Створити джерело даних у ворді. Використання Excel як джерело даних для процесу злиття. Правило відбору записів для включення до процесу злиття з основним документом

Додаток Wordможе витягувати дані для злиття з різних джерел. Будучи частиною набору Microsoft Office, Word легко приймає дані з Outlook, Excel і Access. Можна також використовувати інші джерела, включаючи веб-сторінки, текстові файли OpenDocument та файли даних із роздільниками, збережені у вигляді звичайного тексту. Якщо у вас ще немає джерела даних, його можна створити у програмі Word.

Важливо:Доступ до іменованих джерел даних у розташуванні HTTP не підтримується. Перш ніж використовувати файл як джерело даних для злиття, збережіть його на жорсткому диску.

Джерела даних для злиття

Нижче наведено деякі джерела даних, які можна використовувати для злиття в Word.

Інші файли баз даних

Для злиття можна використовувати інші джерела даних. Щоб отримати доступ до цих джерел, запустіть майстер підключення до даних.

Налаштувавши джерело даних, ви зможете створити наклейки , конверти , листи та повідомлення електронної пошти за допомогою злиття.

додаткові відомості

Залишилися питання про злиття у Word?

Допоможіть нам покращити Word

У вас є ідеї щодо покращення злиття або інших функцій Word? Поділіться ними на сторінці

Зі статті в попередньому номері ми дізналися, що метод злиття дозволяє створювати джерело даних засобами Word. У цій статті ми розглянемо, як інформацію про джерело даних можна отримати з таблиці Excel.

Джерело даних може використовуватися у версіях Word 2000/2002/2003/2007, але процес його створення відбувається однаково для будь-яких версій Word. Отже, опишемо алгоритм створення джерела даних:

1. Відкрийте Excel.
2. У таблиці, що з'явилася, в комірку А1 введіть ім'я першого поля (наприклад, країна), в В1-другого (наприклад, індекс) і т.д. (Рис. 1).

Рис. 1. Таблиця даних

Використання таблиціWord 2000/2002

1. Відкрийте або створіть у Word основний документ.
2. Злиттякнопку ( Діалогове вікно Злиття).
3. Злиттяна другому кроці виберіть кнопку Отримати дані,а зі списку – Відкрити джерело даних(Рис. 2).

Рис. 2. Список, що розкривається Відкрити джерело даних

1. У новому діалоговому вікні Відкриття джерела данихіз списку, що розкривається Тип файлуВиберіть КнигиMSExcel.
2. Відкрийте вибраний файл, натиснувши кнопку Відкрити.
3. У діалоговому вікні, що з'явилося. MicrosoftExcel(Мал. 3) задайте діапазон або ім'я.

Рис. 3. Вікно MicrosoftExcel

В результаті файл Excelстав як би «прив'язаний» як джерело даних, тому тепер можна вставляти поля злиття в основний документ, а також злиття джерела даних з основним документом так, як було пояснено в попередній статті.

Правило відбору записів для включення до процесу злиття з основним документом

У процес злиття можуть бути включені записи, які відповідають певному заданому критерію. Для вибору записів використовуються зв'язки АБО, І.

Для того, щоб задати критерії відбору:

1. Відкрийте документ.
2. Виберіть на панелі інструментів Злиттякнопку ( Діалогове вікно Злиття).
3. У діалоговому вікні Злиттяна третьому кроці виберіть кнопку Відбір записів.

В результаті з'явиться діалогове вікно Відбір записів.

1. У вкладці Відбір записівдіалогового вікна Відбір записіву стовпці Полезі списку, що розкривається, виберіть ім'я поля, на значення якого буде накладено умову.
2. У стовпці ОператорВиберіть операцію порівняння.
3. У стовпці Значеннявведіть значення, з яким буде проводитись порівняння.
4. Після завдання всіх критеріїв закрийте вікно Відбір записів, натиснувши кнопку ОК(Рис. 4) .

Рис. 4. Вікно Відбір записів

1. У діалоговому вікні Злиттянатисніть кнопку Об'єднатиабо на панелі інструментів Злиттянатисніть кнопку ( Злиття у новий документ).

