Microsoft Office - чудовий пакет офісних програмвід корпорації Microsoft. До складу Microsoft Office входять такі популярні програми, як Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook, і навіть OneNote, Publisher, Groove, InfoPath та інші. Кожну програму з пакета можна встановити окремо, а можна і відразу. Word – найпопулярніший у світі текстовий редактор. Excel - гарна програмадля створення та роботи з електронними таблицями. Access – потужний додаток для роботи з базами даних. Outlook - відомий поштовий клієнт. PowerPoint — програма для створення презентацій. У цій статті я докладно розповім, як інсталювати Microsoft Office 2007 на комп'ютер. Встановлення Microsoft Office пізніших або ранніх версійаналогічна.

Почнемо встановлення. Запустіть Setup.exe з диска або папки, де у вас є інсталятор Microsoft Office. Введіть 25-значний ключ продукту у вікні. Ключ вказаний на коробці з диском, якщо Microsoft Office є ліцензійним. Якщо ви завантажили піратську версію з інтернету, ключ можна дізнатися на сайті-джерелі. Натисніть кнопку «Продовжити» .

У наступному вікні вам запропонують ознайомитись з ліцензійною угодоюна використання програмного забезпечення корпорації Майкрософт. Поставте галочку біля «Я приймаю умови цієї угоди» та натисніть кнопку «Продовжити» .

Натисніть кнопку «Налаштування» у вікні типу типу установки.

У настройках установки можна вибрати які саме програми з пакета потрібно встановити на комп'ютер. Натискайте на кожному компоненті та вибирайте зі списку «Компонент недоступний» для непотрібних додатків, або "Запускати все з мого комп'ютера" для потрібних. Докладніше дивіться на малюнку нижче. Коли ви визначите компоненти, натисніть «Встановити» .

Зачекайте, доки Microsoft Office встановиться. Процес встановлення може тривати до 20 хвилин, залежить від вибраних компонентів та швидкодії вашого комп'ютера.

Натисніть кнопку "Закрити" в останньому вікні.

На цьому все, інсталяція Microsoft Office на ваш комп'ютер успішно завершена. Запустити програми Office можна з меню Пуск — Усі програми — Microsoft Office.

Залежно від версії Word або Outlook, що використовується, ви можете вставити в документ Word і додати до нього різні об'єкти (наприклад, PDF-файли, діаграми або листи Excel) або повідомлення електронної пошти за допомогою зв'язування або впровадження. Щоб вставити об'єкт, на вкладці Вставканатисніть кнопку Об'єкт.

Вставка нового об'єкту

Щоб створити новий файлдля вставки в документ Word або повідомлення електронної пошти:

Поради:

Відомості у розділі Результатвизначаються вибраним типом об'єкта та станом прапорця У вигляді піктограми(Встановлений чи ні). Ця інформація допоможе вам визначитися з тим, що саме потрібно вставити і в якому вигляді.

Щоб змінити дані у вставленому об'єкті, клацніть двічі.

Зв'язування або використання існуючого файлу

Щоб зв'язати або вбудувати вже створений об'єкт:

Впроваджені об'єкти та пов'язані об'єкти

Впроваджені об'єктистають частиною файлу Word або поштового повідомлення і після вставки втрачають зв'язок із вихідним файлом.

Пов'язані об'єктиможуть оновлюватись при зміні вихідного файлу. Пов'язані дані зберігаються у вихідному файлі. У файлі Word або поштовому повідомленні (цільовому файлі) зберігаються лише відомості про розташування вихідного файлу та відображається подання пов'язаних даних. Якщо розмір файлу має значення, використовуйте пов'язані об'єкти.

Microsoft Outlook - програмний інфо-асистент, що поєднує можливості планувальника, календаря, органайзера та поштового клієнта. Загалом додаток є ідеальним технологічним засобом для організації та ведення бізнес-діяльності на підприємстві в межах департаменту компанії або між її різними відділами. Так, за допомогою Outlook можна створити ділову зустріч, попередньо розіславши запрошення всім її учасникам та зарезервувавши доступну локацію або конференц-хол в офісі. Більше того, ви можете переглянути розклад заходів, які вже внесені в календар потенційних учасників зустрічі. Таким чином, ви можете підібрати найоптимальніший час для зустрічі, щоб усі запрошені мали вільний слот у своєму календарі на момент проведення зборів. Нарешті, завдяки тісній інтеграції з платформами SharePoint і Exchange Server Microsoft Outlook може стати основним засобом для обміну електронною кореспонденцією, поштових розсилокта повідомлень на всьому підприємстві.

