Hozzon létre adatforrást a Wordben. Az Excel használata adatforrásként a körlevél folyamathoz. A fő dokumentummal való egyesítési folyamatba bevonandó rekordok kiválasztására vonatkozó szabály

Word alkalmazás különböző forrásokból kinyerheti az egyesítéshez szükséges adatokat. A Microsoft Office programcsomag része, a Word könnyedén fogad adatokat az Outlook, Excel és Access programokból. Más források is használhatók, beleértve a weboldalakat, szöveges fájlok Az OpenDocument és a tagolt adatfájlok egyszerű szövegként mentve. Ha még nem rendelkezik adatforrással, létrehozhat egyet a Wordben.

Fontos: A nevesített adatforrásokhoz való hozzáférés HTTP helyen nem támogatott. Mielőtt egy fájlt adatforrásként használna egy körlevélhez, mentse el a helyi merevlemezre.

Adatforrások egyesítése

Az alábbiakban felsorolunk néhány adatforrást, amelyeket a Word egyesítéséhez használhat.

Egyéb adatbázis fájlok

Az egyesítéshez más adatforrásokat is használhat. A források eléréséhez futtassa az Adatkapcsolat varázslót.

Az adatforrás beállítása után a körlevél segítségével matricákat, borítékokat, leveleket és e-maileket hozhat létre.

további információ

Továbbra is kérdései vannak a Word egyesítésével kapcsolatban?

Segítsen nekünk a Word fejlesztésében

Vannak ötletei a körlevél vagy a Word egyéb funkcióinak javítására? Oszd meg őket az oldalon

Az előző szám cikkéből megtudtuk, hogy az összevonási módszer lehetővé teszi adatforrás létrehozását a Word használatával. Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan lehet az adatforrás információit lekérni egy Excel-táblázatból.

Az adatforrás használható a Word 2000/2002/2003/2007 verzióiban, de a létrehozás folyamata a Word bármely verziójában ugyanaz. Tehát, írjuk le az adatforrás létrehozásának algoritmusát:

1. Nyissa meg az Excelt.
2. A megjelenő táblázat A1 cellájába írja be az első mező nevét (pl. ország), a B1-ben - a második (például index) stb. (1. ábra).

Rizs. 1. Adattábla

Táblázat segítségévelWord 2000/2002

1. Nyisson meg vagy hozzon létre egy fő dokumentumot a Wordben.
2. egyesülés gomb ( Egyesítés párbeszédpanel).
3. egyesülés a második lépésben válassza ki a gombot Kap adat,és a listából Nyílt adatforrás(2. ábra).

Rizs. 2. Legördülő lista Nyílt adatforrás

1. Egy új párbeszédpanelen Adatforrás megnyitása legördülő listából Fájltípus válassza ki KönyvekKISASSZONYexcel.
2. Nyissa meg a kiválasztott fájlt a gombra kattintva Nyisd ki.
3. A megjelenő párbeszédpanelen Microsoftexcel(3. ábra) Adjon meg egy tartományt vagy nevet.

Rizs. 3. Ablak Microsoftexcel

Ennek eredményeként a fájl excel amolyan „csatolt” adatforrássá vált, így most már beillesztheti az egyesítő mezőket a fő dokumentumba, valamint összevonhatja az adatforrást a fő dokumentummal az előző cikkben leírtak szerint.

A fő dokumentummal való egyesítési folyamatba bevonandó rekordok kiválasztására vonatkozó szabály

Az egyesítési folyamat bizonyos meghatározott feltételeknek megfelelő bejegyzéseket tartalmazhat. A hivatkozások a rekordok kiválasztására szolgálnak. VAGY, És.

A kiválasztási feltételek beállításához:

1. Nyissa meg a fő dokumentumot.
2. Válasszon az eszköztárról egyesülés gomb ( Egyesítés párbeszédpanel).
3. A párbeszédpanelen egyesülés a harmadik lépésben válassza ki a gombot Kiválasztás rekordokat.

Ennek eredményeként megjelenik egy párbeszédpanel. Felvétel kiválasztása.

1. A lapon Felvétel kiválasztása párbeszédablak Felvétel kiválasztása oszlopban Terület a legördülő listából válassza ki annak a mezőnek a nevét, amelynek értékére a feltétel vonatkozik.
2. Az oszlopban Operátor válasszon összehasonlítási műveletet.
3. Az oszlopban Jelentése adja meg az összehasonlítandó értéket.
4. Az összes feltétel beállítása után zárja be az ablakot Felvétel kiválasztása gomb megnyomásával rendben(4. ábra) .

