###
  • Программы
  • Безопасность
  • Новости
  • Интересное
  • Советы 
  • Новости 
  • Обзоры 

    • Слияние документов Microsoft Word. Использование Excel в качестве источника данных для процесса слияния Слетает подключение к источнику данных при слиянии

    03.10.2020 Программы

    Недавно в одной организации наблюдала дикую картину:)

    Компания переезжала в новое здание - из МО в Москву. Речь, соответственно, об изменении существенных условий трудового договора для всех сотрудников. По процедуре сотрудников нужно уведомить под роспись о предстоящем переезде, а затем заключить со всеми дополнительные соглашения к трудовым договорам. В организации работают около 1,5 тысяч человек, отдел кадров должен срочно подготовить документы.

    Что же происходит дальше?
    Начальник отдела кадров направляет запрос в отдел информационных технологий о доработке кадровой системы: нужно создать печатные формы - уведомление и дополнительное соглашение. ИТ отвечают, что подобная доработка будет стоить столько-то тысяч евро, а расходы в бюджет не заложены, и, кроме прочего, реализация возможна не ранее, чем через два месяца.

    Посылая проклятия в адрес отдела ИТ, кадровики выходят на работу в выходные, бросив дома маленьких детей. Бессмертный трудовой подвиг: за двое суток создано 3000 документов! В шаблон вручную добавляли имя и паспортные данные каждого работника, и так 3000 раз!

    Смогут ли они простить себе так бездарно потраченное время, когда узнают, что используя Слияние (Mail Merge) шаблона в Word с таблицей Excel, содержащей персональные данные, сделать это можно было минут за двадцать:)

    ШАГ 1. Создаем шаблон документа в Word.

    Красным выделены те данные которые будут изменяться: фамилия, имя, отчество, номер, дата трудового договора, должность, подразделение и окончания в словах уважаемый(-ая) и получил(-а) в зависимости от пола.

    ШАГ 2. Создаем источник данных в Excel.

    После того, как мы настроим Слияние, программа будет подставлять данные из источника в шаблон. Каждая строка - отдельный документ.

    ШАГ 3. Возвращаемся к шаблону документа, который мы создали в Word. Нам предстоит работать со вкладкой "Рассылки", внимательно изучите ее.

    Нажимаем кнопку "Выбрать получателей", выбираем вариант "Использовать существующий список" и открываем источник данных (файл Excel с информацией о сотрудниках).

    В следующем окне выбираем лист файла, на котором содержатся нужные данные.

    ШАГ 4. Ставим курсор в том месте текста шаблона, куда нужно вставить данные из источника, нажимаем кнопку "Вставить поле слияния" и выбираем нужное поле.

    Вот так выглядит мой шаблон после того, как вставлены все поля слияния:

    ШАГ 5. Создаем Правила, изменяющие окончания слов "уважаемый" и "получил" в зависимости от пола сотрудника.

    Ставим курсор после перед окончанием слова. Нажимаем кнопку "Правила" и выбираем "IF...THEN...ELSE" в выпадающем списке.

    Записываем правило: если пол женский - тогда..., иначе...

    ШАГ 6. Форматируем даты.

    Если раньше вам уже приходилось использовать Рассылки (Слияние), вы наверняка сталкивались с тем, что даты, перенесенные из Excel, выглядят в Word совершенно не так, как нужно. Например, вместо 19.06.2012 вы, скорее всего, увидите 6/19/2012, вряд ли такой результат вас устроит.

    Есть разные способы решить эту проблему, воспользуемся самым простым и удобным.

    Нажмем сочетание клавиш Alt+F9, теперь мы можем видеть коды полей слияния.

    Внутри кода поля Дата_договора перед закрывающей фигурной скобкой поставим обратную косую черту, а после нее ключ форматирования:
    { MERGEFIELD "Дата_договора" \@ "DD.MM.YYYY" }
    @ - обозначение даты, "DD.MM.YYYY" - ключ формата даты вида 19.06.2012 .
    Вы можете использовать любой другой формат. Например, чтобы дата имела вид 19 июня 2012 г. , используйте ключ \@ "DD MMMM YYYY г." .

