Как установить связи между таблицами в excel. Рабочая книга Excel. Связь между рабочими листами. Совместное использование данных. Лабораторная работа по Microsoft Excel

Информацию в электронной таблице Microsoft Excel можно объединить с извлеченными из чертежа данными.

С помощью создания связи с электронной таблицей Excel можно включить информацию из всего листа или только его части, т. е. именованного диапазона . В диалоговом окне "Связь с внешними данными" можно выполнить следующие действия.

• Задать связь с данными путем выбора файла XLS, с которым требуется связать данные, извлеченные из чертежа.
• Задать соответствие между извлеченными данными чертежа и данными электронной таблицы.
• Выбрать в файле XLS столбцы, которые требуется объединить с извлеченными данными чертежа.

На странице "Исправление данных" предусмотрен доступ к диалоговому окну "Связь с внешними данными", в котором можно настроить связь извлеченных данных со всей электронной таблицей Excel или с диапазоном строк и столбцов.

Для создания связи с электронной таблицей необходимо, чтобы на компьютере, выполняющем извлечение данных, было установлено приложение Microsoft Excel. Если не установлена программа Microsoft Excel или файл XLS не сохранен локально на компьютере, на котором выполняется извлечение данных, установить связь с данными невозможно.

После изменения связанной электронной таблицы, например после добавления строки или столбца, можно обновить таблицу на чертеже в соответствии с этим изменением с помощью команды СВЯЗЬОБНОВИТЬ. Аналогичным образом, при изменении таблицы в чертеже связанную электронную таблицу можно обновить с помощью этой же команды.

Прим.: Для удаления связи с данными служит команда СВЯЗЬ. Связи с данными из палитры "Внешние ссылки" удалить невозможно.

О связывании и установлении соответствия данных

Связывание данных заключается в выборе электронной таблицы Microsoft Excel с целью объединения всей таблицы или ее части с извлеченными данными чертежа. Дополнительные сведения о связывании данных см. в разделе "Создание связи таблицы с внешними данными".

В процессе задания соответствия данных создается связь между двумя наборами данных: данные в столбце таблицы извлеченных данных чертежа и данные в столбце электронной таблицы Excel.

В следующем примере рассматривается простая спецификация. Из чертежа извлекаются три столбца данных. В этих столбцах содержатся следующие данные: № детали , Редакция и Количество . В спецификацию можно включить два дополнительных столбца данных из электронной таблицы. В этих столбцах содержатся следующие данные Стоимость и Поставщик .

В данном примере электронная таблица содержит столбец номеров деталей, который имеет заголовок Номер по каталогу и соответствует столбцу Номер детали в таблице извлеченных данных. В диалоговом окне "Связь с внешними данными" выберите "Номер детали" в качестве столбца для данных чертежа и "Номер по каталогу" в качестве столбца для внешних данных. Поскольку в столбце данных чертежа и в столбце внешних данных существует по крайней мере одна ячейка соответствующих данных, функция извлечения данных "знает", как связаны между собой оба источника.

Соответствие данных можно проверить путем нажатия кнопки "Проверить соответствие" в диалоговом окне "Связь с внешними данными". При ошибочном соответствии отображается предупреждающее сообщение, указывающее причину. В некоторых случаях правильное создание связи между данными чертежа и данными электронной таблицы невозможно.

Проверка сопоставленных данных

Сбой при проверке соответствия данных означает, что невозможно найти допустимое соответствие между данными чертежа и внешними данными (в электронной таблице). Отображаются следующие сообщения об ошибках.

Соответствия между значениями в данных чертежа и внешними данными не обнаружены.

• Если неполадку устранить не удается, объединение внешних данных не происходит. Сравните данные столбца электронной таблицы с данными чертежа и попробуйте найти соответствующие значения. Например, для данных чертежа и внешних данных может быть установлены разные значения точности.

Столбец данных во внешних данных не содержит уникальных значений.

