Ms excel используется тип данных. Типы данных, формулы и функции в Ms Excel. Синтаксис оператора Type

Многие пользователи Excel не видят разницы между понятиями «формат ячеек» и «тип данных». На самом деле это далеко не тождественные понятия, хотя, безусловно, соприкасающиеся. Давайте выясним, в чем суть типов данных, на какие категории они разделяются, и как можно с ними работать.

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

• Текст;
• Числовые данные;
• Дата и время;
• Логические данные;
• Ошибочные значения.

Выясним, что представляет каждый из этих типов данных подробнее.

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Числовые данные

Для непосредственных вычислений используются числовые данные. Именно с ними Excel предпринимает различные математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т.д.). Этот тип данных предназначен исключительно для записи чисел, но может содержать и вспомогательные символы (%, $ и др.). В отношении его можно использовать несколько видов форматов:

• Собственно числовой;
• Процентный;
• Денежный;
• Финансовый;
• Дробный;
• Экспоненциальный.

Кроме того, в Excel имеется возможность разбивать числа на разряды, и определять количество цифр после запятой (в дробных числах).

Ввод числовых данных производится таким же способом, как и текстовых значений, о которых мы говорили выше.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

• ч:мм:сс;
• ч:мм;
• ч:мм:сс AM/PM;
• ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

• ДД.ММ.ГГГГ;
• ДД.МММ
• МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ» . Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Ошибочные значения

Отдельным типом данных являются ошибочные значения. В большинстве случаев они появляются, когда производится некорректная операция. Например, к таким некорректным операциям относится деление на ноль или введение функции без соблюдения её синтаксиса. Среди ошибочных значений выделяют следующие:

• #ЗНАЧ! – применение неправильного вида аргумента для функции;
• #ДЕЛ/О! – деление на 0;
• #ЧИСЛО! – некорректные числовые данные;
• #Н/Д – введено недоступное значение;
• #ИМЯ? – ошибочное имя в формуле;
• #ПУСТО! – некорректное введение адресов диапазонов;
• #ССЫЛКА! – возникает при удалении ячеек, на которые ранее ссылалась формула.

Формулы

Отдельной большой группой видов данных являются формулы. В отличие от констант, они, чаще всего, сами не видны в ячейках, а только выводят результат, который может меняться, в зависимости от изменения аргументов. В частности, формулы применяются для различных математических вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, выделив ту ячейку, в которой она содержится.

Обязательным условием, чтобы программа воспринимала выражение, как формулу, является наличие перед ним знака равно (=) .

Отдельным видом формул являются функции. Это своеобразные подпрограммы, которые содержат установленный набор аргументов и обрабатывают их по определенному алгоритму. Функции можно вводить вручную в ячейку, поставив в ней предварительно знак «=» , а можно использовать для этих целей специальную графическую оболочку Мастер функций , который содержит весь перечень доступных в программе операторов, разбитых на категории.

С помощью Мастера функций можно совершить переход к окну аргумента конкретного оператора. В его поля вводятся данные или ссылки на ячейки, в которых эти данные содержатся. После нажатия на кнопку «OK» происходит выполнение заданной операции.

Как видим, в программе Excel существует две основные группы типов данных: константы и формулы. Они, в свою очередь делятся, на множество других видов. Каждый тип данных имеет свои свойства, с учетом которых программа обрабатывает их. Овладение умением распознавать и правильно работать с различными типами данных – это первоочередная задача любого пользователя, который желает научиться эффективно использовать Эксель по назначению.

В ячейке могут находиться три типа данных: числовые значения, текст, формула.

1. Числовые значения - ϶ᴛᴏ собственно число, дата и время.

К примеру, формы представления:

чисел - 3,15 ; -3456 ; -3,445E+01; 34,5E+0

времени - 11:40:35 ; 11:40; 11:40:35 AM

Ввод числовых данных: активизировать ячейку, ввести числовое данное и нажать Enter.

Редактирование числовых данных в ячейке - выделить ячейку, щелкнуть в правой части строки формул и исправить с клавиатуры содержание.

Форматирование числовых данных ячейки – выделить ячейку, выполнить команды менюФормат, Ячейки. В диалоговом окне выбрать числовой формат и щелкнуть ОК . Можно указать количество знаков числа после запятой и т.д. Аналогично можно выбирать вид представления (формат) даты и времени.

