Hozzon létre egy körlevél-adatforrást a Wordben. Microsoft Word dokumentumok egyesítése Az adatforráshoz való csatlakozás összeomlik egyesítéskor

Most létre kell hoznia egy körlevél-adatforrást (a levél címzettjeinek címe és vezetékneve).

1. Szakasz Válassza ki a címzetteket ablak egyesülés munkaablak elem kiválasztása Hozzon létre egy listát(8.6. ábra).

Rizs. 8.6. Ablak Válassza ki a címzetteket mesterek egyesülés

2. Kattintson a parancsra Teremt fejezetben Hozzon létre egy listát. ábrán látható párbeszédpanel. 8.7.

A körlevél-adatforrás egy rekordokból álló adatbázis, amelyek mindegyike a levél egy-egy példányának létrehozására szolgál a fő dokumentum segítségével. Minden rekord azonos adatmezővel rendelkezik.

A leggyakoribb mezők némelyike ​​előre fel van sorolva az Adatforrás létrehozása ablakban. Eltávolíthatja a szükségtelen mezőket az adatbázisból, és hozzáadhatja a sajátjait.

Rizs. 8.7. Hozzon létre egy adatforrást

Egyéb szakaszelemek Válassza ki a címzetteket lehetővé teszi, hogy adatforrásként válasszon ki egy meglévő adatbázist, amelyet korábban a Wordben vagy egy alkalmazásban (például az Accessben) hoztak létre, vagy egy címjegyzéket.

jegyzet A plusz mezők jelenléte az adatforrásban nem befolyásolja az összevonás eredményét, de lelassítja a programot.

3. Kattintson a gombra Beállítás. Megnyílik egy párbeszédpanel, amint az ábrán látható. 8.8.

4. Jelöljön ki egy elemet Fellebbezés.

5. A gombra kattintva Töröl törölje a kiemelt mezőt.

Rizs. 8.8. Adatforrás-mezők testreszabása

Rizs. 8.9. Párbeszéd ablak Címzettek egyesítése

6. Ismételje meg a 4. és 5. lépést az összes mező eltávolításához, kivéve a Név, Vezetéknév, Szervezet, Cím 1és Index.

7. Kattintson a gombra rendben.

8. Kattintson a gombra Bezárás párbeszédablakokat.

9. A dokumentum mentéséhez megnyíló párbeszédablakban adja meg a Vendégek nevét, majd kattintson a gombra Megment. ábrán látható. 8.9 párbeszédablak Címzettek egyesítése, amely jelenleg nem tartalmaz bejegyzéseket.

10. Valamikor biztosan be kell írnia az információkat egy adatforrásba. Kattintson a gombra Változás... most megtenni. Megnyílik egy adatbeviteli űrlap. Adjunk hozzá néhány bejegyzést. Később az egyesítés pontosan annyi másolatot hoz létre a törzsdokumentumból, ahány rekord van az adatforrásban.

11. Töltse ki az űrlapmezőket.

12. Új bejegyzés hozzáadásához kattintson a gombra Bejegyzés létrehozása.

13. Adjon meg még néhány bejegyzést, átviszi a táblázatban szereplő információkat. 8.1.

8.1. TÁBLÁZAT Adatforrás egyesítése

14. Kattintson a gombra Bezárás az adatbázis mentéséhez, majd - a gombra rendben ablak Címzettek.

jegyzet Az adatforrás információinak módosításához kattintson a gombra az eszköztáron egyesülés a gombon Címzettek, majd a megnyílt párbeszédpanelen - a gombra változás. Megnyílik az adatforrás űrlapja. A gombokkal navigálhat a forrásrekordok között. Első, Vissza, Előre, Utolsó az űrlap alján.

Rizs. 8.10. Eszköztár egyesülés

Nemrég láttam egy vad képet az egyik szervezetnél :)

A cég új épületbe költözött - MO-ból Moszkvába. Ennek megfelelően a munkaszerződés lényeges feltételeinek módosításáról van szó minden munkavállalóra vonatkozóan. Az eljárás szerint a munkavállalókat aláírás ellenében értesíteni kell a közelgő költözésről, majd minden további munkaszerződést meg kell kötni. A szervezet mintegy 1,5 ezer embert foglalkoztat, a személyzeti osztálynak sürgősen dokumentumokat kell készítenie.