• Столбец внешних данных содержит одну или несколько ячеек с одинаковыми данными. В этой ситуации невозможно однозначно задать соответствие между данными чертежа и внешними данными.

Из этой статьи Вы узнаете, как быстро объединить данные из двух таблиц Excel, когда в ключевых столбцах нет точных совпадений. Например, когда уникальный идентификатор из первой таблицы представляет собой первые пять символов идентификатора из второй таблицы. Все предлагаемые в этой статье решения протестированы мной в Excel 2013, 2010 и 2007.

Итак, есть два листа Excel, которые нужно объединить для дальнейшего анализа данных. Предположим, в одной таблице содержатся цены (столбец Price) и описания товаров (столбец Beer), которые Вы продаёте, а во второй отражены данные о наличии товаров на складе (столбец In stock). Если Вы или Ваши коллеги составляли обе таблицы по каталогу, то в обеих должен присутствовать как минимум один ключевой столбец с уникальными идентификаторами товаров. Описание товара или цена могут изменяться, но уникальный идентификатор всегда остаётся неизменным.

Трудности начинаются, когда Вы получаете некоторые таблицы от производителя или из других отделов компании. Дело может ещё усложниться, если вдруг вводится новый формат уникальных идентификаторов или самую малость изменятся складские номенклатурные обозначения (SKU). И перед Вами стоит задача объединить в Excel новую и старую таблицы с данными. Так или иначе, возникает ситуация, когда в ключевых столбцах имеет место только частичное совпадение записей, например, “12345 ” и “12345-новый_суффикс “. Вам-то понятно, что это тот же SKU, но компьютер не так догадлив! Это не точное совпадение делает невозможным использование обычных формул Excel для объединения данных из двух таблиц.

И что совсем плохо – соответствия могут быть вовсе нечёткими, и “Некоторая компания ” в одной таблице может превратиться в “ЗАО «Некоторая Компания» ” в другой таблице, а “Новая Компания (бывшая Некоторая Компания) ” и “Старая Компания ” тоже окажутся записью об одной и той же фирме. Это известно Вам, но как это объяснить Excel?

Замечание: Решения, описанные в этой статье, универсальны. Вы можете адаптировать их для дальнейшего использования с любыми стандартными формулами, такими как ВПР (VLOOKUP) , ПОИСКПОЗ (MATCH) , ГПР (HLOOKUP) и так далее.

Выберите подходящий пример, чтобы сразу перейти к нужному решению:

Ключевой столбец в одной из таблиц содержит дополнительные символы

Рассмотрим две таблицы. Столбцы первой таблицы содержат номенклатурный номер (SKU), наименование пива (Beer) и его цену (Price). Во второй таблице записан SKU и количество бутылок на складе (In stock). Вместо пива может быть любой товар, а количество столбцов в реальной жизни может быть гораздо больше.

В таблице с дополнительными символами создаём вспомогательный столбец. Можно добавить его в конец таблицы, но лучше всего вставить его следующим справа после ключевого столбца, чтобы он был на виду.

Ключевым в таблице в нашем примере является столбец A с данными SKU, и нужно извлечь из него первые 5 символов. Добавим вспомогательный столбец и назовём его SKU helper :

Готово! Теперь у нас есть ключевые столбцы с точным совпадением значений – столбец SKU helper в основной таблице и столбец SKU в таблице, где будет выполняться поиск.

Теперь при помощи функции ВПР (VLOOKUP) мы получим нужный результат:

Другие формулы

• Извлечь первые Х символов справа: например, 6 символов справа из записи “DSFH-164900”. Формула будет выглядеть так:

  ПРАВСИМВ(A2;6)
  =RIGHT(A2,6)

• Пропустить первые Х символов, извлечь следующие Y символов: например, нужно извлечь “0123” из записи “PREFIX_0123_SUFF”. Здесь нам нужно пропустить первые 8 символов и извлечь следующие 4 символа. Формула будет выглядеть так:

  ПСТР(A2;8;4)
  =MID(A2,8,4)