Rizs. 4. Ablak Felvétel kiválasztása

1. A párbeszédpanelen egyesülés nyomja meg a gombot Összeolvad vagy az eszköztáron egyesülés nyomja meg a gombot ( Egyesítés új dokumentumba).

Táblázat segítségévelExcel adatforrásként beWord 2003

1. A menün Szolgáltatás válassz egy csapatot Levelek és levelek majd a parancsot egyesülés.
2. A megnyíló munkaablakban egyesülés, gomb segítségével További, lépjen a varázsló harmadik lépésére címzett kiválasztása, ezután kattintson a parancsra
3. Keresse meg a kívánt Excel táblázatfájlt, és dupla kattintással nyissa meg.
4. Győződjön meg arról, hogy az első adatsor tartalmazza az oszlopfejléceket (amelyek az egyesítési mezők) (5. ábra).

Rizs. 5. Ablak Válassza ki a táblázatot

Jegyzet. Az ablakban Címzettek egyesítése szerkesztheti a bejegyzéseket.

1. A negyedik szakaszhoz lépve válassza ki a parancsot
2. A megjelenő párbeszédpanelen Egyesítési mező hozzáadása(6. ábra) válasszon ki egy mezőt a listából, miután az egérkurzort a fő dokumentum azon helyére helyezi, ahol az egyesítési mezőnek el kell helyezkednie.

Rizs. 6. Párbeszédpanel Egyesítési mező hozzáadása

Hogy kb ki kell választania azokat a rekordokat, amelyeket a Word 2003 fő dokumentumával történő egyesítési folyamatba szeretne bevonni a harmadik szakaszba lépve válasszon ki egy parancsot, és a párbeszédpanelen Címzettek egyesítése(7. ábra) törölje az R jelző jelölését annál a bejegyzésnél, amelyre a fő dokumentum szövegét nem kell elküldeni.

Rizs. 7. Párbeszédpanel Címzettek egyesítése

Táblázat segítségévelExcel adatforrásként beWord 2007

1. A lapon Hírlevél csoportban egyesülés válassz egy csapatot Válassza ki a címzetteket.
2. Válassza ki (8. ábra), keresse meg kívánt fájlt a párbeszédpanelen Adatforrás kiválasztásaés nyissa ki.

Rizs. 8. Csapatválasztás A meglévő lista használata

Jegyzet. A fájl kiválasztása után a tabulátor parancsok aktiválódnak

1. Kattintson Mezőlista szerkesztése a lista módosításakor.
2. Kattintson Egyesítési mező beszúrásaés válasszon ki egy mezőt a listából, miután az egérkurzort a fő dokumentum azon helyére helyezi, ahol az egyesítési mezőnek lennie kell.

Rekordok kiválasztása a Word 2007 fő dokumentummal való egyesítése folyamatába

1. A lapon Hírlevelek csoportban Indítsa el az Egyesítést nyomja meg Válassza ki a címzetteketés a legördülő menüből válassza ki A meglévő lista használata.
2. Keresse meg a kívánt Excel táblázatfájlt, és dupla kattintással nyissa meg.
3. Győződjön meg arról, hogy az első adatsor tartalmazza az oszlopfejléceket (amelyek az egyesítési mezők).
4. A lapon Hírlevelek csoportban Indítsa el az Egyesítést válassza ki Címzettlista szerkesztése.

5. A Címzettek egyesítése párbeszédpanelen (9. ábra) törölje a jelet az R jelölőnégyzetből azon bejegyzés mellett, amelyre nem kívánja elküldeni a fő dokumentum szövegét.

Rizs. 9. Ablak Címzettek egyesítése

Főbb előnyei, ha az Excelt adatforrásként használja a körlevél-egyesítési folyamathoz

1. Időt takarít meg, mert nincs szükség ugyanazt a munkát újra és újra elvégezni.

2. A munkafolyamat automatizálása egy dokumentumsablon több másolatának létrehozásával különböző részletekkel.

3. Kényelem és egyszerű munkavégzés, amely mindössze három szakaszból áll: a fő dokumentum létrehozása, az adatforrás létrehozása és ezek közvetlen egyesítése.

G.A. Serova, prof. RSUH

Most létre kell hoznia egy körlevél-adatforrást (a levél címzettjeinek címe és vezetékneve).

1. Szakasz Válassza ki a címzetteket ablak egyesülés munkaablak elem kiválasztása Hozzon létre egy listát(8.6. ábra).

Rizs. 8.6. Ablak Válassza ki a címzetteket mesterek egyesülés

2. Kattintson a parancsra Teremt fejezetben Hozzon létre egy listát. ábrán látható párbeszédpanel. 8.7.

A körlevél-adatforrás rekordok adatbázisa, amelyek mindegyike a levél egy-egy példányának generálására szolgál a fő dokumentum segítségével. Minden rekord azonos adatmezővel rendelkezik.

