Access звіти розрахунок підсумкових сум. Підсумовування у звітах. Друк та збереження звітів у режимі попереднього перегляду

Практична робота № 16

створіння запитів Accessу режимі конструктора. Запити вибірку. Обчислювані поля у запитах.

Створення звітів Access. Майстер звітів. Робота зі звітом як конструктора.

1. Відкрийте БД Student, створену у практичній роботі 15.

2. Увійдіть у режим конструктора запитів: на вкладці Створення у групі «Запити» виберіть кнопку «Конструктор запитів». У конструкторі запити створюються вручну. Джерелом даних для запиту може бути одна або кілька таблиць чи запитів. Додати таблицю Студентияк джерело даних. Вивчіть вікно бланка запиту та інструментарій. Джерела даних відображаються у верхній частині бланка запиту. Нижня частина бланка призначена:

· Для завдання полів, що відображаються у запиті (рядок Поле та рядок Ім'я таблиці);

· Для завдання способу впорядкування даних у запиті (рядок Сортування);

· Завдання умов відбору (рядки Умова відбору);

· Для завдання способу групування даних у запиті;

· Для завдання обчислюваних виразів у полях запиту.

3. Увімкніть у запит усі поля таблиці Студенти. Увімкніть сортування на прізвище та запустіть запит на виконання (кнопка в панелі інструментів).

У разі збереження задайте ім'я Макет запиту. У запиті буде відображено всі дані вихідної таблиці. Перегляньте запит.

4. Запити на вибірку. Створіть запити на вибір. Побудова кожного нового запиту виконується у конструкторі (як у пункті 3). Макет також можна багаторазово копіювати, зберігаючи кожен запит з ім'ям, що відображає зміст запиту. Задайте по черзі Умови відбору, наведені нижче, перегляньте результати побудованих запитів, і збережіть кожен з них під відповідними іменами. Отже, виберіть:

· Студентів, прізвища яких починаються на перші літери алфавіту (Like "[А-І] *") (ім'я Перші);

· Студентів, які навчаються в одній групі (ім'я Група);

· Студентів, крім тих, хто навчається у певній групі (наприклад, Not І-105) (ім'я Крім групи).

5. Запити на вибірку з логічними операціями. Створіть запити на вибір накладенням умов на поля оцінок за іспити. Джерелом даних для запитів будуть таблиці Студентиі Сесія. Збережіть із зазначеними іменами. Отже, виберіть:

· студентів тільки на відмінно (ім'я Відмінники).

· студентів на добре і відмінно (4 Or 5) (ім'я Чотири та п'ять).

· студентів, які мають хоча б одну трійку (ім'я Трієчники).

6. Запити на вибірку з параметром. Якщо замість умови відбору в рядку встановити текстове запрошення на введення, укладене в квадратні дужки, наприклад [Введіть прізвище], можна задати параметр під час запуску запиту. Параметр - це будь-яке значення, яким будуть знаходитися всі записи із зазначеним значенням поля (у прикладі це прізвище). У нових запитах виконайте вибірку за значенням параметрів:

· На прізвище студента (ім'я Прізвище).

· За кодом студента (Ім'я Код).

7. Зверніть увагу, що при пошуку з параметром використовується точна відповідність до значення параметра.

8. Обчислювані поля у запиті. У новому запиті:

· Обчислюване поле з назвою Середній бал для обчислення середнього балу кожного студента:

Ім'я запиту – Середній бал.

· Обчислюване поле під назвою Сума балів для обчислення суми балів кожного студента. Ім'я запиту – Сума балів.

9. Групові операції у запитах. Угруповання включається кнопкою на вкладці « Робота із запитами» - « Конструктор»(Групові операції). У рядку бланка «Групові операції» можна задати поля, за якими виконується групування, та функції, які називаються груповими та використовуються для підбиття підсумків по групі даних. Ознайомтеся із переліком групових функцій.

· Знайдіть середні оцінки з предметів кожної групи. У запит мають бути включені поля Група та Екам1, Екзамен2, Екзамен3. Поле прізвища у цьому запиті не потрібне!Використовуйте групування у полі Групова операція та групову функцію Avg() у всіх полях оцінок. Збережіть з ім'ям Середні за групами.

· Знайдіть середні оцінки з предметів для контингенту студентів. У цей запит увімкніть лише поля оцінок з групуванням функцією Avg() у всіх полях оцінок. Збережіть з ім'ям Середні з предметів.

