Як скопіювати вміст осередків Excel. Копіювання даних аркуша стандартними засобами Excel. Точне копіювання формули

На сьогоднішній день програма Excel є однією з найбільш популярних для ведення різних видів звітності та проведення розрахунків. Тому знати основи роботи з нею потрібно кожному. Стаття навчить вас, як копіювати в Excel різні компоненти.

Копіювання значення одного осередку

Для того щоб скопіювати вміст комірки в Excel (текст, цифри, формулу і т.д.) і вставити її в іншу комірку, поставте на неї курсор, клацнувши по ній лівою кнопкою миші. Для подальших маніпуляцій вибирайте найзручніший для вас спосіб:

копіювання за допомогою меню мишки. Щоб скористатися цією функцією, клацніть правою клавішею на комірці та виберіть «Копіювати». Потім встановіть курсор на комірку, куди ви хочете перенести інформацію, клацніть правою кнопкою миші по ній і виберіть пункт «Вставити».
копіювання за допомогою миші. Утримуючи клавішу «Ctrl», клацніть лівою кнопкою мишки на вибраному комірці: підведіть курсор до її краю, курсор змінить свою форму на стрілочку з плюсом. Продовжуючи утримувати «Ctrl», переведіть курсор на комірку, куди ви хочете скопіювати інформацію. Відпустіть кнопку. Інформація переміщена.
копіювання за допомогою комбінацій символів. Встановіть курсор на комірку, дані якої потрібно скопіювати. Одночасно натисніть клавіші Ctrl і C, дані комірки будуть скопійовані. Лівою кнопкою миші виберіть комірку, куди б ви хотіли перенести дані та застосуйте комбінацію клавіш «Ctrl» та «V».

Копіювання значень кількох осередків

Для того щоб скопіювати в Excel формули, текст, цифри, розташовані у кількох осередках, можна скористатися однією з викладених варіантів. Відмінність полягає лише у способі виділення необхідного масиву інформації. Розберемо різні варіанти:

виділення інформації невеликої кількості суміжних осередків. Клацніть лівою кнопкою миші на одному з кутових осередків вибраного масиву. Не відпускаючи кнопки, поведіть курсор так, щоб рамка виділення захопила всі потрібні комірки.
виділення інформації значної кількості суміжних осередків. Лівою кнопкою миші виберіть одну з кутових осередків. Утримуючи клавішу Shift, клацніть лівою кнопкою по діагонально-протилежно розташованій від вихідного кутового осередку.
виділення інформації із несуміжних осередків. Утримуючи клавішу «Ctrl», клацніть лівою кнопкою миші по всіх почергових комірках.
виділення рядків та стовпців. Копіювати рядки або стовпці в Excel можна, скориставшись функцією їх виділення. Для цього наведіть курсор на літеру або цифру, що відповідає необхідним стовпцям/рядкам і клацніть по них лівою кнопкою миші. Курсор у своїй змінить свою форму на жирну вертикальну чи горизонтальну стрілки. Якщо необхідно вибрати кілька суміжних областей, затисніть клавішу Shift і клацніть на крайньому осередку, а якщо несуміжних - утримуючи Ctrl вибирайте курсором по черзі всі необхідні осередки.

Копіювання всіх осередків листа

Щоб скопіювати в Excel весь аркуш, необхідно натиснути клавішу «Виділити все», яка розташована між літерою «А» та цифрою «1». Потім встановити курсор у вибрану для вставки область і за допомогою комбінацій клавіш Ctrl + V або випадаючого меню вставити інформацію. Також ви можете скористатися іншим способом. Клацніть правою кнопкою мишки на закладці аркуша (за замовчуванням «Лист 1»), виберіть «Перемістити/скопіювати». У меню, що випадає, встановіть галочку у графі «Створити копію», а в переліку аркушів виберіть перед яким з них її розмістити.

Копіювання таблиці Word у Excel

При необхідності скопіювати дані з таблиці Wordв Excel необхідно виконати таку послідовність дій:

виділіть у вихідному документі необхідні рядки та стовпці таблиці. Якщо необхідно перенести всю таблицю, клацніть лівою кнопкою миші по перетині стрілок у лівому верхньому куті таблиці, які з'являються при наведенні курсору. Скопіюйте необхідні дані будь-яким із запропонованих вище способів.
клацніть лівою кнопкою миші на верхній лівий кут області таблиці Excel, куди ви хотіли б скопіювати таблицю Вставте дані, використовуючи будь-який з наведених вище варіантів.

При роботі в редакторі Excel може виникнути ситуація, коли для полегшення праці потрібно скопіювати вже відформатовану, з налаштованими під ширину аркуша стовпцями, таблицю, на інший аркуш або в інший файл. Ось тут починаються сюрпризи. Наприклад, треба скопіювати якусь таблицю:

При виконанні стандартної операції копіювання Копіювати вставити (Ctrl+ C — Ctrl+ V) Отримуємо таблицю, але вигляд у неї трохи не той. 🙂

Копіювання Ctrl+C — Ctrl+V

Справа в тому, що при звичайному копіюванні Excel переносить дані, форматування осередку (обрамлення та заливку), але ширину стовпця та рядка залишає ту, яка встановлена на аркуші, в який виконується вставка. В результаті треба продовжувати роботи з розтягування та стискання стовпців та рядків, щоб помістити таблицю на аркуші або привести її у зручний для роботи вигляд.