A leggyakoribb mezők némelyike ​​előre fel van sorolva az Adatforrás létrehozása ablakban. Eltávolíthatja a szükségtelen mezőket az adatbázisból, és hozzáadhatja a sajátjait.

Rizs. 8.7. Hozzon létre egy adatforrást

Egyéb szakaszelemek Válassza ki a címzetteket lehetővé teszi, hogy adatforrásként válasszon ki egy meglévő adatbázist, amelyet korábban a Wordben vagy egy alkalmazásban (például az Accessben) hoztak létre, vagy egy címjegyzéket.

jegyzet A plusz mezők jelenléte az adatforrásban nem befolyásolja az összevonás eredményét, de lelassítja a programot.

3. Kattintson a gombra Beállítás. Megnyílik egy párbeszédpanel, amint az ábrán látható. 8.8.

4. Jelöljön ki egy elemet Fellebbezés.

5. A gombra kattintva Töröl törölje a kiemelt mezőt.

Rizs. 8.8. Adatforrás-mezők testreszabása

Rizs. 8.9. Párbeszéd ablak Címzettek egyesítése

6. Ismételje meg a 4. és 5. lépést az összes mező eltávolításához, kivéve a Név, Vezetéknév, Szervezet, Cím 1és Index.

7. Kattintson a gombra rendben.

8. Kattintson a gombra Bezárás párbeszédablakokat.

9. A dokumentum mentéséhez megnyíló párbeszédablakban adja meg a Vendégek nevét, majd kattintson a gombra Megment. ábrán látható. 8.9 párbeszédablak Címzettek egyesítése, amely jelenleg nem tartalmaz bejegyzéseket.

10. Valamikor biztosan be kell írnia az információkat egy adatforrásba. Kattintson a gombra Változás... most megtenni. Megnyílik egy adatbeviteli űrlap. Adjunk hozzá néhány bejegyzést. Később az egyesítés pontosan annyi másolatot hoz létre a törzsdokumentumból, ahány rekord van az adatforrásban.

11. Töltse ki az űrlapmezőket.

12. Új bejegyzés hozzáadásához kattintson a gombra Bejegyzés létrehozása.

13. Adjon meg még néhány bejegyzést, átviszi a táblázatban szereplő információkat. 8.1.

8.1. TÁBLÁZAT Adatforrás egyesítése

14. Kattintson a gombra Bezárás az adatbázis mentéséhez, majd - a gombra rendben ablak Címzettek.

jegyzet Az adatforrás információinak módosításához kattintson a gombra az eszköztáron egyesülés a gombon Címzettek, majd a megnyílt párbeszédpanelen - a gombra változás. Megnyílik az adatforrás űrlapja. A gombokkal navigálhat a forrásrekordok között. Első, Vissza, Előre, Utolsó az űrlap alján.

Rizs. 8.10. Eszköztár egyesülés

Nemrég láttam egy vad képet az egyik szervezetnél :)

A cég új épületbe költözött - MO-ból Moszkvába. Ennek megfelelően a munkaszerződés lényeges feltételeinek módosításáról van szó minden munkavállalóra vonatkozóan. Az eljárásrend szerint a munkavállalókat aláírás ellenében értesíteni kell a közelgő költözésről, majd a munkaszerződéshez kiegészítő megállapodásokat kell kötni mindenkivel. A szervezet mintegy 1,5 ezer embert foglalkoztat, a személyzeti osztálynak sürgősen dokumentumokat kell készítenie.

Mi történik ezután?
A HR osztály vezetője kérést küld az osztálynak információs technológiák a személyügyi rendszer véglegesítéséről: létre kell hozni nyomtatványok- vegye észre és kiegészítő megállapodás. Az IT azt válaszolja, hogy egy ilyen felülvizsgálat több ezer euróba fog kerülni, a költségek pedig nem szerepelnek a költségvetésben, és egyebek mellett a megvalósítás legkorábban két hónap múlva lehetséges.

Az informatikai részleget átkozva, a HR-esek hétvégenként eljárnak dolgozni, otthon hagyva a kisgyerekeiket. Halhatatlan munka: 3000 dokumentum készült két nap alatt! Minden alkalmazott neve és útlevéladatai manuálisan kerültek a sablonba, és így tovább 3000 alkalommal!

