A Microsoft Office egy nagyszerű csomag irodai programok a Microsoft Corporation-től. A Microsoft Office a következőket tartalmazza: népszerű programok, mint a Word, Excel, Access, Powerpoint, Outlook, valamint a OneNote, Publisher, Groove, InfoPath és mások. A csomagból minden egyes program külön-külön vagy egyszerre is telepíthető. A Word a világ legnépszerűbb szövegszerkesztője. Excel - jó program táblázatok létrehozásához és használatához. Az Access egy hatékony adatbázis-alkalmazás. Outlook - híres levelező kliens. A PowerPoint egy prezentációk készítésére szolgáló alkalmazás. Ebben a cikkben részletesen elmondom, hogyan telepítheti a Microsoft Office 2007 programot a számítógépére. Microsoft telepítés Iroda később ill korábbi verziók hasonló.

Kezdjük a telepítést. Futtassa a Setup.exe fájlt arról a meghajtóról vagy mappáról, ahol a Microsoft Office telepítője található. A megjelenő ablakban adja meg a 25 karakterből álló termékkulcsot. A kulcs a lemez dobozán található, ha rendelkezik Microsoft Office licenccel. Ha kalóz verziót töltött le az internetről, a kulcs megtalálható a forrás webhelyén. Kattintson a Folytatás gombra.

A következő ablakban felkérést kap, hogy ismerkedjen meg licencszerződés Microsoft szoftver használatához. Jelölje be az „Elfogadom a jelen szerződés feltételeit” melletti négyzetet, majd kattintson a „Tovább” gombra.

Kattintson a „Beállítások” gombra abban az ablakban, ahol kiválasztja a telepítés típusát.

A telepítési beállításokban kiválaszthatja, hogy a csomagból mely alkalmazásokat kívánja telepíteni a számítógépére. Kattintson az egyes összetevőkre, és válassza ki a „Komponens nem elérhető” lehetőséget a listából szükségtelen alkalmazások, vagy „Futtasson mindent a számítógépemről” a szükségesek számára. További részletekért lásd az alábbi képet. Amikor kiválasztja az összetevőket, kattintson a „Telepítés” gombra.

Várja meg, amíg a Microsoft Office telepíti. A telepítési folyamat a kiválasztott összetevőktől és a számítógép sebességétől függően akár 20 percig is eltarthat.

Kattintson a "Bezárás" gombra az utolsó ablakban.

Ez minden, a Microsoft Office telepítése a számítógépére sikeresen befejeződött. Az Office alkalmazásokat a Start menü - Minden program - Microsoft Office menüpontból indíthatja el.

A Word vagy az Outlook használt verziójától függően különféle objektumokat szúrhat be és adhat hozzá Word-dokumentumához (például PDF-fájlok, diagramok vagy Excel lapok) vagy e-mail üzenetet hivatkozással vagy beágyazással. Objektum beszúrásához a lapon Beszúrás kattintson a gombra Egy tárgy.

Új objektum beszúrása

Készíteni új fájl Beszúrás Word dokumentumba vagy e-mailbe:

Tanács:

Információk a részben Eredmény a kiválasztott objektumtípus és a jelölőnégyzet állapota határozza meg Mint ikon(telepítve vagy nem). Ez az információ segít eldönteni, hogy pontosan mit és milyen formában kell beilleszteni.

Egy beszúrt objektum adatainak módosításához kattintson rá duplán.

Meglévő fájl csatolása vagy beágyazása

Már létrehozott objektum csatolása vagy beágyazása:

Beágyazott objektumok és kapcsolódó objektumok

Beágyazott objektumok részévé válnak egy Word-fájlnak vagy e-mail üzenetnek, és a beillesztés után elveszítik kapcsolatukat az eredeti fájllal.

Kapcsolódó objektumok változás esetén frissíthető forrás fájl. A kapcsolódó adatokat a forrásfájl tárolja. BAN BEN Word fájl vagy e-mail üzenet (célfájl), csak a forrásfájl helye kerül tárolásra, és a kapcsolódó adatok nézete jelenik meg. Ha a fájl mérete számít, használjon csatolt objektumokat.

A Microsoft Outlook egy szoftveres információs asszisztens, amely egyesíti a tervező, a naptár, a szervező és az e-mail kliens képességeit. Általánosságban elmondható, hogy az alkalmazás ideális technológiai eszköz üzleti tevékenységek szervezéséhez és lebonyolításához egy vállalaton belül egy vállalati részlegen belül vagy annak különböző részlegei között. Így az Outlook segítségével üzleti megbeszélést hozhat létre úgy, hogy először meghívókat küld az összes résztvevőnek, és lefoglal egy szabad helyet vagy konferenciatermet az irodában. Sőt, az események ütemezését már a potenciális találkozó résztvevőinek naptárában is megtekintheti. Így kiválaszthatja a találkozó legoptimálisabb időpontját, hogy minden meghívottnak legyen szabad helye a naptárában a találkozó időpontjában. Végül, a SharePoint és az Exchange Server platformokkal való szoros integrációjának köszönhetően a Microsoft Outlook az elektronikus levelezés cseréjének elsődleges eszközévé válhat, levelező listákés értesítések az egész vállalaton belül.

Az Outlook kliensben elérhető szabványos megoldások

A termék szabványos verziója a következő szoftvermodulokat és összetevőket tartalmazza:

