Для автоматизації завдань, що повторюються в Microsoft Excelможна швидко записати макрос. Припустимо, у вас є дати у різному форматі і ви хочете застосувати до всіх один формат. Це можна зробити за допомогою макросу. Ви можете записати макрос, який застосовує потрібний формат, а потім запустити його за потреби.

При записі макросу записуються всі дії, описані в Visual Basicдля додатків (VBA) код. Ці дії можуть включати введення тексту або чисел, натискання осередків або команд на стрічці або меню, форматування осередків, рядків або стовпців, а також імпорт даних із зовнішнього джерела, наприклад Microsoft Access. Visual Basic (VBA) - це підмножина потужної мови програмування Visual Basic, яка входить до більшості програм Office. Незважаючи на те, що VBA забезпечує можливість автоматизації процесів між програмами Office, вам не потрібно знати код VBA або програмне програмування, якщо це потрібно.

Важливо знати, що з запису макросу реєструються майже всі ваші дії. Тому якщо ви припуститеся помилки, наприклад натиснете не ту кнопку, засіб запису макросів зареєструє цю дію. У такому випадку можна знову записати всю послідовність або змінити код VBA. Тому перед записом процесу слід добре опрацювати його. Чим точніше ви запишете послідовність, тим ефективніше працюватиме макрос.

Розробник, яка за умовчанням прихована, тому спочатку потрібно увімкнути її. Для отримання додаткових відомостей див. статтю Відображення вкладки "Розробник" .

Запис макросу

На вкладці Розробникклацніть Макроси, щоб переглянути макроси, пов'язані з книгою. Крім того, можна натиснути клавіші ALT+F8. При цьому відкриється діалогове вікно Макрос.

Увага:

		Відомості про параметри безпеки макросів та їх значення.
	Макроси можна запускати у різний спосіб, наприклад за допомогою клавіш, графічного об'єкта, панелі швидкого доступу, кнопки або навіть при відкритті книги.
	За допомогою редактора Visual Basic можна змінювати макроси, приєднані до книги.
	призначити макрос. В полі Призначити макросу
	Дізнайтеся, як вмикати та вимикати макроси у файлах Office.
	Натисніть клавіші ALT+F11.

Робота із записаним кодом у редакторі Visual Basic (VBE)

За допомогою редактора Visual Basic (VBE) можна додавати в записаний код власні змінні, керуючі структури та інші елементи, які не підтримують засіб запису макросів. Оскільки засіб запису макросів фіксує майже кожен крок, який виконується під час запису, може також знадобитися видалити непотрібний код. Перегляд записаного коду – чудовий спосіб навчитися програмувати на VBA або відточити свої навички.

Приклад зміни записаного коду можна знайти у статті Початок роботи з VBA в Excel.

Запис макросу

Перед записом макросів корисно знати таке:

Макрос, записаний для роботи з діапазоном Excel, буде виконуватися лише для осередків цього діапазону. Тому якщо ви додасте до діапазону новий рядок, макрос не застосовуватиметься до нього.

Якщо вам потрібно записати довгу послідовність завдань, радимо замість цього використовувати кілька дрібніших макросів.

У макросі можуть бути і завдання, які не стосуються Excel. Процес макросу може охоплювати інші програми Office та інші програми, які підтримують Visual Basic для програм (VBA). Наприклад, ви можете записати макрос, який спочатку оновлює таблицю в Excel, а потім відкриває Outlook для її надсилання по електронній пошті.

Макроси та засоби VBA знаходяться на вкладці Розробник, яка за умовчанням прихована, тому спочатку потрібно увімкнути її.

Перейдіть до розділу налаштування _гт_ Excel... панель інструментів _Гт_ стрічки _амп_.

Щоб записати макрос, дотримуйтесь інструкцій нижче.

Робота з макросами, записаними в Excel

На вкладці Розробникклацніть Макроси, щоб переглянути макроси, пов'язані з книгою. При цьому відкриється діалогове вікно Макрос.

Примітка:Макроси не можна скасувати. Перш ніж вперше запускати записаний макрос, збережіть книгу або створіть її копію, щоб запобігти внесенню небажаних змін. Якщо вас не влаштовують результати виконання макросу, ви можете закрити книгу, не зберігаючи її.

Нижче наведено додаткові відомості про роботу з макросами в Excel.

		Дізнайтеся, як вмикати та вимикати макроси в Excel для Mac.
	Щоб заощадити час на виконанні завдань, що часто повторюються, можна записати відповідну послідовність дій у вигляді макросу. Дізнайтеся, як створювати та виконувати макроси.
	Якщо книга містить макрос VBA, який потрібно використовувати деінде, цей модуль можна скопіювати в іншу книгу за допомогою редактора Microsoft Visual Basic.
Призначення макросу об'єкту, фігурі чи графічному елементу	На аркуші клацніть правою кнопкою миші об'єкт, малюнок, фігуру або елемент, якому потрібно призначити існуючий макрос, а потім виберіть команду призначити макрос. В полі Призначити макросувиберіть макрос, який потрібно призначити.
	Ви можете призначити макрос значок і додати його на панель швидкого доступу або стрічку.
	Ви можете призначати макроси формам і елементам ActiveXна листі.
Відкриття редактора Visual Basic	На вкладці Розробникклацніть Visual Basicабо виберіть Сервіс > Макрос > Редактор Visual Basic.
	Дізнайтеся, як знайти довідку щодо елементів Visual Basic.

додаткові відомості

Ви завжди можете поставити запитання фахівцеві Excel Tech Community , попросити допомоги у спільноті Answers community , а також запропонувати нову функціюабо покращення на веб-сайті

Для автоматизації роботи програм часто використовуються макроси. Будь-який макрос - це послідовність дій, записана під певним ім'ям. Якщо під час роботи з Microsoft Excel виникає необхідність кілька разів виконати ту саму послідовність операцій (наприклад, складне форматування поточного осередкуабо додавання нового рядкаіз заповненням деяких її осередків формулами), то можна записати ці дії, а потім відтворювати їх стільки разів, скільки потрібно.

Записаний макрос можна викликати для виконання за допомогою спеціального діалогового вікна або комбінації клавіш. Крім того, макрос можна призначити кнопку на панелі швидкого доступу. Загалом, щоб записати макрос, не потрібно бути програмістом — досить просто знати, як виконати команди, які призводять до потрібного результату.

Вкладка Розробник, що дозволяє записувати макроси, за умовчанням прихована. Для того, щоб її показати, необхідно вибрати Office → Параметри Excel→ Основніта використовувати опцію Показувати вкладку «Розробник» на стрічці. Після встановлення цього прапорця на стрічці з'явиться вкладка Розробник.

Запис макросів

Для того, щоб записати макрос, необхідно:

1. Детально уявити ту послідовність дій, яку потрібно виконувати (щоб уникнути можливих помилок, зайвих чи неправильних дій).
2. Вибрати елемент, до якого будуть застосовуватися дії, що записуються в макрос (установити курсор у межах комірки та ін.).
3. Викликати діалогове вікно Запис макросуодним із двох способів:
   • натиснути кнопку Запис макросуна панелі Кодвкладки Розробник;
   • натиснути кнопку Запис макросуу лівій частині рядка стану Excel.
4. Ввести у поле Ім'я макросуназва створюваного макросу. При цьому першим символом імені макросу має бути буква. Інші символи можуть бути як літерами, так і цифрами або символом підкреслення. В імені не допускаються прогалини; як роздільники слів рекомендується використовувати знаки підкреслення.
5. У списку, що випадає Зберегтивказати, де буде збережено даний макрос. Можливі варіанти:
   • Особиста книга макросів- макрос зберігається в спеціальний файл, який буде доступний всім документів відразу після завантаження Excel;
   • Нова книга— буде створено нову книгу, і макрос буде збережено у ній. Цей макрос буде доступний тільки в тому випадку, якщо книга, що містить його, буде відкрита;
   • Ця книга— макрос буде збережено у поточній книзі. Зазвичай такі макроси необхідні, коли їх використання обмежене дрібною автоматизацією поточної книги. Проте макрос буде доступний з інших документів, якщо вони будуть відкриті паралельно.
6. Якщо необхідно, щоб макрос викликався комбінацією клавіш, введіть літеру або цифру в поле Поєднання клавіш.

Якщо вводиться буква, то важливий як регістр, і розкладка. Наприклад, якщо вводиться буква д (мала російська), то комбінація клавіш для цього макросу буде Ctrl+д, але не Ctrl+I(Мала англійська L, яка знаходиться на тій же клавіші).

7. Натиснути кнопку OK, потім кнопку Запис макросуна панелі Кодвкладки Розробник, яка у рядку стану перетвориться на кнопку Зупинити запис, що зупиняє запис макросу.
8. Виконати послідовність дій, які будуть записані до макросу.

Всі значні дії користувача (клацання по кнопках, редагування даних, переміщення по аркушу тощо) будуть записані. Зробити паузу у записі неможливо.

9. Завершити запис макросу натисканням кнопки Зупинити запис. Після закінчення запису макросу він з'являється у списку макросів йод своїм ім'ям.

Виконання макросів

Для виконання макросу можна скористатися діалоговим вікном Макрос. Щоб відобразити вікно, можна натиснути комбінацію клавіш. Alt+F8або скористатися кнопкою Макросина панелі Код. Далі у цьому вікні необхідно вибрати необхідний макрос та натиснути кнопку Виконати. Другою можливістю виконати макрос є комбінація клавіш, вибрана на етапі створення макросу. Крім того, в Excel передбачена можливість виклику макросу за допомогою кнопки на панелі швидкого доступу.

Створення кнопки макросу на панелі швидкого доступу

Для створення кнопки на панелі швидкого доступу потрібно:

1. Викликати діалогове вікно Параметри Excelта перейти на вкладку Налаштування.
2. У списку, що випадає Вибрати командиз вибрати пункт Макроси.
3. Вибрати потрібний макрос зі списку макросів та натиснути кнопку Додати— він скопіюється у праве вікно та стане доступним у вигляді кнопки на панелі швидкого доступу.
4. Щоб для створеної кнопки змінити малюнок та відображене ім'я, слід скористатися командою Змінити.
5. Натисніть кнопку ОК у діалоговому вікні Параметри Excel.

В результаті кнопка додасться на панель швидкого доступу. Ім'я, що відображається, буде з'являтися у вигляді спливаючої підказки при наведенні на кнопку вказівника миші.

Видалення макросу

Для видалення макросу слід натиснути кнопку Макросина панелі Код або комбінацію клавіш Alt+F8- З'явиться діалогове вікно Макрос, що містить список макросів, доступних у відкритих книгах У цьому вікні необхідно вибрати макрос, що видаляється, і натиснути кнопку Видалити.

При видаленні макросу його кнопка на панелі швидкого доступу не видаляється автоматично, тому її потрібно видалити вручну на вкладці Налаштуваннядіалогового вікна Параметри Excel.