Vajon képesek lesznek-e megbocsátani maguknak egy ekkora időpocsékolást, amikor rájönnek, hogy használnak Egyesítés (Korvítvány) sablon Word-ben táblázatot személyes adatokat tartalmazva húsz perc alatt megcsinálható :)

1. LÉPÉS: Hozzon létre egy dokumentumsablont a Wordben.

A megváltozott adatok pirossal vannak kiemelve: vezetéknév, keresztnév, apanév, szám, munkaszerződés dátuma, beosztás, felosztás és a nemtől függően tiszteletben tartott és kapott szavak végződései.

2. LÉPÉS: Hozzon létre adatforrást az Excelben.

A Merge beállítása után a program behelyettesíti a forrásból származó adatokat a sablonba. Minden sor külön dokumentum.

3. LÉPÉS: Visszatérünk a Wordben létrehozott dokumentumsablonhoz. Dolgoznunk kell a "Mailouts" füllel, alaposan tanulmányozzuk.

Kattintson a "Címzettek kiválasztása" gombra, válassza a "Meglévő lista használata" lehetőséget, és nyissa meg az adatforrást ( Excel fájl munkavállalói információkkal).

A következő ablakban válassza ki a fájlnak azt a lapját, amely a szükséges adatokat tartalmazza.

4. LÉPÉS: Helyezze a kurzort a sablon szövegének arra a helyére, ahová a forrásból származó adatokat be kíván szúrni, nyomja meg az "Összevonó mező beszúrása" gombot, és válassza ki a kívánt mezőt.

Így néz ki a sablonom az összes egyesítési mező beillesztése után:

5. LÉPÉS: Hozzon létre szabályokat, amelyek megváltoztatják a „tisztelt” és a „kapott” szavak végződését a munkavállaló nemétől függően.

A kurzort utána helyezzük a szó vége elé. Nyomja meg a "Szabályok" gombot, és a legördülő listából válassza ki a "HA...THEN...MÁS" lehetőséget.

Leírjuk a szabályt: ha a nem nő - akkor ..., különben ...

6. LÉPÉS Formázza meg a dátumokat.

Ha korábban használt levelezőlisták (egyesítés) szolgáltatást, valószínűleg tapasztalta, hogy az Excelből átvitt dátumok nem jól néznek ki a Wordben. Például 2012.06.19. helyett nagy valószínűséggel 2012.06.19-et fog látni, ez az eredmény valószínűleg nem felel meg Önnek.

Van különböző utak A probléma megoldásához a legegyszerűbb és legkényelmesebb megoldást fogjuk használni.

Nyomjuk meg az Alt+F9 billentyűkombinációt, most már láthatjuk az egyesítő mezők kódjait.

A contract_date mezőkódon belül a zárás előtt kapcsos zárójel tegyen egy fordított perjelet, majd a formázási kulcsot:
( MERGEFIELD "Szerződés_dátuma" \@ "DD.MM.YYYY" }
@ - dátum megjelölés, "DD.MM.YYYY" - dátum formátum kulcs 19.06.2012 .
Bármilyen más formátumot használhat. Például, ha a dátum úgy néz ki 2012. június 19, használja a kulcsot \@ "ÉÉÉÉ HHHH NN".

A kódszerkesztési módból való kilépéshez nyomja meg ismét az Alt+F9 billentyűt.

7. LÉPÉS. Kattintson az "Eredmények megtekintése" gombra a történtek ellenőrzéséhez.

8. LÉPÉS Az alkalmazottak listájának szerkesztése.

A "Címzettlista módosítása" gombra kattintva kizárhatja az egyes bejegyzéseket a listából, ellenőrizheti az ismétlődéseket, beállíthat rendezést vagy szűrőket.

Különös figyelmet kell fordítani a szortírozásra, hogy ne kelljen időt vesztegetnie a dokumentumok nyomtatás utáni elrendezésével. A legkényelmesebb az alkalmazottak neve vagy az osztályok neve alapján történő rendezés használata.

8. LÉPÉS. Fejezd be az egyesítést.

Kattintson a "Keresés és egyesítés" gombra. Ha a "Dokumentumok nyomtatása" opciót választja, a dokumentumok azonnal elküldésre kerülnek a nyomtatóra. Ha meg kell tekintenie a dokumentumokat és módosítania kell a nyomtatás előtt, válassza az "Egyedi dokumentumok szerkesztése" lehetőséget.

Egy külön Word fájl az összevonás eredményeivel.

Kész! Élvezze a megtakarított időt!

FRISSÍTÉS egy megjegyzésre reagálva Alexey_lao :
Egy egyszerű makró használatával minden dokumentumot külön fájlként menthet.

Sablonunkat .docm fájlként mentjük (Word fájl makró támogatással).

