядке. Спасибо за помощь".
- Не забудьте поблагодарить человека.
-
Говорите о конкретных вещах. Это позволит избежать общих фраз, которые окажутся бесполезными. Не задавайте вопросы, на которые можно ответить "да" или "нет, если только в этом нет острой необходимости. Постарайтесь не задавать руководителю или коллеге слишком много вопросов сразу.
Поблагодарите человека, когда он ответит. Если вам посоветуют больше работать или сообщат, что ваша работа еще не дотягивает до нужного уровня, объясните, что вы планируете делать, чтобы исправить это. Не отвечайте сразу - дайте себе возможность успокоиться и обдумать информацию.
- Отвечайте не позже, чем через 1–2 дня.
Не задавайте слишком много вопросов. Клиенты получают огромное количество просьб пройти опрос от всевозможных компаний. Если вы хотите, чтобы клиент удалил ваше письмо при получении, включите в него огромное количество вопросов. Если же вы хотите заинтересовать человека, ограничьтесь парой вопросов.
Задавайте вопросы, требующие развернутого ответа. Не задавайте вопросы, на которые можно ответить "да" или "нет". Вместо "Порекомендуете ли вы нас своим друзьям?", задайте следующий вопрос: "Как бы вы описали нас другому человеку?" Такие вопросы помогут вам получить больше информации.
Пообещайте клиенту ответить ему как можно скорее. Благодаря этому клиент будет чувствовать, что его мнение может повлиять на что-то. Если человек будет знать, что ему ответят, он напишет более искренний отзыв.
Как попросить об отзыве на работе
-
Представьтесь. У преподавателя могут быть сотни студентов, особенно если это университет. Вам следует указать свое имя и фамилию, номер группы и факультет. Если вы учитесь в старших классах и занимаетесь на подготовительных курсах, укажите класс. Так преподавателю не придется гадать, кто вы, и ему будет проще написать отзыв.
Не выходите за рамки делового общения. Иногда студентам сложно писать преподавателям, поскольку они не могут определиться со стилем. Если ваш преподаватель уже писал вам сам, придерживайтесь того же стиля, что и он. Лучше формулировать свои мысли так: "Я не уверена, что правильно поняла задание. У меня есть несколько вопросов относительно работы".
Пишите кратко. Не пытайтесь объяснить весь контекст ваших вопросов, за исключением тех случаев, когда контекст необходим для понимания вопросов. К примеру, если вы хотите попросить о продлении срока сдачи работы, преподавателю могут потребоваться подробные объяснения, но если вы просто хотите задать вопрос по работе, не рассказывайте, почему вы не успели написать раньше из-за своей собаки и почему вы пишете сейчас (если только срок сдачи не наступает совсем скоро). Не говорите о том, что не имеет большого значения сейчас.
Не откладывайте просьбу об обратной связи до последнего. Ваш преподаватель вряд ли захочет помогать вам накануне сдачи и наверняка будет недоволен тем, что вы не потрудились обратиться раньше. Если вы вынуждены задавать вопросы в последний момент, пишите кратко, по делу и извиняйтесь за беспокойство. Благодаря этому вероятность того, что преподаватель вам ответит, будет выше (но при условии, что он прочитает письмо вовремя).
Используйте формат, оговоренный преподавателем. Нередко преподаватели оговаривают конкретный формат, в котором должно быть выполнено задание. Например, если преподаватель попросил выслать работу в формате.doc, не высылайте документ в.pdf или.pages. Если вы не знаете, какой формат нужно использовать, используйте.rtf или.pdf либо задайте вопрос преподавателю.
Попросите дать отзыв о работе, которую вы уже сдали, или о вашем выступлении на экзамене. Напишите преподавателю вежливое письмо. Если у преподавателя есть приемные часы, сходите к нему лично. Скажите так: "Я сдал экзамен не так хорошо, как надеялся. Не могли бы вы указать мне на мои ошибки, чтобы мне было проще подготовиться к следующему экзамену?" Как правило, преподаватели охотно дают рекомендации в таких случаях.
Как попросить об отзыве на письменную работу
- Можно включить в письмо короткий отрывок или описание. Это зависит от того, другу вы пишете или коллеге.
-
Напишите специалисту в данной области. Если вам нужно получить мнение профессионала, напишите письмо знакомому специалисту и объясните, что у вас за проект и почему вам нужен отзыв. Не давите на человека - просто вежливо попросите его подумать. Скажите так: "Я пойму, если у вас нет времени на это". Возможно, стоит спросить человека, не порекомендует ли он вам какого-нибудь другого эксперта.