Редагування макросу

Створений макрос насправді є процедурою, записаною мовою програмування VBA. Її можна побачити у вікні редактора Visual Basic Editor. Детально про VBA і редактора Visual Basic Editor розповідається в інших наших статтях. Зараз важливо відзначити те, що макрос записується у вигляді звичайного тексту, а це означає, що при необхідності його легко можна редагувати.

Для входу в режим редагування макросу необхідно:

1. У діалоговому вікні Макросвибрати макрос, що підлягає редагуванню.
2. Натиснути кнопку Змінити- Відкриється вікно Microsoft Visual Basic.

Наприклад створимо в поточній книзі Excelнайпростіший макрос, який повинен застосовуватися до виділеної комірки та змінювати її форматування (колір фону – червоний, колір шрифту – світло-коричневий, фон 2). Щоб створити цей макрос, необхідно:

1. Виділити будь-яку комірку на аркуші і ввести в неї якийсь текст (щоб можна було подивитися на результат роботи).
2. Увімкнути запис макросу за допомогою кнопки Запис макросуу рядку стану.
3. У діалоговому вікні Запис макросувсі параметри залишити вибраними за замовчуванням та натиснути кнопку ОК.
4. На вкладці Головна(панель Шрифт) Виберіть потрібні параметри кольору.
5. Зупинити запис макросу за допомогою кнопки Зупинити запису рядку стану.

Тепер для того, щоб переглянути код створеного макросу, необхідно викликати редактор Visual Basic способом, описаним вище, - відкриється вікно коду для створеного макросу, в якому буде записаний наступний код:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

// Макрос форматування осередку Макрос1 Sub Макрос1() "Макрос! Макрос With Selection.Interior .Pattern = xlSolid .PatternColorlndex = xlAutomatic .Color = 255 .TintAndShade = 0 .PatternTintAndShade = 0 End rDark2 .TintAndShade = 0 End With End Sub

// Макрос форматування осередку Макрос1 Sub Макрос1() "Макрос! Макрос With Selection.Interior .Pattern = xlSolid .PatternColorlndex = xlAutomatic .Color = 255 .TintAndShade = 0 .PatternTintAndShade = 0 End rDark2 .TintAndShade = 0 End With End Sub

Щоб при послідовному зверненні до кількох властивостей одного об'єкта щоразу не вказувати довгий ланцюжок типу Selection.Interior.Pattern = xlSolid, використовується спеціальна конструкція мови VBA: With…End With- всередині нес ім'я об'єкта можна опустити, вказуючи лише точку перед ім'ям властивості.

Для тих, хто знає англійську мову, призначення та принцип роботи команд у цьому коді досить очевидні: для об'єкта Selection.Interior(Тобто для внутрішньої області виділеного осередку) виконується завдання значень різним параметрам фону. Основні параметри - Pattern(Спосіб заливання, в даному випадку заданий xlSolid, тобто. суцільним) та Color(Колір). Аналогічно відбувається зміна кольору шрифту (починаючи з рядка З Selection.Font).

Такий легкий доступ до тексту макросу дає можливість коригувати неправильно введені команди, об'єднувати кілька макросів, написаних різними людьми, змінювати колись написані макроси, задаючи їм нові параметри для роботи, щоб не переписувати їх заново.

Цілі повністю видалити код макросу в редакторі Visual Basic, то макрос також буде повністю видалено (це аналогічно дії кнопки видалитидіалогового вікна Макрос).

Для перейменування макросу достатньо увійти в режим його редагування та в тексті програми виправити заголовок у рядку Sub Макрос1()— нове ім'я автоматично замінить старе у списках макросів. Зауважимо, що не всі заміни відбуваються автоматично. Якщо з макросом були пов'язані графічні об'єкти чи кнопки, необхідно зробити їм перепризначення.

Високий рівень виробництва та доходу, що є результатом застосування передової технології та великих масштабів виробництва, призводить до того, що на значну частину населення перестає тиснути тягар турбот, пов'язаних із задоволенням елементарних фізичних потреб. Жодної голодної людини, якщо тільки вона твереза, неможливо переконати в тому, щоб вона витратила свій останній долар на що-небудь, крім їжі. Але людину, яка добре харчується, добре одягнена, має гарні житлові умови і добре забезпечена в усіх інших відносинах, можна переконати в тому, щоб вона вирішила купити електробритву або електричну зубну тітку. Не тільки ціни та витрати виробництва, а й споживчий попит стає об'єктом управління. Такий ще один важливий додатковий елементу системі регулювання економічного середовища…

Якщо ви частий користувач MS Excel, Вам, напевно, доводиться щодня виконувати однотипні операції. У цьому випадку макроси Excel допоможуть записати послідовність дій у вигляді набору команд VBA. Такий спосіб відмінно підійде для автоматизації найпростіших завдань. Якщо йдеться про складніші завдання, користувачі з навичками програмування можуть автоматизувати операції за допомогою VBA проектів.

Надбудова «Автоматизація» пропонує новий підхід до автоматизації рутинних завдань в Excel:

• Створення команд у простій таблиці Excelзамість об'ємних VBA проектів
• Автоматизація навіть складних та багатоетапних операцій
• Автоматизація можливостей XLTools: SQL запиты, Експорт CSV, Редизайн таблиці, т.д.
• Створення кнопок на панелі інструментів
• Для просунутих користувачів та розробників

Не обов'язково бути знавцем VBA. Якщо ваші бізнес-процеси в Excel забирають занадто багато часу, наша команда XLTools допоможе їх автоматизувати.

Додати «Автоматизацію» в Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007

Підходить для: Microsoft Excel 2019 – 2007, desktop Office 365 (32-біт та 64-біт).

Як працювати з надбудовою:

Як автоматизувати операції в Excel без VBA [Завантажити посібник]

Найчастіше VBA макроси Excel розростаються до сотень рядків коду, дуже незручних у роботі. Надбудова XLTools «Автоматизація» дозволяє писати команди у простих та компактних таблицях Excel. Табличне уявлення більш інформативно, наочно та його легше редагувати. Ви також можете додати власні кнопки до панелі інструментів Excel для виконання власних команд автоматизації.

Надбудова "Автоматизація" - це універсальний інструмент для автоматизації практично будь-яких команд та їх послідовностей:

• Автоматизація SQL запитів до таблиць Excel: SELECT, GROUP BY, JOIN ON тощо.
• Автоматичне перетворення зведених таблиць у плоский список
• автоматичний експорт таблиць Excel у файл CSV
• Автоматичне вилучення даних з інших книг Excel або CSV файлів
• Автоматична фільтрація таблиць тощо.

Просто напишіть команду, використовуючи посібник > Натисніть «Виконати команди» > Готово! Генерація результату займе лише кілька секунд.

СКАЧАТИ ПОСІБНИК: приклади, шаблони, синтаксис та рядкові коментарі (zip/xlsx, 260 КБ).

Приклад: як автоматизувати SQL запит до таблиць Excel

Розглянемо приклад роздрібного магазину. Припустимо, вам необхідно підготувати звіт про продаж за квартал. Ви можете скористатися надбудовою SQL Запити та виконати запит до вихідних даних. Але якщо вам доводиться готувати цей звіт регулярно, цей SQL запит можна автоматизувати.

1. Підготуйте вихідні дані до запиту SQL. Застосуйте до них формат таблиці, інакше SQL не зможе обробити дані:

• Виберіть діапазон «Журнал даних прайс-листа та продажів».
• На вкладці «Головна» натисніть «Форматувати як таблицю» > Застосуйте стиль таблиці.
• На вкладці «Конструктор» надайте таблиці ім'я «Продажи2014».

2. Додайте новий аркуш, напр., «АвтоКоманда», та створіть таблицю команди автоматизації SQL:

• XLTools.SQLSelect- введіть назву команди точно так. Назва має бути у двох об'єднаних осередках.
• SQLQuery – наберіть команду запиту звичним чином. Зверніть увагу: надбудова використовує синтаксис SQLite.
  Порада: замість друку тексту запиту вручну, використовуйте інтуїтивний редактор SQL Запитів та скопіюйте скрипт у таблицю автоматизації.
• ApplyTableName – введіть назву таблиці результату.
  Результат запиту автоматично генерується у форматі таблиці. У разі потреби до неї можна створювати наступні запити.
• OutputTo – вкажіть, куди слід помістити результат запиту.

Увага:щоб SQL розпізнавав усі посилання, не використовуйте прогалини в назвах робочих аркушів, книг та таблиць.

3. Виконайте команду автоматизації SQL:

• Перейдіть до діапазону команди автоматизації > Натисніть кнопку «Виконати команди» на вкладці XLTools.
• Готово, результат згенерується за секунди.
  У даному прикладі SQL запит отримав дані за 3 квартал 2014 року.

4. Створіть власні кнопки на панелі інструментів Excel.

У кожній книзі Excel можна створити до 3-х кнопок, прив'язаних до ваших власних команд автоматизації:

• Натисніть кнопку «Створити кнопки» на вкладці XLTools.
• Назвіть кнопці ім'я, напр. "Звіт по кварталах" > ​​Вкажіть діапазон таблиці команди.
• Натисніть «Зберегти» > Кнопка з'явиться на вкладці XLTools.

Тепер ви можете легко створити квартальний звіт, натиснувши лише одну кнопку.

Постали запитання чи пропозиції? Залишіть коментар нижче.

ВСЕРОСІЙСЬКИЙ ЗАТОВНИЙ ФІНАНСОВО-ЕКОНОМІЧНИЙ ІНСТИТУТ

КАФЕДРА АВТОМАТИЗОВАНОЇ ОБРОБКИ ЕКОНОМІЧНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Курсова робота

з дисципліни «Інформатика»

на тему

«Автоматизація роботи користувача у середовищі MS Office »

Виконавець: К. В. Бабурін

Група ФНП

№ залікової книжки 1271/737

Керівник: Г. А. Жуков

Москва

- Вступ

1. Взаємодія програм (3-4стор).

- Теоретична частина

MICROSOFT WORD

2. загальні положення(5 стор).

3. Автоматизація виконання завдань та отримання допомоги (5 стор).

a) Переміщення за великим документом (5 стор).

b) Копіювання тексту (5-6 стор).

с) Збереження документа під час роботи (6 стор).

d) Автозаміна (6 стор).

e) Афтоформат під час введення (6-7 стор).

f) Афтореферат (7 стор).

g) Майстер листів (7 стор).

h) Помічник (7 стор).

4. Перевірка правопису (8 стор).

5. Таблиці, межі та заливки (8-9 стор).

6. Спільна робота кількох користувачів (9 стор).

7. Багатомовна підтримка (10 стор).

MICROSOFT EXCEL

8. Загальна характеристика табличного процесора (10-11 стор).

9. Основи роботи серед Excel (11-12 стор).

10. Побудова таблиць (12-13 стор).

11. Побудова та оформлення діаграм (13-14 стор).

12. Функції Excel(14-15 стор).

13. Додаткові можливості Excel 15-16 стор).