Nyomja meg az Alt + F8 billentyűkombinációt (hívja fel a Makró ablakot).

A megnyíló ablakban állítsa be a makró "nevét" (például SaveFiles), és válassza ki a sablonnal rendelkező fájlunkat a "Makrók innen" legördülő listából (én inkább közvetlenül a fájlban készítek makrókat, hogy azok akkor is működik, ha a fájl egy másik számítógépen meg van nyitva). Megnyomjuk a "Létrehozás" gombot.

Arra a helyre, ahol a kurzor villog, írjuk a makrókódot:

Dim DocNum As Integer
For DocNum = 1 To ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
Az ActiveDocument.MailMerge segítségével
.Destination = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines=Igaz
A .DataSource segítségével
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
végére
.Execute Pause:=Hamis
végére
ActiveDocument segítségével
.SaveAs FileName:="C://Test/" & DocNum, FileFormat:=wdFormatXMLDocument
.Bezárás
végére

A C://Test/ helyére írja be annak a mappának a címét, ahová a dokumentumokat menteni szeretné.
Bezárjuk a Visual Basic szerkesztő ablakát, és a sablonnal visszatérünk a dokumentumunkhoz.

Nyomja meg ismét az Alt + F8 billentyűt, válassza ki a SaveFiles makrót a listából, és kattintson a "Futtatás" gombra.

Amíg a számítógép sorra készíti és menti az egyes dokumentumokat, Ön megihat egy csésze kávét sütivel. Vagy menj haza aludni, ha párszáznál több irat van :)

A mintafájlokat innen töltheti le:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Kísérlet!

7 8. sz. előadás

Dokumentumok egyesítése.

Az egyesítés akkor használatos, ha dokumentumkészletet kell létrehoznia, például címmatricákat vagy fejléces leveleket, amelyeket nagyszámú ügyfélnek küldenek el. Minden betű vagy matrica általános és egyedi információkat is tartalmaz. Például a levélnek tartalmaznia kell egy fellebbezést az ügyfélnek vezetéknév szerint. Az egyes betűk vagy matricák egyedi információi az adatforrásból származnak.

Az összevonási folyamat több általános lépésből áll.

A fő dokumentum beállítása. A fődokumentum olyan szöveget és grafikát tartalmaz, amely az összetett dokumentum összes verziójában közös, például egy visszaküldési címet vagy egy fejléces üdvözletet.

Dokumentum csatlakoztatása adatforráshoz. Az adatforrás egy fájl, amely tartalmazza a dokumentumba beillesztendő információkat, például a levél címzettjeinek nevét és címét.

Finomítsa a címzettek vagy tételek listáját. Microsoft alkalmazás Office Word az adatállomány minden eleméhez vagy bejegyzéséhez másolatot készít a fődokumentumról.

Szöveghelyőrzők (egyesítési mezők) hozzáadása egy dokumentumhoz Egyesítéskor az egyesítő mezők megtelnek az adatfájlból származó adatokkal.

Az egyesítés előnézete és befejezése A dokumentum teljes másolatkészletének kinyomtatása előtt minden másolat előnézete megtekinthető.

A levelekkel való egyesítéshez tabulátor-parancsokat használnak Hírlevelek.

Az összevonás a munkaablak segítségével is elvégezhető egyesülés, amely lehetővé teszi a teljes folyamat lépésről lépésre történő végrehajtását. A munkaablak használatához a csoportban Indítsa el az Egyesítést lapon Hírlevelek tárgy kiválasztása Indítsa el az Egyesítést majd tétel Egyesítés lépésről lépésre varázsló.

A fő dokumentum beállítása

Indítsa el a Word alkalmazást.

Alapértelmezés szerint egy üres dokumentum nyílik meg. Hadd maradjon nyitva. Ha bezárja, a következő lépésben futtatandó parancsok nem lesznek elérhetők.

A lapon Posta csoportban egyesülés válassz egy csapatot Indítsa el az Egyesítést.

Kattintson a létrehozni kívánt dokumentum típusára.

Létrehozhatja például a következő típusú dokumentumokat.

Borítékkészlet A visszaküldési címek minden borítékon azonosak, de a címzett címe minden esetben egyedi. Válasszon ki egy elemet Borítékokés a lapon Boríték opciók párbeszédablak Boríték opciók Adja meg a boríték méretét és a szöveg formázását.

Címekkel ellátott matricák készlete Minden matricának egyedi neve és címe van. Válasszon ki egy elemet matricákés a párbeszédpanelen Matrica opciók válassza ki a kívánt címke típusát.