• kezelheti az összes névjegyet úgy, hogy beírja a róluk szóló adatokat a címjegyzékbe. A névjegy hozzáadása után felveheti vele a kapcsolatot Skype-on keresztül, konferenciahíváson keresztül, vagy levelet írhat anélkül, hogy szó szerint elhagyná a menedzser felületet.
• A betűk egyértelmű kategorizálása és strukturálása egyéni beállításokkal és paraméterekkel rendelkező egyedi mappákba helyezésével
• konfigurálható gyors műveletek a leggyakoribb műveletekhez, azonnal, egyetlen kattintással végrehajtva
• E-mailek címkézése egyéni címkékkel az e-mailek tartalmának rendezéséhez és az adatok gyors szűréséhez az Outlookban
• beszédszintetizátor, amely lehetővé teszi a kiválasztott levél tartalmának hangos felolvasását a TTS motor segítségével
• szoros integráció a OneNote digitális jegyzetfüzettel, melynek eredményeként gyorsan exportálható az e-mail tartalma a jegyzetfüzetben kiválasztott jegyzetbe, majd ott végleges szerkesztéseket végezhet, és a felvételt szinkronizálással a felhőbe mentheti
• választási lehetőség elem élettartam, amely lehetővé teszi a fogadott és elküldött e-mailek, mellékletek és Outlook mappák offline elérését, anélkül, hogy csatlakozna a hálózathoz.
• teljesen testreszabható fő eszköztár. Tehát új ikonokat, kategóriákat és szakaszokat adhat a fő panelhez a „Nézet beállítások” menüpont segítségével.
• egy beágyazott súgó asszisztens, amely részletes információkat nyújt az Outlook új szolgáltatásairól, felületelemeiről és egyedi termékfunkcióiról, amelyekkel korábban még nem foglalkozott. A keresőmezőbe szabad formában beírva az info asszisztens elemzi az Ön igényeit, és átirányítja Önt a címtár kívánt részéhez, amely részletes információkat tartalmaz a keresett funkcióról.

Weboldalunkról az Outlook termék bármely verziója letölthető orosz nyelven, pénzügyi díjak és fiókregisztráció nélkül. A szoftver letöltése előtt javasoljuk, hogy tanulmányozza át rendszerkövetelmények kiválasztott csomagot, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a segédprogram megfelel az aktuális eszköz jellemzőinek.

Word, Outlook és internet böngésző valószínűleg ezek a programok a leggyakrabban használtak személyi számítógép. Szinte minden számítógép-tulajdonos tudja, hogyan kell dolgozni ezekkel az alkalmazásokkal, de legtöbbjük képességeiknek csak egy töredékét ismeri. Következésképpen ezeknek a programoknak a nem hatékony használatából eredő veszteségek nagyon nagyok. Reméljük, hogy az alábbi tippek segítségével gyorsabban dolgozhat, és értékes időt takaríthat meg.

Szó

Dokumentumok egymás melletti összehasonlítása

Valószínűleg találkozott már azzal a nehézséggel, hogy ugyanazon dokumentum két verzióját összehasonlítsa. A Word 2003 bevezette a dokumentumok egymás melletti összehasonlításának lehetőségét, lehetővé téve, hogy egyszerre két dokumentumot hívjon meg, és görgesse őket egyidejűleg és külön-külön, összehasonlítva a két dokumentum egyes szakaszait.

Nyisson meg két dokumentumot, és válassza ki a parancsot Ablak => Hasonlítsa össze egymás mellett.... Ha csak két dokumentum van megnyitva, azokat összehasonlítja, ellenkező esetben a program kéri, hogy tisztázza, mely dokumentumokat kell összehasonlítani.

Megjelenik egy lebegő panel a dokumentumok kezelésére (1. ábra). A bal gomb megnyomása megváltoztatja a görgetési módot (be-/kikapcsolja az egyidejű görgetési módot), a jobb gombbal pedig visszaállíthatja az ablak pozícióját arra a pozícióra, ahonnan a dokumentumok összehasonlítását elkezdte.

Weboldalak minimális redundáns címkékkel

Amikor weboldalakat ment, vagy e-maileket küld HTML formátumban a Microsoft Word, további címkéket adnak a dokumentumhoz, amelyek lehetővé teszik az összes használatát Word funkcionalitás Mert további munka dokumentummal.

A HTML formátumú weblap és e-mail üzenet méretének csökkentése érdekében az adatokat speciális szűrt formátumban (szűrt HTML) mentheti el, ebben az esetben a felesleges címkék eltávolításra kerülnek.

Ha szűrt HTML módban mentett weboldalt nyit meg a Wordben, elveszítheti a dokumentum további szerkesztéséhez szükséges bizonyos funkciókat. Megjelennek például a felsorolásjeles listák és a számozott listák, de ezeket nem tudja szerkeszteni a Word segítségével.

Ezért a szűrt HTML módot csak az utolsó szakaszban használja, mielőtt közvetlenül HTML-be fordítaná.

A webhely összes eleme egy fájlban

A Word 2003 bevezette a lehetőséget, hogy a webhely minden elemét, beleértve a szöveget és a grafikát is, egyetlen fájlba mentse. A funkció használatához egyszerűen futtassa a parancsot Mentés máskéntés válassza ki az elemet Egyfájlos weboldal. BAN BEN ezt a módot beágyazás történik, amely lehetővé teszi például a teljes webhely elküldését e-mail üzenetként vagy egy e-mail mellékleteként. Ez a formátum támogatja az Internet Explorer 4.0 és újabb verzióiban.

Hogyan adjunk címet egy weboldalhoz

A cím megjelenik az ablak tetején lévő címsorban, valamint például a webböngésző böngészési előzményeiben. Ha valaki elmenti az Ön weboldalára mutató hivatkozást, a cím megjelenik a kedvencek listájában. A cím beállításához futtassa a parancsot Fájl => Mentés weboldalként, kattintson a címkére Cím módosítása(2. ábra), és írja be a kívánt nevet.

Weboldalak optimalizálása egy adott böngészőhöz

Ha egy Word-dokumentumot weblapként ment el, lehetősége van egy adott böngészőre optimalizálni.

Futtassa a parancsot Eszközök => Beállításokés az azonos nevű panelen válassza ki a lapot Tábornok, és benne panelen Web opció s. A lapon Böngészők mezőben Azok, akik megtekintik ezt a weboldalt, használni fogják válassza ki a kívánt böngészőverziót (3. ábra). A listán Lehetőségek engedélyezze (vagy tiltsa le) a felsorolt ​​szolgáltatásokat.

A Format Painter funkció újrafelhasználása

Amikor rákattint az ikonra Formátumfestő(másolási formátum), annak a területnek a szöveges formázása kerül másolásra, ahol a kurzor található. Most, ha kiválasztja a szöveg bármely területét, a Format Painter a fenti formázást alkalmazza rá.