MICROSOFT ACCESS

14. Декілька слів про ... (16 стор).

15. Таблиці (16 стор).

17. Формуляри (17 стор).

18. Відліки (18 стор).

19. Макроси, макрокоманди (18 стор).

20. Модулі (18 стор).

- Висновок(19 стор).

- Практична частина

21. Загальна характеристика завдань (20 стор).

22. Проектування форм вихідних документів…. (20 стор).

23. Таблиці та діаграма (21-24 стор).

25. Інструкція користувача (25 стор).

- Список використаної літератури(26 стор).

- Вступ:

Будь-яке підприємство стикається з проблемою автоматизації роботи окремих співробітників та підрозділів загалом. Перша проблема при цьому – як вибрати відповідні програмні продукти? Бажані властивості інформаційної системисильно залежать від розмірів підприємства та специфіки його бізнесу, але й універсальні вимоги.

Звичайно, будь-яке підприємство потребує інструментів для роботи з текстами (створення, редагування, оформлення документів), а також для обробки даних (електронні таблиці, засоби аналізу та планування, СУБД). Але цього, як правило, недостатньо. Адже з документами працюють різні люди, і документи часто складаються з різних частин, включаючи тексти, цифри, таблиці, графіки, діаграми, малюнки, навіть звук чи відео.

Сьогодні все це можливо завдяки створеному компанією Microsoft сімейства програм підтримки офісної діяльності Microsoft Office.

Комплект програмних продуктів Microsoft Office включає кілька додатків, що утворюють єдине середовище для обробки самої різної інформації. До складу Microsoft Office входить потужний текстовий процесор Microsoft Word, електронні таблиці Microsoft Excel, засіб для підготовки та демонстрації презентацій Microsoft PowerPoint, а також інструмент організації та планування роботи Microsoft Outlook. Крім того, існує професійна версія Microsoft Office, куди крім перелічених додатків входить система управління базами даних (СУБД) Microsoft Access.

Взаємодія додатків

Microsoft Office відрізняється тісною інтеграцією програм. Це означає, що всі програми, що входять до складу Microsoft Office, "вміють" обмінюватися інформацією та дозволяють робити це досить просто.

Наприклад, якщо необхідно підготувати звіт за результатами фінансового періоду, що містить ілюстрації, дані можна обробити в Microsoft Excel, побудувати на їх основі графіки та діаграми і потім помістити їх у текст документа, який створений у Microsoft Word. Переміщення діаграми здійснюється за допомогою операцій копіювання в буфер обміну Microsoft Windowsта вставки в документ, які доступні через основне меню програми, через панелі інструментів, через гарячі клавіші або через контекстне меню, що з'являється під час натискання на праву кнопку миші. Нарешті ілюстрацію, як і будь-який інший об'єкт, можна "пов'язати" з документом, просто "захопивши" мишею в одному додатку і "перетягнувши" на відповідне місце в іншому (режим "Drag and Drop").

Програми Microsoft Office дозволяють обмін будь-якими даними між будь-якими програмами. Наприклад, можна використовувати діаграми Microsoft Excel для оформлення звітів у Microsoft Word або для ілюстрації презентації в Microsoft PowerPoint. Можна помістити шматок таблиці з Excel до тексту документа Wordабо в слайд PowerPoint, а можна імпортувати до бази даних Microsoft Access. Крім того, будь-яка програма Microsoft Office дозволяє помістити в документ (будь то текст, електронна таблиця, презентація або база даних) малюнок у будь-якому форматі, а також відеофрагмент або просто звуковий ролик.

При перенесенні окремих об'єктів з одного додатка до іншого крім звичайної операції копіювання/вставки можливе використання механізму зв'язування оригінального об'єкта та його копії. В цьому випадку при зміні вихідних даних у таблиці Excel змінюється побудована на їх основі діаграма, а разом з нею та та копія діаграми, яка міститься в документі Microsoft Word. Це дає можливість ефективної роботиіз складовими документами, у яких використовуються різні джерела. Наприклад, дані можна взяти з бази даних Access. Вони оновлюватимуться автоматично і будь-хто, хто захоче ознайомитися з таким документом, побачить останні цифри.

Сімейство Microsoft Office містить набір інструментів, спільних для всіх програм. До них належать механізми перевірки правопису та граматики, засіб для малювання, інструмент для створення барвистих заголовків, редактор організаційних діаграм, інструмент для редагування математичних формул, редактор фотозображень, бібліотека картинок тощо. Сюди ж належать і панелі інструментів, і навіть меню , які є стандартними елементами будь-якої програми Microsoft Office.

Ці інструменти встановлюються на диску один раз, а потім використовуються всіма програмами Microsoft Office. Ця особливість дозволяє заощадити місце на диску. високу швидкістьроботи додатків та єдиний інтерфейс. Можна легко розпочати роботу з будь-яким програмою Microsoft Office, вивчивши лише одне з них.

Починаючи з версії 97, Microsoft Office входить нову програму - Microsoft Outlook. Ця програма є інструментом для організації та планування персональної діяльності. Microsoft Outlook включає електронну пошту, контактну базу, календар і т.д. Але головне, - він пов'язує всі додатки, виступаючи як організації роботи з ними. З допомогою Microsoft Outlook можна призначити зустріч, додавши до її опису супровідний документ. Це може бути список питань, які планується обговорити, у форматі Microsoft Word або звіт про результати року з продажу у форматі Microsoft Excel. Можна надіслати складений документ електронною поштою або у вигляді факс-повідомлення.

- Теоретична частина:

MICROSOFT WORD

загальні положення

Програма Microsoft Word є функціональною системою обробки текстів. Оскільки текстовий процесор Word працює в середовищі Windows, то на першому місці серед її переваг стоїть виняткова дружність користувачу.

Управління всіма пунктами меню командами може виконуватися як за допомогою миші, так і за допомогою гарячих клавіш (Short-Cuts), для економії часу користувача на виконання певного набору операцій. Подання WYSIWYG (Wat You See Is What You Get) дозволяє переглянути на екрані готовий до друку документ, не витрачаючи час і папір на роздрук пробних сторінок. Форматування символів, наприклад, курсивне або жирне має адекватне подання на екрані. І це справедливо для будь-яких гарнітур та кеглів.

Редактор Microsoft Word так само, як і Microsoft Wondows, розроблені однією корпорацією. Це дозволяє забезпечити максимальну узгодженість цих систем один з одним, а також з іншими програмами, сумісними з Microsoft Windows. Тексти та ілюстрації багатьох форматів можуть бути імпортовані у Word безпосередньо з інших програм та вбудовані у текст документа. В результаті такої процедури вони стають частиною текстового файлу WinWord або продовжують існувати окремо завдяки механізму об'єктивного зв'язування і вбудовування (Objekt Linking And Embeding). Також присутні ряд функцій, що добре зарекомендували себе, такі як можливість не перериваючи роботу з документом роздрукувати деякі сторінки. І тут програма управління печаткою з буферизацією перебирає спостереження за печаткою задньому плані. Листи та факси, записки та звіти, публікації та web сторінки– ось далеко не повний перелік документів з якими користувач має можливість працювати використовуючи текстовий процесор Word.

Автоматизація виконання завдань та отримання допомоги

Word має широкий вибір засобів автоматизації, що спрощують виконання типових завдань.

Переміщення за великим документом

Переміщення по документу виконують за допомогою мишки, використовуючи смуги прокручування, і за допомогою клавіатури, використовуючи такі клавіші:

Ctrl + ® - на слово вправо, Ctrl + ¬ - на слово вліво,

Ctrl + ¯ - до наступного абзацу, Ctrl + - до попереднього абзацу, сторінка,

Ctrl + PgDown - на екран вниз, Ctrl + PgUp - на початок наступної сторінки,

Ctrl + Home - на початок документа, Ctrl + End - на кінець документа,

Alt+Ctrl+PgUp – на початок екрану, Alt+Ctrl+PgDown – на кінець екрану.

Копіювання тексту

Способи копіювання тексту:

1 спосіб:

Виділити фрагмент тексту;

використовувати команди Вирізати, Копіювати, Вставити в меню Правка;

2 спосіб:

виділити фрагмент;

натиснути Ctrl при переміщенні; Ctrl + Shift при копіюванні;

встановити курсор у місце вставки, натиснути праву клавішу миші;

3 спосіб (за допомогою клавіатури):

виділити фрагмент;

натиснути F2 під час переміщення, Shift + F2 під час копіювання;

перейти на місце вставки клавішами управління курсором, натиснути Enter;

4 спосіб:

виділити фрагмент;

перетягнути мишкою в потрібне місце при лівій натиснутій клавіші, при копіюванні утримувати клавішу Ctrl.

Збереження документа під час роботи. Використання властивостей документа

Способи збереження документа:

Редактор дозволяє зберегти документи у форматах: dot(шаблони), rtf(форматований текст), txt(текстовий без форматування), HTML(текст із гіперпосиланнями), у форматі MS-DOS, doc(попередньої версії Word 6.0/95), xls( електронні таблиці) та ін.

Автозаміна

Нижче наведено деякі типи помилок, які можуть бути виправлені автоматично під час введення:

· Наслідки випадкового натискання клавіші CAPS LOCK (вперше з'явилася у Word 95). Наприклад, на початку речення слово цей автоматично замінюється на

А режим введення великих літер (відповідний натиснутій клавіші CAPS LOCK) автоматично вимикається.

· Типові друкарські помилки в словосполученнях. Наприклад, слова поштова адреса автоматично замінюються словами поштову адресу.

· Граматично не поєднані пари слів. Наприклад, слова це слово автоматично замінюються словами це слово.

Автоформат під час введення

У Word передбачено можливість автоматичного форматування тексту під час введення.

· Автоматичне створення нумерованих та маркованих списків(Вперше з'явилося в Word 95). Наприклад, якщо на початку першого елемента списку ввести зірочку, буде створено маркований список.

· Автоматичне створення кордонів (вперше з'явилося у Word 95). Наприклад, якщо ввести три або більше дефісів (-) або знаків рівності (=) поспіль, а потім натиснути клавішу ENTER, автоматично буде створено одинарний або подвійний кордон.

· Автоматичне присвоєння тексту вбудованих стилів (вперше з'явилося Word 95). Наприклад, якщо завершити рядок тексту не роздільним знаком, а подвійним натисканням клавіші ENTER, їй буде автоматично присвоєний стиль «Заголовок 1».

· Автоматичне форматування порядкових номерів та дробів (вперше з'явилося в Word 95; застосовується лише до англійського тексту). Наприклад, поєднання "1st" автоматично замінюється поєднанням, а дріб "1/4" - символом ј.

· Автоматичне оформлення мережевих шляхів та адрес Інтернету (наприклад, \\Reports\May\Week1.doc і http://www.microsoft.com/) як гіперпосилань. При виборі гіперпосилання на адресу Інтернету автоматично запускається наявний засіб перегляду Web та відкривається вказана Web-сторінка. При виборі гіперпосилання на шлях шлях автоматично запускається програма, необхідна для відкриття файлу призначення, і відкривається вказаний файл.

