Rejtett és személyes adatok eltávolítása dokumentumok, prezentációk és könyvek ellenőrzésével. Metaadatok tárolása Excelben. Tartományobjektum Metaadatok megtekintése Word-fájlban

Nagyon kevés felhasználó tudja, hogy minden számítógépen tárolt fájlhoz tartozik egy metaadatkészlet, amely a fájl típusától függően információkat tartalmaz a forrásról, a szerzőről és egyéb fontos részletekről. Ebben a cikkben a metaadatokat fogom tárgyalni, elmondom, hogy mik azok, és mire használják őket. Ezután kitérek a metaadatok hozzáadására és eltávolítására. A leírtak a Windows bármely verziójára érvényesek.

Mi az a metaadat?

A metaadatok olyan információk, amelyek szinte bármilyen típusú fájlban tárolódnak. Tartalmazhatja az Ön nevét, a vállalat vagy szervezet nevét, a számítógép nevét, a hálózati kiszolgáló nevét vagy a meghajtót, amelyre a fájl mentve van; személyes megjegyzések, korábbi szerzők neve, alkotás ideje és ideje utolsó változtatás, verzió vagy revíziószám.

A helyzettől függően ezek az adatok hasznosak lehetnek, és fordítva. Például, ha nyomon kell követnie egy fájl különböző szerzőit, a metaadatok segíthetnek ebben. Ezenkívül a metaadatok hasznosak lehetnek fájlok keresésekor a Windows rendszerben. Például, ha a fotógyűjteménye metaadatokat tartalmaz, ez nagyon hasznos, ha olyan fotót kell keresnie, amelyet egy adott napon és időpontban készített.

Másrészt, ha bent dolgozol jogi szféra vagy csak szeretné megőrizni a magánélet védelmét, amikor másnak ad át fájlokat, távolítson el belőlük minél több információt, mivel a metaadatok mindenhol követni fogják ezeket a fájlokat.

Metaadatok hozzáadása és szerkesztése

A legtöbb fájlnak saját metaadatkészlete van, de nagyon gyakran nem módosíthatók speciális beállítások nélkül szoftver harmadik féltől származó fejlesztőktől. Bár az irodai fájlok (Word, Excel, PowerPoint) metaadatait meglehetősen egyszerűen szerkesztik. Először is, az egyik ilyen fájlok metaadatainak eléréséhez és megtekintéséhez nyissa meg helyi menü Jobb klikkés válassza a "Tulajdonságok" lehetőséget.

Ezzel megnyílik a fájl tulajdonságai ablak. Ebben az ablakban nyissa meg a "Részletek" lapot. Ez megadja a mezők listáját a fájlra vonatkozó információkkal, beleértve a szerző nevét, létrehozásának vagy módosításának időpontját, vagy akár azt is, hogy hány szót és karaktert tartalmaz.

Ezen mezők egy része szerkeszthető. Ehhez csak helyezze az egérkurzort a módosítani kívánt mezőbe, és adja meg, amit szeretne. Ha azt szeretné, hogy ezek a mezők üresek maradjanak, egyszerűen töröljön mindent, ami be van írva.

Amikor létrehozunk, megnyitunk vagy mentünk egy dokumentumot Microsoft Word, le van írva további információ metaadatoknak nevezzük. Ugyanez mondható el a fájlokról is. Microsoft Excelés a Microsoft PowerPoint. Bizonyos helyzetekben ezek a metaadatok nemkívánatos információkat tárhatnak fel rólunk, és veszélyeztethetnek bennünket.

Bár a metaadatokat implicit módon tárolják, nincs benne semmi bûn. Megkönnyítik a dokumentumok rendszerezését, tárolását, keresését, segítik azok eredetének, céljának megértését. De van, amikor nem akarjuk nyilvánosságra hozni a dokumentum szerzőjének nevét, a létrehozás vagy szerkesztés, elküldés dátumát. Word fájl egy másik személynek.

Az esetleges kellemetlen következmények megelőzése érdekében meg kell tanulni a metaadatok törlését. Ki tudja, milyen kezekbe kerül egy Word-dokumentum a vezetéknevemmel és a kezdőbetűmmel, a szervezet nevével és még a számítógép nevével is.

Itt három módszert osztok meg a metaadatok Word dokumentumokból való eltávolítására.

1. Használja a Word/Excel/PowerPoint beépített szolgáltatásait

Ha Word 2010-et vagy 2013-at (Office 2013) használ, akkor rejtett információ magadról törölhető az Okmányellenőrben. A Fájl címe lapon lépjen a Részletek részre. A Felkészülés megosztásra csoportban kattintson a Problémák keresése -> Dokumentumvizsgáló elemre. Az okmányvizsgálóban megkezdjük az ellenőrzést.

