Microsoft Office je izvrstan paket uredski programi od Microsoft Corporation. Microsoft Office uključuje: popularni programi, kao što su Word, Excel, Access, Powerpoint, Outlook, kao i OneNote, Publisher, Groove, InfoPath i drugi. Svaki program iz paketa može se instalirati zasebno ili sve odjednom. Word je najpopularniji uređivač teksta na svijetu. Excel - dobar program za izradu i rad s proračunskim tablicama. Access je moćna aplikacija za baze podataka. Outlook – poznat mail klijent. PowerPoint je aplikacija za izradu prezentacija. U ovom članku ću vam detaljno reći kako instalirati Microsoft Office 2007 na svoje računalo. Microsoftova instalacija Ured kasnije ili ranije verzije sličan.

Počnimo s instalacijom. Pokrenite Setup.exe s pogona ili mape u kojoj imate instalacijski program za Microsoft Office. Unesite ključ proizvoda od 25 znakova u prozor koji se pojavi. Ključ je naveden na kutiji s diskom ako imate licencirani Microsoft Office. Ako ste piratsku verziju preuzeli s interneta, ključ se može pronaći na izvornoj web stranici. Pritisnite Nastavi.

U sljedećem prozoru od vas će se tražiti da se upoznate s licencni ugovor koristiti Microsoftov softver. Označite kućicu uz "Prihvaćam uvjete ovog ugovora" i kliknite gumb "Nastavi".

Pritisnite gumb "Postavke" u prozoru gdje odaberete vrstu instalacije.

U postavkama instalacije možete odabrati koje aplikacije iz paketa želite instalirati na svoje računalo. Pritisnite svaku komponentu i odaberite "Komponenta nije dostupna" s popisa za nepotrebne aplikacije, ili "Pokreni sve s mog računala" za one koji su potrebni. Pogledajte sliku ispod za više detalja. Kada se odlučite za komponente, kliknite na “Instaliraj”.

Pričekajte dok se Microsoft Office instalira. Proces instalacije može trajati do 20 minuta, ovisno o odabranim komponentama i brzini vašeg računala.

Kliknite gumb "Zatvori" u zadnjem prozoru.

To je sve, instalacija Microsoft Officea na vaše računalo je uspješno završena. Možete pokrenuti Office aplikacije iz izbornika Start - Svi programi - Microsoft Office.

Ovisno o verziji programa Word ili Outlook koju koristite, možete umetati i dodavati razne objekte u svoj Word dokument (na primjer, PDF datoteke, grafikone ili Excel listovi) ili e-porukom pomoću povezivanja ili ugrađivanja. Da biste umetnuli objekt, na kartici Umetnuti kliknite gumb Objekt.

Umetanje novog objekta

Stvoriti nova datoteka za umetanje u Word dokument ili e-poštu:

savjet:

Informacije u odjeljku Proizlaziti određeno odabranom vrstom objekta i stanjem potvrdnog okvira Kao ikona(instaliran ili ne). Ove informacije pomoći će vam da odlučite što točno treba umetnuti i u kojem obliku.

Da biste promijenili podatke u umetnutom objektu, dvaput kliknite na njega.

Povezivanje ili ugrađivanje postojeće datoteke

Za povezivanje ili ugradnju već stvorenog objekta:

Ugrađeni objekti i povezani objekti

Ugrađeni objekti postaju dio Word datoteke ili poruke e-pošte i, nakon umetanja, gube vezu s izvornom datotekom.

Srodni objekti može se ažurirati kako se pojave promjene izvorna datoteka. Pridruženi podaci pohranjeni su u izvornoj datoteci. U Word datoteka ili poruke e-pošte (ciljna datoteka), pohranjuje se samo lokacija izvorne datoteke i prikazuje se prikaz povezanih podataka. Ako je veličina datoteke važna, koristite povezane objekte.

Microsoft Outlook je softverski informacijski pomoćnik koji kombinira mogućnosti planera, kalendara, organizatora i klijenta e-pošte. Općenito, aplikacija je idealan tehnološki alat za organiziranje i vođenje poslovnih aktivnosti u poduzeću unutar odjela poduzeća ili između njegovih različitih odjela. Tako pomoću Outlooka možete kreirati poslovni sastanak tako da prvo pošaljete pozivnice svim sudionicima i rezervirate slobodnu lokaciju ili konferencijsku dvoranu u uredu. Štoviše, možete vidjeti raspored događaja koji se već nalazi u kalendaru potencijalnih sudionika sastanka. Na taj način možete odabrati najoptimalnije vrijeme za vaš sastanak kako bi svi pozvani imali slobodno mjesto u svom kalendaru u vrijeme sastanka. Konačno, zahvaljujući čvrstoj integraciji s platformama SharePoint i Exchange Server, Microsoft Outlook može postati primarni alat za razmjenu elektroničke korespondencije, mailing liste i obavijesti u cijelom poduzeću.