· Автоматичне застосуванняформатування, яке використовується для оформлення початку першого елемента списку, до початку наступних елементів цього списку. Наприклад:

1. Word виконає всю роботу за вас.

2. Word зробить ваші документи гарними.

· Автоматична зміназображення символів. Наприклад, текст *Жирний* автоматично перетворюється на Жирний, а _Курсів_ - на Курсив.

· Автоматичне перетворення послідовності плюсів та дефісів (+----+----+) у таблицю. Кожній парі плюсів (+) відповідає один стовпець.

· Автоматична заміна прогалин на початку елемента маркованого або нумерованого списку відповідним відступом зліва.

Автозаповнення

Автоматична пропозиція повного варіанта слова або фрази після введення перших перших літер. Щоб прийняти запропонований варіант, натисніть клавішу ENTER. Нижче наведено деякі елементи, до яких можна застосувати автозаповнення:

· Поточна дата;

· дні тижня;

· Елементи списку автотексту.

Автореферат

У Word з'явилася можливість виконання статистичного та лінгвістичного аналізу документа з метою виділення його ключових положень. З цього аналізу складається реферат. Таким чином можна виділити ключові положення в електронний документта переглядати його з різним ступенем деталізації або помістити автоматично складений реферат до окремого документа. Розмір реферату встановлюється користувачем і може змінюватись.

При складанні рефератів необхідно дотримуватися законів про авторське право. Відповідальність за точність реферату покладається не так на програму, але в користувача.

Автоматичне створення та попередній переглядстилів

При роботі зі стилями у Word використовуйте такі нові можливості:

· У разі застосування нового форматування до тексту автоматично створюється новий стиль.

· У разі зміни форматування тексту відповідні зміни автоматично вносяться до визначення стилю.

· Список стилів на панелі форматування містить зразки стилів.

Майстер листів

Майстер листів дозволяє легко та швидко створити потрібний лист шляхом вибору готових елементів листа. Крім того, якщо введені відомості про адресату (ім'я, прізвище, адресу, посаду тощо) автоматично зберігаються. При створенні наступного листа цьому адресату достатньо вибрати його ім'я зі списку; решту даних буде додано автоматично.

Помічник

Новий засіб Office – помічник – використовує технологію IntelliSense™. Його основне призначення - автоматичне надання порад та довідкових відомостей, які можуть знадобитися під час виконання завдання. Наприклад, якщо помічник вирішить, що ви збираєтеся розпочати створення листа, то запропонує запустити майстра листів. Помічник є основним засобом отримання довідкових відомостей про роботу в Word, а також порад щодо підвищення ефективності роботи, наочних прикладів та покрокових інструкцій щодо виконання конкретних завдань.

Перевірка правопису

Нижче наведено основні засоби перевірки правопису та правки тексту, які використовуються в Word.

1. Перевірка орфографії під час введення

Перевірка на наявність орфографічних помилок під час введення тексту і виділення можливих помилок у документі (вперше з'явилося Word 95).

2. Перевірка граматики під час введення

Перевірка на наявність граматичних помилок під час введення тексту та виділення можливих помилок прямо у документі. Як і при автоматичної перевіркиорфографії, під час перевірки граматики автоматично пропонуються можливі варіанти правильного написання. Для виведення списку варіантів слід клацнути виділений текст правою кнопкою миші.

3. Пропуск певних елементів тексту під час перевірки правопису

· За бажанням користувача при перевірці орфографії пропускаються слова, що складаються з великих літер та/або містять цифри.

· Пропуск імен файлів та адрес Інтернету.

4. Перевірка граматики

Виділення помилок та автоматична пропозиція варіантів правильного написання дозволяє суттєво скоротити час редагування. Порівняно з попередніми версіями покращено синтаксичний аналіз, більш точними стали запропоновані варіанти правильного написання, а також розширено набір граматичних та стилістичних правил.

5. Спільна перевірка орфографії та граматики

У тексті одночасно виконується пошук і орфографічних, і граматичних помилок. Усі помилки усуваються за один сеанс перевірки.

Таблиці, кордони та заливання

У Word з'явилися такі засоби, що спрощують роботу з таблицями, кордонами та заливкою.

Таблиці

1. Малювання таблиць

Дозволяє створювати таблиці - стовпці, рядки та осередки, - малюючи їх за допомогою миші, як олівцем. Тепер окремі осередки таблиці можуть мати будь-яку ширину та висоту.

2. Гумка

Дозволяє легко видалити кордон будь-якого осередку, рядка або стовпця таблиці, що дає той самий ефект, що й об'єднання осередків. У попередніх версіях Word можна було об'єднувати лише комірки, що знаходяться в одному рядку. У Word 97 можна поєднувати будь-які сусідні осередки - як по вертикалі, так і по горизонталі.

3. Вирівнювання по вертикалі

Дозволяє швидко вирівняти вміст виділених осередків таблиці по верхньому або нижньому краю або посередині комірки, використовуючи кнопки вирівнювання, розташовані на панелі інструментів. Якщо текст у осередках орієнтований вертикально, призначення цих кнопок змінюється автоматично: використовуйте для вирівнювання по верхньому чи нижньому краю чи центру осередки.

4. Вертикальна орієнтація тексту

Дозволяє розташувати вертикально (з поворотом на 90 градусів) текст у осередках таблиць, написах та рамках. Цей засіб може виявитися дуже корисним при створенні наклейок, а також друкованих документів, що містять відомості про авторські права тощо, розташовані вертикально.

5. Зміна розміру рядка таблиці

Дозволяє регулювати висоту будь-якого рядка безпосередньо в таблиці за допомогою перетягування кордону рядка вгору або вниз, подібно до того, як можна змінити ширину стовпця. Якщо при перетягуванні утримувати клавішу ALT, на вертикальній лінійці буде показана фактична висота рядка.

Межі

1. Нові типи кордонів

Для оформлення документів пропонується понад 150 різних типівкордонів, у тому числі об'ємні межі та кордони, що складаються з кількох ліній, які особливо популярні у професійних документах.

2. Кордони сторінок

Дозволяє створити кордон навколо кожної сторінки. На додаток до 150 нових типів кордонів пропонуються понад 160 типів графічних меж сторінки. Також існує можливість налаштування меж сторінок. Наприклад, можна:

· Задати свій тип кордону для кожного краю сторінки;

· Помістити колонтитули всередину кордону;

· Оформити першу сторінку не так, як інші.

3. Межі тексту

Дозволяє застосувати межі до окремих слів та символів усередині абзацу. При цьому можна використовувати будь-які типи кордонів. Наприклад, це значно спрощує створення кордонів навколо заголовків.

Заливання

1. Заливання тексту

Дозволяє виділити найважливіші фрагменти документа, до яких слід привернути увагу інших користувачів. У Word заливку можна застосувати не лише до всього абзацу, але й до окремих слів та символів усередині абзацу. При цьому можна використовувати будь-які типи заливки.

Спільна робота кількох користувачів

У Word з'явилися нові можливості та засоби, що підвищують продуктивність та ефективність роботи членів робочих груп.

1. Створення версій

Веде історію роботи над документом. Це дає можливість точно визначити час, характер та автора змін, внесених до документа. Крім того, до кожної версії документа можуть бути додані довільні нотатки. Усі відомості про версії документа зберігаються в самому документі, що позбавляє необхідності зберігати кілька копій документа. Крім того, можна встановити режим автоматичного збереження поточної версіїдокумента наприкінці кожного сеансу роботи з ним. Це дозволяє визначити автора будь-якої версії документа.

2. Злиття документів

Об'єднання всіх змін та приміток, внесених кількома рецензентами, в один документ за допомогою однієї простої операції. Декільком рецензентам можна надати для перевірки окремі копії документа, після чого всі виправлені копії об'єднуються у підсумковий документ. Або, наприклад, можна забрати додому копію документа, виправити її там, а потім повернути виправлену копію та автоматично об'єднати внесені зміни з вихідним документом.

3. Примітки та спливаючі підказки

Швидкий перегляд на екрані приміток будь-яких рецензентів у документі без відкриття окремої області. Примітки легко виявити в документі - текст, з приміткою, виділяється жовтим кольором. При встановленні покажчика на цей текст над ним з'являється підказка, що містить текст примітки та ім'я рецензента.

4. Панель рецензування

Тепер усі звичайні засоби рецензування документа знаходяться на одній панелі інструментів: запис та перегляд змін, вставка та перегляд приміток, виділення тексту кольором, збереження версій та надсилання документа електронною поштою.

Багатомовна підтримка

У Word 95 було реалізовано автоматичне перемикання шрифту та мови при перемиканні клавіатури, що уможливило використання тексту кількома мовами в документі та деяких діалогових вікнах. У Word 97 ще більше спростилися створення та перегляд документів, що містять текст різними європейськими мовами. Крім того, передбачено можливість перегляду документів, створених за допомогою далекосхідних версій Word, в американській версії Word.

1. Перемикання клавіатури

Автоматичне перемиканняшрифтів у документі при перемиканні клавіатури (набір шрифтів, що використовуються, визначається поточною розкладкою клавіатури). Перемикання клавіатури викликає також перемикання мови і, отже, забезпечує перевірку тексту іншою мовою, наприклад, грецькою, засобами перевірки саме цієї мови.

2. Підтримка текстів кількома мовами у діалогових вікнах

Стали можливими редагування та перегляд тексту кількома мовами у локалізованих версіях Word. Наприклад, як умова пошуку файлів у діалоговому вікні Пошук файлів можна вказати грецьке ім'я автора.

3. Відкриття документів з текстом кількома мовами у локалізованій версії Word

Правильне відображення тексту документа, створеного у локалізованій версії Word, за наявності у системі відповідних шрифтів. Наприклад, документи, створені в японській версії Word, можна відкривати та переглядати в американській версії Word. Слід зазначити, що ця можливість не поширюється на мови, в яких напрямок листа може змінюватись (іврит, арабська тощо).

4. Копіювання та вставка тексту у форматі Unicode

Існує можливість копіювання тексту грецькою, російською або будь-якою іншою європейською мовою з американської версії Word та вставлення його в аркуш Microsoft Excel. Крім того, допускається копіювання та вставка тексту у форматі Unicode у поля деяких діалогових вікон(Знайти, Замінити тощо).

5. Сортування

Існує можливість вказати мову і тим самим порядок сортування, який слід використовувати при сортуванні тексту в документі. Наприклад, подвійні літери угорської мови, такі як «cz», правильно сортуються в американській версії Word, якщо в якості мови сортування вказана угорська.

6. Вставка символів

Для отримання можливості вставки символів та літер, що використовуються в конкретній мові, достатньо вибрати відповідний набір символів Unicode шрифту в діалоговому вікні Символ (меню Вставка). Наприклад, щоб вставити російські літери в текст, слід вибрати набір «Кирилиця».