Використання таблиціExcel як джерело даних уWord 2003

1. У меню Сервісвиберіть команду Листи та розсилки, а потім - команду Злиття.
2. У області завдань, що відкрилася Злиття,використовуючи кнопку Далі,перейдіть на третій етап майстра Вибір одержувача,далі клацніть на команду
3. Знайдіть файл таблиці Excel і відкрийте його, двічі клацнувши на ньому мишею.
4. Підтвердьте, що перший рядок даних містить заголовки стовпців (саме вони є полями злиття) (рис. 5).

Рис. 5. Вікно Виділити таблицю

Примітка. У вікні Одержувачі злиттяможна редагувати записи.

1. Перейшовши до четвертого етапу, виберіть команду
2. У діалоговому вікні, що з'явилося. Додавання поля злиття(мал. 6) виберіть поле зі списку, попередньо встановивши курсор миші в місце основного документа, де має бути поле злиття.

Рис. 6. Діалогове вікно Додавання поля злиття

Щоб зробити про тбор записів для включення в процес злиття з основним документом Word 2003, необхідно,перейшовши до третього етапу, вибрати команду, а у діалоговому вікні Одержувачі злиття(Мал. 7) зняти прапорець R у запису, на адресу якого не треба надсилати текст основного документа.

Рис. 7. Діалогове вікно Одержувачі злиття

Використання таблиціExcel як джерело даних уWord 2007

1. На вкладці Розсилкау групі Злиттявиберіть команду Вибрати одержувачів.
2. Виберіть (рис. 8), знайдіть потрібний файлу діалоговому вікні Вибір джерела данихта відкрийте його.

Рис. 8. Вибір команди Використати існуючий список

Примітка. Після вибору файлу стануть активними команди вкладки

1. Клацніть мишею Змінити список полівпри зміні списку.
2. Клацніть мишею Вставити поле злиттяі виберіть поле зі списку, попередньо встановивши курсор миші в місце основного документа, де має бути поле злиття.

Відбір записів для включення в процес злиття з основним документом Word 2007

1. У вкладці Розсилкиу групі Почати злиттяНатисніть на Вибрати одержувачіві у списку меню виберіть Використати існуючий список.
2. Знайдіть необхідний файл таблиці Excel і відкрийте його, двічі клацнувши мишею.
3. Підтвердьте, що перший рядок даних містить заголовки стовпців (саме вони є полями злиття).
4. У вкладці Розсилкиу групі Почати злиттяВиберіть Змініть список одержувачів.

5.У діалоговому вікні Одержувачі злиття (мал. 9) зніміть прапорець R у запису, на адресу якого не треба надсилати текст основного документа.

Рис. 9. Вікно Одержувачі злиття

Основні переваги використання Excel як джерела даних для процесу злиття

1. Економія часу, т.к. зникає необхідність виконувати одну й ту саму роботу багаторазово.

2. Автоматизація робочого процесу шляхом створення множини копій шаблону документа з різними реквізитами.

3. Зручність та легкість виконання роботи, яка складається всього з трьох етапів: створення основного документа, створення джерела даних та безпосередньо їх злиття.

Г.А. Сєрова, проф. РДГУ

Тепер потрібно створити джерело даних злиття (адрес та прізвищ одержувачів листа).

1. У розділі Вибір одержувачіввікна Злиттяобласті завдань виберіть пункт Створення списку(Рис. 8.6).

Рис. 8.6. Вікно Вибір одержувачівмайстри Злиття

2. Натисніть команду Створитив розділі Створення списку. Відкриється вікно діалогу, показане на рис. 8.7.

Джерело даних злиття є базою даних, що складається із записів, на основі кожної з яких за допомогою головного документа буде згенеровано конкретний екземпляр листа. Усі записи мають однакові поля даних.

Деякі найпоширеніші поля заздалегідь внесені до списку вікна створення джерела даних. Ви можете видалити з бази даних непотрібні поля та додати власні.

Рис. 8.7. Створення джерела даних

Інші пункти розділу Вибір одержувачівдозволяють вибрати як джерело даних наявну базу даних, раніше створену в Word або у додатку типу Access або адресну книгу.

ПриміткаНаявність у джерелі цих зайвих полів ніяк не впливає на результат злиття, але уповільнює роботу програми.

3. Натисніть кнопку Налаштування. Відкриється вікно діалогу, встановлене на рис. 8.8.

4. Виділіть пункт Звернення.

5. Клацніть на кнопці вилучитизітріть виділене поле.