Az ellenőrzés befejezése után megjelenik egy ablak az adatok törlésének lehetőségeivel. A "Dokumentum tulajdonságai és személyes adatok" mellett kattintson az "Összes törlése" gombra.

2. Dokumentum-metaadat-tisztító alkalmazás

A Document Metadata Cleaner az ingyenes segédprogram a metaadatok eltávolításához Microsoft dokumentumok Word, Excel vagy PowerPoint. Ez az alkalmazás felülírhatja a vezetéknevet, kezdőbetűket, cégnevet, számítógépnevet, hálózati kiszolgáló nevét, ill merevlemez(a fájl tárolási helyétől függően), a dokumentum korábbi szerzőinek vezetékneve, a dokumentum változásaival és verzióival kapcsolatos információk, rejtett szöveg vagy cellák (Excel), megjegyzések.

3. Súroló doki

A Doc Scrubber egy másik ingyenes eszköz a rejtett információk elemzésére és eltávolítására, amelyek potenciálisan veszélyeztethetnek bennünket. A Doc Scrubber kétféle működési móddal rendelkezik - az elsőben az összes rejtett információt kivonja a dokumentumokból és megjeleníti, a másodikban pedig eltávolítja a metaadatokat a kiválasztott dokumentumból vagy dokumentumcsoportból, amelyet egy mappában gyűjtöttek össze.

Vannak fizetős segédprogramok is, amelyek segítenek eltávolítani a metaadatokat a dokumentumokból. De szükségünk van rájuk?

A stand out-ot integrálom egy külső szolgáltatással, amely tartalmazza az adott szolgáltatásból származó nyugtaadatokat, és megjeleníti az Excelben. Azt akarom, hogy a beírt információkat Excelben tárolhassam. Tartomány objektum. Van valami Excel tulajdonság? Tartományobjektumok, hol tárolhatók a metaadatok?

Magyarázza el, hogyan a Perspektíva perspektívában. A TaskItem rendelkezik egy ItemProperties elemmel, amely egy Outlook. ItemProperty Object. Szóval van ilyesmi az Excelben?

És egyébként akkor mi van A legjobb mód a metaadatok mentése az Excelhez. Hatótávolság?

Szerkesztés: Meg kell őriznem ezt a metaadat-információt. Így, ha a felhasználó elmenti, befejezi, majd újra megnyitja a munkafüzetet, képes leszek kibontani ezeket a metaadatokat az Excelből. Tartományobjektum (vagy bármely más tulajdonság)

2 válasz

Mivel az információra kitartónak kell lennie, egyszerűbb és világosabb megközelítést választottam. Hozzon létre egy új munkalapot, nevezze el valami olyasmivel, hogy Metaadatok (ha több ilyen munkalapja van). Állítsd be VeryHidden-re (az xlSheetVeryHidden-t nem lehet feloldani az Excelben, nem kell elrejteni a kódból):

Xl.XlSheetVisibility.xlSheetVeryHidden

Mentse el az R1 tartomány összes metaadatát az R1 tartomány metaadatlapján. A kód nagyon egyszerű és világos lesz így.

Valahogy így nézhet ki:

Sheet1.Range.Value = SomeValue; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;

Ma arról fogunk beszélni, hogy milyen tulajdonságai vannak egy dokumentumnak, és hogyan tekintheti meg és szerkesztheti azokat Excel 2010 és 2013 programban. A cikk elolvasása után azt is megtudhatja, hogyan védheti meg a dokumentumokat a változtatásoktól, és hogyan távolíthatja el a személyes adatokat a Excel lap.

Emlékszel, mit érzett, amikor először kezdte el használni az Excel 2010-et vagy 2013-at? Személy szerint néha nagyon dühös lettem, amikor nem találtam megfelelő eszköz vagy egy olyan paraméter, ahol ezeket szoktad látni előző verziók Excel. Ugyanez vonatkozik az Excel 2010 / 2013 dokumentum tulajdonságaira is. Ezekben a verziókban elég mélyen el vannak rejtve, de még így is gyorsan eljutunk hozzájuk.

Ebben a cikkben fog részletes utasításokat hogyan tekintheti meg és módosíthatja a dokumentum tulajdonságait, hogyan védheti meg a dokumentumot a változtatásoktól, és hogyan távolíthatja el a személyes adatokat egy Excel-lapról. Megy!

Milyen tulajdonságai vannak egy dokumentumnak?

Mielőtt elkezdené megtanulni, hogyan tekintheti meg, módosíthatja és törölheti a dokumentumtulajdonságokat (metaadatokat) az Excel 2010-ben és 2013-ban, nézzük meg, hogy általában milyen tulajdonságokkal rendelkeznek az MS Office dokumentumok.