MICROSOFT EXCEL

Керування файлами

За допомогою програми Excel можна створювати різні документи. Робочі листи (Sheets) можна використовуватиме складання таблиць, обчислення статистичних оцінок, управління базою даних, і складання діаграм. Для кожного з цих програм Excel може створити окремий документ, який зберігається на диску як файл.

Файл може містити кілька взаємозалежних робочих аркушів, що утворюють єдиний багатовимірний документ (блокнот, робочу папку). За допомогою багатовимірних документів користувач отримує прямий доступ одночасно до кількох таблиць та діаграм, що підвищує ефективність їх обробки.

Є можливості налаштування режиму автозбереження файлів через певні проміжки часу, режиму резервного копіюваннята режиму захисту даних (збереження документа з паролем).

Структура документів

Багатовимірні документи (блокноти, папки) - одне з найважливіших нововведень програми Excel, що дозволяє значно спростити та прискорити роботу з таблицями та керування робочими листами. У нової версіїробочі документи можуть містити до 255 таблиць, діаграм або VBA-програм в одному файлі, а принцип роботи з ними нагадує звичайну роботуз діловими блокнотами у будь-якому офісі. У кожному робочому блокноті можна помістити всю ділову інформацію, що стосується однієї теми, і зберігати її в одному файлі, що дозволяє значно підвищити наочність робочих документів.

Окремі робочі листи одного документа розташовані один під одним. За допомогою іменного покажчика (реєстру імен), розташованого в нижній частині екрана, можна переходити з одного аркуша на інший. на іменному покажчикузнаходяться коріння робочих листів, розташовані в порядку зростання номерів: Лист1, Лист2 і т.д.

Користувач може додати до документа елементи таких типів:

Робочі листи до створення таблиць;

діаграми (як елемент таблиці або на окремому аркуші);

Робочий лист для запису макрокоманди як програмного модуля;

Робочий лист для створення діалогового вікна.

Новий лист завжди вставляється перед активним робочим листом. Користувач може клацнути по назві робочого аркуша правою кнопкою миші, після чого відкриється контекстне (залежить від ситуації) меню, в якому також є директива додавання. Якщо потрібно видалити робочий аркуш, потрібно відкрити клацанням правої кнопки миші контекстне меню та виконати директиву видалення.

Корекція висоти рядків та ширини стовпців

Насамперед, коригований рядок або стовпець таблиці мають бути промарковані. Для цього необхідно клацнути лівою кнопкою миші за номером (координатом) рядка або стовпця. В меню Форматзнаходяться підменю Рядокі Стовпець. При виборі однієї з цих підменю відкривається меню наступного рівня. У підменю Стовпецьвикличте директиву Ширинатоді відкриється діалогове вікно, в якому користувач може вказати ширину стовпця. Як одиниця виміру можна використовувати один символ. Команда Автопідбір шириниз меню Стовпецьавтоматично коригує ширину стовпця відповідно до його вмісту.

Корекцію можна виконати за допомогою маніпулятора миші. Для цього вказівник миші потрібно встановити межу між номерами рядків або адресами стовпців.

Осередки таблиці та їх властивості

Всі дані таблиці записуються в так звані осередки, що знаходяться на перетині рядків та стовпців таблиці. За промовчанням вміст осередку представляється програмою Excel у стандартному форматі, який встановлюється під час запуску програми. Наприклад, для чисел та текстів задається певний вид та розмір шрифту.

У програмі Excel є контекстні меню, які викликаються правою кнопкою миші, коли промарковано деяку область таблиці. Ці меню містять багато директив обробки та форматування таблиць. Директиви форматування можна також викликати на панелі форматування (другий рядок піктографічного меню), клацнувши мишею на відповідній піктограмі.

Маркування осередків. Окремі осередки таблиці маркуються (виділяються) автоматично за допомогою покажчика осередків. Щоб перевести вказівник у задану комірку, потрібно клацнути по ній лівою кнопкою миші або використовувати клавіші керування курсором. Для маркування кількох осередків потрібно клацнути на початку маркованої області (лівий верхній кут) і, утримуючи кнопку миші, переміщати маніпулятор в кінець області (правий нижній кут).

Один рядок або стовпець таблиці маркуються клацанням за номером (адресою), який розташований у заголовку рядка або стовпця. Для маркування кількох рядків чи стовпців потрібно клацнути за номером першого рядка (стовпця), та був, утримуючи кнопку миші натиснутою, перемістити маніпулятор у потрібну позицію.

Копіювання даних. Насамперед, потрібно промаркувати групу осередків, вміст яких має бути скопійований, а потім викликати команду Копіюватиз меню Виправлення. Після цього маркована область буде поміщена в рамку. Тепер слід встановити покажчик миші у позицію, куди мають бути скопійовані дані, та натиснути клавішу введення Enter. Вміст маркованої області з'явиться у новому місці. Якщо потрібно видалити вміст групи осередків і помістити його на нове місце в таблиці, слід використовувати директиву Вирізатиз меню Виправлення .

Видалення даних. Насамперед, потрібно промаркувати групу осередків, вміст яких має бути видалено. Потім можна скористатися одним із способів видалення даних.

Форматування чисел. Насамперед, потрібно промаркувати осередки, у яких треба змінити формат представлення чисел. Після цього можна відкрити правою кнопкою миші контекстне меню і викликати в ньому директиву Формат Осередків, або викликати директиву Комірказ меню Формат. У будь-якому випадку на екрані з'явиться діалогове вікно Формат Осередок. За замовчуванням у верхньому полі цього вікна буде вибрано опцію Числояка призначена для форматування чисел.

Вирівнювання даних. Для вирівнювання вмісту осередків передусім треба промаркувати комірки, що вирівнюються. Далі слід викликати діалог: Формат – Осередки – і у верхньому полі цього вікна вибрати закладку Вирівнювання.

Встановити шрифти. Необхідно промаркувати осередки, у яких потрібно змінити шрифт. Після цього можна або відкрити контекстне меню правою кнопкою миші та викликати директиву Формат Осередків. У верхньому полі вікна, що відкрилося Формат Осередківпотрібно вибрати опцію Шрифт. У вікні з'явиться поле Шрифт, в якому можна вибрати вид шрифту із запропонованого списку. Зміст цього списку залежить від установок, зроблених серед Windows.

У правому полі Розмірвстановлюється розмір (кегль) шрифту. У списку шрифтових стилів Накресленняможна вибрати звичайний стиль (Regular), курсив (Italic), жирний шрифт(Bold) та жирний курсив (Bold Italic). В полі Підкресленняможна вибрати тип підкреслення тексту (одною чи двома лініями) тощо.

Табличні обчислення

Можливість використання формул та функційодна із найважливіших властивостей програми обробки електронних таблиць. Це, зокрема, дозволяє проводити статистичний аналізчислових значень у таблиці.

Текст формули, що вводиться в комірку таблиці, повинен починатися зі знаку рівності (=), щоб Excel міг відрізнити формулу від тексту. Після знаку рівності в комірку записується математичний вираз, що містить аргументи, арифметичні операції та функції.

Як аргументи у формулі зазвичай використовуються числаі адреси осередків. Для позначення арифметичних операцій можна використовувати такі символи: + (додавання), - (віднімання), * (множення), / (Поділ).

Введення формул. Програма Excel інтерпретує дані, що вводяться або як текст (вирівнюється по лівому краю), або як числове значення (вирівнюється по правому краю). Для введення формули необхідно ввести вираз алгебри, якому повинен передувати знак рівності (=).

Припустимо, що в комірці А1 таблиці знаходиться число 100, а в комірці В1 - число 20. Щоб розділити перше число на друге і результат помістити в комірку С1, комірку С1 слід ввести відповідну формулу ( =А1/В1) та натиснути Enter .

Введення формул можна значно спростити, використовуючи невеликий трюк. Після введення знака рівності слід просто клацнути мишею по першому осередку, потім ввести операцію поділу і клацнути по другому осередку.

Редагування формул. Щоб почати редагувати вміст комірки, потрібно спочатку промаркувати цю комірку. На наступному кроці необхідно увімкнути режим редагування, натиснувши клавішу F2або виконавши подвійне клацаннямишею. У режимі редагування у верхній частині екрана (під рядком піктографічного меню) активізується набірний рядок, в якому видно саму формулу, а не результат її обчислення.

Інформаційні зв'язки. У програмі Excel досить легко ввести посилання на комірку, розташовану в іншій таблиці. Після встановлення посилання значення, що знаходяться в осередках, автоматично оновлюватимуться.

Для звернення до значення осередку, розташованого на іншому робочому аркуші, потрібно вказати ім'я цього аркуша разом з адресою відповідного осередку. Наприклад, для звернення до осередку В3 на робочому аркуші Лист2 необхідно запровадити формулу: =Лист2!B3. Адреси осередків мають бути вказані латинськими літерами.

Графічні діаграми пожвавлюють сухі колонки цифр у таблиці, тому вже в ранніх версіяхпрограми Excel було передбачено можливість побудови діаграм. У Excel включено новий Конструктор діаграмщо дозволяє створювати діаграми "презентаційної якості".

Красива тривимірна діаграма не тільки тішить око, а й покращує якість документа. У програмі MS Excel з'явився новий тип тривимірних діаграм - так звані кільцеві діаграми, які доповнюють поверхневі та сітчасті тривимірні діаграми четвертої версії.

Діаграму можна розташувати поряд із таблицею або розмістити її на окремому робочому аркуші. Конструктор діаграм є одним із найбільш потужних засобів у програмі Excel. Побудова діаграми з його допомогою виконується кілька кроків. Конструктору вказується вихідна область таблиці, тип діаграми, використовувані написи та кольори. На головній панелі є піктограма виклику Конструктора діаграм.

Побудова діаграм. Перед тим, як будувати діаграму, необхідно закінчити всі роботи в таблиці, включаючи її форматування. Викличте Конструктор діаграм (див. рис.11). Ви повинні зробити за допомогою вказівника миші прямокутник на вільному місціробочого листа, де буде розміщено діаграму.

Після цього Конструктор відкриває діалогове вікно, у якому за чотири кроки потрібно побудувати діаграму. Робота з Конструктором настільки інтуїтивно зрозуміла, що не вимагає якихось пояснень.

Додаткові об'єкти. В меню Вставкарозташовані директиви, які дозволяють надати діаграмі більш привабливого вигляду. Зокрема тут є директива Малюнокяка імпортує малюнки у стандартних графічних форматах (BMP, PCX тощо). Після виклику цієї директиви відкривається вікно завантаження графічного файлу. На діаграмі з'являється вибраний рисунок, укладений у рамку. Цю рамку можна переміщати за діаграмою за допомогою миші та змінювати її розмір.

Крім цього, Конструктор діаграм надає можливість вставити до діаграми додатковий текст, який привертатиме увагу до окремих частин діаграми. Щоб вставити текст, потрібно ввести його з клавіатури в набірний рядок і натиснути клавішу введення Enter. Тоді в центрі діаграми з'явиться текстова рамка, яку можна надати за допомогою миші відповідного розміру, а потім перенести в потрібне місце на діаграмі.