Mi történik ezután?
A HR osztály vezetője kérést küld az osztálynak információs technológiák a személyügyi rendszer véglegesítéséről: létre kell hozni nyomtatványok- vegye észre és kiegészítő megállapodás. Az informatika azt válaszolja, hogy egy ilyen felülvizsgálat több ezer euróba fog kerülni, a költségek pedig nincsenek benne a költségvetésben, és egyebek mellett a megvalósítás legkorábban két hónap múlva lehetséges.

Az informatikai részleget átkozva, a HR-esek hétvégenként eljárnak dolgozni, otthon hagyva a kisgyerekeiket. Halhatatlan munka: 3000 dokumentum készült két nap alatt! Minden alkalmazott neve és útlevéladatai manuálisan kerültek a sablonba, és így tovább 3000 alkalommal!

Vajon képesek lesznek-e megbocsátani maguknak egy ekkora időpocsékolást, amikor rájönnek, hogy használnak Egyesítés (Korvítvány) sablon Wordben személyes adatokat tartalmazó Excel táblával, ez húsz perc alatt megcsinálható :)

1. LÉPÉS: Hozzon létre egy dokumentumsablont a Wordben.

A megváltozott adatok pirossal vannak kiemelve: vezetéknév, keresztnév, apanév, szám, munkaszerződés dátuma, beosztás, felosztás és a nemtől függően tiszteletben tartott és kapott szavak végződései.

2. LÉPÉS: Hozzon létre adatforrást az Excelben.

A Merge beállítása után a program behelyettesíti a forrásból származó adatokat a sablonba. Minden sor külön dokumentum.

3. LÉPÉS: Visszatérünk a Wordben létrehozott dokumentumsablonhoz. Dolgoznunk kell a "Mailouts" füllel, alaposan tanulmányozzuk.

Kattintson a "Címzettek kiválasztása" gombra, válassza a "Meglévő lista használata" lehetőséget, és nyissa meg az adatforrást ( Excel fájl munkavállalói információkkal).

A következő ablakban válassza ki a fájlnak azt a lapját, amely a szükséges adatokat tartalmazza.

4. LÉPÉS: Helyezze a kurzort a sablonszöveg azon helyére, ahová a forrásból származó adatokat szeretne beszúrni, nyomja meg az "Összevonó mező beszúrása" gombot, és válassza ki a kívánt mezőt.

Így néz ki a sablonom az összes egyesítési mező beillesztése után:

5. LÉPÉS: Hozzon létre szabályokat, amelyek megváltoztatják a „tiszteletben tartott” és a „megkapott” szavak végződését a munkavállaló nemétől függően.

A kurzort utána helyezzük a szó vége elé. Nyomja meg a "Szabályok" gombot, és a legördülő listából válassza ki a "HA...THEN...MÁS" lehetőséget.

Leírjuk a szabályt: ha a nem nő - akkor ..., különben ...

6. LÉPÉS Formázza meg a dátumokat.

Ha korábban már használta a Levelezést (összevonás), akkor valószínűleg találkozott már azzal, hogy az Excelből átvitt dátumok teljesen rosszul néznek ki a Wordben. Például 2012.06.19. helyett nagy valószínűséggel 2012.06.19-et fog látni, ez az eredmény valószínűleg nem felel meg Önnek.

Van különböző utak A probléma megoldásához a legegyszerűbb és legkényelmesebb megoldást fogjuk használni.

Nyomjuk meg az Alt+F9 billentyűkombinációt, most már láthatjuk az egyesítő mezők kódjait.

A contract_date mezőkódon belül a zárás előtt kapcsos zárójel tegyen egy fordított perjelet, majd a formázási kulcsot:
( MERGEFIELD "Szerződés_dátuma" \@ "DD.MM.YYYY" }
@ - dátum megjelölés, "DD.MM.YYYY" - dátum formátum kulcs 19.06.2012 .
Bármilyen más formátumot használhat. Például, ha a dátum úgy néz ki 2012. június 19, használja a kulcsot \@ "ÉÉÉÉ HHHH NN".

A kódszerkesztési módból való kilépéshez nyomja meg ismét az Alt+F9 billentyűt.

7. LÉPÉS. Kattintson az "Eredmények megtekintése" gombra a történtek ellenőrzéséhez.

8. LÉPÉS Az alkalmazottak listájának szerkesztése.

A "Címzettlista módosítása" gombra kattintva kizárhatja az egyes bejegyzéseket a listából, ellenőrizheti az ismétlődéseket, beállíthat rendezést vagy szűrőket.