1. típus. Szabványos tulajdonságok- közös az összes Office alkalmazásban. Ez magában foglalja a dokumentumra vonatkozó alapvető információkat – cím, tárgy, szerző, megjegyzés stb. Manuálisan beállíthatja saját szövegértékeit ezekhez a tulajdonságokhoz a könnyebb megtalálás érdekében szükséges dokumentumot a számítógépen.

2. típus. Automatikusan frissített tulajdonságok a rendszer által kezelt és módosított dokumentumfájl adatai. Például a fájl mérete és létrehozásának vagy módosításának ideje. Egyes tulajdonságok egyediek egy adott alkalmazás dokumentumaihoz, például az oldalak száma, a szavak, a karakterek vagy az alkalmazás verziója. Az ilyen tulajdonságok szerkesztéskor automatikusan frissülnek.

3. típus. Egyéni tulajdonságok a felhasználó által beállított tulajdonságok. Saját maga is hozzáadhat további tulajdonságokat egy Office-dokumentumhoz.

4. típus. Szervezeti tulajdonságok a szervezet által meghatározott tulajdonságok.

5. típus. Dokumentumtár tulajdonságai hivatkozhat egy webhely dokumentumtárában vagy megosztott mappában lévő dokumentumokra. A könyvtárat létrehozó személy beállíthat néhány tulajdonságot a könyvtár dokumentumaihoz, és szabályokat állíthat be az értékekre. Amikor egy dokumentumot ad hozzá egy ilyen könyvtárhoz, meg kell adnia az összes szükséges tulajdonság értékeit, vagy ki kell javítania a meglévő tulajdonságokat a megállapított szabályoknak megfelelően.

A dokumentum tulajdonságainak megtekintése

Azok számára, akik nem tudják, hol találhatnak információkat egy dokumentumról az Excel 2010 vagy 2013 programban, három lehetőséget kínálunk:

1. módszer: Jelenítse meg a "Dokumentum információs panelt"

Ezzel a módszerrel közvetlenül a munkalapon tekintheti meg a dokumentumra vonatkozó információkat.

Ezt követően az Excel automatikusan visszatér a munkalap szerkesztési módba, a menüszalag és a lap munkaterülete között pedig a "Dokumentum információs területet" látjuk, ahogy az alábbi ábrán is látható.

Amint láthatja, a „Dokumentum információs panel” a tulajdonságok korlátozott készletét jeleníti meg. Ha többet szeretne megtudni a dokumentumáról, folytassa a második módszerrel.

2. módszer: Nyissa meg a Tulajdonságok párbeszédpanelt

Ha a "Dokumentum információs panel" nem tartalmazza a szükséges információkat, próbálja meg elérni a speciális tulajdonságokat. A további tulajdonságok megjelenítésének első módja a szűkebb „Dokumentum információs terület” használata.

Itt találhatók a dokumentummal kapcsolatos információk, amelyek a lapokon találhatók: Tábornok(Tábornok), Statisztika(Statisztikák) és Összetett(Tartalom). Az alapinformációkat a lapon szerkesztheti Dokumentum(Összefoglalás), vagy állítson be további tulajdonságokat a dokumentumhoz a lapon Egyéb(Egyedi). Szeretné tudni, hogyan készül? Türelem! A következőkben erről részletesebben fogunk beszélni.

Van egy másik módja a párbeszédpanel meghívásának Tulajdonságok(Tulajdonságok):

Ugyanez a párbeszédpanel jelenik meg a képernyőn.

3. módszer. Használja a Windows Intézőt

A metaadatok másik egyszerű módja a Windows Intéző használata anélkül, hogy Excel-lapot nyitnánk meg.

Most már tudod, 3 különböző módokon megtekintheti egy dokumentum tulajdonságait a számítógépén, így könnyen megtalálhatja az összes fontos információt.

A dokumentum tulajdonságainak módosítása

Korábban megígértem, hogy beszélek arról, hogyan lehet megváltoztatni egy dokumentum tulajdonságait. Tehát a fent leírt és a tulajdonságok megtekintésével gyorsan hozzáadhatja a szükséges információkat vagy szerkesztheti a meglévő adatokat. Erre is van lehetőség, de nem Windows 8-ban.

A leggyorsabb módja a szerző hozzáadásának

Módosítsa az alapértelmezett szerző nevét

Alapértelmezett a szerző neve Excel dokumentum név használatos Windows felhasználó, de egy ilyen aláírás nem mindig megfelelő. Az Excelben megváltoztathatja az alapértelmezett szerző nevét, hogy a jövőben mindenhol csak a kívánt név jelenjen meg.

Egyéni tulajdonságok beállítása

Megjegyzés: Adatformátum a mezőben Jelentése(Érték) meg kell egyeznie a legördülő menüben kiválasztottal Típusú(típus). Például, ha az adattípus ki van választva Szám(Szám) majd a terepen Jelentése(Érték) Egy számot kell megadni. Azok az értékek, amelyek nem egyeznek a kiválasztott adattípussal, szövegként kerülnek tárolásra.