Штатні рішення, доступні в клієнті Outlook

Стандартна версія продукту надає наступний набір програмних модулів та компонентів:

• керування всіма контактами шляхом занесення даних про них до адресної книги. Після того, як контакт буде додано, ви зможете зв'язатися з ним через Skype по голосовому конференц-зв'язку або ж написати листа, буквально не залишаючи інтерфейсу менеджера
• чітка категоризація та структурування листів шляхом розміщення їх в індивідуальних папках з кастомними налаштуваннями та параметрами
• швидкі дії, що конфігуруються, для найчастіших операцій, що здійснюються відразу ж в один клік
• позначка листів за допомогою тегів, що настроюються, з метою впорядкування вашого поштового вмісту та швидкої фільтрації даних в Outlook
• мовний синтезатор, що дозволяє прочитати вміст вибраного листа вголос за допомогою TTS-движка
• тісна інтеграція з цифровою записником OneNote , в результаті чого ви можете швидко експортувати email-контент у вибрану замітку блокнота, після чого вже там можна буде внести фінальні правки і зберегти запис у хмарі, виконавши синхронізацію
• опція автономної роботи, що дозволяє отримати доступ до отриманих та надісланих листів, вкладень та папок Outlook у режимі офлайн, без підключення до мережі
• головна панель інструментів, що повністю кастомізується. Так, ви можете додавати на основну панель нові піктограми, категорії та розділи, скориставшись пунктом меню "Налаштування представлення"
• вкладений довідковий помічник, що надає розгорнуті відомості про нові функції Outlook, елементи інтерфейсу та унікальні фішки продукту, з якими раніше ви справи не мали. Ввівши запит у довільній формі в полі пошуку, інфо-помічник аналізує ваші вимоги і перенаправить вас на потрібний розділ довідника, де і містяться докладні дані про потрібну функцію.

На нашому веб-сайті ви можете завантажити будь-яку версію продукту Outlook російською без будь-яких фінансових відрахувань або реєстрації облікового запису. Перед завантаженням ПЗ рекомендуємо вивчити системні вимогивибраного пакета, щоб бути впевненим у відповідності до утиліти характеристикам вашого актуального пристрою.

Word, Outlook та Internet Explorer— мабуть, саме ці програми найчастіше використовуються на персональному комп'ютері. Працювати з даними додатками вміють практично всі власники ПК, але при цьому більшість із них знайомі лише з малою часткою їх можливостей. Отже, втрати від неефективного використання цих програм дуже великі. Сподіваємося, що наведені нижче поради підкажуть, як працювати швидше, і допоможуть заощадити дорогоцінний час.

Word

Порівняння документів side by side

Ймовірно, ви зустрічалися із проблемою складності порівняння двох версій одного й того самого документа. У Word 2003 з'явилася можливість порівняння документів у режимі side by side, що дозволяє викликати відразу два документи та скролювати їх одночасно та окремо, порівнюючи ті чи інші розділи двох документів.

Відкрийте два документи та виберіть команду Window => Compare Side By Side With... Якщо у вас відкрито лише два документи, саме вони й порівнюватимуться — інакше програма попросить уточнити, які саме документи необхідно порівняти.

Для керування документами з'являється панель, що плаває (рис. 1). Натискання лівої кнопки змінює режим скролювання (вмикається/вимикається режим одночасного скролювання), а права кнопка дозволяє повернути позицію вікна в положення, з якого розпочали порівняння документів.

Web-сторінки з мінімумом надлишкових тегів

Коли ви зберігаєте Web-сторінки або надсилаєте електронні повідомлення в HTML-форматі за допомогою Microsoft Word, в документ додаються додаткові теги, що дозволить вам використовувати всю функціональність Wordдля подальшої роботиіз документом.

Для того, щоб зменшити розмір Web-сторінки та e-mail-повідомлення в HTML-форматі, зберігати дані можна у спеціальному фільтрованому форматі (filtered HTML) - у цьому випадку зайві теги будуть видалені.

Якщо ви відкриєте Web-сторінку, збережену в режимі filtered HTML, у програмі Word, частина функціональності подальшого редагування цього документа, можливо, буде втрачена. Наприклад, марковані списки та нумеровані списки відображатимуться, однак можливість їх видозміни засобами Word буде втрачена.

Тому слід використовувати режим filtered HTML тільки на фінальній стадії перед безпосереднім перекладом в HTML.

Усі елементи Web-сайту в одному файлі

У Word 2003 з'явилася можливість зберігати всі елементи Web-сайту, у тому числі текст та графіку, в одному файлі. Для того, щоб використати цю можливість, достатньо виконати команду Save Asта вибрати пункт Single file Web page. У даному режиміздійснюється інкапсуляція, яка дозволяє, наприклад, надіслати повністю Web-сайт як e-mail-повідомлення або вкладення в електронну пошту. Цей форматпідтримується в Internet Explorer 4.0 та пізніших версіях.

Як додати назву (title) Web-сторінці

Назва (title) з'являється в смужці title bar у верхній частині вікна, а також, наприклад, в історії перегляду Web-браузера. Якщо хтось зберігає посилання на вашу Web-сторінку, назва title з'являється в персональному списку person's favorites list. Для того, щоб задати title, необхідно, виконуючи команду File => Save as Web Page, клацнути по напису Change Title(рис. 2) і надрукувати потрібне ім'я.

Як оптимізувати Web-сторінки під конкретний браузер

Зберігаючи Word-документ як Web-сторінку, ви можете оптимізувати її під конкретний браузер.

Виконайте команду Tools => Optionsта виберіть вкладку в однойменній панелі. General, а в ній панель Web Option s. У вкладці Browsersв полі People who view this Web page will be usingВиберіть потрібну версію браузера (мал. 3). У списку Optionsдозвольте (або забороніть) перелічені можливості.