Розглянемо, як уникнути цих неприємностей, тим більше, що є кілька обхідних шляхів.

Перший варіант .

Оптимальний, якщо потрібно перенести всю таблицю повністю, насправді – весь лист. При цьому і копіювати слід весь лист, але, не виділяючи його через стовпці або рядки (довго доведеться виділяти), а скориставшись спеціальною кнопкою, якою служить перетин заголовків рядків та стовпців таблиці.

Порядок дій такий:

Виділили вихідний аркуш Excel;
Дали команду на копіювання Ctrl+ C;
Перейшли на новий лист або в нову книгу;
Також виділили його кутової кнопкою;
Дали команду на вставку Ctrl+ V.

Оптимальний результат копіювання таблиці

При цьому таблиця вставиться зі збереженням всіх налаштувань і повністю відповідатиме оригіналу.

Другий варіант .

За допомогою меню команди Вставити. У командах Excel на копіювання-вставку даних не одна, а більше десятка. ВО як! На будь-який випадок життя. Вони доступні з меню кнопки, що випадає Вставити:

Розглянемо, які можливості нам надано корпорацією Microsoft. Скористаємося для прикладу все тією ж невеликою табличкою. У ній виконано форматування осередків, тексту та чисел, є формула та обрамлення. Подивимося, як буде змінюватися результат при копіюванні різними командами. Нумеруватиму кнопочки меню зліва направо.

Вставка 1 – аналогічна стандартній операції копіювання Копіювати вставити (Ctrl+ C — Ctrl+ V) отримуємо звужену таблицю (як на початку статті).

Вставка 2 - Вставка формул. Виконується копіювання лише даних та формул. Йде втрата форматування та оформлення.

Вставка 3 - Перенесення формул і форматів чисел. Форматування втрачається.

Вставка 4 – збереження вихідного форматування осередків, форматів чисел та стилю таблиці. Налаштування табличного поля губляться.

Вставка 5 – працює як попередній варіант – Вставка 4 але ще й без рамок (обрамлення осередків).

Вставка 6 – копіювання всього вмісту таблиці із збереженням ширини стовпців оригіналу. Оптимальний варіанткопіювання!

Вставити значення 1 – здійснюється вставка лише поточних значень осередків, зокрема результатів обчислень (а чи не формул). На малюнку показано, що скопіювалися результати в обчислюваному стовпці, а не формули. Це видно за рядком формул (позначено червоним).

Вставити значення 2 – здійснюється вставка лише поточних значень осередків (як у попередньому варіанті – Вставити значення 1 ) зі збереженням форматів чисел.

Вставити значення 3 – переносяться значення осередків та їх вихідне форматування. Дуже схоже на варіант копіювання Вставка 4 але без перенесення самих формул.

Копіювання без формул із форматуванням

Інші параметри вставки 1 – копіювання лише форматування без перенесення будь-яких даних та налаштувань ширини таблиці.

Інші параметри вставки 2 – копіювання та вставка вихідного коду у вигляді малюнка. На ілюстрації по маркерам видно, що скопійований об'єкт є малюнок, який не прив'язаний до стовпців (видно зміщення). Він розташований над таблицею як окремий об'єкт.

Копіювати дані Excel можна за допомогою стандартних системних засобів: контекстне меню, перетягування курсору Excel мишкою (за квадратик), комбінація клавіш CTRL+C. А можна скористатися зручним інструментом "Буфер обміну". В чому різниця?

Копіювання стандартними засобами– це можливість скопіювати лише один виділений елемент (діапазон осередків, діаграма, таблиця тощо). Стандартний метод дозволяє перенести вміст даних не тільки в межах програм входять в пакет MS Office, але і в інші Windows програми.

Інструмент «Буфер обміну» дозволяє виділяти в пам'яті програми до 24 місць тимчасового зберігання вмісту даних. Таким чином, ви можете помістити в оперативну пам'ять 24 абсолютно не пов'язані між собою елементи. Крім того, буфер обміну дозволяє керувати вмістом сховища. оперативної пам'яті. Робота з буфером обміну обмежена у межах програм пакету MS Office.

Не можна вкластися у рамки одного уроку, щоб описати можливості копіювання в Excel. Це одна з найчастіше використовуваних функцій у процесі роботи. Спочатку розглянемо можливості переміщення даних до Excel стандартними системними засобами, а далі оцінимо переваги зручного інструменту"Буфер обміну".

Приклади копіювання даних стандартними засобами Excel

Для прикладу розглянемо копіювання діапазонів даних.

Примітка. Інші елементи даних (діаграми, таблиці, фігури тощо) копіюються аналогічним способом.

Щоб легко освоїти матеріал, цей урок складається з практичних завдань.

Як копіювати таблицю в Excel?

Копіювати виділені осередки в Excel можна кількома способами. Створіть таблицю, тому що показано на малюнку, а в комірку C2 додайте примітку.

Дуже важливо, щоб формати осередків відрізнялися у вихідній таблиці. Вміст комірок немає значення крім наявності примітки.

Перемістимо дані діапазону B2: C3 до F3: G4.

Завдання 1. Виділіть діапазон B2: C3.

