Робоче вікно ms excel та його налаштування. Основні елементи вікна MS Excel. Різні книги на одному екрані
Інтерфейс програми MS Excel 2010
Вікно програми MS Excel може містити кілька вікон робочих книжок - документів MS Excel, тому можна працювати з кількома робочими книжками.
Кожна робоча книга складається з кількох робочих аркушів, кожен із яких може містити самостійну інформацію.
Інтерфейс MS Excel 2010 є подальшим розвитком інтерфейсу користувача, який вперше був використаний у випуску системи Microsoft Office 2007.
Основні елементи головного вікна MS Excel 2010
1. Заголовок вікнарозташований у верхній частині екрана і відображає значок MS Excel, назва відкритої в даний момент Робочої книги. При відкритті нової робочої книги
їй надається тимчасове ім'я Книга N.У верхньому правому кутку рядка назви розміщені кнопки. З повернути, Розгорнути, Згорнути вікнов. З акрити..
2. Стрічка- новий інтерфейс користувача, що прийшов на зміну панелям інструментів. Вона являє собою смугу у верхній частині екрана, на якій розміщуються всі основні набори команд, що згруповані за тематиками в групах на окремих вкладках.
3. Панель швидкого доступу.
Надає швидкий доступ до команд, що найчастіше виконуються. Спочатку, Панель швидкого доступу знаходиться над Стрічкою, і там розташовано лише кілька команд – збереження, скасування та повторення дії.
4. Поле іменірозташоване в лівій частині рядка формул і відображає ім'я активного осередку.
5. Рядок формулвідображає дійсний вміст активного осередку.
6. Смуги прокручування (вертикальна та горизонтальна)призначені для перегляду вмісту робочої книги по горизонталі та вертикалі за допомогою миші.
7. Ярлички робочих листівмістять імена робочих листів та використовуються для вибору потрібного листаробочої книги.
8. Рядок станує горизонтальною смугою в нижній частині вікна робочої книги. У рядку стану відображаються дані про поточний стан вікна та інші відомості, що залежать від контексту.
9. Повзунокмасштабу дозволяє швидко масштабувати текст, що міститься у вікні документа.
10. Кнопкишвидкого перемикання уявлень.
11. Активнаосередок вказує місце на робочому аркуші, куди буде зроблено вставку
Інтерфейс користувача «Лента»
Головний елемент інтерфейсу користувача Microsoft Excel 2010 є Стрічкою, яка йде вздовж верхньої частини вікна кожної програми, замість традиційних меню і панелей інструментів.
За допомогою Стрічки можна швидко знаходити необхідні команди (елементи управління: кнопки, списки, що розкриваються, лічильники, прапорці тощо). Команди впорядковані до логічних груп, зібраних на вкладках.
Командні вкладки
Стрічка розроблена для полегшення доступу до команд та складається з командних вкладок. Команднівкладки організовані згідно з послідовністю завдань, які, як правило, виконуються при роботі над різними етапами створення документа. Вкладки орієнтовані виконання конкретної завдання, групи кожної вкладці розбивають завдання її складові, наприклад, група Шрифт– використовується для форматування елементів тексту, група Вирівнювання- для вирівнювання даних усередині осередку і т.д. Кнопки команд у кожній групі служать швидкого виконання команд.
У деяких групах, праворуч від назви груп, розташовуються маленькі значки. Клавіші виклику діалогових вікон.При натисканні такої кнопки відкривається відповідне діалогове вікно або область завдань, що містить додаткові параметри, пов'язані з групою.
Ви можете вибрати вкладку, клацнувши по ній лівою кнопкою миші. Для вибраної вкладки з'являться групи з кнопками команд.
У Microsoft Excel 2010 командними вкладками є:
Вкладка Головнамістить команди, пов'язані з буфером обміну, вибором шрифтів, вирівнюванням даних, оформленням числових значень, стилями та правкою.
Вкладка Вставкамістить інструменти для додавання таблиць, діаграм, ілюстрацій, посилань, колонтитулів, текстових об'єктів та символів.
Вкладка Розмітка сторінкимістить команди для роботи з темами, фоновими зображеннями, параметрами сторінок тощо.
Вкладка Формулипризначена для роботи з формулами, функціями, які зручно розміщені за категоріями для обробки іменованих осередків, перевірки формул і параметрів обчислення
Вкладка Даніпризначена до роботи з базами даних. Містить команди для отримання зовнішніх даних, управління зовнішніми з'єднаннями, сортування та фільтрації даних, усунення дублікатів, перевірки та консолідації даних, а також групування та розгрупування осередків.
