Как и любой программный продукт, Excel 2007 имеет главное окно, в котором собраны всевозможные инструменты для работы в этой программе.

В этой статье мы рассмотрим некоторые основные элементы главного окна Excel 2007, знакомство с которыми будут полезно для начинающих пользователей Excel или тех, кто хочет узнать о Excel немного побольше.

Главное окно Excel 2007 вмещает в себя несколько главных элементов, с которыми часто приходится работать в процессе "общения" с Excel. Попробую перечислить эти основные элементы и описать их предназначение.

Главное окно Excel 2007

Открыв Excel, мы увидим перед собой следующее окно:

По сути этот вид и есть главное окно Excel 2007. В нем и происходит весь процесс работы, заключающийся в добавлении, изменении, удалении данных, формул, вставке изображений, отображение диаграмм и прочих действий.

Разберем состав главного окна

1 - это кнопка Главного меню Office, которое содержит команды, с помощью которых вы можете создать новый документ Excel, открыть уже существующий документ, сохранить, распечатать или опубликовать созданный вами документ Excel.

2 - Панель быстрого доступа Excel, на которой расположены команды сохранения, отмены/повтора выполненных действий, быстрой печати документа и т.д.

3 - Панель, в которой отображается имя/название текущего документа.

4 - "Уголок", в котором находятся 3 кнопки - свертывания программы, разворачивания программы на все окно и кнопка закрытия программы ("крестик").

5 - Одна из основных панелей Excel 2007, на которой находится основное меню Excel, вмещающее в себя инструменты для работы с различными данными.

6 - Строка формул - используйте эту строку для ввода и редактирования формул, которые будут выполнять различные математические действия с вашими данными.

7 - Рабочая область Excel, состоящая из строк и столбцов, которые образуют "ячейки", содержащие данные документа.

8, 10 - вертикальный и горизонтальный "слайдеры" (так называемые ползунки), с помощью которых вы можете перемещаться вниз/вверх и вправо/влево по рабочей области.

9 - Список листов, входящих в текущий документ.

11 - Панель строки состояния, на которой отображается статусная информация о текущем файле или рабочей области.

Не секрет, что компьютеры с каждым годом становятся все более мощными, а программные продукты более совершенными. 2012 год в области информационных технологий был отмечен появлением Microsoft Office. В каждую составляющую этого пакета заложены новые, но сравнению с предыдущими версиями этого программного продукта, функциональные ресурсы.

В офисной работе электронные таблицы относятся к компонентам, которые традиционно наиболее востребованы пользователями. И новому приложению Microsoft Excel, несомненно, обеспечен большой успех. Этот программный продукт можно эффективно использовать для автоматизации разнообразных участков офисной деятельности. Полностью переработанный интерфейс основная отличительная особенность Microsoft Excel. Поэтому в этой главе мыв первую очередь дадим пояснения по интерфейсу данного приложения.

Несмотря на значительные изменения внешнего вида, программа Microsoft Excel абсолютно узнаваема. Для запуска данного приложения следует использовать маршрут Пуск Программы Microsoft Office Microsoft Office Excel. Вид рабочего листа и команды меню (рис. 1.1) говорят о том, что перед нами знакомые электронные таблицы. Это формально подтверждает и строка заголовка, которая расположена в верхней части листа, где присутствует название программного продукта.

Кроме названия запущенного приложения в заголовке размещается имя открытого текущего файла. Имя Книга1 приложение Microsoft Excel автоматически присваивает только что созданным файлам.

Новым элементом интерфейса является кнопка Office, которая располагается в верхнем левом углу окна приложения. Она круглая и сразу бросается в глаза, тем более что на ней размещен красивый логотип. Нажатие этой кнопки приводит к появлению на экране меню (рис. 1.2), ряд команд которого нам знаком по старым версиям Microsoft Excel, а некоторые являются новыми для пользователя. Здесь вы увидите традиционные команды но открытию и сохранению рабочих книг. Большую часть меню (справа) занимает список документов, которые открывались пользователем недавно.

В нижней части меню (см. рис. 1.2) расположена кнопка Параметры Excel, которая позволяет открыть окно с множеством параметров настройки программы. Эти параметры в прошлых версиях Microsoft Excel присутствовали в разделах Параметры и Настройка (меню Сервис). Другая часть параметров в Microsoft Excel появилась впервые. Одним из главных элементов окна Microsoft Excel является лента (рис. 1.3). Она заменила панели инструментов и строку меню, присутствующие в предыдущих версиях Excel. Добавление ленты связано с удобством нахождения необходимых команд. Можно сказать, что лента это существенное усовершенствование инструментов. Основная особенность заключается в том, что команды на ленте сгруппированы по тематическим вкладкам, благодаря чему легко найти необходимую пиктограмму. Согласно концепции Microsoft, целью перехода от классического интерфейса к новому является ориентация на результат на максимально быстрое и удобное решение практических задач. Результативность достигается за счет лучшей организации команд и большей наглядности.