Különös figyelmet kell fordítani a válogatásra, hogy ne kelljen időt vesztegetnie a dokumentumok nyomtatása utáni elrendezésével. A legkényelmesebb az alkalmazottak neve vagy az osztályok neve alapján történő rendezés használata.

8. LÉPÉS. Fejezd be az egyesítést.

Kattintson a "Keresés és egyesítés" gombra. Ha a "Dokumentumok nyomtatása" opciót választja, a dokumentumok azonnal elküldésre kerülnek a nyomtatóra. Ha meg kell tekintenie a dokumentumokat és módosítania kell a nyomtatás előtt, válassza az "Egyedi dokumentumok szerkesztése" lehetőséget.

Egy külön Word fájl az összevonás eredményeivel.

Kész! Élvezze a megtakarított időt!

FRISSÍTÉS egy megjegyzésre reagálva Alexey_lao :
Egy egyszerű makró használatával minden dokumentumot külön fájlként menthet.

Sablonunkat .docm fájlként mentjük (Word fájl makró támogatással).

Nyomja meg az Alt + F8 billentyűkombinációt (hívja fel a Makró ablakot).

A megnyíló ablakban állítsa be a makró "nevét" (például SaveFiles), és válassza ki a sablonnal rendelkező fájlunkat a "Makrók innen" legördülő listából (én inkább közvetlenül a fájlban készítek makrókat, hogy azok akkor is működik, ha a fájl egy másik számítógépen meg van nyitva). Megnyomjuk a "Létrehozás" gombot.

Arra a helyre, ahol a kurzor villog, írjuk a makrókódot:

Dim DocNum As Integer
For DocNum = 1 To ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
Az ActiveDocument.MailMerge segítségével
.Destination = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines=Igaz
A .DataSource segítségével
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
végére
.Execute Pause:=Hamis
végére
ActiveDocument segítségével
.SaveAs FileName:="C://Test/" & DocNum, FileFormat:=wdFormatXMLDocument
.Bezárás
végére

A C://Test/ helyére írja be annak a mappának a címét, ahová a dokumentumokat menteni szeretné.
Bezárjuk a Visual Basic szerkesztő ablakát, és a sablonnal visszatérünk a dokumentumunkhoz.

Nyomja meg ismét az Alt + F8 billentyűt, válassza ki a SaveFiles makrót a listából, és kattintson a "Futtatás" gombra.

Amíg a számítógép sorra készíti és menti az egyes dokumentumokat, Ön megihat egy csésze kávét sütivel. Vagy menj haza aludni, ha párszáznál több irat van :)

______________

A mintafájlokat innen töltheti le:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Kísérlet!

Most megvizsgálunk egy példát a végrehajtás módjára Word adatok egyesítése adatokkal Microsoft SQL szerver, ahol ez a folyamat eszközökkel lesz automatizálva VBA Access 2003.

Sokan valószínűleg már tudják, hogyan lehet Word-dokumentumokat egyesíteni például egy forrással excel adatok vagy ugyanazzal az SQL szerverrel, de nem mindenki tudja, hogyan kell ezt a folyamatot automatizálni vagy valamilyen programba beágyazni.

Egyszer az volt a feladatom, hogy automatizáljam egy bizonyos Word sablon összevonását egy SQL szerveren található adatokkal, miközben mindezt egy Access 2003-ban fejlesztett programban (ADP projekt) kellett megvalósítani. És ma mutatok egy példát ennek a problémának a megoldására.

Kezdeti adatok

És kezdésként elemezzük a forrásadatokat, pl. amink van.

Így, mint mondtam, kliensként egy Access 2003 ADP projektünk lesz, a példa adatforrása az SQL Server 2012 Express lesz. Telepítve a számítógépre Microsoft iroda 2013 (és Access 2003).

Hozzon létre egy teszttáblát a szerveren, és töltse fel adatokkal ( érvényes az adatbázisban Teszt). Ehhez futtassa a következő SQL utasítást.

TÁBLÁZAT LÉTREHOZÁSA dbo.TestTable(ID INT IDENTITY(1,1) NOT NULL, Product Name VARCHAR(50) NOT NULL, Price MONEY NULL, CONSTRAINT PRIMARY KEY CLUSTERED (ID ASC)) GO INSERT A dbo.TestTable(ProductName, Price) ("Számítógép", 500) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Monitor", 400) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Telefon", 200) GO INSERT INTO dbo. Teszttábla(Terméknév, Ár) ÉRTÉKEK ("Tablet", 300) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Nyomtató", 250) GO SELECT * FROM TestTable

Hozzon létre egy kapcsolatfájlt az MS SQL Server adatforráshoz

Most hozzunk létre egy kapcsolatfájlt (ODC) az adatforrásunkhoz. Ez a fájl egyfajta " csatlakozási fájl sablon”, mert később mind az adatbázist, mind magát az SQL lekérdezést újra tudjuk és fogjuk definiálni.