Перейдіть на закладку інструментів «Головна», виберіть «Копіювати». Перейдіть до комірки F3 і натисніть на інструмент «Головна»-«Вставити».

Завдання 2. Виділіть діапазон осередків B2: C3. Натисніть комбінацію клавіш CTRL+C та перейдіть курсором на комірку F3. Після цього натисніть клавішу CTRL+V.

Завдання 3. За попередньо виділеним діапазоном B2:C3 клацніть правою кнопкою мишки. З того, що з'явилося контекстного менювиберіть опцію "Копіювати". Тепер клацніть правою кнопкою мишки на комірці F3 і клацніть на опції контекстного меню «Вставити скопійовані комірки». Далі натисніть "ОК".

Завдання 4. Як і раніше, виділяємо B2:C3. Далі наведіть курсор на рамку виділеного діапазону. Натисніть клавішу CTRL на клавіатурі. Біля курсору мишки з'явиться значок "+". Утримуючи ліву клавішумишки та клавішу CTRL, перетягніть діапазон, розташувавши його за необхідною адресою (F3: G4). Відпустіть спочатку клавішу мишки, потім CTRL.

Примітка. Якщо виконати цю операціюбез натискання клавіші CTRL дані не скопіюються, а просто перемістяться.

Функціональне копіювання суміжних діапазонів осередків

Тепер копіюємо суміжний діапазон із нижньою гранню. Для цього виділяємо діапазон A4: D4. Наведіть покажчик на точку в нижньому правому куті курсору Excel і стрілка набуде вигляду жирного плюсу «+». Тепер утримуючи ліву клавішу мишки, зміщуємо покажчик на одну комірку вниз.

Такий спосіб є особливо ефективним для копіювання формули. Одна й та сама формула щоразу автоматично змінює адресу відносних посилань. Більш детально цей спосіб буде розглянуто на наступних уроках роботи з функціями і формулами.

Примітка. Аналогічно можна скопіювати стовпець таблиці в суміжний діапазон з боку правої вертикальної грані. Відповідно курсор потрібно зміщувати не вниз, а праворуч.

Допоміжні інструменти для вставки даних

Зверніть увагу. При виконанні завдання 1 і 2 після вставки поруч з'являється допоміжний інструмент зі значком та тестом (Ctrl). Якщо клацнути по ньому або натиснути на клавіатурі CTRL, висвітиться меню для налаштування параметрів вставки. Наприклад, можна вставити тільки формат або їх значення.

Примітка. Якщо цей інструмент для вас не є допоміжним, а скоріше дратівливим, його можна вимкнути. Для цього зайдіть в налаштування програми: "Файл"-"Параметри"-"Додатково"-"Вирізання, копіювання та вставка". Там же заберіть галочку навпроти "Відображати кнопку параметрів вставки при вставці вмісту".

Інструмент «Формат на зразок»

Щоб копіювати формат комірки в Excel, потрібно використовувати інструмент «Формат за зразком», призначений для копіювання лише оформлення осередків без їх значень. Принцип роботи цього інструмента є простим. Програмою виділяється місце для тимчасового зберігання оперативної пам'яті лише форматів без значень. Це дуже зручно, коли потрібно скопіювати оформлення і зберегти значення даних.

Щоб скористатися цим інструментом, виділяємо область формату таблиці A1:D4. Далі треба натиснути «Головна»-«Формат на зразок». Курсор миші візьме значок інструмента. Після цього слід клацнути по осередку B7 для вставки. Як бачите, перемістилися лише формати без значень.

Якщо після виділення діапазону A1:D4 зробити подвійне клацання інструментом «Формат за зразком», то ця дія дозволяє зафіксувати натискання кнопки. Тепер можна кілька разів клацати по різних осередках для вставки формату в несуміжні діапазони по одному кліку.

На наступному уроці розглянемо переваги інструменту Буфер обміну.

Здрастуйте, шановні читачі! У цій статті я розповім як копіювати та вирізати осередки в Excel. З одного боку, Ви дізнаєтесь максимум інформації, яку я вважаю за обов'язкову. Щоденний. З іншого боку, вона стане фундаментом вивчення більш прогресивних способів копіювання і вставки. Тому, якщо хочете використовувати Ексель на всю котушку, прочитайте до кінця цей пост і наступний!

Спочатку розберемося з принципами копіювання та перенесення інформації, а потім заглибимося у практику.

І так, щоб скопіювати одну або кілька осередків – виділіть їх та виконайте операцію копіювання (наприклад, натиснувши Ctrl+C). Скопійований діапазон буде виділений «рамкою, що бігає», а дані з нього – переміщені в буфери обміну Windows і Office. Встановіть курсор у комірку для вставки та виконайте операцію «Вставка» (наприклад, натисніть Ctrl+V). Інформація з буфера обміну буде розміщена в нове місце. При вставці масиву – виділіть ту клітинку, в якій розташовуватиметься його верхній лівий осередок. Якщо в клітинках для вставки вже є дані – Ексель замінить їх на нові без додаткових повідомлень.

Якщо ви копіюєте – вихідні дані зберігаються, а якщо переміщення – видаляються. Тепер давайте розглянемо всі способи копіювання та перенесення, які пропонує Ексель.