Повторне використання функції Format Painter

Коли ви натискаєте на значок Format Painter(Копіювання формату), відбувається копіювання форматування тексту тієї області, де розташований курсор. Тепер, якщо ви виділяєте якусь область тексту, Format Painter застосовує до неї вищезазначене форматування.

Багато користувачів знайомі з цією функцією, але при цьому більшість не знає, що якщо клацнути по іконці Format Painter двічі, то можна застосовувати скопійований формат повторно стільки разів, скільки необхідно, і ця функція буде активна доти, доки не буде натиснуто клавішу Esc.

Save All/Close All

Якщо ви утримуєте Shift keyпри виборі пункту File menuу програмі Word склад меню змінюється. Замість Closeз'являється функція Close All, а замість Save — Save All(Рис. 4).

Рядок без буліту

При створенні маркованого спискуу Word нерідко виникає ситуація, коли потрібно залишити наступний пункт без булліта. Для цього потрібно натиснути комбінацію клавіш Shift+Enter. У наступному рядку, коли ви натиснете Enter, Новий рядок знову буде з булітом.

Наприклад:

Як використовувати потрібне форматування при вставці

У разі копіювання тексту з будь-якого документа в Word останнійавтоматично переносить текст із тим форматуванням, яке мало місце у документі, з якого виконується копіювання. Для того щоб текст, що вставлявся, мав те ж форматування, що і Word-документ, слід використовувати команду Edit => Paste Special => Unformatted Text(Рис. 5).

Форматування за допомогою смарт-тегу

Після вставки тексту в будь-який додаток Office клацання смарт-тегу відкриває меню з вибором типу форматування, в тому числі наступних варіантів:

• Keep Source Formatting — при цьому збережеться формат, який мав текст у вихідному документі;
• Match Destination Formatting — відбудеться форматування даних, що вставляються за принципом оформлення документа, в який здійснюється вставка (рис. 6).

Як додати опис вашого Word-документу

Властивості документа (Document Properties) – це інформація, яку Microsoft Word дозволяє додати кожному документу. Даною корисною функцією мало хто користується, а тим часом з її допомогою можна додати цілий рядописів та інструкцій, що буде особливо цінним, якщо ви працюєте в команді. Щоб додати опис Word-документа, потрібно викликати панель Document Properties за командою File => Properties(Мал. 7).

Швидкий доступ до вибіркових документів

Ви хочете мати швидкий доступ до ряду документів Word? Немає нічого простішого! Виконайте команду View => Toolbars => Customize, виберіть вкладку Commands, розділ Built-in Menusта перетягніть іконку Workна панель, як показано на рис. 8.

Тепер для того, щоб додати поточний документ у меню Work, достатньо відкрити його та натиснути на пункт Add to work menu(Мал. 9) — поточний документ буде додано до меню. Видалити його можна за допомогою комбінації клавіш. Ctrl+Alt+ Мінус.

Вставити лінію у документ

Ви хочете відокремити параграф лінією? Тричі натисніть клавішу перенесення та клавішу Enterі ви отримаєте тонку лінію. Тричі натисніть клавішу знака нижнього підкреслення та клавішу Enter- Отримайте жирну лінію. А при натисканні тричі клавіші знаків рівності та клавіші Enterви отримаєте подвійну лінію.

Калькулятор у Word

Чи знаєте ви, що калькулятор можна додати до панелі Word?

Виконайте команду View => Toolbars => Customize => Commands tabта помістіть іконку Tools Calculate на панель інструментів (рис. 10). Тепер, надрукувавши деякий вираз, виділивши його та натиснувши кнопку Tools Calculate, можна буде отримати результат (рис. 11).

Щоб замінити вираз результатом рахунку, натисніть клавіші Ctrl+V.

Безперервна зміна масштабу

Щоб змінити масштаб документа, натисніть клавішу Ctrlі за допомогою коліщатка миші змінюйте масштаб до отримання потрібного дозволу. Це набагато зручніше, ніж звертатися до меню.

Outlook

Контролюйте спам-фільтр у Outlook 2003

У поштовий клієнт Microsoft Outlook 2003 вбудований фільтр спаму, який покликаний відсіювати небажані повідомлення та поміщати їх в окрему папку.

Однак цю папку необхідно час від часу перевіряти та контролювати, щоб корисний лист не був розпізнаний як спам.

Фільтр у Microsoft Outlook 2003 аналізує формальні атрибути повідомлення та його тіло. Під час аналізу формальних атрибутів повідомлення фільтр користується чорними та білими списками.

Якщо ви отримали небажане e-mail-послання, клацніть по ньому правою кнопкою миші та у меню, що випадає (рис. 12) виконайте команду Junk Email => Add sender to the Blocked Senders List. E-mail-повідомлення від абонентів, які розміщені в Blocked Senders list, блокуватимуться і відправлятимуться до папки Junk E-Mail folder.

Якщо, навпаки, програма помилково помістить потрібний вам лист до папки Junk E-Mail folder, додайте цього користувача в білий список за командою Add sender to the Safe Senders List— надалі він не блокуватиметься.

Ланцюжок повідомлень у Outlook 2003

Можливість Outlook 2003 сортувати пошту за обговореннями ( View => Arrange By => Conversation) дозволяє оперативно переглядати повідомлення та швидко видаляти непотрібну пошту. Організуйте перегляд пошти вищезазначеним способом (рис. 13), і ви побачите, що до багатьох тем є ланцюжок ранніх листів. Цей спосібвідображення кореспонденції дозволяє простіше знайти та видалити застарілі листи.

