Конструктор звітів ТЦП. Створення простого звіту. Звіт «Запаси товарів»
Якщо уважно придивитися до звіту Access, показаному на рис. 18.14, можна побачити кілька недоліків. Ось їх список:
* назви таких полів, як Прізвище та Ім'я, явно зайві, їх слід прибрати;
* інформація про людину займає занадто багато місця, її можна уявити компактніше;
* Деякі підписи слід замінити більш зрозумілими;
* поле Дата занадто коротко, воно не вміщує дату у довгому форматі. Давайте виправимо зазначені недоліки у конструкторі звітів.
1. Щоб перейти до режиму конструктора, виберіть команду Вигляд > Конструктор.
Мал. 18.15. Конструктор звітів Access
У схемі звіту (рис. 18.15) є кілька розділів. Їх призначення зазначено у табл. 18.2. Поля та підписи можна розміщувати в будь-якому розділі звіту, регулюючи цим положення на сторінці.
2. Клацніть на прізвище.
3. Натисніть Delete, видаліть напис.
ТАБЛИЦЯ 18.2. Розділи звіту
| Розділ | Призначення |
| Заголовок звіту | Друкується на початку звіту один раз. Виводиться та ховається командою Вигляд > Заголовок/примітка звіту |
| Верхній колонтитул | Друкується у верхньому полі кожної сторінки. Виводиться та ховається командою Вид > Колонтитули |
| Заголовок групи КодКонтакти | З'являється на початку кожної групи записів, що відповідають черговому значенню поля КодКонтакти (тобто того поля, яким призначено угруповання) |
| Область даних | Основні дані звіту |
| нижній колонтитул | Друкується у нижньому полі кожної сторінки. Виводиться та ховається командою Вид > Колонтитули |
| Примітка звіту | Друкується наприкінці звіту. Виводиться та ховається командою Вигляд > Заголовок/примітка звіту |
4. Повторюючи кроки 2 та 3, видаліть із розділу Заголовок групи Код_Контакти написи Ім'я, Дата та Опис. Призначення відповідних полів очевидне і потребує пояснення.
5. Натисніть на горизонтальній лінії, розташованої нижче поля Назва Компанії, правою кнопкою миші та виберіть команду Вирізати.
6. Аналогічним прийомом видаліть три лінії розділу Заголовок групи Код_Контакти. Немає сенсу виводити підписи полів адреси, назви компанії та телефону у заголовку кожної групи. Достатньо буде помістити відповідні написи у верхній колонтитул сторінки.
7. Помістіть курсор між заголовками розділів Верхній колонтитул і Заголовок групи Код_Контакти, щоб його значок перетворився на двонаправлену стрілку. Натисніть кнопку миші та перетягніть заголовок групи вниз, звільняючи місце для верхнього колонтитула.
8. Клацніть напис Адреса. Натисніть клавіші Ctrl+X, щоб вирізати її.
9. Клацніть на заголовку розділу Верхній колонтитул і натисніть клавіші Ctrl+V, щоб вставити вирізаний напис у верхній колонтитул.
10. Виділяючи написи колонтитула і перетягуючи їх мишею за маркер верхнього лівого кута чи пересуваючи натисканням клавіші Ctrl і клавіш зі стрілками, розмістіть їх як показано на рис. 18.16.
Мал. 18.16. Переміщення написів між розділами звіту Access
11. Клацніть на написі Адреса. Повторним клацанням на ній увімкніть режим редагування та замініть текст на Поштову адресу.
12. Описаним вище прийомом змініть текст підписів Назва Компанії та Робочий Телефон відповідно на Компанія та Телефон.
13. Переставте поля розділу Заголовок групи Код_Контакти, розмістивши їх у два рядки. Прізвище та ім'я - у першому рядку, а решта трьох полів - у другому.
14. Клацніть правою кнопкою миші на жирній лінії, розташованій у розділі Заголовок звіту. Виберіть у контекстному меню команду Копіювати.
15. Натисніть на заголовку розділу Заголовок групи Код_Контакти та натисніть клавіші Ctrl+V, щоб вставити в цей розділ дублікат лінії.
16. Натискаючи клавіші Ctrl+V, перемістіть лінію вниз, під другий рядок полів даних.
17. Знову натисніть Ctrl+V, додавши другу лінію вздовж верхнього краю розділу.
18. Перетягніть заголовок розділу Область даних вгору, прибравши зайве порожнє місце.
19. Клацніть на полі Дата. Збільште його горизонтальний розмір, перетягнувши праворуч серединний маркер правої межі поля.
