Microsoft Word dokumentumok egyesítése. Az Excel használata adatforrásként a körlevél-egyesítési folyamathoz Az adatforráshoz való kapcsolat összeomláskor összeomlik

Nemrég láttam egy vad képet az egyik szervezetnél :)

A cég új épületbe költözött - MO-ból Moszkvába. Ennek megfelelően a munkaszerződés lényeges feltételeinek módosításáról van szó minden munkavállalóra vonatkozóan. Az eljárásrend szerint a munkavállalókat aláírás ellenében értesíteni kell a közelgő költözésről, majd a munkaszerződéshez kiegészítő megállapodásokat kell kötni mindenkivel. A szervezet mintegy 1,5 ezer embert foglalkoztat, a személyzeti osztálynak sürgősen dokumentumokat kell készítenie.

Mi történik ezután?
A HR osztály vezetője kérést küld az osztálynak információs technológiák a személyügyi rendszer véglegesítéséről: létre kell hozni nyomtatványok- vegye észre és további megállapodás. Az IT azt válaszolja, hogy egy ilyen felülvizsgálat több ezer euróba fog kerülni, a költségek pedig nem szerepelnek a költségvetésben, és egyebek mellett a megvalósítás legkorábban két hónap múlva lehetséges.

Az informatikai részleget átkozva, a HR-esek hétvégenként eljárnak dolgozni, otthon hagyva a kisgyerekeiket. Halhatatlan munka: 3000 dokumentum készült két nap alatt! Minden alkalmazott neve és útlevéladatai manuálisan kerültek a sablonba, és így tovább 3000 alkalommal!

Vajon képesek lesznek-e megbocsátani maguknak egy ekkora időpocsékolást, amikor rájönnek, hogy használnak Egyesítés (Korvítvány) sablon Wordben személyes adatokat tartalmazó Excel táblával, ez húsz perc alatt megcsinálható :)

1. LÉPÉS: Hozzon létre egy dokumentumsablont a Wordben.

A megváltozott adatok pirossal vannak kiemelve: vezetéknév, keresztnév, apanév, szám, munkaszerződés dátuma, beosztás, felosztás és a nemtől függően tiszteletben tartott és kapott szavak végződései.

2. LÉPÉS: Hozzon létre adatforrást az Excelben.

A Merge beállítása után a program behelyettesíti a forrásból származó adatokat a sablonba. Minden sor külön dokumentum.

3. LÉPÉS: Visszatérünk a Wordben létrehozott dokumentumsablonhoz. Dolgoznunk kell a "Mailouts" füllel, alaposan tanulmányozzuk.

Kattintson a "Címzettek kiválasztása" gombra, válassza a "Meglévő lista használata" lehetőséget, és nyissa meg az adatforrást ( Excel fájl munkavállalói információkkal).

A következő ablakban válassza ki a fájlnak azt a lapját, amely a szükséges adatokat tartalmazza.

4. LÉPÉS: Helyezze a kurzort a sablon szövegének arra a helyére, ahová a forrásból származó adatokat be kíván szúrni, nyomja meg az "Összevonó mező beszúrása" gombot, és válassza ki a kívánt mezőt.

Így néz ki a sablonom az összes egyesítési mező beillesztése után:

5. LÉPÉS: Hozzon létre szabályokat, amelyek megváltoztatják a „tisztelt” és a „kapott” szavak végződését a munkavállaló nemétől függően.

A kurzort utána helyezzük a szó vége elé. Nyomja meg a "Szabályok" gombot, és a legördülő listából válassza ki a "HA...THEN...MÁS" lehetőséget.

Leírjuk a szabályt: ha a nem nő - akkor ..., különben ...

6. LÉPÉS Formázza meg a dátumokat.

Ha korábban használt levelezőlisták (egyesítés) szolgáltatást, valószínűleg tapasztalta, hogy az Excelből átvitt dátumok nem jól néznek ki a Wordben. Például 2012.06.19. helyett nagy valószínűséggel 2012.06.19-et fog látni, ez az eredmény valószínűleg nem felel meg Önnek.