Ha rákattint az újonnan hozzáadott tulajdonságra, majd kattintson Töröl > rendben(Törlés > OK), akkor ez a tulajdonság eltűnik.

A dokumentum egyéb tulajdonságainak módosítása

Egyéb metaadatok módosításához (a szerző neve, címe, címkéi és kategóriái mellett) használja a " " vagy a (Tulajdonságok) lehetőséget.

• Ha a „Dokumentum információs terület” nyitva van, akkor egyszerűen vigye a kurzort a kívánt tulajdonság mezőjébe, és adja meg a szükséges adatokat.
• Ha meg van nyitva egy párbeszédpanel Tulajdonságok(Tulajdonságok), majd lépjen a lapra Dokumentum(Összefoglalás), és adjon hozzá vagy módosítson meglévő adatokat a mezőkben, majd kattintson a gombra rendben.

Térjen vissza az Excel munkalap szerkesztéséhez, és minden változtatás automatikusan mentésre kerül.

A dokumentum tulajdonságainak eltávolítása

Ha el akarja fedni a nyomait, és úgy kívánja elérni, hogy senki ne találja meg a nevét vagy a szervezet nevét a dokumentum tulajdonságai között, használja az alábbi módszerek egyikét, amelyek lehetővé teszik, hogy elrejtsen bármilyen tulajdont vagy személyes adatot a nyilvános hozzáférés elől.

Csatlakozunk a "Dokumentumellenőr" munkához

A „Dokumentumvizsgáló” rejtett tulajdonságok és személyes adatok keresésére szolgál. Ezenkívül olyan tulajdonságok eltávolítására is használható a könyvből, amelyeket más felhasználók nem láthatnak.

Metaadatok eltávolítása több dokumentumból

Segítséggel Windows Intéző Egyszerre több dokumentumból is eltávolíthat tulajdonságokat.

Megjegyzés: Ily módon bármely dokumentumtulajdonságot eltávolíthat egy vagy több fájlból, még akkor is, ha a Windows 8 telepítve van a számítógépén.

Dokumentumtulajdonságok védelme

A dokumentum tulajdonságainak és személyes adatainak védelme akkor hasznos, ha nem szeretné, hogy más felhasználók módosítsák a metaadatokat vagy bármi mást a dokumentumban.

Ha csak bizonyos felhasználóknak kell megadnia egy dokumentum szerkesztési jogát, akkor beállíthat egy jelszót, és elmondhatja egy megbízható körnek.

Mostantól a dokumentum védve van a jogosulatlan szerkesztés ellen. De légy óvatos! Aki ismeri a jelszót, könnyen eltávolíthatja a mezőről Jelszó a módosításhoz(Módosítandó jelszó), és adjon lehetőséget a dokumentum más olvasóinak a munkalapon található információk módosítására.

Azta! Elég hosszú a cikk! Célom az volt, hogy a dokumentumtulajdonságok megtekintésével, módosításával és törlésével kapcsolatos összes figyelemre méltó szempontot lefedjem. Remélem, megtalálja a megfelelő választ a metaadatokkal kapcsolatos kérdésekre.

A rejtett információk a következők lehetnek:

rejtett adatok és személyes adatok, amelyeket nem szabad megosztani a Word dokumentumokban

excel adatok hozzáadva a könyvhöz, amikor másokkal együttműködik

rejtett adatok és személyes adatok a PowerPointban, amelyek a prezentációban vagy annak metaadataiban tárolhatók.

dokumentuminformációkat és fájltulajdonságokat a Visio-rajzokban

Jegyzet: Hacsak nem küldi el dokumentumát a Microsoftnak, az abból származó adatok nem lesznek elérhetőek számunkra.

Ez a cikk az Office-dokumentumokban általában tárolt adattípusokat ismerteti, így eldöntheti, hogy mit tartson meg, és mit távolítson el a dokumentumból vagy a metaadatokból. Néhány adat, amelyet az okmányellenőr nem tud törölni, a táblázatokban található részletek a Wordről, az Excelről és a PowerPointról.

A Word-dokumentum ügyfelekkel vagy munkatársaival megosztott elektronikus másolata gyakran magában a dokumentumban vagy a dokumentum tulajdonságaiban vagy metaadataiban tárolt rejtett adatokat vagy személyes információkat tartalmaz.

Tanács: fájlt > Fóka, kattintson Minden oldal nyomtatásaés törölje a pipát Nyomtatási javítások.