Копіювання за допомогою гарячих клавіш

Цей спосіб - найпростіший і звичний, мабуть, для всіх. Клавіші копіювання та вставки співпадають із загальноприйнятими у програмах для Windows:

Ctrl+C – копіювати виділений діапазон
Ctrl+X – вирізати виділений діапазон
Ctrl+V – вставити без видалення з буфера обміну
Enter – вставити та видалити з буфера обміну

Наприклад, якщо потрібно скопіювати масив А1:А20 у комірки С1:С20 – виділіть його та натисніть Ctrl+C (при переміщенні – Ctrl+X). Встановіть курсор у комірку C1 та натисніть Ctrl+V. Інформація буде вставлена та залишиться у буфері обміну, можна робити повторну вставку в іншому місці. Якщо замість Ctrl+V натиснути Enter - дані теж будуть вставлені, але пропадуть з буфера обміну, зникне виділення, що «бігає».

Копіювання за допомогою контекстного меню

Команди копіювання, вирізування та вставки є і в контекстному меню робітника листа Excel. Щоб скопіювати діапазон - виділіть його та клацніть правою кнопкою миші всередині виділення. У контекстному меню виберіть Копіювати або Вирізати. Аналогічно, щоб вставити скопійовану інформацію, в осередку для вставки викличте контекстне меню і виберіть Вставити (або перемістіть туди курсор і натисніть Enter).

Команди копіювання у контекстному меню Ексель

Копіювання за допомогою команд стрічки

Ті ж дії можна виконати за допомогою команд стрічки:

Копіювання: Головна – Буфер обміну – Копіювати
Вирізання: Головна – Буфер обміну – Вирізати
Вставка: Головна – Буфер обміну – Вставити

Копіювання в Ексель за допомогою стрічкових команд

Остання команда з перерахованих комбінована, вона має додаткові опціївставки (див. рис. вище) вставити лише формули:

Вставити– вставити комірку повністю (значення, формули, формати комірки та тексту, перевірка умов)
Формули– вставити лише формули чи значення
Формули та формати чисел– числа, значення з форматом числа як у джерелі
Зберегти вихідне форматування– вставити значення, формули, формати комірки та тексту
Без рамок– всі значення та формати, крім рамок
Зберегти ширину стовпців оригіналу- Вставити значення, формули, формати, встановити ширину стовпця, як у вихідного
Транспонувати– при вставці повернути таблицю так, щоб рядки стали стовпцями, а стовпці – рядками
Значення– вставити лише значення чи результати обчислення формул
Значення та формати чисел– формули замінюються на результати їх обчислень у вихідному форматі чисел
Значення та вихідне форматуванняформули замінюються на результати їх обчислень у вихідному форматі чисел та осередків
Форматування– лише вихідний формат, без даних
Вставити зв'язок– вставляє формулу, яка посилається на скопійовану комірку
Малюнок– вставляє виділений діапазон як об'єкт «Зображення»
Пов'язаний малюнок– Вставляє масив як зображення. При зміні осередку-джерела зображення так само змінюється.

Усі ці команди є інструментами Спеціальної вставки.

Копіювання перетягуванням в Ексель

Цей спосіб - найшвидший і найменш гнучкий. Виділіть масив для копіювання та наведіть мишею на одну з його меж. Курсор набуде вигляду чотириспрямованої стрілки. Хапайте мишею і тягніть комірки туди, куди хочете їх перемістити.

Щоб скопіювати масив – при перетягуванні натисніть Ctrl. Курсор із чотириспрямованого перетвориться на стрілку зі знаком «+».

Копіювання автозаповненням

Роботу автозаповнення вже описував у пості Розширені можливості внесення даних. Тут лише трохи нагадаю та доповню. Якщо потрібно скопіювати дані або формули в суміжні комірки - виділіть комірку для копіювання знайдіть маленький квадратик (маркер автозаповнення) в нижньому правому кутку клітини. Тягніть за нього, щоб заповнити суміжні клітини аналогічними формулами або скопіювати інформацію.

Маркер автозаповнення

Є ще один спосіб – команда Заповнити. Виділіть масив для заповнення так, щоб комірка для копіювання стояла першою в напрямку заповнення. Виконайте одну з команд, залежно від напрямку заповнення:

Головна – Редагування – Заповнити вниз
Головна – Редагування – Заповнити праворуч
Головна – Редагування – Заповнити вгору
Головна – Редагування – Заповнити ліворуч

Всі виділені осередки будуть заповнені даними або формулами вихідної.

Ось я і перерахував основні способи копіювання та вставки. Як я обіцяв, далі ми розглянемо спеціальні можливостікопіювання та вставки, про які не знають новачки. Читайте вони прості у використанні, а користі приносять дуже багато.
Сподобалася стаття? Порекомендуйте другові та разом з ним підписуйтесь на оновлення! Вже написано дуже багато цікавого та корисного матеріалу, але найкращі пости ще попереду!

Для більшості користувачів Excel процес копіювання таблиць не становить великої складності. Але, далеко не всі знають деякі нюанси, які дозволяють зробити цю процедуру максимально ефективною. різного типуданих та різнопланових цілей. Давайте детально розглянемо деякі особливості копіювання даних у програмі Ексель.

