Створити джерело даних у ворді. Джерела даних, які можна використовувати для злиття пошти. Попередній перегляд та завершення злиття
Тепер потрібно створити джерело даних злиття (адрес та прізвищ одержувачів листа).
1. У розділі Вибір одержувачіввікна Злиттяобласті завдань виберіть пункт Створення списку(Рис. 8.6).
Рис. 8.6. Вікно Вибір одержувачівмайстри Злиття
2. Натисніть команду Створитив розділі Створення списку. Відкриється вікно діалогу, показане на рис. 8.7.
Джерело даних злиття є базою даних, що складається із записів, на основі кожної з яких за допомогою головного документа буде згенеровано конкретний екземпляр листа. Усі записи мають однакові поля даних.
Деякі найпоширеніші поля заздалегідь внесені до списку вікна створення джерела даних. Ви можете видалити з бази даних непотрібні поля та додати власні.
Рис. 8.7. Створення джерела даних
Інші пункти розділу Вибір одержувачівдозволяють вибрати як джерело даних наявну базу даних, раніше створену в Word або у додатку типу Access або адресну книгу.
ПриміткаНаявність у джерелі цих зайвих полів ніяк не впливає на результат злиття, але уповільнює роботу програми.
3. Натисніть кнопку Налаштування. Відкриється вікно діалогу, встановлене на рис. 8.8.
4. Виділіть пункт Звернення.
5. Клацніть на кнопці вилучитизітріть виділене поле.
Рис. 8.8. Налаштування полів джерела даних
Рис. 8.9. Вікно діалогу Одержувачі злиття
6. Повторюючи кроки 4 і 5, видаліть усі поля, крім Ім'я, Прізвище, Організація, Адреса 1і Індекс.
7. Клацніть на кнопці ОК.
8. Клацніть на кнопці Закритивікна діалогу.
9. У вікні діалогу збереження документа введіть ім'я Гості і клацніть на кнопці Зберегти. З'явиться показане на рис. 8.9 вікно діалогу Одержувачі злиття, в якому нині немає жодного запису.
10. Вам обов'язково доведеться колись ввести інформацію в джерело даних. Клацніть на кнопці Змінити...зробити це зараз. Відкриється форма для введення даних. Давайте додамо кілька записів. Пізніше злиття згенерує рівно стільки копій головного документа, скільки записів є у джерелі даних.
11. Заповніть поля форми.
12. Щоб додати ще один запис, натисніть кнопку Створити запис.
13. Введіть ще кілька записів, перенісши до них інформацію, подану в табл. 8.1.
ТАБЛИЦЯ 8.1. Джерело даних злиття
14. Клацніть на кнопці Закрити, щоб зберегти базу даних, а потім – на кнопці ОКвікна Одержувачі.
ПриміткаЩоб змінити інформацію про джерело даних, клацніть на панелі інструментів Злиттяна кнопці Одержувачі, а потім у вікні діалогу - на кнопці Змінити. Відкриється форма джерела даних. Для переміщення за записами джерела користуйтеся кнопками Перша, назад, Вперед, Останняу нижній частині форми.
Рис. 8.10. Панель інструментів Злиття
Додаток Wordможе витягувати дані для злиття з різних джерел. Будучи частиною набору Microsoft Office, Word легко приймає дані з Outlook, Excel і Access. Можна також використовувати інші джерела, включаючи веб-сторінки, текстові файли OpenDocument та файли даних із роздільниками, збережені у вигляді звичайного тексту. Якщо у вас ще немає джерела даних, його можна створити у програмі Word.
Важливо:Доступ до іменованих джерел даних у розташуванні HTTP не підтримується. Перш ніж використовувати файл як джерело даних для злиття, збережіть його на жорсткому диску.
Джерела даних для злиття
Нижче наведено деякі джерела даних, які можна використовувати для злиття в Word.
Інші файли баз даних
Для злиття можна використовувати інші джерела даних. Щоб отримати доступ до цих джерел, запустіть майстер підключення до даних.
Налаштувавши джерело даних, ви зможете створити наклейки , конверти , листи та повідомлення електронної пошти за допомогою злиття.