Sok felhasználó ismeri ezt a funkciót, de a legtöbben nem tudják, hogy ha duplán kattint a Format Painter ikonra, akkor a másolt formátumot annyiszor alkalmazhatja, ahányszor szükséges, és ez a funkció az Esc billentyű lenyomásáig aktív lesz.

Összes mentése/Összes bezárása

Ha tartod Shift billentyű elem kiválasztásakor Fájl menü V Word program, a menü összetétele megváltozik. Ahelyett Bezárás funkció jelenik meg Összes bezárása, és helyette Megment — Összes mentése(4. ábra).

Vonal golyó nélkül

Alkotás közben pontozott lista A Wordben gyakran adódik olyan helyzet, amikor a következő bekezdést pont nélkül kell hagyni. Ehhez nyomja meg a billentyűkombinációt Shift+Enter. A következő sorban, amikor megnyomja Belép, új sor ismét lövöldözés lesz.

Például:

Hogyan használjunk megfelelő formázást beillesztéskor

Ha szöveget másol egy dokumentumból a Word legújabb automatikusan átmásolja a szöveget a másolt dokumentumban történt formázással. Annak biztosítására, hogy a beillesztett szöveg formázása megegyezzen a Word dokumentuméval, használja a parancsot Szerkesztés => Speciális beillesztés => Formázatlan szöveg(5. ábra).

Formázás intelligens címkével

Szöveg bármely Office-alkalmazásba történő beillesztése után az intelligens címkére kattintva megnyílik egy menü, amelyen választható formázási típusok közül választhat, beleértve a következő lehetőségeket:

• Forrásformázás megtartása Ez megőrzi a szöveg formátumát a forrásdokumentumban;
• Match Destination A beszúrt adatok formázása annak a dokumentumnak a tervezési elve szerint történik, amelybe a beillesztés történik (6. ábra).

Leírás hozzáadása a Word-dokumentumhoz

A Dokumentum tulajdonságai olyan információk, amelyeket a Microsoft Word lehetővé tesz az egyes dokumentumokhoz való hozzáadással. Ez hasznos funkció kevesen használják, de közben hozzáadhatod egész sor leírásokat és utasításokat, amelyek különösen értékesek lesznek, ha csapatban dolgozol. Egy Word-dokumentum leírásának hozzáadásához a paranccsal meg kell hívnia a Dokumentum tulajdonságai panelt Fájl => Tulajdonságok(7. ábra).

Gyors hozzáférés a kiválasztott dokumentumokhoz

Akarsz-e gyors hozzáférés egy sorra Word dokumentumok? Mi sem lehetne könnyebb! Futtassa a parancsot Nézet => Eszköztárak => Testreszabás, válassza a lapot Parancsok, fejezet Beépített menükés húzza az ikont Munka a panelhez, amint az ábra mutatja. 8.

Most, hogy hozzáadja az aktuális dokumentumot a Munka menühöz, nyissa meg, és kattintson az elemre Hozzáadás a munka menühöz(9. ábra) az aktuális dokumentum bekerül a menübe. Egy billentyűkombinációval eltávolíthatja Ctrl+Alt+Mínusz.

Sor beszúrása a dokumentumba

Szeretnél egy bekezdést egy sorral elválasztani? Nyomja meg háromszor a kötőjel gombot, majd a Belépés finom vonalat kapsz. Nyomja meg háromszor az aláhúzás gombot és a Belép kap egy vastag vonalat. És amikor háromszor megnyomja az egyenlőségjel billentyűt és a gombot Belép dupla sort kapsz.

Számológép Wordben

Tudta, hogy hozzáadhat egy számológépet a Word panelhez?

Futtassa a parancsot Nézet => Eszköztárak => Testreszabás => Parancsok lapés helyezzük az Eszközök Számítás ikont az eszköztárra (10. ábra). Most egy kifejezés begépelésével, kijelölésével és az Eszközök Számítás gombra kattintva megkaphatja az eredményt (11. ábra).

Ha egy kifejezést számlálási eredménnyel szeretne lecserélni, nyomja meg a billentyűkódot Ctrl+V.

Folyamatos zoomolás

A dokumentum léptékének módosításához nyomja meg a gombot Ctrlés az egér görgőjével módosítsa a léptéket, amíg el nem éri a kívánt felbontást. Ez sokkal kényelmesebb, mint a menü elérése.

Outlook

Vezérelje a spamszűrőt az Outlook 2003-ban

A Microsoft Outlook 2003 e-mail kliens beépített spamszűrővel rendelkezik, amely a nem kívánt üzenetek kiszűrésére és egy külön mappába helyezésére szolgál.

Ezt a mappát azonban időnként ellenőrizni és figyelni kell, hogy a hasznos e-maileket ne ismerje fel spamként.

A Microsoft Outlook 2003 szűrője elemzi az üzenet formális attribútumait és törzsét. Az üzenet formális attribútumainak elemzésekor a szűrő fekete-fehér listákat használ.

Ha nem kívánt e-mail üzenetet kap, kattintson rá jobb gombbal, és a legördülő menüben (12. ábra) hajtsa végre a parancsot Levélszemét => Feladó hozzáadása a blokkolt feladók listájához. A behelyezett előfizetők e-mail üzenetei Letiltott feladók listája, blokkolva lesz, és a mappába küldi Levélszemét mappa.

Ha éppen ellenkezőleg, a program tévedésből a szükséges betűt a mappába helyezi Levélszemét mappa, adja hozzá ezt a felhasználót az engedélyezőlistához paranccsal Adja hozzá a feladót a Biztonságos feladók listájához ezentúl nem lesz blokkolva.

Üzenetszál az Outlook 2003-ban

Az Outlook 2003 azon képessége, hogy megbeszélés szerint rendezze a leveleket ( Nézet => Elrendezés szerint => Beszélgetés) lehetővé teszi az üzenetek gyors megtekintését és a szükségtelen levelek gyors törlését. Szervezze meg e-mailek megtekintését a fenti módon (13. ábra), és látni fogja, hogy sok témában van egy korábbi levelek lánca. Ez a módszer A levelezési kijelző megkönnyíti az elavult üzenetek megtalálását és törlését.