Вкладка Рецензування містить команди, необхідні для рецензування, коментування, поширення та захисту аркуша.
Вкладка Видмає команди для вибору різних уявлень робочої книги, приховування та відображення елементів робочого листа (сітки, лінійки, рядки формул тощо), збільшення або зменшення зображення, а також роботи з вікном робочого листа.
Вкладка Розробник містить засоби створення макросів і форм, а також функції для роботи з XML. За промовчанням ця вкладка не відображається на Стрічці.
Контекстні вкладидки
Крім стандартного набору вкладок, які відображаються на «Стрічці» під час запуску Office Excel 2010 є вкладки, звані контекстними, які з'являються в інтерфейсі в залежності від виконуваного завдання.
Контекстні вкладки дозволяють працювати з елементом, який зараз виділено в документі, наприклад, з таблицею, зображенням або графічним об'єктом. Якщо клацнути такий елемент, що відноситься до нього, набір контекстних вкладок, виділений кольором, з'явиться поряд зі стандартними вкладками. Ім'я контекстного інструмента, що відображається, відображається над інтерфейсом користувачата виділено для спрощення його сприйняття.
Наприклад, при додаванні на робочий лист діаграми, на стрічці з'являється панель Інструменти діаграмиз трьома вкладками:
Конструктор- Для зміни типу, стилю, параметрів, розміщення діаграми; Макет– для додавання до діаграми написів, графічних об'єктів, ліній, фонового кольору, лінії тренду;
Формат– для форматування елементів діаграми
Вкладка Файл,кнопки «Office» (Office 2007), що прийшла на зміну, відкриває уявлення Microsoft Office Backstage, що містить команди для роботи з файлами (Зберегти охоронити як, Відкрити, Закрити, Останні. Створити, для роботи з поточним документом (Довідки, Друк (Зберегти та надіслати), а також для налаштування Excel (Довідка, Параметри).
Команда Відомостівідкриває розділ вкладки для встановлення захисту Робочої книги, перевірки сумісності Робочої книги з попередніми версіями Excel, роботи версіями файлів, а також перегляду та зміни властивостей Робочої книги.
Команда Останні відкриває розділ вкладки зі списком останніх файлів, з якими працювали в Excel, у тому числі закритих без збереження. Також відображається список папок.
Команда Створитивідкриває розділ вкладки із шаблонами для створення нових Робочих книг.
Команда печаткавідкриває розділ вкладки для налаштування та організації друку, а також для попереднього перегляду друкованого документа.
Команда Довідка відкриває розділ вкладки для перегляду відомостей про встановлену версії Microsoft Office, перевірки наявності оновлень, настроювання параметрів Excel.
Команда Параметри відображає діалогове вікно Параметри Excelдля налаштування параметрів Excel.
Команда Закрити закриває поточну Робочу книгу.
Команда Вихідзавершує роботу із додатком.
Завдання. Розгляньте та вивчіть усі вкладки.
Рис. 13.2. Головне вікно Microsoft Excel 2003:
1 – рядок стану; 2 – кнопки прокручування ярликів; 3 – ярлик листа;
4 – заголовок рядка; 5 – заголовок стовпця; 6 – покажчик комірки; 7 – рядок формул; 8 – кнопка виклику системного меню; 9 – рядок заголовка;
10 – рядок меню; 11 – панелі інструментів; 12 – кнопка «Згорнути» (до піктограми); 13 – кнопка «Розгорнути»; 14 – кнопка «Закрити»;
15 - смуга вертикального прокручування лінійки; 16 – смуга горизонтального прокручування лінійки
Після запуску E xcel на екрані відображається Головне вікно програми (рис. 13.2, 13.3) чистою робочою книгою. Основним елементом є вікно програми. Кожна прикладна програмав Windows виконується в окремому вікні, розмір якого можна змінити. Після завершення роботи з програмою вікно програми буде закрито.
РЯДОК ЗАГОЛОВКА
Верхній рядок вікна, що містить ім'я програми Microsoft Excel, називається рядком заголовка (кнопка 9) (Рис. 12.2). По обидва боки вона обмежена кнопками. Зліва в рядку заголовка знаходиться кнопка 8 для виклику системного меню, де зображено знак «Microsoft Excel». У системному меню містяться команди, які призначені для виконання операцій над вікнами. Відкрити меню можна за допомогою клацання мишею на кнопці.