Eszik különböző utak A probléma megoldásához a legegyszerűbb és legkényelmesebb megoldást fogjuk használni.

Nyomjuk meg az Alt+F9 billentyűkombinációt, most már láthatjuk az egyesítő mezők kódjait.

A contract_date mezőkódon belül a zárás előtt kapcsos zárójel tegyen egy fordított perjelet, majd a formázási kulcsot:
( MERGEFIELD "Szerződés_dátuma" \@ "DD.MM.YYYY" }
@ - dátum megjelölés, "DD.MM.YYYY" - dátum formátum kulcs 19.06.2012 .
Bármilyen más formátumot használhat. Például, ha a dátum úgy néz ki 2012. június 19, használja a kulcsot \@ "ÉÉÉÉ HHHH NN".

A kódszerkesztési módból való kilépéshez nyomja meg ismét az Alt+F9 billentyűt.

7. LÉPÉS. Kattintson az "Eredmények megtekintése" gombra a történtek ellenőrzéséhez.

8. LÉPÉS Az alkalmazottak listájának szerkesztése.

A "Címzettlista módosítása" gombra kattintva kizárhatja az egyes bejegyzéseket a listából, ellenőrizheti az ismétlődéseket, beállíthat rendezést vagy szűrőket.

Különös figyelmet kell fordítani a szortírozásra, hogy ne kelljen időt vesztegetnie a dokumentumok nyomtatás utáni elrendezésével. A legkényelmesebb az alkalmazottak neve vagy az osztályok neve alapján történő rendezés használata.

8. LÉPÉS. Fejezd be az egyesítést.

Kattintson a "Keresés és egyesítés" gombra. Ha a "Dokumentumok nyomtatása" opciót választja, a dokumentumok azonnal elküldésre kerülnek a nyomtatóra. Ha meg kell tekintenie a dokumentumokat és módosítania kell a nyomtatás előtt, válassza az "Egyedi dokumentumok szerkesztése" lehetőséget.

Egy külön Word fájl az összevonás eredményeivel.

Kész! Élvezze a megtakarított időt!

FRISSÍTÉS egy megjegyzésre reagálva Alexey_lao :
Egy egyszerű makró használatával minden dokumentumot külön fájlként menthet.

Sablonunkat .docm fájlként mentjük (Word fájl makró támogatással).

Nyomja meg az Alt + F8 billentyűkombinációt (hívja fel a Makró ablakot).

A megnyíló ablakban állítsa be a makró "nevét" (például SaveFiles), és válassza ki a sablonnal rendelkező fájlunkat a "Makrók innen" legördülő listából (én inkább közvetlenül a fájlban készítek makrókat, hogy azok akkor is működik, ha a fájl egy másik számítógépen meg van nyitva). Megnyomjuk a "Létrehozás" gombot.

Arra a helyre, ahol a kurzor villog, írjuk a makrókódot:

Dim DocNum As Integer
For DocNum = 1 To ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
Az ActiveDocument.MailMerge segítségével
.Destination = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines=Igaz
A .DataSource segítségével
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
végére
.Execute Pause:=Hamis
végére
ActiveDocument segítségével
.SaveAs FileName:="C://Test/" & DocNum, FileFormat:=wdFormatXMLDocument
.Bezárás
végére

A C://Test/ helyére írja be annak a mappának a címét, ahová a dokumentumokat menteni szeretné.
Bezárjuk a Visual Basic szerkesztő ablakát, és a sablonnal visszatérünk a dokumentumunkhoz.

Nyomja meg ismét az Alt + F8 billentyűt, válassza ki a SaveFiles makrót a listából, és kattintson a "Futtatás" gombra.

Amíg a számítógép sorra készíti és menti az egyes dokumentumokat, Ön megihat egy csésze kávét sütivel. Vagy menj haza aludni, ha párszáznál több irat van :)

A mintafájlokat innen töltheti le:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Kísérlet!

A Word számos forrásból képes lekérni a körlevél-adatokat. Egy készlet részeként Microsoft iroda, Word alkalmazás könnyen fogad adatokat az Outlook, Excel és Access programból. Más források is használhatók, beleértve a weboldalakat, szöveges fájlok Az OpenDocument és a tagolt adatfájlok egyszerű szövegként mentve. Ha még nem rendelkezik adatforrással, létrehozhat egyet a Wordben.