Mentse el a dokumentumokat, ahol az Önnek kényelmes

Ha mellékletet tartalmazó üzenetet kap, és azt lemezre szeretné menteni, az Outlook alapértelmezés szerint felkéri, hogy mentse a mellékletet egy mappába. Saját dokumentumaim. Ha a mellékletfájlokat más helyre menti, akkor minden alkalommal meg kell változtatnia a célt. Parancsikon hozzáadása a mappához segít felgyorsítani az eljárást Saját dokumentumaim, elküldi a kívánt mappába.

internet böngésző

Hogyan lehet korlátozni a gyermekek hozzáférését a nem megfelelő internetes forrásokhoz

Ha azzal a feladattal kell szembenéznie, hogy korlátozza a gyermekek hozzáférését a nem kívánt webes erőforrásokhoz, akkor az Internet Explorer 6 használatával hozzáférési jelszót állíthat be az ilyen erőforrásokhoz, valamint megírhatja az engedélyezett és tiltott webhelyek listáját. Az internetes forrásokhoz való ellenőrizetlen hozzáférés megtiltása érdekében

Internet Explorer, futtassa a parancsot Eszközök => Internetbeállításokés válasszon egy lapot Tartalom(14. ábra).

Aktiválja a gombot Bekapcsolés a megjelenő panelen válassza ki a lapot Gyakoriak. Ezen a lapon használja a függvényt Hozzon létre egy jelszót. Ezentúl a tiltott forrásokhoz való hozzáféréshez jelszóra lesz szükség.

Betűméret módosítása IE-ben

Egyszerű, de nagyon hasznos tanácsokat. Nem minden weboldal kínál optimális betűméretet, és a betűkészlet-beállításokkal való minden alkalommal való babrálás fárasztó. Nyomja meg a gombot Ctrl, és az egérgörgő mozgatásával növelheti vagy csökkentheti a megjelenített szöveg betűméretét.

Link megnyitása új ablakban

Mi a teendő, ha nem akarja elhagyni az aktuális oldalt, de látni szeretné a linket? Amikor rákattint URL tartsa lenyomva a gombot Váltás ebben az esetben az oldal új ablakban nyílik meg.

Hogyan változtasd meg a kezdőlapot

Egyes programok saját oldalukat állítják be kezdőlapként. A böngészés megkezdésének oldalának megváltoztatásához futtassa az Eszközök => Internetbeállítások parancsot, majd a Kezdőlap(15. ábra) jelölje ki a kívánt címet, vagy válasszon ki egy elemet Üressel.

Gyorstárcsázási URL

Ha a címsorba beírandó URL a www.name.com, akkor csak be kell írnia ezt a nevet, és meg kell nyomnia a billentyűkombinációt Ctrl + Enter.

Gyorsan mozoghat a weboldalak között

A gomb lenyomva tartásával kényelmesen gyorsan mozoghat több weboldal között Váltásés az egérgörgőt.

A Microsoft Office alkalmazáscsomagja az Outlook mellett olyan elterjedt alkalmazásokat is tartalmaz, mint a Word szövegszerkesztő, e-mail szerkesztő Excel táblázatok, egy alkalmazás elektronikus PowerPoint prezentációk készítésére és egy alkalmazás az Access adatbázisokkal való munkára.

Mindezek az alkalmazások önállóak és önellátóak, de együttes felhasználásuk valóban korlátlan lehetőségeket nyit meg az irodai munka megszervezésében. Az Outlook más, a Microsoft Office programcsomagban található alkalmazásokkal való használata lehetővé teszi a következőket:

• üzeneteket hozhat létre minden erejével szöveg szerkesztő Szó. Az Outlook formázási paneljének viszonylag gyenge (bár elégséges) képességeihez képest a Word képes teljes értékű dokumentumok létrehozására, amelyek különféle stílusokat és tervezési sablonokat tartalmaznak, beépített objektumokat stb. tartalmaznak. Az Outlook és a Word interakciója fejezet első részében lesz szó. Sőt, ez a rész a mindenki számára közösről lesz szó Irodai alkalmazások szerszám - elosztás az útvonalon;
• üzeneteket hozhat létre az Excel táblázatszerkesztő teljes erejével. Az elkészített táblázat egyszerűen elküldhető nem csak csatolt fájlként, hanem üzenetként is elmenthető. Ez a lehetőség fejezet második részében lesz szó. Ezenkívül ebben a részben arról fogunk beszélni, hogy mi az, ami az összes alkalmazásban közös Microsoft eszköz - dokumentumok elhelyezése megosztott mappában;
• találkozókat hozhat létre a PowerPoint segítségével tartott elektronikus konferencián való részvételhez. Az elektronikus konferencia létrehozása közvetlenül kapcsolódik a fent tárgyalt Microsoft NetMeeting alkalmazás használatához (Lásd a 11.5 „Háló találkozó” részt). A harmadik részben lesz szó arról, hogyan működik a PowerPoint az Outlookkal;
• üzeneteket hozhat létre a Microsoft Access segítségével, amely képes csatlakozni egy távoli adatbázishoz az információk megjelenítéséhez. Az Outlook és az Access együttes használata lehetővé teszi az adatok gyors exportálását és importálását az Outlook mappáiból az Access-táblázatokba. Erről a lehetőségről a fejezet negyedik és utolsó szakaszában lesz szó.

Outlook és Word

Az Outlook és a Word közötti interakció talán az együttműködés legtipikusabb példája. Fentebb már említettem, hogy a felhasználó megadhatja a Microsoft Word-et üzenetszerkesztőként.

18.1. példa. A Word üzenetszerkesztőként

(Outlook alkalmazás használatával)

> Eszközök > Opciók Üzenet

A Microsoft Word használata üzenetszerkesztőként

A Microsoft Word használatával RTF formátumú üzeneteket olvashat

Példaként a Word használatára fontolja meg egy olyan üzenet létrehozását, amely göröngyös szöveget és egy adott könyv szerkezetét bemutató diagramot tartalmaz.