У правій частині рядка заголовка є кнопки, за допомогою яких можна швидко активізувати деякі команди системного меню. Для виконання операцій над вікнами можуть використовуватися три різні значки – кнопки 12, 13, 14 . Кнопка 12 відповідає команді меню Minimize (Згорнути) і служить для згортання вікна програми до розміру значка (піктограми) на панелі завдань. Після натискання кнопки 13 , вікно програми займатиме весь екран(повноекранне уявлення), що відповідає активізації команди системного меню Maximize (Розгорнути).
Кнопка 14 відповідає команді «Close» (Закрити) та служить для виходу з програми E xcel .
РЯДОК МЕНЮ
Під рядком заголовка знаходиться рядок меню (кнопка 10) , в якій містяться всі команди програми E xcel . За допомогою клацання мишею можна відкрити вибране спадне меню, і на екрані будуть представлені команди, що містяться в ньому. Відкриття меню за допомогою клавіатури здійснюється за допомогою комбінацій клавіш. Кожне ім'я меню та кожна команда меню містять літеру. У поєднанні з клавішею Alt ця літера служить для відкриття меню або для виклику команди. Для відкриття меню « Файл » натисніть клавішу «Alt», а потім – клавішу з літерою «F».
За допомогою дворазового натискання клавіші Esc можна повністю закрити меню. При одноразовому натисканні клавіші Esc меню буде закрито, однак ім'я меню залишиться виділеним (воно буде представлено на іншому, більш темному тлі), і при цьому не можна буде виконувати операції в робочій області.
Для закриття меню за допомогою миші без вибору команд слід натиснути ліву кнопку миші в області робочого аркуша поза меню. Для переходу з відкритого менюв інше меню достатньо натиснути на ім'я потрібного меню. При цьому попереднє меню буде закрито, тому що не можна відкрити одночасно більше одного меню. Кнопка системного меню не містить літер. Для відкриття системного меню вікна E xcel за допомогою клавіатури слід послідовно натиснути клавішу Alt та клавішу пробілу. Відкрити системне менювікна робочої книги можна за допомогою клавіш "Alt" і "-".
Для вибору команди потрібно спочатку відкрити відповідне меню. Після відкриття меню перша команда буде виділена темнішим фоном. Для активізації команди слід натиснути ліву кнопку миші на її імені. Щоб активувати команду за допомогою клавіатури, потрібно натиснути клавішу з підкресленою літерою. В результаті вибору деяких команд відкриваються додаткові підменю або діалогові вікна, у яких задаються параметри виконання команди. Імена таких команд позначені трикутником (підменю) або трикрапкою (діалогове вікно).
Біля імен деяких команд меню наведено функціональні клавіші або клавіатурні комбінації, за допомогою яких можна активізувати виконання цієї команди.
ПАНЕЛІ ІНСТРУМЕНТІВ
Під рядком меню розташовано два рядки панелей інструментів (кнопка 11) (піктографічні меню) (рис. 13.2), в E xcel 2007 панель інструментів сформована у вигляді груп. Команди розташовані по групах команд. E xcel надає користувачеві можливість створювати власні панелі інструментів або модифікувати існуючі.
Кожна панель інструментів містить певну кількість кнопок (піктограм), які призначені для активізації виконання певних команд меню та функцій програми.
РЯДОК ФОРМУЛ
Однакова для всіх версій E
xcel
. Під рядками панелей інструментів розташовується рядок формул (кнопка 7)
(Рис.
13.2) яка призначена для обробки вмісту комірки. Вона поділена на три частини (рис. 13.3).
Рис.13.3 Три кнопки рядка формул
Права частина служить для відображення вмісту поточного осередку, який можна редагувати за допомогою кнопок, розташованих у центрі рядка. Редагування можна проводити і безпосередньо в самій комірці, але для обробки текстів, що мають велику довжину, набагато зручніше скористатися рядком формул, оскільки довгий текствідображається у ній повністю.
Для переходу в режим редагування вмісту поточної комірки в рядку формул слід натиснути клавішу F2 або виконати клацання мишею в правій частині рядка формул.
Якщо виконати подвійне клацанняна комірці, то вона стане поточною, і відбудеться перехід у режим редагування в рядку формул.
Кнопка із зображенням хрестикаслужить скасування останньої дії. Кнопка із зображенням галочкислужить для підтвердження введення даних або зміни вмісту комірки та відповідає клавіші «Enter». Третя кнопка f x активізує Майстер функційдля роботи із функціями.
У лівій частині рядка формул (поле імені) вказано адреса активного осередкучи виділеної області. Якщо для деяких областей задані імена, вони представлені в полі списку під полем імені та можуть використовуватися для швидкого переходу до бажаної області.