Мал. 18.17. Модифікована структура звіту Access
20. Розтягніть поле Опис праворуч до межі звіту. Остаточний вид нової структури звіту показано на рис. 18.17.
21. За допомогою команди Вигляд > Попередній перегляд переключіть звіт у режим виведення даних. У новому варіанті, показаному на рис. 18.18, інформація розміщується набагато компактніше.
22. Закрийте звіт. Якщо з'явиться запит про необхідність збереження нової структури звіту, клацніть на кнопці Так.
ПриміткаУ нижній частині сторінки звіту виводяться Поточна датата номер сторінки. Ця інформація генерується елементами керування, розміщеними у розділі Нижній колонтитул конструктора звіту Access.
Мал. 18.18. Перегляд нового варіанта звіту Access
У системі ТЦУ є понад сто звітів у різних варіантах. Незважаючи на це, задовольнити різноманітні потреби користувачів здатний лише Конструктор звітів ТЦУ. Він дає змогу створювати звіти під свої специфічні вимоги.
Компанія СофтКБ постаралася реалізувати інтерфейс конструктора на кшталт конструктора звітів Microsoft Access. Таке рішення має низку переваг:
- Конструктор звітів MS Access знайомий з великою кількістю користувачів, оскільки є частиною пакету MS Office.
- Наявність великої кількості літератури з конструктора MS Access дозволяє отримати інформацію про роботу конструктора ТЦУ.
Для отримання необхідної інформації з бази даних у конструкторі звітів ТЦУ використовуються запити на мові SQL(Structured Query Language – мова структурованих запитів). У програмі є спеціальний інструмент створення SQL- запитів.
Розглянемо, як створити найпростіший звіт Прайс-лист. Наша мета – показати, як легко та швидко можна створювати власні звіти у ТЦУ.
Відкриваємо Майстер звітівта створюємо новий звіт.
Відкриється вікно конструктора із макетом порожнього звіту. Праворуч від нього розташоване вікно властивостей об'єкта TCU Report. У розділі Report Wizard (Майстер звітів) звернемо увагу на властивості ReportWizardName та ReportVariantName.
ReportWizardName (Ім'я звіту в Майстері) – вид звіту із переліку доступних звітів. У нашому випадку це Price List, оскільки цей вид звіту було обрано на момент створення нового звіту.
ReportVariantName зберігає назву варіанта звіту для поточного виду звіту. У цей рядок запишемо назву нашого звіту Прайс лист.
У макеті нового звіту спочатку є елемент DataControl (Керування даними), розташований у області даних. Саме через цей елемент здійснюється зв'язок звіту із базою даних. Виділимо мишею елемент DataControl, щоб відкрити вікно властивостей даного об'єкта. У рядку властивості Source (Джерело) необхідно помістити текст запиту SQL. Натисніть кнопку «…» у рядку властивості Source.
Відкриється вікно конструктора SQL запитів. Розглянемо його структуру.
1. Область таблиць запиту- Це місце, де розміщуються таблиці та встановлюються зв'язки між ними.
2. Бланк запиту– призначений для визначення полів та умов, які будуть використані для отримання результуючого набору даних.
3. Дерево доступні таблиці БД.
4. Дерево таблиці та поля поточного запиту.
5. Область результуючого SQL коду.
Можна змінювати розміри областей. Для цього потрібно помістити курсор на межу розділу областей, щоб він набув вигляду двоспрямованої стрілки і переміщувати кордон розділу в потрібному напрямку.
Перерахуємо, які дані ми хочемо включити до звіту: групи товарів, найменування товарів, одиниця виміру, п'ять довідкових цін із картки товару.
Необхідні дані містяться в наступних таблицях: kat, tovar, izmer.
Виберемо таблиці, на основі яких будуватиметься запит. Для цього в дереві доступних таблиць бази даних на потрібних таблицях зробіть подвійне клацання або просто перетягніть мишею в область таблиць запиту. В області таблиць запиту з'являться макети вибраних таблиць.
Таблиці можна переміщати у будь-яке місце у межах верхній частині вікна конструктора запитів. Це може знадобитися, якщо схема дуже заплутана, і потрібно покращити її вигляд.
Вкажемо поля для побудови запиту. Виділимо необхідне поле в макеті таблиці та перетягнемо (або подвійним клацанням) у потрібний рядок бланка запиту.