Standardna rješenja dostupna u Outlook klijentu

Standardna verzija proizvoda nudi sljedeći skup softverskih modula i komponenti:

• upravljati svim kontaktima unosom podataka o njima u adresar. Nakon što je kontakt dodan, možete ga kontaktirati putem Skypea putem glasovnog konferencijskog poziva ili napisati pismo bez doslovnog napuštanja sučelja upravitelja
• jasna kategorizacija i strukturiranje pisama stavljanjem u pojedinačne mape s prilagođenim postavkama i parametrima
• konfigurabilne brze radnje za najčešće radnje koje se izvode odmah jednim klikom
• Označavanje e-pošte prilagođenim oznakama za organiziranje sadržaja e-pošte i brzo filtriranje podataka u programu Outlook
• sintetizator govora koji vam omogućuje čitanje sadržaja odabranog slova naglas pomoću TTS motora
• tijesnu integraciju s digitalnom bilježnicom OneNote, zahvaljujući kojoj sadržaj e-pošte možete brzo izvesti u odabranu bilješku u bilježnici, nakon čega tamo možete unijeti konačne izmjene i spremiti snimku u oblak sinkronizacijom
• opcija život baterije, koji vam omogućuje izvanmrežni pristup primljenim i poslanim porukama e-pošte, privicima i Outlook mapama, bez povezivanja na mrežu
• potpuno prilagodljiva glavna alatna traka. Dakle, možete dodati nove ikone, kategorije i odjeljke na glavnu ploču pomoću stavke izbornika "Postavke prikaza".
• ugrađeni pomoćnik za pomoć koji pruža detaljne informacije o novim značajkama programa Outlook, elementima sučelja i jedinstvenim značajkama proizvoda s kojima nikada prije niste imali posla. Unosom zahtjeva u slobodnom obliku u polje za pretraživanje, info asistent analizira vaše zahtjeve i preusmjerava vas na željeni dio imenika koji sadrži detaljne informacije o funkciji koju tražite.

Na našoj web stranici možete preuzeti bilo koju verziju proizvoda Outlook na ruskom bez ikakvih financijskih naknada ili registracije računa. Prije preuzimanja softvera preporučujemo da proučite Zahtjevi sustava odabrani paket kako biste bili sigurni da uslužni program odgovara karakteristikama vašeg trenutnog uređaja.

Word, Outlook i Internet Explorer ovo su vjerojatno programi koji se najčešće koriste na osobno računalo. Gotovo svi vlasnici osobnih računala znaju raditi s ovim aplikacijama, ali većina ih je upoznata sa samo malim djelićem njihovih mogućnosti. Posljedično, gubici od neučinkovitog korištenja ovih programa su vrlo veliki. Nadamo se da će vam savjeti u nastavku pomoći da radite brže i uštedjeti dragocjeno vrijeme.

Riječ

Usporedba dokumenata jedan pored drugog

Vjerojatno ste se susreli s poteškoćama usporedbe dviju verzija istog dokumenta. Word 2003 je uveo mogućnost usporedbe dokumenata u načinu rada jedan pored drugog, što vam omogućuje da pozovete dva dokumenta odjednom i pomičete ih istovremeno i odvojeno, uspoređujući određene dijelove dvaju dokumenata.

Otvorite dva dokumenta i odaberite naredbu Prozor => Usporedi rame uz rame s... Ako imate otvorena samo dva dokumenta, oni će se usporediti, u protivnom će program tražiti da pojasnite koje dokumente treba usporediti.

Pojavljuje se plutajuća ploča za upravljanje dokumentima (slika 1). Pritiskom na lijevu tipku mijenja se način listanja (uključuje/isključuje način istovremenog listanja), a desna tipka omogućuje vraćanje pozicije prozora na poziciju s koje ste započeli usporedbu dokumenata.

Web stranice s minimalnim brojem suvišnih oznaka

Kada spremate web stranice ili šaljete e-poštu u HTML formatu pomoću Microsoft Word, dokumentu se dodaju dodatne oznake koje će vam omogućiti korištenje svih Funkcionalnost Worda Za daljnji rad s dokumentom.

Kako biste smanjili veličinu web stranice i e-mail poruke u HTML formatu, podatke možete spremiti u posebnom filtriranom formatu (filtrirani HTML) u tom će slučaju nepotrebne oznake biti uklonjene.

Ako otvorite web stranicu spremljenu u filtriranom HTML načinu rada u Wordu, možete izgubiti neke funkcije za daljnje uređivanje dokumenta. Na primjer, pojavit će se popisi s grafičkim oznakama i numerirani popisi, ali ih nećete moći uređivati ​​pomoću Worda.

Stoga biste trebali koristiti filtrirani HTML način samo u završnoj fazi prije izravnog prijevoda u HTML.

Svi elementi web stranice u jednoj datoteci

Word 2003 uveo je mogućnost spremanja svih elemenata web stranice, uključujući tekst i grafiku, u jednu datoteku. Kako biste koristili ovu značajku, samo pokrenite naredbu Spremi kao i odaberite stavku Web stranica s jednom datotekom. U ovaj način rada provodi se enkapsulacija, koja omogućuje, na primjer, slanje cijele web stranice kao poruke e-pošte ili privitka e-pošte. Ovaj format podržano u Internet Exploreru 4.0 i novijim.

Kako dodati naslov web stranici

Naslov se pojavljuje u naslovnoj traci na vrhu prozora, kao i, na primjer, u povijesti pregledavanja web preglednika. Ako netko spremi vezu na vašu web stranicu, naslov se pojavljuje na popisu favorita te osobe. Da biste postavili naslov, morate pokrenuti naredbu Datoteka => Spremi kao web stranicu, kliknite na oznaku Promjena naslova(Sl. 2) i upišite željeni naziv.

Kako optimizirati web stranice za određeni preglednik

Spremanjem Word dokumenta kao web stranice, imate priliku optimizirati ga za određeni preglednik.

Pokrenite naredbu Alati => Opcije a u istoimenom panelu odaberite karticu Općenito, au njemu ploča Web opcija s. U kartici Preglednici u polju Ljudi koji gledaju ovu web stranicu koristit će odaberite željenu verziju preglednika (slika 3). Na listi Mogućnosti omogućiti (ili onemogućiti) navedene značajke.

Ponovno korištenje funkcije Format Painter

Kada kliknete na ikonu Slikar formata(format kopiranja), kopira se oblikovanje teksta područja gdje se nalazi pokazivač. Sada, ako odaberete bilo koje područje teksta, Format Painter će primijeniti gore navedeno oblikovanje na njega.