    Чтобы выйти из режима редактирования кодов, снова нажимаем Alt+F9.

    ШАГ 7. Нажимаем кнопку "Просмотр результатов", чтобы проверить, что получилось.

    ШАГ 8. Редактируем список сотрудников.

    Нажав на кнопку "Изменить список получателей" можно исключить отдельные записи из списка, проверить, нет ли повторов, установить сортировку или фильтры.

    Сортировке стоит уделить особое внимание, чтобы не пришлось тратить время на раскладывание документов после того, как они будут распечатаны. Удобнее всего использовать сортировку по фамилиям сотрудников или по названиям подразделений.

    ШАГ 8. Завершаем слияние.

    Нажимаем кнопку "Найти и объединить". Если выбрать вариант "Печать документов", документы будут сразу отправлены на принтер. Если же нужно перед печатью просмотреть документы и внести правки, выбираем "Изменить отдельные документы".

    Будет сформирован отдельный файл Word с результатами слияния.

    Готово! Наслаждаемся сэкономленным временем!

    UPDATE в ответ на комментарий alexey_lao :
    При помощи несложного макроса можно сохранить каждый документ как отдельный файл.

    Сохраняем наш шаблон как файл с расширением.docm (файл Word с поддержкой макросов).

    Нажимаем сочетание клавиш Alt+F8 (вызов окна Макрос).

    В открывшемся окне задаем "Имя" макроса (например, SaveFiles) и выбираем наш файл с шаблоном в выпадающем списке "Макросы из" (я предпочитаю создавать макросы непосредственно в файле, чтобы они работали и тогда, когда файл открыт на другом компьютере). Нажимаем кнопку "Создать".

    В том месте, где мигает курсор, записываем код макроса:

    Dim DocNum As Integer
    For DocNum = 1 To ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
    ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
    With ActiveDocument.MailMerge
    .Destination = wdSendToNewDocument
    .SuppressBlankLines = True
    With .DataSource
    .FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
    .LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
    End With
    .Execute Pause:=False
    End With
    With ActiveDocument
    .SaveAs FileName:="C://Test/" & DocNum , FileFormat:=wdFormatXMLDocument
    .Close
    End With

    Вместо C://Test/ укажите адрес папки, в которой вы хотите сохранить документы.
    Закрываем окно редактора Visial Basic и возвращаемся в наш документ с шаблоном.

    Снова нажимаем Alt+F8, выбираем макрос SaveFiles в списке и нажимаем кнопку "Выполнить".

    Пока компьютер по очереди создает и сохраняет каждый документ, можно выпить чашку кофе с печенькой. Или пойти домой поспать, если документов больше, чем пара сотен:)


    ______________

    Скачать файлы с примерами можно здесь:
    http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
    http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

    Экспериментируйте!

    Приложение Word может извлекать данные для слияния из различных источников. Являясь частью набора Microsoft Office, приложение Word легко принимает данные из Outlook, Excel и Access. Можно использовать и другие источники, включая веб-страницы, текстовые файлы OpenDocument и файлы данных с разделителями, сохраненные в виде обычного текста. Если у вас еще нет источника данных, его можно создать в приложении Word.

    Важно: Доступ к именованным источникам данных в расположении HTTP не поддерживается. Прежде чем использовать файл в качестве источника данных для слияния, сохраните его на локальном жестком диске.

    Источники данных для слияния

    Ниже перечислены некоторые источники данных, которые можно использовать для слияния в Word.

    Другие файлы баз данных

    Для слияния можно использовать и другие источники данных. Чтобы получить доступ к этим источникам, запустите мастер подключения к данным.

    Настроив источник данных, вы сможете создать наклейки , конверты , письма и сообщения электронной почты с помощью слияния.