У стовпці Expression містяться імена полів з таблиць або виразу (обчислювані поля). Встановлений прапорець Output визначає, чи буде (відображатися) дане поле в результуючому наборі даних. Це зручно, коли поле використовується для визначення критеріїв відбору, але немає необхідності виводити на екран значення даного поля. Наприклад, у прайс-лист не повинні бути включені товари, що є тарою. У такому випадку вибираємо поле в таблиці Tovar, знімаємо прапорець виведення на екран, а в полі умови відбору (Criteria) вказуємо значення = False.
У міру додавання в запит таблиць і полів у нижній частині вікна в області результуючого SQL коду автоматично формується SQL-запит.
Закриємо конструктор SQL, зберігши зроблені зміни. Зверніть увагу, тепер властивість Sourse містить рядок SQL-запиту. Кнопка Зберегти як…викликає діалогове вікно Save TCU Report file. Надамо ім'я файлу «Прайс-лист» і збережемо. ТЦУ автоматично поміщає звіт до папки Reports у каталозі TCU3. Після перезапуску програми збережений звіт можна побачити у списку варіантів звіту.
Тепер створимо макет звіту. Звіти можуть містити такі розділи:
ReportHeader – заголовок звіту, що друкується тільки на початку звіту, використовується на титульній сторінці.
PageHeader – заголовок сторінки (верхній колонтитул), що друкується вгорі кожної сторінки, зазвичай використовуються як заголовки стовпців для підсумкових даних.
GroupHeader – заголовок групи, що друкується на початку кожної групи.
Ditail – область даних, де обробляється та друкується кожен запис з динамічного наборуданих запиту.
GroupFooter – примітка групи, що друкується після обробки останнього запису групи, використовується для відображення підсумкових даних у записах поточної групи.
PageFooter – примітка сторінки (нижній колонтитул), друкується внизу кожної сторінки, сюди зазвичай розміщується номер сторінки.
ReportFooter – примітка звіту, що друкується в кінці звіту після всіх записів даних та приміток груп, відображає загальний підсумок по всьому звіту.
Потрібні розділи до нового звіту можна додати через контекстне меню, підменю Insert
Основними елементами звіту є напис та поле. За допомогою елемента «Напис» у звіті можна відобразити потрібний текст, наприклад, заголовок, підпис і т.д. За допомогою елемента "Поле" (field) у звіті відображається інформація з бази даних. У полі можна використовувати будь-який тип даних: текстовий, числовий, логічний, дата/час тощо.
Клацніть по значку «Напис» на панелі елементів, помістимо курсор у потрібне місце в розділі ReportHeader і перетягнемо вказівник миші (утримуючи ліву кнопку), щоб утворився прямокутник. Ми створили об'єкт label. Щоб помістити текст в елемент, у рядку властивості Caption (текст напису) наберемо "Прайс-лист". У рядку властивості Font (Шрифт) натисніть кнопку «…». У діалоговому вікні «Шрифт» задаємо властивості шрифту загальноприйнятим у додатках Microsoft Officeспособом. Колір шрифту та фону задається у властивостях ForeColor та BackColor.
Висоту розділу можна коригувати вручну, перетягуючи смугу розділу в потрібному напрямку, або вказати властивості об'єкта ReportHeader, властивість Height.
Використовуючи елемент "Напис", створимо заголовки стовпців звіту. Для цього доцільно використовувати розділ PageHeader. У цьому випадку найменування шпальт друкуються на початку кожної сторінки, що зручно для багатосторінкового звіту.
Колір, товщину, стиль меж елемента "Напис" можна встановити через контекстне меню, Format Border або на панелі інструментів, як це прийнято у програмах MS Office.
Будь-коли можна відкрити звіт у режимі відтворення. Для цього перемикаємось на вкладку «Прайс-лист», попередньо зберігши зміни в режимі конструктора. Потім подвійним клацанням миші за назвою варіанта звіту (праворуч) оновимо звіт. На даному етапі має виглядати так:
Створимо поля, в яких відображатиметься необхідна нам інформація з бази даних.
Заголовок групи слід розмістити у розділі GroupHeader. За допомогою елемента "Поле" на панелі елементів створимо об'єкт field. Для якості DataField вкажемо джерело записів. З списку виберемо необхідне поле, яким сортуються записи (у разі це kat_name).
Тепер приступимо до створення області даних для нашого звіту. У розділі Detail помістимо сім об'єктів field і встановимо розміри так, щоб поля розташовувалися безпосередньо під назвами стовпців. Далі встановимо формат кордонів (аналогічно до об'єкта label) і вкажемо у властивостях DataField джерела записів для кожного об'єкта.