Mnogi korisnici su upoznati s ovom funkcijom, ali većina ne zna da ako dvaput kliknete na ikonu Format Painter, možete ponovo primijeniti kopirani format onoliko puta koliko je potrebno i ova funkcija će biti aktivna dok se ne pritisne tipka Esc.

Spremi sve/Zatvori sve

Ako držite Tipka Shift prilikom odabira artikla Izbornik datoteka V Word program, mijenja se sastav izbornika. Umjesto Zatvoriti pojavljuje se funkcija Zatvori sve, a umjesto toga Uštedjeti — Spremi sve(slika 4).

Linija bez metka

Dok je stvarao popis s grafičkim oznakama U Wordu se često javlja situacija kada je potrebno ostaviti sljedeći paragraf bez metka. Da biste to učinili, pritisnite kombinaciju tipki Shift+Enter. U sljedećem redu kada pritisnete Unesi, nova linija bit će opet pucnjava.

Na primjer:

Kako koristiti pravilno oblikovanje prilikom lijepljenja

Ako kopirate tekst iz dokumenta u Riječ najnovija automatski prenosi tekst s oblikovanjem koje se dogodilo u dokumentu iz kojeg je kopiran. Kako biste osigurali da zalijepljeni tekst ima isto oblikovanje kao Wordov dokument, trebali biste koristiti naredbu Uredi => Posebno zalijepi => Neformatirani tekst(slika 5).

Formatiranje pomoću Smart Taga

Nakon lijepljenja teksta u bilo koju aplikaciju sustava Office, klikom na pametnu oznaku otvara se izbornik s izborom vrsta oblikovanja, uključujući sljedeće opcije:

• Keep Source Formatting ovo će sačuvati format teksta u izvornom dokumentu;
• Match Destination Formatting umetnuti podaci bit će oblikovani prema principu dizajna dokumenta u koji se umetanje provodi (slika 6).

Kako dodati opis svom Word dokumentu

Svojstva dokumenta su informacije koje Microsoft Word omogućuje dodavanje svakom dokumentu. Ovaj korisna funkcija malo ljudi ga koristi, ali u međuvremenu ga možete koristiti za dodavanje cijela linija opise i upute, što će biti posebno dragocjeno ako radite u timu. Da biste dodali opis Word dokumenta, morate pozvati panel Svojstva dokumenta pomoću naredbe Datoteka => Svojstva(slika 7).

Brzi pristup odabranim dokumentima

Želite li imati brz pristup na red Word dokumenti? Ništa lakše! Pokrenite naredbu Pogled => Alatne trake => Prilagodi, odaberite karticu Naredbe, poglavlje Ugrađeni izbornici i povucite ikonu Raditi na ploču, kao što je prikazano na sl. 8.

Sada, kako biste dodali trenutni dokument u izbornik Rad, samo ga otvorite i kliknite na stavku Dodaj u radni meni(Sl. 9) trenutni dokument će biti dodan u izbornik. Možete ga ukloniti kombinacijom tipki Ctrl+Alt+ minus.

Umetanje retka u dokument

Želite li odlomak odvojiti linijom? Pritisnite tipku crtice tri puta i Unesi i dobit ćete tanku liniju. Pritisnite tipku podvlake tri puta i Unesi dobiti debelu liniju. A kad tri puta pritisnete tipku jednakosti i tipku Unesi dobit ćete dvostruku liniju.

Kalkulator u Wordu

Jeste li znali da možete dodati kalkulator na svoju Word ploču?

Pokrenite naredbu Pogled => Alatne trake => Prilagodi => kartica Naredbe i postavite ikonu Alati Izračunaj na alatnu traku (slika 10). Sada, upisivanjem nekog izraza, odabirom i klikom na gumb Alati Izračunaj, možete dobiti rezultat (slika 11).

Za zamjenu izraza rezultatom brojanja pritisnite tipkovni prečac Ctrl+V.

Kontinuirano zumiranje

Za promjenu razmjera dokumenta pritisnite Ctrl i kotačićem miša mijenjajte razmjere dok ne dobijete željenu rezoluciju. Ovo je mnogo praktičnije od pristupa izborniku.

Outlook

Kontrolirajte svoj filtar neželjene pošte u programu Outlook 2003

Klijent e-pošte Microsoft Outlook 2003 ima ugrađeni filtar neželjene pošte koji je dizajniran za filtriranje neželjenih poruka i njihovo smještaj u zasebnu mapu.

Međutim, ovu mapu treba povremeno provjeravati i nadzirati kako se korisna e-pošta ne bi prepoznala kao neželjena pošta.

Filtar u programu Microsoft Outlook 2003 analizira formalne atribute poruke i njezino tijelo. Prilikom analize formalnih atributa poruke, filter koristi crne i bijele liste.

Ako primite neželjenu e-mail poruku, desnom tipkom miša kliknite na nju i u padajućem izborniku (Sl. 12) izvršite naredbu Bezvrijedna e-pošta => Dodajte pošiljatelja na popis blokiranih pošiljatelja. E-mail poruke od pretplatnika koje su postavljene u Popis blokiranih pošiljatelja, bit će blokiran i poslan u mapu Mapa neželjene e-pošte.

Ako, naprotiv, program pogrešno smjesti slovo koje vam je potrebno u mapu Mapa neželjene e-pošte, dodajte ovog korisnika na popis dopuštenih naredbom Dodajte pošiljatelja na popis sigurnih pošiljatelja od sada neće biti blokiran.