Csatlakozási fájl létrehozásához a SQL szerver nyissuk meg a Word-et és szabványos módon teremt adott fájl, azaz a funkció használatával Hírlevelek». ( Egyébként az SQL szerverrel való kapcsolat létrehozására Excelből már foglalkoztunk az anyagban - Excel - Adatok csatlakoztatása és fogadása SQL szerverről).

Ezután az adatforrás kiválasztási ablakban kattintson a " Teremt».

Ezután írja be a szerver címét, és kattintson a " További».

Ezután kiválasztjuk az adatbázist és a táblát, amelyhez csatlakozni szeretnénk, hadd emlékeztessem még egyszer, ez csak egy sablon, felülírjuk ezeket a paramétereket, kattintson a " További».

Végül adunk meg egy egyértelmű nevet a kapcsolati fájlnak, és azonnal elmenthetjük azt a kívánt könyvtárba a " Felülvizsgálat”, alapértelmezés szerint a rendszer ide menti « C:\Felhasználók\Felhasználónév\Dokumentumok\Saját adatforrások". Nyomja meg " Kész».

Minden, a fájl létrejött, bezárhatjuk a Word-t mentés nélkül.

Hozzon létre egy Word Merge sablont

Most készítsük elő a Word sablont i.e. ez az a dokumentum, amelyben helyettesítjük az adatbázisból származó adatokat SQL adatok szerver.

Minden előkészítés abból adódik, hogy az egyesítő mezőket oda kell beszúrnunk, ahol szükségünk van rá. Ez a következő módon történik. Tab « Beszúrás -> Gyorsblokkok -> Mező».

Mezőt keresek MERGEFIELDés adja meg a mező nevét, amely megfelel az adatforrásban lévő mezőnek ( az én esetemben a Terméknév és az Ár). kattintson a " rendben».

Mivel megvan ez a tesztsablon, gyakorlatilag nem lesz benne szöveg, és csak két mezőt fogok megjeleníteni, nagy valószínűséggel sok szöveged lesz és sok egyesítési meződ lesz.

Hozzáférés a 2003 VBA kódhoz a Word dokumentum és az MS SQL Server adatforrás egyesítéséhez

Továbbra is meg kell írni az egyesítést végrehajtó VBA-kódot. Például adjunk hozzá egy StartMerge gombot és egy Ár mezőt az űrlaphoz az adatok szűréséhez. Aztán a szerkesztőben Visual Basicírjunk egy eljárást az összevonáshoz, mondjuk MergeWord néven, és az eseménykezelőben a StartMerge gomb ( gombnyomás) illessze be az eljárás meghívásához szükséges kódot. A teljes kód így fog kinézni ( hozzászóltam). Azonnal elmagyarázom, hogy a Word sablon és az ODC fájl a D:\Test\ könyvtárban található.