• Извлечь все символы до разделителя, длина получившейся последовательности может быть разной. Например, нужно извлечь “123456” и “0123” из записей “123456-суффикс” и “0123-суффикс” соответственно. Формула будет выглядеть так:

  ЛЕВСИМВ(A2;НАЙТИ("-";A2)-1)
  =LEFT(A2,FIND("-",A2)-1)

Одним словом, Вы можете использовать такие функции Excel, как ЛЕВСИМВ (LEFT), ПРАВСИМВ (RIGHT), ПСТР (MID), НАЙТИ (FIND), чтобы извлекать любые части составного индекса. Если с этим возникли трудности – , мы сделаем всё возможное, чтобы помочь Вам.

Данные из ключевого столбца в первой таблице разбиты на два или более столбца во второй таблице

Предположим, таблица, в которой производится поиск, содержит столбец с идентификаторами. В ячейках этого столбца содержатся записи вида XXXX-YYYY , где XXXX – это кодовое обозначение группы товаров (мобильные телефоны, телевизоры, видеокамеры, фотокамеры), а YYYY – это код товара внутри группы. Главная таблица состоит из двух столбцов: в одном содержатся коды товарных групп (Group), во втором записаны коды товаров (ID). Мы не можем просто отбросить коды групп товаров, так как один и тот же код товара может повторяться в разных группах.

В ячейке C2 запишем такую формулу:

СЦЕПИТЬ(A2;"-";B2)
=CONCATENATE(A2,"-",B2)

Здесь A2 – это адрес ячейки, содержащей код группы; символ “– ” – это разделитель; B2 – это адрес ячейки, содержащей код товара. Скопируем формулу в остальные строки.

Теперь объединить данные из наших двух таблиц не составит труда. Мы будем сопоставлять столбец Full ID первой таблицы со столбцом ID второй таблицы. При обнаружении совпадения, записи из столбцов Description и Price второй таблицы будут добавлены в первую таблицу.

Данные в ключевых столбцах не совпадают

Вот пример: Вы владелец небольшого магазина, получаете товар от одного или нескольких поставщиков. У каждого из них принята собственная номенклатура, отличающаяся от Вашей. В результате возникают ситуации, когда Ваша запись “Case-Ip4S-01” соответствует записи “SPK-A1403” в файле Excel, полученном от поставщика. Такие расхождения возникают случайным образом и нет никакого общего правила, чтобы автоматически преобразовать “SPK-A1403” в “Case-Ip4S-01”.

Плохая новость: Данные, содержащиеся в этих двух таблицах Excel, придётся обрабатывать вручную, чтобы в дальнейшем было возможно объединить их.

Хорошая новость: Это придётся сделать только один раз, и получившуюся вспомогательную таблицу можно будет сохранить для дальнейшего использования. Далее Вы сможете объединять эти таблицы автоматически и сэкономить таким образом массу времени

1. Создаём вспомогательную таблицу для поиска.

Создаём новый лист Excel и называем его SKU converter . Копируем весь столбец Our.SKU из листа Store на новый лист, удаляем дубликаты и оставляем в нём только уникальные значения.

Рядом добавляем столбец Supp.SKU и вручную ищем соответствия между значениями столбцов Our.SKU и Supp.SKU (в этом нам помогут описания из столбца Description ). Это скучная работёнка, пусть Вас радует мысль о том, что её придётся выполнить только один раз:-).

В результате мы имеем вот такую таблицу:

2. Обновляем главную таблицу при помощи данных из таблицы для поиска.

В главную таблицу (лист Store) вставляем новый столбец Supp.SKU .

Далее при помощи функции ВПР (VLOOKUP) сравниваем листы Store и SKU converter Our.SKU , а для обновлённых данных – столбец Supp.SKU .

Столбец Supp.SKU заполняется оригинальными кодами производителя.

Замечание: Если в столбце Supp.SKU появились пустые ячейки, то необходимо взять все коды SKU , соответствующие этим пустым ячейкам, добавить их в таблицу SKU converter и найти соответствующий код из таблицы поставщика. После этого повторяем шаг 2.