Nit poruka u programu Outlook 2003

Sposobnost programa Outlook 2003 da sortira poštu po raspravi ( Pogled => Rasporedi po => Razgovor) omogućuje brz pregled poruka i brzo brisanje nepotrebne pošte. Organizirajte svoj pregled pošte na gornji način (Sl. 13) i vidjet ćete da mnoge teme imaju lanac ranijih pisama. Ova metoda Prikaz dopisivanja olakšava pronalaženje i brisanje zastarjelih poruka.

Spremajte dokumente gdje god vam odgovara

Kada primite poruku s privitkom i želite je spremiti na disk, prema zadanim postavkama Outlook će od vas tražiti da spremite privitak u mapu Moji dokumenti. Ako datoteke privitaka spremate na drugo mjesto, morate svaki put promijeniti odredište. Dodavanje prečaca u mapu pomoći će ubrzati postupak Moji dokumenti, šaljući ga u željenu mapu.

Internet Explorer

Kako djeci ograničiti pristup neprikladnim internetskim resursima

Ako ste suočeni sa zadatkom ograničavanja dječjeg pristupa neželjenim web resursima, tada pomoću Internet Explorera 6 možete postaviti lozinku za pristup takvim resursima, kao i napisati popis dopuštenih i zabranjenih stranica. Kako bi se zabranio nekontrolirani pristup internetskim resursima u

Internet Explorer, pokrenite naredbu Alati => Internetske mogućnosti i odaberite karticu Sadržaj(slika 14).

Aktivirajte gumb Upaliti i na ploči koja se pojavi odaberite karticu Su česti. U ovoj kartici koristite funkciju Stvorite lozinku. Od sada će za pristup zabranjenim resursima biti potrebna lozinka.

Promjena veličine fonta u IE

Jednostavno, ali vrlo koristan savjet. Ne nude sve web-stranice optimalne veličine fonta, a petljanje s postavkama fonta svaki put je zamorno. Pritisnite tipku Ctrl, a pomicanjem kotačića miša možete povećati ili smanjiti veličinu fonta prikazanog teksta.

Otvori vezu u novom prozoru

Što trebate učiniti ako ne želite napustiti trenutnu stranicu, ali i dalje želite vidjeti vezu na njoj? Kada kliknete na URL držite tipku Shift u tom slučaju stranica će se otvoriti u novom prozoru.

Kako promijeniti početnu stranicu

Neki programi postavljaju svoju stranicu kao svoju početnu stranicu. Za promjenu stranice s koje počinjete pregledavati morate pokrenuti naredbu Tools => Internet Options iu odjeljku Početna stranica(Sl. 15) označite željenu adresu ili odaberite stavku S praznim.

URL brzog biranja

Ako je URL koji trebate unijeti u adresnu traku www.name.com, tada samo trebate upisati ovo ime i pritisnuti kombinaciju tipki Ctrl + Enter.

Brzo kretanje između web stranica

Praktično je brzo kretanje između nekoliko web stranica držanjem tipke Shift i kotačić miša.

Osim Outlooka, Microsoft Office paket aplikacija također uključuje uobičajene aplikacije kao što su Word uređivač teksta, uređivač e-pošte Excel tablice, aplikacija za izradu elektroničkih PowerPoint prezentacija i aplikacija za rad s Access bazama podataka.

Sve ove aplikacije su neovisne i samodostatne, ali njihova zajednička uporaba otvara doista neograničene mogućnosti u organizaciji uredskog rada. Korištenje Outlooka s drugim aplikacijama uključenim u Microsoft Office paket omogućuje vam sljedeće:

• stvarati poruke koristeći svu snagu uređivač teksta Riječ. U usporedbi s relativno lošim (iako dovoljnim) mogućnostima koje pruža Outlook ploča za oblikovanje, Word je sposoban stvarati cjelovite dokumente koji imaju različite stilove i predloške dizajna, sadrže ugrađene objekte itd. Interakcija Outlooka i Worda bit će raspravljeno u prvom odjeljku ovog poglavlja. Štoviše, ovaj odjeljak govori o zajedničkom za sve Uredske aplikacije alat - distribucija duž rute;
• stvarajte poruke koristeći punu snagu uređivača proračunskih tablica programa Excel. Stvorenu tablicu možete jednostavno poslati ne samo kao priloženu datoteku, već i spremiti kao poruku. Ova prilika bit će riječi u drugom odjeljku ovog poglavlja. Osim toga, u ovom dijelu ćemo govoriti o tome što je zajedničko svim aplikacijama Microsoft alat - stavljanje dokumenata u zajedničku mapu;
• stvoriti sastanke za sudjelovanje u elektroničkoj konferenciji koja se održava pomoću PowerPointa. Stvaranje elektroničke konferencije izravno je povezano s korištenjem gore spomenute aplikacije Microsoft NetMeeting (Pogledajte odjeljak 11.5 “Mrežni sastanak”). O tome kako PowerPoint radi s Outlookom raspravljat ćemo u trećem odjeljku;
• stvaranje poruka pomoću Microsoft Accessa koje se mogu povezati s udaljenom bazom podataka za prikaz informacija. Zajedničko korištenje Outlooka i Accessa omogućuje vam brzi izvoz i uvoz podataka iz Outlook mapa u Access tablice. O ovoj će se mogućnosti raspravljati u četvrtom i posljednjem odjeljku ovog poglavlja.

Outlook i Word

Interakcija između programa Outlook i Word možda je najtipičniji primjer suradnje. Već sam gore spomenuo da korisnik može odrediti Microsoft Word kao uređivač poruka.

Primjer 18.1. Word kao uređivač poruka

(Koristeći Outlook aplikaciju)

> Alati > Poruka o opcijama

Koristite Microsoft Word kao uređivač poruka

Koristite Microsoft Word za čitanje poruka u RTF formatu

Kao primjer korištenja Worda, razmislite o stvaranju poruke koja sadrži vitičasti tekst i dijagram koji prikazuje strukturu dane knjige.