10. Звіти призначені для відображення даних із таблиць та запитів бази даних у «паперовому» варіанті. Відрізняються від форм тим, що дозволяють легко виконати угруповання даних та підбиття підсумків.

11. Створення звітів із використанням майстрів. На вкладці Створення у групі « Звіти" Виберіть Майстер звітів. Виберіть джерелом даних таблицю Студенти. Виберіть, щоб увімкнути поля Група, Прізвище, Ім'я, Адреса, Телефон у зазначеному порядку. Не додаючирівні угруповання, відсортуйтеполя за зростанням номера групи, потім зі зростанням прізвища, потім імені. Виберіть макет Табличний, будь-який стиль, задайте ім'я Студенти.

12. Звіт відкривається у режимі відтворення. Зверніть увагу на зміст вкладки перегляду (вона називається «Попередній перегляд»).

13. Увійдіть у режим конструктора звітів, ознайомтеся зі змістом бланка звіту. Знайдіть області заголовків, приміток, колонтитулів. Зверніть увагу на те, що з'явилися вкладки інструментів конструктора звітів. Створення звіту аналогічне до створення форм. В області заголовка розміщується загальний заголовок звіту, у верхньому колонтитулі - заголовки полів, вони будуть повторені на кожній сторінці звіту. В області нижнього колонтитулу – Поточна датата номери сторінок звіту, вони також будуть повторені на кожній сторінці. Подивіться, який тип ці елементи. Для заголовків використовується елемент Напис, для відображення даних елемент Поле. Елемент Лініявідокремлює область верхнього колонтитулу.

14. Угруповання даних. Для об'єднання записів у групи використовується команда Угрупованняна вкладці « Інструменти конструктора звітів - Конструктор». У звіті Студентизаписи про студентів мають бути згруповані за номерами груп. Використовуйте групування, щоб додати до звіту область Заголовок групи для номерів груп, і встановіть порядок сортування за зростанням. Перемістіть в область Заголовок групи напис Група з верхнього колонтитула і поле Група з області даних. Виділіть тонкою лінією зверху дані про різні групи.

15. Перегляньте результат у режимі відтворення.

16. Створення звітів із використанням майстрів. Угруповання даних. Використовуйте Майстер звітів для створення звіту для таблиць Студентиі Сесія. Виберіть для включення в запит поля Група, Прізвище, Ім'я та оцінки за три іспити. Додати рівень угруповання(по групі), відсортуйте за зростанням прізвища, потім імена. Виберіть макет Ступінчастий, будь-який стиль, задайте ім'я Сесія.

Обчислення у формах використовуються:

• під час створення обчислюваних полів, т. е. таких елементів управління, значення яких обчислюються з урахуванням значень інших елементів управління чи вбудованих функцій;
• для обчислення значення за умовчанням елементів керування форми;
• у виразах, за допомогою яких задаються деякі властивості елементів управління, наприклад, умова на значення, умови для відбору записів у формі та ряд інших.

Правила складання виразів в Access ми вже описували (див. Розд. "Використання виразів у запитах" гл. 4). Тому тут ми зупинимося в першу чергу на полях форми, що обчислюються, і опишемо, де вони потрібні і як їх створити.

Увага
Формули для обчислень у Access записуються за допомогою спеціального синтаксису, який диктує правила запису формул і у виразах Access та процедурах на VBA. Цей синтаксис дещо відрізняється від прийнятого в математиці, проте багато в чому схожий на нього і інтуїтивно зрозумілий. Опис синтаксису обчислювальних формул наведено в розд. "Вирази в Access" гол. 4.

Створення обчислюваних полів

Найпростішим полем, що обчислюється, є поле, в якому повинна виводитися поточна дата. Щоб створити таке поле:

1. Створіть вільний елемент керування типу Поле(Text Box) у потрібному місці форми.
2. Прямо у полі введіть вираз =Date(). Знак рівності є обов'язковим.
3. Відкрийте вікно Властивості(Properties) для цього елемента та задайте для властивості Формат поля(Format) бажаний формат дати, наприклад Довгий формат дати(Long Date).
4. Встановіть довжину поля таким чином, щоб у ньому містилася необхідна кількість символів.
5. Змініть назву мітки цього текстового поля. Створене поле виглядатиме, як показано на рис. 9.47.

Рис. 9.47. Обчислюване поле

У Accessобчислення виконують у запитах та у звітах. Усі обчислення за формулами здійснюють лише у запитах за допомогою рядка Групова операція. Найчастіше використовуються такі функції цього рядка.

· Вираз.Виконання обчислень у полі за формулою.