РЯДОК СТАНУ
У нижній частині вікна програми знаходиться рядок стану ( кнопка 1 ) (рис. 13.2). У лівій частині рядка відображаються різні текстові повідомлення. При відкритті вже існуючої робочої книги у рядку стану у графічному вигляді відображається процес її завантаження, і завжди видно, яка частина файлу вже завантажена. Рядок стану інформує користувача також про те, чи можна вводити дані в робочому аркуші або вибирати команду. І тут у ній з'являється слово «Готов».
У правій частині рядка стану в маленьких полях вказано статус деяких функцій клавіатури або режим введення.
ВІКНО РОБОЧОЇ КНИГИ
У вікні робочої книги знаходиться робоча книга , Що містить за замовчуванням три аркуші. Користувач може вставити до робочої книги додаткові листи ( максимальна кількістьаркушів у робочій книзі – 256). Щоб вставити новий аркуш, для цього потрібно встановити курсор миші на аркуш, який вже є, натиснути праву кнопку миші, і в контекстному менювибрати команду « Додати…». У меню вибрати «Лист», після натиснути кнопку «ОК» (рис. 13.4)
Рис. 13.4 Вставка аркуша, група «Комірки» меню «Головна» Excel 2007
Листи робочої книжки можна перейменувати, дати своє ім'я. Для цього потрібно скористатися натисканням правої кнопки на ім'я аркуша. Вибрати команду « Перейменувати».
Робоча книга, що відкривається під час завантаження програми, має тимчасове ім'я «Книга 1». Якщо створюється нова робоча книга, їй надається ім'я «Книга 2».
Перехід між різними аркушами робочої книги виконується за допомогою ярликів аркушів ( кнопка 3 ) (рис. 13.5). Після клацання лівої кнопки миші на ярличку потрібного аркуша цей аркуш буде представлений на передньому плані у вікні робочої книги.
Рис. 13.5 Перейменування аркуш, група «Комірки» меню «Головна» Excel 2007
Для видалення аркуша з робочої книги слід вибрати команду « вилучити» з контекстного меню ярлика аркуша. У діалоговому вікні, що відкрилося, буде видано попередження про те, що в разі видалення аркуша міститься в ньому інформація буде знищена. Таким чином, користувач отримає останню можливістьвідзначити виконання цієї операції.
Рис. 13.6 Видалення аркуша, група «Комірки» меню «Головна» Excel 2007
Якщо виникла потреба перемістити лист на нову позицію, слід позиціонувати курсор миші на ярличку аркуша і перетягнути останній при лівій натиснутій кнопці миші в потрібне місце. При переміщенні робочого аркуша над рядком, що містить ярлички аркушів, з'являється покажчик позицію, куди можна вставити аркуш. Після відпустки лівої кнопки миші лист буде вставлений у місце. Лист буде скопійовано, якщо під час переміщення клавіша «Ctrl» тримати натиснутою.
Для виконання цієї операції за допомогою меню потрібно вибрати команду « Перемістити/Скопіювати лист» з меню « Виправлення » або та ж команда з контекстного меню та вказати в діалоговому вікні в полі списку «Перед листом» ім'я листа, перед яким буде вставлено активний лист (13.7). При увімкненій опції «Створювати копію» активний аркуш буде скопійовано на нову позицію.
Рис. 13.7 Команда «Перемістити/Скопіювати аркуш», група «Отвори» меню «Головна» Excel 2007
Лекція №1.1
Тема"Основи роботи в Excel."Загальні поняття
Електронна таблиця – сукупність рядків та стовпців.
Стовпці позначені літерами латинського алфавіту, а рядки - Цифрами. Перетин рядка та стовпця називається кліткою або осередком .
Кожна клітка має свій адреса , що складається з літери стовпця та цифри рядка (А5, В7, К4…).
У Excel файли звуться робочих книг. Робочі книги складаються з кількох робочих аркушів, які можуть містити електронну таблицю, діаграми, тексти та інше. Один із аркушів – активний (або робочий, з білим ярликом) відображається у вікні робочої книги. При відкритті вже існуючої робочої книги у рядку стан відображається процес завантаження. Рядок стану інформує користувача також про те, чи можна вводити дані до електронної таблиці або вибирати команду. В цьому випадку в ньому відображається слово Готово.
Вікно робочої книги містить книгу, яка складається за замовчуванням із 16 аркушів (максимальна кількість аркушів у книзі 255). Книга, що відкривається під час завантаження програми, має тимчасове ім'я "Книга 1".
Імена аркушів відображаються на ярликах у нижній частині вікна книги. Для переходу з одного аркуша на інший слід зазначити відповідний ярличок. Назва активного листа виділено жирним шрифтом.