Копіювання в Екселі

Копіювання таблиці в Excel є створення її дубліката. У самій процедурі практично немає відмінностей в залежності від того, куди ви збираєтеся вставити дані: в іншу область того ж аркуша, новий лист або в іншу книгу (файл). Головна відмінність між способами копіювання полягає в тому, як ви хочете скопіювати інформацію: разом з формулами або тільки з даними, що відображаються.

Урок: Копіювання таблиць у Mirosoft Word

Спосіб 1: копіювання за замовчуванням

Просте копіювання за замовчуванням в Ексель передбачає створення копії таблиці разом із усіма розміщеними у ній формулами та форматуванням.

Після цього буде виконана вставка даних із збереженням форматування та формул.

Спосіб 2: копіювання значень

Другий спосіб передбачає копіювання виключно значень таблиці, що відображаються на екрані, а не формул.

Копіюємо дані одним із способів, які описувалися вище.
Клацаємо правою кнопкою миші в тому місці, куди потрібно вставити дані. У контекстному меню у параметрах вставки вибираємо пункт «Значення».

Після цього таблиця буде додана на аркуш без збереження форматування та формул. Тобто, фактично будуть скопійовані дані, що відображаються на екрані.

Якщо ви хочете скопіювати значення, але при цьому зберегти вихідне форматування, потрібно під час вставки перейти до пункту меню «Спеціальна вставка». Там у блоці «Вставити значення» потрібно вибрати пункт «Значення та вихідне форматування».

Після цього таблиця буде представлена в початковому своєму вигляді, але тільки замість формул комірки заповнюватимуть постійні значення.

Якщо ви бажаєте зробити цю операцію лише зі збереженням форматування чисел, а не всієї таблиці, то у спеціальній вставці потрібно вибрати пункт «Значення та формати чисел».

Спосіб 3: створення копії із збереженням ширини стовпців

Але, на жаль, навіть використання вихідного форматування не дозволяє зробити копію таблиці із початковою шириною стовпців. Тобто досить часто бувають випадки, коли після вставки дані не поміщаються в комірки. Але в Екселі існує можливість за допомогою певних дій зберегти вихідну ширину стовпців.

Копіюємо таблицю будь-яким із звичайних способів.
У місці, де потрібно вставити дані, викликаємо контекстне меню. Послідовно переходимо за пунктами «Спеціальна вставка» та «Зберегти ширину стовпців оригіналу».
Можна зробити й іншим способом. З контекстного меню двічі переходимо до пункту з однаковим найменуванням «Спеціальна вставка…».

Відкриється вікно. У блоці інструментів "Вставити" переставляємо перемикач у позицію "Ширини стовпців". Тиснемо на кнопку «OK».

Який би ви шлях не вибрали з перерахованих вище двох варіантів, у будь-якому випадку, скопійована таблиця матиме ту саму ширину стовпців, що й вихідник.

Спосіб 4: вставка у вигляді зображення

Бувають випадки, коли таблицю потрібно вставити над звичайному форматі, а вигляді зображення. Це завдання також вирішується за допомогою спеціальної вставки.

Виконуємо копіювання потрібного діапазону.
Вибираємо місце для вставки та викликаємо контекстне меню. Переходимо до пункту «Спеціальна вставка». У блоці "Інші параметри вставки" вибираємо пункт "Малюнок".

Після цього дані будуть вставлені на лист у вигляді зображення. Звичайно, редагувати таку таблицю вже буде не можна.

Спосіб 5: копіювання листа

Якщо ви хочете скопіювати повністю всю таблицю на інший аркуш, але при цьому зберегти її абсолютно ідентичною вихіднику, то в цьому випадку найкраще виконати копіювання аркуша повністю. У цьому випадку важливо визначити, що ви дійсно бажаєте перенести все, що знаходиться на вихідному аркуші, інакше даний спосібне підійде.

Щоб вручну не виділяти всі осередки аркуша, а це зайняло б багато часу, клацаємо по прямокутнику, розташованому між горизонтальною і вертикальною панеллю координат. Після цього весь лист буде виділено. Щоб скопіювати вміст, набираємо комбінацію Ctrl+C на клавіатурі.
Для вставки даних відкриваємо новий аркуш чи нову книгу (файл). Так само клацаємо по прямокутнику, розміщеному на перетині панелей. Щоб вставити дані, набираємо комбінацію кнопок Ctrl+V.

Як бачимо, після виконання цих дій нам вдалося скопіювати аркуш разом із таблицею та рештою його вмісту. У цьому вдалося зберегти як вихідне форматування, а й розмір осередків.

Табличний редактор Ексель має у своєму розпорядженні великий інструментарій для копіювання таблиць саме в тому вигляді, який потрібно користувачеві. На жаль, далеко не всі знають про нюанси роботи зі спеціальною вставкою та іншими інструментами копіювання, які дозволяють значно розширити можливості перенесення даних, а також автоматизувати дії користувача.

Ми раді, що змогли допомогти Вам у вирішенні проблеми.

Задайте своє питання у коментарях, детально розписавши суть проблеми. Наші фахівці намагатимуться відповісти максимально швидко.

Копіювання стандартними засобами – це можливість скопіювати лише один виділений елемент (діапазон осередків, діаграма, таблиця тощо). Стандартний метод дозволяє перенести вміст даних не тільки в межах програм входять в пакет MS Office, але і в інші Windows програми.