Рис. 8.8. Налаштування полів джерела даних

Рис. 8.9. Вікно діалогу Одержувачі злиття

6. Повторюючи кроки 4 і 5, видаліть усі поля, крім Ім'я, Прізвище, Організація, Адреса 1і Індекс.

7. Клацніть на кнопці ОК.

8. Клацніть на кнопці Закритивікна діалогу.

9. У вікні діалогу збереження документа введіть ім'я Гості і клацніть на кнопці Зберегти. З'явиться показане на рис. 8.9 вікно діалогу Одержувачі злиття, в якому нині немає жодного запису.

10. Вам обов'язково доведеться колись ввести інформацію в джерело даних. Клацніть на кнопці Змінити...зробити це зараз. Відкриється форма для введення даних. Давайте додамо кілька записів. Пізніше злиття згенерує рівно стільки копій головного документа, скільки записів є у джерелі даних.

11. Заповніть поля форми.

12. Щоб додати ще один запис, натисніть кнопку Створити запис.

13. Введіть ще кілька записів, перенісши до них інформацію, подану в табл. 8.1.

ТАБЛИЦЯ 8.1. Джерело даних злиття

14. Клацніть на кнопці Закрити, щоб зберегти базу даних, а потім – на кнопці ОКвікна Одержувачі.

ПриміткаЩоб змінити інформацію про джерело даних, клацніть на панелі інструментів Злиттяна кнопці Одержувачі, а потім у вікні діалогу - на кнопці Змінити. Відкриється форма джерела даних. Для переміщення за записами джерела користуйтеся кнопками Перша, назад, Вперед, Останняу нижній частині форми.

Рис. 8.10. Панель інструментів Злиття

Нещодавно в одній організації спостерігала дику картину:)

Компанія переїжджала в нову будівлю – з МО до Москви. Йдеться, відповідно, про зміну істотних умов трудового договору всім співробітників. За процедурою співробітників слід повідомити під розпис про майбутній переїзд, а потім укласти з усіма додаткові угоди до трудових договорів. В організації працюють близько 1,5 тисячі осіб, відділ кадрів має терміново підготувати документи.

Що ж відбувається далі?
Начальник відділу кадрів надсилає запит до відділу інформаційні технологіїпро доопрацювання кадрової системи: потрібно створити друковані форми- Повідомлення та додаткова угода. ІТ відповідають, що подібне доопрацювання коштуватиме стільки тисяч євро, а витрати до бюджету не закладені, і, крім іншого, реалізація можлива не раніше, ніж через два місяці.

Надсилаючи прокляття на адресу відділу ІТ, кадровики виходять на роботу у вихідні, покинувши будинки маленьких дітей. Безсмертний трудовий подвиг: за дві доби створено 3000 документів! До шаблону вручну додавали ім'я та паспортні дані кожного працівника, і так 3000 разів!

Чи зможуть вони пробачити собі так бездарно витрачений час, коли дізнаються, що використовуючи Злиття (Mail Merge)шаблон в Word з таблицею Excel, Що містить персональні дані, зробити це можна було хвилин за двадцять :)

КРОК 1. Створюємо шаблон документа Word.

Червоним виділено ті дані, які будуть змінюватися: прізвище, ім'я, по батькові, номер, дата трудового договору, посада, підрозділ та закінчення у словах шановний(а) та отримав(а) залежно від статі.

КРОК 2. Створюємо джерело даних в Excel.

Після того, як ми налаштуємо Злиття, програма буде підставляти дані з джерела шаблону. Кожен рядок – окремий документ.

КРОК 3. Повертаємось до шаблону документа, який ми створили у Word. Нам належить працювати з вкладкою "Розсилання", уважно вивчіть її.

Натискаємо кнопку "Вибрати одержувачів", вибираємо варіант "Використовувати існуючий список" та відкриваємо джерело даних ( файл Excelз інформацією про співробітників).

У наступному вікні вибираємо аркуш файлу, у якому містяться необхідні дані.

КРОК 4. Ставимо курсор там тексту шаблону, куди потрібно вставити дані з джерела, натискаємо кнопку "Вставити поле злиття" і вибираємо потрібне поле.

Ось так виглядає мій шаблон після того, як вставлені всі поля злиття:

КРОК 5. Створюємо Правила, що змінюють закінчення слів "шановний" та "отримав" залежно від статі співробітника.