додаткові відомості
Залишилися питання про злиття у Word?
Допоможіть нам покращити Word
У вас є ідеї щодо покращення злиття або інших функцій Word? Поділіться ними на сторінці
7 Лекція №8
Злиття документів.
Злиття застосовується, коли потрібно створити набір документів, наприклад, наклейки з адресами або листи на бланках, які надсилаються великому числу замовників. Кожен лист або наклейка містять як загальні, так і індивідуальні відомості. Наприклад, у листі має бути звернення до замовника на прізвище. Індивідуальні відомості для кожного листа або наклейки надходять із джерела даних.
Процес злиття складається з кількох спільних дій.
Налаштування основного документа. Основний документ містить текст та графіку, які є спільними для всіх версій складеного документа, наприклад, зворотна адреса або вітання на бланку листа.
Підключення документа до джерела даних. Джерелом даних є файл, що містить відомості, які мають вставлятися в документ, наприклад, прізвища та адреси одержувачів листа.
Уточнення списку одержувачів чи елементів. Microsoft Office Word створює копію основного документа для кожного елемента або запису файлу даних.
Додавання до документа текстових заповнювачів (полів злиття)Під час злиття поля злиття заповнюються даними з файлу даних.
Попередній перегляд та завершення злиттяПеред тим як друкувати весь комплект копій документа, кожну з копій можна попередньо переглянути.
Для злиття з поштою використовуються команди вкладки Розсилки.
Злиття можна також виконати за допомогою області завдань Злиттящо дозволяє крок за кроком здійснити весь процес. Щоб скористатися областю завдань, у групі Почати злиттяна вкладці Розсилкивиберіть пункт Почати злиття, а потім пункт Покроковий майстер злиття.
Налаштування основного документа
Запустіть програму Word.
За промовчанням відкривається порожній документ. Нехай він лишається відкритим. Якщо його закрити, команди, які потрібно буде виконати наступного кроку, виявляться недоступними.
На вкладці Поштау групі Злиттявиберіть команду Почати злиття.
Клацніть тип документа, який потрібно створити.
Наприклад, можна створити такі типи документів.
Комплект конвертівЗворотні адреси на всіх конвертах однакові, але адреса одержувача в кожному випадку є унікальною. Виберіть пункт Конвертита на вкладці Параметри конвертадіалогового вікна Параметри конвертавкажіть свої переваги щодо розміру конверта та форматування тексту.
Комплект наклейок з адресамиНа кожній наклейці наводяться прізвище та адреса, які є унікальними. Виберіть пункт наклейкита у діалоговому вікні Параметри наклейкивкажіть потрібний тип наклейки.
Набір документів на бланку або повідомлень електронної пошти Основний вміст усіх листів або повідомлень є однаковим, але кожен з них містить відомості, призначені для певного одержувача, наприклад, прізвище, адресу або будь-яку іншу інформацію. Щоб створити документи цих типів, виберіть листиабо електронні листи.
Каталог чи папкаДля кожного елемента відображаються відомості одного і того ж типу, наприклад, ім'я або опис, однак для кожного елемента вони унікальні. Клацніть каталог, щоб створити такий документ.
Відновлення злиття
Якщо потрібно перервати роботу зі злиття, основний документ можна зберегти, а злиття відновити пізніше. Microsoft Office Word зберігає джерело даних і дані поля. Якщо використовувалась область завдань Злиття, Word повернеться до того місця, де потрібно відновити злиття.
У разі готовності відновити злиття відкрийте документ.
Word запросить підтвердження для відкриття документа, який запустить команду SQL.
Оскільки цей документ підключено до джерела даних, натисніть кнопку Так. З'явиться текст документа разом із усіма вставленими полями.
Підключення документа до джерела даних
Щоб з'єднати дані в основному документі, необхідно підключити цей документ до джерела даних або файлу даних.
Вибір файлу даних
На вкладці Поштау групі Злиттявиберіть команду Вибрати одержувачів.
Виконайте наступні дії.