Слід звернути увагу на те, що в області даних під елементами керування та над ними немає порожніх місць, що дозволяє відображати записи області даних у звіті як єдине ціле.
Нові розділи до звіту додаються парами. Але в нашому звіті не використовуються примітки групи та сторінки. Для встановлення лише одного розділу з пари потрібно вручну або у властивостях задати нульову висоту того розділу з пари, який не потрібен, а потім встановити значення НІ для його властивості Visible.
Сортування записів підсумкового набору даних встановлюється за допомогою окремої властивості SortingOrder для об'єкта TCUReport. Відсортуємо наші записи спочатку за групами товарів, потім за найменуванням товарів.
Сортування провадиться по полю ext_kat_namе для того, щоб врахувати і вкладені групи (підгрупи) товарів.
Такий вигляд має готовий звіт у режимі відтворення.
Насамкінець ще кілька зауважень.
При виборі таблиць і полів для створення запиту можна скористатися описом бази даних ТЦП, звернувшись за посиланням .
Якщо потрібно повернутись до роботи з раніше створеним елементом, його можна вибрати, клацнувши по ньому мишею або вибравши необхідний елемент зі списку у вікні «Властивості об'єкта».
Готовий звіт (у тому числі і звіти користувача ТЦУ), можна змінити або доопрацювати, додавши в запит звіту необхідні таблиці і поля. Попередньо за кнопкою Зберегти як…зберігаємо звіт під іншим ім'ям, щоб не затерти оригінальний звіт. У вікні конструктора звітів створити нові елементи керування – написи та поля.
Відеоурок з конструктора звітів
Створення звітів у режимі Конструктора багато в чому збігається із створенням форми.
Малюнок 41- області звіту
Області звіту показано на малюнку 41:
1. Заголовок звіту -розміщується на початку звіту.
2. Верхній колонтитулвідображається на початку кожної сторінки та під заголовком звіту.
3. Область данихвідображається для кожного запису, що входить до звіту.
4. нижній колонтитулвідображається у нижній частині кожної сторінки.
5. Область примітоквідображається наприкінці звіту. Зазвичай усі звіти містять заголовок звіту та підсумкову частину звіту. Для їх формування додайте ці області до звіту, використовуючи команду Вигляд/Заголовок/примітка звіту.
Для розміщення дати та часустворення потрібно в меню Вставкавибрати команду Дата та час.
Щоб вставити до звіту номери сторінокпотрібно виконати команду Вставка/Номери сторінок,задати формат розташування об'єкта, ОК.
Усі елементи, які додаються до звіту, є елементами керування. прикладами різних елементівуправління служать поля, написи, списки, перемикачі, кнопки та лінії. З ними ви познайомилися при розробці форми.
Під час створення звітів у режимі Конструктора можна проводити обчислення, використовуючи при цьому так звані елементи управління, що обчислюються.
Створення обчислюваного елемента управління:
1. Відкрийте звіт у режимі. Конструктор звіту.
2. На панелі елементів виберіть інструмент для створення елемента керування, який буде використовуватися як обчислюваний.
Примітка.Зазвичай елементом керування, що використовується для виведення розрахованого значення, є поле, але допускається використання будь-якого елемента керування, що має властивість Дані (ControlSource).
3. У звіті виберіть місце, до якого потрібно помістити елемент керування.
4. Виконайте одну з таких дій:
Для поля допускається введення виразу у елемент управління.
Якщо елемент керування не є полем або якщо потрібно ввести вираз у поле за допомогою будівельника виразів, переконайтеся, що потрібний елемент керування виділено, натисніть кнопку Властивості напанелі інструментів та введіть вираз у комірку властивості Дані (ControlSource) або натисніть кнопку будівельника, щоб відкрити будівельник виразів.
У обчислюваному елементі управління перед кожним виразом слід поміщати знак рівності (-).
Якщо потрібно більше місця введення виразу в комірку властивості Дані (ControlSource), натисніть клавіші SHIFT+F2для відкриття вікна Область введення.
Сортування даних:
У звіті допускається сортування за 10 і меншими полями або виразами.
1. Відкрийте звіт у режимі Конструктора.
2. Натисніть кнопку Сортування та угрупованняна панелі інструментів, щоб відкрити вікно Сортування та групування.
3. У першому рядку бланка виберіть у комірці стовпця Поле/ вираз ім'я поляабо введіть вираз.