Üzenet létrehozása Word használatával

Kétféleképpen hozhat létre üzenetet a Word használatával:

• Indítsa el a Word alkalmazást, hozzon létre egy dokumentumot, és válassza a parancsot, majd válassza a Fájl > Küldés > Üzenet parancsot.
• Közvetlenül az Outlookban a parancs kiválasztásával > Műveletek > Új üzenet a > Microsoft Word használatával (18.1. ábra).

Amint az ábrán látható, az üzenet lényege nem változott, a címzettek és az üzenet tárgyának megadására szolgáló mezők megmaradnak, az aláírás és a panel automatikusan hozzáadódik Rajz(Rajz) azonban az eszköztár érezhetően gazdagodott Formázás(Formázás).

Rizs. 18.1. Outlook üzenet (Microsoft Word szerkesztő)

Göndör szöveg beszúrása

Tehát először alkossunk szép címüzenetünkhöz WordArt objektum használatával.

Példa 18.2. WordArt objektum beszúrása

> Beszúrás > Rajz > WordArt

Válassza ki a kívánt szövegstílust OK

Szöveg:= A könyv szerkezete Félkövér OK

(Formázási panel) Középre igazítva

Cselekedeteink eredményeként egy szépen megtervezett szöveg sárga színnel gradiens kitöltése középre (18.2. ábra).

Az objektum tulajdonságainak megváltoztatásához használhatja az azonos nevű eszköztár gombjait. Esetünkben változtassuk a kitöltés színét sárgáról kékre.

Rizs. 18.2. WordArt szöveg üzenetben

Rizs. 18.3. Párbeszéd ablak Töltési módok

18.3. példa. WordArt objektum tulajdonságainak módosítása

(A WordArt eszköztáron)

WordArt objektumformátum színe és vonalai

Színes kitöltési módok...

Gradiens

Egy szín Color1 Blue

Sraffozás típusa Középről

Opciók (18.3. ábra)

Diagram beszúrása

A következő lépés, amit fontolgatunk, egy diagram beszúrása, amely egyébként a Word egyik újítása.

18.4. példa. Diagram beszúrása

> Szervezeti diagram beszúrása...

Válassza ki a diagram típusát (18.4. ábra)

Rizs. 18.4. Párbeszéd ablak Diagramkönyvtár

Egy helyőrző jelenik meg az üzenet törzsében, megjelenítve a kiválasztott diagramot. De ez egy „gyökérből” és csak három „ágból” áll, míg ez a könyv négy részből áll. Adjunk hozzá egy másik ágat, és változtassuk meg a diagram stílusát.

18.5. példa. Elágazás hozzáadása a diagramhoz

(Kiemelje ki a diagram gyökerét)

(A Szervezeti diagram panelen) Adjon hozzá egy alakzatot

Automatikus formázás

Válasszon egy diagramstílust: Domborított színátmenet

Most már csak be kell írni a diagram szövegét. Ehhez kattintson egyszer a bal gombbal az egyik diagramcsonkra, és írja be a megfelelő szöveget. Az üzenet Word segítségével szerkesztett és formázott végleges változata a 2. ábrán látható. 18.5.

Rizs. 18.5. Utolsó üzenet

Az üzenet létrehozása után már csak a mezők kitöltése van hátra Kinek(Az) és Tantárgy(Tárgy), majd nyomja meg a gombot Küld(Küld).

Megjegyzés

Mivel üzenetünket HTML formátumban mentjük és küldjük el, előfordulhat, hogy egyes formázások elvesznek vagy módosulnak. Ezt tartsa szem előtt, amikor üzeneteket hoz létre a Wordben! Néha jobb, ha a létrehozott üzeneteket egyszerűen csatolja mellékletként.

Hadd emlékeztessük még egyszer, hogy csak itt vesszük figyelembe általános elv együttműködés az Outlook és más Office alkalmazások között. Az objektumok beszúrása mellett (amiből jóval több van, mint kettő) vannak még formák, keretek, stílusok, táblák, mezők... A lista hosszan folytatható. A Microsoft Office alkalmazások világa széles és valóban többfunkciós. Tanulja meg párhuzamosan az Outlookkal és más meglévő alkalmazásokkal. A végén az úrrá lesz az úton, aki jár...

Dokumentum kiosztása az útvonalon

Dokumentum kiosztása az útvonalon(Útválasztás) a dokumentum küldésének a következőn keresztül email kollégák bent egy bizonyos sorrend. A levelezési sorrend ún dokumentum útvonalat.

Az irat kézhezvételét követően a címzett megteheti változtatásait, észrevételeit, és továbbküldheti az iratot az útvonalon. Az útvonal végén, miután a dokumentumot az útválasztási listában megadott összes címzett megtekintette, kérheti a dokumentum visszaküldését, vagy megadhatja a felhasználót, akinek szánják, például projektmenedzser.

18.6. példa. Dokumentum küldése útvonalon

> Fájl > Megnyitás… (nyissa meg a kívánt dokumentumot)

> Fájl > Küldés > Útvonal mentén. . .

Nashatyrev Anton Kinek

Mokhovikov Oleg Komu

Üzenet szövege:= Tisztelt Kollégák! Olvassa el a mellékelt dokumentumot, és fejtse ki gondolatait, észrevételeit a leírtakkal kapcsolatban. Előre is köszönöm, Egor Usarov.

egyenként

Visszaküldés befejezés után

A pálya állapota

Küld

Megjegyzés

A program futtatása közben láthatja párbeszédpanelek Outlook biztonság, figyelmeztet a harmadik felek manipulálására és az Outlook-adatokhoz való hozzáférésre. Ebben az esetben mindig fogadja el a hozzáférés engedélyezését (végül is ez a kérés az Ön cselekedeteiből származik, és Ön ezt elvárja).

A dokumentumhoz csatolhat egy kijelölt útvonalat, így nem azonnal küldi el, hanem később. Ehhez a program utolsó lépésében meg kell nyomni a gombot Hozzáadás(Csúsztatás hozzáadása).

> Fájl > Küldés > Következő címzett...

Küldje el a dokumentumot Nashatyrev Anton

Ha meg szeretné tagadni egy dokumentum elküldését egy útvonalon, és teljesen le szeretné választani az útvonalat, kattintson a gombra Egyértelmű(Egyértelmű).