Інструмент «Буфер обміну» дозволяє виділяти в пам'яті програми до 24 місць тимчасового зберігання вмісту даних. Таким чином, ви можете помістити в оперативну пам'ять 24 абсолютно не пов'язані між собою елементи. Крім того, буфер обміну дозволяє керувати вмістом сховища оперативної пам'яті. Робота з буфером обміну обмежена у межах програм пакету MS Office.

Приклади копіювання даних стандартними засобами Excel

Для прикладу розглянемо копіювання діапазонів даних.

Примітка. Інші елементи даних (діаграми, таблиці, фігури тощо) копіюються аналогічним способом.

Щоб легко освоїти матеріал, цей урок складається з практичних завдань.

Як копіювати таблицю в Excel?

Перемістимо дані діапазону B2: C3 до F3: G4.

Завдання 1. Виділіть діапазон B2: C3.

Завдання 3. За попередньо виділеним діапазоном B2:C3 клацніть правою кнопкою мишки. З контекстного меню виберіть опцію «Копіювати». Тепер клацніть правою кнопкою мишки на комірці F3 і клацніть на опції контекстного меню «Вставити скопійовані комірки». Далі натисніть "ОК".

Завдання 4. Як і раніше, виділяємо B2:C3. Далі наведіть курсор на рамку виділеного діапазону. Натисніть клавішу CTRL на клавіатурі. Біля курсору мишки з'явиться значок "+". Утримуючи ліву клавішу мишки та клавішу CTRL, перетягніть діапазон, розташувавши його за необхідною адресою (F3: G4). Відпустіть спочатку клавішу мишки, потім CTRL.

Примітка. Якщо виконати цю операцію без натискання клавіші CTRL, то дані не скопіюються, а просто перемістяться.

Функціональне копіювання суміжних діапазонів осередків

Допоміжні інструменти для вставки даних

Зверніть увагу.При виконанні завдання 1 і 2 після вставки поруч з'являється допоміжний інструмент зі значком та тестом (Ctrl). Якщо клацнути по ньому або натиснути на клавіатурі CTRL, висвітиться меню для налаштування параметрів вставки. Наприклад, можна вставити тільки формат або їх значення.

Інструмент «Формат на зразок»

На наступному уроці розглянемо переваги інструменту Буфер обміну.

У статті описуються можливості використання буфера обміну Windows та Microsoft Office, а також особливості копіювання та вставки даних у Excel. Розуміння та правильне використання цих операцій дозволяє суттєво прискорити виконання рутинних операцій при обробці даних.

Буфер обміну операційної системи

В термінах інформаційних систембуфер обміну (англ. clipboard) - це загальнодоступна для різних програм область оперативної пам'яті. Операційна система надає низькорівневий програмний інтерфейс для переміщення даних і з буфера обміну на запит користувача. Коректне застосування цього програмного інтерфейсу є стандартом розробки Windows-приложений. Тобто, будь-яка програма повинна надавати користувачеві можливості використання буфера обміну при використанні тих самих поєднань клавіш або пунктів меню. Далі говоритимемо про Windows, хоча, в принципі, опис принципу роботи буфера обміну ідентичний для будь-якої сучасної операційної системи персональних комп'ютерівабо мобільних пристроїв.

Копіювання та вставка є стандартними операціямидля всіх програм Windows. Для цього зарезервовані універсальні комбінації гарячих клавіш, доступні практично в будь-якій програмі:

Ctrl+c- Скопіювати (англ. copy)
Ctrl+x- Вирізати (англ. cut)
Ctrl+v- Вставити (англ. paste)

Часто також згадуються аналогічні по функціональності клавіш: Ctrl+Ins – скопіювати, Shift+Ins – вставити, Shift+Del – вирізати. Однак, ми не рекомендуємо використовувати ці поєднання, оскільки деякі додатки замінюють їхню стандартну поведінку на інше. Наприклад, натискання Shift+Del в Провіднику Windowsзамість очікуваного вирізання файлу, що переміщається, викличе його видалення в обхід кошика. Тобто замість переміщення може статися безповоротна втрата даних.

Якщо ви бажаєте використовувати мишу замість клавіатури, то стандартні поля введення Windows-програм зазвичай підтримують контекстне меню з операціями копіювання, вирізання та вставки тексту.

Скопійований текст або інший блок даних може бути вставлений в іншу програму залежно від можливостей останнього. Наприклад, скопійований у Блокноті текст не вдасться вставити в графічний редактор Paint. Однак той же текст, набраний у Word, успішно вставляється в Paint у вигляді точкового малюнка. Така можливість реалізується на програмному рівні за рахунок переміщення даних до буфера обміну в декількох форматах одночасно. Якщо набрати в Word напівжирним шрифтом слово Example, потім скопіювати його, то в буфері обміну з'явиться кілька блоків інформації:

Example	Текст як набір символів без форматування
	Текст із форматуванням у форматі HTML
(\rtf1\ansi\ansicpg1252\uc1 (\b Example)(\par ))	Текст із форматуванням у форматі RTF
	Точковий малюнок блоку екрану

Тепер, якщо спробувати вставити дані в Блокнот, програма вибере з буфера обміну єдиний доступний для себе варіант інформації - текст без форматування. Якщо те саме зробити в Paint'і, то буде оброблена остання область – малюнок. Набір доступних форматів для копіювання та вставки залежить від можливостей програми. Якщо програма підтримує кілька форматів інформації (малюнки, текст, складні об'єкти), воно дозволяє вибрати варіант вставки. Наприклад, в Microsoft Wordця процедура реалізована через пункт меню Спеціальна вставка:

Якщо використовувати звичайну вставку даних, то автоматично буде вибиратися відповідний для цієї програми формат. Excel також підтримує операцію вставки даних у різних форматах за принципом Word, якщо інформація в буфер обміну потрапила з іншої програми. Якщо ж копіювання діапазону осередків було проведено в тому ж додатку, спеціальна вставка замінюється внутрішньою операцією Excel (роздільна вставка значень, формул, форматів тощо), при якій не задіюється буфер обміну операційної системи.