Не отправляйте свою работу в первом письме. Скорее всего, такое письмо останется без ответа, если только вы не укажете, что эта работа будет оплачиваемой. Если вы обращаетесь к известному человеку, он вряд ли ответит вам, поскольку он получает кучу подобных писем. Лучше сначала попросить друзей, коллег, преподавателей. Наверняка они будут готовы помочь вам и пойдут навстречу.
Объясните, какой отзыв вам нужен. Если вы хотите услышать только положительное, так и скажите. Объясните человеку, нужен ли вам подробный анализ и насколько общими должны быть фразы. Укажите, нужно ли человеку оценивать стиль, грамматику и структуру работы. Это позволит читателю понять, что вам нужно.
Сначала напишите кому-то, кого вы знаете лично. Если вы хотите получить развернутый отзыв, вам следует обратиться к человеку, которого вы хорошо знаете (к примеру, к другу или коллеге). Пишите так, как вы обычно это делаете. Если обычно вы звоните человеку, так и поступите. Не отправляйте свою работу в первом письме, если вы не уверены, что человек согласится помочь вам (например, если вы еще не просили человека прочитать работу или если человек сам не предлагал этого).
Не так давно я столкнулся с действующим методом, который позволяет злоумышленнику отправлять спам от имени вашего сайта, используя форму обратной связи Joomla (форму контакта). Эта возможность не является уязвимостью, и вряд ли будет исправлена. В этой статье я расскажу о том, как такое стало возможно, и что нужно делать, чтобы защитить свой сайт.
Стандартная форма обратной связи Joomla
В Joomla есть довольно мощный и гибкий компонент, который называется «Контакты ». Это стандартный компонент Joomla. Он есть на каждом сайте, т.к. устанавливается вместе с CMS. Данный компонент позволяет создавать и выводить на сайт категории контактов, контакты, формы обратной связи, позволяющие связаться с тем или иным контактом. Контакт – это, условно, пользователь – человек с сайта.
Когда-то я писал статью о том, как можно создать на сайте форму обратной связи стандартными средствами Joomla . Данная инструкция актуальна и сейчас. Она позволяет создать вполне себе годную форму обратной связи без установки сторонних расширений. Отправка спама возможна, когда используется именно эта форма, а также, при одновременном стечении некоторых обстоятельств, о которых пойдет речь ниже.
Отправка спама от имени сайта с использованием формы обратной связи Joomla
Вы удивитесь, насколько прост обнаруженный способ отправки спама от имени сайта. Чтобы он был возможен, форма обратной связи должна выглядеть примерно так:
Т.е. должны выполняться два условия:
- Форма не защищена от спам-ботов (не подключена reCaptcha или какой-либо другой способ защиты формы)
- В настойках контакта активирована опция «Отправлять отправителю копию письма». Благодаря ей в контактной форме появляется соответствующий чекбокс (см. рисунок выше).
Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, проблем не будет. Если же выполняются оба условия, то, как говориться, следите за руками:
- Спам-бот находит контактную форму. Защиты от спама нет – можно использовать.
- Спам-бот определяет, что сайт на Joomla, и что используется стандартная форма контактов. Удивительно, но есть боты, которые прекрасно умеют это делать.
- Спам-бот видит наличие чекбокса отправки копии письма отправителю.
- Спам-бот подставляет в поле Email адрес из собственной базы спам-рассылки, поле сообщения заполняет спамом. Как заполнены остальные поля неважно.
- Спам-бот отправляет форму и повторяет процесс многократно, подставляя все новые и новые адреса из собственной базы в поле Email.
Что происходит в результате? Joomla думает, что форму заполнил человек, который указал свой реальный адрес и хочет связаться с контактом с сайта. Поскольку галочка отправки копии письма установлена, то письма от сайта получают двое: человек, чей адрес привязан к контакту, и человек, чей адрес введен в поле Email.
Таким образом, подставляя в поле Email разные адреса, можно отправить тысячи сообщений от имени вашего сайта. Да, возможно контакт увидит это, быстро поймет, в чем дело, и прикроет лазейку, но очень велика вероятность, что этого не произойдет.
Последствия от такой атаки для сайта и бизнеса могут быть крайне неприятными, особенно когда чтобы раскрутить сайт уже вложено много денег. Если с адреса вашего домена рассылается спам, думаю не нужно объяснять, какой будет реакция его получателей.
Как защититься от этой уязвимости?
Как защититься от этой уязвимости? Элементарно. Сделайте так, чтобы одно из условий, описанных выше, не выполнялось, а именно.
Построена на лексических формальностях, делающих ее стройной и точной.