A Word dokumentumok a következő típusú rejtett és személyes információkat tartalmazhatnak:

Jegyzetek, átdolgozási mód jelei, verziók és kézzel írt megjegyzések. Ha más felhasználókkal együttműködve hoz létre egy dokumentumot, a dokumentum tartalmazhat olyan elemeket, mint a revíziórekordok, megjegyzések, tintafeljegyzések és revíziók. Ez az információ lehetővé teheti mások számára, hogy láthassák a dokumentumon dolgozó felhasználók nevét, a lektorok megjegyzéseit és a dokumentumon végrehajtott módosításokat, de nem, ha nem szeretné megosztani őket a csapatán kívül.

A dokumentum tulajdonságai vagy metaadatai a dokumentumra vonatkozó információkat tartalmaznak, például szerzőt, tárgyat és címet. A dokumentum tulajdonságai közé tartoznak az automatikusan mentett adatok is Irodai programok, például annak a felhasználónak a neve, aki utoljára mentette a dokumentumot, és a dokumentum létrehozásának dátuma. Ha bizonyos funkciókat használtak, a dokumentum különféle típusú személyes adatokat is tartalmazhat, például üzenetfejléceket Email, küldje el áttekintésre az információkat, az útvonalakat és a sablonneveket.

Láblécek és láblécek. A Word dokumentumok fejlécekben és láblécekben tartalmazhatnak adatokat. Ezenkívül előfordulhat, hogy vízjelet adott a Word-dokumentumhoz.

Rejtett szöveg A Word dokumentumok rejtett szövegként formázott szöveget tartalmazhatnak. Ha nem tudja, hogy van-e rejtett szöveg egy dokumentumban, a Dokumentumfelügyelő segítségével keresheti meg.

Dokumentumszerver tulajdonságai. Ha a dokumentumot egy dokumentumkezelő kiszolgálóra mentette (például egy dokumentum-munkaterület-webhelyre vagy egy Windows SharePoint Services-alapú könyvtárba), a dokumentum további dokumentumtulajdonságokat vagy az adott kiszolgálóhelyhez kapcsolódó információkat tartalmazhat.

Egyéni XML adatok A dokumentumok tartalmazhatnak egyéni XML-adatokat, amelyek nem láthatók a dokumentumban. A Dokumentumfelügyelő megkeresheti és eltávolíthatja ezeket az XML-adatokat.

a Dokumentumvizsgáló segítségével

A Dokumentumfelügyelő segítségével megkeresheti és eltávolíthatja a rejtett és személyes adatokat a Word dokumentumokban. Javasoljuk, hogy az okmányellenőrt használja a rendelkezésre bocsátás előtt nyilvános hozzáférés nak nek elektronikus másolat Word-dokumentum, például e-mail mellékletben.

Nyissa meg azt a Word-dokumentumot, amelyben szeretne rejtett és személyes adatokat keresni.

Nyisson meg egy lapot Fájl, nyomja meg a gombot Mentés máskéntés írjon be egy nevet a mezőbe Fájl név az eredeti dokumentum másolatának mentéséhez.

Az eredeti dokumentum másolatában nyissa meg a lapot Fájlés nyomja meg a gombot Intelligencia.

Kattintson Hibaelhárítás, majd válassza ki Okmányvizsgáló.

A párbeszédpanelen Okmányvizsgáló jelölje be a négyzeteket az ellenőrizni kívánt rejtett információk típusának kiválasztásához.

Kattintson a gombra Ellenőrizze.

Tekintse meg a teszteredményeket egy párbeszédpanelen Okmányvizsgáló.

Kattintson a gombra törölj mindent a dokumentumból eltávolítandó rejtett adatok típusellenőrzési eredményei mellett.

Fontos:

• A dokumentumból törölt rejtett adatok nem mindig állíthatók vissza a paranccsal Megszünteti.

  Ha el akarja távolítani a rejtett adatokat és személyes adatokat az OpenDocument Format (ODT) formátumban mentett dokumentumokból, akkor minden alkalommal le kell futtatnia a Dokumentumfelügyelőt, amikor egy dokumentumot ebben a formátumban ment.

Dokumentumfelügyelő keresése és eltávolítása a Word dokumentumokban

A Word-dokumentumfelügyelő számos különböző ellenőrt jelenít meg, amelyek segítenek megtalálni és eltávolítani a Word-dokumentumokra jellemző rejtett adatokat és személyes információkat. Hogy szerezz egy listát különféle típusok rejtett és személyes adatok, amelyeket az okmányvizsgáló megtalálhat és eltávolíthat Word dokumentumok kérjük, olvassa el az alábbi táblázatot.

Megjegyzések:

Egy Excel-munkafüzet elektronikus példányának megosztása során győződjön meg arról, hogy a munkafüzetben nincs-e rejtett vagy személyes adat, amely magában a munkafüzetben vagy annak dokumentumtulajdonságaiban (metaadatai) található.

Az Excel Dokumentumfelügyelője segíthet a rejtett adatok és személyes adatok megtalálásában és eltávolításában a munkafüzetekből.