Ставимо курсор після закінчення слова. Натискаємо кнопку "Правила" і вибираємо "IF...THEN...ELSE" у списку, що випадає.

Записуємо правило: якщо стать жіноча - тоді..., інакше...

КРОК 6. Форматуємо дати.

Якщо раніше вам вже доводилося використовувати Розсилки (Злиття), ви, напевно, стикалися з тим, що дати, перенесені з Excel, виглядають у Word зовсім не так, як потрібно. Наприклад, замість 19.06.2012 ви, найімовірніше, побачите 6/19/2012, навряд чи такий результат вас влаштує.

Є різні способивирішити цю проблему, скористаємося найпростішим та зручнішим.

Натисніть клавіші Alt+F9, тепер ми можемо бачити коди полів злиття.

Всередині коду поля Дата_договору перед закриває фігурною дужкоюпоставимо зворотну косу межу, а після неї ключ форматування:
(MERGEFIELD "Дата_договору" \@ "DD.MM.YYYY" }
@ - позначення дати, "DD.MM.YYYY" - ключ формату дати виду 19.06.2012 .
Можна використовувати будь-який інший формат. Наприклад, щоб дата мала вигляд 19 червня 2012 р., використовуйте ключ \@ "DD MMMM YYYY р.".

Щоб вийти з режиму редагування, знову натискаємо Alt+F9.

КРОК 7. Натискаємо кнопку "Перегляд результатів", щоб перевірити, що вийшло.

КРОК 8. Редагуємо список працівників.

Натиснувши кнопку "Змінити список одержувачів", можна виключити окремі записи зі списку, перевірити, чи немає повторів, встановити сортування або фільтри.

Сортування варто приділити особливу увагу, щоб не довелося витрачати час на розкладання документів після того, як вони будуть роздруковані. Найзручніше використовувати сортування за прізвищами співробітників або за назвами підрозділів.

КРОК 8. Завершуємо злиття.

Натискаємо кнопку "Знайти та об'єднати". Якщо вибрати "Друк документів", документи будуть відразу надіслані на принтер. Якщо потрібно перед друком переглянути документи і внести правки, вибираємо "Змінити окремі документи".

Буде сформовано окремий файл Wordз результатами злиття.

Готово! Насолоджуємось зекономленим часом!

UPDATE у відповідь на коментар alexey_lao :
За допомогою простого макросу можна зберегти кожен документ як окремий файл.

Зберігаємо наш шаблон як файл із розширенням.docm (файл Word з підтримкою макросів).

Натискаємо клавіші Alt+F8 (виклик вікна Макрос).

У вікні задаємо "Ім'я" макросу (наприклад, SaveFiles) і вибираємо наш файл з шаблоном у випадаючому списку "Макроси з" (я волію створювати макроси безпосередньо у файлі, щоб вони працювали і тоді, коли файл відкритий на іншому комп'ютері). Натискаємо кнопку "Створити".

У тому місці, де блимає курсор, записуємо код макросу:

Dim DocNum As Integer
For DocNum = 1 Для ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
With ActiveDocument.MailMerge
.Destination = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = True
With .DataSource
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
End With
.Execute Pause:=False
End With
With ActiveDocument
.SaveAs FileName:="C://Test/" & DocNum, FileFormat:=wdFormatXMLDocument
.Close
End With

Замість C://Test/ вкажіть адресу папки, в якій потрібно зберегти документи.
Закриваємо вікно редактора Visial Basic і повертаємось у наш документ із шаблоном.

Знову натискаємо Alt+F8, вибираємо макрос SaveFiles у списку та натискаємо кнопку "Виконати".

Поки комп'ютер по черзі створює та зберігає кожен документ, можна випити чашку кави з печінкою. Або піти додому поспати, якщо документів більше, ніж кілька сотень:)

Завантажити файли з прикладами можна тут:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Експериментуйте!

7 Лекція №8

Злиття документів.

Злиття застосовується, коли потрібно створити набір документів, наприклад, наклейки з адресами або листи на бланках, які надсилаються великому числу замовників. Кожен лист або наклейка містять як загальні, так і індивідуальні відомості. Наприклад, у листі має бути звернення до замовника на прізвище. Індивідуальні відомості для кожного листа або наклейки надходять із джерела даних.

Процес злиття складається з кількох спільних дій.

Налаштування основного документа. Основний документ містить текст та графіку, які є спільними для всіх версій складеного документа, наприклад, зворотна адреса або вітання на бланку листа.