Деякі інші програми також реалізують власні процедури роботи на основі операцій копіювання та вставки, не використовуючи для цього буфер обміну. Так, наприклад, у Провіднику операція копіювати не переміщає весь файл в буфер обміну Windows. Натомість запам'ятовується лише посилання на цей файл, яке буде оброблено під час операції вставки.

Буфер обміну Microsoft Office

Як зазначалося вище, операції зі стандартним буфером обміну відповідає операційна система. Одним із завдань при цьому є коректне використання оперативної пам'яті. Операційна система, зокрема, дбає про своєчасне очищення області буфера обміну. У поточній реалізації стандартний буфер обміну Windows дозволяє зберігати лише один блок скопійованої інформації. При виклику процедури нового копіювання цей блок попередньо очищається, а зарезервована за ним область пам'яті стає доступною для використання як буфер обміну.

Для поліпшення можливостей роботи з інтерфейсом користувача в Microsoft Office, починаючи з версії 2000 (9.0), реалізований розширений буфер обміну з можливістю одночасного зберігання декількох (до 24х) скопійованих блоків інформації. Користувачеві надається інтерфейс вибору та вставки будь-якого з цих блоків у будь-яке відкрите Office(Excel, Word, PowerPoint, OneNote та ін.). Можливо, більш логічно було б реалізувати подібну функціональність на рівні операційної системи (Windows), хоча це вимагатиме зміни стандартів для всіх програм. Зараз виходить, що множинний буфер обміну працює доти, доки відкрито хоча б одну програму Office. Якщо воно закривається, стає доступним тільки буфер обміну Windows з єдиним блоком скопійованої інформації.

Інтерфейс множинного буфера обміну в Office 2010 відкривається та налаштовується на стрічці «Головна» в однойменному блоці (стрілка в нижньому правому кутку).

Якщо говорити про корисність та зручність роботи з множинним буфером обміну, то тут є різні думки. Я особисто ніколи не використовую цю функціональну можливість- Простіше ще раз скопіювати. Але, найімовірніше, це сила звички.

Копіювання та вставка в Excel

Як зазначалося, Excel повністю підтримує буфер обміну Office, але, крім того, у цій програмі підтримуються власні операції копіювання та вставки без буфера обміну.

Тут слід зауважити, що повторне використанняоб'єктів через копіювання та вставку є одним із визначальних факторів прискорення обробки інформації під час використання електронних таблиць Excel.

Що ж насправді відбувається в Excel при натисканні кнопки копіювати при виділенні діапазону осередків?

По-перше, як і в інших Windows-додатках, набір інформації міститься в буфер обміну операційної системи в декількох форматах: простий текст, форматований текст, точковий малюнок та ін. Таким чином, ви, наприклад, можете скористатися графічним редакторомі вставити туди екранне відображенняблоку виділених осередків. Якщо вставити цей блок назад в Excel, то вставиться малюнок:

По-друге (і це головне), при копіюванні Excel виконує внутрішню операцію для роботи з осередками електронної таблиці. Після натискання клавіш Ctrl+C, пункту контекстного меню або кнопки копіювання в пам'яті зберігаються посиланняна виділені осередки. Цих осередків може бути безліч. Вони можуть розташовуватися в одному прямокутному діапазоні, або в кількох незв'язаних діапазонах (для виділення таких діапазонів треба при виділенні мишею утримувати клавішу Ctrl). Теоретично є можливість копіювання осередків на різних аркушах (кілька аркушів можна виділяти також через утримання клавіші Ctrl на ярлику аркуша), але ці осередки повинні розташовуватися за однією і тією ж адресою, при цьому наступна вставка можлива також тільки на цих виділених аркушах. Насправді краще відмовитися від копіювання-вставки кількох аркушах одночасно, оскільки ця операція дуже наочна і часто призводить до втрати даних.

Доступно також копіювання посилань між різними, але відкритими в одному додатку Excel файлами. Типовою ситуацією, що викликає нерозуміння з боку користувача, є обробка даних у декількох одночасно відкритих додатках Excel. При спробі скопіювати дані з одного файлу до іншого програма вставляє результат лише у вигляді відформатованих значень без формул. Це не помилка, просто кілька одночасно відкритих програм Excel займають різні області пам'яті і жодних посилань між ними не може бути. У разі копіювання та вставлення використовується лише буфер обміну Office. Щоб виправити ситуацію, відкрийте файли в одному додатку Excel.