Автозаполнение числами. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик - маркер заполнения. Запишем в А1 единицу. С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки, можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца. В случае если при этом держать нажатой клавишу Ctrl , то в столбце или строке будет расположен натуральный ряд чисел.

2. Текст . Вводится с клавиатуры аналогично редактору Word.

Автоматический ввод - запоминание предыдущих слов и восстановление по первым буквам при новом вводе (чтобы снять режим автоввода – выполнить команды: Сервис, Параметры, Правка, снять флажок Автозаполнение значений ячеек).

Автоподбор ширины столбцов- выделить набранную таблицу и выполнить следующие команды меню: Формат, Столбец, Автоподбор ширины.

Выравнивание текста - аналогично текстовому редактору, ᴛ.ᴇ. кнопки форматирования - выравнивание слева, справа, по центру и центрирование.

Создание пользовательского списка автозаполнения - выполнить команды менюСервис, Параметры, Списки. Выбрать Новый список и ввести свой список в окне Элементы списка. Далее щелкнуть кнопку Добавить . К примеру, мы внесли названия городов: Одесса, Николаев, Херсон, и т.д. Теперь записав в ячейку слово Одесса и потянув за маркер вправо, получим в сосœедних ячейках остальные города.

3. Формула . Вычисления в таблицах программы Excel реализуются при помощи формул. Формула обязательно начинается знаком равенства. Правая часть формулы может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединœенные знаками математических операций.

Пример формулы:= А7 + 5,45 *COS(A1) + СУММ(В1:В10). Естественно,что для выполнения этой формулы в ячейках А7,А1, В1:В10 должны быть записаны числа.

Ввод формулы – активизировать ячейку, набрать с клавиатуры знак = , а затем арифметическое или логическое выражение и нажать Enter. При этомформула автоматически вычисляется, результат вычислений отображается в ячейке, а сама формула отображается в строке формул.

Для отображения в ячейках всœех записанных формул, нужно выполнить команды меню: Сервис, Параметры. Щелкнуть вкладку Вид и установить флажок в поле Формулы. Снятие флажка Формулы , приведет к отображению в ячейках результатов вычисления формул. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, формула имеет два вида отображения в ячейке – формульное ирезультативное .

Редактирование формулы – активизировать ячейку с формулой и щелкнуть мышкой в правой части строки формул. Исправить формулу и нажать Enter (редактировать можно и в самой ячейке – дважды щелкнув ее).

Типы данных в Excel и их ввод - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Типы данных в Excel и их ввод" 2017, 2018.

Основные типы данных.

В работе с электронными таблицами можно выделить три основных типа данных: число, текст и формула.

Числа в электронных таблицах Excel могут быть записаны в обычном числовом или экспоненциальном формате, например 195,2 или 1,952Е+02. По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю. Это объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под единицами, десятки под десятками и т.д.)

Текстом является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например запись "45 бит" является текстовой. По умолчанию текст выравниваются в ячейке по левому краю.

Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции и знаки математических операций. Но в формулу не может входить текст. Например, формула =А1+В1 обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и В1, а формула =С3*9 - умножение числа, хранящегося в ячейки С3, на 9.

Например =A1+B2.При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результата пересчитывается немедленно.

Формат данных.

Возникает необходимость применять различные форматы представления данных.

По умолчанию используется числовой формат, который отображает два десятичных знака после запятой.

Экспоненциальный формат применяется, если число, содержащее большое количество разрядов, не умещается в ячейке(например 3500000000,то записываться будет в 5,00Е+09).

Так как программа Excel предназначена для обработки числе, важную роль играет правильная настройка их формата. Для человека число 10 - это просто единица и ноль. С точки зрения Excel, эти две цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, обозначает ли оно количество работников компании, денежную величину, процентную часть целого или фрагмента заголовка "10 ведущих фирм". Во всех четырех ситуациях это число должно отображаться и обрабатываться по-разному. Excel поддерживает следующие форматы:

• - Общий (General) - назначается автоматически, в том случае если не указывается формат специально.
• - Числовой (Number) - наибольший общий способ представления чисел
• - Денежный (Currency)- денежные величины
• - Финансовый (Accounting) - денежные величины с выравниванием по разделителю целой и дробной частью
• - Дата (Data) - дата или дата и время
• - Время (Time) - время или дата и время
• - Процентный (Percentage) - значение ячейки, умноженное на 100 с символом % в конце
• - Дробный (Fraction) - рациональные дроби с числителем и знаменателем
• - Экспоненциальный (Scientific) - десятичные дробные числа
• - Текстовой (Text) - текстовые данные отображаются точно так же, как вводятся и обрабатываются строки, вне зависимости от их содержания
• - Дополнительный (Special) - форматы для работы с базами данных и списками адресов
• - Заказной (Custom) - формат, настраиваемый пользователем

Выбор формата данных

• 1. Ввести команду Формат-Ячейка
• 2. На диалоговой панели Формат Ячеек выбрать вкладку Число.
• 3. В списке Числовые форматы: выбрать наиболее подходящий формат.