Запуск здійснюється за командою Пуск/Програми/Microsoft Office/Microsoft Excelаналогічно іншим програмним засобам, що входить до складу Microsoft Office. Після запуску на екран монітора буде виведено головне вікно програми, яке представлене малюнку 1. Структура екрана під час роботи з Excel багато в чому схожа на структуру екрана інших програм Windows.
Завдання 1. Елементи вікна Excel.
Запустіть Excel. На екрані з'явиться вікно Excelз порожньою робочою книгою, що відкрилася, під назвою Книга 1. Книга Excel розбита на кілька аркушів (таблиць). Листи можна видаляти чи додавати нові. Як і будь-яка таблиця, лист Excelскладається з рядків і стовпців, перетину яких утворюють осередки.
Вікно Excel містить багато типових елементів вікон Windows. Уважно розгляньте вікно Excel і виділіть елементи інтерфейсу:
Рядок заголовка,
Рядок меню
Панелі інструментів– за замовчуванням вікно містить дві панелі: стандартну та форматування. Щоб відобразити інші панелі інструментів або приховати не використовувані в роботі, скористайтеся командою Вид/Панелі інструментів.
Рядок формул
Заголовокстовпців – літери латинського алфавіту, які у верхньому рядку аркуша і визначають стовпці робочої таблиці. Колонки нумеруються у такому порядку: A – Z, AA – AZ, BA – BZ тощо.
Заголовок рядка- Числа, розташовані по лівому краю аркуша і визначальні рядки робочої таблиці.
Вікно робочої книги
Ярлики листів робочої таблиці– для переходу від одного аркуша до іншого у межах робочої книги.
Рядок стану
Переміщення по таблиці
Для переходу на потрібний аркуш клацніть на ярлику потрібного аркуша робочої таблиці.
Переміщення по аркушу робочої таблиці можна здійснювати за допомогою клавіш керування курсором:
Клавіші
Переміщення
, , ,
На один осередок у напрямку, вказаному стрілкою
Ctrl + ,
Ctrl + ,
Ctrl + ,
Ctrl+
У зазначеному напрямку до найближчого заповненого осередку, якщо поточний осередоквиявилася порожньою.Якщо поточна комірка містить дані, така комбінація клавіш перемістить вас в останню заповнену комірку в зазначеному напрямку.
PgUp, PgDn
Вище або нижче на один екран
Home
У крайній лівий осередок рядка (стовпець А)
Ctrl + Home
У лівий верхній кут робочої сторінка(осередок А1)
Ctrl+End
У правій нижній кут робочої області, що містить дані.
Для швидкого переходу до певної комірки введіть адресу цієї комірки в полі Ім'я, розташованому біля лівого краю рядка формул, та натисніть Enter:
Завдання 2.
Запустіть Excel.
Відкрийте існуючу робочу книгу MAPSTATS_ЛР1.XLS, виконавши команду Файл/Відкрити.
Ця робоча книга складається з чотирьох аркушів: Зміст, Джерела, Країни світу, Європа.
Перейдіть на лист Джерела, а потім на лист Країни світу.
Перейдіть до комірки робочої таблиці L37, скориставшись правилом переходу за заданою адресою.
Поверніться до комірки А1, використовуючи для цього комбінацію клавіш клавіатури.
Закріплення заголовків стовпців та рядків
Для зручності перегляду даних при переміщенні великим листом робочої таблиці можна закріпити рядки і стовпці із заголовками (щоб вони не переміщалися). Для цього:
Клацніть на осередку, що знаходиться в стовпці праворуч від стовпця, який ви хочете зафіксувати, та/або у рядку, що знаходиться під рядком, який потрібно зафіксувати. Виконайте команду Вікно/ Закріпити області.
Щоб зняти закріплення рядків або стовпців, виберіть команду Вікно/Зняти закріплення областей.
Завдання 3.
Перейдіть на лист Країни світу і закріпіть стовпець, що містить країни. Перевірте правильність виконання, переміщуючи курсор праворуч. При цьому назви країн мають залишатися на екрані.
Скасуйте закріплення.
Закріпіть рядок, який містить заголовки. Перевірте правильність виконання.
Скасуйте закріплення.
Закріпіть одночасно стовпець із назвами країн та рядок заголовків. Перевірте правильність виконання.
Скасуйте закріплення.
Розділення вікна робочої області.
Іноді при використанні великих робочих таблиць потрібен одночасний перегляд двох частин таблиці для порівняння, копіювання та переміщення даних. Для цього необхідно таблицю розділити:
Клацніть на вертикальній або горизонтальній вішці розбиття (невеликий прямокутник у верхньому краю вертикальної смуги прокручування або правого краю горизонтальної смуги прокручування) та утримуйте її.