3. Переносим данные из таблицы поиска в главную таблицу

В нашей главной таблице есть ключевой столбец с точным совпадением с элементами таблицы поиска, так что теперь эта задача не вызовет сложностей

При помощи функции ВПР (VLOOKUP) объединяем данные листа Store с данными листа Wholesale Supplier 1 , используя для поиска соответствий столбец Supp.SKU .

Вот пример обновлённых данных в столбце Wholesale Price :

Всё просто, не так ли? Задавайте свои вопросы в комментариях к статье, я постараюсь ответить, как можно скорее.

Связанная таблица - это набор данных, которыми можно управлять как единым целым.

Для создания связанной таблицы предназначена кнопка "Форматировать как таблицу" на панели "Стили" ленты "Главная" .

Выберите нужный стиль будущей таблицы и задайте диапазон ячеек, на основе которого будет создана связанная таблица.

После настройки всех параметров мы получим связанную таблицу. Рядом с заголовками столбцов появятся кнопки со стрелочками (по аналогии с фильтрацией), а в окне программы появится контекстный инструмент "Работа с таблицами" , содержащий ленту "Конструктор" .

Каждой связанной таблице дается уникальное имя. По умолчанию - "Таблица_номер". Изменить название таблицы можно на панели "Свойства" .

На панели "Стили таблиц" можно, при необходимости, изменить или настроить стиль связанной таблицы.

Связанную таблицу можно обратно превратить в обычный диапазон ячеек. Для этого предназначена кнопка "Преобразовать в диапазон" на панели "Сервис" контекстной ленты "Конструктор" .

Как уже упоминалось ранее, рядом с заголовками столбцов расположены кнопки сортировки и фильтрации, при помощи которых можно сортировать данные и применять фильтры.

В связанной таблице можно подсчитывать итоговые значения в столбцах. Для этого надо установить флажок "Строка итогов" на панели "Параметры стилей таблиц" .

При помощи выпадающего списка можно выбрать нужное значение итоговой функции.

В связанную таблицу можно добавлять/удалять строки и столбцы.

Это можно делать несколькими способами.

1. Воспользоваться кнопкой "Изменить размер таблицы" на панели "Свойства" .

2. Установите курсор в ячейке связанной таблицы, рядом с которой надо добавить новый столбец (строку) и на панели "Ячейки" ленты "Главная" воспользуйтесь кнопкой "Вставить" .

При выполнении определенных задач в Excel иногда приходится иметь дело с несколькими таблицами, которые к тому же связаны между собой. То есть, данные из одной таблицы подтягиваются в другие и при их изменении пересчитываются значения во всех связанных табличных диапазонах.

Связанные таблицы очень удобно использовать для обработки большого объема информации. Располагать всю информацию в одной таблице, к тому же, если она не однородная, не очень удобно. С подобными объектами трудно работать и производить по ним поиск. Указанную проблему как раз призваны устранить связанные таблицы, информация между которыми распределена, но в то же время является взаимосвязанной. Связанные табличные диапазоны могут находиться не только в пределах одного листа или одной книги, но и располагаться в отдельных книгах (файлах). Последние два варианта на практике используют чаще всего, так как целью указанной технологии является как раз уйти от скопления данных, а нагромождение их на одной странице принципиально проблему не решает. Давайте узнаем, как создавать и как работать с таким видом управления данными.

Прежде всего, давайте остановимся на вопросе, какими способами существует возможность создать связь между различными табличными диапазонами.

Способ 1: прямое связывание таблиц формулой

Самый простой способ связывания данных – это использование формул, в которых имеются ссылки на другие табличные диапазоны. Он называется прямым связыванием. Этот способ интуитивно понятен, так как при нем связывание выполняется практически точно так же, как создание ссылок на данные в одном табличном массиве.