"Eljárás az egyesítés elindításához Private Sub MergeWord(TemplateWord As String, QuerySQL As String) "Első paraméter - Útvonal a Word sablonhoz "Második paraméter - DB lekérdezési karakterlánc hiba esetén GoTo Err1 Dim ConnectString mint karakterlánc, PathOdc mint karakterlánc Dim objektum Dim App A WordDoc As Object "ODC fájlsablon adatkapcsolathoz PathOdc = "D:\Test\TestSourceData.odc" Ha a TemplateWord<>"" Majd "Word dokumentum létrehozása Set WordDoc = CreateObject("Word.document") Set WordDoc = GetObject(TemplateWord) Set WordApp = WordDoc.Parent "Kapcsolat létrehozása adatforrással (MS SQL Server) "Vegyünk néhány adatot az aktuális ADP kapcsolati projektből ConnectString="Provider=SQLOLEDB.1; " & _ "Integrated Security=SSPI;" & _ "Persist Security Info=True; " & _ "Kezdeti katalógus=" & CurrentProject.Connection.Properties("Kezdeti katalógus") & "; " & _ "Data Source=" & CurrentProject.Connection.Properties("Adatforrás") & "; " & _ "Use for Prepare=1;" & _ "Auto Translate=True;" & _ "Packet Procedure=4096;" & _ "Titkosítás használata Data=False;" "Adatforrás beállítása WordDoc.MailMerge.OpenDataSource NAME :=PathOdc, _ Connection:=ConnectString, _ SQLStatement:=QuerySQL "Szó láthatóvá tétele WordApp.Visible = True WordApp.Activate "Egyesítés indítása a WordDoc-val.MailMerge .Destination = wdSendToNewDocument .SuppressPausese With=Finesalse "Sablon bezárása WordDoc mentése nélkül.close (wddonotsavechanges) Set WordDoc = Semmi Set WordApp = Semmi más MsgBox "Nincs megadva egyesítősablon", vbCritical, "Error" End If Ex1: Exit Sub Err1: MsgBox Err.Description WordDoc. ) WordApp.Quit Set WordDoc = Nincs beállítva WordApp = Semmi Folytatás Ex1 End Sub Private Sub StartMerge_Click() Dim Filter As String Filter = "" "Ha Nz(Me.Price, "") Feltétel<>"" Then Filter = "WHERE Price >= " & Me.Price End If "Az egyesítési eljárás hívása Call MergeWord("D:\Test\Template.docx", "SELECT * FROM ""Teszttábla"" " & Szűrés & " " ) End Sub

Elmentjük és ellenőrizzük a munkát.

A (StartMerge) gombra kattintás után elindul a Word, amiben már minden adat ki van töltve és annyi dokumentum lesz, ahány sor van a forrásban.

Mint látható, minden működik. Nekem ennyi, remélem hasznos volt az anyag. Viszlát!

Az előző szám cikkéből megtudtuk, hogy az összevonási módszer lehetővé teszi adatforrás létrehozását a Word használatával. Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan lehet az adatforrás információit lekérni egy Excel-táblázatból.

Az adatforrás használható a Word 2000/2002/2003/2007 verzióiban, de a létrehozás folyamata a Word bármely verziójában ugyanaz. Tehát, írjuk le az adatforrás létrehozásának algoritmusát:

1. Nyissa meg az Excelt.
2. A megjelenő táblázat A1 cellájába írja be az első mező nevét (pl. ország), a B1-ben - a második (például index) stb. (1. ábra).

Rizs. 1. Adattábla

Táblázat segítségévelWord 2000/2002

1. Nyisson meg vagy hozzon létre egy fő dokumentumot a Wordben.
2. egyesülés gomb ( Egyesítés párbeszédpanel).
3. egyesülés a második lépésben válassza ki a gombot Kap adat,és a listából Nyílt adatforrás(2. ábra).

Rizs. 2. Legördülő lista Nyílt adatforrás

1. Egy új párbeszédpanelen Adatforrás megnyitása legördülő listából Fájltípus válassza ki KönyvekKISASSZONYexcel.
2. Nyissa meg a kiválasztott fájlt a gombra kattintva Nyisd ki.
3. A megjelenő párbeszédpanelen Microsoftexcel(3. ábra) Adjon meg egy tartományt vagy nevet.

Rizs. 3. Ablak Microsoftexcel

Ennek eredményeként a fájl excel amolyan "csatolt" lett, mint adatforrás, így most már beillesztheti az egyesítő mezőket a fő dokumentumba, valamint egyesítheti az adatforrást a fő dokumentummal az előző cikkben leírtak szerint.

A fő dokumentummal való egyesítési folyamatba bevonandó rekordok kiválasztására vonatkozó szabály

Az egyesítési folyamat bizonyos meghatározott feltételeknek megfelelő bejegyzéseket tartalmazhat. A hivatkozások a rekordok kiválasztására szolgálnak. VAGY, És.

A kiválasztási feltételek beállításához:

1. Nyissa meg a fő dokumentumot.
2. Válasszon az eszköztárról egyesülés gomb ( Egyesítés párbeszédpanel).
3. A párbeszédpanelen egyesülés a harmadik lépésben válassza ki a gombot Kiválasztás rekordokat.

Ennek eredményeként megjelenik egy párbeszédpanel. Felvétel kiválasztása.

1. A lapon Felvétel kiválasztása párbeszédablak Felvétel kiválasztása oszlopban Terület a legördülő listából válassza ki annak a mezőnek a nevét, amelynek értékére a feltétel vonatkozik.
2. Az oszlopban Operátor válasszon összehasonlítási műveletet.
3. Az oszlopban Jelentése adja meg az összehasonlítandó értéket.
4. Az összes feltétel beállítása után zárja be az ablakot Felvétel kiválasztása gomb megnyomásával rendben(4. ábra) .