Térjünk vissza a példához. A gomb megnyomása után Küld(Útvonal), automatikusan létrejön egy üzenet a mezőben megadott szöveggel Üzenet szövege(Üzenet szövege), és egy csatolt dokumentummal, amelyet el kell küldeni (18.6. ábra). Tételezzük fel, hogy az első címzett (példánkban ez Anton Nashatirev) felelősségteljesen van beállítva, azaz nem hagyja felügyelet nélkül a beérkezett üzenetet, vagy nem törli azt anélkül, hogy elolvasná, hanem megfelelően reagál rá: nem csak a levelet fogja elolvasni. üzenetet, hanem magát a csatolt dokumentumot, és nem csak elolvassa, hanem kívánságait, észrevételeit is hozzáfűzi, majd elküldi a következő levelezőnek. Próbáljuk meg követni, hogyan történik ez.

Magának az elküldött dokumentumnak a megnyitásához csak a címzettnek kell tennie dupla kattintás vigye az egeret az üzenetben csatolt dokumentum ikonjára. Ezután a címzett a szokásos módon módosítja a dokumentumot. A munka végén tovább kell küldenie a dokumentumot az útvonalon.

>Fájl>Küldés>Következő címzett...

"Oleg Mokhovikov" dokumentum küldése

Rizs. 18.6. Üzenet dokumentumosztással

Mi történik ezután? Először az üzenetet a következő címzettnek küldik el a levelezőlistán - Oleg Mokhovikovnak. Képes lesz elolvasni a dokumentumot a már végrehajtott változtatásokkal, és elkészítheti a sajátját. Másodszor, az eredeti feladó értesítést kap, amikor a dokumentum átkerül a levelezőlistán, mert a párbeszédpanel Útvonal(Routing Slip) jelölőnégyzet be van jelölve A pálya állapota(A pálya állapota).

Ha minden jól megy, a dokumentum a levelezési listán keresztül kerül előléptetésre, amíg a dokumentum teljes levelezési listája ki nem fogy. Az útvonal utolsó címzettjét kérik, hogy a módosított dokumentumot küldje vissza a postázás kezdeményezőjének, így a kör bezárul.

A folyamat felgyorsítása érdekében a dokumentumot nem egyesével, hanem egyszerre mindenkinek elküldheti. Ebben az esetben a változások összevonása a küldő vállára esik.

Outlook és Excel

Már a könyv elején, amikor üzenetet hoztunk létre, arra törekedtünk, hogy az üzenet törzseként ne csak szöveget, hanem táblázatot közvetítsünk. Az Excel eszközök használatával nemcsak a táblázatok beszúrásának problémáját, hanem a kapcsolódó összetevőket (például Excel diagramok) is könnyedén megoldhatja.

Példaként az Outlook és az Excel együttmûködésére érdemes lehet olyan üzenetet küldeni, amely egy táblázatot tartalmaz a könyv egyes részeinek oldalszámáról, valamint egy Excel diagramot, amely grafikusan megjeleníti a könyv egyes részeinek százalékos arányát.

Üzenet létrehozása Excel segítségével

A Word-hez hasonlóan itt is kétféleképpen hozhat létre üzenetet. De ha a Wordben a második lehetőséget választottuk (üzenet létrehozása az Outlookból), akkor most nézzük meg a táblázat közvetlen küldését az Excel alkalmazásból.

Rizs. 18.7. Outlook üzenet (Microsoft Excel Editor)

Példa 18.9. Üzenet létrehozása Excel segítségével

> Fájl > Küldés > Üzenet

Az aktuális munkalap belefoglalása az üzenet törzsébe

Tárgy:= Statisztika

Bevezetés:= Ez az üzenet tartalmazza...

Megjegyzés

A Bevezetés mezőbe a felhasználó beírhatja szöveges üzenet(megjegyzés) a táblázat előtt.

Ahogy fentebb említettük, fontolóra vesszük az ábrán látható táblázat elküldését. 18.10. Ebben a szakaszban a táblázat csak szöveget tartalmaz, és nincs további formázása.

Munka asztallal

Táblázatot tartalmazó üzenet elküldése előtt célszerű azt formázni: kiemelni a fejlécet, kiemelni a szegélyeket stb. Az Outlook szolgáltatásai azonban nem csak a táblázat formázását teszik lehetővé, hanem a logikáján is dolgozhatunk. A 18.10-es példában hozzáadtunk egy másik sort - „Összesen”, amely a könyv összes oldalának összegét tartalmazza, majd ennek megfelelően alakítottuk ki a táblázatot.

Ha az üzenet szövege nem fér el a cellában, a keretei kibővíthetők. Ehhez vigye az egérmutatót a cellák nevével vagy számozásával ellátott csomópontra (a mutató kétfejű nyílnak fog kinézni), és miközben lenyomva tartja bal gomb egérrel mozgassa az oszlop- vagy sorhatárokat a kívánt távolságra.

Példa 18.10. Munka Excel táblával

(Szerkesztés)

A6:= Teljes

Wb Autosum (Formázás)

A1:Вб (Válassza ki, miközben lenyomva tartja a bal egérgombot)

> Formátum > Automatikus formázás...

Rizs. 18.8. Formázott üzenet Excel-táblázattal

Megjegyzés

Amellett, hogy használ automatikus stílus, további formázást alkalmazhat az azonos nevű eszköztár gombjaival.

Excel diagram beszúrása

Az Excel képességeinek és az alkalmazás Outlookkal való használatának bemutatásának következő lépése egy diagram létrehozása, amely áttekinthető grafikus formában ábrázolja a munkalapon lévő adatokat.

Példa 18.11. Beszúrás Excel diagramok

> Beszúrás > Diagram... Normál

Típus Kör

Diagram címe:= Outlook eredetiben

Adataláírások Megosztások

Rizs. 18.9. Épített diagram

Megjegyzés

Ha a diagram elkészítésének megkezdése előtt nem választottuk volna ki az A2:B6 tartományt, később, a Diagram varázsló második lépésében beállíthattuk volna. Ebben az esetben egyáltalán nem szükséges manuálisan összetett képletet bevinni az Adattartomány mezőbe. Elég az egérrel kiválasztani a kívánt tartományt a munkalapon, a varázsló párbeszédpanel összecsukódik, hogy ne zavarja a kijelölést, és a képlet automatikusan megjelenik.