Відкрийте документ програми Microsoft Word. Цей документ має містити одну таблицю. Перший рядок таблиці повинен містити заголовки, а решта рядків - записи, які мають бути включені до складового документа. Як джерело даних можна також використовувати джерело даних заголовка (Джерело даних заголовка. Документ, що містить рядок заголовка (або запис), яка використовується для об'єднання зазначеного джерела даних з основним документом злиття.).
Уточнення списку одержувачів або елементів
При підключенні до певного файлу даних, можливо, не потрібно переносити дані всіх записів файлу даних до основного документа.
Щоб обмежити список одержувачів або використовувати підмножину елементів файлу даних, виконайте такі дії.
На вкладці Поштау групі Злиттявиберіть команду Змінити список.
У діалоговому вікні Адресати злиття
Виділення окремих записівЦей метод є найбільш корисним, якщо список короткий. Встановіть прапорці навпроти тих одержувачів, які мають бути включені до списку, і зніміть прапорці навпроти одержувачів, які мають бути виключені зі списку.
Якщо відомо, що до складового документа потрібно включити лише кілька записів, можна зняти прапорець у рядку заголовка, а потім виділити лише потрібні записи. Аналогічно, якщо потрібно включити в документ більшу частину списку, встановіть прапорець у рядку заголовка, а потім зніміть прапорці з записів, які не потрібно вмикати.
Сортування записівКлацніть заголовок стовпця елемента, за яким потрібно сортувати. Список відсортується за алфавітом за зростанням (від A до Я).
Фільтрування записівЦя функція є корисною, якщо список містить записи, які не потрібно бачити або включати їх до складеного документа.
Додавання до документа текстових заповнювачів (полів злиття)
Після підключення основного документа до файлу даних можна вводити текст документа та додавати текстові заповнювачі, які вказують місця, де в кожній копії документа мають з'являтися унікальні дані.
Текстові заповнювачі, такі як адреса або вітання, називаються полями злиття. Поля у програмі Word відповідають виділеним заголовкам стовпців у файлі даних.
Стовпці файлу даних є категорією даних. Поля, які додаються до основного документа, є текстовими заповнювачами цих категорій.
Рядки файлу даних є записами даних. Під час злиття програма Word створює копію основного документа для кожного запису.
При поміщенні поля в основний документ мається на увазі, що у місці його розташування має з'явитися певна категорія даних, наприклад, прізвище чи адресу.
Примітка.При вставці поля злиття в основний документ ім'я поля завжди полягає у подвійних кутових дужках (« »). У складових документах ці дужки служать задля виділення. Вони лише дозволяють відрізняти поля переважно документі від нормального тексту.
Що відбувається при злитті
При злитті дані першого рядка файлу даних заміщають поля в основному документі, утворюючи перший складовий документ. Дані другого рядка файлу даних замінюють поля, утворюючи другий складовий документ, і т.д.
Приклади роботи з полями
З файлу даних до основного документа в якості поля можна додати будь-який заголовок стовпця. Це дає певну гнучкість при складанні бланків листів, наклейок, електронних листів та інших складових документів.
Можна комбінувати поля і розділяти їх за допомогою розділових знаків. Наприклад, щоб сформувати точну адресу, необхідно в основний документ вставити такі поля:
"Ім'я прізвище"
«Будинок і вулиця»
"Місто", "Область", "Поштовий індекс"
Для часто зустрічаються випадків, таких як блоки адреси або рядки вітання, Word надає складні поля - поєднання з декількох полів. Нижче наведено приклади.
Поле «Блок адреси» комбінується з кількох полів, що включають ім'я, прізвище, будинок та вулицю, місто та поштовий індекс.
Поле «Рядок привітання» може включати одне або більше полів імен, в залежності від слів привітання.
Вміст кожного із складних полів можна відповідним чином налаштувати. Наприклад, для адреси можна вибрати формальне ім'я (п. Андрій Альфірович молодший), а в користуванні використовувати «Для» замість «Шановний».
Встановлення відповідності полів злиття файлу даних
Щоб не було сумнівів, що програма Word знайде у файлі даних стовпець, який відповідає кожній адресі або елементу привітання, необхідно встановити відповідність полів злиття Word стовпцям у файлі даних.