    Дополнительные сведения

    Остались вопросы о слиянии в Word?

    Помогите нам улучшить Word

    У вас есть идеи по улучшению слияния или других функций Word? Поделитесь ими на странице

    Часто данные электронной таблицы требуется использовать при составлении различных документов: отчетов, писем, договоров и т.д. В этом случае удобно использовать слияние данных MS Excel и MS Word.

    Процедура слияния состоит из нескольких этапов.

    1 этап. Подготовка данных электронной таблицы

    Таблица, предназначенная для слияния, должна удовлетворять некоторым требованиям:

    • в таблице не должно быть объединенных ячеек. Вернее сказать так: ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то надо быть готовым к тому, что при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы. В общем, объединённые ячейки - это зло:)
    • все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии. Если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет.

    В качестве примера возьмем таблицу с перечнем клиентов фитнес клуба "Экселент"

    2 этап. Подготовка шаблона документа Word

    На этом этапе в текстовом редакторе Word формируется документ, в который в дальнейшем будут внедряться данные электронной таблицы. Текст этого документа представляет собой общую для всех рассылок часть.

    Предположим всем клиентам, у которых срок действия клубной карты истекает в следующем месяце, планируется разослать письма с уведомлением.

    Текст письма будет одинаковым за исключением обращения, номера клубной карты и даты окончания её действия. Эти данные будут импортироваться из таблицы Excel (выделено синим)


    Таким образом, на этом этапе в документе Word печатается общий для всех писем текст.

    Для более удобной дальнейшей работы при слиянии рекомендуется установить параметр Затенение полей в положение Всегда , чтобы отличать вставленные поля слияния от обычного текста. Если этот параметр включен, поля отображаются на сером фоне. На печать этот фон, естественно, не выводится.

    3 этап. Работа Мастера слияния MS Word

    Открываем файл письма в MS Word.

    Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. В версиях после Word2003 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки

    В версиях до Word2007 следует выполнить команду меню Сервис -- Письма и рассылки -- Слияние. Кроме того, для более удобной работы версиях до Word2007 можно вывести панель инструментов Слияние

    Ещё раз обращаю внимание, что в бланке письма содержится только общий для всех писем текст, поэтому обращение выглядит как Уважаем! , а номер карты и дата пропущены.

    Работа Мастера слияния включает 6 шагов.

    1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма

    		2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки, им может быть открытый текущий документ, шаблон или существующий документ. При выборе варианта Шаблон или Существующий документ появляется возможность указать нужный файл в Проводнике. Мы выбираем Текущий документ

    3 шаг: выбираем получателей. В нашем случае источником данных будет таблица Excel, значит отмечаем вариант Использование списка . Затем с помощью кнопки Обзор... выбираем нужный файл в Проводнике

    		После выбора файла раскрывается диалоговое окно с выбранной таблицей. Если нам нужны все записи, то сразу нажимаем ОК. При необходимости можно список отсортировать, отфильтровать нужные записи, либо найти их с помощью соответствующих команд. Возможности фильтрации и поиска здесь, конечно, намного беднее, чем в Excel, но сделать простейшую выборку по текстовым или числовым значениям можно. Кроме того, возможно выбрать записи для рассылки вручную с помощью флажков:)

    В нашем случае требуется установить фильтр по полю Рассылка по значению "да" (значение "да" появляется в таблице, если срок действия клубной карты истекает в следующем месяце). Фильтр можно установить, щёлкнув мышкой по названию поля и выбрав "да", либо воспользовавшись ссылкой Фильтр в этом же диалоговом окне
    4 шаг: вставляем нужные поля в документ. Прежде, чем выбрать один из предложенных Мастером вариантов работы, следует установить курсор в тексте туда, куда Вы хотите вставить данные. Если Вы забыли это сделать, тоже ничего страшного, поля можно вставить в любое место документа, а затем перенести. В нашем случае ставим курсор после слова "Уважаем" перед восклицательным знаком. Так как нам нужны отдельные поля, выбираем Другие элементы...