Введение
Вводные строки деловых писем ссылаются на предыдущую переписку, объясняют способ нахождения получателя или причину обращения.
| With reference to your letter of … | Ссылаясь на Ваше письмо от [дата]… |
| I am writing to enquire about … | Обращаюсь для справки о … |
| After having seen your advertisement in … , I would like … | После просмотра Вашей рекламы в …, я бы хотел … |
| After having received your address from … , I … | Узнав Ваш адрес из …, я … |
| I received your address from … and would like … | Я получил Ваш адрес из … и хотел бы … |
| We/I recently wrote to you about … | Я/мы недавно писали Вам о … |
| Thank you for your letter of | Благодарю за Ваше письмо от [дата] |
| Thank you for your letter regarding … | Спасибо за Ваше письмо относительно … |
| Thank you for your letter/e-mail about … | Благодарим за Ваше письмо о … |
| In reply to your letter of , … | В ответ на Ваше письмо от [дата], … |
| Referring to your letter of … | Ссылаясь на Ваше письмо от … |
| In reply to your letter of … we are glad to inform you that … | В ответ на Ваше письмо от … мы рады сообщить Вам, что … |
| With reference to your fax dated … we are pleased to confirm that … | Ссылаясь на Ваш факс, датированный …, мы рады подтвердить, что … |
| We refer to our letter regarding … | Ссылаясь на наше письмо относительно … |
| In accordance with your order of … | В соответствии с Вашим заказом от … |
| Further to our letter of … we … | В дополнение к нашему письму от … мы … |
Формальные связки
Соединительные словосочетания структурируют деловую переписку.
| First of all … | В первую очередь … |
| Please note that … | Просим принять во внимание, что … |
| We wish to bring to you notice that … | |
| We would like to note that … | Обращаем ваше внимание на тот факт, что … |
| The matter/point is … | Дело в том, что … |
| We think/believe … | Мы считаем, что … |
| In this connection … | В связи с этим … |
| In view of the above … | Ввиду вышеизложенного … |
| Apart from the above … | Помимо вышеуказанного … |
| In addition to the above … | |
| Further to the above … | В дополнение к вышеуказанному … |
| On the other hand … | С другой стороны … |
| Moreover … | Более того … |
| Besides … | Кроме того … |
| Nevertheless … | Тем не менее … |
Приложение
Заключение
Заключительные строки деловых писем предваряют будущие события, повторяют извинения или предлагаю помощь.
| If you require any further information, feel free to contact me | За допсведениями обращайтесь ко мне |
| I look forward to your reply | Жду Вашего ответа |
| I look forward to hearing from you | Жду обратной связи |
| I look forward to seeing you | До встречи |
| Please advise as necessary | Прошу сообщать по необходимости |
| We look forward to a successful working relationship in the future | В надежде на успешное сотрудничество в будущем |
| Should you need any further information, please do not hesitate to contact me | В случае заинтересованности не стесняйтесь обращаться ко мне |
| Once again, I apologize for any inconvenience | Повторно извиняюсь за неудобство |
| We hope that we may continue to rely on your valued custom | Надеемся и дальше полагаться на Вашу постоянную клиентуру |
| I would appreciate your immediate attention to this matter | Буду благодарен за Ваш скорейший отклик на это |
| We are looking forward to hearing from you | Ждём Вашего ответа |
| We look forward to your reply | Ждём Вашего ответа. |
| Your early reply will be appreciated | Заранее благодарим Вас за скорый ответ. |
| We would appreciate your cooperation on this matter | Будем благодарны Вам за сотрудничество в этом вопросе. |
| Awaiting your prompt reply | В ожидании скорейшего ответа |
Прощание
Выбор правильного прощания в деловых письмах зависит от знакомства с получателем.
English Joke
The child came to his mother in tears.
«Oh, mama,» he confessed, «I broke a tile in the hearth.»
«Never mind, dear,» the mother consoled. «But how ever did you come to do it?»
«I was pounding it with father’s watch?»
Как оформляется копия исходящего письма? Нужно ли убирать шапку документа?
Ответ
По определению ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа и все или часть его внешних признаков. Если речь идет о копии исходящего документа, помещаемой в дело организации на хранение, то возможны два варианта ее изготовления:
Подробнее о разновидностях деловых писем
1. Исполнитель готовит ответ, печатает его на бланке организации, затем на копировальном автомате снимает копию с подготовленного на бланке документа и передает подлинник письма и копию на визирование, а затем - на подпись руководителю. В этом случае копия будет воспроизводить внешние особенности документа, в том числе, реквизиты бланка;
2. Исполнитель готовит ответ, печатает его на бланке, затем делает копию, распечатывая подготовленное письмо на обычном листе бумаги (не на бланке). В этом случае копия не будет воспроизводить бланк документа.