Щоб встановити відповідність полів, виберіть пункт Підбір поліву групі Складання документа та вставка полівна вкладці Розсилки.
Відкриється діалогове вікно Підбір полів.
Елементи адреси та привітання наводяться зліва. Заголовки стовпців із файлу даних наводяться праворуч.
Word підшукує відповідний стовпець кожного елемента. На ілюстрації показано, що Word автоматично знайшов відповідність стовпця Прізвищефайлу даних полю Прізвище. Але він не зміг протиставити один одному інші елементи. Зокрема, із цього файлу даних Wordне знайшов відповідності полю Ім'я.
У списку праворуч можна виділити стовпець файлу даних, який відповідає елементу ліворуч. Тепер на ілюстрації видно, що стовпець Ім'явідповідає полю Ім'я. Немає нічого страшного в тому, що для полів Звернення, Унікальний ідентифікаторі По-батьковіне знайшлося відповідності. Складовий документ не потребує використання кожного поля. Якщо додати поле, для якого немає даних у файлі даних, воно фігуруватиме у складеному документі як порожній текстовий заповнювач - зазвичай це порожній рядок або приховане поле.
Введення вмісту та додавання полів
В основному документі клацніть місце, де потрібно вставити поле.
Користуйтесь групою Складання документа та вставка полівна вкладці Розсилки.
Додати будь-які з наступних елементів.
Блок адреси з ім'ям поштовою адресоюта іншими відомостями
Виберіть пункт Блок адреси.
У діалоговому вікні Вставлення блоку адресивиберіть потрібні елементи адреси та формати відображення, а потім натисніть кнопку ОК.
Підбір полівОтже, програма Word не змогла знайти деякі відомості, необхідні для блоку адреси. Клацніть стрілку поряд із пунктом (немає відповідності)
Рядок привітання
Виберіть пункт Рядок привітання.
Виберіть формат рядка привітання, який включає звернення, ім'я та знак пунктуації, який слідує за ім'ям.
Виберіть текст рядка привітання, якщо ім'я одержувача недоступне, наприклад, коли джерело даних не містить імені або прізвища одержувача, а містить лише назву компанії.
Натисніть кнопку ОК.
Якщо з'явиться діалогове вікно Підбір полівОтже, програма Word не змогла знайти деякі відомості, необхідні для рядка привітання. Клацніть стрілку поряд із пунктом (немає відповідності), а потім виділіть відповідне поле в джерелі даних, яке потрібно для злиття.
Окремі поля
Ці відомості можна вставити з окремих полів, таких як прізвище, номер телефону або сума вкладу спонсорів. Щоб швидко додати поле з файлу даних до основного документа, натисніть стрілку поруч зі списком Вставлення поля даних, а потім виберіть ім'я поля.
Щоб використати більша кількістьпараметрів під час вставлення окремих полів у документ, виконайте такі дії.
На вкладці Поштау групі Запис та додавання поліввиберіть команду Вставити поле злиття.
У діалоговому вікні Вставлення поля данихвиконайте одну з таких дій.
Щоб виділити поля адреси, які автоматично відповідатимуть полям джерела даних, навіть якщо поля джерела даних мають інші назви, виберіть пункт Поля адреси.
Щоб виділити поля, які завжди використовують дані безпосередньо зі стовпця файлу даних, виберіть пункт Поля бази даних.
У списку Поляклацніть поле.
Натисніть кнопку Вставити, а потім Закрити.
Якщо з'явиться діалогове вікно Підбір полівОтже, програма Word не змогла знайти деякі відомості, необхідні для вставки поля. Клацніть стрілку поряд із пунктом (немає відповідності), а потім виділіть відповідне поле в джерелі даних, яке потрібно для злиття.
Настроювані поля зі списку контактів Outlook
Єдиний спосіб включити поля списку контактів, що настроюються, в основний документ - це почати злиття з Outlook. Попередньо потрібно налаштувати відображення списку контактів із застосуванням тих полів, які повинні бути використані при злитті. Після цього можна розпочинати злиття. Як тільки будуть встановлені всі необхідні параметри налаштування, автоматично відкриється Word, і можна буде завершити злиття.