Поле або вираз, зазначений у першому рядку, визначає перший (основний) рівень сортування. Другий рядок бланка визначає другий рівень сортування тощо.
Угруповання даних:
Сортування даних у звіті дозволяє друкувати записи в потрібному порядку. Однак цих коштів не завжди виявляється достатньо. Часто виникає потреба об'єднувати записи до груп. Для цього використовується команда Сортування та угрупованняменю Вид,яка дозволяє:
Надрукувати текст, що ідентифікує конкретні групи,
Надрукувати кожну групу з нової сторінки,
Здійснювати скидання номерів сторінок для кожної групи звіту.
Створимо за допомогою Конструктора звіт,містить дані про клієнтів (на основі таблиці КЛІЄНТИ): звіт повинен містити код клієнта, його телефон, прізвище, ім'я; по батькові та посаду.
1. У вікні бази даних виберіть вкладку Звіти.
2. Натиснути кнопку Створитина панелі інструментів.
3. У діалоговому вікні, що з'явилося, вибрати спосіб створення звіту (Конструктор), ім'я таблиці (КЛІЄНТИ) або запиту, де містяться дані, за якими будується звіт.
Якщо потрібно створити вільний звіт, не вибирайте ім'я зі списку. Якщо потрібно використовувати дані з декількох таблиць у звіті, створіть звіт на основі запиту.
4. Натиснути кнопку ОК.На екрані з'явиться звіт у режимі Конструктора.
5. Зі списку полів вибраної таблиці мишею перетягнути потрібні поля в області звіту (якщо на екрані немає списку полів, натисніть кнопку Ц- список полів). Результат показаний малюнку 42.
Створений звіт можна побачити в режимі відтворення (кнопка Д) - рисунок 43.
Малюнок 42- Звіт, створений за допомогою Конструктора на основі таблиці КЛІЄНТИ
Малюнок 43- Частина створеного звіту у режимі перегляду
Створення звіту на основі кількох таблиць за допомогою Майстра
Для створення звіту на основі декількох таблиць необхідно заздалегідь створити запит, що містить необхідну інформацію, а потім на основі нього будувати звіт.
Створимо звіт, що містить інформацію про продаж за 10.12.2002 р. (код клієнта, прізвище, ім'я, по батькові, код та найменування товару, ціну товару, кількість замовлення, вартість замовлення).
1. Спочатку побудувати запит, який містить зазначені дані (рисунок 44);
Малюнок 44- Запит для побудови звіту
2. Вибрати команду Створити звіт за допомогою Майстра.
3. У діалоговому вікні, що відкрилося, вибрати створений запит і потрібні поля (або таблицю і поля з неї).
4. Потім вибрати вид подання даних, рівні групування, порядок сортування, вид макета для звіту, стиль звіту, встановити ім'я звіту, Готово.
У звіті, побудованому за допомогою Майстра, можна вносити деякі зміни у режимі Конструктора (наприклад, у нашому прикладі додано обчислення вартості).
Малюнок 45 – Частина збудованого звіту
Рисунок 45 – Звіт, створений за допомогою Майстра, відкритий у режимі Конструктора
Режими конструктора форм та звітів дуже схожі. Вся область звіту розділена кількома горизонтальними лінійками на зони: Заголовок звіту, Верхній колонтитул, Область даних, Нижній колонтитул, Примітка звіту. Висоту зон можна міняти за допомогою миші. Усі елементи звіту представлені як конструктора як об'єктів. Після вибору об'єкта він оточується рамкою з чорними квадратиками, які служать зміни розмірів об'єкта. Користувач може переміщати об'єкти, задавати їх властивості та програмувати обробку подій, пов'язаних із об'єктом. Кожен об'єкт має контекстним менющо дозволяє виконувати зазначені дії. Крім того, об'єкти можна копіювати через буфер обміну. Для зручності позиціонування у полі звіту виведено сітку. Програма дозволяє автоматично вирівнювати об'єкти через сітку. Відповідні команди знаходяться у меню Формат.
Для створення у звіті нових об'єктів – елементів керування – у цьому режимі на екран виводиться Панель елементів.
Слід зазначити, що режим конструктора доступний будь-якого створеного звіту.
Майстер діаграм
Майстер діаграм, як будь-який майстер, керує процесом створення діаграми. Створена майстром діаграма може задовольнити користувача. Для внесення змін до отриманої діаграми потрібно перейти в режим конструктора, розкрити контекстне меню, пов'язане з діаграмою, і вибрати з нього команду Об'єкт Діаграма/Змінити. В результаті буде запущено програму Graph, за допомогою якої можна внести необхідні зміни до діаграми.