· Підсумовування (Sum).Підсумовує всі значення вибраного поля.

· Середнє значення (Avg).Обчислює середнє значення всіх чисел у вибраному полі.

· Мінімум (Min).Визначення найменшого числа у полі.

· Максимум(Max). Визначення найбільшого числа у полі.

Рис.19.Відкриваємо вікно з рядком Групові операції

Для виконання обчислень з використанням розміщених у полях запиту даних передусім перевірте, у яких стовпцях яких таблиць розміщені необхідні для розрахунків числа. Усі ці стовпці (поля) увімкніть у запит. Потім слід, клацнувши лівою кнопкою миші на панелі інструментів на кнопці Конструктор(рис. 19), додати у вікно запиту рядок Групова операція,яка за умовчанням прихована. Відкриється вікно, показане малюнку 20. У деяких версіях Accessу меню Видє рядок Групова операція,яка може бути використана для цієї мети.

Рис.20.Рядок Групова операція

Рядок Групова операціямає з'явитися автоматично. У деяких версіях Accessця строка автоматично не з'являється. У такому випадку на панелі інструментів потрібно натиснути кнопку із символом ∑ (Групова операція ), яка виділена малюнку. Для запису формули вибираємо пусте поле. У рядку Групова операціяу всіх полях запиту за замовчуванням записано значення Угруповання.Для введення формули у вибраному полі цього рядка треба помістити значення Вираз,що можна зробити так:

· Клацніть по рядку Групова операціяу вибраному полі.

· Клацніть по кнопці з трикутником, що з'явилася в полі.

· У списку виберіть рядок Вираз(Рис.21).

· У рядку Виведення на екрантреба відзначити прапорець.

Рис. 21.Вибір групової операції «Вираз»

Формула записується у рядку Полеза тими ж правилами, що і в Excel, але замість адреси осередків використовуються імена полів, укладені в квадратні дужки. Ім'я поля у формулі слід вводити з урахуванням регістру, вручну не копіювати! До формули можуть входити числа (константи), проте відсотки необхідно перетворити на десяткові дроби. Наприклад, якщо потрібно обчислити відпускну ціну товару, збільшивши оптову ціну на 25%, у рядку Полеслід записати формулу:

= [Ціна] * 1,25

Після введення формули клацніть поза готового виразу, можна в іншому рядку. Замість знаку рівності Accessдодасть на початок формули текст Вираз1:, що стане ім'ям поля. Цей текст можна замінити пізніше. Якщо запит буде додано ще одне поле з формулою, воно отримає ім'я Вираз2:і т.д. Відкрийте запит і перевірте наявність нового поля із заголовком Вираз 1.Щоб переглянути запит у вигляді таблиці, виберіть у меню команду Вид, у списку – Режим таблиці. Щоб змінити заголовок поля, клацніть на панелі інструментів на кнопці Конструктор(рис. 19), потім у потрібному стовпці рядка Поле(рис. 20) видаліть колишнє ім'я та введіть нове.

Створення звітів

Звіти дають вам можливість представити компоненти вашої бази даних у зручному для читання форматі для друку. Access 2010 дозволяє створювати звіти з таблиць та запитів.

Щоб створити звіт:

Подібно до таблиць та запитів, звіти можна сортувати та фільтрувати. Просто клацніть правою кнопкою миші поле, яке ви хочете сортувати або фільтрувати, а потім виберіть потрібну функцію сортування або фільтрації.

Видалення полів

Ви можете виявити, що звіт містить деякі поля, які вам дійсно не потрібні. Наприклад, наш звіт містить поле Zip Code, яке не є обов'язковим у цьому списку замовлень. На щастя, ви можете видаляти поля у звітах, не торкаючись таблиці або запиту, де ви витягли ваші дані.

Щоб видалити поле у ​​звіті:

1. Клацніть будь-яку комірку в полі, яке ви хочете видалити.
2. Натисніть клавішу «Видалити».

Коли видаляєте поле, обов'язково видаліть його заголовок. Просто виберіть заголовок та натисніть клавішу «Видалити».

Друк та збереження звітів у режимі попереднього перегляду

Хоча ви можете друкувати звіти за допомогою команд у поданні Backstage, ви також можете використовувати Попередній перегляд. Попередній перегляд показує, як звіт відображатиметься на роздрукованій сторінці. Він також дозволяє змінювати спосіб відображення звіту, роздруковувати його і навіть зберігати його як інший тип файлу.