Зберігайте документи там, де вам зручно

Коли вам надходить повідомлення з вкладенням і ви хочете зберегти його на диску, за промовчанням Outlook запропонує вам зберегти вкладення в папці My Documents. Якщо ви зберігаєте файли-вкладення в іншому місці, то вам щоразу необхідно міняти місце призначення. Прискорити процедуру допоможе додавання ярлика до папки My Documents, що надсилає в потрібну папку.

Internet Explorer

Як обмежити доступ дітей до небажаних Інтернет-ресурсів

Якщо ви маєте завдання обмежити доступ дітей до небажаних Web-ресурсів, то за допомогою Internet Explorer 6 ви зможете поставити до таких ресурсів пароль доступу, а також написати список дозволених і заборонених вузлів. Для того щоб поставити заборону на безконтрольний доступ до Інтернет-ресурсів

Internet Explorer, виконайте команду Сервіс => Властивості оглядачата виберіть вкладку Зміст(Рис. 14).

Активуйте кнопку увімкнутиі в панелі виберіть вкладку Загальні. У цій вкладці скористайтеся функцією Створити пароль. Для доступу до заборонених ресурсів буде потрібний пароль.

Зміна розміру шрифту в IE

Проста, але дуже корисна порада. Не всі Web-сторінки пропонують оптимальні розміри шрифту, а щоразу лізти в налаштування шрифту втомливо. Натисніть клавішу Ctrl, і, переміщуючи колесо миші, ви зможете збільшувати або зменшувати розмір шрифту тексту, що відображається.

Відкрити посилання у новому вікні

Що робити, якщо ви не бажаєте залишати поточну сторінку, але хочете при цьому подивитися посилання на ній? При клацанні на URLутримуйте клавішу Shift- У цьому випадку сторінка відкриється в новому вікні.

Як змінити домашню сторінку

Деякі програми встановлюють свою сторінку як домашню. Щоб змінити сторінку, з якої слід розпочинати огляд, необхідно виконати команду Сервіс => Властивості оглядача та в розділі Домашня сторінка(рис. 15) вказати бажану адресу або вибрати пункт З порожньою.

Швидкий набір URL

Якщо URL-адреса, яку вам необхідно внести в адресний рядок, має вигляд www.ім'я.com, то достатньо набрати дане ім'я і натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Enter.

Швидке переміщення між Web-сторінками

Швидке переміщення між кількома Web-сторінками зручно здійснювати, утримуючи клавішу Shiftі коліщатко миші.

У пакет програм Microsoft Office крім Outlook входять і такі поширені програми, як текстовий редактор Word, редактор електронних таблиць Excel, додаток для підготовки електронних презентацій PowerPoint і додаток для роботи з базами даних Access.

Всі ці додатки незалежні і самодостатні, але їхнє спільне використання відкриває воістину необмежені можливості в організації діловодства. Використання Outlook разом з іншими програмами, що входять до комплекту Microsoft Office, дозволяє:

• створювати повідомлення, використовуючи всю міць текстового редактора Word. У порівнянні з відносно бідними (хоча і достатніми) можливостями, що надаються панеллю форматування Outlook, Word здатний створювати повноцінні документи, що відрізняються різноманіттям стилів і шаблонів оформлення, що містять вбудовані об'єкти, і т.д. . Більш того, у цьому розділі буде розглянуто загальний для всіх програм Office інструмент - розсилання маршрутом;
• створювати повідомлення за допомогою всієї сили редактора електронних таблиць Excel. Створену таблицю можна легко переслати як вкладений файл, а й зберегти як повідомлення. Ця можливістьбуде розглянуто у другому розділі цього розділу. Крім того, в цьому розділі ми поговоримо про спільний для всіх програм Microsoft інструмент - розміщення документів у спільній папці;
• створювати збори для участі в електронній конференції, яка проводиться засобами PowerPoint. Створення електронної конференції безпосередньо пов'язане з використанням вище розглянутої програми Microsoft NetMeeting (Див. розділ 11.5 "Net Meeting").Робота PowerPoint з Outlook буде розглянута у третьому розділі;
• створювати повідомлення, використовуючи Microsoft Access, здатні з'єднуватися з віддаленою базою даних відображення інформації. Спільне використання Outlook та Access дозволяє швидко експортувати та імпортувати дані з папок Outlook у таблиці Access. Дана можливість буде розглянута у четвертому, заключному розділі цього розділу.

Outlook та Word

Взаємодія Outlook та Word є, мабуть, найбільш характерним прикладом спільної роботи. Вище вже згадуюсь, що як редактор повідомлень користувач може вказати Microsoft Word.

Приклад 18.1. Word як редактор повідомлень

(Б додатку Outlook)

> Сервіс >Параметри Повідомлення

Використовувати Microsoft Word як редактор повідомлень

Використовувати Microsoft Word для читання повідомлень у форматі RTF

Як приклад використання Word розглянемо створення повідомлення, що містить фігурний текст і діаграму, що демонструє структуру цієї книги.