Актуалізація діаграм. Якщо Ви внесете зміни до тієї частини таблиці, за якою будувалася діаграма, то Excel автоматично модифікує діаграму. Якщо ж Ви додали до таблиці новий рядок або стовпець, дійте так. Промаркуйте нові дані в таблиці та перенесіть їх за допомогою миші на діаграму. Для цього поставте вказівник миші на межу маркованої області і, не відпускаючи ліву кнопку миші, перемістіть її на діаграму. Як тільки ви відпустите кнопку миші, діаграма буде змінена (актуалізована). Ця техніка отримала в корпорації Microsoft назву Drag & Drop .

Для виконання табличних обчислень потрібні формули. Оскільки деякі формули та їх комбінації зустрічаються дуже часто, то Excel пропонує більше 200 заздалегідь запрограмованих формул, які називаються функціями .

Усі функції розділені за категоріями, щоб у них було легше орієнтуватися. Вбудований Конструктор функційдопомагає усім етапах роботи правильно застосовувати функції. Він дозволяє побудувати та обчислити більшість функцій за два кроки.

У програмі є впорядкований за абеткою повний списоквсіх функцій, у якому можна легко знайти функцію, якщо відоме її ім'я; в іншому випадку слід здійснювати пошук за категоріями. Багато функцій відрізняються дуже незначно, тому при пошуку за категоріями корисно скористатися короткими описами функцій, які пропонує Конструктор функцій. Функція оперує деякими даними, які називають її аргументами. Аргумент функції може займати одну комірку або розміщуватись у цілій групі осередків. Конструктор функцій надає допомогу у завданні будь-яких типів аргументів.

Конструктор функцій. Промаркуйте той осередок, у якому має з'явитися результат обчислень. Потім клацанням по піктограмі Конструктора функцій відкрийте діалогове вікно Конструктора. У лівому полі цього вікна перелічені категорії функцій, а правому - функції, відповідні вибраної категорії. Щоб побачити всі функції, слід клацнути мишею по опції Усеу полі категорій.

Клацніть на назві потрібної Вам функції, тоді назва функції з'явиться в окремому рядку разом з коротким описомцієї функції. Тут же вказуються типи аргументів функції та їх кількість. Аргументи задаються на наступному етапі роботи з Конструктором. Щоб перейти до нього, клацніть по командній кнопці Про K .

На другому етапі в діалоговому вікні Конструктора вказуються аргументи функції. Конструктор розрізняє аргументи, які мають враховуватися обов'язково, та необов'язкові (опціональні) аргументи. Щоб задати аргумент функції, потрібно або ввести адресу з клавіатури, або в таблиці промаркувати область, де він розташований. Тоді адреса аргументу функції з'явиться у полі діалогового вікна Конструктора. Клацніть по командній кнопці ОК, щоб закрити вікно Конструктор функцій. Після цього у зазначеному осередку таблиці з'явиться результат обчислень, але осередок залишиться маркованим. У набірному рядку можна побачити вибрану функцію разом із відповідними аргументами.

Автосума. Промаркуйте комірку, де має розташовуватися сума, і клацніть по піктограмі додавання .

У набірному рядку з'явиться знак рівності та слово "СУМ", за яким у дужках зазвичай слідує адреса деякої області, яку програма пропонує після аналізу довколишніх осередків як область підсумовування. Якщо Excel вгадала правильно, клацніть по піктограмі з галочкою.

В іншому випадку промаркуйте групу осередків, які потрібно скласти. Можна промаркувати кілька несуміжних груп комірок, використовуючи клавішу Ctrl. Цю клавішу потрібно утримувати в натиснутому стані, доки всі групи не будуть промарковані. Адреси груп можна ввести за допомогою клавіатури.

Обмін даними

Обмін даними дозволяє користувачеві Excel імпортувати до своїх таблиць об'єкти з інших прикладних програм і передавати (експортувати) свої таблиці для вбудовування до інших об'єктів.

Концепція обміну даними є однією з основних концепцій середовища Windows. Між об'єктами, що обробляються різними прикладними програмами, створюються інформаційні зв'язки, наприклад, між таблицями та текстами. Ці інформаційні зв'язки реалізовані динамічно, наприклад, копія таблиці, вбудована в текст, буде оновлюватися (актуалізуватися) щоразу, коли до її оригіналу вносяться зміни.

Обробка списків

Списки дозволяють ефективно працювати з великими однорідними наборами даних.

Списком називатимемо впорядкований набір даних, що мають однакову структуру. Наприклад, списком є ​​телефонний довідник, у якому наведені прізвища абонентів та номери їх телефонів. У Excel розробники з фірми Microsoft значно спростили роботу зі списками. З технічної точкизору списки є звичайні таблиці, для яких у Excel є додаткові операції обробки: введення списку даних, пошук елемента в списку, редагування списків, фільтрація даних, сортування даних, аналіз даних (пошук тенденцій і закономірностей)

Бази даних

У комплект постачання Excel входить програма обробки зовнішніх баз даних MS Query. Програма Query (Запит) може працювати з текстовими файламита з даними, які були підготовлені такими програмами управління базами даних: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server.

Якщо в процесі роботи з таблицею в Excel виникає необхідність звернутися до зовнішній базіданих, потрібно запустити програму Query. Це дозволить імпортувати дані з бази та обробляти їх як звичайні табличні дані у програмі Excel. У деяких випадках зовнішні дані можна обробити безпосередньо програмою Query.

Після завантаження набору даних можна вибрати частину записів шляхом включення критеріїв відбору даних.

Конфігурування програми

Програму Excel можна налаштовувати відповідно до індивідуальних запитів широкого кола користувачів. Кожен користувач програми Excel, визначивши коло функцій, що найчастіше використовуються, може організувати роботу з ними найбільш зручним для себе чином. З іншого боку, ті функції програми, які ніколи не використовуються, можна взагалі прибрати з конфігурації, щоб заощадити ресурси комп'ютера та підвищити ефективність обробки. Наприклад, кожен користувач програми може створити піктографічне меню, змінити вигляд основного вікна, змінити вигляд робочого аркуша, встановити бажані шрифти, створити шаблони таблиць тощо.

MICROSOFT ACCESS

Декілька слів про...

Microsoft Access - це інтерактивна реляційна СУБД( relational database management system - RDBMS) для WINDOWS . Це програма, яку Ви можете використовувати для зберігання та вилучення даних в залежності від відносин, які Ви встановили. Робота з нею спрощена у вигляді маніпулятора миші. Графічні можливості оболонки справляють велике враження при виготовленні високоякісних звітів та роздруківок. Все це завдяки підтримці True-type шрифтів та вбудовування OLE-об'єктів (Object Linking and Embeding) у межах середовища WINDOWS . OLE – об'єкт є посилання на певну інформацію, яка залишається у своїй первісній формі. OLE-об'єктом може бути EXCEL - таблиця , Paintbrush - ілюстрація або Sound – файл.

Новинкою програми Access є Cue Cards - система суфлювання. Це навчальна система, що надає користувачеві рекомендації щодо виходу із реальних ситуацій під час вирішення прикладних завдань. При знанні англійської мовиКористувач завжди зможе отримати підказку про те, що слід робити далі.

Access також надає у розпорядження користувача механізми роботи з базами даних різних форматів. Наприклад, можна безпосередньо звертатися до баз даних dBASE , Paradox або Btrieve без конвертування їх у формат, який використовується Access . До складу пакету Access також входить мова Access Basic (вбудований діалект мови Visual Basic), що дає можливість формування спеціалізованих систем управління базами даних.

База даних це набір даних, який пов'язаний із певною темою чи призначенням. Коли ви створюєте базу даних у Microsoft Access, ви створюєте один файл, який містить усі таблиці, запити, формуляри, звіти та інші об'єкти, які допомагають використовувати інформацію в базі даних.

Таблиці

ТАБЛИЦЯ - це набір записів (рядок таблиці), що з окремих полів (колонок таблиці), у яких зберігається інформація та складова, власне, зміст бази даних.

Таблиці є основною формою подання інформації, що міститься у базі даних. Без таблиці не можна спроектувати формуляр, з урахуванням таблиць складаються запити і звіти. Створити таблицю можна двома способами:

1. За допомогою Конструктор таблиць .

2. Без допомоги Конструктора .

Запити

Запит можна уявити як думку на дані, включені в таблицю. Запити служать для селекції та фільтрації набору даних. Вони дозволяють вибрати з бази тільки необхідну інформацію, тобто. ту, яка відповідає певному критерію (умові) і потрібна на вирішення конкретної задачі. Наприклад, Вам може знадобитися інформація про постачальників і товари, що ними поставляються. Ви можете створити запит на кшталт "Які товари постачають московські постачальники" або "Хто з петербурзьких постачальників сигарет продав за останній квартал найбільшу партію". Результат обробки програмою Access такого запиту є таблиця звана Dynaset . У цю таблицю включені обрані з основної таблиці (або кількох таблиць) блоки даних, які відповідають критеріям запиту. Dynaset - динамічний, тимчасовий набір даних, тому за кожного виконання запиту він будується знову з урахуванням “свіжих” табличних даних.

Microsoft Access дає великі можливості у гнучкості проектування запитів. Ви можете:

· Вибрати поля, Вам не потрібно включати всі поля таблиці на запит.

· Вибрати записи, Ви можете специфікувати запит таким чином, що отримаєте дані певного виду. Наприклад, ціни на товари за певний місяць.

· Відсортувати записи, Ви можете переглядати записи у певному порядку. Наприклад, можна вивести імена клієнтів на екран в алфавітному порядку.

· Запитувати дані з кількох таблиць, дані з кількох таблиць можуть оброблятися разом і Ви можете переглянути суміщені дані. Також Ви можете запитувати дані з інших баз даних, таких як Microsoft FoxPro , Paradox , dBASE , Btrieve та Microsoft або Sybase SQL-сервери .

· Виконувати обчислення, Ви можете створювати нові поля, які будуть містити результати обчислень.

· Використовувати запит як джерело даних для формулярів, звітів та інших запитів. Щоразу, коли Ви відкриватимете формуляр або друкуєте звіт, Ваш запит буде витягувати нову інформаціюіз таблиць. Ви також зможете модифікувати існуючі дані прямо у формулярі на основі запиту.

· Змінювати дані в таблицях, Ви можете оновлювати, видаляти, додавати групи записів відразу. Ви також можете створити нову таблицюна базі існуючої таблицічи групи таблиць.

Виділяють два типи запитів:

1. QBE-запити (Query by Example -Запит на зразок). Користувач дає їм визначення, специфікуючи окремі параметри у вікні проектування за допомогою підказок (зразків).

2. SQL - запити (Structured Query Language -Структурована мовазапитів). Користувач формулює їх за допомогою інструкцій та функцій, вибудовуючи опис. QBE-запит Access легко транслює у відповідний SQL-запит . Зворотна операція теж не складає труднощів. Взагалі для Access байдуже, з яким типом запиту працює користувач.