Вкладка Выравнивание определяется:

• 1. Выравнивание - способ выравнивания данных в ячейке по горизонтали (по левому или правому краю, по значению, по центру выделения, по центру, по ширине, с заполнением) или по вертикали (по нижнему или верхнему краю, по центру или высоте);
• 2. Отображение - определяет, можно ли переносить в ячейке текст, по словам, разрешает или запрещает объединение ячеек, задаёт автоподбор ширины ячеек.
• 3. Ориентация текста

Вкладка Шрифт - изменяет шрифт, начертание, размер, цвет, подчёркивание и эффект текста в выделенных ячейках;

Вкладка Граница - создаёт рамки (обрамление) вокруг выделенного блока ячеек;

Вкладка Вид - позволяет задать закраску ячейки (цвет и узор);

Вкладка Защита - управляет скрытием формул и блокировкой ячеек (запрет редактирования данных ячеек). Устанавливать защиту можно в любой момент, но действовать она будет только после того, когда введена защита листа или книга с помощью команды Сервис/Защитить лист.

По нашему субъективному мнению, это не верно, т.к. формула это не тип данных, а тип информации, который указывает программе на необходимость совершения определенных команд. К тому же формула сама может возвращать результаты вычислений в разных типах данных. Также дата, являясь на самом деле числом, не может принимать отрицательных значений, следственно классифицироваться как число не может.

Мы же выделяем 4 основные группы:

• Текстовый;
• Числовой;
• Дата и время;
• Общий.

Притом группа может включать в себя несколько типов. Чтобы увидеть их в книге Excel, пройдите по вкладке «Главная», раздел «Число» и нажмите выпадающий список. Так можно быстро задать тип данных для ячейки или диапазона. Чтобы задать его более конкретно, т.е. различные разделители и варианты отображения, нажмите на стрелку в нижнем правом углу того же раздела либо, кликнув правой кнопкой мыши по ячейке, выберите «Формат ячеек…».

Дадим краткое описание группам (для более детального описания пройдите по ссылкам):

• Текстовый тип (Текстовый тип данных в Excel) – представляет информацию как текст (строка). Если число записано в ячейку с данным типом, то приложение считает его строкой. Хотя с ним можно будет провести операции вычисления, применить его как число в некоторых функциях будет невозможно.
• Числовой тип (Числовой тип данных в Excel) – определяет информацию как число, вследствие чего с ним можно проводить любые вычисления и применять математические функции. Также в приложение Excel предлагает различные виды отображения подобного рода информации.
• Формат даты и времени (Типы данных дата и время в Excel) – представляет информацию либо как дата, либо как время, либо дата и время. По своей сути тип даты и времени является всего лишь удобным способом представления числовой информации и поэтому позволяет проводить математические операции с ним. Данный тип не может быть отрицательным.
• Общий формат данных – используется, когда формат не установлен. Программа сама определит, к какому формату относить те или иные данные.

Excel не строго относится к типам данных и часто устраняет возможные ошибки. Так, например, если сложить число 5 в текстовом формате с 5 в числовом или общем формате, ошибки не возникнет из-за собственной конвертации типов данных программы. Так же, если строку перевести в числовой формат, ошибки выдано не будет. Но в некоторых случаях формат имеет огромное значение. Если его неправильно применить, то могут возникнуть ошибки типов данных (

Функция T в Excel выполняет проверку типа принимаемых данных и возвращает текстовую строку, если в ячейке, ссылка на которую была передана в качестве параметра, содержатся текстовые данные либо текст был передан в функцию явно (например, Т(«любое текстовое значение»)).

Примеры использования функции Т в Excel

Пример 1. В Excel реализована возможность импорта данных из внешних источников. С использованием этой возможности были импортированы некоторые данные, содержащиеся в xml-документе. Необходимо создать новую таблицу, в которой будут отображены только текстовые данные для совместимости с другими программными продуктами, не поддерживающими форматы Число или Дата в Excel.