Лента организована в виде набора тематических вкладок, содержащих инструменты управления. Каждая вкладка имеет имя, отражающее се назначение. Большинство инструментов являются кнопками, отдельные инструменты представляют собой флажки, счетчики, поля со списком. Инструменты на каждой вкладке разбиты на логические группы. Группы представляют собой блок команд, заключенных в прямоугольную рамку. Аналогично вкладкам, каждая группа инструментов имеет имя, отражающее ее назначение. В каждый момент времени активной (выбранной) является только одна вкладка. Вкладку можно активизировать (выбрать) щелчком мыши, при этом на экране отображаются все группы инструментов данной вкладки.

Подобная организация меню современной версии Microsoft Excel позволяет пользователю затрачивать меньше времени ири переходе к необходимым командам. Горизонтальные вкладки на первый взгляд усложняют работу, однако буквально несколько дней практики изменяют это мнение на противоположное.

Рис. 3.1. Главное окно MS Excel

На рисунке цифрой 1 обозначено горизонтальное меню, а цифрой 15-строка состояния данной программы.

Книга состоит из листов. Каждый лист - отдельная электронная таблица, которая состоит из строк и столбцов, и имеет уникальное имя (области с именами листов - ярлыки листов - обозначены на рисунке цифрами

12 и 13 соответственно для активного и неактивных листов). По аналогии с активной ячейкой, активным листом называют тот лист, с которым пользователь работает в данный момент. Для того чтобы сделать лист активным, достаточно кликнуть мышью по имени листа либо выбрать нужный лист последовательным нажатием сочетания клавиш Ctrl + PgUp (листы будут последовательно перебираться от последнего к первому) или Ctrl + PgDn (листы будут последовательно перебираться от первого к последнему).

Строки нумеруются цифрами от 1 до 65536 (вертикальная область, обозначенная на рисунке цифрой 8), а столбцы - английскими буквами (горизонтальная область, обозначенная на рисунке цифрой

7) . Максимальное количество строк равно 65536, а столбцов - 256. Так как в английском языке всего 26 букв, то первые 26 столбцов обозначаются буквами от «А» до «Z» (как показано на рисунке), а дальше используются их сочетания. Например, АВ, АС, AD,...

На пересечении строк и столбцов листа располагаются ячейки (например, одна из ячеек обозначена на рисунке цифрой 9). Каждая ячейка MS Excel имеет адрес, состоящий из индекса столбца и номера строки. Например, Al, В12, AZ83 и так далее. Ячейка, выделенная на рисунке цифрой 9, имеет адрес D2.

Иногда удобно поставить в соответствие некоторой ячейке заданного листа собственное имя и в дальнейшем обращаться к ней по этому имени. Для присвоения ячейке имени следует перейти в область отображения адреса (на рисунке область 5) и ввести имя, которое будет доступно с любого листа книги. Именованная ссылка считается абсолютной. MS Excel строго регламентирует то, как можно и как нельзя именовать ячейки и диапазоны. Приведем эти правила:

Имена ячеек и диапазонов могут иметь длину не более 255 символов;

Имя должно начинаться с буквы или с символа «_»;

В имени могут использоваться только буквы, цифры, точка и символ подчеркивания;

Пробелы использовать запрещено;

Имя ячейки не может совпадать с ее адресом или содержащимся в ней значением;

В качестве имени нельзя использовать одну букву или число без каких-либо знаков пунктуации или дополнительных символов.

Одна ячейка на листе является активной (на рисунке это ячейка В4, которая обозначена цифрой 10).

Она обведена жирной рамкой, и ее адрес высвечивается в специальном поле Имя (на рисунке область 5). Ввод данных всегда осуществляется только в активную ячейку. При этом ее содержимое дублируется в области, обозначенной на рисунке цифрой 6 и называемой Строка формул. Изменить активную ячейку можно несколькими способами:

С помощью клавиш перемещения курсора;

Кликом мыши по нужной ячейке;

С помощью поля Имя, в котором необходимо записать или выбрать из раскрывающегося списка имя ячейки.

Перемещаться по листу MS Excel можно с помощью полос прокрутки (скроллинга), которые на рисунке обозначены цифрами 11 (для вертикальной прокрутки) и 14 (для горизонтальной).

Панели инструментов - средство для быстрого доступа к часто используемым командам MS Excel - обозначены на рисунке цифрой 4. Команды отображаются в виде кнопок с пиктограммами или текстом. Две дополнительные области панелей инструментов имеют особое назначение. Область 2, предназначена для изменения положения панели в окне MS Excel, а область 3 используется в случаях, когда из-за размера окна невозможно отобразить в нем все команды панели инструментов.