Fontos: A nevesített adatforrásokhoz való hozzáférés HTTP helyen nem támogatott. Mielőtt egy fájlt adatforrásként használna egy körlevélhez, mentse el a helyi merevlemezre.

Adatforrások egyesítése

Az alábbiakban felsorolunk néhány adatforrást, amelyeket a Word egyesítéséhez használhat.

Egyéb adatbázis fájlok

Az egyesítéshez más adatforrásokat is használhat. A források eléréséhez futtassa az Adatkapcsolat varázslót.

Az adatforrás beállítása után a körlevél segítségével matricákat, borítékokat, leveleket és e-maileket hozhat létre.

további információ

Továbbra is kérdései vannak a levelek egyesítésével kapcsolatban a Wordben?

Segítsen nekünk a Word fejlesztésében

Vannak ötletei a körlevél vagy a Word egyéb funkcióinak javítására? Oszd meg őket az oldalon

Az egyesülési eljárás több szakaszból áll.

1. szakasz. Táblázatadatok előkészítése

Az összevonandó táblázatnak meg kell felelnie bizonyos követelményeknek:

• A táblázat nem tartalmazhat egyesített cellákat. Helyesebben fogalmazva: HA vannak egyesített cellák a táblázatban, akkor fel kell készülni arra, hogy az exportálás során az egyesítés megszakad, és ennek megfelelően extra üres sorok és/vagy oszlopok keletkeznek, amelyek megzavarja a táblázat szerkezetét. Általában az egyesített cellák gonoszak :)
• minden oszlopnak egyedi névvel kell rendelkeznie az egyesítésben való használathoz. Ha a táblában nem szerepel az első sor az oszlopok neveivel, akkor azt az első adatsor váltja fel, ami azt jelenti, hogy nem vesz részt az elosztásban.

Példaként vegyünk egy táblázatot az Excelent fitness club ügyfeleinek listájával

2. szakasz. Sablon elkészítése word dokumentum

Ebben a szakaszban in szöveg szerkesztő A Word egy dokumentumot hoz létre, amelybe a jövőben beágyazza a táblázat adatait. Ennek a dokumentumnak a szövege az összes levelezőlista közös része.

Tegyük fel, hogy minden olyan ügyfél, akinek a klubkártyája a következő hónapban lejár, értesítő leveleket kap.

A levél szövege megegyezik, kivéve a fellebbezést, a klubkártya számát és érvényességi idejét. Ezeket az adatokat a rendszer innen importálja Excel táblázatok(kék színnel kiemelve)

Így ebben a szakaszban az összes betűre közös szöveg kerül kinyomtatásra a Word dokumentumban.

A kényelmesebbé további munkaösszevonáskor a paraméter beállítása javasolt Mezőárnyékolás pozícióba Mindig hogy megkülönböztesse a beillesztett egyesítési mezőket az egyszerű szövegtől. Ha ez az opció engedélyezve van, a mezők a következő helyen jelennek meg szürke háttér. Ez a háttér természetesen nincs nyomtatva.

3. szakasz. Hogyan működik az MS Word Merge Wizard?

Nyissa meg a levélfájlt az MS Word programban.

Az adatok egyesítésének legegyszerűbb módja az Egyesítés varázsló követése. Verziók Word2003 után A Merge Wizard elindulegy gombbalIndítsa el az Egyesítést lapon Hírlevelek

Verziók Word2007 előtt hajtsa végre a menüparancsotSzolgáltatás – Levelek és küldemények – Egyesítés.Ráadásul a kényelmesebb működés érdekében verziók A Word2007 előtt megjelenítheti a Körlevél eszköztárat

Ismételten felhívom a figyelmet, hogy a fejléces papíron csak az összes levélben közös szöveg található, így a fellebbezés úgy néz ki, tiszteljük!, és a kártya száma és dátuma kimarad.

A Merge Wizard működése 6 lépésből áll.