Rizs. 4. Ablak Felvétel kiválasztása

1. A párbeszédpanelen egyesülés nyomja meg a gombot Összeolvad vagy az eszköztáron egyesülés nyomja meg a gombot ( Egyesítés új dokumentumba).

Táblázat segítségévelExcel adatforrásként beWord 2003

1. A menün Szolgáltatás válassz egy csapatot Levelek és levelek majd a parancsot egyesülés.
2. A megnyíló munkaablakban egyesülés, gomb segítségével További, lépjen a varázsló harmadik lépésére címzett kiválasztása, ezután kattintson a parancsra
3. Keresse meg a kívánt Excel táblázatfájlt, és dupla kattintással nyissa meg.
4. Győződjön meg arról, hogy az első adatsor tartalmazza az oszlopfejléceket (amelyek az egyesítési mezők) (5. ábra).

Rizs. 5. Ablak Válassza ki a táblázatot

Jegyzet. Az ablakban Címzettek egyesítése szerkesztheti a bejegyzéseket.

1. A negyedik szakaszhoz lépve válassza ki a parancsot
2. A megjelenő párbeszédpanelen Egyesítési mező hozzáadása(6. ábra) válasszon ki egy mezőt a listából, miután az egérkurzort a fő dokumentum azon helyére helyezi, ahol az egyesítési mezőnek el kell helyezkednie.

Rizs. 6. Párbeszédpanel Egyesítési mező hozzáadása

Hogy kb ki kell választania azokat a rekordokat, amelyeket a Word 2003 fő dokumentumával történő egyesítési folyamatba szeretne bevonni a harmadik szakaszba lépve válasszon ki egy parancsot, és a párbeszédpanelen Címzettek egyesítése(7. ábra) törölje az R jelző jelölését annál a bejegyzésnél, amelyre a fő dokumentum szövegét nem kell elküldeni.

Rizs. 7. Párbeszédpanel Címzettek egyesítése

Táblázat segítségévelExcel adatforrásként beWord 2007

1. A lapon Hírlevél csoportban egyesülés válassz egy csapatot Válassza ki a címzetteket.
2. Válassza ki (8. ábra), keresse meg kívánt fájlt a párbeszédpanelen Adatforrás kiválasztásaés nyissa ki.

Rizs. 8. Csapatválasztás A meglévő lista használata

Jegyzet. A fájl kiválasztása után a tabulátor parancsok aktiválódnak

1. Kattintson Mezőlista szerkesztése a lista módosításakor.
2. Kattintson Egyesítési mező beszúrásaés válasszon ki egy mezőt a listából, miután az egérkurzort a fő dokumentum azon helyére helyezi, ahol az egyesítési mezőnek lennie kell.

Rekordok kiválasztása a Word 2007 fő dokumentummal való egyesítése folyamatába

1. A lapon Hírlevelek csoportban Indítsa el az Egyesítést nyomja meg Válassza ki a címzetteketés a legördülő menüből válassza ki A meglévő lista használata.
2. Keresse meg a kívánt Excel táblázatfájlt, és dupla kattintással nyissa meg.
3. Győződjön meg arról, hogy az első adatsor tartalmazza az oszlopfejléceket (amelyek az egyesítési mezők).
4. A lapon Hírlevelek csoportban Indítsa el az Egyesítést válassza ki Címzettlista szerkesztése.

5. A Címzettek egyesítése párbeszédpanelen (9. ábra) törölje a jelet az R jelölőnégyzetből azon bejegyzés mellett, amelyre nem kívánja elküldeni a fő dokumentum szövegét.

Rizs. 9. Ablak Címzettek egyesítése

Főbb előnyei, ha az Excelt adatforrásként használja a körlevél-egyesítési folyamathoz

1. Időt takarít meg, mert nincs szükség ugyanazt a munkát újra és újra elvégezni.

2. A munkafolyamat automatizálása egy dokumentumsablon több másolatának létrehozásával különböző részletekkel.

3. Kényelem és egyszerű munkavégzés, amely mindössze három szakaszból áll: a fő dokumentum létrehozása, az adatforrás létrehozása és ezek közvetlen egyesítése.