Запити можна створити за допомогою Конструктора запитів. Він прискорює проектування кількох спеціальних типів запитів.

Формуляри

Перегляд бази даних як таблиці як заповнення дає користувачеві можливість оцінити базу як єдине ціле, порівняти записи тощо. Часто, проте, виникає потреба роботи з окремими записами бази. У цьому випадку присутність на екрані інших записів (як це має місце в режимі заповнення) лише заважає та відволікає. Робота з окремими записами за допомогою формулярів дозволяє зосередитися тільки на інформації, що відноситься до справи.

Формуляр є бланк, що підлягає заповненню, або маску, що накладається на набір даних. Бланк-формуляр дозволяє спростити процес наповнення бази даних, завдяки чому з'являється можливість доручити введення інформації персоналу невисокої кваліфікації. Маска-формуляр дозволяє обмежити обсяг інформації, доступної користувачеві, що звертається до бази. Тут також може йти про блокування індикації службових або засекречених полів.

Звіти

Звітце інформація, яку Ви оформили відповідно до Ваших специфікацій. Звіт дозволяє отримувати та подавати дані як значну інформацію, яку Ви можете використовувати та розповсюджувати. Прикладами звітів можуть бути поштові адреси, накладні, суми продажу чи списки телефонів За допомогою Microsoft Access Ви можете спроектувати звіт, який надасть інформацію у тому вигляді, в якому Ви побажаєте. Ви можете використовувати безліч різних елементів проектування, таких як текст, дані, малюнки, лінії, поля та графіки для створення Вашого звіту. Від Вас залежить, як і які елементи використовувати для побудови звіту.

Microsoft Access забезпечує кілька способів отримання інформації з Вашої бази даних - використовуючи запит, формуляр або звіт. Ви можете вибрати той метод, який найбільше підходить до вирішення Вашого завдання.

Наприклад:

· Для перегляду всіх товарів певної торгової поставки, використовуйте запит.

· Для перегляду повної інформаціїтільки про один товар використовуйте формуляр.

· Для роздруківки торгових продажів для формального перетворення, використовуйте звіт.

Звіти також є ефективним засобомдля друку інформації регулярного використання. Ви можете створити проект звіту та зберегти його для подальшого використання. Проект звіту залишиться незмінним, але щоразу Ви отримуватимете роздрук поточних даних.

Макроси, макрокоманди

Макрокомандаявляє собою послідовність операцій, записаних у вигляді інструкцій спеціальною мовою. Під час обробки даних часто доводиться робити довгі послідовності дій. Але будь-які дії операції можуть бути записані у вигляді макрокоманд. Виклик макрокоманд призводить до виконання послідовності описаних раніше дій. Застосування макрокоманд дозволяє автоматизувати різні процеси, що повторюються, такі як заповнення Бази, виконання запитів, відкривання різних об'єктів і т.д.

Послідовність операцій вводиться користувачем у вікно проектування макокоманд.

Модулі

При вирішенні досить складних завдань Ви скоро зіткнетеся з обмеженістю макрокоманд. Для подолання проблем Ви можете спробувати написати свою програму на вбудованому в Access мовою програмування - Access Basic . Він являє собою засіб візуального програмування та є діалектом мови Visual Basic. Така процедура оформляється як Модуль .

Модульявляє собою сукупність оголошень (декларацій) і послідовностей команд (процедур, функцій), що виконуються, записаних на мові Access Basic .

- Висновок

Природно, що в рамках цієї курсової немає надії повністю висвітлити можливості настільки багатогранних програм, оскільки повний пакет Microsoft Office дуже різноманітний. Для того, щоб знати Microsoft Office потрібно в ньому працювати. Використовуючи цей пакет, Ви, напевно, відкриватимете все нові та нові можливості та властивості. Досліджуйте та експериментуйте. Якщо результати Вам не подобаються, спробуйте знову. Наслідки майже всіх дій у Microsoft Office можна скасувати, тому, експериментуючи, ви не втратите нічого, крім кількох хвилин вашого часу.

- Практична частина:

Загальна характеристика задачі

Фірма ТОВ «Ініціатива» здійснює діяльність, пов'язану з будівельними роботами та продажем будівельних матеріалів. Ціни на товари та послуги представлені у (табл. 1), дані про фірми, замовлення яких мають бути виконані у вересні 2001 р. – (табл. 2).

Використовуючи ППП на ПК, необхідно:

Побудувати таблиці за наведеними нижче табличними даними;

Організувати міжтабличні зв'язки для автоматичного заповненняграф: «Найменування фірми» та автоматичний підрахунок суми замовлень кожної фірми-замовника у спроектованих документах;

Результати обчислень подати у вигляді таблиці, що містить підсумкові сумиза місяць по кожній фірмі-замовнику та по фірмі ТОВ «Ініціатива», та у графічному вигляді;

Це завдання вирішується в табличному процесорі MS Excel, оскільки це засіб підготовки та обробки табличним чином організованих електронних даних. Excel виконує математичні та тригонометричні функції, що включають функцію підсумовування, вилучення квадратного кореня, твори, логарифмічні вирази і т.д. табличний процесорпризначений для побудови діаграм.

Проектування форм вихідних документів та графічне уявленняданих щодо обраного завдання

Розташування таблиць з вихідними даними на робочих аркушах MS Excel: «Товари» (табл. 1) та «Замовники» (табл. 2);

Таблицю з підсумковими даними по фірмам (представлена ​​у вигляді формул) (табл. 3);

Графічна таблиця як «Діаграми» (табл. 4);

табл. 1

табл. 2

Дата	Найменування фірми	Код фірми	Код замовлення	Найменування товару
	ПРОГЛЯД(C2;Замовники!$A$2:$A$6;Замовники!$B$2:$B$6)			ПРОГЛЯД(F2;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$B$2:$B$5)
	ПРОГЛЯД(C3;Замовники!$A$2:$A$6;Замовники!$B$2:$B$6)			ПРОГЛЯД(F3;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$B$2:$B$5)
	Медик Підсумок
	ПРОГЛЯД(C5;Замовники!$A$2:$A$6;Замовники!$B$2:$B$6)			ПРОГЛЯД(F5;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$B$2:$B$5)
	ПЕРЕГЛЯД(C6;Замовники!$A$2:$A$6;Замовники!$B$2:$B$6)			ПРОГЛЯД(F6;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$B$2:$B$5)
	ПРОГЛЯД(C7;Замовники!$A$2:$A$6;Замовники!$B$2:$B$6)			ПРОГЛЯД(F7;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$B$2:$B$5)
	Приват Підсумок
	ПРОГЛЯД(C9;Замовники!$A$2:$A$6;Замовники!$B$2:$B$6)			ПРОГЛЯД(F9;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$B$2:$B$5)
	Підсумок
	ПРОГЛЯД(C11;Замовники!$A$2:$A$6;Замовники!$B$2:$B$6)			ПРОГЛЯД(F11;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$B$2:$B$5)
	ПРОГЛЯД(C12;Замовники!$A$2:$A$6;Замовники!$B$2:$B$6)			ПРОГЛЯД(F12;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$B$2:$B$5)
	Проект - М Підсумок
	ПРОГЛЯД(C14;Замовники!$A$2:$A$6;Замовники!$B$2:$B$6)			ПРОГЛЯД(F14;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$B$2:$B$5)
	Сервіс Підсумок
	Загальний підсумок

табл. 3

продовження табл. 3

Код товару	Кількість	сума, руб.
		ПРОГЛЯД(F2;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$E$2:$E$5*G2)
		ПРОГЛЯД(F3;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$E$2:$E$5*G3)
		ПРОМІЖНІ.ПІДСУМКИ(9;H2:H3)
		ПРОГЛЯД(F5;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$E$2:$E$5*G5)
		ПРОГЛЯД(F6;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$E$2:$E$5*G6)
		ПРОГЛЯД(F7;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$E$2:$E$5*G7)
		ПРОМІЖНІ.ПІДСУМКИ(9;H5:H7)
		ПРОГЛЯД(F9;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$E$2:$E$5*G9)
		ПРОМІЖНІ.ПІДСУМКИ(9;H9:H9)
		ПРОГЛЯД(F11;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$E$2:$E$5*G11)
		ПРОГЛЯД(F12;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$E$2:$E$5*G12)
		ПРОМІЖНІ.ПІДСУМКИ(9;H11:H12)
		ПРОГЛЯД(F14;Товари!$A$2:$A$5;Товари!$E$2:$E$5*G14)
		ПРОМІЖНІ.ПІДСУМКИ(9;H14:H14)
		ПРОМІЖНІ.ПІДСУМКИ(9;H2:H14)

табл. 4

Інструкція користувача

Програма Excel входить до пакет Microsoft Office призначена для підготовки та обробки електронних таблиць під керуванням Windows.

Для того, щоб запустити програму Excel, потрібно натиснути ПУСК, потім ПРОГРАМИ і MICROSOFT EXCEL. З'являється табличний лист, починаємо вносити дані в таблицю. Таблиця складається з 16384 рядківта 256 стовпців. Рядки пронумеровані цілими числами від 1 до 16384, а стовпці позначені літерами латинського алфавіту A, B, …, Z, AA, AB, …, IV. На перетині стовпця та рядка розташовується основний структурний елемент таблиці – комірка. У будь-яку можна запровадити вихідні дані – число чи текст, - і навіть формулу до розрахунку похідної інформації. Ширину стовпців та висоту рядка можна змінювати.

Дана прикладна програмапрацює у середовищі MS Excel. Для введення нових розрахункових даних слід вибрати Файл – Створити, вказавши шаблон «Відомість розрахунку вартості продукції з урахуванням знижки».

У цьому шаблоні введено обмеження на 12 позицій розрахункових даних. Щоб додати новий рядок, слід скопіювати останній рядок. Таким чином, розмір кордонів обмежений лише 32000 рядків

Для друку діаграми необхідно налаштувати діапазон значень залежно від кількості введених даних. Для встановлення значень необхідно перейти на аркуш діаграми, увійти до меню Діаграмата вибрати пункт Вихідні дані. Залежно від кількості введених даних встановити номер останнього рядка в полях значень та підпису осі X.

- Список використаної литературы:

1. А. П. Мікляєв "Настільна книга користувача IBM PC".

2. Кенін та ін. "Використання MS Office".

3. «Як працювати з Microsoft Office » // Microsoft Press , Офіційне видання, 1999 р.

4. Прикладні програми Office .

5. Довідка за програмою Microsoft Excel .

6. В. Пасько – Excel

7. Бемер С., Фратер Р.: Microsoft Access для користувача .

Подробиці Категорія: Excel Розміщено: 28 грудня 2017

Автоматизація складання виконавчої документації з будівництва в Excel

Найчастіше, коли говорять про роботу в офісних додатках, мається на увазі використання ПК як друкарська машинка і, якщо чесно, це досить дорога заміна фізичним механізмам, якщо не користуватися можливостями який дає нам ПК. Давайте про це і поговоримо.