1 lépés: válassza ki a küldendő dokumentum típusát, esetünkben az Levelek
	2 lépés: válassza ki azt a bizonylatot, amely alapján a küldemények létrejönnek, ez lehet nyitott aktuális dokumentum, sablon vagy meglévő dokumentum. Az opció kiválasztásakor Minta vagy Meglévő dokumentum megadhatóvá válik kívánt fájlt az Explorerben. Mi választunk aktuális dokumentum
3 lépés: válassza ki a címzetteket. Esetünkben az adatforrás egy Excel tábla lesz, ezért jelöljük az opciót Lista segítségével. Ezután a gomb segítségével Felülvizsgálat... válassza ki a kívánt fájlt az Intézőben
		A fájl kiválasztása után megnyílik egy párbeszédpanel a kiválasztott táblázattal. Ha minden bejegyzésre szükségünk van, azonnal kattintson az OK gombra. Szükség esetén rendezheti a listát, szűrheti a szükséges bejegyzéseket, vagy megkeresheti azokat a megfelelő parancsokkal. A szűrési és keresési lehetőségek itt természetesen jóval gyengébbek, mint az Excelben, de egyszerű szöveges vagy számértékekkel lehet kiválasztani. Ezen kívül a jelölőnégyzetek segítségével manuálisan is ki lehet választani a bejegyzéseket a terjesztéshez :) Esetünkben mezőnkénti szűrőt kell beállítanunk Hírlevél az "igen" értékkel (az "igen" érték akkor jelenik meg a táblázatban, ha a klubkártya a következő hónapban lejár). A szűrő beállítható a mező nevére kattintva és az "igen" kiválasztásával, vagy a Szűrő hivatkozás használatával ugyanabban a párbeszédablakban
4 lépés:írja be a szükséges mezőket a dokumentumba. Mielőtt kiválasztaná a Varázsló által kínált munkalehetőségek valamelyikét, helyezze a kurzort abba a szövegbe, ahová adatokat szeretne beszúrni. Ha ezt elfelejtette megtenni, az sem baj, a mezőket a dokumentumban bárhová be lehet szúrni, majd át lehet vinni. Esetünkben a kurzort a "Tisztelet" szó mögé helyezzük a felkiáltójel elé. Mivel külön mezőkre van szükségünk, kiválasztjuk Egyéb tárgyak...
		Megnyílik egy párbeszédpanel az egyesítési mezők kiválasztásához. Válasszon egy mezőt Név, nyomja meg Beszúrás, ugyanez a terepen Vezetéknév. Csukd be az ablakot Egyesítési mezők beszúrásaés adjon szóközt a beszúrt mezők közé. Ha a paraméter Mezőárnyékolás pozícióba állítva Mindig, akkor a beszúrt mezők jól láthatóak lesznek szürke háttér előtt. Állítsa a kurzort a szám mögé, majd kattintson újra a hivatkozásra Egyéb tárgyak..., választ Klubkártya száma - Beszúrás. Helyezze be a mezőt ugyanígy A kártya lejárati dátuma A fenti mezők mellett a fellebbezés végét is be kell írni th, ami a mező értékétől függ Padló. Ehhez egy speciális mezőt használunk, amely lehetővé teszi az adatoktól függően két érték egyikének beszúrását. Helyezze a kurzort közvetlenül a "Tisztelet" szó mögé, nyomja meg a gombot Szabályok lapon Hírlevelekés válassza ki a lehetőséget HA...AKKOR...MÁS. A Word2007 előtti verziókban egy hasonló gombot hívnak Adjon hozzá egy Word mezőtés az eszköztáron található egyesülés A megnyíló párbeszédpanelen állítsa be a paramétereket Az OK gombra kattintva megkapjuk az eredményt
5 lépés: a kapott betűket a navigációs gombok segítségével nézzük át. Ebben a lépésben a címzettek listáját is módosíthatja egy szűrő alkalmazásával vagy a jelölőnégyzetek törlésével. Mivel korábban alkalmaztuk a szűrőt, 3 címzett maradt.
		Ha jobban megnézzük az eredményt, azt látjuk, hogy nem egészen felel meg az elvárásainknak. Klubkártya száma helyett 001768 mint 1768 , és a dátum egyáltalán nem a mi módunkban van: először a hónap, majd a nap, bár az Excel táblázatban minden rendben volt. Ugyanezek a problémák merülhetnek fel decimális számokkal, pénznemformátummal stb. A következtetés kiábrándító: egyesítéskor a számok és a dátumok formázása nem marad meg. De van kiút! A Word dokumentum mezői, amelyekbe az adatainkat beillesztik, egy kód, amely egyrészt megtekinthető, másrészt megváltoztatható. Ha látni szeretné a mezőkódot, például a klubkártya számával, kattintson rá jobb gombbal (RMB), és válassza ki a parancsot Kódok/Mezőértékek. A következőket kapjuk (MERGEFIELD "M__club_card" } Magát a kódot nem változtatjuk meg, de hozzáadjuk a formátumot. A formátum hozzáadásának elve mindenki számára világos lesz, aki legalább egy kicsit ismeri az egyéni formátum létrehozását az Excelben. Ahhoz, hogy egy szám mindig hatjegyű legyen, a formátumnak hat nullának kell lennie: (MERGEFIELD "M__club_card"\# "000000") . Most ismét RMB a mezőben - Frissítés mező, és látjuk a számot a kívánt formátumban. Tegye ugyanezt a dátummal.( MERGEFIELD "kártya_lejárati_dátuma" \@ " D.D. MM. ÉÉÉÉ") És megkapjuk a végleges verziót A Word mezőkódokról bővebben itt olvashat súgórendszer Word vagy on