Izrada poruke pomoću Worda

Postoje dva načina za stvaranje poruke pomoću Worda:

• Pokrenite Word aplikaciju, izradite dokument i odaberite naredbu > File > Send > Message.
• Izravno u programu Outlook odabirom naredbe > Akcije > Nova poruka koristeći > Microsoft Word (Slika 18.1).

Kao što se vidi sa slike, bit poruke nije promijenjena, ostala su polja za unos primatelja i naslova poruke, automatski se dodaje potpis i panel Crtanje(Crtanje), međutim, alatna traka je osjetno obogaćena Oblikovanje(Oblikovanje).

Riža. 18.1. Outlook poruka (Microsoft Word editor)

Umetanje vitičastog teksta

Pa krenimo prvo lijep naslov za našu poruku koristeći WordArt objekt.

Primjer 18.2. Umetanje WordArt objekta

> Umetni > Crtež > WordArt

Odaberite željeni stil teksta OK

Tekst:= Struktura knjige Podebljano OK

(Ploča za formatiranje) Centrirano

Kao rezultat našeg djelovanja, lijepo dizajniran tekst sa žutom bojom gradijentna ispuna u središte (slika 18.2).

Da biste promijenili svojstva ovog objekta, možete koristiti gumbe na alatnoj traci istog naziva. U našem slučaju, promijenimo boju ispune iz žute u plavu.

Riža. 18.2. WordArt tekst u poruci

Riža. 18.3. Dijaloški prozor Metode punjenja

Primjer 18.3. Promjena svojstava WordArt objekta

(Na alatnoj traci WordArt)

Format WordArt objekta Boja i linije

Metode punjenja boja...

Gradijent

Jedna boja Boja1 Plava

Tip grotla Od centra

Opcije (Sl. 18.3)

Umetanje grafikona

Sljedeći korak koji razmatramo je umetanje dijagrama, što je, inače, jedna od inovacija u Wordu.

Primjer 18.4. Umetanje grafikona

> Umetni >Organizacijska shema...

Odaberite vrstu grafikona (Sl. 18.4)

Riža. 18.4. Dijaloški prozor Knjižnica grafikona

U tijelu poruke pojavit će se rezervirano mjesto, prikazujući odabrani grafikon. Ali ona se sastoji od jednog “korijena” i samo tri “grane”, dok ova knjiga ima četiri dijela. Dodajmo još jednu granu i promijenimo stil grafikona.

Primjer 18.5. Dodavanje grane dijagramu

(Označite korijen dijagrama)

(Na ploči Organizacijski dijagram) Dodajte oblik

Autoformat

Odaberite stil grafikona: Reljefni gradijent

Sada preostaje samo unijeti tekst dijagrama. Da biste to učinili, kliknite jednom lijevom tipkom miša na jedan od rubova grafikona i unesite odgovarajući tekst. Konačna verzija poruke, uređena i oblikovana pomoću Worda, prikazana je na sl. 18.5.

Riža. 18.5. Konačna poruka

Nakon što je poruka kreirana, preostaje samo popuniti polja Kome(To) i Predmet(Predmet), zatim pritisnite gumb Poslati(Poslati).

Komentar

Budući da je naša poruka spremljena i poslana u HTML formatu, dio oblikovanja može biti izgubljen ili izmijenjen. Imajte to na umu kada stvarate poruke u Wordu! Ponekad je bolje kreirane poruke jednostavno priložiti kao privitak.

Još jednom vas podsjetimo da ovdje samo razmatramo opći princip suradnja između Outlooka i drugih aplikacija sustava Office. Osim umetanja objekata (kojih ima puno više od dva), tu su i obrasci, okviri, stilovi, tablice, polja... Popis se nastavlja unedogled. Svijet Microsoft Office aplikacija je širok i uistinu multifunkcionalan. Naučite ga paralelno s Outlookom i drugim postojećim aplikacijama. Na kraju će put savladati onaj koji hoda...

Distribucija dokumenta duž rute

Podjela dokumenta na ruti(Usmjeravanje) naziva se slanje dokumenta putem e-pošta kolege u određeni slijed. Poziva se redoslijed slanja put dokumenta.

Nakon primitka dokumenta primatelj može unijeti svoje izmjene i primjedbe te poslati dokument dalje na putu. Na kraju rute, nakon što su dokument pogledali svi primatelji navedeni u popisu usmjeravanja, možete zatražiti povrat dokumenta ili navesti korisnika kojem je namijenjen, na primjer voditelj projekta.

Primjer 18.6. Slanje dokumenta duž rute

> Datoteka > Otvori… (otvorite traženi dokument)

> Datoteka > Pošalji > Uz rutu. . .

Nashatyrev Anton Komu

Mokhovikov Oleg Komu

Tekst poruke:= Poštovani kolege! Pročitajte priloženi dokument i iznesite svoje mišljenje i komentare o napisanom. Unaprijed hvala, Egor Usarov.

jedan po jedan

Povratak po završetku

Stanje praćenja

Poslati

Komentar

Dok izvodite ovaj program, možda ćete vidjeti dijaloški okviri Outlook sigurnost, upozorenje o petljanju i pristupu Outlook podacima treće strane. U tom slučaju uvijek se složite da dopustite pristup (uostalom, ovaj zahtjev dolazi iz vaših radnji i vi to očekujete).

Dokumentu možete priložiti određenu rutu tako da ga ne šaljete odmah, već da to učinite kasnije. Da biste to učinili, u zadnjem koraku programa morate pritisnuti gumb Dodati(Dodaj listić).

> Datoteka > Pošalji > Sljedeći primatelj...

Pošaljite dokument Nashatyrev Anton

Da biste odbili poslati dokument duž rute i potpuno prekinuli vezu s rutom, morate kliknuti gumb Čisto(Čisto).