    		Раскрывается диалоговое окно для выбора полей слияния.

    Выбираем поле Имя , нажимаем Вставить , то же самое для поля Отчество . Закрываем окно Вставка полей слияния и добавляем пробелы между вставленными полями. Если параметр Затенение полей установлен в положение Всегда , то вставленные поля будут отчетливо видны на сером фоне. Устанавливаем курсор после №, снова нажимаем ссылку Другие элементы... , выбираем № клубной карты - Вставить . Аналогично вставляем поле Дата окончания действия карты

    Кроме указанных выше полей требуется вставить окончание обращения ый(ая) , которое зависит от значения поля Пол . Для этого воспользуемся специальным полем, позволяющим вставлять одно из двух значений в зависимости от данных. Поставим курсор сразу после слова "Уважаем", нажмём кнопку Правила на вкладке Рассылки и выберем вариант IF...THEN...ELSE . В версиях до Word2007 аналогичная кнопка называется Добавить поле Word и находится на панели инструментов Слияние


    В раскрывшемся диалоговом окне зададим параметры

    После нажатия ОК, получим результат
    5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки навигации. На этом шаге также можно изменить список получателей, применив фильтр или убрав флажки. Так как мы применили фильтр ранее, получателей осталось 3.

    		Присмотревшись повнимательней к полученному результату, видим, что он не вполне соответствует нашим ожиданиям


    Номер клубной карты вместо 001768 отображается как 1768 , а дата и вовсе не по-нашему: сначала месяц, а потом день, хотя в таблице Excel всё было в порядке. Такие же неприятности могут возникнуть при импорте ячеек с десятичными числами, денежным форматом и т.д. Вывод неутешительный: при слиянии форматирование чисел и дат не сохраняется. Но выход есть!

    Поля документа Word, в которые вставляются наши данные, представляют собой код, который, во-первых, можно посмотреть, а во-вторых, изменить. Чтобы увидеть код поля, например, с номером клубной карты, следует кликнуть по нему правой кнопкой мыши (ПКМ) и выбрать команду Коды/Значения полей .
    Получим следующее

    { MERGEFIELD "M__клубной_карты" }
    Сам код изменять мы не будем, а вот формат допишем. Принцип добавления формата будет понятен любому, кто хоть немного знаком с созданием пользовательского формата в Excel. Чтобы число всегда состояло из шести цифр, формат должен состоять из шести нулей:
    { MERGEFIELD "M__клубной_карты" \# "000000" } . Теперь снова ПКМ по полю -- Обновить поле, и видим число в нужном формате.

    Аналогично поступаем с датой     { MERGEFIELD "дата_окончания_действия_карты" \@ " DD . MM . YYYY " }

    И получаем окончательный вариант


    Подробнее о кодах полей Word можно прочитать в справочной системе Word или на

    Теперь нужно создать источник данных слияния (адресов и фамилий получателей письма).

    1. В разделе Выбор получателей окна Слияние области задач выберите пункт Создание списка (рис. 8.6).

    Рис. 8.6. Окно Выбор получателей мастера Слияние

    2. Щелкните на команде Создать в разделе Создание списка . Откроется окно диалога, показанное на рис. 8.7.

    Источник данных слияния представляет собой базу данных, состоящую из записей, на основе каждой из которых с помощью главного документа будет сгенерирован конкретный экземпляр письма. Все записи имеют одинаковые поля данных.

    Некоторые наиболее распространенные поля заранее внесены в список окна создания источника данных. Вы можете удалить из базы данных ненужные поля и добавить свои собственные.

    Рис. 8.7. Создание источника данных

    Другие пункты раздела Выбор получателей позволяют выбрать в качестве источника данных имеющуюся базу данных, ранее созданную в Word или в приложении типа Access, либо адресную книгу.