Створення повідомлення засобами Word

Створити повідомлення за допомогою Word можна двома способами:

• Запустити Word, створити документ і вибрати команду > Файл > Надіслати > Повідомлення.
• Безпосередньо у Outlook, вибравши команду > дії > Нове повідомлення за допомогою > Microsoft Word (рис. 18.1).

Як видно з малюнка, суть повідомлення не змінилася, залишилися поля для введення адресатів та теми повідомлення, автоматично додалися підпис та панель Малювання(Drawing), проте помітно збагатилася панель інструментів Форматування(Formatting).

Рис. 18.1. Повідомлення Outlook (редактор Microsoft Word)

Вставка фігурного тексту

Отже, створимо спочатку гарний заголовокдля нашого повідомлення, використовуючи WordArt.

Приклад 18.2. Вставка об'єкта WordArt

> Вставка > Малюнок > Об'єкт WordArt

Виберіть потрібний стиль напису ОК

Текст:= Структура книгиЖирний ОК

(Панель Фоматування) По центру

В результаті наших дій з'явиться красиво оформлений текст із жовтою. градієнтною заливкоюу центр (рис. 18.2).

Щоб змінити властивості цього об'єкта, можна скористатися кнопками однойменної панелі інструментів. У нашому випадку змінимо колір заливки з жовтого на синій.

Рис. 18.2. Текст WordArt у повідомленні

Рис. 18.3. Діалогове вікно Способи заливання

Приклад 18.3. Зміна властивостей об'єкта WordArt

(На панелі інструментів WordArt)

Формат об'єкта WordArt Колір та Лінії

Колір Способи заливки.

Градієнтна

Один колір Колір1 Синій

Тип штрихування Від центру

Варіанти (Рис. 18.3)

Вставка діаграми

Наступний крок, що розглядається, - вставка діаграми, до речі, що є одним з нововведень Word.

Приклад 18.4. Вставка діаграми

> Вставка >Організаційна діаграма…

Виберіть тип діаграми (рис. 18.4)

Рис. 18.4. Діалогове вікно Бібліотека діаграм

У тексті повідомлення з'явиться заглушка, яка відображатиме вибрану діаграму. Але вона складається з одного «кореня» і лише трьох «гілок», тоді як ця книга має чотири частини. Додамо ще одну гілку та змінимо стиль діаграми.

Приклад 18.5. Додавання гілки в діаграму

(Виділіть корінь діаграми)

(На панелі Організаційна діаграма) Додати фігуру

Автоформат

Виберіть стиль діаграми Рельєфний градієнт

Тепер залишилося запровадити текст діаграми. Для цього клацніть один раз лівою кнопкою миші по одній із заглушок діаграми та введіть відповідний текст. Остаточний варіант повідомлення, відредагованого та відформатованого засобами Word, показано на рис. 18.5.

Рис. 18.5. Остаточний варіант повідомлення

Після того, як повідомлення створено, залишиться заповнити поля Кому(То) і Тема(Subject), після чого натиснути кнопку Надіслати(Send).

Зауваження

Оскільки наше повідомлення зберігається та надсилається у форматі HTML, деякі елементи форматування можуть загубитися або видозмінюватися. Не забувайте про це, створюючи повідомлення в Word! Іноді створені повідомлення краще просто прикріпити як вкладення.

Ще раз нагадаємо, що ми тут розглядаємо лише загальний принципспільної роботи Outlook та інших програм Office. Крім вставки об'єктів (яких набагато більше, ніж два) існують ще форми, кадри, стилі, таблиці, поля… Список можна продовжувати до безкінечності. Світ програм Microsoft Office широкий і воістину багатофункціональний. Вивчайте його паралельно з Outlook та іншими наявними ліруваннями. Зрештою, дорогу здолає ідучий…

Розсилка документа за маршрутом

Розсиланням документа за маршрутом(Routing) називається відправка документа електронною поштою колегам у певної послідовності. Послідовність розсилки називається маршрутом документа.

Отримавши документ, адресат може внести свої зміни та зауваження та надіслати документ далі за маршрутом. Наприкінці маршруту, після того як документ переглянуть усі адресати, зазначені у списку маршрутизації, можна вимагати повернення документа або вказати користувача, для якого він призначений, наприклад, керівника проекту.

Приклад 18.6. Надсилання документа за маршрутом

> Файл > Відкрити… (відкрити потрібний документ)

> Файл > Надіслати > За маршрутом. . .

Нашатирьов Антон Кому

Моховиков Олег Кому

Текст повідомлення: = Шановні колеги! Прочитайте приєднаний документ і висловіть свої міркування та коментарі щодо написаного. Заздалегідь дякую, Єгору Усарову.

по черзі

Повернення після закінчення

Відстежувати стан

Надіслати

Зауваження

Під час виконання цієї програми можуть з'являтися діалогові вікна безпеки Outlook, що попереджають про стороннє втручання та доступ до даних Outlook. В даному випадку завжди погоджуйтеся, щоб дозволити доступ (адже цей запит походить від ваших дій, і ви очікуєте).

Призначений маршрут можна приєднати до документа, щоб відправити його не відразу, а зробити це пізніше. Для цього на останньому етапі програми потрібно натиснути кнопку Додати(Add Slip).

> Файл > Надіслати > Наступний адресат…

Направити документ Нашатирьов Антон

Щоб відмовитися від відправки документа за маршрутом і взагалі від'єднати маршрут, потрібно натиснути кнопку Очистити(Clear).