Most létre kell hoznia egy körlevél-adatforrást (a levél címzettjeinek címe és vezetékneve).

1. Szakasz Válassza ki a címzetteket ablak egyesülés munkaablak elem kiválasztása Hozzon létre egy listát(8.6. ábra).

Rizs. 8.6. Ablak Válassza ki a címzetteket mesterek egyesülés

2. Kattintson a parancsra Teremt fejezetben Hozzon létre egy listát. ábrán látható párbeszédpanel. 8.7.

A körlevél-adatforrás rekordok adatbázisa, amelyek mindegyike a levél egy-egy példányának generálására szolgál a fő dokumentum segítségével. Minden rekord azonos adatmezővel rendelkezik.

A leggyakoribb mezők némelyike ​​előre fel van sorolva az Adatforrás létrehozása ablakban. Eltávolíthatja a szükségtelen mezőket az adatbázisból, és hozzáadhatja a sajátjait.

Rizs. 8.7. Hozzon létre egy adatforrást

Egyéb szakaszelemek Válassza ki a címzetteket lehetővé teszi, hogy adatforrásként válasszon ki egy meglévő adatbázist, amelyet korábban a Wordben vagy egy alkalmazásban (például az Accessben) hoztak létre, vagy egy címjegyzéket.

jegyzet A plusz mezők jelenléte az adatforrásban nem befolyásolja az összevonás eredményét, de lelassítja a programot.

3. Kattintson a gombra Beállítás. Megnyílik egy párbeszédpanel, amint az ábrán látható. 8.8.

4. Jelöljön ki egy elemet Fellebbezés.

5. A gombra kattintva Töröl törölje a kiemelt mezőt.

Rizs. 8.8. Adatforrás-mezők testreszabása

Rizs. 8.9. Párbeszéd ablak Címzettek egyesítése

6. Ismételje meg a 4. és 5. lépést az összes mező eltávolításához, kivéve a Név, Vezetéknév, Szervezet, Cím 1És Index.

7. Kattintson a gombra rendben.

8. Kattintson a gombra Bezárás párbeszédablak.

9. A dokumentum mentéséhez megnyíló párbeszédablakban adja meg a Vendégek nevét, majd kattintson a gombra Megment. ábrán látható. 8.9 párbeszédpanel Címzettek egyesítése, amely jelenleg nem tartalmaz bejegyzéseket.