Форматування результатів злиття
Щоб відформатувати дані, що містяться в документі, виділіть поле злиття і відформатуйте його так само, як форматується будь-який інший текст. Виділення обов'язково має включати подвійні лапки-шеврони ( « » ), що оточують поле.
Попередній перегляд та завершення злиття
Після того, як всі поля додані до основного документа, можна переглянути попередні результати злиття. Перед фактичним завершенням злиття можна переглянути складові документи та, якщо потрібно, внести відповідні зміни.
Щоб переглянути, виконайте одну з таких дій у групі Переглянути результативкладки Розсилки :
Клацніть Переглянути результати.
Перегляньте посторінково кожен складовий документ за допомогою кнопок Наступний записі Попередній запису групі Перегляд результатів.
Перегляньте конкретний документ за допомогою команди Знайти отримувача.
Завершення злиття
Складові документи можна друкувати або видозмінювати окремо. Це може бути зроблено як для всіх документів, так і для багатьох документів.
Виберіть, чи слід редагувати весь набір документів, лише копію, що відображається зараз, або підмножина документів, що визначається за вказаним номером запису. Word зберігає копії, які потрібно відредагувати, у вигляді єдиного файлу, де вони відокремлені один від одного за допомогою розривів сторінки.
Збереження основного документа
Пам'ятайте, що документи зберігаються окремо від основного. Основний документ зручно зберігати окремо, оскільки він може бути корисним при виконанні наступних злиттів.
Наразі ми з Вами розглянемо приклад реалізації того, як можна виконати злиття даних Wordз даними Microsoft SQL Server,при цьому даний процесбуде автоматизовано засобами VBA Access 2003.
Багато хто, напевно, вже вміє здійснювати злиття документів Word, наприклад, із джерелом даних Excelабо з тим же SQL сервером, але не всі знають, як можна автоматизувати цей процес або впровадити його в якусь програму.
Якось у мене постало завдання автоматизувати злиття деякого шаблону Word з даними розташованими на SQL сервері, при цьому все це необхідно було впровадити в програму, розроблену в Access 2003 ( ADP проект). І сьогодні я покажу приклад вирішення цього завдання.
Початкові дані
І спочатку давайте розберемо вихідні дані, тобто. що ми маємо.
Отже, як клієнт, як я вже сказав, у нас виступатиме ADP проект Access 2003. Як джерело даних для прикладу виступатиме SQL Server 2012 Express. На комп'ютері інстальовано Microsoft Office 2013 ( та Access 2003).
Створимо на сервері тестову таблицю та заповнимо її даними ( допустимо у базі даних Test). Для цього Ви можете запустити наступну SQL інструкцію.
CREATE TABLE dbo.TestTable(ID INT IDENTITY(1,1) NOT NULL, ProductName VARCHAR(50) NOT NULL, Price MONEY NULL, CONSTRAINT PRIMARY KEY CLUSTERED (ID ASC)) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) ("Комп'ютер", 500)VALUES ("Монітор", 400) GO INSERT INTO dbo. TestTable (ProductName, Price) VALUES ("Телефон", 200) TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Планшет", 300) GO INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VALUES ("Принтер", 250) GO SELECT
Створюємо файл підключення до джерела даних MS SQL Server
Тепер давайте створимо файл підключення (ODC) до нашого джерела даних. Цей файл виступатиме свого роду « шаблоном файлу підключення», оскільки згодом ми можемо, і перевизначатимемо і базу даних і сам SQL запит.
Для створення файлу підключення до SQL серверудавайте відкриємо Word та стандартним способомстворимо даний файл, тобто. за допомогою функціоналу « Розсилки». ( До речі, приклад створення підключення до SQL сервера з Excel ми з Вами вже розглядали в матеріалі – Excel — Підключення та отримання даних із SQL сервера ).
Потім у вікні вибору джерела даних натискаємо кнопку « Створити».
Потім вводимо адресу сервера та натискаємо « Далі».
Потім вибираємо базу даних і таблицю для підключення, ще раз нагадаю, це лише шаблон, всі ці параметри ми будемо перевизначати, тиснемо « Далі».
