Зберігання метаданих у Excel. Об'єкт діапазону. Видалення прихованих та персональних даних за допомогою перевірки документів, презентацій та книг Перегляд метаданих у файлі ворд

Небагато користувачів знають, що для кожного файлу, що зберігається на комп'ютері, є набір метаданих, які містять інформацію про його джерело, автора та інші важливі подробиці, залежно від типу файлу. У цій статті я збираюся обговорити метадані, розповісти вам, що це таке і для чого їх використовують. Потім я розповім, як додавати та видаляти метадані. Все описане застосовується до будь-якої версії Windows.

Що таке метадані?

Метадані є інформацією, яка зберігається практично в будь-якому типі файлу. Вона може містити ваше ім'я, назву компанії або організації, ім'я комп'ютера, ім'я сервера в мережі або диск, на якому збережено файл; персональні коментарі, імена попередніх авторів, час створення та час останньої зміни, номер версії чи редакції.

Залежно від ситуації, ці дані можуть бути корисними і навпаки. Наприклад, якщо потрібно відстежити різних авторів файлу, метадані можуть допомогти цьому. Також метадані можуть бути корисними при пошуку файлів у Windows. Наприклад, якщо ваша колекція фотографій містить метадані, це дуже зручно, коли потрібно знайти фотографію, яку ви зробили у конкретний день та у певний час.

З іншого боку, якщо ви працюєте в правовій сферіабо просто хочете зберегти конфіденційність, при передачі файлів комусь ще, видаляйте з них стільки інформації, скільки це можливо, оскільки метадані будуть йти за цими файлами всюди.

Як додавати та редагувати метадані

Більшість файлів мають свій набір метаданих, але дуже часто їх не можна змінити без спеціального програмного забезпеченнявід сторонніх розробників. Хоча метадані офісні файли (Word, Excel, PowerPoint) редагуються досить просто. Перш за все, для доступу та перегляду метаданих одного з таких файлів, відкрийте контекстне меню клацанням правою кнопкою мишіта виберіть «Властивості».

Так ви відкриєте вікно із властивостями файлу. У цьому вікні відкрийте вкладку «Докладно». Тут буде представлений список полів з інформацією про файл: включно з ім'ям його автора, коли він був створений або змінений, або навіть як багато в ньому слів і знаків.

Деякі з цих полів можна редагувати. Для цього потрібно просто поставити курсор миші у поле, яке ви хочете змінити, та ввести те, що вам потрібно. Якщо потрібно, щоб ці поля залишалися порожніми, просто зітріть усе, що написано.

Я об'єднуюсь, виділяються із зовнішнім обслуговуванням, яке включає дані про отримання з того обслуговування, та показ у перевершують. Я хочу мати можливість зберігати інформацію, я входжу в Excel. Діапазон об'єкта. Чи є будь-яка власність Excel. Діапазон заперечує, де можна зберегти метадані?

Пояснитися, як у Перспективі Перспектива. TaskItem має ItemProperties, який є Перспективою. ItemProperty Об'єкт. Так чи є щось подібне як це в Excel?

І в іншому випадку тоді, що кращий спосібполягає в тому, щоб зберегти метадані для Excel. Діапазон?

Правити: Я повинен упиратися ця інформація про метадані. Таким чином, якщо користувач заощаджує, завершення, і потім ре відкриває навчальний посібник, я повинен бути в змозі витягти ці метадані з Excel. Об'єкт діапазону (або будь-яка інша власність)

2 відповіді

Так як вам потрібна інформація, щоб бути постійними, я використав більш простий та чіткіший підхід. Створіть новий WorkSheet, назвіть його чимось як Метадані (якщо ви маєте багаторазовий з цього виду). Встановіть його в VeryHidden (xlSheetVeryHiddencan't бути Несхованим з Excel, необхідно не приховати його від коду):

Xl.XlSheetVisibility.xlSheetVeryHidden

Врятуйте всі метадані для Діапазону R1 у аркуші метаданих у Діапазоні R1. Ваш код буде дуже простим та чітким таким чином.

Це може подивитись щось як:

Sheet1.Range.Value = SomeValue; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;

Сьогодні ми поговоримо про те, які бувають властивості у документа, і як можна їх переглядати та редагувати в Excel 2010 та 2013. Прочитавши цю статтю, Ви також дізнаєтесь, як захистити документ від будь-яких змін та як видалити персональні дані з листа Excel.

Пам'ятаєте свої почуття на початку знайомства з Excel 2010 чи 2013? Особисто я іноді дуже сердився, коли не міг знайти потрібний інструментабо параметр там, де звик їх бачити в попередніх версіях Excel. Те саме стосується і властивостей документа в Excel 2010/2013. У цих версіях вони заховані досить глибоко, але навіть незважаючи на це ми швидко до них дістанемося.