Підключення документа до джерела даних. Джерелом даних є файл, що містить відомості, які мають вставлятися в документ, наприклад, прізвища та адреси одержувачів листа.

Уточнення списку одержувачів чи елементів. Microsoft Office Wordстворює копію основного документа кожного елемента чи запису файла даних.

Додавання до документа текстових заповнювачів (полів злиття)Під час злиття поля злиття заповнюються даними з файлу даних.

Попередній перегляд та завершення злиттяПеред тим як друкувати весь комплект копій документа, кожну з копій можна попередньо переглянути.

Для злиття з поштою використовуються команди вкладки Розсилки.

Злиття можна також виконати за допомогою області завдань Злиттящо дозволяє крок за кроком здійснити весь процес. Щоб скористатися областю завдань, у групі Почати злиттяна вкладці Розсилкивиберіть пункт Почати злиття, а потім пункт Покроковий майстер злиття.

Налаштування основного документа

Запустіть програму Word.

За промовчанням відкривається порожній документ. Нехай він лишається відкритим. Якщо його закрити, команди, які потрібно буде виконати наступного кроку, виявляться недоступними.

На вкладці Поштау групі Злиттявиберіть команду Почати злиття.

Клацніть тип документа, який потрібно створити.

Наприклад, можна створити такі типи документів.

Комплект конвертівЗворотні адреси на всіх конвертах однакові, але адреса одержувача в кожному випадку є унікальною. Виберіть пункт Конвертита на вкладці Параметри конвертадіалогового вікна Параметри конвертавкажіть свої переваги щодо розміру конверта та форматування тексту.

Комплект наклейок з адресамиНа кожній наклейці наводяться прізвище та адреса, які є унікальними. Виберіть пункт наклейкита у діалоговому вікні Параметри наклейкивкажіть потрібний тип наклейки.

Набір документів на бланку або повідомлень електронної пошти Основний вміст усіх листів або повідомлень є однаковим, але кожен з них містить відомості, призначені для певного одержувача, наприклад, прізвище, адресу або будь-яку іншу інформацію. Щоб створити документи цих типів, виберіть листиабо електронні листи.

Каталог чи папкаДля кожного елемента відображаються відомості одного і того ж типу, наприклад, ім'я або опис, однак для кожного елемента вони унікальні. Клацніть каталог, щоб створити такий документ.

Відновлення злиття

Якщо потрібно перервати роботу зі злиття, основний документ можна зберегти, а злиття відновити пізніше. Microsoft Office Word зберігає джерело даних і дані поля. Якщо використовувалась область завдань Злиття, Word повернеться до того місця, де потрібно відновити злиття.

У разі готовності відновити злиття відкрийте документ.

Word запросить підтвердження для відкриття документа, який запустить команду SQL.

Оскільки цей документ підключено до джерела даних, натисніть кнопку Так. З'явиться текст документа разом із усіма вставленими полями.

Підключення документа до джерела даних

Щоб з'єднати дані в основному документі, необхідно підключити цей документ до джерела даних або файлу даних.

Вибір файлу даних

На вкладці Поштау групі Злиттявиберіть команду Вибрати одержувачів.

Виконайте наступні дії.

Відкрийте документ програми Microsoft Word. Цей документ має містити одну таблицю. Перший рядок таблиці повинен містити заголовки, а решта рядків - записи, які мають бути включені до складового документа. Як джерело даних можна також використовувати джерело даних заголовка (Джерело даних заголовка. Документ, що містить рядок заголовка (або запис), яка використовується для об'єднання зазначеного джерела даних з основним документом злиття.).

Уточнення списку одержувачів або елементів

При підключенні до певного файлу даних, можливо, не потрібно переносити дані всіх записів файлу даних до основного документа.

Щоб обмежити список одержувачів або використовувати підмножину елементів файлу даних, виконайте такі дії.

На вкладці Поштау групі Злиттявиберіть команду Змінити список.

У діалоговому вікні Адресати злиття

Виділення окремих записівЦей метод є найбільш корисним, якщо список короткий. Встановіть прапорці навпроти тих одержувачів, які мають бути включені до списку, і зніміть прапорці навпроти одержувачів, які мають бути виключені зі списку.