Jegyzet: Bár el lehet távolítani a rejtett és személyes adatokat a más felhasználóknak küldött munkafüzetekből, ha egy Excel-munkafüzetet megosztott munkafüzetként mentett, nem távolíthatja el a megjegyzéseket, jegyzeteket, dokumentumtulajdonságokat és személyes adatokat. Ha el szeretné távolítani ezeket az adatokat egy megosztott munkafüzetből, először másolja át, és szüntesse meg a megosztását.

Rejtett és személyes adatok keresése és eltávolítása

A Document Inspector segít megtalálni és eltávolítani a rejtett adatokat és személyes adatokat az Excel-munkafüzetekben. Javasoljuk, hogy használja a Dokumentumellenőrt, mielőtt megosztaná egy munkafüzet elektronikus másolatát, például e-mail mellékletben.

A rejtett és személyes adatok típusai az Excelben

Az alábbiakban felsorolunk néhány olyan elemet, amelyek rejtett és személyes adatok forrásai lehetnek az Excel-munkafüzetekben.

Ha a könyvet más felhasználókkal együttműködve hozták létre, akkor normál és kézzel írt jegyzeteket is tartalmazhat. Ez az információ lehetővé teszi a többi felhasználó számára, hogy megtudja a könyvhöz hozzájáruló személyek nevét, megtekintsék a bírálók megjegyzéseit, és megtekintsék a könyvön végrehajtott módosításokat.

Metaadatok és dokumentumtulajdonságok az Excelben és másokban is Irodai alkalmazások, olyan információkat tartalmazhat, mint a szerző, a téma és a cím. Az Office automatikusan menti annak a felhasználónak a nevét, aki utoljára mentette a munkafüzetet, a dokumentum létrehozásának dátumát és a dokumentum helyét (Excel 2013 vagy újabb). További személyes adatokkal (PII) rendelkezhet, például e-mail fejlécekkel, küldési információkkal, böngészési és útvonalakkal, nyomtatótulajdonságokkal (például a nyomtató elérési útjával és a biztonságos nyomtatási jelszóval), valamint a közzétételi fájl elérési útjával. Weboldalak.

Fejlécek és láblécek. Az Excel-munkafüzetek fejlécekben és láblécekben tartalmazhatnak adatokat.

Rejtett sorok, oszlopok és lapok. A munkafüzetben sorok, oszlopok és teljes lapok rejtve lehetnek. Amikor olyan munkafüzet másolatát terjeszti, amely rejtett sorokat, oszlopokat vagy lapokat tartalmaz, a többi felhasználó megjelenítheti azokat, és megtekintheti a bennük lévő adatokat.

Dokumentumszerver tulajdonságai. Dokumentumkezelő kiszolgálón tárolt munkafüzet, például egy dokumentum-munkaterület webhelyén vagy Windows Library A SharePoint Services további dokumentumtulajdonságokat vagy kiszolgálóhelyinformációkat tartalmazhat.

Egyéni XML adatok. Az Excel-munkafüzetek olyan egyéni XML-adatokat tartalmazhatnak, amelyek nem jelennek meg magában a dokumentumban. A Dokumentumfelügyelő megkeresheti és eltávolíthatja ezeket az XML-adatokat.

Láthatatlan tartalom. A könyvek tartalmazhatnak láthatatlanként formázott objektumokat.

Beágyazott fájlok vagy objektumok. A munkafüzetek tartalmazhatnak beágyazott fájlokat (például Office dokumentumokat vagy szöveges fájlok) vagy beágyazott objektumok (például diagramok vagy egyenletek), amelyek láthatatlan adatokat tartalmaznak.

VBA kódon alapuló makrók. A munkafüzetek makrókat, VBA-modulokat, COM- és ActiveX-vezérlőket, felhasználó által definiált űrlapokat vagy felhasználói függvényeket tartalmazhatnak, amelyek rejtett adatokat tartalmazhatnak.

Gyorsítótárazott adatokkal rendelkező elemek. Előfordulhat, hogy a munkafüzetek gyorsítótárazott adatait mutatják ki kimutatásokhoz, kimutatásokhoz, szeletelőkhöz, idővonalakhoz és kockaképletekhez, amelyek esetleg nem jelennek meg.

Excel szavazások. A munkafüzetek tartalmazhatnak Excelben rejtett kérdőíves kérdéseket, amelyeket a webes Excelben beírtak és a munkafüzetbe mentettek, de nem láthatók a munkafüzetben.

Script Manager Szkriptek. A munkafüzetek tartalmazhatnak parancsfájlokat a Script Manager segítségével. Tartalmazhatnak gyorsítótárazott vagy rejtett adatokat.

Szűrők. A munkafüzetek rendelkezhetnek aktív automatikus szűrőkkel vagy táblázatszűrőkkel, amelyek gyorsítótárazott vagy rejtett adatok munkafüzetekben való tárolását okozhatják.