І насамкінець вводимо зрозумілу назву файлу підключення, а також ми можемо відразу його зберегти в потрібний нам каталог шляхом кнопки « Огляд», за умовчанням він зберігається в « C:\Users\Ім'я_Користувача\Documents\Мої джерела даних». Натискаємо « Готово».
Все, файл створений, Word може закрити без збереження.
Створюємо шаблон Word для злиття
Тепер підготуємо шаблон Word, тобто. це той документ, який ми будемо підставляти дані з бази даних SQLсервера.
Вся підготовка зводиться до того, що нам необхідно вставити поля злиття там, де нам це потрібно. Це робиться в такий спосіб. Вкладка « Вставка -> Експрес-блоки -> Поле».
Шукаємо поле MERGEFIELDі вводимо назву поля, яка відповідатиме полю в джерелі даних ( у моєму випадку це ProductName та Price). Тиснемо « ОК».
Так як у мене це тестовий шаблон в ньому тексту практично не буде, і виводитиму я всього два поля, у Вас швидше за все буде багато тексту і багато полів злиття.
Код VBA Access 2003 для злиття документа Word із джерелом даних MS SQL Server
Залишилося написати код VBA, який здійснюватиме злиття. Для прикладу давайте додамо на форму кнопку StartMerge та поле Price для фільтрації даних. Потім у редакторі Visual Basicнапишемо процедуру для злиття, допустимо з назвою MergeWord, і в обробник події кнопки StartMerge ( натискання кнопки) вставляємо код виклику цієї процедури. Весь код буде виглядати так ( я його прокоментував). Відразу поясню, що шаблон Word і ODC у мене лежать у каталозі D:\Test\.
"Процедура для запуску злиття Private Sub MergeWord(TemplateWord As String, QuerySQL As String) "Перший параметр - Шлях до шаблону Word "Другий параметр - Рядок запиту до БД On Error GoTo Err1 WordDoc As Object "Шаблон файлу ODC для підключення до даних PathOdc = "D:\Test\TestSourceData.odc" If TemplateWord<>"" Then "Створюємо документ Word Set WordDoc = CreateObject("Word.document") Set WordDoc = GetObject(TemplateWord) Set WordApp = WordDoc.Parent "Створюємо підключення до джерела даних (MS SQL Server) "Деякі дані беремо з поточного підключення ADP проекту ConnectString="Provider=SQLOLEDB .1;" & _ "Integrated Security=SSPI;" & _ "Persist Security Info=True; " & _ "Initial Catalog=" & CurrentProject.Connection.Properties("Initial Catalog") & "; " & _ "Data Source=" & CurrentProject.Connection.Properties("Data Source ") & "; " & _ "Use Procedure for Prepare=1;" & _ "Auto Translate=True;" & _ "Packet Size=4096;" & _ "Use Encryption for Data=False;" "Задаємо джерело даних WordDoc.MailMerge.OpenDataSource NAME:=PathOdc, _ Connection:=ConnectString, _ SQLStatement:=QuerySQL "Робимо видимим Word WordApp.Visible = True WordApp.Activate "Починаємо злиття With WordDoc.MailMerge .Destination = wdSend = True .Execute Pause:=False End With "Закриваємо шаблон без збереження WordDoc.close (wddonotsavechanges) Set WordDoc = Nothing Set WordApp = Nothing Else MsgBox "Не вказаний шаблон для злиття", vbCritical, "Помилка" End If Ex1: Exit Err1: MsgBox Err.Description WordDoc.close (wddonotsavechanges) WordApp.Quit Set WordDoc = Nothing Set WordApp = Nothing Resume ")<>"" Then Filter = "WHERE Price >= " & Me.Price End If "Виклик процедури злиття Call MergeWord("D:\Test\Шаблон.docx", "SELECT * FROM ""TestTable"" " & Filter & " " ) End Sub
Зберігаємо та перевіряємо роботу.
Після натискання на кнопку (StartMerge) запуститься Word, у якому вже всі дані заповнені та документів буде стільки, скільки рядків у джерелі.
Як бачимо, все працює. На цьому у мене все, сподіваюся, матеріал був корисним. Бувай!