    Примечание Наличие в источнике данных лишних полей никак не влияет на результат слияния, но замедляет работу программы.

    3. Щелкните на кнопке Настройка . Откроется окно диалога, пока занное на рис. 8.8.

    4. Выделите пункт Обращение .

    5. Щелчком на кнопке Удалить сотрите выделенное поле.

    Рис. 8.8. Настройка полей источника данных

    Рис. 8.9. Окно диалога Получатели слияния

    6. Повторяя шаги 4 и 5, удалите все поля, кроме Имя, Фамилия , Организация , Адрес 1 и Индекс .

    7. Щелкните на кнопке ОК .

    8. Щелкните на кнопке Закрыть окна диалога .

    9. В открывшемся окне диалога сохранения документа введите имя Гости и щелкните на кнопке Сохранить . Появится показанное на рис. 8.9 окно диалога Получатели слияния , в котором в настоящее время нет ни одной записи.

    10. Вам обязательно придется когда-нибудь ввести информацию в источник данных. Щелкните на кнопке Изменить... , чтобы сделать это сейчас. Откроется форма для ввода данных. Давайте добавим несколько записей. Позже слияние сгенерирует ровно столько копий главного документа, сколько записей имеется в источнике данных.

    11. Заполните поля формы.

    12. Чтобы добавить еще одну запись, щелкните на кнопке Создать запись .

    13. Введите еще несколько записей, перенеся в них информацию, представленную в табл. 8.1.

    ТАБЛИЦА 8.1. Источник данных слияния

    14. Щелкните на кнопке Закрыть , чтобы сохранить базу данных, а затем - на кнопке ОК окна Получатели .

    Примечание Для изменения информации источника данных щелкните в панели инструментов Слияние на кнопке Получатели , а затем в открывшемся окне диалога - на кнопке Изменить . Откроется форма источника данных. Для перемещения по записям источника пользуйтесь кнопками Первая , Назад , Вперед , Последняя в нижней части формы.

    Рис. 8.10 . Панель инструментов Слияние

    Из статьи в предыдущем номере мы узнали, что метод слияния позволяет создавать источник данных средствами Word. В этой статье мы рассмотрим, как сведения об источнике данных можно получить из таблицы Excel.

    Источник данных может использоваться в версиях Word 2000/2002/2003/2007, но процесс его создания проходит одинаково для любых версий Word. Итак, опишем алгоритм для создания источника данных:

    1. Откройте Excel.
    2. В появившейся таблице в ячейку А1 введите имя первого поля (например, страна ), в В1 –второго (например, индекс ) и т.д. (рис. 1).

    Рис. 1. Таблица данных

    Использование таблицы Word 2000/2002

    1. Откройте или создайте в Word основной документ.
    2. Слияние кнопку (Диалоговое окно Слияние ).
    3. Слияние на втором шаге выберите кнопку Получить данные, а из списка – Открыть источник данных (рис. 2).

    Рис. 2. Раскрывающийся список Открыть источник данных

    1. В новом диалоговом окне Открытие источника данных из раскрывающегося списка Тип файла выберите Книги MS Excel .
    2. Откройте выбранный файл, нажав кнопку Открыть.
    3. В появившемся диалоговом окне Microsoft Excel (рис. 3) задайте диапазон или имя.

    Рис. 3. Окно Microsoft Excel

    В результате файл Excel стал как бы «привязан» в качестве источника данных, поэтому теперь можно вставлять поля слияния в основной документ, а также произвести слияние источника данных с основным документом так, как было объяснено в предыдущей статье.

    Правило отбора записей для включения в процесс слияния с основным документом

    В процесс слияния могут быть включены записи, удовлетворяющие определенному заданному критерию. Для выбора записей используются связки ИЛИ , И .