Miután beszúrt egy diagramot, átfedheti az Ön által használt táblázatot. Egy diagram mozgatásához csak jelölje ki, és az egér bal gombját lenyomva tartva húzza a kívánt helyre.

Most nézzük közvetlenül magát a diagramot. Minden elem tisztán és szépen jelenik meg, kivéve magát az adatkört, amely nagyon kicsi. A diagram területének nagyításához kattintson arra a láthatatlan négyzetre, amelybe a kör és a szöveges magyarázatok vannak írva (18.9. ábra). Megjelenik egy négyzet alakú keret, a sarkokban kiválasztó fogantyúkkal. Akassza be ezeket a fogantyúkat, és húzza a kijelölő keretet addig, amíg a kör a kívánt méretű lesz.

Tehát az üzenet teljesen készen áll az elküldésre, csak be kell írni az üzenet címzettjének címét és megnyomni a gombot Lap beküldése(Küldje el ezt a lapot).

Külön érdekesség, hogy az üzenetünk hogyan jelenik meg a felhasználó számára, mert egyrészt HTML formátumba konvertálják, másrészt előfordulhat, hogy nem minden címzettnek van telepítve az Excel. Üzenetek küldése és fogadása után lépjen a következőre: V mappát Beérkezett üzenetek(Beérkezett üzenetek) és nyissa meg a létrehozott üzenetet (18.10. ábra).

Rizs. 18.10. Üzenet érkezett táblázattal és diagrammal

Először is, amint látja, a mezőbe beírt szöveg Bevezetés(Bevezetés) a táblázat elé kerül, és egy vonal választja el tőle. Másodszor, a táblázat formátuma megmarad. És végül büszkék vagyunk - a diagram teljesen megegyezik a létrehozott diagrammal (formátum, adatok stb.). Csak az hiányzik, hogy nincs aláírás, mivel az üzenetünket Excelből hoztuk létre, nem az Outlookból. Ez a hiba kijavítható a > .Beszúrás > Aláírás > Tisztelettel parancs futtatásával küldés előtt.

Példa 18.12. Aláírás beszúrása

> Beszúrás > Aláírás > Üdvözlettel

Megjegyzés

Általánosságban elmondható, hogy néha szükség van a bejegyzések további szerkesztésére és formázására, ha nem szükséges. A táblázat létrehozása után (a Excel segítségével) a felhasználó bármikor megnyithatja az üzenetet és szerkesztheti: aláírást vagy számos további megjegyzést illeszthet be, valamint hátteret, képet stb.

Exchange mappa

Az Exchange-mappákkal való munka minden Office-alkalmazásban ugyanolyan gyakori, mint az útvonalelosztás. Ennek a funkciónak az a lényege, hogy az aktív dokumentumot a Microsoft Exchange szerver nyilvános mappáiba helyezzük. Így a felhasználó, úgymond, megnyitja a hozzáférést ez a dokumentum minden résztvevőnek munkacsoport.

18.13. példa. Küldje el az Exchange mappába

> Fájl > Küldés ide > Exchange Mappa…

Mappa kiválasztása < Общая папка>

Miután a dokumentum egy megosztott mappába került, minden felhasználó megnyithatja azt az információmegjelenítő ablakban a megfelelő hivatkozásra kattintva (18.11. ábra).

Outlook és PowerPoint

A Microsoft PowerPoint az univerzális gyógymód prezentációk készítése. A prezentáció létrehozása után a felhasználó bemutathatja azt a helyi számítógépen, vagy online bemutatót tarthat a teljes munkacsoport számára. A PowerPoint prezentációt HTML formátumban szállítjuk, így a résztvevőknek csak az Internet Explorer 4.0-ra van szükségük a megtekintéséhez. Így a prezentáció mind a társaság egészében, mind egy kis csoport különböző helyeken elhelyezkedő tagjai között lebonyolítható. A résztvevők száma nincs korlátozva, de ha 16-nál több hallgató vesz részt az előadáson, akkor szükséges egy speciális szerver alkalmazás Microsoft NetShow Server.

Minden találkozó problémája a megtervezése. A konferencia megtartásához természetesen az előadó kívánságán túl a résztvevők hozzájárulása is szükséges. Rendszeres konferencia esetén minden résztvevő részvételét igazolja, hogy valamennyien együtt és megközelítőleg egy időben gyűlnek össze a konferencia számára kijelölt teremben. Az előadó beütemezhet egy PowerPoint elektronikus konferenciát, mint bármely más találkozót az Outlook használatával.

Rizs. 12.18. Bemutató és párbeszéd Előadás közvetítését tervezi

18.14. példa. A műsorszórás tervezése PowerPoint prezentációk

> Diavetítés > Élő közvetítés > Beállítás és ütemezés...

Leírás:= "Microsoft Outlook 2002 eredetiben"(18.12. ábra)

Paraméterek... A műsorszórás beállítása (18.13. ábra)

Megjelenítési mód Átméretezhető

Hozzárendelni…

Írjon be vagy válasszon egy nevet:< előadás résztvevői

Kívánt

Küld

(Megjelenik egy párbeszédpanel, amely értesíti, hogy egy adás ütemezve van)

Rizs. 18.13. Párbeszéd ablak Broadcast Options

Megjegyzés

Kapcsolók Csak hang(Csak hang) és Videó és hang(Video és Audio) akkor van értelme telepíteni, ha az előadó számítógépe fel van szerelve mikrofonnal és videokamerával, a résztvevők számítógépe pedig hang- és videólejátszásra alkalmas berendezéssel. Példánkban ezt nem feltételezzük, ezért a jelölőnégyzet be van jelölve Nem(Egyik sem).

Az automatikusan kitöltött értekezlet űrlap (18.14. ábra) megegyezik a korábban tárgyaltakkal, a 2. "Naptár" fejezetben és a 10. fejezetben " Csapatmunka az Outlookban."