Ще раз звертаємо увагу, що при запуску операції копіювання, на згадку про програму записуються не дані (текст, формули, формати), а лише посилання на адреси виділених осередків. Для наочності інтерфейс Excel обводить скопійовані осередки анімованої рамки.

Після копіювання діапазонів стає доступною операція вставки. Перед цим необхідно виділити один або кілька діапазонів або осередків для отримання даних із скопійованої області.

Вставка доступна доти, доки користувач не зробив дій, що призводять до зміни даних електронної таблиці. Можна виділяти комірки та діапазони, переміщатися між аркушами та файлами. Також не скасовує область копіювання сама операція вставки. Це дозволяє копіювати комірки кілька разів поспіль для різних діапазонів. Будь-які інші операції з інтерфейсом користувача, наприклад, введення даних, угруповання, сортування, форматування, призводять до скидання скопійованого раніше посилання. Примусово скинути область копіювання можна натисканням клавіші Esc.

Якщо виділена перед вставкою область аркуша не збігається з розміром скопійованої області, Excel спробує поширити дані кілька разів або вставити тільки частину даних. У деяких випадках це буває неможливим (наприклад, області копіювання та вставки перетинаються), тоді програма видає повідомлення про помилку.

Крім простої вставки, скопійований діапазон може бути доданий в область аркуша з розширенням меж вліво або вниз через пункт контекстного меню «Вставити скопійовані комірки».

Якщо для вставки даних скористатись буфером обміну Office, то будуть додані дані зі втратою формул аналогічно прикладу з копіюванням між різними програмами Excel.

За замовчуванням при виклику операції вставки на виділений діапазон будуть поширені всі атрибути вихідного діапазону, а саме формула, формат, значення, примітка, умови. Іноді наводиться складний опис правил копіювання формул, оскільки вони начебто автоматично перетворюються на зміну адрес діапазону-приймача. Насправді формули копіюються у форматі R1C1 і залишаються незмінними (можете перевірити, переключивши вигляд аркуша Excel в R1C1). Відображення у звичному форматі A1 просто перетворює формулу в нових координатах.

Операція «вирізання», на відміну копіювання, очищає вихідний діапазон після проведення вставки. Якщо вставка була виконана, то ніяких дій зроблено нічого очікувати.

Спеціальна вставка

Інший важливою особливістю копіювання діапазонів Excelє роздільною вставкою атрибутів скопійованих діапазонів. Зокрема, можна вставити в нове місце робочого листа лише коментарі із скопійованого діапазону. Набір атрибутів, доступний для роздільного копіювання, відображається у діалозі спеціальної вставки:

значення
формат
формула
примітка
умови на значення (перевірка даних)

У різних версіях Excel набір елементів спеціальної вставки трохи відрізняється. Але незалежно від цього, можна скористатися повторною операцією вставки атрибута. Наприклад, для вставки формул з примітками, але без форматів, треба скопіювати один раз вихідний діапазон, а потім послідовно виконати дві спеціальні вставки на тому самому діапазоні: вставка тільки формул, потім вставка тільки приміток.

Діалог спеціальної вставки містить також блок перемикачів, що дозволяє проводити математичні операції над діапазоном даних: скласти, відняти, помножити та розділити. Операцію буде застосовано до діапазону, виділеного перед вставкою. А скопійовані осередки при цьому будуть містити коефіцієнти додавання, віднімання, множення або поділу. Найчастіше застосовують єдиний коефіцієнт весь діапазон. Наприклад, можна скопіювати число 10, потім виділити діапазон і вибрати спеціальну вставку з множенням – у результаті всі дані виділеного діапазону будуть помножені на 10. Якщо в осередках містилася формула, то вона буде перетворена за математичними правилами:

Ще одна можливість спеціальної вставки – це транспонуваннядіапазону. Після виконання цієї операції результуючий діапазон буде повернутий на 90 градусів – дані з рядків потраплять до стовпців і навпаки.

Перетягування за допомогою миші

Початківці Excel швидшевсього освоюють копіювання даних через перетягування осередків. Для цього є спеціальний покажчикна рамці виділеного діапазону. До речі, цю можливість можна вимкнути у загальних параметрах Excel.

Операція перетягування осередків за допомогою миші здебільшого є аналогом копіювання та вставки для суміжних діапазонів осередків. З технічної точкиОсновна відмінність зору полягає в тому, що при перетягуванні миші ніякі дані в буфері обміну не зберігаються. Excel виконує лише внутрішню процедуру вставки, після чого очищає інформацію про джерело копіювання. З точки зору інтерфейсу користувачаВідмінною особливістю перетягування є можливість заповнення осередків на основі числового ряду, що автоматично визначається, у виділеному діапазоні. Багато хто думає, що Excel вміє продовжувати лише послідовно зростаючий ряд, додаючи одиницю. Це не так, програма сама формує коефіцієнт збільшення як середнє значення у виділеному діапазоні. На картинках прикладу число 2.

Якщо у всіх виділених осередках перед початком перетягування містяться формули, то процедура буде повністю ідентична операціям копіювання та вставки. Крім того, використовуючи спеціальний покажчик, можна явно запустити операцію копіювання без зміни значень (опція «Копіювати комірки»):

Можна сказати, що перетягування на невеликих діапазонах даних виконується швидше, але у випадку операції копіювання-вставки мають гнучкіші можливості.