Fejléces papíron vagy üzenetek gyűjteménye Email Az összes levél vagy üzenet fő tartalma megegyezik, de mindegyik tartalmaz egy adott címzettnek szánt információt, például vezetéknevet, címet vagy egyéb információkat. Az ilyen típusú dokumentumok létrehozásához válassza a lehetőséget leveleket vagy e-maileket.

Könyvtár vagy mappa Minden elem azonos típusú információkat, például nevet vagy leírást jelenít meg, de minden elem egyedi. Kattintson katalógus ilyen típusú dokumentum létrehozásához.

Az egyesülés folytatása

Ha meg kell szakítania az egyesítési munkát, elmentheti a fő dokumentumot, és később folytathatja az egyesítést. A Microsoft Office Word menti az adatforrást és a mezőadatokat. Ha munkaablakot használtak egyesülés, a Word visszaugrik oda, ahol az egyesítést folytatni szeretné.

Ha készen áll az egyesítés folytatására, nyissa meg a dokumentumot.

A Word megerősítést kér a dokumentum megnyitásához, amely az SQL parancsot fogja futtatni.

Mivel ez a dokumentum adatforráshoz kapcsolódik, kattintson a gombra Igen. Megjelenik a dokumentum törzse az összes beszúrt mezővel együtt.

Dokumentum csatlakoztatása adatforráshoz

A fő dokumentumban lévő adatok egyesítéséhez a dokumentumot adatforráshoz vagy adatfájlhoz kell csatlakoztatnia.

Adatfájl kiválasztása

A lapon Posta csoportban egyesülés válassz egy csapatot Válassza ki a címzetteket.

Csináld a következőt.

Nyissa meg a dokumentumot Microsoft alkalmazások szó. Ennek a dokumentumnak egy táblázatot kell tartalmaznia. A táblázat első sorában a fejléceket, a többi sorában pedig azokat a bejegyzéseket kell tartalmaznia, amelyeknek szerepelniük kell a törzsdokumentumban. Adatforrásként fejléc-adatforrást is használhat (Fejléc-adatforrás. A fejlécsort (vagy rekordot) tartalmazó dokumentum, amely a megadott adatforrás és a fő egyesítési dokumentum egyesítésére szolgál.).

A címzettek vagy tételek listájának finomítása

Ha egy adott adatfájlhoz csatlakozik, előfordulhat, hogy nem kívánja az összes adatfájl rekordjának adatait átvinni a fő dokumentumba.

A címzettek listájának korlátozásához vagy az adatfájlelemek részhalmazának használatához kövesse az alábbi lépéseket.

A lapon Posta csoportban egyesülés válassz egy csapatot Lista szerkesztése.

A párbeszédpanelen Úticélok egyesítése

Jelölje ki az egyes rekordokat Ez a módszer akkor a leghasznosabb, ha a lista rövid. Jelölje be a listába felvenni kívánt címzettek melletti jelölőnégyzeteket, és törölje a jelet a listából kizárni kívánt címzettek melletti négyzetekből.

Ha tudja, hogy csak néhány bejegyzést szeretne szerepeltetni a fődokumentumban, törölje a jelölést a címsorban, majd csak a kívánt bejegyzéseket jelölje ki. Hasonlóképpen, ha a lista nagy részét fel szeretné venni a dokumentumba, jelölje be a címsorban található négyzetet, majd törölje a jelölést azokról a bejegyzésekről, amelyeket nem szeretne felvenni.

Rekordok rendezése Kattintson a rendezni kívánt elem oszlopfejlécére. A lista ábécé szerint növekvő sorrendben (A-tól Z-ig) van rendezve.

Rekordszűrés Ez a funkció akkor hasznos, ha a lista olyan bejegyzéseket tartalmaz, amelyeket nem szeretne látni vagy belefoglalni a fődokumentumba.

Szöveghelyőrzők (egyesítési mezők) hozzáadása a dokumentumhoz

Miután csatlakoztatta a fő dokumentumot az adatfájlhoz, beírhat dokumentumszöveget, és szöveges helyőrzőket adhat hozzá, amelyek jelzik, hogy a dokumentum egyes példányaiban hol jelenjenek meg az egyedi adatok.

A szöveges helyőrzőket, például egy címet vagy egy üdvözletet, összevonási mezőknek nevezzük. A Word mezői megfelelnek az adatfájl kiemelt oszlopfejléceinek.

Az adatfájl oszlopai adatkategóriákat képviselnek. A fő dokumentumhoz hozzáadott mezők ezeknek a kategóriáknak a szöveges helyőrzői.

Az adatállomány sorai adatrekordok. Egyesítés végrehajtásakor a Word minden rekordhoz létrehoz egy másolatot a fő dokumentumról.