Щоб надрукувати звіт:

Збереження звітів

Ви можете зберігати звіти в інших форматах, щоб вони могли відображатись поза Access. Це називається експорт файлу, і він дозволяє переглядати та навіть змінювати звіти в інших форматах та програмах.

Access пропонує варіанти збереження звіту у вигляді файлу Excel, текстового файлу, PDF, файлу XPS, вкладення електронної пошти, текстовий файл або HTML-документ. Поекспериментуйте з різними варіантами експорту, щоб знайти той, який найкраще відповідає вашим потребам.

Access володіє великим набором можливостей та інструментів для роботи з базами даних. Перед користувачами, що використовують цю програму, можуть ставитися різні завдання, які потрібно вміти вирішувати. У цій статті розберемося, як створити звіт у Access, що це таке і для чого він потрібний. Давайте почнемо. Поїхали!

Звіти в Microsoft Access служать виведення на екран чи друку інформації з бази даних. Будь-який звіт можна створити на основі таблиці або на основі запиту. Робиться це дуже просто, всього кілька кліків.

Для початку у вас має бути готова таблиця, з даними якої ви працюватимете. Потім виділіть потрібну таблицю у вікні «Всі об'єкти Access», розташованому зліва, перейдіть на вкладку «Створення» та натисніть кнопку «Звіт» в однойменному розділі. Все готово. Перед вами буде сформований програмою звіт на основі інформації, що міститься в таблиці.

Після цього ви можете перейти на вкладку «Конструктор», щоб відредагувати поля, розділи та інше. Щоб вийти з режиму конструктора, клацніть правою клавішею миші на вкладці таблиці та виберіть пункт «Подання звіту». Не забудьте зберегти перед виходом.

Для більш складних випадків використовуйте "Майстер звітів", відповідна кнопка знаходиться в тій же вкладці "Створення", цей інструмент стане в нагоді в тому випадку, якщо необхідно оперувати з даними з декількох таблиць відразу.

У вікні виберіть зі списку таблиці та запити, з яких будуть взяті поля (їх також необхідно вказувати). Закінчивши, натисніть кнопку "Далі". У наступному вікні вам буде запропоновано вибрати відповідний вид представлення даних. Потім ви можете згрупувати вибрані поля на власний розсуд. Просто виберіть поле і натисніть кнопку зі стрілкою. Далі відкриється вікно сортування записів. Робити сортування необов'язково, тому ви можете пропустити цей етап. У наступному вікні виберіть "Макет" (ступінчастий, блок, структура) та "Орієнтацію" (книжкова, альбомна). Залишіть зазначеним пункт «Налаштувати ширину полів для розміщення на одній сторінці». Після цього залишається ввести назву та натиснути кнопку «Готово».

Щоб виправити загальний вигляд і дані, що не коректно відображаються , перейдіть в режим конструктора. Там ви можете виділяти окремі поля та переміщувати їх за допомогою стрілок на клавіатурі або мишкою. Прибрати великі проміжки між стовпцями можна не переходячи в «Конструктор». Достатньо пересунути межі курсором миші. У випадку, якщо частина даних у вас відображаються у вигляді ґрат «#», просто збільште ці поля та інформація буде відображена коректно. У режимі конструктора можна змінювати колір тексту, підкладки, заголовки.

Існує можливість створення певних осередків , у яких буде розраховуватися сума, різниця чи твір з урахуванням даних із таблиць чи запитів. Для цього виділіть потрібне поле та натисніть кнопку «Підсумки», розташовану на панелі інструментів у розділі «Угруповання та підсумки». У меню виберіть «Кількість записів» або «Кількість значень» залежно від того, які перед вами стоять завдання.

У звітах Access автоматично проставляються сірі смуги, які деяким користувачам можуть сподобатися. Щоб прибрати їх, перейдіть в режим конструктора, виділіть «Область даних», клацніть правою клавішею миші та виберіть у списку «Властивості». Праворуч з'явиться вікно, в якому необхідно знайти рядок "Колір фону чергування". Скопіюйте «Фон 1» із «Колір фону» та вставте в «Колір фону чергування». Те ж саме повторіть у розділі «Примітки групи».

Ще один спосіб створення – «Конструктор звітів». Натиснувши цю кнопку, перед вами з'явиться область, до якої потрібно додати поля за допомогою відповідної кнопки у стрічці інструментів.

Тепер ви будете знати, як зробити звіт у Microsoft Access. Це дозволить вам краще працювати з базами даних. Залишайте у коментарях свою думку про цю статтю: чи виявилася вона корисною, і запитуйте, якщо щось залишилося незрозумілим.