Повернемося, наприклад. Після натискання кнопки Надіслати(Route), автоматично буде створено повідомлення з текстом, вказаним у полі Текст повідомлення(Message Text), та з вкладеним документом, який необхідно надіслати (рис. 18.6). Припустимо, що перший адресат (у нашому прикладі це Антон Нашатирьов) налаштований відповідально, тобто він не залишить отримане повідомлення без уваги або не видалить його, не прочитавши, а відреагує на нього належним чином: прочитає не тільки повідомлення про розсилку, але і сам вкладений документ, причому не тільки прочитає його, а й внесе до нього свої побажання та коментарі, а потім надішле його наступному кореспондентові. Спробуємо простежити, як це відбувається.

Щоб відкрити документ, що сам пересилається, одержувачу достатньо зробити подвійне клацання мишею по значку вкладеного документа в повідомленні. Далі зазвичай одержувач вносить свої зміни до документа. Наприкінці роботи він має надіслати документ далі за маршрутом.

>Файл>Надіслати > Наступний адресат…

Надіслати документ «Олег Моховиков»

Рис. 18.6. Повідомлення з розсилкою документа

Що станеться після цього? По-перше, повідомлення буде надіслано наступному одержувачу у списку розсилки - Моховикову Олегу. Він зможе прочитати документ із уже внесеними змінами та внести власні. По-друге, вихідний відправник буде повідомлено про рух документа за списком розсилки, оскільки у діалоговому вікні Маршрут(Routing Slip) було встановлено прапорець Відстежувати стан(Track Status).

Якщо все буде гаразд, документ просуватиметься за списком розсилки, доки не буде вичерпано весь список розсилки цього документа. Остання адресаті в маршруті буде запропоновано повернути змінений документ ініціатору розсилки, і, таким чином, коло замкнеться.

Для прискорення процесу можна надіслати документ не по черзі, а всім одразу. У цьому випадку злиття змін лягає на плечі відправника.

Outlook та Excel

З самого початку книги, створюючи повідомлення, ми ставили за мету передачі як тіло повідомлення не просто тексту, а таблиці. Використання засобів Excel дозволяє легко вирішити як проблему вставки таблиць, а й супутніх компонент (наприклад, діаграм Excel).

Як приклад спільної роботи Outlook і Excel розглянемо відправлення повідомлення, що містить таблицю з даними про кількість сторінок кожної з частин книги, і діаграму Excel, що графічно відображає відсоткове співвідношення кожної частини в книзі.

Створення повідомлення засобами Excel

Як і у випадку з Word, створити повідомлення можна двома способами. Але якщо Word вибрали другий варіант (створення повідомлення з Outlook), то зараз давайте розглянемо відправку таблиці безпосередньо з програми Excel.

Рис. 18.7. Повідомлення Outlook (редактор Microsoft Excel)

Приклад 18.9. Створення повідомлення засобами Excel

>Файл > Надіслати > Повідомлення

Включити поточний лист до тексту повідомлення

Тема:= Статистика

Введення: = Це повідомлення містить …

Зауваження

У полі Вступ (Introduction) користувач може ввести текстове повідомлення(Коментар), що передує таблиці.

Як говорилося вище, ми розглядатимемо відправку таблиці, зображеної на рис. 18.10. На цьому етапі таблиця містить лише текст і не має додаткового форматування.

Робота з таблицею

Перед надсиланням повідомлення, що містить таблицю, її бажано відформатувати: виділити заголовок, підкреслити межі і т.д. Але можливості Outlook дозволяють не лише форматувати таблицю, а й працювати над її логікою. У прикладі 18.10 ми додали ще один рядок - «Разом», що містить суму всіх сторінок у книзі, після чого надали таблиці відповідне стильове оформлення.

Якщо текст повідомлення не міститься у осередку, його межі можна розсунути. Для цього підведіть покажчик миші до стику з назвою або нумерацією осередків (покажчик набуде вигляду двонаправленої стрілки) і, утримуючи натиснутою ліву кнопкумиші, перемістіть межі колонки або рядки на потрібну відстань.

Приклад 18.10. Робота з таблицею Excel

(Редагування)

А6:= Разом

Вб Автосума (Форматування)

А1:Вб (Виділити, утримуючи натиснутою ліву кнопку миші)

> Формат > Автоформат…

Рис. 18.8. Відформатоване повідомлення з таблицею Excel

Зауваження

Крім використання автоматичного стилю, можна застосувати додаткове форматування за допомогою кнопок однойменної панелі інструментів.

Вставка діаграми Excel

Наступний крок, що демонструє можливості Excel та використання цієї програми разом з Outlook, - створення діаграми, що представляє у наочному графічному вигляді дані, що знаходяться на робочому аркуші.

Приклад 18.11. Вставка діаграми Excel

> Вставка > Діаграма… Стандартні

Тип Кругова

Назва діаграми: = Outlook у оригіналі

Підписи даних Частки

Рис. 18.9. Побудована діаграма

Зауваження

Якби ми не виділили перед початком відновлення діаграми діапазон А2:В6, то могли б задати його пізніше, на другому етапі Майстра діаграм. При цьому не обов'язково вручну вводити складну формулу в полі Діапазон (Data Range). Достатньо виділити потрібний діапазон на робочому аркуші мишею, при цьому діалогове вікно майстра згорнеться, щоб не заважати виділенню, а формула з'явиться автоматично.