Vratimo se primjeru. Nakon što se pritisne tipka Poslati(Ruta), automatski će se stvoriti poruka s tekstom navedenim u polju Tekst poruke(Tekst poruke), te s priloženim dokumentom koji je potrebno poslati (Sl. 18.6). Pretpostavimo da je prvi primatelj (u našem primjeru, to je Anton Nashatyrev) konfiguriran odgovorno, tj. neće ostaviti primljenu poruku bez nadzora ili je izbrisati bez čitanja, već će na nju pravilno reagirati: pročitat će ne samo poštu poruku, ali i sam priloženi dokument, te će ga ne samo pročitati, već će mu dodati i svoje želje i komentare, a zatim ga poslati sljedećem dopisniku. Pokušajmo pratiti kako se to događa.

Da bi sam poslani dokument otvorio, primatelj treba samo učiniti dvostruki klik prijeđite mišem preko ikone priloženog dokumenta u poruci. Zatim primatelj unosi izmjene u dokument na uobičajeni način. Na kraju rada mora poslati dokument dalje duž rute.

>Datoteka>Pošalji>Sljedeći primatelj...

Pošalji dokument "Oleg Mokhovikov"

Riža. 18.6. Poruka s distribucijom dokumenata

Što se događa nakon ovoga? Prvo će poruka biti poslana sljedećem primatelju na listi za slanje e-pošte - Olegu Mokhovikovu. Moći će pročitati dokument s već unesenim izmjenama i napraviti vlastiti. Drugo, izvorni pošiljatelj bit će obaviješten kada se dokument kreće kroz popis za slanje e-pošte zbog dijaloškog okvira Ruta Potvrdni okvir (Routing Slip) je odabran Stanje praćenja(Status praćenja).

Ako sve bude u redu, dokument će se promovirati kroz popis za slanje e-pošte dok se cijeli popis za slanje pošte za taj dokument ne iscrpi. Posljednji primatelj na ruti bit će zamoljen da vrati izmijenjeni dokument inicijatoru slanja, čime će se krug zatvoriti.

Da biste ubrzali proces, možete poslati dokument ne jedan po jedan, već svima odjednom. U ovom slučaju spajanje promjena pada na ramena pošiljatelja.

Outlook i Excel

Od samog početka knjige, prilikom kreiranja poruke, odlučili smo prenijeti kao tijelo poruke ne samo tekst, već tablicu. Korištenje Excel alata omogućuje vam jednostavno rješavanje ne samo problema umetanja tablica, već i povezanih komponenti (na primjer, Excel grafikona).

Kao primjer zajedničkog rada programa Outlook i Excel, razmislite o slanju poruke koja sadrži tablicu s podacima o broju stranica svakog dijela knjige i grafikon programa Excel koji grafički prikazuje postotak svakog dijela knjige.

Izrada poruke pomoću programa Excel

Kao i kod Worda, poruku možete stvoriti na dva načina. No ako smo u Wordu odabrali drugu opciju (kreiranje poruke iz Outlooka), pogledajmo sada slanje tablice izravno iz Excel aplikacije.

Riža. 18.7. Outlook poruka (Microsoft Excel Editor)

Primjer 18.9. Izrada poruke pomoću programa Excel

>Datoteka > Pošalji > Poruka

Uključi trenutni list u tijelo poruke

Predmet:= Statistika

Uvod:= Ova poruka sadrži...

Komentar

U polje Uvod korisnik može unijeti tekstualna poruka(komentar) ispred tablice.

Kao što je gore spomenuto, razmotrit ćemo slanje tablice prikazane na sl. 18.10. U ovoj fazi tablica sadrži samo tekst i nema dodatno oblikovanje.

Rad sa stolom

Prije slanja poruke koja sadrži tablicu, preporučljivo je formatirati je: označiti zaglavlje, naglasiti obrube itd. Ali značajke programa Outlook omogućuju vam ne samo formatiranje tablice, već i rad na njegovoj logici. U primjeru 18.10 dodali smo još jedan redak - "Ukupno", koji sadrži zbroj svih stranica u knjizi, a zatim smo stilizirali tablicu u skladu s tim.

Ako tekst poruke ne stane u ćeliju, njene granice se mogu proširiti. Da biste to učinili, pomaknite pokazivač miša na spoj s nazivom ili numeriranjem ćelija (pokazivač će izgledati kao dvosmjerna strelica) i, dok držite lijevi gumb mišem, pomaknite granice stupca ili retka na potrebnu udaljenost.

Primjer 18.10. Rad s Excel tablicom

(uređivanje)

A6:= Ukupno

Wb Autosum (oblikovanje)

A1:Vb (odaberite držeći lijevu tipku miša)

> Format > Autoformat...

Riža. 18.8. Formatirana poruka s Excel proračunskom tablicom

Komentar

Osim korištenja automatski stil, možete primijeniti dodatno oblikovanje pomoću gumba na istoimenoj alatnoj traci.

Umetanje Excel grafikona

Sljedeći korak za demonstraciju mogućnosti programa Excel i korištenja ove aplikacije s programom Outlook je stvaranje grafikona koji prikazuje podatke na radnom listu u jasnom grafičkom obliku.

Primjer 18.11. Umetnuti Excel grafikoni

> Umetni > Grafikon... Standardno

Tip Kružni

Naslov grafikona:= Outlook u originalu

Dionice potpisa podataka

Riža. 18.9. Konstruirani dijagram

Komentar

Da nismo odabrali raspon A2:B6 prije početka konstruiranja grafikona, mogli smo ga postaviti kasnije, u drugom koraku Čarobnjaka za grafikone. U ovom slučaju apsolutno nije potrebno ručno unositi složenu formulu u polje Raspon podataka. Dovoljno je mišem odabrati željeni raspon na radnom listu, dijaloški okvir čarobnjaka će se srušiti kako ne bi ometao odabir, a formula će se automatski pojaviti.