Amikor egy mezőt elhelyezünk a fő dokumentumban, feltételezzük, hogy egy bizonyos adatkategóriának, például vezetéknévnek vagy címnek meg kell jelennie a helyén.

Jegyzet. Amikor egy összevonási mezőt szúr be a fő dokumentumba, a mező neve mindig dupla szögletes zárójelben ("") van. Az összetett dokumentumokban ezeket a zárójeleket nem használják kiemelésre. Csak a fő dokumentum mezőinek megkülönböztetését teszik lehetővé a normál szövegtől.

Mi történik, ha egyesül

Egyesítéskor az adatfájl első sorában lévő adatok lecserélik a fődokumentum mezőit, így létrejön az első összetett dokumentum. Az adatfájl második sorában lévő adatok helyettesítik a mezőket, így a második összetett dokumentumot alkotják, és így tovább.

Példák a mezőkkel való munkára

Az adatfájlból tetszőleges oszlopfejléc hozzáadható mezőként a fődokumentumhoz. Ez némi rugalmasságot biztosít a levelek, matricák, e-mailek és egyéb összetett dokumentumok tervezésekor.

A mezőket kombinálhatja, és írásjelekkel elválaszthatja. Például egy pontos cím létrehozásához a következő mezőket kell beillesztenie a fő dokumentumba:

"Keresztnév családnév"

"Ház és utca"

"Város", "Tartomány", "Irányítószám"

A gyakran előforduló esetekre, például címblokkokra vagy üdvözlősorokra a Word összetett mezőket biztosít – több mező kombinációját. Az alábbiakban példákat sorolunk fel.

A "Címblokk" mező több mező kombinációja, beleértve a keresztnevet, vezetéknevet, házat és utcát, várost és irányítószámot.

A „Hello String” mező egy vagy több névmezőt tartalmazhat, a használt üdvözlő szavaktól függően.

Az egyes összetett mezők tartalma ennek megfelelően testreszabható. Például egy címhez választhat hivatalos nevet (Jr. Andrey Alfirovich Jr.), és a „Kedves” helyett a „Kedves” szót használhatja.

Egyesítési mezők leképezése adatfájlhoz

Annak érdekében, hogy a Word megtalálja az adatfájlban az egyes címeknek vagy üdvözlőelemeknek megfelelő oszlopot, le kell képeznie a Word egyesítési mezőit az adatfájl oszlopaira.

A mezők egyeztetéséhez válassza a lehetőséget Mező kiválasztása csoportban Készítsen dokumentumot és szúrjon be mezőket lapon Hírlevelek.

Megnyílik egy párbeszédpanel Mező kiválasztása.

A megszólítás és a köszöntő elemek a bal oldalon jelennek meg. Az adatfájl oszlopfejlécei a jobb oldalon jelennek meg.

A Word minden elemhez megkeresi a megfelelő oszlopot. Az ábra azt mutatja, hogy a Word automatikusan talált egyezést az oszlophoz Vezetéknév adatfájl mező Vezetéknév. De más elemeket nem tudott egymással szembeállítani. Pontosabban ebből a fájlból szó adatok nem talált párját a mezőnynek Név.

A jobb oldali listában a bal oldali tételnek megfelelő adatfájl oszlopot emelhetjük ki. Most az ábrán látható, hogy az oszlop Név mezőnek felel meg Név. Nincs semmi baj azzal, hogy a mezőkre Fellebbezés, Egyedi azonosítóés középső név nem található egyezés. Az összetett dokumentumnak nem kell minden mezőt használnia. Ha olyan mezőt ad hozzá, amelyhez nincs adat az adatfájlban, akkor az üres szöveghelyőrzőként jelenik meg a törzsdokumentumban - általában üres karakterláncként vagy rejtett mezőként.

Tartalom bevitele és mezők hozzáadása

A fő dokumentumban kattintson arra a helyre, ahová be szeretné szúrni a mezőt.

Használd a csoportot Készítsen dokumentumot és szúrjon be mezőket lapon Hírlevelek.

Adja hozzá a következő elemek bármelyikét.

Címblokk névvel, postázási címés egyéb információk

Válasszon ki egy elemet Címblokk.

A párbeszédpanelen Címblokk beszúrása válassza ki a kívánt címelemeket és megjelenítési formátumokat, majd kattintson a gombra rendben.

Mező kiválasztása, akkor a Word nem találja a címblokkhoz szükséges információkat. Kattintson a mellette lévő nyílra (nem egyezik)

Hello string

Válasszon ki egy elemet Hello string.