    Для того чтобы задать критерия отбора:

    1. Откройте основной документ.
    2. Выберите на панели инструментов Слияние кнопку (Диалоговое окно Слияние ).
    3. В диалоговом окне Слияние на третьем шаге выберите кнопку Отбор записей.

    В результате появится диалоговое окно Отбор записей .

    1. Во вкладке Отбор записей диалогового окна Отбор записей в столбце Поле из раскрывающегося списка выберите имя поля, на значение которого будет наложено условие.
    2. В столбце Оператор выберите операцию сравнения.
    3. В столбце Значение введите значение, с которым будет проводиться сравнение.
    4. После задания всех критериев закройте окно Отбор записей , нажав кнопку ОК (рис. 4).

    Рис. 4. Окно Отбор записей

    1. В диалоговом окне Слияние нажмите кнопку Объединить или на панели инструментов Слияние нажмите кнопку (Слияние в новый документ ).

    Использование таблицы Excel в качестве источника данных в Word 2003

    1. В меню Сервис выберите команду Письма и рассылки , а затем - команду Слияние .
    2. В открывшейся области задач Слияние, используя кнопку Далее, перейдите на третий этап мастера Выбор получателя, далее щелкните на команду
    3. Найдите необходимый файл таблицы Excel и откройте его, дважды щелкнув на нем мышью.
    4. Подтвердите, что первая строка данных содержит заголовки столбцов (именно они являются полями слияния) (рис. 5).

    Рис. 5. Окно Выделить таблицу

    Примечание. В окне Получатели слияния можно отредактировать записи.

    1. Перейдя к четвертому этапу, выберите команду
    2. В появившемся диалоговом окне Добавление поля слияния (рис. 6) выберите поле из списка, предварительно установив курсор мыши в то место основного документа, где должно находиться поле слияния.

    Рис. 6. Диалоговое окно Добавление поля слияния

    Чтобы совершить отбор записей для включения в процесс слияния с основным документом в Word 2003, необходимо, перейдя к третьему этапу, выбрать команду, а в диалоговом окне Получатели слияния (рис. 7) снять флажок R у записи, в адрес которой не надо отсылать текст основного документа.


    Рис. 7. Диалоговое окно Получатели слияния

    Использование таблицы Excel в качестве источника данных в Word 2007

    1. На вкладке Рассылка в группе Слияние выберите команду Выбрать получателей .
    2. Выберите (рис. 8), найдите нужный файл в диалоговом окне Выбор источника данных и откройте его.

    Рис. 8. Выбор команды Использовать существующий список

    Примечание. После выбора файла станут активными команды вкладки

    1. Щелкните мышью на Изменить список полей при изменении списка.
    2. Щелкните мышью на Вставить поле слияния и выберите поле из списка, предварительно установив курсор мыши в то место основного документа, где должно находиться поле слияние.

    Отбор записей для включения в процесс слияния с основным документом в Word 2007

    1. Во вкладке Рассылки в группе Начать слияние нажмите на Выбрать получателей и в выпадающем списке меню выберите Использовать существующий список .
    2. Найдите необходимый файл таблицы Excel и откройте его, дважды щелкнув по нему мышью.
    3. Подтвердите, что первая строка данных содержит заголовки столбцов (именно они являются полями слияния).
    4. Во вкладке Рассылки в группе Начать слияние выберите Изменить список получателей.

    5.В диалоговом окне Получатели слияния (рис. 9) снимите флажок R у записи, в адрес которой не надо отсылать текст основного документа.

    Рис. 9. Окно Получатели слияния

    Основные преимущества использования Excel в качестве источника данных для процесса слияния

    1. Экономия времени, т.к. пропадает необходимость выполнять одну и ту же работу многократно.

    2. Автоматизация рабочего процесса путем создания множества копий шаблона документа с различными реквизитами.

    3. Удобство и легкость выполнения работы, которая состоит всего из трех этапов: создания основного документа, создания источника данных и непосредственно их слияния.

    Г.А. Серова, проф. РГГУ