10. Valamikor biztosan be kell írnia az információkat egy adatforrásba. Kattintson a gombra Változás... most megtenni. Megnyílik egy adatbeviteli űrlap. Adjunk hozzá néhány bejegyzést. Később az egyesítés pontosan annyi másolatot hoz létre a törzsdokumentumból, ahány rekord van az adatforrásban.

11. Töltse ki az űrlapmezőket.

12. Új bejegyzés hozzáadásához kattintson a gombra Bejegyzés létrehozása.

13. Adjon meg még néhány bejegyzést, átviszi a táblázatban szereplő információkat. 8.1.

8.1. TÁBLÁZAT Adatforrás egyesítése

14. Kattintson a gombra Bezárás az adatbázis mentéséhez, majd - a gombra rendben ablak Címzettek.

jegyzet Az adatforrás információinak módosításához kattintson a gombra az eszköztáron egyesülés a gombon Címzettek, majd a megnyílt párbeszédpanelen - a gombra változás. Megnyílik az adatforrás űrlapja. A gombokkal navigálhat a forrásrekordok között. Első, Vissza, Előre, Utolsó az űrlap alján.

Rizs. 8.10. Eszköztár egyesülés

Az előző szám cikkéből megtudtuk, hogy az összevonási módszer lehetővé teszi adatforrás létrehozását a Word használatával. Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan lehet az adatforrás információit lekérni egy Excel-táblázatból.

Az adatforrás használható a Word 2000/2002/2003/2007 verzióiban, de a létrehozás folyamata a Word bármely verziójában ugyanaz. Tehát, írjuk le az adatforrás létrehozásának algoritmusát:

1. Nyissa meg az Excelt.
2. A megjelenő táblázat A1 cellájába írja be az első mező nevét (pl. egy ország), a B1-ben - a második (például index) stb. (1. ábra).

Rizs. 1. Adattábla

Táblázat segítségévelWord 2000/2002

1. Nyisson meg vagy hozzon létre egy fő dokumentumot a Wordben.
2. egyesülés gomb ( Egyesítés párbeszédpanel).
3. egyesülés a második lépésben válassza ki a gombot Kap adat,és a listából Nyílt adatforrás(2. ábra).

Rizs. 2. Legördülő lista Nyílt adatforrás

1. Egy új párbeszédpanelen Adatforrás megnyitása legördülő listából Fájltípus válassza ki KönyvekKISASSZONYexcel.
2. Nyissa meg a kiválasztott fájlt a gombra kattintva Nyisd ki.
3. A megjelenő párbeszédpanelen Microsoftexcel(3. ábra) Adjon meg egy tartományt vagy nevet.

Rizs. 3. Ablak Microsoftexcel

Ennek eredményeként a fájl excel amolyan „csatolt” adatforrássá vált, így most már beillesztheti az egyesítő mezőket a fő dokumentumba, valamint összevonhatja az adatforrást a fő dokumentummal az előző cikkben leírtak szerint.

A fő dokumentummal való egyesítési folyamatba bevonandó rekordok kiválasztására vonatkozó szabály

Az egyesítési folyamat bizonyos meghatározott feltételeknek megfelelő bejegyzéseket tartalmazhat. A hivatkozások a rekordok kiválasztására szolgálnak. VAGY, ÉS.

A kiválasztási feltételek beállításához:

1. Nyissa meg a fő dokumentumot.
2. Válasszon az eszköztárról egyesülés gomb ( Egyesítés párbeszédpanel).
3. A párbeszédpanelen egyesülés a harmadik lépésben válassza ki a gombot Kiválasztás rekordokat.

Ennek eredményeként megjelenik egy párbeszédpanel. Felvétel kiválasztása.

1. A lapon Felvétel kiválasztása párbeszédablak Felvétel kiválasztása oszlopban Terület a legördülő listából válassza ki annak a mezőnek a nevét, amelynek értékére a feltétel vonatkozik.
2. Az oszlopban Operátor válasszon összehasonlítási műveletet.
3. Az oszlopban Jelentése adja meg az összehasonlítandó értéket.
4. Az összes feltétel beállítása után zárja be az ablakot Felvétel kiválasztása gomb megnyomásával rendben(4. ábra) .