Якщо відомо, що до складового документа потрібно включити лише кілька записів, можна зняти прапорець у рядку заголовка, а потім виділити лише потрібні записи. Аналогічно, якщо потрібно включити в документ більшу частину списку, встановіть прапорець у рядку заголовка, а потім зніміть прапорці з записів, які не потрібно вмикати.

Сортування записівКлацніть заголовок стовпця елемента, за яким потрібно сортувати. Список відсортується за алфавітом за зростанням (від A до Я).

Фільтрування записівЦя функція є корисною, якщо список містить записи, які не потрібно бачити або включати їх до складеного документа.

Додавання до документа текстових заповнювачів (полів злиття)

Після підключення основного документа до файлу даних можна вводити текст документа та додавати текстові заповнювачі, які вказують місця, де в кожній копії документа мають з'являтися унікальні дані.

Текстові заповнювачі, такі як адреса або вітання, називаються полями злиття. Поля у програмі Word відповідають виділеним заголовкам стовпців у файлі даних.

Стовпці файлу даних є категорією даних. Поля, які додаються до основного документа, є текстовими заповнювачами цих категорій.

Рядки файлу даних є записами даних. Під час злиття програма Word створює копію основного документа для кожного запису.

При поміщенні поля в основний документ мається на увазі, що у місці його розташування має з'явитися певна категорія даних, наприклад, прізвище чи адресу.

Примітка.При вставці поля злиття в основний документ ім'я поля завжди полягає у подвійних кутових дужках (« »). У складових документах ці дужки служать задля виділення. Вони лише дозволяють відрізняти поля переважно документі від нормального тексту.

Що відбувається при злитті

При злитті дані першого рядка файлу даних заміщають поля в основному документі, утворюючи перший складовий документ. Дані другого рядка файлу даних замінюють поля, утворюючи другий складовий документ, і т.д.

Приклади роботи з полями

З файлу даних до основного документа в якості поля можна додати будь-який заголовок стовпця. Це дає певну гнучкість при складанні бланків листів, наклейок, електронних листів та інших складових документів.

Можна комбінувати поля і розділяти їх за допомогою розділових знаків. Наприклад, щоб сформувати точну адресу, необхідно в основний документ вставити такі поля:

"Ім'я прізвище"

«Будинок і вулиця»

"Місто", "Область", "Поштовий індекс"

Для часто зустрічаються випадків, таких як блоки адреси або рядки вітання, Word надає складні поля - поєднання з декількох полів. Нижче наведено приклади.

Поле «Блок адреси» комбінується з кількох полів, що включають ім'я, прізвище, будинок та вулицю, місто та поштовий індекс.

Поле «Рядок привітання» може включати одне або більше полів імен, в залежності від слів привітання.

Вміст кожного із складних полів можна відповідним чином налаштувати. Наприклад, для адреси можна вибрати формальне ім'я (п. Андрій Альфірович молодший), а в користуванні використовувати «Для» замість «Шановний».

Встановлення відповідності полів злиття файлу даних

Щоб не було сумнівів, що програма Word знайде у файлі даних стовпець, який відповідає кожній адресі або елементу привітання, необхідно встановити відповідність полів злиття Word стовпцям у файлі даних.

Щоб встановити відповідність полів, виберіть пункт Підбір поліву групі Складання документа та вставка полівна вкладці Розсилки.

Відкриється діалогове вікно Підбір полів.

Елементи адреси та привітання наводяться зліва. Заголовки стовпців із файлу даних наводяться праворуч.

Word підшукує відповідний стовпець кожного елемента. На ілюстрації показано, що Word автоматично знайшов відповідність стовпця Прізвищефайлу даних полю Прізвище. Але він не зміг протиставити один одному інші елементи. Зокрема, із цього файлу даних Wordне знайшов відповідності полю Ім'я.

У списку праворуч можна виділити стовпець файлу даних, який відповідає елементу ліворуч. Тепер на ілюстрації видно, що стовпець Ім'явідповідає полю Ім'я. Немає нічого страшного в тому, що для полів Звернення, Унікальний ідентифікаторі По-батьковіне знайшлося відповідності. Складовий документ не потребує використання кожного поля. Якщо додати поле, для якого немає даних у файлі даних, воно буде фігурувати у складеному документі як порожній текстовий заповнювач - зазвичай це порожній рядок або приховане поле.

Введення вмісту та додавання полів

В основному документі клацніть місце, де потрібно вставити поле.