Перетягніть вішку розбиття у вікно робочої таблиці. У потрібному місці вікна відпустіть вішку розбиття.
Щоб зняти розділення, двічі клацніть на смузі розділу або перетягніть її за межі вікна документа.
Завдання 4.
Виконайте горизонтальний поділ робочої області.
Зніміть розділення.
Виконайте вертикальний поділ.
Зніміть розділення.
Приховування та відображення аркушів, стовпців та рядків
Іноді виникає необхідність приховати робочі книги, аркуші робочих таблиць, окремі стовпці та рядки.
Щоб приховати аркуш робочої таблиці, виберіть його, клацнувши на відповідному ярлику та виконайте команду Формат/аркуш/сховати.
Щоб приховати стовпець (рядок) у робочій таблиці, виділіть його, клацнувши на заголовку стовпця (рядки). Потім клацніть правою кнопкою миші на виділеному стовпці (рядку) та виберіть з контекстного меню Сховати.
Для відновлення прихованих об'єктів потрібно спочатку виділити приховану область, тобто. кілька рядків, стовпців або листів робочих таблиць, що примикають до прихованим об'єктам. Потім виконати команду контекстного меню Відобразити.
Завдання 5.
Приховати лист Джерела.
Відновіть відображення прихованого аркуша.
Приховайте рядок 3 (заголовки таблиці) на аркуші Країни світу.
Відновіть прихований рядок.
Приховати стовпець (населення) на аркуші країни світу.
Відновіть прихований стовпець.
Запитання
Які елементи інтерфейсу Excel є у Word?
Які елементи інтерфейсу є специфічними для Excel.?
Як перейти в комірку із заданою адресою D75?
Як швидко перейти в крайній лівий осередок рядка?
Як швидко перейти в верхній лівий кут робочого листа?
Що таке аркуш робочої таблиці?
Як перейти на інший аркуш?
Яка найменша кількість аркушів може мати робоча таблиця?
Для чого використовується закріплення рядків та стовпців? Як виконати закріплення рядків?
Чи можна закріпити одночасно рядки та стовпці?
Як скасувати закріплення?
Навіщо використовується поділ таблиці?
Як поділити горизонтально таблицю робочої області?
Чи можна поділити таблицю вертикально?
Як можна приховати робочий лист?
Якщо ви приховали раніше два рядки, як відновити відображення цих рядків?
Для Екселя кожен файл (документ) прийнято називати робочою книгою, в ній розташовані робочі листи. Активний аркуш робочої книги – це робоче вікно Excel. У будь-який момент часу може бути активним лише одне робоче вікно, навіть якщо у вас відкрито кілька книг. Саме в ньому ви можете здійснювати операції. Дуже важливо вміти налаштовувати вікна, т.к. правильно організований робочий простір – застава комфортної роботиіз програмою.
Три стани робочого вікна Ексель
У правому верхньому куті вікна (у рядку заголовка) розташовано 5 кнопок, 3 з яких призначені для роботи з вікнами:
- Довідка Excel
- Параметри відображення стрічки
- Згорнути вікно
- Відновити вікно / Розгорнути вікно
- Закрити вікно
Робоче вікно книги може бути в одному з трьох станів:
Налаштування розмірів робочих вікон
Якщо ви використовуєте кілька книг, може знадобитися відобразити кілька робочих вікон на екрані. Для цього використовуємо такі прийоми:
Перемикання між вікнами Excel
Як я вже говорив раніше, активним для роботи може бути лише одне вікно з усіх, що відображаються на екрані. Щоб перемикати активні вікна, я знаю 4 способи:
- Клікнути мишею. Це найпростіший метод, якщо на екрані видно хоча б частину вікна - сміливо натисніть на неї. Вікно буде активовано та відображено поверх інших
- Вибрати на панелі завдань Windows – один із найпопулярніших способів. Просто натисніть на ярлику потрібної робочої книги
- Використати гарячі клавіші. Для циклічного перемикання між робочими вікнами натискайте на клавіатурі Ctrl+Tab (прямий напрямок) та Shift+Ctrl+Tab (зворотний напрямок). Аналог цієї комбінації – Ctrl+F6 та Shift+Ctrl+F6.
- За допомогою стрічкової команди. Виконайте команду: Вид – Вікно – Перейти до іншого вікна. Відкриється список доступних вікон, вибирайте та переходіть
Декілька вікон на одному екрані
Іноді потрібно відкрити кілька вікон на екрані, щоб забезпечити спільну роботу з ними. Особливо це актуально, коли роздільна здатність екрана комп'ютера досить велика. За роботу з кількома вікнами відповідає блок команд Головна - Вид - Вікно.