Посмотрим, как на примере можно образовать связь путем прямого связывания. Имеем две таблицы на двух листах. На одной таблице производится расчет заработной платы с помощью формулы путем умножения ставки работников на единый для всех коэффициент.

На втором листе расположен табличный диапазон, в котором находится перечень сотрудников с их окладами. Список сотрудников в обоих случаях представлен в одном порядке.

Нужно сделать так, чтобы данные о ставках из второго листа подтягивались в соответствующие ячейки первого.

Способ 2: использование связки операторов ИНДЕКС — ПОИСКПОЗ

Но что делать, если перечень сотрудников в табличных массивах расположен не в одинаковом порядке? В этом случае, как говорилось ранее, одним из вариантов является установка связи между каждой из тех ячеек, которые следует связать, вручную. Но это подойдет разве что для небольших таблиц. Для массивных диапазонов подобный вариант в лучшем случае отнимет очень много времени на реализацию, а в худшем – на практике вообще будет неосуществим. Но решить данную проблему можно при помощи связки операторов ИНДЕКС – ПОИСКПОЗ . Посмотрим, как это можно осуществить, связав данные в табличных диапазонах, о которых шел разговор в предыдущем способе.

1. Выделяем первый элемент столбца «Ставка» . Переходим в Мастер функций , кликнув по пиктограмме «Вставить функцию» .



2. В Мастере функций в группе «Ссылки и массивы» находим и выделяем наименование «ИНДЕКС» .



3. Данный оператор имеет две формы: форму для работы с массивами и ссылочную. В нашем случае требуется первый вариант, поэтому в следующем окошке выбора формы, которое откроется, выбираем именно его и жмем на кнопку «OK» .



4. Выполнен запуск окошка аргументов оператора ИНДЕКС . Задача указанной функции — вывод значения, находящегося в выбранном диапазоне в строке с указанным номером. Общая формула оператора ИНДЕКС такова:

   ИНДЕКС(массив;номер_строки;[номер_столбца])

   «Массив» — аргумент, содержащий адрес диапазона, из которого мы будем извлекать информацию по номеру указанной строки.

   «Номер строки» — аргумент, являющийся номером этой самой строчки. При этом важно знать, что номер строки следует указывать не относительно всего документа, а только относительно выделенного массива.

   «Номер столбца» — аргумент, носящий необязательный характер. Для решения конкретно нашей задачи мы его использовать не будем, а поэтому описывать его суть отдельно не нужно.

   Ставим курсор в поле «Массив» . После этого переходим на Лист 2 и, зажав левую кнопку мыши, выделяем все содержимое столбца «Ставка» .



5. После того, как координаты отобразились в окошке оператора, ставим курсор в поле «Номер строки» . Данный аргумент мы будем выводить с помощью оператора ПОИСКПОЗ . Поэтому кликаем по треугольнику, который расположен слева от строки функций. Открывается перечень недавно использованных операторов. Если вы среди них найдете наименование «ПОИСКПОЗ» , то можете кликать по нему. В обратном случае кликайте по самому последнему пункту перечня – «Другие функции…» .



6. Запускается стандартное окно Мастера функций . Переходим в нем в ту же самую группу «Ссылки и массивы» . На этот раз в перечне выбираем пункт «ПОИСКПОЗ» . Выполняем щелчок по кнопке «OK» .



7. Производится активация окошка аргументов оператора ПОИСКПОЗ . Указанная функция предназначена для того, чтобы выводить номер значения в определенном массиве по его наименованию. Именно благодаря данной возможности мы вычислим номер строки определенного значения для функции ИНДЕКС . Синтаксис ПОИСКПОЗ представлен так:

   ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;[тип_сопоставления])

   «Искомое значение» — аргумент, содержащий наименование или адрес ячейки стороннего диапазона, в которой оно находится. Именно позицию данного наименования в целевом диапазоне и следует вычислить. В нашем случае в роли первого аргумента будут выступать ссылки на ячейки на Листе 1 , в которых расположены имена сотрудников.