Майстер звітів
Розглянемо основні етапи процесу проектування звіту. Припустимо, що необхідно підготувати звіт, у якому буде підсумовано та згруповано дані про обсяги продажу різними клієнтам.
Для створення такого звіту достатньо інформації, що міститься в таблиці Торгівля. Однак для покращення якості звіту замість номерів записів, які застосовуються в даній таблиці, вкажемо відповідні прізвища клієнтів з таблиці Адреси.
Натиснути кнопку Створитина вкладці Звітивікна бази даних.
Запустити Майстер звітів.
У першому діалоговому вікні майстра скопіювати до списку Вибрані поляполе Прізвищез таблиці Адреси, а також поля Продавець та Обсяг операційз таблиці Торгівля.
Перейти до другого вікна майстра звітів.
У цьому вікні змінюється представлення даних у звіті шляхом вибору різних елементів у списку Вибрати тип представлення даних. За промовчанням дані звіту групуються за полем Прізвище (виділено елемент за адресою). Натиснути кнопку Далі,щоб підтвердити запропонований варіант та перейти до наступного вікна.
У цьому вікні Додати рівні групування? можна додати нові рівні угруповання даних у звіті. У вікні, що відкривається за допомогою кнопки Угрупованняа, визначаються рівні групування числових та текстових даних. Числові дані можуть групуватися десять, сто тощо. Для текстових полів надається можливість угруповання за першою літерою, першими трьома літерами і т.д. У нашому випадку додаткове угруповання не є обов'язковим, тому необхідно натиснути кнопку Далі.
У вікні майстра визначається спосіб сортування даних у звіті. Необхідно задати сортування даних у звіті з поля Продавець
У звіті слід створити поля для підсумкової інформації. Параметри підсумкової інформації встановлюються у діалоговому вікні Підсумки,відкривається однойменною кнопкою. У цьому вікні можна визначити обчислення у звіті суми кількох значень (Sum) та середнього арифметичного (Avg) , а також визначення мінімального (Min) та максимального (мах)значень.
Натиснути кнопку Підсумкиі у вікні активізувати перемикач Sumдля поля Обсяг операцій, щоб включити до звіту підсумкові дані про продаж.
У наступному вікні вибирається вид макета для звіту та орієнтація його сторінок під час друку. Для оформлення звітів, що створюються майстром, призначено шість стандартних стилів, перерахованих у полі Макет.У лівій частині вікна відображається зразок звіту, оформленого за допомогою вибраного стилю.
Можна поекспериментувати, задаючи різні варіанти форматування звіту, і вибрати той, що сподобався.
У наступному вікні вибору стилю звіту можна зупинитись на стилі оформлення Суворий.
В останньому вікні майстра ввести заголовок звіту Огляд операцій із клієнтамита натиснути кнопку Готово.
В режимі Переглядзвіт відображається у вигляді, який він матиме на папері після друку. Масштаб відображення звіту в цьому режимі змінюється під час клацання на документі.
Оскільки дані групуються по полю Прізвище,на сторінці звіту прізвища клієнтів будуть друкуватись лише один раз - як заголовки груп, за якими слідують списки окремих торгових операцій. Аналогічні результати можна отримати, створивши відповідні форми, проте звіт більш зручний для перегляду та аналізу.
Майстер звітів дозволяє створювати стандартні підсумкові звіти. Склавши такий звіт, можна відредагувати його та змінити оформлення на свій розсуд, використовуючи режим Конструктор. Створення нестандартних та складніших звітів краще починати з незаповненого шаблону.
Конструктор звітів – функціонал, який допоможе створити необхідний звіт, зручний саме для вас.
Не потрібно багато часу на налаштування будь-якого звіту, потрібно лише розписати відразу, звідки брати інформацію, і можна створювати різноманітні звіти.
Перейдіть у модуль Конструктор звітів (зазвичай він знаходиться у сфері Адмінка. Якщо його там немає, скористайтеся інструкцією, як додати модуль до потрібної сфери або групи модулів).
При переході в модуль звітів можна побачити список стандартних звітів, а також кнопки керування: додавання, перегляд, редагування, видалення звіту, кнопки імпорту та експорту звіту (на форумі ветменеджера можна обмінюватися своїми створеними звітами та завантажувати нові).
Як зробити звіт?
Додавання нового звіту.