G.A. Serova, prof. RSUH

Gyakran táblázatos adatokat kell felhasználni különféle dokumentumok elkészítéséhez: jelentések, levelek, szerződések stb. Ebben az esetben célszerű az MS Excel és MS Word adatok egyesítését használni.

Az egyesülési eljárás több szakaszból áll.

1. szakasz. Táblázatadatok előkészítése

Az összevonandó táblázatnak meg kell felelnie bizonyos követelményeknek:

• A táblázat nem tartalmazhat egyesített cellákat. Helyesebben fogalmazva: HA vannak egyesített cellák a táblázatban, akkor fel kell készülni arra, hogy az exportálás során az egyesítés megszakad, és ennek megfelelően extra üres sorok és/vagy oszlopok keletkeznek, amelyek megzavarja a táblázat szerkezetét. Általában az egyesített cellák gonoszak :)
• minden oszlopnak egyedi névvel kell rendelkeznie az egyesítésben való használathoz. Ha a táblában nem szerepel az első sor oszlopnevekkel, akkor az első adatsor helyettesíti azt, ami azt jelenti, hogy nem vesz részt az elosztásban.

Példaként vegyünk egy táblázatot az Excelent fitness club ügyfeleinek listájával

2. szakasz. Sablon elkészítése word dokumentum

Ebben a szakaszban in szöveg szerkesztő A Word egy dokumentumot hoz létre, amelybe a jövőben beágyazza a táblázat adatait. Ennek a dokumentumnak a szövege az összes levelezőlista közös része.

Tegyük fel, hogy minden olyan ügyfél, akinek a klubkártyája a következő hónapban lejár, értesítő leveleket kap.

A levél szövege megegyezik, kivéve a fellebbezést, a klubkártya számát és érvényességi idejét. Ezeket az adatokat a program egy Excel-táblázatból importálja (kék színnel kiemelve)

Így ebben a szakaszban az összes betűre közös szöveg kerül kinyomtatásra a Word dokumentumban.

A kényelmesebbé további munkaösszevonáskor a paraméter beállítása javasolt Mezőárnyékolás pozícióba Mindig hogy megkülönböztesse a beillesztett egyesítési mezőket az egyszerű szövegtől. Ha ez az opció engedélyezve van, a mezők a következő helyen jelennek meg szürke háttér. Ez a háttér természetesen nincs nyomtatva.

3. szakasz. Hogyan működik az MS Word Merge Wizard?

Nyissa meg a levélfájlt az MS Word programban.

Az adatok egyesítésének legegyszerűbb módja az Egyesítés varázsló követése. Verziók Word2003 után A Merge Wizard elindulegy gombbalIndítsa el az Egyesítést lapon Hírlevelek

Verziók Word2007 előtt hajtsa végre a menüparancsotSzolgáltatás – Levelek és küldemények – Egyesítés.Ráadásul a kényelmesebb működés érdekében verziók A Word2007 előtt megjelenítheti a Körlevél eszköztárat

Ismételten felhívom a figyelmet, hogy a fejléces papíron csak az összes levélben közös szöveg található, így a fellebbezés úgy néz ki, tiszteljük!, és a kártya száma és dátuma kimarad.

A Merge Wizard működése 6 lépésből áll.