Количество ячеек рабочего листа, которые одновременно отображаются в окне MS Excel, определяется масштабом отображения. Масштаб отображения можно изменить (увеличив или уменьшив тем самым количество отображаемой информации) с помощью кнопки Масштаб панели инструментов Стандартная.

Основными элементами рабочего окна являются:

Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);

Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.

Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).

Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (f x ), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.

Рабочая область (активный рабочий лист).

Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).

Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.

Строка состояния.

Структура электронных таблиц

Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой . Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти насоответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов , каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат, строка Л ист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Л ист в списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.

Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.

На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном . Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.

Лекция 1. Табличный процессор Excel.

План

Вид окна Excel 1

Ячейка Excel 2

Виды указателя мыши. 2

Типы данных. 2

Работа с меню и рабочими листами 3

Ввод данных 4

Ввод данных с помощью автозаполнения 5

Редактирование содержимого ячейки 6

Табличный процессор Excel позволяет создавать и производить табличные расчеты различной сложности. Входит в состав пакета программ MS Office. Запуск табличного процессора осуществляется пунктом главного меню Пуск – Программы – Excel или кнопкой на панели инструментов MS Office.

Документ, создаваемый в Excel называется Книгой, расширение файлов -.xls. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Книга Excel может содержать следующие типы листов :

Лист электронной таблицы. Каждый лист состоит из 256 столбцов и 16 384 строк. Это лист приблизительно 6,4 м шириной и 103,9 м длиной. На экране отображается 9 колонок и 18 строк. Это 4% общей ширины и 0,1 % длины.

Лист диаграммы (связан с данными электронных таблиц и обновляется при обновлении данных в таблицах);

Лист модуля (содержит набор инструкций (макросов) и используется для выполнения конкретных процедур).

Переключение между листами осуществляется при помощи ярлычков, расположенных в нижней части листа. Щелчок по ярлычку листа меняет текущий лист.

Вид окна Excel Ячейка Excel

представляет собой многоуровневую структуру. Это может быть:

изображение – текст или результат вычисления формул, т.е. то, что мы видим на экране;

формат – формат чисел, шрифт, вид рамки, защита ячеек;

формула – (например, =А1*В1)

имя – ячейке можно присвоить имя, чтобы не использовать адреса ячейки;

комментарий – пользователь может задавать текст пояснения или комментария при переходе в заданную ячейку.

Виды указателя мыши.

Белый плюс – появляется по умолчанию. Используется для выбора текущей ячейки или маркировки блока ячеек.

Черный тонкий плюс – автозаполнитель. Появляется при установки указателя мыши в нижний правый угол текущей ячейки, используется для заполнения последовательностью данных ряда ячеек или копировании формул.

Стрелка – появляется при установке указателя на панель инструментов, строку меню или на один из краев текущей ячейки или блока ячеек. Используется для выбора команд редактора, а также для перенесения или копирования данных.

Вертикальная черта – появляется после перевода указателя мыши в строку формул. Используется для редактирования значения ячейки.

Типы данных.

Текст – по умолчанию выравнивается по левому краю ячейки. Может занимать, для отображения, соседние ячейки, пока они свободны.

Число – выравнивается по правому краю ячейки. Десятичные отделяются запятой. Числа могут быть представлены следующими форматами: Числовой; Денежный; Финансовый; Процентный; Дробный; Экспоненциальный (п-т Формат- Ячейки – вкладка Число).

Дата – выравнивается по правому краю ячейки. Возможны разнообразные форматы даты, в качестве разделителя используется точка. В Microsoft Excel для Windows (и Lotus 1-2-3) используется система отсчета дат с начала столетия; в этой системе числу 1 соответствует дата 1 января 1900 г. В Microsoft Excel для Macintosh используется система отсчета дат, начиная с 1904 года; в ней числу 1 соответствует 2 января 1904 г (чтобы изменить систему отсчета дат, выберите п-т Сервис - Параметры – вкладка Вычисления, установите флажок Система дат 1904).

Примечание . Если при вводе даты указаны только две последние цифры года, Microsoft Excel 97 добавит первые две по следующим правилам:

· если число лежит в интервале от 00 до 29, то оно интерпретируется как год с 2000 по 2029. Например, если в ячейку введена дата 28.5.19, Microsoft Excel распознает ее как: 28 мая 2019 г.;

· если число лежит в интервале от 30 до 99, то оно интерпретируется как год с 1930 по 1999. Например, если в ячейку введена дата 28.5.91, Microsoft Excel распознает ее как: 28 мая 1991 г.

Время – выравнивается по правому краю ячейки. Время допустимо вводить в двенадцатичасовом или двадцатичетырехчасовом формате. Разделитель – двоеточие. Время суток и даты можно складывать, вычитать и производить с ними другие вычисления.

Формула – ввод формулы начинается со знака «=» и состоит из последовательности значений, адресов ячеек, функций и знаков операций.