Rejtett nevek. A könyvekben rejtett nevek lehetnek, amelyek a rejtett adatok forrásai lehetnek.

A Dokumentumvizsgáló megkeresése és törlése Excel dokumentumokban

A Dokumentumfelügyelő megjeleníti az észlelt elemeket, hogy segítsen megtalálni és eltávolítani a rejtett adatokat és a kapcsolódó személyes adatokat excel könyvek. Az alábbi táblázat felsorolja azokat a rejtett és személyes adatok típusait, amelyeket a dokumentumfelügyelő megtalálhat és eltávolíthat a munkafüzetekből.

Megjegyzések:

A Microsoft Excel Starter 2010 nem mindegyiket támogatja Excel függvények táblázatban szerepel.

Ha a szervezetében egyéni modulokat adtak a Dokumentumvizsgálóhoz, további adattípusok is megtalálhatók.

A dokumentum-ellenőr a következő elemeket találja, amelyek a munkafüzetben nem szereplő adatokat tartalmazhatnak. Nem tudja eltávolítani őket, mert ez a könyv helytelen működéséhez vezethet. Minden talált elemet áttekinthet, és eldöntheti, hogy manuálisan távolítja-e el, vagy olyan elemre cseréli le, amely nem tartalmaz rejtett adatokat, például statikus képet.

A Dokumentumfelügyelő segítségével megkeresheti és eltávolíthatja a rejtett információkat a PowerPoint-prezentációkban.

Tanács: Ha éppen nem nyomtat jegyzeteket, válasszon fájlt > Fóka, kattintson a diák méretére egész oldalés törölje a pipát Jegyzetek nyomtatása.

Rejtett és személyes adatok keresése és eltávolítása

A rejtett és személyes adatok típusai

A PowerPoint prezentációk különféle típusú rejtett és személyes adatokat tárolhatnak. Bár ezek az információk nem feltétlenül láthatók azonnal, mégis lekérhetők a prezentációból.

A rejtett adatok tartalmazhatnak olyan adatokat, amelyeket a PowerPoint ad hozzá a prezentáció létrehozásának másokkal való megosztásához. Tartalmaz olyan információkat is, amelyeket szándékosan rejtettként jelöltek meg.

A PowerPoint prezentációk a következő típusú rejtett és személyes információkat tartalmazhatnak:

Jegyzetek és kézzel írt feljegyzések. Ha a prezentációt más felhasználókkal közösen hozták létre, az tartalmazhat feljegyzéseket vagy kézzel írt megjegyzéseket. Ez az információ lehetővé teszi a többi felhasználó számára, hogy megtekinthesse a végrehajtott változtatásokat és a prezentációhoz hozzájáruló felhasználók nevét, valamint a bírálók megjegyzéseit.

Patch követési adatok. Amikor együtt dolgozunk a közös dokumentum, amely a felhőben van tárolva, a PowerPoint 2016 for Office 365 nyomon követi, hogy ki és mikor módosította a dokumentumot.

Dokumentumtulajdonságok és személyes adatok. A dokumentum tulajdonságai (metaadatok) tartalmazzák a prezentációs információkat, például a szerző nevét, tárgyát és címét. Tartalmazzák továbbá az Office-programok által automatikusan mentett információkat is, például a dokumentumot utoljára menő felhasználó nevét és a dokumentum létrehozásának dátumát. Ha használt bizonyos szolgáltatásokat, a dokumentum további személyes információkat is tartalmazhat, például e-mail üzenetek fejlécét, benyújtási adatokat, dokumentumútvonalakat, nyomtató elérési útvonalakat és fájlútvonal-információkat a weboldalak közzétételéhez.

Láthatatlan tartalom egy dián. A bemutató tartalmazhat nem megjeleníthetőként formázott objektumokat.

A dián kívüli tartalom. A PowerPoint prezentációk tartalmazhatnak olyan objektumokat, amelyek nem jelennek meg, mert el lettek helyezve a diáról. Ilyen objektumok lehetnek feliratok, képek, grafikai elemek és táblázatok.

Előadás jegyzetei. A PowerPoint-prezentáció jegyzetrésze tartalmazhat olyan szöveget, amelyet esetleg nem szeretne megosztani más felhasználókkal, különösen, ha a jegyzeteket kizárólag az előadó számára írták.

Dokumentumszerver tulajdonságai. Ha a prezentációt egy dokumentumkezelő kiszolgálón tárolták, például egy Dokumentummunkaterület webhelyen vagy egy Windows SharePoint Services könyvtárban, akkor a kiszolgálón további tulajdonságokat vagy helyadatokat tartalmazhat.

Egyéni XML adatok. A prezentációk tartalmazhatnak egyéni XML-adatokat, amelyek nem jelennek meg magában a prezentációban. A Dokumentumfelügyelő megkeresheti és eltávolíthatja ezeket az XML-adatokat.