Nakon što se grafikon umetne, može se preklapati s tablicom koju koristite. Da biste premjestili dijagram, samo ga odaberite i, držeći lijevu tipku miša, povucite na željeno mjesto.

Sada pogledajmo izravno sam dijagram. Svi elementi prikazani su jasno i lijepo, osim samog kruga podataka koji je vrlo malen. Da biste povećali područje dijagrama, morate kliknuti na nevidljivi kvadrat u koji su upisani krug i tekstualna objašnjenja (slika 18.9). Pojavit će se kvadratni okvir s ručicama za odabir u kutovima. Zakačite ove ručke i povucite, rastežući okvir za odabir dok krug ne bude veličine koja vam je potrebna.

Dakle, poruka je potpuno spremna za slanje, preostaje samo unijeti adresu primatelja poruke i pritisnuti tipku Predajte list(Pošalji ovaj list).

Posebno je zanimljivo kako će naša poruka biti prikazana korisniku, jer, prvo, ona se pretvara u HTML format, a drugo, nema svaki primatelj instaliran Excel. Nakon slanja i primanja poruka idite na V mapa Inbox(Inbox) i otvorite kreiranu poruku (Sl. 18.10).

Riža. 18.10. Primljena poruka s tablicom i grafikonom

Prvo, kao što vidite, tekst upisan u polje Uvod(Uvod) nalazi se ispred tablice i od nje je odvojen crtom. Drugo, format tablice je sačuvan. I na kraju, ponosni smo - dijagram u potpunosti odgovara izrađenom (format, podaci itd.). Jedino što nedostaje je da nema potpisa budući da smo poruku kreirali iz Excela, a ne iz Outlooka. Ovaj se nedostatak može ispraviti pokretanjem naredbe > .Insert > Signature > S poštovanjem prije slanja.

Primjer 18.12. Umetanje potpisa

> Insert > Potpis > Srdačan pozdrav

Komentar

Općenito govoreći, dodatno uređivanje i oblikovanje objava ponekad je potrebno, ako nije potrebno. Nakon izrade tablice (sa koristeći Excel) korisnik uvijek može otvoriti poruku i urediti: ubaciti potpis ili nekoliko dodatnih komentara, kao i dodati pozadinu, dodati sliku itd.

Mapa za razmjenu

Rad s mapama sustava Exchange uobičajen je za sve aplikacije sustava Office kao i distribucija rute. Bit ove mogućnosti je smjestiti aktivni dokument u javne mape poslužitelja Microsoft Exchange. Dakle, korisnik, takoreći, otvara pristup ovaj dokument svim sudionicima radna skupina.

Primjer 18.13. Pošalji u mapu Exchange

> Datoteka > Pošalji u > Mapa za razmjenu…

Odaberite mapu < Общая папка>

Nakon što se dokument smjesti u zajedničku mapu, svaki ga korisnik može otvoriti klikom na odgovarajuću poveznicu u prozoru za pregled informacija (Sl. 18.11).

Outlook i PowerPoint

Microsoft PowerPoint je univerzalni lijek pripremanje prezentacija. Nakon izrade prezentacije, korisnik je može demonstrirati na lokalnom računalu ili održati prezentaciju online cijeloj radnoj grupi. PowerPoint prezentacija isporučuje se u HTML formatu, tako da je sudionicima potreban samo Internet Explorer 4.0 za pregled. Stoga se prezentacija može provoditi iu cijeloj tvrtki i između članova male grupe koji se nalaze na različitim mjestima. Broj sudionika nije ograničen, no ukoliko u izlaganju sudjeluje više od 16 slušatelja, potrebno je koristiti poseban poslužiteljska aplikacija Microsoft NetShow poslužitelj.

Problem svakog sastanka je njegovo planiranje. Naravno, za održavanje konferencije, osim želje govornika, potrebna je i suglasnost sudionika. U slučaju redovitog skupa, sudjelovanje svih sudionika potvrđuje se činjenicom da se svi zajedno i približno u isto vrijeme okupe u prostoriji određenoj za skup. Prezentator može zakazati elektroničku PowerPoint konferenciju kao i svaki drugi sastanak pomoću programa Outlook.

Riža. 12.18. Prezentacija i dijalog Planiranje emitiranja prezentacije

Primjer 18.14. Planiranje emitiranja PowerPoint prezentacije

> Dijaprojekcija > Prijenos uživo > Postavljanje i raspored...

Opis:= "Microsoft Outlook 2002 u izvorniku"(Slika 18.12)

Parametri... Postavljanje emitiranja (Sl. 18.13)

Način prikaza Mogućnost promjene veličine

Dodijeliti…

Unesite ili odaberite naziv:< sudionici prezentacije

Potreban

Poslati

(Pojavit će se dijaloški okvir s obavijesti da je emitiranje zakazano)

Riža. 18.13. Dijaloški prozor Mogućnosti emitiranja

Komentar

Prekidači Samo zvuk(samo audio) i Video i zvuk(Video and Audio) ima smisla instalirati ako je računalo voditelja opremljeno mikrofonom i video kamerom, a računala sudionika opremljena su opremom za reprodukciju audio i video zapisa. U našem primjeru to ne pretpostavljamo, pa je potvrdni okvir označen Ne(Ništa).

Automatski ispunjeni obrazac za sastanak (Sl. 18.14) identičan je onima o kojima je ranije bilo riječi, u 2. poglavlju "Kalendar" i 10. poglavlju " Timski rad u programu Outlook."