Rizs. 4. Ablak Felvétel kiválasztása

1. A párbeszédpanelen egyesülés nyomja meg a gombot Összeolvad vagy az eszköztáron egyesülés nyomja meg a gombot ( Egyesítés új dokumentumba).

Táblázat segítségévelExcel adatforrásként beWord 2003

1. A menün Szolgáltatás válassz egy csapatot Levelek és levelek majd a parancsot egyesülés.
2. A megnyíló munkaablakban egyesülés, gomb segítségével További, lépjen a varázsló harmadik lépésére címzett kiválasztása, ezután kattintson a parancsra
3. Keresse meg a kívánt Excel táblázatfájlt, és dupla kattintással nyissa meg.
4. Győződjön meg arról, hogy az első adatsor tartalmazza az oszlopfejléceket (amelyek az egyesítési mezők) (5. ábra).

Rizs. 5. Ablak Válassza ki a táblázatot

Jegyzet. Az ablakban Címzettek egyesítése szerkesztheti a bejegyzéseket.

1. A negyedik szakaszhoz lépve válassza ki a parancsot
2. A megjelenő párbeszédpanelen Egyesítési mező hozzáadása(6. ábra) válasszon ki egy mezőt a listából, miután az egérkurzort a fő dokumentum azon helyére helyezi, ahol az egyesítési mezőnek el kell helyezkednie.

Rizs. 6. Párbeszédpanel Egyesítési mező hozzáadása

Hogy kb ki kell választania azokat a rekordokat, amelyeket a Word 2003 fő dokumentumával történő egyesítési folyamatba szeretne bevonni a harmadik szakaszba lépve válasszon ki egy parancsot, és a párbeszédpanelen Címzettek egyesítése(7. ábra) törölje az R jelző jelölését annál a bejegyzésnél, amelyre a fő dokumentum szövegét nem kell elküldeni.

Rizs. 7. Párbeszédpanel Címzettek egyesítése

Táblázat segítségévelExcel adatforrásként beWord 2007

1. A lapon Hírlevél csoportban egyesülés válassz egy csapatot Válassza ki a címzetteket.
2. Válassza ki (8. ábra), keresse meg a kívánt fájlt a párbeszédablakban Adatforrás kiválasztásaés nyissa ki.

Rizs. 8. Csapatválasztás A meglévő lista használata

Jegyzet. A fájl kiválasztása után a tabulátor parancsok aktiválódnak

1. Kattintson Mezőlista szerkesztése a lista módosításakor.
2. Kattintson Egyesítési mező beszúrásaés válasszon ki egy mezőt a listából, miután az egérkurzort a fő dokumentum azon helyére helyezi, ahol az egyesítési mezőnek lennie kell.

Rekordok kiválasztása a Word 2007 fő dokumentummal való egyesítése folyamatába

1. A lapon Hírlevelek csoportban Indítsa el az Egyesítést nyomja meg Válassza ki a címzetteketés a legördülő menüből válassza ki A meglévő lista használata.
2. Keresse meg a kívánt Excel táblázatfájlt, és dupla kattintással nyissa meg.
3. Győződjön meg arról, hogy az első adatsor tartalmazza az oszlopfejléceket (amelyek az egyesítési mezők).
4. A lapon Hírlevelek csoportban Indítsa el az Egyesítést válassza ki Címzettlista szerkesztése.

5. A Címzettek egyesítése párbeszédpanelen (9. ábra) törölje a jelet az R jelölőnégyzetből azon bejegyzés mellett, amelyre nem kívánja elküldeni a fő dokumentum szövegét.

Rizs. 9. Ablak Címzettek egyesítése

Főbb előnyei, ha az Excelt adatforrásként használja a körlevél-egyesítési folyamathoz

1. Időt takarít meg, mert nincs szükség ugyanazt a munkát újra és újra elvégezni.

2. A munkafolyamat automatizálása egy dokumentumsablon több másolatának létrehozásával különböző részletekkel.

3. Kényelem és egyszerű munkavégzés, amely mindössze három szakaszból áll: a fő dokumentum létrehozása, az adatforrás létrehozása és ezek közvetlen egyesítése.

G.A. Serova, prof. RSUH