Після вставки діаграми вона може перекривати таблицю, що використовується. Щоб перенести діаграму, досить її виділити і, утримуючи ліву кнопку миші, перетягнути на потрібне місце.

Тепер звернемося безпосередньо до самої діаграми. Всі елементи відображаються чітко і красиво, за винятком самого кола з даними, який вийшов дуже маленького розміру. Для збільшення області побудови діаграми необхідно клацнути мишею по невидимому квадрату, в який вписано коло та текстові пояснення (рис. 18.9). З'явиться квадратна рамка із маркерами виділення по кутах. Зачепіть ці маркери і тягніть, розтягуючи рамку виділення доти, доки коло не прийме необхідний вам розмір.

Отже, повідомлення повністю готове до відправки, залишилося внести адресу одержувача повідомлення та натиснути кнопку Надіслати лист(Send this Sheet).

Особливий інтерес представляє те, як наше повідомлення відобразиться у користувача, адже, по-перше, воно перетворено на HTML-формат, а по-друге, не в кожного одержувача може бути встановлений Excel. Після надсилання та отримання повідомлень перейдіть впапку Вхідні(Inbox) та відкрийте створене повідомлення (рис. 18.10).

Рис. 18.10. Прийняте повідомлення з таблицею та діаграмою

По-перше, як ви бачите, текст, введений у поле Вступ(Introduction) передує таблиці та відокремлений від неї рисою. По-друге, формат таблиці збережено. І нарешті, наша гордість – діаграма повністю збігається зі створеною (формат, дані тощо). Єдине, що згаяно, це немає підпису, оскільки ми створювали наше повідомлення з Excel, а не з Outlook. Виправити цей недолік можна було, виконавши перед відправкою команду > Вставка > Підпис > З повагою.

Приклад 18.12. Вставка підпису

> Вставка > Підпис > З повагою

Зауваження

Взагалі, додаткове редагування та форматування повідомлень іноді необхідні, якщо не обов'язкові. Після створення таблиці (з використанням Excel) користувач завжди може відкрити повідомлення та відредагувати: вставити підпис або ряд додаткових зауважень, а також додати фон, додати малюнок і т.д.

Папка Exchange

Робота з папками Exchange є таким самим загальним засобом для всіх програм Office, як і розсилка за маршрутом. Суть цієї можливості розміщення активного документа в спільних папках сервера Microsoft Exchange. Тим самим користувач хіба що відкриває доступ до цього документа всім учасникам. робочої групи.

Приклад 18.13. Надсилання до папки Exchange

> Файл > Надіслати > Папка Exchange…

Виберіть папку < Общая папка>

Після того, як документ розміщений у спільній папці, кожен з користувачів може його відкрити, клацнувши за посиланням у вікні перегляду інформації (рис. 18.11).

Outlook та PowerPoint

Microsoft PowerPoint – це універсальний засібпідготовки презентацій. Після створення презентації користувач може демонструвати її на локальному комп'ютері, так і провести презентацію в мережі для всієї робочої групи. Презентація PowerPoint передається у форматі HTML і тому для її перегляду учасникам необхідний лише браузер Internet Explorer 4.0. Таким чином, презентація може бути проведена як у масштабах компанії, так і між членами невеликої групи, що знаходяться у різних місцях. Кількість учасників не обмежена, але якщо у презентації бере участь понад 16 слухачів, для її проведення необхідно використовувати спеціальне серверне програма Microsoft NetShow Server.

Проблема будь-якої зустрічі – її планування. Зрозуміло, для проведення конференції, окрім бажання доповідача, потрібна ще й згода учасників. У разі проведення звичайної конференції участь усіх дійових осіб підтверджується тим, що вони всі разом і приблизно одночасно збираються у приміщенні, призначеному для конференції. Електронну конференцію PowerPoint провідний презентації може запланувати, як будь-яку іншу зустріч, використовуючи Outlook.

Рис. 18.12. Презентація та діалогове вікно Планування трансляції презентації

Приклад 18.14. Планування мовлення презентації PowerPoint

> Показ слайдів > Пряме мовлення > Налаштувати та спланувати…

Опис:= «Microsoft Outlook 2002 у оригіналі»(Рис. 18.12)

Параметри… Налаштування мовлення (рис. 18.13)

Режим показу Змінний розмір

Призначити…

Введіть або виберіть ім'я:< учасники презенту-

Обов'язковий

Надіслати

( З'явиться діалогове вікно з повідомленням, що мовлення заплановано)

Рис. 18.13. Діалогове вікно Параметри мовлення

Зауваження

Перемикачі Тільки звук(Audio only) та Відео та звук(Video and Audio) має сенс встановити в тому випадку, якщо комп'ютер провідного презентацію обладнаний мікрофоном та відеокамерою, а комп'ютери учасників обладнані апаратурою для відтворення звукового та відеоряду. У нашому прикладі ми цього не припускаємо, тому встановлено прапорець Ні(None).

Форма зборів, що заповнювалася автоматично (рис. 18.14) ідентична розглянутим раніше, у розділі 2 «Календар» та розділі 10 « Колективна роботав Outlook».