У цій статті на Вас чекає докладна інструкціяпро те, як переглядати та змінювати властивості документа, як захистити документ від будь-яких змін та як видалити персональні дані з аркуша Excel. Поїхали!

Які у документа бувають властивості

Перш ніж ми почнемо вчитися переглядати, змінювати та видаляти властивості документа (метадані) в Excel 2010 та 2013, давайте розберемося, які взагалі бувають властивості документів MS Office.

Тип 1. Стандартні властивості- загальні для всіх програм Office. Сюди входить базова інформація про документ – назва, тема, автор, примітка тощо. Для цих властивостей можна вручну встановити власні текстові значення, щоб полегшити пошук потрібного документана комп'ютері.

Тип 2. Автоматично оновлювані властивості– це дані про файл документа, які керуються та змінюються системою. Наприклад, розмір файлу та час, коли він був створений або змінений. Деякі властивості є унікальними для документів певної програми, наприклад, кількість сторінок, слів, символів або версія програми. Такі властивості автоматично оновлюються під час редагування.

Тип 3. Властивості користувача- Це властивості, задані користувачем. Ви можете самостійно додати додаткові властивості до документа Office.

Тип 4. Властивості організації- Це властивості, що визначаються Вашою організацією.

Тип 5. Властивості бібліотеки документівналежать до документів, які знаходяться у бібліотеці документів на сайті або у спільній папці. Людина, яка створює бібліотеку, може задати деякі властивості документів бібліотеки і встановити правила для їх значень. Додаючи документ до бібліотеки, потрібно буде ввести значення для всіх необхідних властивостей або виправити наявні властивості відповідно до встановлених правил.

Переглядаємо властивості документа

Для тих, хто не знає, де знайти інформацію про документ в Excel 2010 або 2013, пропонуємо три варіанти:

Спосіб 1. Відображаємо «Область відомостей про документ»

Цей спосіб дозволяє переглядати інформацію про документ прямо на робочому аркуші.

Після цього Excel автоматично повертається в режим редагування робочого аркуша, а між стрічкою меню та робочою областю аркуша ми бачимо «Область відомостей про документ», як показано нижче.

Як бачите, «Область відомостей про документ» показує обмежений набір властивостей. Якщо хочете дізнатися більше про свій документ, починайте другий спосіб.

Спосіб 2. Відкриваємо діалогове вікно «Властивості»

Якщо «Область відомостей про документ» не надала потрібної інформації, спробуйте звернутися до додаткових властивостей. Перший спосіб подивитися додаткові властивості – використовувати все тугіше «Область відомостей про документ».

Тут зібрані відомості про документ, які розміщені на вкладках: Загальні(General), Статистика(Statistics) та склад(Contents). Ви можете редагувати основну інформацію на вкладці Документ(Summary) або встановити додаткові властивості для документа на вкладці Інші(Custom). Бажаєте дізнатися, як це робиться? Терпіння! Далі ми поговоримо про це детальніше.

Є ще один спосіб викликати діалогове вікно Властивості(Properties):

На екрані з'явиться те саме діалогове вікно.

Спосіб 3. Використовуємо Провідник Windows

Ще один простий спосіб відобразити метадані - використовувати Провідник Windows, не відкриваючи лист Excel зовсім.

Тепер Ви знаєте 3 різних способуперегляду властивостей документа на комп'ютері, тому легко знайдете всю важливу інформацію.

Змінюємо властивості документа

Раніше я обіцяв розповісти, як змінювати властивості документа. Отже, переглядаючи властивості за допомогою описаних вище і можна швидко додати потрібну інформацію або відредагувати наявні дані. Для цього теж можливо, але тільки не в Windows 8.

Найшвидший спосіб додати автора

Змінюємо ім'я автора, задане за умовчанням

За промовчанням як ім'я автора документа Excelвикористовується ім'я користувача Windows, але не завжди такий підпис буде доречним. В Excel можна змінити ім'я автора, задане за замовчуванням, щоб надалі скрізь фігурувало лише потрібне ім'я.

Налаштовуємо властивості користувача

Примітка:Формат даних у полі Значення(Value) повинен відповідати тому, що вибрано у списку, що випадає Тип(Type). Наприклад, якщо вибрано тип даних Число(Number), то в полі Значення(Value) має бути введене число. Значення, які не відповідають вибраному типу даних, будуть збережені як текст.

Якщо клацнути по щойно доданій властивості і потім натиснути видалити > ОК(Delete > OK), це властивість зникне.