Натиснути кнопку Додати (+)
Програма перейде до додавання нового звіту – складається з трьох вкладок:
Вкладка 1 - Головні налаштування
У цій вкладці налаштовуються основні дані, з яких складатиметься звіт. Також налаштовується їхнє угруповання, сортування та функції угруповання.
Крок 1. Ввести назву звіту
Крок 2. Виберіть модуль, в якому відображатиметься звіт.
Звіт можна зробити доступним у будь-якому модулі програми, за кнопкою "звіти".
Виберіть у списку модуль, в якому буде доступний перегляд. За замовчуванням стоїть варіант "Всі модулі".
Крок 3. Додати поля, які будуть у звіті.
У таблиці Усі поля перебувають усі дані, якими можна скласти звіт. Зараз для звіту доступні дані за такими модулями: Вакцинації, Запис на прийом (Календар), Каси, Клініки, Медкарти, Продзвони, Склад, Рахунки, Товари та Послуги, Управління клієнтами, Управління користувачами.
"Усі поля" складається з трьох колонок: Модуль - тут відображається, з якого модуля програми будуть взяті дані. Таблиця - тут відображається об'єкт або операція, за якою виводитимуться дані. Поле - значення в колонці “поле” означає конкретні дані, які відображатимуться у звіті. Над таблицею "Всі поля" знаходиться поле пошуку. При введенні в нього шуканого значення пошук здійснюватиметься одночасно по всіх трьох колонках таблиці.
Поля, якими хочете скласти звіт, потрібно перенести до сусідньої таблиці “Поля звіту”. Для цього виділіть необхідне поле та натисніть кнопку “>”, яка знаходиться між таблицями, або зробіть подвійний клік лівою кнопкою миші виділеним полем.
Крок 4. Налаштувати сортування, угруповання та назви полів
Після того, як перенесли необхідні поля до таблиці Поля звіту, можна настроїти сортування та групування полів.
Таблиця "Поля звіту" складається з колонок: Модуль, Таблиця, Поле - значення в цих полях аналогічні колонкам у "Всі поля", позначають ділянку програми, з якої будуть взяті дані. Сортування – у цій колонці можна встановити сортування даних поля. Для цього натисніть по порожній області у колонці, у полі, яке потрібно відсортувати, Угруповання - дані групуються Функція групування
Налаштування сортування Виберіть один із значень щодо “Зростання” (сортує А-Я) або “Зменшення” (сортує Я-А). Число біля значення означає пріоритет сортування. Наприклад, якщо для кількох полів виставити сортування за зростанням, спочатку буде відсортовано поле, у якого кількість зростання менше.
Налаштування угруповання Угруповання - після встановлення галочки в чекбоксі "угруповання" дані по цьому полю об'єднаються в один рядок.
Приклад: тут бачимо, що кожен товар групи “Шампуні” у звіті відображається окремим рядком. Угруповання не виставлено:
Після встановлення галочки угруповання у полі “Назва групи” товари, які належать до цієї групи, об'єдналися в один рядок. Угруповання виставлено:
Функція групування Значення в цій колонці групує дані поля в один рядок, складає їх відповідно до вибраної функції групування.
При одному натисканні на назву поля можна її змінити:
Крок 5. Додати фільтр звіту
Вкладка 2 - Фільтр
У цій вкладці можна прописати всі умови для фільтрації даних у звіті.
Перейти до вкладки Фільтр, натиснути кнопку Відредагувати фільтр.
Чекбокс «Динамічне» вказує, що цей критерій буде запитуватись у момент побудови звіту. Допустимо, ви складаєте звіт за одним лікарем, вводите всі необхідні критерії, а лікаря вказуєте як Динамічний критерій. Щоразу під час перегляду ви обиратимете лікаря, за яким хочете побачити звіт.
Вкладка 3 - Вкладення
Крок 6. Додати умову для вкладеності (не обов'язково)
Щоб додати вкладеність: 1. Натисніть кнопку «Додати» 2. Подвійний клік по комірці «Поле» та вибрати бажане поле для вкладеності. 3. Якщо поле з типом дата, необхідно вибрати значення для групування даних.
Крок 7. Перегляд даних звіту
Після того, як всі кроки пройдені та звіт створено, можна натиснути кнопку перегляду та побачити дані звіту у вигляді таблиці. Їх можна роздрукувати або вивантажити до документа Excel
Настроювання доступу до звіту
Вкладка 4 – Доступ.
Переглядати та редагувати звіт можуть ті користувачі, які вказані в Налаштуваннях - Налаштування доступу в модулі Конструктор звітів. Але є ще додаткова індивідуальне налаштуваннядля перегляду кожного звіту. Вона міститься у редагуванні звіту у вкладці Доступ.