Подробнее о том, как выразить отказ в деловом письме, мы написали в материале по ссылке.
Второй вариант изготовления копии исходящего письма, как правило, используется в тех случаях, когда в организации используются бланки, изготовленные типографским способом.
Таким образом, можно сказать, что «шапка» документа, то есть реквизиты бланка, могут присутствовать на копии, а могут и отсутствовать. Все зависит от способа изготовления копии, но такого требования - убирать реквизиты бланка с копий, нет.
Проблема: избегание обратной связи. Большинство людей не слишком хорошо воспринимают критику и, соответственно, всеми силами стараются избежать негативной обратной связи. В результате они не получают поистине бесценных сведений о своих сильных и слабых сторонах и, как следствие, не имеют возможности извлекать максимальную выгоду из первых и предупреждать последствия вторых.
Решение: если вы активно стараетесь получить и учитесь на честной и справедливой обратной связи от людей, которые вас хорошо знают (с самых разных сторон), значит, вы используете один из самых эффективных и быстродействующих способов, позволяющих человеку взглянуть на себя с новых углов зрения и ускорить личный успех и темпы саморазвития.
Инструкции: введите следующий текст в поле для электронного письма (можете редактировать его и адаптировать к своей ситуации, чтобы было понятно, что его автор – вы). Разошлите его пяти – тридцати (чем больше, тем лучше) знакомым, которые знают вас достаточно хорошо, чтобы дать честную оценку вашим сильным и слабым сторонам. Это могут быть ваши друзья, родственники, коллеги, наставники, учителя, бывшие работодатели или менеджеры, клиенты и прочие важные и близкие для вас люди. А если вы достаточно смелы, то и люди, важные или близкие для вас в прошлом. (Я серьезно.)
Важно: не забудьте рассылать письма как «скрытые копии», чтобы получатели не могли видеть остальных адресатов. (А лучше вообще скопировать и вставить письмо и рассылать их потом каждому человеку отдельно.)
Поле «Тема»: Это очень важно… или Буду счастлив услышать ваше мнение…
Текст электронного письма:
Дорогие друзья, родные и коллеги!
Огромное спасибо за то, что читаете это письмо. Мне было очень непросто его отправить, но оно крайне важно для меня и я искренне благодарен вам за то, что вы не пожалели своего драгоценного времени на его чтение (и, надеюсь, на то, чтобы мне ответить).
Это письмо получит избранная группа людей. Каждый из вас хорошо меня знает, и, надеюсь, даст честную оценку моих сильных и, что еще важнее, слабых сторон (так называемых зон усовершенствования).
Я никогда не делал ничего подобного раньше, но чувствую, что для того, чтобы расти и развиваться как личность, мне просто необходимо получить более точную картину того, каким меня видят самые важные люди в моей жизни. Чтобы стать человеком, которым я должен быть, чтобы жить так, как я того хочу и заслуживаю, и вносить вклад в жизнь других людей на уровне, на котором мне хотелось бы это делать, мне очень нужно услышать объективное мнение.
В связи с этим прошу вас не пожалеть нескольких минут, чтобы отправить мне письмо, где вы честно напишете, в каких двух-трех важных областях я больше всего нуждаюсь в улучшении. Если вам так будет проще и приятнее, не стесняйтесь перечислить сначала мои наибольшие достоинства и явные преимущества (во всяком случае, мне так точно будет проще и приятнее). Вот и все. И пожалуйста, не старайтесь ничего приукрасить или скрыть. Я обещаю не обижаться ни на какую критику. Вообще-то чем откровеннее вы будете, тем больше мотивов у меня появится для того, чтобы внести позитивные изменения в свою жизнь.
Спасибо еще раз, и, если есть что-нибудь, что я мог бы сделать, чтобы повысить ценность вашей жизни, пожалуйста, непременно дайте мне знать. С искренней благодарностью,
Электронное письмо, которое изменит вашу жизнь: Мысли в заключение
Ну вот и все! Надеюсь, вы присоединитесь ко мне, Труди и сотням других моих VIP-клиентов, которым хватило смелости разослать письмо такого содержания. Перечислю лишь некоторые из судьбоносных, меняющих жизнь человека вознаграждений, на которые вы можете рассчитывать в этом случае: более точный самоанализ, более глубокое понимание самого себя и четкое и ясное видение того, какие изменения позволят вам быстро улучшить свой характер и свою жизнь.