Зауваження

Єдиною обов'язковою умовою проведення прямого мовлення презентації на широку аудиторію є підключення комп'ютера до мережі (глобальної або локальної). Додаткові можливостіможна не використовувати, якщо цього неможливо технічні умови.

Після погодження часу проведення та складу учасників можна переходити безпосередньо до самої демонстрації.

Рис. 18.14. Форма зборів

Приклад 18.15. Пряме мовлення презентації

> Показ слайдів > Пряме мовлення > Розпочати мовлення…

Під час проведення планової конференції провідний презентації планує її трансляцію за допомогою інтерфейсу планування зустрічей у Outlook 2002. заданий часна екранах комп'ютерів учасників з'явиться вікно нагадування про зустріч, на якому учасник побачить кнопку після натискання на яку буде завантажена вступна сторінка презентації (рис. 18.15). Керує зміною слайдів провідний презентації. На екранах комп'ютерів учасників слайди демонструються так само, як у звичайному режиміпоказ слайдів.

Рис. 18.15. Основна сторінка прямого мовлення презентації

Під час демонстрації презентації учасники можуть проводити приватні обговорення, ставити запитання ведучому та отримувати на них відповіді електронною поштою через Outlook.

Outlook та Access

Microsoft Access – це універсальна система управління базами даних, а Outlook – універсальна система управління інформацією. З цих визначень, природно припустити, що це додатки мають певні кошти обміну інформацією між собою. Але окрім обміну інформацією, Outlook, як і Word або Excel, здатний створювати повідомлення, використовуючи засоби Microsoft Access. Тільки в цьому випадку ці кошти лежать не в області форматування або редагування, а в області надання даних для їх надсилання-публікації.

У цьому розділі ми розглянемо приклад імпорту інформації з адресної книги Outlook до бази даних Access, а також створення повідомлення, що містить щойно імпортовану інформацію.

Обмін інформацією

Насамперед відкрийте Access і створіть базу даних. Після цього нашою метою стане створення таблиці, що містить дані з адресної книги Outlook.

Приклад 18.16. Імпорт даних з Outlook у Access

> Файл > Зовнішні дані > Імпорт...

Тип файлів Outlook(Автоматично запуститься Майстер імпорту з Exchange/Outlook)

> Адреса книги > Адреса книги Outlook Contacts

У новій таблиці

(На цьому кроці пропонується визначити параметри даних, що імпортуються, з'ясувати, чи необхідно їх взагалі імпортувати)

He імпортувати

Імпорт у таблицю:= Контакти

Рис. 18.16. Таблиця Microsoft Access з імпортованими даними

Після імпорту, як і передбачалося, у Access з'явиться нова таблиця Контакти,містить інформацію з адресної книги Outlook. Результат імпортування зображено на рис. 18.16.

Робота з Access Data Page

Розглянемо наступний приклад. Припустимо, що один із учасників проекту створив базу даних, інформація якої цікава, а можливо, і необхідна іншим учасникам команди. Рішень для цього завдання кілька, але ми зупинимося на варіанті відправки повідомлення, що містить Access Data Page. Фактично повідомлення містить просто HTML-сторінку з об'єктом ActiveX, що з'єднує з'єднання з базою та відображення даних.

Приклад 18.17. Створення повідомлення з Access Data Page

> Дії > Нове повідомлення за допомогою… > Microsoft Office >Microsoft Access Data Page

(Відкриється Access з майстром Нова сторінка доступу до даних)

Конструктор

Вибір джерела даних: =< База даних>

Після виконаних процедур відкриється сторінка із сіткою даних. Отже, перш за все необхідно розмістити інформаційні поля, які будуть на сторінці. Для цього перетягніть потрібні поля на сітку таблиці та замініть її назву, наприклад на Контакти.Після цього введіть ім'я одержувачів повідомлення та натисніть кнопку Надіслати копію.

Перед надсиланням повідомлення користувач може подивитися, як воно відображатиметься у одержувача. Для цього виберіть > Файл > Попередній перегляд веб-сторінки. Відкриється Web-браузер із завантаженою сторінкою, яка так само відображатиметься і в одержувача повідомлення.

Рис. 18.23. Web-сторінка з даними з Access

Користуючись кнопками Назад і далі,можна переміщатися за даними таблиці Контакти.Також при вказівці відповідних параметрів доступу можна редагувати таблицю (додавати або видаляти записи), організовувати фільтрацію даних тощо. Але це вже виходить за межі цієї книги.

Резюме

Отже, у цьому розділі ми розглянули можливість спільної роботи додатків Office та Outlook. Воістину, робота Outlook разом з інструментами, що надаються Word, Excel, PowerPoint і Access, дозволяє створювати повноцінні повідомлення та організовувати більш комфортний обмін інформацією та доступ до неї.

• Word.Форматування повідомлень. Використання Wordяк редактор за замовчуванням. Розсилка документа за маршрутом.
• Excel.Створення повідомлення з таблицею та діаграмою. Розміщення документів у спільних папках сервера Exchange.
• PowerPoint.Організація зборів через мережу для демонстрації презентації.
• Access.Імпорт даних із Outlook у Access. Створення повідомлення, яке містить Access Data Page.