Исходные таблицы:

Для решения используем следующую формулу:

Данная запись имеет следующий смысл:

1. Функция ЕСЛИ выполняет проверку значения, которое вернет функция Т;
2. Если ячейка G2 не содержит текстовые данные, будет возвращено пустое значение «» и сработает функция ТЕКСТ, которая преобразует числовой тип данных в текстовый и запишет полученное значение в ячейку B2;
3. Если в ячейке G2 содержатся текстовые данные, они будут перенесены в ячейку B2 без изменений.

Аналогично заполним все остальные ячейки столбца B. В результате получим следующую таблицу:

Чтобы убедиться, что данная таблица содержит только текстовые данные, снова воспользуемся функцией Т:

То есть, преобразование в текстовые данные прошло успешно.

Как определить формат ячейки в Excel?

Пример 2. В таблице Excel находится защищенный лист с таблицей, в которой содержатся данные об адресе клиента. Предположительно, номер дома и номер квартиры являются числовыми данными, полученными в результате перебора строки с использованием функций ПРАВСИМВ, ЛЕВСИМВ, НАЙТИ и ЗНАЧЕН. Последняя преобразует данные в формат Число (если это возможно). Определить формат данных поможет функция Т, а преобразовать в текстовый формат – ТЕКСТ.

Таблица на защищенном листе (формулы не видны, так как стоит защита):

Данные в виде текста необходимо ввести в следующую таблицу:

В ячейке B2 введем следующую формулу:

Описание функций формулы:

1. Т(защищенный!B3)="" – условие, проверяемое функцией ЕСЛИ. Результат выполнения функции Т проверяется на пустое значение «».
2. ТЕКСТ(защищенный!B3;"#") – функция, преобразующая данные из ячейки защищенный!B3 в текстовый тип данных.
3. защищенный!B3 – получение данных из ячейки, если условие Т(защищенный!B3)="" - ЛОЖЬ.

Аналогично заполним данными ячейку B3. В результате получим таблицу с только текстовыми значениями:

Как определить тип данных в Excel?

В Excel можно определить тип данных, содержащихся в определенной ячейке, используя функцию ТИП, которая возвращает числовое значение, соответствующее одному из поддерживаемых типов (например, 1 – Число, 2 – Текст, 4 – Логическое значение и т. д.). Определим типы данных в некоторой таблице, и если они не являются текстовыми, преобразуем их с помощью функции ТЕКСТ.

Исходная таблица:

Введем в ячейке C3 следующую формулу:

Описание аргументов:

1. ТИП(B3)<>2 – условие проверки, 2 – тип текстовых данных;
2. ТЕКСТ(B3;"") – функция, возвращающая текстовое значение из ячейки B3, если результат проверки условия – ИСТИНА;
3. B3 – неизмененное значение ячейки, если результат условия проверки – ЛОЖЬ.

Аналогично заполним последующие ячейки столбца C. В результате получим:

Чтобы убедиться, что каждая ячейка содержит текст, используем функцию Т:

Функция Т в Excel и особенности ее синтаксической записи

Функция Т имеет следующий синтаксис:

Т(значение)

Единственный параметр значение является обязательным для заполнения. Он используется для передачи проверяемых данных.

Примечание 1: Как правило, необходимость в использовании функции Т не возникает, поскольку в Excel все преобразования данных выполняются в автоматическом режиме. Данная функция была добавлена с целью обеспечения совместимости с прочими программными продуктами, поддерживающими работу с таблицами.

Примечания 2:

1. Если функция Т принимает на вход текстовые данные (строка текста, ячейка, содержащая текст), она вернет эти данные.
2. Функция Т возвращает пустую строку, если она принимает на вход числовые данные, логическое значение, ссылку на ячейку, в которой не содержится текст. Примеры:

• Результатом выполнения функции =Т(293) будет являться пустой текст «», поскольку принимаемое на вход значение является данными числового типа;
• Следующая запись =Т(«функция Т работает») вернет строку текста «функция Т работает» в ячейку, в которой данная функция записана;
• Если в ячейку ввести запись типа =Т(текст), то результатом выполнения функции будет код ошибки #ИМЯ?. Поэтому при явной передаче параметра в функцию его значение необходимо помещать в двойные кавычки.
• Результатом выполнения функции =Т(A1) является текст, содержащийся в ячейке A1 или пустое значение «», если в данной ячейке находятся данные другого типа.