Válassza ki az üdvözlő karakterlánc formátumát, amely tartalmazza a köszönést, a keresztnevet és a keresztnév utáni írásjeleket.

Válassza ki az üdvözlő karakterlánc szövegét azokra az esetekre, amikor a címzett neve nem érhető el, például amikor az adatforrás nem tartalmazza a címzett vezeték- vagy vezetéknevét, hanem csak a cég nevét.

Kattintson a gombra rendben.

Ha megjelenik egy párbeszédpanel Mező kiválasztása, akkor a Word nem találja az üdvözlő karakterlánchoz szükséges információkat. Kattintson a mellette lévő nyílra (nem egyezik), majd válassza ki az egyesíteni kívánt adatforrás megfelelő mezőjét.

Külön mezők

Információk beszúrhatók az egyes mezőkből, például vezetéknév, telefonszám vagy szponzori összeg. Ha gyorsan hozzá szeretne adni egy mezőt az adatfájlból a fő dokumentumhoz, kattintson a lista melletti nyílra Adatmező beszúrása, majd válasszon egy mezőnevet.

Használni nagy mennyiség beállításokat, amikor egyes mezőket szúr be egy dokumentumba, kövesse az alábbi lépéseket.

A lapon Posta csoportban Mezők rögzítése és hozzáadása válassz egy csapatot Egyesítési mező beszúrása.

A párbeszédpanelen Adatmező beszúrása Hajtsa végre a következő műveletek egyikét.

Ha ki szeretné jelölni azokat a címmezőket, amelyek automatikusan megegyeznek az adatforrásmezőkkel, még akkor is, ha az adatforrásmezőknek különböző neveik vannak, válassza a lehetőséget Címmezők.

Ha ki szeretné jelölni azokat a mezőket, amelyek mindig közvetlenül egy adatfájl oszlopából használnak adatokat, válassza a lehetőséget Adatbázis mezők.

Listázott mezőket kattintson a szükséges mezőre.

Kattintson a gombra Beszúrás, és akkor Bezárás.

Ha megjelenik egy párbeszédpanel Mező kiválasztása, akkor a Word nem találja a mező beszúrásához szükséges információkat. Kattintson a mellette lévő nyílra (nem egyezik), majd válassza ki az egyesíteni kívánt adatforrás megfelelő mezőjét.

• Egyéni mezők az Outlook névjegylistájából

Az egyetlen módja annak, hogy egyéni névjegylista mezőket vegyen fel a fő dokumentumba, ha elindítja a körlevél-összevonást az Outlookból. Először be kell állítania a névjegylista megjelenítését pontosan azokkal a mezőkkel, amelyeket az egyesítés során használni kell. Ezt követően megkezdheti az összevonást. Az összes szükséges testreszabási beállítás megadása után a Word automatikusan megnyílik, és befejezheti a körlevél-összevonást.

Egyesítési eredmények formázása

A dokumentumban lévő adatok formázásához jelölje ki az egyesítési mezőt, és formázza azt ugyanúgy, mint bármely más szöveget. A kijelölésnek tartalmaznia kell dupla chevron idézőjeleket ( « » ) körülvevő mezőt.

Az előnézet és a befejezés egyesítése

Miután az összes mezőt hozzáadta a fő dokumentumhoz, megtekintheti az egyesítés előzetes eredményeit. Mielőtt ténylegesen befejezné az egyesítést, áttekintheti az összetett dokumentumokat, és szükség szerint elvégezheti a szükséges módosításokat.

Megtekintéshez tegye a következők egyikét a csoportban Eredmények megtekintése lapokat Hírlevelek :

Kattintson Eredmények megtekintése.

A gombok segítségével oldalanként görgetheti az egyes összetett dokumentumokat Következő bejegyzésés Előző poszt csoportban Eredmények megtekintése.

Egy adott dokumentum megtekintése a paranccsal Címzett keresése.

Egyesítés befejezése

Az összetett dokumentumok egyenként nyomtathatók vagy módosíthatók. Ez megtehető az összes dokumentumra vagy a dokumentumok egy részhalmazára.

Válassza ki, hogy a teljes dokumentumkészletet szeretné szerkeszteni, csak az aktuálisan megjelenített példányt, vagy a megadott rekordszámmal azonosított dokumentumok egy részét. A Word a szerkeszteni kívánt példányokat egyetlen fájlként menti, ahol oldaltörésekkel választják el őket egymástól.

A fő dokumentum mentése

Ne feledje, hogy az összetett dokumentumok a fő dokumentumtól elkülönítve kerülnek mentésre. Kényelmes a fő dokumentumot külön tartani, mivel hasznos lehet a későbbi egyesítéseknél.