Один документ у кількох вікнах
Щоб відкрити в новому вікні ще один екземпляр вже відкритого вікна- Клікніть Головна - Вид - Вікно - Нове вікно. Тепер натисніть Упорядкувати все, щоб вибрати розташування вікон Excel на екрані. Виберіть один із варіантів розташування на екрані:
- Поруч
- Зверху вниз
- Зліва направо
- Каскадом
Так, Ви можете автоматично, без ручного налаштуваннярозташувати обидва вікна Ексель на одному екрані.
Поділ вікна на дві області
Ще один спосіб полягає у розділенні поточного вікна замість створення нового. Можна розділити на 2 або 4 ділянки.
Щоб розділити вікно на 4 ділянки- Виконайте таку послідовність дії:
Щоб розділити вікно на 2 ділянки - виділіть не комірку, а цілий рядок (під лінією поділу) або стовпець (праворуч від лінії поділу). Натисніть Розділити знову.
Кожна область має свої смуги прокручування, керувати ними можна окремо. Але Ви все ж таки працюєте в тому самому документі, тому будь-які внесені зміни відобразяться в кожній з областей.
Різні книги на одному екрані
Ми обговорили, як на одному екрані показати кілька зразків однієї робочої книги. Аналогічно можна вчинити і з різними документами. Відкрийте все файли Excel, які потрібно помістити на екран. Знову натисніть Упорядкувати все, щоб вказати, яким способом скомпонувати вікна.
Синхронне прокручування вікон
Як Ви вже зрозуміли, при відображенні декількох вікон на екрані їх прокручування здійснюється окремо для кожного вікна. А що, якщо Ви переглядаєте на відповідність деякі списки, і Вам не можна використовувати для цього? Було б зручно, щоб прокручувалися усі вікна одночасно.
Це легко реалізується. Натисніть на стрічці Вид - Вікно - Синхронне прокручування. Ось так просто більше нічого робити не потрібно!
Закриття вікна
Якщо ви закінчили у робочій книзі – закрийте її, щоб звільнити віртуальну пам'ятькомп'ютера. Для цього існує, як мінімум, 4 способи:
- Натисніть кнопку Закрити (х) в адресному рядку книги
- Виконайте команду Файл – Закрити
- Використовуйте комбінацію клавіш Ctrl+W
- Використовуйте комбінацію клавіш Alt+F4. Ця команда закінчує роботу Excel, будуть зачинені всі вікна
Якщо ви не зберегли документ перед закриттям, програма запитає, чи потрібно виконати збереження. Виберіть Зберегти, щоб зберегти всі зміни та закрити файл; Не зберігати – щоб закрити книгу без збереження; Скасувати — залишити книгу відкритою, не зберігати зміни.
Багато хто недооцінює можливості, які дає правильна роботаз вікнами Microsoft Excel. Потренуйтеся у застосуванні всіх викладених правил і зрозумійте, що вони можуть принести значну користь, якщо інформація знаходиться в кількох файлах і кожен із них повинен бути завжди під рукою. Якщо ж дані розташовані на різних аркушах однієї робочої книги – вам буде корисний мій, рекомендую додати його до закладок браузера.
Якщо щось із цього матеріалу ви не зрозуміли – пишіть коментарі, я обов'язково відповім. Завжди ваш, Олександре Томме.
Основними елементами робочого вікна є:
Рядок заголовка (у ньому вказується ім'я програми) з кнопками управління вікном програми та вікном документа (Згорнути, Згорнути у вікно або Розгорнути на весь екран, Закрити);
Рядок основного меню (кожен пункт меню є набором команд, об'єднаних загальною функціональною спрямованістю) плюс вікно для пошуку довідкової інформації.
Панелі інструментів (Стандартна, Форматування та ін.).
Рядок формул, що містить в якості елементів поле Ім'я та кнопку Вставка функції (fx), призначена для введення та редагування значень або формул у комірках. У полі Ім'я відображається адреса поточної комірки.
Робоча область (активний робочий лист).
Смуги прокручування (вертикальна та горизонтальна).
Набір ярликів для переміщення між робочими листами.
Рядок стану.
1.3 Структура електронних таблиць
Файл, створений засобами MS Excel, називається робочою книгою. Робочих книг можна створити стільки, скільки дозволить наявність вільної пам'яті на відповідному пристрої пам'яті. Відкрити робочих книг можна стільки, скільки їх створено. Проте активною робочою книжкою може лише одна поточна (відкрита) книга.