Користуйтесь групою Складання документа та вставка полівна вкладці Розсилки.

Додати будь-які з наступних елементів.

Блок адреси з ім'ям поштовою адресоюта іншими відомостями

Виберіть пункт Блок адреси.

У діалоговому вікні Вставлення блоку адресивиберіть потрібні елементи адреси та формати відображення, а потім натисніть кнопку ОК.

Підбір полівОтже, програма Word не змогла знайти деякі відомості, необхідні для блоку адреси. Клацніть стрілку поряд із пунктом (немає відповідності)

Рядок привітання

Виберіть пункт Рядок привітання.

Виберіть формат рядка привітання, який включає звернення, ім'я та знак пунктуації, який слідує за ім'ям.

Виберіть текст рядка привітання, коли ім'я одержувача недоступне, наприклад, коли джерело даних не містить імені або прізвища одержувача, а містить лише назву компанії.

Натисніть кнопку ОК.

Якщо з'явиться діалогове вікно Підбір полівОтже, програма Word не змогла знайти деякі відомості, необхідні для рядка привітання. Клацніть стрілку поряд із пунктом (немає відповідності), а потім виділіть відповідне поле в джерелі даних, яке потрібно для злиття.

Окремі поля

Ці відомості можна вставити з окремих полів, таких як прізвище, номер телефону або сума вкладу спонсорів. Щоб швидко додати поле з файлу даних до основного документа, натисніть стрілку поруч зі списком Вставлення поля даних, а потім виберіть ім'я поля.

Щоб використати більша кількістьпараметрів під час вставлення окремих полів у документ, виконайте такі дії.

На вкладці Поштау групі Запис та додавання поліввиберіть команду Вставити поле злиття.

У діалоговому вікні Вставлення поля данихвиконайте одну з таких дій.

Щоб виділити поля адреси, які автоматично відповідатимуть полям джерела даних, навіть якщо поля джерела даних мають інші назви, виберіть пункт Поля адреси.

Щоб виділити поля, які завжди використовують дані безпосередньо зі стовпця файлу даних, виберіть пункт Поля бази даних.

У списку Поляклацніть поле.

Натисніть кнопку Вставити, а потім Закрити.

Якщо з'явиться діалогове вікно Підбір полівОтже, програма Word не змогла знайти деякі відомості, необхідні для вставки поля. Клацніть стрілку поряд із пунктом (немає відповідності), а потім виділіть відповідне поле в джерелі даних, яке потрібно для злиття.

• Настроювані поля зі списку контактів Outlook

Єдиний спосіб включити поля списку контактів, що настроюються, в основний документ - це почати злиття з Outlook. Попередньо потрібно налаштувати відображення списку контактів із застосуванням тих полів, які повинні бути використані при злитті. Після цього можна розпочинати злиття. Як тільки будуть встановлені всі необхідні параметри налаштування, автоматично відкриється Word, і можна буде завершити злиття.

Форматування результатів злиття

Щоб відформатувати дані, що містяться в документі, виділіть поле злиття і відформатуйте його так само, як форматується будь-який інший текст. Виділення обов'язково має включати подвійні лапки-шеврони ( « » ), що оточують поле.

Попередній перегляд та завершення злиття

Після того, як всі поля додані до основного документа, можна переглянути попередні результати злиття. Перед фактичним завершенням злиття можна переглянути складові документи та, якщо потрібно, внести відповідні зміни.

Щоб переглянути, виконайте одну з таких дій у групі Переглянути результативкладки Розсилки :

Клацніть Переглянути результати.

Перегляньте посторінково кожен складовий документ за допомогою кнопок Наступний записі Попередній запису групі Перегляд результатів.

Перегляньте конкретний документ за допомогою команди Знайти отримувача.

Завершення злиття

Складові документи можна друкувати або видозмінювати окремо. Це може бути зроблено як для всіх документів, так і для багатьох документів.

Виберіть, чи слід редагувати весь набір документів, лише копію, що відображається зараз, або підмножина документів, що визначається за вказаним номером запису. Word зберігає копії, які потрібно відредагувати, у вигляді єдиного файлу, де вони відокремлені один від одного за допомогою розривів сторінки.

Збереження основного документа

Пам'ятайте, що документи зберігаються окремо від основного. Основний документ зручно зберігати окремо, оскільки він може бути корисним при виконанні наступних злиттів.