Вступ.

На мій погляд ПК з'явився як інструмент для вирішення принципу автоматизації рутинних процесів і в цьому він страшенно гарний. Крім того розвиток функціональних програмє історія створення інструментів для реалізації переведення авральних завдань у рутинні дії, як наслідок поглиблення поділу праці. Проте є області, зокрема. та документообігу, де на сьогоднішній день ПК використовується саме як друкарська машинка у т.ч. і тому, що серйозних розробок не велося через те, що оклади людей сидять у накладних витратах і, як наслідок, не великі, що не скажеш про зростаючі обсяги документообігу.

Отже, поговоримо про будівництво, саме про складання Виконавчої документації (далі ВД).

про Виконавчої документації

Точніше про її текстову складову. Якщо коротко, то ВД є набір актів, журналів та інших документів, креслень, схем які складаються на кожен етап і навіть операцію (групи операцій) у будівництві, для підтвердження/відхилення виконуваних робіт проекту. Такі документи суцільно шаблонні, їх перелік, залежно від виду робіт, регламентований, і вони ведуться відповідно до фактичного графіка робіт, що формуються, формалізуючи затвердженою комісією правильність/відступ робіт проекту.

Велика частина робіт закривається за формою Акту огляду прихованих робіт (затвердженим наказом Федеральної служби з екологічного, технологічного та атомного нагляду від 26 грудня 2006 року N 1128). .Далі АОСР).

Початкові дані для автоматизації.

Тому візьмемо форму АОСР за основу. Отже, ми маємо шаблон документа, до якого заноситься наступна інформація:

Постфікс номера акта;
- Найменування об'єкта капітального будівництва;
- юридичні дані про учасників будівництва (Забудовник або Замовник; Особа, яка здійснює будівництво; Особа, яка здійснює підготовку проектної документації;
Особа, яка здійснює будівництво, що виконала роботи, що підлягають огляду; інші особи.)
- перелік осіб з найменуванням організацій, посад та наказів, що підтверджують їх повноваження;
- найменування виконаних робіт;
- строки виконання робіт;
- перелік робіт, що входять до виконаних робіт;
- посилання на НТД та розділи проекту/тех.документації;
- Посилання на виконавчі схеми, акти випробувань (якщо такі потрібні);
- перелік матеріалів, що використовуються з посиланнями на документи, що підтверджують їх відповідність (паспорти, сертифікати тощо)

Думки про принципові методи вирішення задачі

Отже, у першому наближенні можна просто створити наочну таблицю, в якій призначивши відповідні однотипні поля кожному акту ми отримаємо наочну онучу схеми виконання робіт на об'єкті. І у цьому немає нічого нового. Отже, нам необхідно зв'язати форму з осередками в таблицях даних і тут є два варіанти:

1. Злиття з файлом Word
2. Заповнення з допомогою макросів шаблону з урахуванням Excel.

Кожен із цих методів має плюси і мінуси, але т.к. злиття здійснює заміну в реальному часі, то мною було прийнято рішення вибрати другий пункт, який у реальному часі злиття не забезпечує і щоразу необхідно буде здійснювати виведення актів, у разі коригування даних, заново. Це пов'язано з тим, що мені часто потрібна історія моїх дій.

Отже, тепер ми упираємося у 2 завдання:

1. Заповнення шаблону на основі табличних даних
2. Які поля достатньо ввести один раз, які змінюватиметься час від часу і які поля відрізнятимуться у кожному акті.

Вирішуючи завдання №2, ми винесемо на окремий лист ті дані, які будуть єдині в рамках об'єкта/розділу проекту будівництва - це:

Спойлер

На поточному аркуші заповнимо лише один раз, а для інших актів просто проставимо посилання на ці значення:

Спойлер

І поля, які змінюватимуться у кожному акті:

Спойлер

Тепер про зручності, якщо записати ПІБ відповідальних осіб, їхню організацію, наказ про призначення з датою, то за допомогою інструмента «перевірка даних» можна занести їхні прізвища до спойлера, а формулою підтягувати їх регалії.

ЯСЛИПОМИЛКА(ДВССИЛ(ЗЧЕПИТИ( "Дані для проекту"!; АДРЕСА ((ПОШУКПОЗ (E30 ; "Дані для проекту"!$G$15:$G$34;0 ))+14 ;6 )));"-" )

Тобто. на аркуші "Дані для проекту" в діапазоні $G$15:$G$34, в 6м стовпці шукаємо значення в осередку Е30, і як тільки знаходимо нехитрим методом перетворимо на адресу, яка буде перетворена на посилання формулами.

Нова проблема вже упирається в довжину рядка, якщо використовувати шрифт Times New Roman №10, то довжина тексту, яка буде виведена на друк, не перевищує 105 символів. Тобто. ми упираємося у необхідність створювати милицю для переносів. Отже код функції на VBA:

Function PatrOfString(StringOfTable As String , Nnumber As Byte) As String Dim МасивБлоків(1 To 10 ) As String Dim i As Integer Dim As Integer Dim As Integer Dim As Integer For i = 1 To 10 Let (i) = " " Next i Let k = 1 Let p = Len (StringOfTable) Let p1 = Len (StringOfTable) For i = 1 To Round (Len (StringOfTable) / 105 ) + 1 Step 1 If p > 0 And p< 105 Then If k <= p1 Then Let МассивБлоков(i) = Mid $(StringOfTable, k, p) Else If Mid (StringOfTable, k, 1 ) = " " Then If k <= p1 Then Let МассивБлоков(i) = Mid $(StringOfTable, k, 105 ) Let p = p - 105 k = k + 105 Else j = 105 * i If j - k >= 105 Then j = k + 105 End If Do j = j - 1 Loop While Mid $(StringOfTable, j, 1 )<>" Let МасивБлоків(i) = Mid $(StringOfTable, k, j - k + 1 ) Let p = p - (j - k + 1 ) Let k = j + 1 End If End If Next i If Nnumber - 1 > 0 Then If МасивБлоків(Nnumber) = МасивБлоків(Nnumber - 1 ) Then МасивБлоків(Nnumber) = " " End If PatrOfString = МасивБлоків(Nnumber)

Тобто. ми спершу забираємо текст, потім вирізаємо 105 символів, шукаємо з кінця перший символ пробілу, як його знаходимо, то закидаємо в перший рядок масиву текст довжиною з першого символу за номером знайденого пробілу. Потім продовжуємо операцію до тих пір, поки текст не закінчиться або заб'ється вивідний масив. На даному етапі він обмежений пам'яттю 10 рядків. Потім ми виводимо за посиланням зміст потрібного рядка з 1-10. З мінусів рішення - забивається пам'ять, і кожного нового запиту здійснюється перерахунок заново. Але милиця працює.

Тепер виведення у типовий шаблон АОСР. Є знову два варіанти, або вручну прописувати зіставленню стовпцю (/рядки у разі горизонтально розташованих даних під кожен акт), це буде довго і ресурсноємно підганяти кожен новий шаблон чи зміни під таблиці даних. Тому робимо оптимізацію. Дані на кожен один акт розташовуватимуться вертикально, а зіставлення керуючої комбінації символів (на латиниці, тому що самі акти суцільно на кирилиці) будуть рядки з інформацією в цих актах, таким чином у подвійному вкладеному циклі пошуком у тексті керуючих символів ми зіставимо потрібне значення колонки.

Do wb.Worksheets( "Приклад акту вхідного контролю").Copy after:=Worksheets(Worksheets.Count) Set новийаркуш = wb.Worksheets(Worksheets.Count) For x = 1 To 15 Step 1 " Перебираємо стовпці в аркуші "Приклад акту вхідного контролю" For y = 1 To 71 Step 1 " Перебираємо рядки в аркуші "Приклад акту вхідного контролю" If Sheets(новийЛист.Name).Cells(y, 20 ) = 1 Then Let k = CStr Шукаємо тільки якщо в осередку щось є If k<>"" Then For i = 1 To Коль_воЭл_овМассиваДаних Step 1 Let k = Replace (k, arrПосиланняДаних(i), Worksheets().Cells(i, НомерСтовпця)) Next i новийЛист.Cells(y, x) = k End If End If Next y Next x Якщо ви хочете додати нові дані для автозаповнення, продовжуйте цей список. Осередки мають координати формату Cells(3, 2), де 3 - приклад номера рядка, 2 - приклад номера стовпця " Щоб легко впізнати номер стовпця, можна увімкнути стиль посилань R1C1 " (Файл -> Параметри -> Формули -> галочка на полі "Стиль посилань R1C1") або задавати координати у форматі Cells(1, "A"), де 1 - приклад номера рядка, "А" - приклад буквеного позначеннястовпця Rem -= Уточнюємо ім'я файлу та поточний шлях до папки, звідки запущено макрос =- Let Ім'яФайлу = Ім'яФайлу + CStr (Worksheets( "БД для вхідного контролю (2)").Cells("1" , НомерСтовпця)) + "-" Let Ім'яФайлу = Ім'яФайлу + CStr (Worksheets( "БД для вхідного контролю (2)").Cells("2" , НомерСтовпця)) + ".xlsx" НовийШлях = Replace (ThisWorkbook.FullName, ThisWorkbook.Name, Ім'яФайлу) Application.DisplayAlerts = False вимикаємо висновок попереджень Sheets(новийЛист.Name).Copy Копіюємо поточний лист у нову книгу ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=НовийШлях, _ FileFormat:=51 ActiveWindow.Close Sheets(новийЛист.Name).Delete " Видаляємо створений лист Application.DisplayAlerts = True " Включаємо виведення попереджень назад Let Номер Стовпця = Номер Стовпця + 1 Loop While Номер Стовпця<= КонечныйНомерСтолбца End Sub

Ну і останній момент на даному етапі - ми упираємося в продуктивність системи і при великій кількості актів їх висновок займатиме годинник. Щоб прискорити процес я використовую наступний варіант: Копіюю вміст листа з даними в новий лист макросом, він отримує у своєму імені циферку (2), потім запускається ще один макрос, що прискорює Excel, але відключає ряд функціоналу:

"Прискорюємо Excel шляхом відключення всього "гальмівного" Public Sub AccelerateExcel() "Більше не оновлюємо сторінки після кожної дії Application.ScreenUpdating = False "Розрахунки переводимо в ручний режим Application.Calculation = xlCalculationManual "Відключаємо події Application.EnableEvents = False "Не відображаємо межі осередків If Workbooks.Count The ActiveWorkbook.ActiveSheet.DisplayPageBreaks = False End If "Відключаємо статусний рядок Application.DisplayStatusBar = False "Вимикаємо повідомлення Excel Application.DisplayAlerts = False End Sub

А після виведення всіх даних з форм я проганяю аналогічний макрос де тим же змінним надаю значення true і видаляю дублюючий лист, що б не заважав.

(за матеріалами https://habrahabr.ru/post/344956/)