Якщо потрібно вказати певне коло осіб, які можуть переглядати та/або редагувати цей звіт, натисніть галочку "Приватний звіт" та виділіть співробітників зі списку користувачів.
Як додати фільтр до конструктора звітів? Правила додавання фільтра до конструктора звітів.
Щоб додати фільтр у звіті конструктора звітів, зайдіть у створення звіту і перейдіть у вкладку Фільтр, натисніть кнопку Відредагувати фільтр.
У вікні додати умову для фільтра:
Ні рис. пункт 1 - Додавання критерію. Після натискання на кнопку "+" ви зможете заповнити дані для нового критерію.
Пункт 2. Між кількома критеріями можна вибрати одну з логічних операцій І/АБО. При виборі операції І між критеріями дані до вашого звіту потраплятимуть при обов'язковому дотриманні двох критеріїв. Наприклад, можна вибрати всіх клієнтів з міста Краснодар та баланс яких менше ніж 0. Вибираючи операцію АБО між критеріями, ви вибираєте дані, які відповідають будь-якому з критеріїв.
3. Вибір оператора. Оператор дозволяє найбільш точно відобразити критерій, для числових полів і полів з датами є можливість вказувати арифметичні операції більше або менше, для деяких полів є можливість задавати параметри через кому, вказуючи кілька значень, якими можна відфільтрувати.
4. Залежно від оператора, необхідно ввести бажане значення для фільтрації звіту.
5. Галочка «Динамічне» вказує, що цей критерій буде запитуватись у момент побудови звіту. Допустимо, ви складаєте звіт за одним лікарем, вводите всі необхідні критерії, а лікаря вказуєте як Динамічний критерій. Щоразу під час перегляду ви обиратимете лікаря, за яким хочете побачити звіт.
6. Паттерн – мабуть, найскладніше для розуміння місце. Паттерн задає, у порядку програма розглядатиме логічні оператори між критеріями. На цій картинці Паттерн має такий вигляд ((1 і 2) або 3). Це означає, що програма знайде всі товари, у яких Категорія не порожньо. клієнтів, у яких місто не Краснодар, і є виконання будь-якого критерію 2 або 3.
Як настроїти вкладеність у конструкторі звітів?
Щоб настроїти вкладеність у створеному звіті конструктора звітів, зайдіть у створення звіту та перейдіть у вкладку Вкладеності.
Вкладення в Конструкторі звітів служать для наочного відображення згрупованих даних.
Налаштування вкладеності пов'язані з налаштуваннями полів із вкладки «Головні налаштування». Налаштовувати вкладеності можна за полями, за якими стоїть угруповання.
Якщо вкладеність створюється по полю з типом дата, доступне угруповання даних за днями, тижнями, місяцями, роками. В інших випадках угруповання проводиться за унікальним значенням.
Для додавання вкладеності: 1. Натисніть кнопку «Додати» 2. Двічі клацніть по комірці «Поле» та оберіть бажане поле для вкладеності. 3. Якщо поле з типом дата, необхідно вибрати значення для групування даних.
Приклад вкладеності вибраних полів звіту:
Потім переходимо у вкладку вкладеності та додаємо вкладеність за датою, значення - День:
Якщо додати ще одну вкладеність по ПІБ клієнта, отримаємо такий результат:
Як імпортувати/експортувати звіт?
Звіти мають функцію імпорту/експорту, що дозволяє обмінюватись звітами з іншими програмами. Щоб вивантажити будь-який зі звітів, увійдіть у свою програму, перейдіть в модуль Конструктор звітів (за замовчуванням він знаходиться у сфері Адмінка), виділіть потрібний звіт та натисніть кнопку Експорт.
Щоб завантажити звіт до програми, натисніть кнопку "Імпорт".
У вікні, натисніть кнопку "Виберіть файл", виберіть на комп'ютері файл звіту (формат.vmrc) і натисніть кнопку "Завантажити"
Після завершення завантаження відкриється звіт, що завантажується. Натисніть кнопку Зберегти. Звіт з'явиться у списку.
Історія переглянутих звітів
Останні переглянуті звіти записуються у вкладці "Історія", які можна переглянути.
Для перегляду виберіть потрібний звіт і натисніть перегляд.
Вибір звітів за категоріями
1. Перейдіть на вкладку "Категорії"
2. Натисніть "Додати"
1. Перейдіть до редагування "Звіту"