Az okmányellenőr által megtalált és eltávolított információk

A PowerPoint dokumentum-ellenőrzője számos különböző ellenőrt jelenít meg, amelyek segítenek megtalálni és eltávolítani a rejtett adatokat és személyes adatokat, amelyek kifejezetten a PowerPoint prezentációk. A különböző típusú rejtett és személyes adatok listáját, amelyeket a dokumentumfelügyelő megtalálhat és eltávolíthat a prezentációkból, tekintse meg az alábbi táblázatot.

Ha szervezete további modulokat adott a Dokumentumfelügyelőhöz, akkor más típusú információkat is ellenőrizhet a prezentációkban.

Információ, amelyet az okmányellenőr talál, de nem tud eltávolítani

Az okmányvizsgáló az alábbi tételeket találja meg, amelyek a prezentáción nem szereplő adatokat tartalmazhatnak. Nem tudja eltávolítani őket, mert ez a prezentáció nem megfelelő működéséhez vezethet. Minden talált elemet áttekinthet, és eldöntheti, hogy manuálisan távolítja-e el, vagy olyan elemre cseréli le, amely nem tartalmaz rejtett adatokat, például statikus képet.

Iratellenőr és személyes adatok

Az Office 365 Insiders PowerPoint 2016 build 8403-as verziójában bevezetett változáskövetési adatok a Document Inspector korlátozását szemléltetik. Tegyük fel például, hogy Julia és Linda az Office 365 A bemutatóján dolgoznak együtt. A változáskövetési adatok (felhasználónevek és módosításuk időpontja) hozzáadódnak a bemutatóhoz. Ha Mohammed ezután megnyitja az A prezentációt a PowerPoint 2013-ban, és végrehajtja a File's Document Inspector alkalmazást a személyes adatok törléséhez, akkor a PowerPoint ezen verziójában a Document Inspector nem lesz képes észlelni és törölni a bemutatóhoz az Office 365PowerPoint újabb verziójával hozzáadott változáskövetési adatokat. Julia és Li használta. Igen. Mohammed nem tudja törölni a javítások nyomon követési adatait frissítés nélkül jelenlegi verzió PowerPoint, majd indítsa el a Dokumentumfelügyelőt

A Visio programból eltávolíthatja a rejtett információkat, akárcsak más Office-alkalmazásokból. Mielőtt elkezdené egy Visio-rajz másolását, előfordulhat, hogy el szeretne távolítani olyan információkat a rajzból és a rajz fájltulajdonságaiból.

Könnyedén törölheti a következő személyes adatokat a Visio-ban:

Megjegyzések a dokumentum oldalain

A bírálók nevei, kezdőbetűi és az általuk végzett javítások

Elemkészlet útvonalak

A sablonok elérési útjai és fájlneveik

Jegyzet: Ha a dokumentumot egy megosztott kiszolgálón teszik közzé, akkor a megnyitásakor információ jelenik meg arról, hogy ki nyitotta meg, és annak a számítógépnek a neve, ahol a fájl található. Az adatok védelme érdekében korlátozza a dokumentumokhoz való hozzáférést azokra a személyekre, akikben megbízik.

A Visio-prezentációkban a rejtett információk megkereséséhez és eltávolításához tegye a következőket:

Kattintson fájlt > intelligencia > Törölje a személyes adatokat.

Nyisson meg egy lapot Személyes adat.

Jelölje be a négyzetet Távolítsa el a következő elemeket a dokumentumból.

Tanács: Jelölje be a négyzetet Figyelmeztetés, ha ezeket az adatokat újra beszúrja ha figyelmeztetést szeretne kapni, amikor megpróbálja újra bevinni személyes adatait.

Érzékeny adatok eltávolításához külső források, jelölje be a négyzetet Az aktuális dokumentumban tárolt külső forrásokból származó adatok törlése.

Jegyzet: Ez a jelölőnégyzet nem lehetővé teszi az alakzathoz tartozó adatok törlését. Eltávolítja az adatforrást a sémából, de ha az abból származó adatok már benne vannak a sémában, akkor manuálisan kell eltávolítani.

Visszacsatolás

Ez a cikk frissült 2019. január 8 megjegyzéseid hatására. Ha hasznosnak találta ezt a cikket, és különösen, ha nem, használja az alábbi visszajelzési vezérlőket, és hagyjon fel néhány tervezési javaslatot, hogy javíthassunk rajta.

Jegyzet: Ezt az oldalt automatikusan lefordítják, így pontatlanságokat és nyelvtani hibákat tartalmazhat. Fontos számunkra, hogy ez a cikk hasznos legyen az Ön számára. Hasznos volt az információ? A kényelem kedvéért is (angolul).