Megjegyzés

A prezentáció széles közönség számára történő élő közvetítésének egyetlen kötelező feltétele a számítógépes kapcsolat a hálózattal (globális vagy helyi). További jellemzők nem használható, ha a műszaki feltételek ezt nem teszik lehetővé.

A résztvevők időpontjának és összetételének egyeztetése után közvetlenül folytathatja magát a bemutatót.

Rizs. 18.14. Találkozó űrlap

18.15. példa. Élő közvetítés a bemutatóról

> Diavetítés > Élő közvetítés > Közvetítés indítása...

Ütemezett értekezlet tartásakor az előadó ütemezi az értekezletet az Outlook 2002 értekezletütemező felületén. meghatározott időpontban A résztvevők számítógépe képernyőjén megjelenik egy értekezlet-emlékeztető ablak, ahol a résztvevő egy gombot lát, amelyre kattintva betöltődik az előadás bevezető oldala (18.15. ábra). Az előadó vezérli a diaváltást. A résztvevők számítógép képernyőjén a diák pontosan úgy jelennek meg, mint a képen normál mód diavetítés.

Rizs. 18.15. Főoldal élő előadáshoz

Az előadás során a résztvevők privát beszélgetéseket folytathatnak, kérdéseket tehetnek fel az előadónak, és e-mailben kaphatnak válaszokat az Outlookon keresztül.

Outlook és Access

A Microsoft Access egy univerzális adatbázis-kezelő rendszer, az Outlook pedig egy univerzális információkezelő rendszer. E definíciók alapján természetes az a feltételezés, hogy ezek az alkalmazások rendelkeznek bizonyos eszközökkel egymás közötti információcserére. De az információcsere mellett az Outlook, mint a Word vagy az Excel, képes üzenetek létrehozására is Microsoft eszközök Hozzáférés. Csak ebben az esetben ezek az eszközök nem a formázás vagy szerkesztés, hanem a küldéshez és közzétételhez szükséges adatszolgáltatás területén vannak.

BAN BEN ez a szekció Végigjárunk egy példát, hogyan importálhat információkat az Outlook címjegyzékéből egy Access-adatbázisba, és létrehoz egy üzenetet, amely tartalmazza az imént importált információkat.

Információcsere

Először nyissa meg az Access-t, és hozzon létre egy adatbázist. Célunk ezután az Outlook címjegyzékéből származó adatokat tartalmazó táblázat létrehozása lesz.

18.16. példa. Adatok importálása az Outlookból az Accessbe

> Fájl > Külső adatok > Importálás…

típus Outlook fájlok(Az Exchange/Outlook importálási varázsló automatikusan elindul)

> Címjegyzékek > Outlook névjegyek címjegyzéke

Új táblázatban

(Ennél a lépésnél meg kell adni az importált adatok paramétereit, és meg kell tudni, hogy kell-e egyáltalán importálni)

Ne importáljon

Importálás táblába:= Kapcsolatok

Rizs. 18.16. Microsoft Access tábla importált adatokkal

Az importálás után, ahogy az várható volt, megjelenik az Access új asztal Kapcsolatok, információkat tartalmaz az Outlook címjegyzékéből. Az importálás eredménye a ábrán látható. 18.16.

Az Access Data oldal használata

Tekintsük a következő példát. Tegyük fel, hogy a projekt egyik résztvevője készített egy adatbázist, melynek információi érdekesek, esetleg szükségesek a többi csapattag számára. Számos megoldás létezik erre a problémára, de mi az Access-t tartalmazó üzenet küldésének lehetőségére összpontosítunk Adatoldal. Valójában az üzenet egyszerűen egy HTML-oldalt tartalmaz egy ActiveX-objektummal, amely csatlakozik az adatbázishoz és megjeleníti az adatokat.

18.17. példa. Hozzon létre üzenetet az Access Data Page segítségével

> Műveletek > Új üzenet a következővel... > Microsoft Office > Microsoft Access adatoldal

(A hozzáférés az Új adatelérési oldal varázslóval nyílik meg)

Konstruktőr

Válassza ki az adatforrást:=< Adatbázis>

Az eljárások befejezése után megnyílik egy adatrácsot tartalmazó oldal. Tehát először is el kell helyezni azokat az információs mezőket, amelyek az oldalon lesznek. Ehhez húzza a szükséges mezőket a táblázat rácsára, és cserélje ki a nevét, például erre Kapcsolatok. Ezután írja be az üzenet címzettjeinek nevét, és kattintson a gombra Küldj másolatot.

Üzenet elküldése előtt a felhasználó láthatja, hogyan jelenik meg a címzett számára. Ehhez válassza a parancs > Fájl > parancsot előnézet weboldalak. Megnyílik egy webböngésző egy betöltött oldallal, amely ugyanúgy megjelenik az üzenet címzettje számára.

Rizs. 18.23. Weboldal az Access adataival

A gombok használatával Vissza és tovább, navigálhat a táblázat adatai között Kapcsolatok. Ezenkívül a megfelelő hozzáférési paraméterek megadásával szerkesztheti a táblázatot (rekordokat adhat hozzá vagy törölhet), megszervezheti az adatszűrést stb. Ez azonban túlmutat ennek a könyvnek a keretein.

Összegzés

Tehát ebben a fejezetben megvizsgáltuk az Office és az Outlook alkalmazások együttműködésének lehetőségét. Valójában az Outlook és a Word, Excel, PowerPoint és Access eszközök együttes használata lehetővé teszi gazdag üzenetek létrehozását, valamint az információk megosztását és elérését.

• Szó.Üzenet formázása. Word használata alapértelmezett szerkesztőként. A dokumentum kiosztása az útvonalon.
• Excel. Hozzon létre egy bejegyzést táblázattal és diagrammal. Dokumentumok elhelyezése nyilvános mappákban az Exchange szerveren.
• PowerPoint. Szervezz online találkozót prezentáció bemutatásához.
• Hozzáférés. Adatok importálása az Outlookból az Accessbe. Hozzon létre egy hozzáférési adatlapot tartalmazó üzenetet.