Komentar

Jedini obavezni uvjet za izravni prijenos prezentacije široj publici je računalna povezanost s mrežom (globalnom ili lokalnom). Dodatne mogućnosti ne smiju se koristiti ako tehnički uvjeti to ne dopuštaju.

Nakon dogovora o vremenu i sastavu sudionika, možete pristupiti izravno samoj demonstraciji.

Riža. 18.14. Obrazac sastanka

Primjer 18.15. Prijenos prezentacije uživo

> Dijaprojekcija > Prijenos uživo > Započni emitiranje...

Prilikom održavanja zakazanog sastanka, izlagač zakazuje sastanak pomoću sučelja za zakazivanje sastanaka u programu Outlook 2002. navedeno vrijeme Na zaslonima računala sudionika pojavit će se prozor s podsjetnikom na sastanak, gdje će sudionik vidjeti gumb nakon klika na koji će se učitati uvodna stranica prezentacije (Slika 18.15). Prezenter kontrolira promjenu slajdova. Na zaslonima računala sudionika dijapozitivi se prikazuju točno kao u normalni mod dijaprojekcija.

Riža. 18.15. Glavna stranica za prezentaciju uživo

Tijekom prezentacije sudionici mogu voditi privatne rasprave, postavljati pitanja izlagaču i primati odgovore e-poštom putem Outlooka.

Outlook i Access

Microsoft Access je univerzalni sustav za upravljanje bazama podataka, a Outlook je univerzalni sustav za upravljanje informacijama. Na temelju ovih definicija, prirodno je pretpostaviti da te aplikacije imaju neka sredstva za razmjenu informacija među sobom. No osim razmjene informacija, Outlook, poput Worda ili Excela, može stvarati poruke pomoću Microsoft alati Pristup. Samo u ovom slučaju ovi alati nisu u području oblikovanja ili uređivanja, već u području davanja podataka za slanje i objavljivanje.

U ovaj odjeljak Proći ćemo kroz primjer uvoza informacija iz Outlook adresara u bazu podataka programa Access i stvaranja poruke koja sadrži informacije koje ste upravo uvezli.

Razmjena informacija

Prije svega otvorite Access i napravite bazu podataka. Naš će cilj tada biti stvoriti tablicu koja će sadržavati podatke iz Outlook adresara.

Primjer 18.16. Uvoz podataka iz Outlooka u Access

> Datoteka > Vanjski podaci > Uvoz...

Tip Outlook datoteke(Čarobnjak za uvoz programa Exchange/Outlook pokrenut će se automatski)

> Adresari > Adresar Outlook kontakata

U novoj tablici

(U ovom koraku od vas se traži da definirate parametre uvezenih podataka i saznate treba li ih uopće uvesti)

Nemojte uvoziti

Uvezi u tablicu:= Kontakti

Riža. 18.16. Microsoft Access tablica s uvezenim podacima

Nakon uvoza, kao što je i očekivano, Access će se pojaviti novi stol Kontakti, koji sadrži podatke iz Outlook adresara. Rezultat uvoza prikazan je na sl. 18.16.

Rad sa stranicom Access Data

Razmotrite sljedeći primjer. Recimo da je jedan od sudionika projekta izradio bazu podataka čiji su podaci zanimljivi, a možda i potrebni ostalim članovima tima. Postoji nekoliko rješenja za ovaj problem, ali mi ćemo se fokusirati na opciju slanja poruke koja sadrži Access Stranica s podacima. Zapravo, poruka jednostavno sadrži HTML stranicu s ActiveX objektom koji se povezuje s bazom podataka i prikazuje podatke.

Primjer 18.17. Izradite poruku s Access Data Page

> Radnje > Nova poruka pomoću... > Microsoft Office > Stranica podataka Microsoft Accessa

(Pristup se otvara pomoću čarobnjaka za novu stranicu za pristup podacima)

Konstruktor

Odaberite izvor podataka:=< Baza podataka>

Nakon dovršetka postupaka otvorit će se stranica s podatkovnom mrežom. Dakle, prije svega morate postaviti polja s informacijama koja će se nalaziti na stranici. Da biste to učinili, povucite potrebna polja na rešetku tablice i zamijenite naziv, na primjer s Kontakti. Zatim unesite ime primatelja poruke i kliknite gumb Pošalji kopiju.

Prije slanja poruke korisnik može vidjeti kako će ona biti prikazana primatelju. Da biste to učinili, odaberite naredbu > Datoteka > pretpregled Internet stranice. Otvorit će se web preglednik s učitanom stranicom, koja će se na isti način prikazati primatelju poruke.

Riža. 18.23. Web stranica s podacima iz Accessa

Korištenje gumba Natrag i Dalje, možete se kretati kroz podatke tablice Kontakti. Također, određivanjem odgovarajućih parametara pristupa možete uređivati ​​tablicu (dodavati ili brisati zapise), organizirati filtriranje podataka itd. Ali to je izvan dosega ove knjige.

Sažetak

Stoga smo u ovom poglavlju pogledali mogućnost zajedničkog rada aplikacija Office i Outlook. Doista, korištenje programa Outlook zajedno s alatima koje pružaju Word, Excel, PowerPoint i Access omogućuje vam stvaranje obogaćenih poruka i olakšavanje dijeljenja i pristupa informacijama.

• Riječ. Oblikovanje poruke. Korištenje Worda kao zadani urednik. Distribucija dokumenta duž rute.
• Excel. Napravite objavu s tablicom i grafikonom. Smještanje dokumenata u javne mape na Exchange poslužitelju.
• PowerPoint. Organizirajte online sastanak za prezentaciju.
• Pristup. Uvoz podataka iz Outlooka u Access. Napravite poruku koja sadrži stranicu s pristupnim podacima.