Змінюємо інші властивості документа

Щоб змінити інші метадані (крім імені автора, заголовка, тегів та категорій), використовуйте або " ", або (Properties).

• Якщо відкрито «Область відомостей про документ», досить просто поставити курсор у полі потрібного властивості і ввести необхідні дані.
• Якщо відкрито діалогове вікно Властивості(Properties), то перейдіть на вкладку Документ(Summary) і додайте або змініть наявні дані в полях, потім натисніть ОК.

Поверніться до редагування аркуша Excel, і всі зроблені зміни будуть збережені автоматично.

Видаляємо властивості документа

Якщо хочете замістити сліди та зробити так, щоб ніхто не зміг знайти у властивостях документа Ваше ім'я або назву організації – використовуйте один із таких способів, які дозволяють приховати будь-яку властивість або персональні дані від публічного доступу.

Підключаємо до роботи "Інспектор документів"

«Інспектор документів» застосовується для пошуку прихованих властивостей та персональних даних. Крім цього, за його допомогою можна видалити з книги властивості, які не повинні потрапити на очі іншим користувачам.

Видаляємо метадані з кількох документів

За допомогою Провідника Windowsможна видалити властивості відразу з кількох документів.

Примітка:У такий спосіб можна видалити будь-яку властивість документа з одного або декількох файлів, навіть якщо у Вас на комп'ютері інстальовано Windows 8.

Захищаємо властивості документа

Захист властивостей документа та особистої інформації стане в нагоді в тому випадку, якщо Ви не хочете, щоб інші користувачі змінювали метадані або щось ще у Вашому документі.

Якщо потрібно надати право редагувати документ лише деяким користувачам, можна встановити пароль і повідомити його довіреному колу осіб.

Ваш документ захищений від несанкціонованого редагування. Але будьте обережні! Той, хто знає пароль, може видалити його з поля. Пароль для зміни(Password to modify) та дати іншим читачам Вашого документа можливість змінювати інформацію на робочому аркуші.

Ух ти! Стаття вийшла досить довгою! Моєю метою було висвітлити всі аспекти перегляду, зміни і видалення властивостей документа, що заслуговують на увагу. Сподіваюся, Ви знайдете правильні відповіді на питання, пов'язані з метаданими.

Щоразу, коли ми створюємо, відкриваємо або зберігаємо документ Microsoft Wordв ньому записується додаткова інформація, названа метаданими. Те ж саме можна сказати про файли Microsoft Excelта Microsoft PowerPoint. У певних ситуаціях ці метадані можуть надати небажану інформацію про нас і скомпрометувати.

Хоча метадані і зберігаються у неявному вигляді, нічого кримінального в них немає. Вони полегшують організацію, зберігання, пошук документів, допомагають зрозуміти їхнє походження та призначення. Але бувають такі випадки, що ми не хочемо розкривати ім'я автора документа, дату створення чи редагування, надсилаючи файл Wordіншій людині.

Щоб запобігти можливим неприємним наслідкам, треба навчитися видаляти метадані. Хто знає, до яких рук потрапить документ Wordз моїм прізвищем та ініціалами, найменуванням організації та навіть ім'ям комп'ютера.

Тут я розповім про три способи видалення метаданих із документів Word.

1. Використовуємо вбудовані можливості Word/Excel/PowerPoint

Якщо ви використовуєте Word 2010 або 2013 (Office 2013), то приховану інформаціюПро себе можна видалити в Інспекторі документів. На вкладці Файл переходимо в розділ Відомості. У групі Підготовка до спільному доступунатискаємо на Пошук проблем -> Інспектор документів. Запускаємо перевірку в Інспекторі документів.

Після завершення перевірки з'явиться вікно із опціями видалення інформації. Поруч із «Властивості документа та персональні дані» натискаємо кнопку «Видалити все».

2. Додаток Document Metadata Cleaner

Document Metadata Cleaner - це безкоштовна утилітадля видалення метаданих з документів Microsoft Word, Excel чи PowerPoint. Цей додатоквміє затирати в них прізвище, ініціали, назву організації, ім'я комп'ютера, ім'я мережного сервера або жорсткого диска(залежно від того, де зберігається файл), прізвища попередніх авторів документа, інформацію про зміни та версії документа, прихований текст або комірки (Excel), коментарі.

3. Програма Doc Scrubber

Doc Scrubber – це ще один безкоштовний інструмент аналізу та видалення прихованої інформації, яка потенційно може скомпроментувати нас. Doc Scrubber має два режими роботи - у першому він витягує з документів всю приховану інформацію і показує її, а в другому - видаляє метадані з вибраного документа або групи документів, зібраних в одній папці.

Існують також платні утиліти, які допомагають видалити метадані з документів. Але чи потрібні вони нам?