Робоча книгає набір робочих листів, кожен із яких має табличну структуру. У вікні документа відображається лише поточний (активний) робочий аркуш, з яким і ведеться робота. Кожен робочий лист має назву, що відображається на ярлику листа в нижній частині вікна. За допомогою ярликів можна перемикатися до інших робочих аркушів, що входять до тієї ж робочої книги. Щоб перейменувати робочий аркуш, треба двічі клацнути мишкою на його ярличку і замінити старе ім'я на нове або шляхом виконання наступних команд: меню Формат, рядок Аркуш у списку меню, Перейменувати. А можна і, встановивши покажчик мишки на ярлик активного робочого аркуша, клацнути правою кнопкою миші, після чого в контекстному меню клацнути по рядку Перейменувати і виконати перейменування. До робочої книги можна додавати (вставляти) нові аркуші або видаляти непотрібні. Вставку аркуша можна здійснити шляхом виконання команди меню Вставка, рядок Аркуш у списку пунктів меню. Вставка аркуша відбудеться перед активним аркушем. Виконання вищевикладених дій можна здійснити і за допомогою контекстного меню, яке активізується натисканням правої кнопки мишки, вказівник якої має бути встановлений на ярлику відповідного аркуша. Щоб поміняти місцями робочі листи потрібно вказівник мишки встановити на ярличок листа, що переміщається, натиснути ліву кнопкумишки і перетягнути ярличок у потрібне місце.
Робочий лист(Таблиця) складається з рядків і стовпців. Стовпці озаглавлені великими латинськими літерами і далі дволітерними комбінаціями. Усього робочий лист містить 256 стовпців, названих від A до IV. Рядки послідовно нумеруються числами від 1 до 65536.
На перетині стовпців та рядків утворюються осередкитаблиці. Вони є мінімальними елементами, які призначені для зберігання даних. Кожен осередок має свою адресу. Адресаосередки складається з імені стовпця та номера рядка, на перетині яких розташований осередок, наприклад, A1, B5, DE324. Адреси осередків використовуються при записі формул, що визначають взаємозв'язок між значеннями, розташованими в різних осередках. В даний час активної може бути тільки одна комірка, яка активізується клацанням мишки по ній і виділяється рамкою. Ця рамка в Excel грає роль курсора. Операції введення та редагування даних завжди проводяться тільки в активному осередку.
На дані, які у сусідніх осередках, утворюють прямокутну область, можна посилатися у формулах як у єдине ціле. Групу осередків, обмежену прямокутною областю, називають діапазоном. Найбільш часто використовуються прямокутні діапазони, що утворюються на перетині групи рядків, що послідовно йдуть, і групи стовпців, що послідовно йдуть. Діапазон осередків позначають, вказуючи через двокрапку адресу першого осередку та адресу останнього осередку діапазону, наприклад, B5:F15. Виділення діапазону осередків можна здійснити простяганням покажчика мишки від одного кутового осередку до протилежного осередку по діагоналі. Рамка поточного (активного) осередку при цьому розширюється, охоплюючи весь вибраний діапазон.
Для прискорення та спрощення обчислювальної роботи Excel надає у розпорядження користувача потужний апарат функцій робочого аркуша, що дозволяють здійснювати практично всі можливі розрахунки.
Загалом MS Excel містить понад 400 функцій робочого листа (вбудованих функцій). Всі вони відповідно до призначення діляться на 11 груп (категорій):
фінансові функції;
функції дати та часу;
арифметичні та тригонометричні (математичні) функції;
статистичні функції;
функції посилань та підстановок;
функції баз даних (аналізу списків);
текстові функції;
логічні функції;
інформаційні функції (перевірки властивостей та значень);
інженерні функції;
зовнішні функції.
Запис будь-якої функції в комірку робочого аркуша обов'язково починається з символу (=). Якщо функція використовується у складі будь-якої іншої складної функції або у формулі (мегаформулі), то символ (=) пишеться перед цією функцією (формулою). Звертання до будь-якої функції здійснюється вказівкою її імені та наступного за ним у круглих дужках аргументу (параметра) чи списку параметрів. Наявність круглих дужок обов'язково, саме вони є ознакою того, що ім'я, що використовується, є ім'ям функції. Параметри списку (аргументи функції) поділяються крапкою з комою (;). Їх кількість не повинна перевищувати 30, а довжина формули, що містить скільки завгодно звернень до функцій, не повинна перевищувати 1024 символи. Всі імена під час запису (введення) формули рекомендується набирати малими літерами, тоді правильно введені імена будуть відображені великими літерами.