1 lépés: válassza ki a küldendő dokumentum típusát, esetünkben az Levelek
	2 lépés: válassza ki azt a bizonylatot, amely alapján a küldemények létrejönnek, ez lehet nyitott aktuális dokumentum, sablon vagy meglévő dokumentum. Az opció kiválasztásakor Minta vagy Meglévő dokumentum lehetővé válik a kívánt fájl megadása az Intézőben. Mi választunk aktuális dokumentum
3 lépés: válassza ki a címzetteket. Esetünkben az adatforrás egy Excel tábla lesz, ezért jelöljük az opciót Lista használata. Ezután a gomb segítségével Felülvizsgálat... válassza ki a kívánt fájlt az Intézőben
		A fájl kiválasztása után megnyílik egy párbeszédpanel a kiválasztott táblázattal. Ha minden bejegyzésre szükségünk van, azonnal kattintson az OK gombra. Szükség esetén rendezheti a listát, szűrheti a szükséges bejegyzéseket, vagy megkeresheti azokat a megfelelő parancsokkal. A szűrési és keresési lehetőségek itt természetesen jóval gyengébbek, mint az Excelben, de egyszerű szöveges vagy számértékekkel lehet kiválasztani. Ezen kívül a jelölőnégyzetek segítségével manuálisan is ki lehet választani a bejegyzéseket a terjesztéshez :) Esetünkben mezőnkénti szűrőt kell beállítanunk Hírlevél az "igen" értékkel (az "igen" érték akkor jelenik meg a táblázatban, ha a klubkártya a következő hónapban lejár). A szűrő beállítható a mező nevére kattintva és az "igen" kiválasztásával, vagy a Szűrő hivatkozás használatával ugyanabban a párbeszédablakban
4 lépés:írja be a szükséges mezőket a dokumentumba. Mielőtt kiválasztaná a Varázsló által kínált munkalehetőségek egyikét, helyezze a kurzort abba a szövegbe, ahová adatokat szeretne beszúrni. Ha ezt elfelejtette megtenni, az sem baj, a mezőket a dokumentumban bárhová be lehet szúrni, majd át lehet vinni. Esetünkben a kurzort a "Tisztelet" szó mögé helyezzük a felkiáltójel elé. Mivel külön mezőkre van szükségünk, kiválasztjuk Egyéb tárgyak...
		Megnyílik egy párbeszédpanel az egyesítési mezők kiválasztásához. Válasszon egy mezőt Név, nyomja meg Beszúrás, ugyanez a terepen középső név. Csukd be az ablakot Egyesítési mezők beszúrásaés adjon szóközt a beszúrt mezők közé. Ha a paraméter Mezőárnyékolás pozícióba állítva Mindig, akkor a beszúrt mezők jól láthatóak lesznek szürke háttér előtt. Állítsa a kurzort a szám mögé, majd kattintson újra a hivatkozásra Egyéb tárgyak..., választ Klubkártya száma - Beszúrás. Helyezze be a mezőt ugyanígy A kártya lejárati dátuma A fenti mezők mellett a fellebbezés végét is be kell írni th, ami a mező értékétől függ Padló. Ehhez egy speciális mezőt használunk, amely lehetővé teszi az adatoktól függően két érték egyikének beszúrását. Helyezze a kurzort közvetlenül a "Tisztelet" szó mögé, nyomja meg a gombot Szabályok lapon Hírlevelekés válassza ki a lehetőséget HA...AKKOR...MÁS. A Word2007 előtti verziókban egy hasonló gombot hívnak Adjon hozzá egy Word mezőtés az eszköztáron található egyesülés A megnyíló párbeszédpanelen állítsa be a paramétereket Az OK gombra kattintva megkapjuk az eredményt
5 lépés: a kapott betűket a navigációs gombok segítségével nézzük át. Ebben a lépésben a címzettek listáját is módosíthatja egy szűrő alkalmazásával vagy a jelölőnégyzetek törlésével. Mivel korábban alkalmaztuk a szűrőt, 3 címzett maradt.
		Ha jobban megnézzük az eredményt, azt látjuk, hogy nem egészen felel meg az elvárásainknak. Klubkártya száma helyett 001768 mint 1768 , és a dátum egyáltalán nem a mi módunkban van: először a hónap, majd a nap, bár az Excel táblázatban minden rendben volt. Ugyanezek a problémák merülhetnek fel decimális számokkal, pénznemformátummal stb. A következtetés kiábrándító: egyesítéskor a számok és a dátumok formázása nem marad meg. De van kiút! A Word dokumentum mezői, amelyekbe az adatainkat beillesztik, egy kód, amely egyrészt megtekinthető, másrészt megváltoztatható. Ha látni szeretné a mezőkódot, például a klubkártya számával, kattintson rá jobb gombbal (RMB), és válassza ki a parancsot Kódok/Mezőértékek. A következőket kapjuk (MERGEFIELD "M__club_card" } Magát a kódot nem változtatjuk meg, de hozzáadjuk a formátumot. A formátum hozzáadásának elve mindenki számára világos lesz, aki csak egy kicsit is ismeri az egyéni formátum létrehozását Excelben. Ahhoz, hogy egy szám mindig hat számjegyből álljon, a formátumnak hat nullának kell lennie: (MERGEFIELD "M__club_card"\# "000000") . Most ismét RMB a mezőben - Frissítés mező, és látjuk a számot a kívánt formátumban. Tegye ugyanezt a dátummal.( MERGEFIELD "kártya_lejárati_dátuma" \@ " D.D. MM. ÉÉÉÉ") És megkapjuk a végleges verziót A Word mezőkódokról bővebben itt olvashat súgórendszer Word vagy on