   «Просматриваемый массив» — аргумент, представляющий собой ссылку на массив, в котором выполняется поиск указанного значения для определения его позиции. У нас эту роль будет исполнять адрес столбца «Имя» на Листе 2 .

   «Тип сопоставления» — аргумент, являющийся необязательным, но, в отличие от предыдущего оператора, этот необязательный аргумент нам будет нужен. Он указывает на то, как будет сопоставлять оператор искомое значение с массивом. Этот аргумент может иметь одно из трех значений: -1 ; 0 ; 1 . Для неупорядоченных массивов следует выбрать вариант «0» . Именно данный вариант подойдет для нашего случая.

   Итак, приступим к заполнению полей окна аргументов. Ставим курсор в поле «Искомое значение» , кликаем по первой ячейке столбца «Имя» на Листе 1 .



8. После того, как координаты отобразились, устанавливаем курсор в поле «Просматриваемый массив» и переходим по ярлыку «Лист 2» , который размещен внизу окна Excel над строкой состояния. Зажимаем левую кнопку мыши и выделяем курсором все ячейки столбца «Имя» .



9. После того, как их координаты отобразились в поле «Просматриваемый массив» , переходим к полю «Тип сопоставления» и с клавиатуры устанавливаем там число «0» . После этого опять возвращаемся к полю «Просматриваемый массив» . Дело в том, что мы будем выполнять копирование формулы, как мы это делали в предыдущем способе. Будет происходить смещение адресов, но вот координаты просматриваемого массива нам нужно закрепить. Он не должен смещаться. Выделяем координаты курсором и жмем на функциональную клавишу F4 . Как видим, перед координатами появился знак доллара, что означает то, что ссылка из относительной превратилась в абсолютную. Затем жмем на кнопку «OK» .



10. Результат выведен на экран в первую ячейку столбца «Ставка» . Но перед тем, как производить копирование, нам нужно закрепить ещё одну область, а именно первый аргумент функции ИНДЕКС . Для этого выделяем элемент колонки, который содержит формулу, и перемещаемся в строку формул. Выделяем первый аргумент оператора ИНДЕКС (B2:B7 ) и щелкаем по кнопке F4 . Как видим, знак доллара появился около выбранных координат. Щелкаем по клавише Enter . В целом формула приняла следующий вид:

    ИНДЕКС(Лист2!$B$2:$B$7;ПОИСКПОЗ(Лист1!A4;Лист2!$A$2:$A$7;0))



11. Теперь можно произвести копирование с помощью маркера заполнения. Вызываем его тем же способом, о котором мы говорили ранее, и протягиваем до конца табличного диапазона.



12. Как видим, несмотря на то, что порядок строк у двух связанных таблиц не совпадает, тем не менее, все значения подтягиваются соответственно фамилиям работников. Этого удалось достичь благодаря применению сочетания операторов ИНДЕКС —ПОИСКПОЗ .

Если нам нужно, чтобы автоматически данные из одной таблице Excel переносились в другую , нужно связать эти таблицы. Есть несколько способов, как связать данные двух таблиц в Excel. Один способ - с помощью формулы, смотрите в статье «Как связать таблицы в Excel ».
Здесь рассмотрим, как связать две таблицы в разных книгах Excel , с помощью установки связи между таблицами. Когда все настроим, то достаточно открыть одну таблицу, чтобы данные перенеслись в эту таблицу из другой таблицы. Не нужно открывать все книги, чтобы связь работала. Она будет работать с одной открытой книгой.
Итак, у нас есть две книги Excel – Книга1 и Книга2. В Книге1 есть такая таблица, уже заполненная. Таблица1. Внимание!
Если в таблице есть объединенные ячейки, то в них связь не будет работать или будет сбиваться.
В Книге2 делаем такую же таблицу, но не заполняем ее.

Еще функцию «Вставить связь» можно вызвать так. Так же копируем, но в контекстном меню нажимаем на функцию «Специальная вставка». В появившемся диалоговом окне нажимаем на кнопку «Вставить связь».